TÌM HIỂU CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU NAM ĐÔ I. KHÁT QUÁT VỀ CÔNG TY, TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 1. Quá trình hình thành và phát triển Trong bối cảnh chung của một nền kinh tế đã mở cửa, thị trường thiết bị y tế cũng có những biến đổi không ngừng. Nhu cầu về khám, chuẩn đoán, điều trị chăm sóc của nhân dân rất cao.Trong khi đó điều kiện sản xuất trong nước còn hạn chế. Vì vậy việc nhập khẩu thiết bị y tế trở thành một việc hết sức cần thiết nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng trong nước, nâng cao chất lượng khám chữa bệnh cho mọi người. Công ty XNK Nam Đô tiền thân là công TNHH Dược phẩm Hàng Châu có trụ sở tại số nhà 17 Ngõ 18 Đường Nguyên Hồng Đống Đa Hà Nội được thành lập theo giấy phép thành lập số 2412/ GP-UB do UBND thành phố Hà Nội cấp ngày 20/04/1996 và giấy phép kinh doanh số 054045 do Uỷ ban kế hoạch thành phố Hà Nội cấp ngày 26/04/1996, là đơn vị thứ hai trong lĩnh vực kinh doanh thiết bị y tế được Sở Y tế cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh thiết bị y tế ngày 15/08/2001. Công ty thành lập với số vốn điều lệ 500.000.000 VNĐ với ngành nghề kinh doanh chính là chuyên phân phối, xuất nhập khẩu, bán buôn, bán lẻ thiết bị, máy móc, dụng cụ y tế các loại, thuốc chữa bệnh thông thường. Công ty có một cửa hàng giới thiệu sản phẩm tại số 2 Phương Mai Hà Nội. Năm 2000 để mở rộng và phát triển thị trường, công ty đã thành lập một văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh để giao dịch với khách hàng miền Nam. Sau 7 năm hoạt động do nhu cầu thực tế công ty XNK Nam Đô dựa trên những cơ sở kinh doanh ban đầu được tách ra thành lập với ngành nghề kinh doanh mở rộng hơn. Không chỉ dừng ở việc nhập khẩu và cung cấp các loại thiết bị y tế mà công ty XNK Nam Đô còn nhập khẩu thêm các thiết bị công nghiệp dân dụng, thiết bị khoa học công nghệ. Ngoài ra công ty còn sản xuất và mua bán hoá chất, chế phẩm diệt côn trùng, diệt khuẩn dùng trong lĩnh vực gia dụng và y tế. Công ty được thành lập theo giấy phép thành lập và giấy phép kinh doanh số 0102006082 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 08/ 09/ 2002, số vốn điều lệ là 1.000.000.000 VNĐ. Sau ba năm hoạt động và phát triển không ngừng công ty đã xin được thay đổi giấy phép kinh doanh lần 2 ngày 12/ 04/ 2005 với vốn điều lệ 3.000.000.000 VNĐ mở rộng lĩnh vực hoạt động. Đó là đầu tư kinh doanh đường giao thông, cầu phà, đường thuỷ, đường thuỷ, đường sắt. Cũng tháng 5/2005 công ty mở thêm 1 văn phòng đại diện tại Đà Nẵng. 2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh a. Thị trường hoạt động và đối thủ cạnh tranh. Với lĩnh vực hoạt động chủ yếu là nhập khẩu các loại trang thiết bị y tế của các nước trên thế giới đáp ứng nhu cầu trên toàn quốc. Vì vậy mà thị trường hoạt động của công ty rất rộng, trải khắp các tỉnh thành, huyện, xã trong cả ba miền. Tuy lĩnh vực thiết bị y tế là một thị trường tương đối tiềm năng, nhu cầu lớn nhưng cũng không tránh được sự cạnh tranh gay gắt giữa các công ty nhập khẩu trong cùng lĩnh vực. Đó là chưa kể đến các đơn vị sản xuất trang thiết bị y tế trong nước, các văn phòng đại diện của các hãng sản xuất trên thế giới trực tiếp vào cung cấp thiết bị cho thị trường Việt Nam. b. Tình hình hoạt động kinh doanh. Bảng1.2: Kết quả kinh doanh năm 2003, năm 2004, năm 2005 và năm 2006. Đơn vị: VNĐ TT Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 1 Doanh thu thuần 1,830,310,618 13,462,982,328 18,696,882,492 24,305,947,240 2 Giá vốn hàng bán 1,449,939,118 11,646,368,367 16,395,755,622 21,264,823,090 3 Tổng lợi nhuận trước thuế 76,949,607 109,005,752 187,659,152 304,112,415 4 Thuế thu nhập doanh nghiệp 24,623,874 34,881,841 52,544,563 85,151,477 5 Lợi nhuận sau thuế 52,325,733 74,123,991 135,114,589 218,960,938 GIÁM ĐỐC P.KỸ THUẬT P.MAKETING P.KẾ TOÁN P.KINHDOANH