HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ BƯU ĐIỆN NHÀ MÁY 2 3.1. Đánh giá thực trạng kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 3.1.1. Về tổ chức bộ máy kế toán Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 áp dụng mô hình kế toán tập trung, tạo điều kiện cho giám đốc, kế toán trưởng có thể kiểm tra, giám sát và chỉ đạo một cách có hiệu quả nhất. Bên cạnh đó, mô hình kế toán tập trung còn đảm bảo một sự quản lý tập trung thống nhất giữa các cấp trong đơn vị, giảm thiểu khoảng cách giữa các cấp quản lý trong đơn vị cũng có nghĩa là tiết kiệm thời gian, giảm chi phí liên lạc, đi lại, đảm bảo thông tin có được sẽ nhanh chóng và kịp thời. Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế trong công tác tổ chức bộ máy kế toán như sau: Thứ 1, sự phân công phân nhiệm chưa được rõ ràng. Tại nhà máy hiện tại có 1 kế toán trưởng và 2 kế toán viên, trong đó kế toán vật tư kiêm kế toán ngân hàng và thủ quỹ. Đối với một nhà máy có quy mô lớn như nhà máy 2, số lượng nghiệp vụ nhiều, đa dạng về chủng loại thì việc một kế toán cùng lúc kiêm nhiệm nhiều công việc sẽ dẫn tới tồn đọng công việc, số liệu không được cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ và chính xác như nhu cầu của ban quản lý. Bên cạnh đó, việc kiêm nhiệm một lúc nhiều công việc sẽ làm mất đi tính sự đảm bảo về đối chiếu, kiểm tra lẫn nhau. Thứ 2, các nhân viên kế toán trong nhà máy chủ yếu là những người còn trẻ tuổi, mặc dù năng động trong công việc nhưng chưa có nhiều kinh nghiệm trong công tác kế toán. 3.1.2. Về tài khoản sử dụng trong kế toán nguyên, vật liệu Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 sử dụng các tài khoản kế toán nguyên, vật liệu theo đúng quy định của Bộ tài chính, bên cạnh đó việc lập phân chia thành các tài khoản nhỏ hơn là một việc làm rất hợp lý, tạo sự dễ dàng hơn trong quản lý nguyên, vật liệu, tính giá thành sản phẩm, . Tuy nhiên, nhà máy không sử dụng Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường, điều này có thể dẫn đến sai lệch khi trình bày bảng cân đối kế toán do lúc đó kế toán vẫn chưa xác định nghĩa vụ của nhà máy hàng hóa của nhà máy. Đối với những nhà máy có quy mô lớn, khối lượng xuất nhập nguyên, vật liệu lớn và có mật độ cao, nhất là vào thời điểm cuối năm sẽ là một việc rủi ro rất lớn, điều này sẽ dẫn đến những sai lệch trong báo cáo tài chính, ảnh hưởng đến những quyết định của người sử dụng. Đối với những trường hợp nhà máy mua hàng, hóa đơn đã về nhưng vì một số lý do mà hàng chưa về được, nhà máy vẫn phải hạch toán vào tài khoản hàng mua đang đi đường theo đúng quy định. Nhà máy cũng không sử dụng Tài khoản 159 – Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, điều này vi phạm nguyên tắc thận trọng của kế toán. Trong giai đoạn hiện nay, giá nguyên, vật liệu trên thế giới lên xuống thất thường, bên cạnh đó 80% nguồn cung nguyên, vật liệu cho nhà máy lại ở thị trường ngoại địa, do đó khi có những sự thay đổi về giá cả nguyên, vật liệu thì nhà máy cũng chịu ảnh hưởng rõ rệt từ những sự thay đổi của thị trường. Đối với một nhà máy sản xuất như nhà máy 2, số lượng danh điểm vật tư nhiều, không thể tránh được hiện tượng giảm giá trị thuần của hàng tồn kho so với giá trị gốc, do đó việc lập dự phòng là một việc làm cần thiết để bù đắp các khoản thiệt hại thực tế cho nguyên, vật liệu. 3.1.3. Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán nguyên, vật liệu Hệ thống chứng từ kế toán nguyên, vật liệu của nhà máy 2 đã được thực hiện đúng và đầy đủ quy định của Bộ tài chính. Quy trình nhập, xuất nguyên, vật liệu chặt chẽ, chứng từ luân chuyển hợp lý giữa các phòng ban, tạo sự thuận tiện tiết kiệm thời gian cho nhân viên, chứng từ có sự phê duyệt của tất cả các cá nhân cũng như phòng ban có liên quan. Bên cạnh đó các chứng từ cũng được đánh số đầy đủ và được kiểm tra cẩn thận trước khi xuất. Việc lập các chứng từ có sự độc lập tương đối và có sự kiểm tra, đối chiếu lẫn nhau giữa các phòng ban trong đơn vị. Sau khi ghi sổ kế toán, các chứng từ được đưa vào kho lưu trữ và bảo quản cẩn thận. 3.1.4. Về tổ chức thu mua,bảo quản và dự trữ nguyên, vật liệu Việc tổ chức, thu mua, dự trữ, sử dụng và tổ chức hạch toán nguyên, vật liệu tại Công ty Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2 được tổ chức thực hiện một cách khoa học và hợp lý. Nguyên, vật liệu của nhà máy rất đa dạng, gồm hơn 1200 chủng loại. Do có sự thực hiện phân loại nguyên, vật liệu dựa trên công dụng của nguyên vật liệu nên công việc bảo quản, quản lý nguyên vật liệu được thuận tiện và dễ dàng hơn, đồng thời cũng tạo điều kiện cho sản xuất được liên tục, tiết kiệm thời gian. Công tác thu mua của nhà máy được thực hiện khá hợp lý. Các nhà cung cấp của nhà máy đều là những nhà cung cấp có uy tín mà tên tuổi đã được khẳng định trong và ngoài nước. Trước khi thu mua, nhà máy luôn có kế hoạch cụ thể cho sản xuất và bắt nguồn từ nhu cầu của khách hàng. Điều này làm giảm thiểu khả năng ứ đọng vốn trong sản xuất của nhà máy. Bên cạnh đó, công tác nghiên cứu về chất lượng và giá cả của nhà cung cấp cũng được làm cẩn thận, trong bất cứ hợp đồng mua sắm đều có trên 3 bảng báo giá của các đơn vị cung cấp. Tuy nhiên, trong quá trình nhập nguyên, vật liệu tại nhà máy chưa có bất cứ ban kiểm tra chất lượng cũng như số lượng của sản phẩm vào nhập kho mà mới chỉ đơn thuần là sự kiểm tra của thu kho. Điều này có thể dẫn tới khả năng gian lận hoặc sai sót của thu kho mà ảnh hưởng tới toàn doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nhà máy cũng chưa xây dựng được định mức tồn kho tối đa và đối thiểu cho từng chủng loại nguyên, vật liệu. Điều này có thể dẫn tới việc dự trữ không hợp lý, gây tồn đọng vốn hoặc không liên tục trong sản xuất của đơn vị. Công tác bảo quản nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 cũng tuân theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, đảm bảo quản lý tốt nguyên, vật liệu. Bên cạnh đó, Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 cũng có hệ thống kho hàng đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, thủ kho có kinh nghiệm và đạo đức trong công tác, do vậy tránh được hiện tượng thất thoát và hư hỏng nguyên, vật liệu. Nguyên, vật liệu cũng được sắp đặt một cách hợp lý, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra cũng như xuất dùng. 3.2. Một số kiến nghị hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 3.2.1. Hoàn thiện về kế toán hàng mua đang đi đường Trong công tác thu mua nguyên, vật liệu, đa phần các hợp đồng của Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 thường không trả luôn tiền mặt mà sẽ nợ lại nhà cung cấp đến một giai đoạn nhất định sẽ trả. Đây là một điều tốt do nhà máy sẽ chiếm dụng được vốn của doanh nghiệp khác, tạo điều kiện thuận lợi hơn để phát triển kinh doanh. Tuy nhiên trong quá trình hạch toán thu mua nguyên, vật liệu, khi hóa đơn đã về nhưng hàng chưa về, kế toán chỉ làm công việc lưu lại hóa đơn trên cặp hồ sơ mà không tiến hành ghi sổ kế toán, chỉ đến khi nhận được