ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC QUẢN LÝ TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC BÁCH KHOA 1.1. Đặc điểm hoạt động tiêu thụ hàng hóa tại Công ty cổ phần tin học Bách Khoa. 1.1.1. Đặc điểm hàng hóa của Công ty Công ty cổ phần tin học Bách Khoa là Công ty thương mại thuần túy, hoạt động kinh doanh hàng hóa là hoạt động chủ yếu mang lại nguồn thu cho Công ty. Các mặt hàng chủ yếu của Công ty gồm  Thiết bị công nghệ thông tin: máy chủ, máy tính cá nhân, các linh kiện máy tính như loa, chip, ram, USB, HDD, FDD, Mouse, Keyboard, máy in, thiết bị mạng….  Thiết bị điện lạnh: điều hòa treo tường, điều hòa tủ đứng, điều hòa áp trần, điều hòa âm trần, các vật tư thiết bị điều hòa…  Thiết bị thang máy. Đây đều là những mặt hàng có tính công nghệ, kỹ thuật cao, cấu tạo phức tạp và tinh vi có thể được nhập mua trong nước hoặc nhập khẩu từ nước ngoài. Hàng hóa được Công ty kiểm tra về mặt chất lượng vật chất và công nghệ trước khi nhập vào cũng như khi xuất bán và theo dõi tồn kho để đảm bảo yêu cầu kỹ thuật và thõa mãn nhu cầu của khách hàng về chất lượng sản phẩm. Hàng hóa của Công ty chủ yếu mua về được nhập kho trước khi trước khi xuất bán nên yêu cầu về công tác bảo quản, lưu trữ hàng hóa tại kho của Công ty được hết sức chú trọng. Việc quản lý hàng hóa tại các kho của Công ty được thực hiện trên máy vi tính thông qua phần mềm kế toán ASIA. Hàng hóa của Công ty rất phong phú và đa dạng vì vậy việc mã hóa các hàng hóa được sử dụng theo phương pháp mã hóa tùy theo loại hàng hóa và hãng hàng hóa mà Công ty mã hóa để tiện cho việc kiểm tra Biểu 1.1: Danh mục một số hàng hóa, vật tư TT Mã HH Tên HH ĐVT 1 4190-64A IBM system X Chiếc 2 4348- 42X IBM system X 3100 Chiếc 3 NY749AA HP-compaq presario Chiếc 4 NY747AA HP pavilion P6217L-E7600 Chiếc 5 742G32Mn-077 Acer Aspire As4736 Chiếc 6 332G32Mn-002 Acer Aspire As5740 Chiếc 7 CanonLBP5050 Canon LBP5050 Chiếc 8 Canon BP3370 Canon LBP3370 Chiếc 9 HP laserJet 1022N HP LaserJet 1022N Chiếc 10 SamSung Laser Printer 1640 1640 Chiếc … ( nguồn: Công ty cổ phần tin học Bách Khoa) 1.1.2. Đặc điểm quá trình thu mua và quản lý hàng hóa tại Công ty  Đặc điểm quá trình thu mua hàng hóa Trong hoạt động kinh doanh thương mại, khối lượng hàng hóa cho luân chuyển chủ yếu là mua ngoài. Có thể coi mua hàng là khâu đầu tiên trong chu trình kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, cho nên việc mua hàng hóa được tổ chức và thực hiện tốt hay không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc tiêu thụ, đến kết quả tiêu thụ hàng hóa cũng như kết quả kinh doanh của cả Công ty. Do đó, yêu cầu đặt ra cho công tác thu mua hàng hóa là phải tìm được nguồn cung cấp hàng hóa đảm bảo yếu tố lâu dài, ổn định, chất lượng tốt, giá cả hợp lý, vận chuyển an toàn với mức chi phí thấp nhất. Hàng hóa Công ty mua vào có thể nhập từ trong nước hoặc nhập khẩu từ nước ngoài. Dựa vào hóa đơn mua hàng (đối với hàng hóa nhập mua trong nước) hoặc tờ khai hàng hóa nhập khẩu (đối với hàng hóa nhập khẩu từ nước ngoài), biên bản kiểm nhận hàng hóa sau khi phòng kỹ thuật kiểm tra chất lượng hàng hóa, thủ kho cho nhập hàng hóa vào kho và viết phiếu nhập kho. Sau đây là mẫu Hóa đơn GTGT mua hàng hóa trong nước( liên 2) và mẫu phiếu nhập kho. Biểu 1.2 HÓA ĐƠN Mẫu số: 01GTKT – 3LL GIÁ TRỊ GIA TĂNG HM/2009N Liên 2: Giao cho khách hàng 239340 Ngày 01 tháng 10 năm 2009 Đơn vị bán hàng : Công ty cổ phần công nghệ ATO Địa chỉ : Tầng 3, số 19 ngõ 68 Quan Nhân - Trung Hòa - Cầu Giấy - Hà Nội SĐT : 043.556.2057 Họ và tên người mua: Bùi Minh Khôi Tên đơn vị : Công ty cổ phần tin học Bách Khoa Địa chỉ : 17C2 - ngõ 178 - Thái Hà – Hai Bà Trưng – Hà Nội Hình thức thanh toán: TM/CK MST: 0100979131 STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1x2 1 Điều Hoà Toshiba 10SKPX1 Chiếc 20 5.600.000 112.000.00 0 Cộng tiền hàng: 112.000.000 Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 11.200.