P.XUẤT NHẬP KHẨU P.DỰ ÁN CácVPDD Cửa hàng GTSP Qua bảng kết quả kinh doanh trên có thể thấy được tình hình hoạt động của công XNK Nam Đô trong vòng 4 năm qua kế từ ngày thành lập. Doanh thu thuần năm sau tăng hơn năm trước từ 1.830.310.618 VNĐ năm 2003 tăng lên 21.264.823.090 VNĐ tăng gấp gần 20 lần. Tổng lợi nhuận trước thuế tăng từ 76.949.607 VNĐ năm 2003 lên 304.112.415 VNĐ năm 2006 làm tăng thuế thu nhập doanh nghiệp nộp cho nhà nước tăng hơn 4 lần. Công ty đạt lợi nhuận sau thuế cũng gấp gần 4 lần so với năm đầu thành lập. 3. Tổ chức bộ máy quản lý Để điều hành và hoàn thành công tác kinh doanh, bộ máy quản lý của công ty được tổ chức rất chặt chẽ, khoa học giúp cho lãnh đạo công ty có thể nắm bắt thông tin kịp thời và đưa ra các quyết định kinh doanh một cách chính xác, đúng đắn. Với hơn 30 nhân viên, tổ chức bộ máy quản lý của công ty gồm: Giám đốc và các phòng chức năng. Sơ đồ 1.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty. 4. Chức năng của giám đốc và các phòng chức năng. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty là tổng hợp các bộ phận lao động quản lý khác nhau, có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, có quyền hạn, trách nhiệm nhất định được bố trí làm việc ở các khâu khác nhau nhằm đảm bảo chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung của Công ty. - Giám đốc: Phụ trách chung, là người đại diện pháp nhân của công ty, người đứng đầu công ty, điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty sao cho hiệu quả. - Phòng kế toán: chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, chịu trách nhiệm hạch toán kế toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng qui định của nhà nước. Hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra các bộ phận trong Công ty trong việc hoàn tất chứng từ kế toán, phân tích các hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Kịp thời báo cáo Giám đốc, Phòng kinh doanh để hoạt động chung của công ty được hiệu quả hơn. - Phòng Kinh doanh: giao dịch với khách hàng, chịu trách nhiệm với tất cả những công việc liên quan đến tiêu thụ hàng hoá, quản lý cửa hàng giới thiệu sản phẩm và văn phòng đại diện của công ty. + Cửa hàng giới thiệu sản phẩm: chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ phòng kinh doanh của công ty, thực hiện việc kinh doanh có hiệu quả, là nơi cung cấp cho phòng kinh doanh những diễn biến của thị trường để phòng có kế hoạch điều chỉnh cho phù hợp. + Văn phòng đại diện: chịu sự chỉ đạo trực tiếp của phòng kinh doanh của công ty, là nơi cung cấp hàng hoá theo vùng địa lý. - Phòng Xuất nhập khẩu: chịu trách nhiệm toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến việc nhập xuất hàng hoá. - Phòng Kỹ thuật: Đảm bảo chất lượng hàng hoá, theo dõi việc sửa chữa hàng hoá, tiến hành bảo hành, bảo trì, lắp đặt, chạy thử, hướng dẫn sử dụng máy cho khách hàng. - Phòng Dự án: chịu trách nhiệm các công việc thực hiện dự án cung cấp thiết bị cho các địa phương. - Phòng Marketing: nghiên cứu phát triển thị trường, xây dựng và thực hiện các chiến lược quảng cáo, tổ chức tham gia các đợt triển lãm giới thiệu sản phẩm 5. Đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh Do đặc thù kinh doanh của công ty chủ yếu là nhập khẩu nên công tác nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của công ty.Yêu cầu của khách hàng từ Phòng Kinh doanh sẽ được chuyển đến phòng xuất nhập khẩu. Phòng Nhập khẩu tiến hành giao dịch với các đối tác nước ngoài về mặt hàng, giá cả, phương thức vận chuyển, phương thức thanh toán để hoàn thành các nghiệp vụ xuất nhập hàng. Sau khi hàng đã được nhập về phòng Kinh doanh, Kế toán và Kỹ thuật phối hợp để giao hàng cho khách. Khi công việc bàn giao hàng hóa kết thúc thì Phòng Kế toán sẽ tiến hành theo dõi công nợ. II. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN 1.Tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán cung cấp cho Giám đốc các thông tin kinh tế và phân tích các hoạt động kinh tế của công ty. Công ty tổ chức công tác kế toán theo mô hình kế toán tập trung. Toàn công ty chỉ có một Phòng Kế toán duy nhất để tập trung thực hiện toàn bộ công tác kế toán. Còn ở các cửa hàng giới thiệu sản phẩm, văn phòng đại diện trực thuộc không tổ chức kế toán riêng mà chỉ cử nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu thập và kiểm tra chứng từ ban đầu, định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán của công ty để kiểm tra và ghi sổ kế toán. Phòng kế toán của công ty thực hiện việc ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở tất cả các đơn vị, bộ phận công ty. Cuối năm Kế toán trưởng tiến hành lập báo cáo tài chính toàn công ty. Để thực hiện đầy đủ, toàn diện các nhiệm vụ đồng thời để đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất, tập trung của kế toán trưởng cũng như sự chuyên môn hoá của cán bộ kế toán, căn cứ vào đặc điểm tổ chức kinh doanh, quản lý của Công ty mà bộ máy kế toán của công ty gồm có 4 người đều có trình độ đại học và được phân công công việc như sau: - Kế toán trưởng: là người điều hành Phòng Kế toán với chức năng là phụ trách chung toàn bộ các khâu công việc của phòng thực thi theo đứng qui định, chính sách của nhà nước. Kế toán trưởng còn giúp Giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế, cung cấp thông tin kế toán và phân tích hoạt động kinh tế để đề ra các quyết định đồng thời chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Nhà nước về mặt quản lý tài chính. - Thủ quỹ kiêm kế toán ngân hàng làm nhiệm vụ quản lý quỹ, quản lý việc thu, chi, lập báo cáo quỹ, thực hiện đầy đủ các nội quy, qui định và chịu trách nhiệm trước Kế toán trưởng về công việc của mình, giao dịch với ngân hàng. - Kế toán tổng hợp theo dõi việc xuất nhập hàng hoá, cuối tháng tập hợp các chứng từ ghi sổ để vào sổ cái các tài khoản, lập báo cáo tài chính. Cuối mỗi quí lập bảng cân đối kế toán. - Kế toán thanh toán kiêm kế toán lương và BHXH: theo dõi các khoản thu chi tiền mặt, trích lập và sử dụng quĩ lương, thưởng, phụ cấp và các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT theo dõi các khoản phải thu, phải trả khách hàng. Sơ đồ2.2: Sơ đồ Bộ máy kế toán tại công ty Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toánthanh toán –lương Thủ quỹ – kế toán ngân hàng Chứng từ gốc (bảng TH chứng từ gốc) Sổ quỹ Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán Bảng TH chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2.Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán Công ty sử dụng phần mềm kế toán máy Fast Accounting với phiên bản Fast 2000 hoạt động trong môi trường Microsoft Visual Fox 6.0. Sổ sách của công ty được tổ chức theo hình thức chứng từ ghi sổ và hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Toàn bộ công việc kế toán được chia làm 3 bước chính: - Lập và luân chuyển chứng từ - Cập nhật số liệu vào máy, thực hiện các bút toán kết chuyển. - Số liệu sẽ được đưa vào các sổ tương ứng. Máy sẽ thực hiện các bút toán tổng hợp và đưa vào các sổ kế toán. Sơ đồ 3.2: Trình tự hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại công ty 3. Tổ chức vận dụng chế độ kế toán ở công ty 3.1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Tổ chức hợp lý chứng từ kế toán giúp đơn vị quản lý chặt chẽ hợp pháp, hợp lý tài sản, tiền vốn của đơn vị, tạo cơ sở cho việc tổ chức ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế và lập các chỉ tiêu báo cáo kế toán trên hệ thống các biểu mẫu kế toán Nội dung tổ chức chứng từ kế toán: - Xây dựng chủng loại và số lượng bản chứng từ. - Tổ chức lập chứng từ và tiếp nhận chứng từ. - Tổ chức kiểm tra luân chuyển và sử dụng chứng từ. - Tổ chức lưu trữ, bảo quản chứng từ. 3.2 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 