hàng, nhập kho thì kế toán mới ghi như sau: Nợ TK 152: Giá mua chưa có thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Tổng giá trị hợp đồng Điều này là không đúng với quy định của chế độ kế toán hiện hành. Điều này sẽ dẫn tới những phản ánh không chính xác về giá trị tài sản của nhà máy, đặc biệt là tại thời điểm cuối năm khi doanh nghiệp phải lập báo cáo tài chính, sai phạm này sẽ ảnh hưởng đến những đánh giá của nhà đầu tư, nhất là đối với những công ty đã được niêm yết trên thị trường chứng khoán như Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện. Nhà máy nên sử dụng Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường để phản ánh một cách đầy đủ và chính xác về giá trị nguyên, vật liệu, hàng hóa mà doanh nghiệp đã mua và chấp nhận thanh toán với người bán nhưng hàng chưa về nhập kho. Kết cấu Tài khoản 151 như sau: Bên nợ: giá trị nguyên, vật liệu, hàng hóa đang đi đường. Bên có: giá trị nguyên, vật liệu,hàng hóa đang đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển đi bán luôn cho các đối tượng khác. Dư nợ: giá trị nguyên, vật liệu, hàng hóa đang đi đường chưa nhập vào kho. Khi nguyên, vật liệu, hàng hóa mà nhà máy đã mua, chấp nhận thanh toán với nhà cung cấp nhưng hàng chưa về nhà máy, kế toán định khoản như sau: Nợ TK 151: Giá mua chưa có thuế GTGT Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331: Tổng giá trị hợp đồng Đến khi hàng mua về nhà máy, cán bộ thu mua lập phiếu xuất kho và chuyển cho phòng kế toán, kế toán căn cứ vào đó để ghi: Nợ TK 152: Giá mua chưa có thuế GTGT Có TK 151: Giá mua chưa có thuế GTGT 3.2.2. Hoàn thiện về kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 là một nhà máy sản xuất với quy mô lớn, trong đó chi phí nguyên, vật liệu chiếm một tỉ trọng rất lớn trong giá vốn hàng bán của đơn vị, dao động trong khoảng từ 68 - 70%, do đó biến động về giá nguyên, vật liệu có ảnh hưởng rất lớn đến lợi nhuận nhà máy. Bên cạnh đó, nguyên, vật liệu nhà máy sử dụng chịu ảnh hưởng rất nhiều vào giá thế giới, trong đó có hạt nhựa PVC phụ thuộc rất nhiều vào giá dầu mỏ. Trong một năm có nhiều biến động như năm 2008 vừa rồi, giá dầu mỏ liên tục giảm xuống mức thấp nhất kể từ nhiều năm nay, chi phí sản xuất của nhà máy 2 cũng chịu ảnh hưởng đáng kể. Tuy nhiên hiện nay, tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 không tiến hành trích lập các khoản dự phòng phải trả, điều này đã vi phạm nguyên tắc thận trọng của kế toán, có thể dẫn tới sự sai lệch trong phản ánh tình hình tài sản cũng như phản ánh sai lệch về tình hình kinh doanh của nhà máy. Trong trường hợp này, để giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra, kế toán nhà máy nên trích lập dự phòng vào thời điểm cuối niên độ tài chính. Mức trích lập dự phòng phải được lập cho từng loại vật tư một, dựa vào đơn giá nguyên, vật liệu được ghi sổ và đơn giá nguyên, vật liệu vào ngày kiểm kê. Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 nên dùng Tài khoản 159 – “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” để hạch toán nghiệp vụ dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Kết cấu của tài khoản như sau: Bên nợ: Hoàn nhập số dự phòng hàng tồn kho Bên có: Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và ghi vào giá vốn hàng bán. Dư nợ: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện có. Cuối niên độ, căn cứ vào mức trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, kế toán ghi: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Cuối niên độ sau, kế toán tính mức dự phòng giảm giá nguyên, vật liệu cần nhập. Nếu dự phòng giảm giá nguyên, vật liệu cuối niên độ sau cao hơn mức dự phòng giảm giá nguyên, vật liệu đã trích lập năm trước, kế toán tiến hành trích lập thêm dự phòng: Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Nếu dự phòng giảm giá nguyên, vật liệu sau thấp hơn niên độ trước thì số chênh lệch được hoàn nhập dự phòng: Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Có TK 632: Giá vốn hàng bán 3.2.3. Hoàn thiện quy trình nhập nguyên, vật liệu Trong quy trình thu mua nguyên, vật liệu, khi vật tư về kho nhà máy, thủ kho sẽ là người chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng và số lượng sản phẩm và tiến hành cho nhập kho. Điều này có thể dẫn tới rủi ro trong việc gian lận và thông đồng giữa thủ kho và cán bộ thu mua nguyên, vật liệu. Để giảm thiểu rủi ro này, nhà máy nên lập ra một hội đồng kiểm tra chất lượng sản phẩm, trong đó gồm có cán bộ thu mua, thủ mua và đại diện kiểm tra chất lượng sản phẩm của nhà máy. Sản phẩm của hội đồng này sẽ là “ Biên bản nghiệm thu nguyên, vật liệu” , trên đó có ghi chủng loại, số lượng nguyên, vật liệu và kết luận có phù hợp với số liệu được ghi trên hợp đồng hay không. Mẫu “ Biên bản nghiệm thu nguyên, vật liệu” có thể được lập theo mẫu như sau: BIÊN BẢN NGHIỆM THU NGUYÊN VẬT LIỆU Căn cứ vào yêu cầu cung cấp ngày… tháng… năm… của phòng … về việc cung cấp nguyên, vật liệu sản xuất… Hôm nay, ngày . tháng…năm, tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2, kho …, Hội đồng nghiệm thu bao gồm: 1. Ông ……… Chức vụ:…… 2. Ông………. Chức vụ: Cán bộ thu mua 3. Ông………. Chức vụ: Thủ kho I. Nội dung kiểm tra, nghiệm thu Số TT Tên nguyên, vật liệu Quy cách Đơn vị tính Số lượng Ghi chú 1 2 3 II. Kết quả kiểm tra, nghiệm thu III. Kết luận CHỮ KÍ CỦA HỘI ĐỒNG NGHIỆM THU Cán bộ thu mua Cán bộ kiểm tra Thủ kho (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) (Kí, họ tên) Biểu số 21: Biên bản nghiệm thu nguyên, vật liệu. KẾT LUẬN Nhận thức được tầm quan trọng của chi phí nguyên, vật liệu trong chi phí sản xuất kinh doanh nói riêng và trong kết quả hoạt động kinh doanh nói chung, kế toán và ban lãnh đạo Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 đã có sự vận dụng linh hoạt các quy định của Bộ tài chính, đồng thời có những giải pháp để làm phù hợp hơn với đặc điểm của nhà máy, vì vậy đã giành được những thành tựu to lớn: “ nâng cao chất lượng sản phẩm, hạ giá thành, tăng khả năng cạnh tranh với các sản phẩm trong nước và nước ngoài”. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế nhất định, nhà máy cần khắc phục để đạt được kết quả tốt hơn trong tương lai. Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo – PGS.TS Nguyễn Văn Công, người đã hướng dẫn tận tình em trong quá trình thực tập và các anh chị phòng kế toán, người đã chỉ bảo tận tình để giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện – Nhà máy 2. Tuy nhiên, do có sự hạn chế về thời gian và kinh nghiệm thực tế, chuyên đề thực tập sẽ không thể tránh khỏi những sai sót. Em rất mong nhận được những ý kiến quý báu của thầy cô và các bạn. Hà Nội, ngày 2 tháng 4 năm 2008 Sinh viên Lê Khắc Hải . HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIẾT BỊ BƯU ĐIỆN NHÀ MÁY 2 3.1. Đánh giá thực trạng kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần. xuất dùng. 3 .2. Một số kiến nghị hoàn thiện kế toán nguyên, vật liệu tại Công ty Cổ phần Thiết bị Bưu điện - Nhà máy 2 3 .2. 1. Hoàn thiện về kế toán hàng mua