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 123.200.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm hai ba triệu, hai trăm nghìn đồng Người mua hàng người bán hàng thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên) (nguồn : Công ty cổ phần tin học Bách Khoa) Biểu 1.3 : Phiếu nhập kho CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC BÁCH KHOA Địa chỉ: 17C2 - ngõ 178 - Thái Hà – Hai Bà Trưng – Hà Nội PHIẾU NHẬP KHO Ngày 01 tháng 10 năm 2009 Số: Đơn vị bán hàng : Công ty cổ phần công nghệ ATO Địa chỉ :Tầng 3, số 19 ngõ 68 Quan Nhân - Trung Hòa - Cầu Giấy - Hà Nội Nội dung : Nhập mua điều hoà Toshiba 10SKPX1 ST T Tên vật tư đvt Số lượng Đơn giá Thành tiền 2 điều hoà Toshiba 10SKPX1 Chiếc 20 5.600.000 112.000.00 0 Tổng cộng tiền hàng: 112.000.000 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm mười hai triệu Người mua hàng người bán hàng thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký,đóng dấu, ghi rõ họ tên) (nguồn : Công ty cổ phần tin học Bách Khoa) Phòng tài chính – kế toán có nhiệm vụ tổng hợp chi phí để xác định trị giá thực tế cho các mặt hàng nhập theo từng lô khi nhập về, theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn của từng loại mặt hàng. Trị giá thực tế của hàng hóa được theo dõi trên sổ chi tiết hàng hóa và tài khoản 1561 – hàng hóa. Các chi phí mua hàng cũng được tập hợp trên tài khoản này vì Công ty không mở tài khoản chi tiết 1562 – chi phí thu mua hàng hóa. Trị giá thực tế hàng hóa nhập kho được xác định theo công thức: Trị giá thực tế hàng hóa nhập kho = Giá mua + Chi phí thu mua + Thuế nhập khẩu (nếu có) • Giá mua: là giá ghi trên hóa đơn GTGT chưa bao gồm thuế GTGT • Chi phí thu mua: bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lệ phí kho bãi, dịch vụ phí… do Công ty chịu trách nhiệm ghi • Thuế nhập khẩu : trong trường hợp hàng mua là hàng qua nhập khẩu Đối với hàng hóa nhập mua trong nước, Công ty thường ít phát sinh chi phí thu mua như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lệ phí kho bãi… do khi mua hàng hóa, những khoản chi phí này thường do nhà cung cấp chi trả và chịu trách nhiệm cho đến khi hàng hóa nhập kho Công ty. Đối với hàng hóa nhập khẩu từ nước ngoài, chi phí vận chuyển từ cảng nhập hàng về đến kho Công ty khá nhiều vì khối lượng hàng mỗi lần nhập khẩu tương đối lớn. Công ty được hưởng các khoản chiết khấu, giảm giá hàng mua từ phía nhà cung cấp, điều này được giải thích bởi Công ty luôn chọn các đối tác cung cấp hàng hóa đảm bảo chất lượng, số lượng và có uy tín lớn.  Đặc điểm công tác quản lý hàng hóa Công ty tổ chức hạch toán tổng hợp hàng hóa theo phương pháp kê khai thường xuyên tức là theo dõi một cách thường xuyên, liên tục tình hình biến động xuất, nhập, tồn hàng hóa trên từng tài khoản phản ánh từng loại hàng hóa. Do đó, tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng hóa. Công ty tổ chức hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song, rất thuận lợi cho công tác kế toán bằng máy tính của Công ty. Phương pháp này tương đối đơn giản, tạo điều kiện để các kế toán viên dễ kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót kịp thời.trình tự hạch toán chi tiết có thể qua sơ đồ. Sơ đồ 1.1: trình tự hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp thẻ song song (2) (1) (2) (3) (4) (1) (2) (2) ( nguồn: Công ty cổ phần tin học Bách Khoa) (1) : Hằng ngày, thủ kho ghi thẻ kho. (2) : Hằng ngày, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính để máy tính ghi sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp (3) : Cuối tháng, lập và in ra bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn (4) : Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Theo phương pháp này, hàng hóa được theo dõi đồng thời ở kho và ở phòng tài chính – kế toán cả về mặt hiện vật lẫn mặt giá trị.  