1 TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THANH NINH. 2.1. Đặc điểm lao động và phân loại lao động tại công ty cổ phần Thanh Ninh. 2.1.1 Đặc điểm lao động. Công ty Cổ phần Thanh Ninh là doanh nghiệp mới được thành lập nhưng đã dần hoàn thiện đội ngũ cán bộ, công nhân viên của mình. Tính đến ngày 31/03/2008 thì số lượng CNV ở Công ty cổ phần Thanh Ninh là 201 người. Trong đó có 16 kỹ sư và cử nhân, 36 người tốt nghiệp trung cấp, còn lại là công nhân ký thuật. Do đặc thù kinh doanh của công ty là kinh doanh vận tải nên lao động ở Công ty cổ phần Thanh Ninh có lượng lao động tương đối đông và phân thành nhiều bộ phận, phòng ban với chức năng nhiệm vụ khác nhau. Do lao động đông lại làm ở các phòng ban khác nhau. Nên công tác quản lý rất phức tạp đòi hỏi công tác quản lý phải chuyên nghiệp có sự thống nhất. 2.1.2. Phân loại lao động. Công ty cổ phần Thanh Ninh đã phân lao động thành lao động trực tiếp, lao động gián tiếp. Trong tổng số 201 lao động ở Công ty CP Thanh Ninh thì trong đó phân thành các bộ phận như sau: 2 Bảng thống kê lao động tại công ty Thanh Ninh STT Bộ phận Số người Tỷ lệ (%) 1 Lao động trực tiếp 170 84,58 Tổ 1 92 Tổ 2 53 Tổ 3 25 2 Nhân viên quản lý chăn nuôi 7 3,48 3 Nhân viên quản lý doanh nghiệp 24 11,94 Tổng 201 100 Lao động trùc tiếp gồm: là lao động trực tiếp tạo ra sản phẩm, họ là công nhân chăn nuôi. Và được phân thành các tổ, cùng chịu sự quản lý của trưởng trung tâm và quản lý chăn nuôi. Tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận này khi tập hợp chi phí sản xuất để tính giá thành thì được tập hợp vào khoản mục chi phí nhân công trực tiếp (TK622). Nhân viên quản lý chăn nuôi: là những người trực tiếp điều hành và quản lý chăn nuôi, gián tiếp phục vụ sản xuất. Tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận này khi tập hợp vào chi phí sản xuất để tính giá thành thì được hạch toán vào chi phí sản xuất chung (TK627). Nhân viên của các phòng ban và quản lý toàn doanh nghiệp: đây là bộ phận lao động gián tiếp như nhân viên phòng kế toán, điều hành Tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận quản lý doanh nghiệp hạch toán vào chi phí để tính giá thành được hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp (TK642). Lao động tại công ty được phân thành lao động dài hạn, lao động ngắn hạn. Lao động từ 12 tháng trở lên thì công ty ký hợp đồng lao động tham gia đóng bảo hiểm cho người lao động theo đúng quy định hiện hành. Lao động từ 06 tháng cho đến 12 tháng thì công ty ký hợp đồng lao động ngắn hạn và hưởng theo đúng quy đinh của công ty. 3 Ngoài ra công ty còn thuê lao động thời vụ như nhân viên tiếp thị, phát tờ rơi. Thù lao của những người này được tính trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh. Trên đây là tinh hình chung về lao động tại Công ty cổ phần Thanh Ninh. Tuy nhiên con số lao động trong Công ty không ngừng phát triển từng ngày. Nó khẳng định việc mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh của Công ty cũng như ngày càng khảng định vị thế của mình trên thị trường chăn nuôi và phát triển giống gia súc. 2.2. Các hình thức trả lương tại công ty cổ phần Thanh Ninh. Mỗi doanh nghiệp đều có một hình thức, quan niệm và cách thức trả lương khác nhau tuỳ theo tính chất hoạt động của đơn vị mình. Tuy nhiên, các đơn vị đều mong muốn có được một cách thức tính, cách chi trả và hạch toán tiền lương phù hợp với đặc điểm của đơn vị mình. Công ty cổ phần Thanh Ninh đã và đang biến mong muốn đó thành hiện thực qua các hình thức trả lương