1141TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trưởng tài chính đã sửa đổi và bổ sung. Do đặc thù kinh doanh của công ty nên công ty đã áp dụng tất cả các tài khoản trong hệ thống tài khoản trừ các tài khoản sau TK 121/221 “ Đầu tư tài chính ngắn hạn/ dài hạn ” TK 128 “Đầu tư tài chính ngắn hạn khác” TK 136 “ Phải thu nội bộ ” TK 154 “ Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang ” TK 161 “ Chi sự nghiệp ” TK 213 “ Tài sản cố định vô hình ” TK 241 “ Xây dựng cơ bản dở dang ” TK 228 “ Đầu tư bất động sản ” TK 315 “ Đầu tư tài chính ” TK 414 “ Quỹ đầu tư phát triển” [...]... tiết hàng hoá dựa trên phiếu nhập, phiếu xuất Thủ kho cũng dựa trên phiếu nhập, phiếu xuất để vào thẻ kho Số liệu ở sổ chi tiết hàng hoá phải khớp với thẻ kho Kế toán tổng hợp: theo dõi sổ tổng hợp Nhập- Xuất- Tồn Hàng ngày kế toán tổng hợp số liệu từ những chứng từ ghi sổ Sau đó từ chứng từ ghi sổ sẽ vào sổ cái TK 156 “Hàng hoá” Công ty tính giá nhập theo giá CIF và tính giá xuất theo giá bình quân gia... 13312 “Thuế GTGT đầu vào của hàng nhập khẩu TK 1332 “Thuế GTGT đầu vào của tài sản” - TK 333“Các khoản phải nộp cho Nhà nước” được chi tiết thành các tiểu khoản cấp 2 và cấp 3 như sau: TK 3331 “” TK 3332 “Thuế tiêu thụ đặc biệt” TK 3333 “Thuế xuất nhập khẩu TK 33331 “Thuế xuất khẩu TK 33332 “Thuế nhập khẩu 3.3 Tổ chức vận dụng báo cáo kế toán Cuối mỗi năm kế toán phải lập báo cáo tài chính và... quan - Phương pháp hạch toán ngoại tệ Công ty hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá thực tế Tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ, kế toán căn cứ vào tỷ giá hối đoái thực tế của Ngân hàng nhà nước qui định - Phương pháp hạch toán hàng tồn kho Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Kế toán chi tiết: theo dõi sổ chi tiết hàng hoá, thẻ kho Kế toán chi tiết vào sổ... loại thuế khác + Đối với thuế TNDN: Công ty phải nộp thuế TNDN với thuế suất 28% của thu nhập trước thuế Kế toán căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ của năm trước để kê khai và nộp tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp cho Cục thuế Hà Nội chậm nhất ngày vào 25 tháng 01 năm sau + Đối với thuế nhập khẩu: Công ty nộp thuế XNK theo từng lô hàng Kế toán theo dõi từng lô hàng và nộp thuế... Đống đa Các báo cáo tài chính gồm có Bảng Cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Thuyết minh báo cáo tài chính, Lưu chuyển tiền tệ, Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế GTGT, bảng cân đối phát sinh 3.4 Các phương pháp kế toán chủ yếu - Phương pháp tính thuế GTGT Doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Cuối mỗi tháng kế toán sẽ kê thuế GTGT phải nộp theo tờ khai thuế... quyền - Phương pháp hạch toán TSCĐ Công ty chọn phương pháp đường thẳng để tính khấu hao TSCĐ của công ty như sau: + Kế toán căn cứ vào qui định trong Chế độ quản lý, sử dụng, trích khấu hao tài sản cố định ban hành kèm theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC để xác định thời gian sử dụng của tài sản cố định + Xác định mức trích khấu hao trung bình hàng năm cho tài sản cố định theo công thức dưới đây: Mức...TK 441 “Nguồn vốn XDCB” TK 515“ Doanh thu tài chính ” TK 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp ” TK 622 “ Chi phí nhân công trực tiếp ” TK 627 “ Chi phí sản xuất chung ” Ngoài ra công ty còn mở các TK chi tiết để thuận tiện cho việc ghi sổ: - TK 112“Tiền gửi ngân hàng” được chi tiết thành các tiểu khoản cấp 2 và cấp 3 như sau: TK1121 “Tiền gửi ngân hàng . TÌM HIỂU CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU NAM ĐÔ I. KHÁT QUÁT VỀ CÔNG TY, TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 1. Quá trình hình. hoạt động kinh tế của công ty. Công ty tổ chức công tác kế toán theo mô hình kế toán tập trung. Toàn công ty chỉ có một Phòng Kế toán duy nhất để tập trung