Tại kho: Thủ kho mở thẻ kho theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn cho từng loại hàng hóa về mặt số lượng. Cơ sở để ghi thẻ kho là các chứng từ nhập, xuất. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ. Cuối tháng tiến hành cộng nhập, xuất và tính ra số tồn kho trên từng thẻ.  Tại phòng tài chính – kế toán: kế toán bán hàng và kế toán mua hàng ghi chép sự biến động nhập – xuất – tồn hàng hóa cả về mặt hiện vật lẫn giá trị của hàng hóa. Mỗi hàng hóa được ghi trên một trang sổ chi tiết, sổ chi tiết cũng được mở theo danh mục hàng hóa vật tư. Hàng ngày, sau khi nhận được chứng từ do thủ kho chuyển đến, kế toán ghi đơn giá tính tiền và nhập giữ liệu vào máy để máy tính ghi sổ chi tiết hàng hóa. Cuối tháng máy tính tính ra số tồn trên từng trang sổ chi tiết cả về hiện vật lẫn giá Phiếu nhập kho Sổ kế toán tổng hợp Bảng tổng hợp Nhập - xuất – tồn Sổ kế toán chi tiết Thẻ kho Phiếu xuất kho trị. Đồng thời, trên cơ sở số liệu ở sổ chi tiết hàng hóa, cuối tháng máy tính lập bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn. Cuối tháng, kế toán đối chiếu với thủ kho về hiện vật cho từng loại hàng hóa giữa thẻ kho và sổ chi tiết. Nếu có chênh lệch phải tìm ra nguyên nhân và điều chỉnh. 1.1.3. Các phương thức bán hàng của Công ty Thị trường thiết bị công nghệ hiện nay đang được coi là một thị trường đầy tiềm năng và đang trong giai đoạn phát triển. Để tồn tại và có vị thế vững chắc trên thị trường này, với vai trò một doanh nghiệp thương mại, đa dạng về hàng hóa, đa dạng về khách hàng, đòi hỏi Công ty phải đảm bảo tốt chất lượng sản phẩm, có nhiều phương thức bán hàng phù hợp với từng đối tượng khách hàng và điều kiện thị trường. Hiện tại Công ty đang tiến hành tiêu thụ hàng hóa dưới hai hình thức chủ yếu là bán buôn và bán lẻ cho khách hàng. Ngoài ra Công ty cũng đã và đang áp dụng một số phương thức bán hàng khác như : giới thiệu sản phẩm qua mạng, bán lẻ cho khách hàng tại trụ sở giao dịch. Song các phương thức này còn chiếm tỷ trọng nhỏ.  Phương thức bán buôn Bán buôn là hình thức bán hàng cho người kinh doanh trung gian chứ không phải bán thẳng cho người tiêu dùng. Đối tượng mua hàng của hình thức này không phải là các cá nhân nhỏ lẻ mà là các Công ty, công trình dự án với khối lượng hàng hóa lớn. Với hình thức này, việc thực hiện tiêu thụ hàng hóa thông qua đơn đặt hàng hoặc thông qua việc ký kết hợp đồng kinh tế để tạo cơ sở vững chắc về pháp luật trong quá trình kinh doanh. Phương thức bán buôn của Công ty được thực hiện dưới hai hình thức là bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng. Trong đó hình thức chủ yếu mà Công ty áp dụng là bán buôn qua kho. Thủ kho sau khi kiểm tra phiếu xuất kho, kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa xuất kho mới giao cho bộ phận giao vận. Bên cạnh đó, Công ty còn sử dụng phương thức bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng: phương thức này được Công ty áp dụng chủ yếu dưới hình thức giao hàng trực tiếp. Căn cứ vào nhu cầu và điều kiện thực tế, Công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp và thỏa thuận địa điểm giao hàng.  