phù hợp với đặc điểm SX kinh doanh của Công ty. 2.2.1. Hình thức tiền lương theo thời gian Hình thức này được áp dụng đối với bộ phận lao động gián tiếp bao gồm: các phòng ban, ban lãnh đạo, phòng tổ chức, phòng kế toán - tài vụ, phòng điều hành và nhân viên kỹ thuật và nhân sự chăn nuôi. Lương thời gian được xác định: F thời gian = N * Lcb Trong đó: F thời gian : Tiền lương thời gian N : Số ngày công thực tế trong tháng. Lcb: Tiền lương cơ bản được xác định cho từng cán bộ CNV. 4 Tiền lương cơ bản được xác dịnh theo công thức: Lcb = hệ số lương * 540000 / 26 Hệ số lương tuỳ thuộc vào bậc lương của mỗi người: Giám đốc: 4.3 Trưởng phòng: 3.6 Trình độ đại học: 2.34 Cao đẳng: 1.8 Trung cấp: 1.0 VD: Tháng 01 năm 2008 lương của Trần Minh Cường cán bộ ban thanh tra được tính như sau: Hệ số lương: 2,34 Số ngày công thực tế: 26 Fthời gian Cương = 26*2,34*540.000/26 = 1.263.600 (đ) Ngoài tiền lương, cán bộ CNV mà làm ban đêm còn có tiền bồi dưỡng ban đêm là 30.000đ/01 ca của một người Đối với cán bộ quản lý, ngoài số tiền lương được hưởng theo cách tính trên còn được hưởng phụ cấp trách nhiệm theo qui định của ngành và phù hợp với điều kiện của Công ty. Lương tháng của nhân viên được trả 2 lần trong một tháng. Lần 1 được trả ngày 15 hàng tháng và lần 2 được trả nốt vào ngày cuối cùng hàng tháng. Bảng lương tạm ứng lương lần 1 được lập như sau: 5 Bảng tạm ứng lương lần 1 tháng 01 năm 2009 CÔNG TY CỔ PHẦN THANH NINH BẢNG TẠM ỨNG LƯƠNG CÁN BỘ KỲ I THÁNG 01 NĂM 2009 Bộ phận : Phòng tài chính – kế toán STT Họ và tên Tổng lương Tạm ứng kỳ I Ký nhận Ghi chú 1 Nguyễn Thị Hậu 2.800.000 1.000.000 2 Nguyễn Thu Thuỳ 2.200.000 800.000 3 Mai Thị Thu Hương 2.000.000 2.300.000 4 Vũ Xuân Trường 1,700,000 850,000 5 Nguyễn Huy Cường 1.700.000 850.000 6 Mai Thảo Nam 1.500.000 500.000 Tổng 11.900.000 6.300.000 Ngày 15 tháng 01 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Bảng thanh toán tiền lương lần thứ hai trong tháng được lập vào cuốI tháng và thanh toán vào đầu thàng sau. Từng ngày công thực tế đi làm của mỗi người, làm tăng ca, làm ca đêm, hưởng phụ cấp tổ trưởng và có cả bình bầu xếp loại ABC để cuối năm xét duyệt thưởg cả năm. Nếu như nhân viên xếp loại A thì được thưởng 3% lương, còn người nào mà bị loại B thì bị trừ 3% lương của mình, nếu nhân viên nào mà bị loại C thì bị trừ 5% lương. Sau đó trừ BHXH, BHYT và trừ đi tạm ứng kỳ I thì ra cuối tháng mà nhân viên được lĩnh. Công ty áp dụng tính lương như thế này đối với từng nhân viên trong Công ty Nó có ưu đIểm: 6 - Rõ ràng, chính xác: Vì căn cứ vào “bảng chấm công” được theo dõi hàng ngày và được treo công khai ở chỗ dễ nhìn nhất trong phòng ban, từng bộ phận của Công ty. - Đảm bảo tính công bằng: ai đi làm đúng giờ, thực hiện đúng nội quy, đi làm nhiều ngày hơn thì lương sẽ cao hơn. - Có bình bầu xếp loại ABC sẽ làm cho mọi ngươi hăng say làm việc. Làm đúng công việc mà mình đã được giao. Bên cạnh những ưu điểm hình thức lương này vẫn còn một số nhược điểm như: chưa theo dõi được sát sao tiến độ làm việc của cán bộ, chưa khuyến khích được khả năng làm việc cũng như khả năng sáng tạo một yếu tố rất cần thiết cho một doanh nghiệo kinh doanh của một bộ phận lao động gián tiếp. 2.2.2. Các hình thức đãi ngộ khác ngoài lương 2.2.2.1. Chế độ thưởng. Đối tượng xét thưởng: Lao động có làm việc tại doanh nghiệp từ một năm trở lên có đóng góp vào kết quả sản xuất kinh doanh doanh nghiệp. Mức thưởng: Thưởng một năm không thấp hơn một tháng lương được căn cứ vào hiệu quả đóng góp của người lao động qua năng suất chất lượng công việc, thời gian làm việc tại doanh nghiệp nhiều hơn thì hưởng nhiều hơn. Các loại tiền thưởng: Bao gồm tiền thưởng thi đua (từ quỹ khen thưởng), tiền thưởng trong sản xuất kinh doanh: Thưởng do đạt vượt chỉ tiêu doanh thu, ) thưởng hàng tháng, thưởng hàng quý, thưởng đột xuất, thưởng cuối năm. 7 CÔNG TY CỔ PHẦN THANH NINH BẢNG THANH TOÁN THƯỞNG THÁNG 01 NĂM 2008 Bộ phận: Chăn nuôi -Tổ 1 STT Họ tên Mức thưởng Số tiền Thực lĩnh Xác nhận 1 Ngô Văn Triển A 300.000 300.000 2 Vũ Thị Thương B 150.000 150.000 …. Cộng 14.650.000 14.650.000 Ngày 31 tháng 01 năm 2009 Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) 2.2.2.2. Chế độ phụ cấp. Theo điều 4 Thông tư liên bộ số 20/LB-TT ngày 02/06/1993 của liên Bộ Lao Động – Thương binh xã hội- Bộ Tài chính có 6 loại phụ cấp: phụ cấp làm đêm; phụ cấp lưu động; phụ cấp trách nhiệm; phụ cấp đắt đỏ; phụ cấp khu vực; phụ cấp độc hại. Công ty cổ phần Thanh Ninh có các chế độ phụ cấp như: Phụ cấp làm đêm đối với nhân viên điều hành là 30.000đ/đêm; phụ cấp trách nhiệm đối với trưởng bộ phận là 300.000đ/tháng, với nhân viên là 100.000đ/tháng; phụ cấp ăn trưa là 8.000đ, phụ cấp ăn đêm là 7.000đ 2.2.2.3. Chế độ trả lương làm thêm giờ. Tiền lương làm thêm giờ = 8 x x Tiền lương cấp bậc, chức vụ Số giờ làm thêm Tỷ lệ phần trăm lương được trả thêm Theo Nghị định 26/CP ngày 23/03/1993 những người làm việc trong thời gian ngoài giờ làm việc theo quy định trong hợp đồng lao động được hưởng tiền lương làm thêm giờ Tại công ty cổ phần Thanh Ninh toàn bộ công nhân viên đều được nghỉ ngày chủ nhật. Nhân viên văn phòng và quản lý chăn nuôi được nghỉ chiều thứ 7. Hàng năm được nghỉ 9 ngày lễ tết và 12 ngày phép (đối với lao động trên 1 năm tại công ty). Tỷ lệ phần trăm lương được trả thêm được nhà nước quy định: • Bằng 150% nếu làm thêm vào ngày thường. • Bằng 200% nếu làm thêm vào ngày nghỉ cuối tuần. • Bằng 300% nếu làm thêm vào ngày lễ. Ví dụ: Tính ra tiền lương làm thêm Ngày 02 tháng 1 năm 2008 (âm lịch) nhân viên phòng điều hành Nguyễn Thị Mai trực đàm là: 972.000 x200%/26 = 74.769đ 2.3. Thực tế tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Thanh Ninh. 2.3.1. Hạch toán chi tiết tiền lương tại công ty cổ phần Thanh Ninh. 2.3.1.1. Chứng từ sử dụng. -Bảng chấm công 9 -Phiếu làm thêm giờ thêm ca -Bảng kê doanh thu hàng ngày -Bảng thanh toán tiền lương -Bảng phân bổ tiền lương -Bảng thanh toán BHXH ……………. 2.3.1.2. Quá trình luân chuyển chứng từ: Bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ được lập riêng cho từng bộ phận, tổ sản xuất kinh doanh trong đó ghi rõ ngày làm việc, ngày nghỉ việc của từng lao động và do trưởng các phòng ban trực tiếp chấm công và để ở nơi công khai để người lao động theo dõi và giám sát thời gian lao động của họ. 10 Bảng chấm công CÔNG TY CỔ PHẦN THANH NINH BẢNG CHẤM CÔNG Bộ phận phòng điều hành trung tâm Trích tháng 12 năm 2008 STT Họ và tên Ngày trong tháng Số công hưởng lương TG Số công nghỉ việc % lương Số công hưởng BHXH 1 2 3 . 31 1 Nguyễn Thị Bích x N x x 26 2 Nguyễn Thị Mai x N x x 26 3 Hoàng Thị Thu x N x x 26 4 Tăng Thanh Hoa x N x x 26 Cộng 12 12 12 12 299 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Người chấm công Phụ trách bộ phận Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Ghi chú: Lương thời gian: x Nghỉ chủ nhật: N Ốm đau: Ô Con ốm: Cô Nghỉ phép: P Nghỉ bù: NB Nghỉ không lương: KL Bảng chấm công thêm giờ [...]