Phương thức bán lẻ Bán lẻ hàng hóa là việc bán thẳng cho người tiêu dùng. Khách hàng chủ yếu của phương thức này là khách lẻ và khối các Công ty, tổ chức, cơ quan có nhu cầu thay thế, sửa chữa hệ thống máy tính, hệ thống thang máy, thiết bị máy tính, hệ thống mạng thông tin của cơ quan mình. 1.1.4. Các phương thức thanh toán tại Công ty Thu hút khách hàng là một trong những chiến lược quan trọng giúp hoạt động kinh doanh phát triển. Mỗi Công ty đều phải có những cách thức khách nhau để thu hút khách hàng và phát triển tiêu thụ hàng hóa, mở rộng thị trường cho mình. Một trong những công cụ được áp dụng để đẩy mạnh công tác tiêu thụ tại Công ty là chính sách thanh toán khá linh hoạt cho từng đối tượng khách hàng khác nhau. Công ty luôn đảm bảo tạo điều kiện tốt nhất cho khách hàng trong khâu thanh toán nhưng vẫn đảm bảo an toàn tài chính cho Công ty để hai bên cùng có lợi. Công ty cổ phần tin học Bách Khoa thực hiện phương thức thanh toán hết sức đa dạng, phụ thuộc vào sự thỏa thuận giữa hai bên theo hợp đồng kinh tế đã ký kết bao gồm: tiền mặt hoặc chuyển khoản, trong đó hình thức thanh toán thường được sử dụng là chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng. Vệc thanh toán có thể là thanh toán toàn bộ, đặt trước tiền hàng đối với những khách hàng mới, mua với số lượng lớn hoặc thanh toán chậm sau một thời gian nhất định sau khi người mua nhận được hàng.  Đối với bộ phận bán lẻ • Mua hàng trực tiếp tại cơ sở  Đặt cọc tối thiểu 35 % khi mua linh kiện ( trước khi giao hàng )  Đặt cọc tối thiểu 15% khi mua bộ máy ( trước khi giao hàng )  Thanh toán hết số còn lại sau khi giao hàng, lắp đặt • Mua hàng gián tiếp qua điện thoại, qua mạng  Xác định rõ đối tượng khách hàng ( đơn vị, tên, số điện thoại cố định…)  Thanh toán 100% sau khi giao hàng, lắp đặt  Đối với bộ phận bán buôn  Tất các các khách hàng được mở tín dụng phải được thông qua trưởng bộ phận và ban giám đốc, mức tín dụng sẽ được căn cứ vào thanh toán nhanh hay chậm và doanh số của khách hàng.  Khách hàng sẽ phải thanh toán sau 15 ngày kể từ ngày giao hàng  Đối với các đơn đặt hàng đặc biệt, có giá trị lớn phải có hợp đồng kinh tế do giám đốc ký hoặc người được ủy quyền ký.  Để tạo điều kiện thuận lợi cho các đại lý và có thể sử dụng được nguồn vốn linh hoạt hơn, Công ty đã chủ động tạo ra các phương thức thanh toán rất mềm dẻo. Công ty có thể giảm giá hoặc chiết khấu cho các đại lý vào từng lô hàng hoặc sau từng lần thanh toán cụ thể là:  Công ty thực hiện giảm giá đối với khách hàng mua với số lượng lớn.  Chiết khấu trên từng lô hàng với hình thức thanh toán ngay sau khi giao hàng.  Trong từng chu kỳ kinh doanh, sau khi xem xét toàn bộ doanh số của các đại lý mua trong kỳ, đại lý nào có doanh số cao nhất thì Công ty có thể giảm giá từ 0,5 đến 1% trên tổng doanh số bán cả năm cho khách hàng đó. 1.2. Tổ chức quản lý hoạt động tiêu thụ hàng hóa của Công ty cổ phần tin học Bách Khoa [...]... xem xét và ký nhận vào sổ kết quả xem xét khả năng của Công ty đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, trưởng bộ phận phụ trách kinh doanh mặt hàng liên hệ với khách hàng theo các bước + Nếu khách hàng mua hàng hóa của Công ty là các tổ chức, Công ty đã được Giám đốc phê duyệt, giá bán áp dụng cho khách hàng theo quyết định hiện hành của Công ty khách hàng nộp đủ 100% tiền vào quỹ và nhận phiếu thu đưa... tạp và cần cụ thể tăng cường thường xuyên hơn  Đặc điểm tổ chức công tác quản lý hoạt động tiêu thụ Tiêu thụ hàng hoá là một khâu quan trọng của quá trình kinh doanh, vì nếu sản phẩm hàng hoá sản xuất thu mua về mà không tiêu thụ được có nghĩa là doanh nghiêp không có điều kiện tái sản xuất kinh doanh hoặc tái sản xuất mở rộng và sẽ không có thể tồn tại được doanh nghiệp Vấn đề tiêu thụ sản phẩm hàng. .. bán hàng viết phiếu xuất kho trình trưởng phòng kinh doanh, trưởng phòng tổ chức kế toán, Giám đốc và phó giám đốc Công ty phê duyệt, sau đó trả khách hàng 2 liên để đi nhận hàng Các đại lý được hưởng chế độ khuyến mãi theo đúng quyết định hiện hành của Công ty Hợp đồng được lập khi đại lý lấy đủ số lượng hàng hóa để khuyến mãi + Nếu khách hàng mua hàng hóa không thuộc danh sách các tổ chức Công ty. .. với doanh nghiệp còn phản ánh kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp và đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Việc tiêu thụ sản phẩm hàng hoá được Công ty thực hiện theo kế hoạch hàng năm Công tác này được Công ty tổ chức chặt chẽ theo chỉ tiêu kế hoạch cụ thể và theo một quy trình khá ch tY u cầu KH chẽ Nhận yêu cầu... doanh mặt hàng có trách nhiệm viết lệnh giao hàng (phiếu xuất kho) trình giám đốc và phó giám đốc ký duyệt Sau đó giao 1 liên cho khách hàng xuống kho nhận hàng Sau mỗi đợt giao hàng bộ phận bán hàng ghi kết quả thực hiện vào sổ theo dõi bán hàng Biểu số 1.5: SỔ THEO DÕI BÁN HÀNG Tên khách hàng TT NT Phiếu xuất Loại hàng Hợp đồng Giao số hàng  Thanh toán và thanh lý hợp đồng: Căn cứ vào hợp đồng và số... doanh mặt hàng tiến hành đàm phán với khách hàng trình giám đốc xem xét để ký kết hợp đồng  Mua hàng: Trường hợp khách hàng đặt sản phẩm mà Công ty không có sẵn trong kho và không đủ về số lượng Trưởng bộ phận phụ trách kinh doanh mặt hàng thực hiện việc mua hàng hóa, vật tư theo quy trình mua vật tư  Giao hàng: Đến thời hạn giao hàng, theo HĐ bán hàng đã ký kết, tiến hành giao hàng cho khách hàng Bộ... KHÁCH HÀNG Ngà y KH, địa chỉ, Tel, Fax, người liên hệ ND yêu cầu Người nhận yêu cầu Kết quả xem xét Người xem xét Thực hiện  Xem xét yêu cầu khách hàng: Trưởng bộ phận phụ trách kinh doanh mặt hàng (và người được uỷ quyền) xem xét yêu cầu của khách hàng Việc xem xét thông qua so sánh những yêu cầu khách hàng với khả năng cung cấp của Công ty và lượng hàng tồn kho Người xem xét ghi kết quả xem xét và. .. trình bán hàng phán Đàm Ký hợp đồng Mua Giao hàng Thanh toán thanh lý Quy trình bán hàng tại Công ty  Yêu cầu khách hàng: Tất cả những yêu cầu khách hàng chỉ đến Công ty qua Fax, công văn, điện thoại, giao dịch trực tiếp, qua mạng internet Người tiếp nhận chỉ yêu cầu khách hàng về bộ phận phụ trách kinh doanh mặt hàng Các bộ phận phụ trách sẽ ghi các thông tin vào sổ nhận yêu cầu khách hàng Biểu số.. .Tiêu thụ sản phẩm là một nhiệm vụ rất quan trọng, nó quyết định đến sự tồn tại, phát triển hay suy vong của doanh nghiệp Doanh nghiệp đạt được hiệu quả kinh doanh tốt khi tiêu thụ sản phẩm tốt và tìm kiếm được thị trường kinh doanh tốt Nhất là trong giai đoạn hiện nay khi tất cả các doanh nghiệp hoạt động theo cơ chế thị trường thì các biện pháp và chính sách quản lý tiêu thụ sản phẩm của doanh... THEO DÕI BÁN HÀNG Tên khách hàng TT NT Phiếu xuất Loại hàng Hợp đồng Giao số hàng  Thanh toán và thanh lý hợp đồng: Căn cứ vào hợp đồng và số lượng đã giao và biên bán thanh lý kho khách hàng, phòng tổ chức kế toán Công ty xuất hoá đơn yêu cầu khách hàng thanh toán . ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC QUẢN LÝ TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC BÁCH KHOA 1.1. Đặc điểm hoạt động tiêu. động tiêu thụ hàng hóa tại Công ty cổ phần tin học Bách Khoa. 1.1.1. Đặc điểm hàng hóa của Công ty Công ty cổ phần tin học Bách Khoa là Công ty thương