... thuộc về thu nhập của người lao động Bên nợ: -Các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lương, tiền thưởng, Bảo hiểm xã hội và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho công nhân viên -Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng, Bảo hiểm xã hội, các khoản đã trả, đã chi cho công nhân viên -Kết chuyển tiền lương công nhân viên chưa lĩnh chuyển sang các khoản thanh toán khác Bên có: -Tiền lương, tiền. .. đóng dấu) Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, chú 34 2.3.3 Hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương 2.3.3.1 Chứng từ sử dụng Giấy chứng nhận hưởng BHXH Bảng thanh toán BHXH Bảng thanh toán tiền lương 2.3.3.2 Tài khoản sử dụng: -TK338-Phải trả phải nộp khác Để hạch toán tổng hợp các khoản trích theo lương kế tóan sử dụng các tài khoản cấp 2: * TK 3382: Kinh phí công đoàn... tên) 299 Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Bảng thanh toán lương các bộ phận khác cũng tương tự Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên, đóng dấu) 15 2.3.2 Hạch toán tổng hợp tiền lương 2.3.2.1 Tài khoản sử dụng TK 334-Phả trả người lao động Nội dung: Dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ cấp BHXH, tiền thưởng và các khoản khác... toán lập bảng thanh toán tiền lương (Ký, họ tên, đóng 14 Bảng thanh toán tiền lương CÔNG TY CỔ PHẦN THANH NINH BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Bộ phận: Nhân viên điều hành Trích tháng 12 năm 2008 STT Họ và tên Lương thời gian Số công Hệ số Thành tiền Tạm ứng lần 1 Các khoản trừ lương, phải nộp theo quy định BHXH BHYT Tạm ứng Kỳ 2 Bồi thường Xác nhận Tổng 1 Nguyễn Thị Bích 26 2,34 1.263.600 300.000 63.180 12.636... 01/12 0132 0133 0134 0135 31/12 31/12 31/12 31/12 TK đối ứng Diễn giải Trả lương, thưởng bằng tiền mặt -Tổ 1 -Tổ 2 -Tổ 3 Mang sang Trả lương, thưởng bằng chuyển khoản -Tổ 1 -Tổ 2 -Tổ 3 Tạm ứng trừ lương -Tổ 1 -Tổ 2 -Tổ 3 Khoản bồi thường vật chất trừ lương -Tổ 1 -Tổ 2 -Tổ 3 Doanh nghiệp giữ hộ công nhân viên đi vắng -Tổ 1 -Tổ 2 -Tổ 3 Cộng Số dư cuối kỳ Số PS Nợ 111 112 Có Nợ Có 181.289.940 91.209.940... 0130 31/12 0012 0126 0037 33/07 0136 31/12 31/12 31/12 31/12 31/12 Diễn giải Số dư đầu kỳ Trả lương kỳ trước bằng tiền mặt -Tổ 1 -Tổ 2 -Tổ 3 Lương phải trả -Tổ 1 -Tổ 2 -Tổ 3 BHXH khấu trừ lương -Tổ 1 -Tổ 2 -Tổ 3 BHYT khấu trừ lương -Tổ 1 -Tổ 2 -Tổ 3 Thưởng phải trả -Tổ 1 -Tổ 2 -Tổ 3 Phụ cấp phải trả -Tổ 1 -Tổ 2 -Tổ 3 Cộng TK đối ứng Số phát sinh Nợ Có Số dư Nợ Có 44.530.000 111 44.530.00 21.500.000 14.030.000... CN: làm chủ nhật L: Làm thêm ngày lễ tết V: Ngày thêm ngày làm việc Từ bảng chấm công làm thêm kế toán tính ra tiền phụ cấp làm đêm, phụ cấp tiền ăn ca đêm Bảng thanh toán tiền phụ cấp ăn ca, phụ cấp khác CÔNG TY CỔ PHẦN THANH NINH 12 BẢNG THANH TOÁN TIỀN PHỤ CẤP ĂN CA, PHỤ CẤP KHÁC Bộ phận: Nhân viên điều hành Trích tháng 12/2008 Đơn vị tính: đồng STT 1 2 Họ và tên Nguyễn Thị Bích Nguyễn Thị Mai... 2008 Kèm theo 03 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng 27 Căn cứ vào các chứng từ liên quan như giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán tiền tạm ứng, quyết định xử phạt, đền bù, các khoản khấu trừ vào lương của người lao động như tiềngy tạm ứng thừa, tiền phạt, tiền bồi thường phải thu của công nhân viên Sau khi trừ đi các khoản tạm ứng thừa, bồi thường, nộp BHXH, BHYT của người lao động để thanh toán lần... 219.695.000 23.300.00 7.540.000 64.873.000 571.697.940 Ngày 31 tháng 12 năm 2008 Kèm theo 06 chứng từ gốc Người lập Kế toán trưởng Từ các chứng từ ban đầu kế toán đồng thời vào các sổ chi tiết thanh toán với người lao động, theo từng bộ phận CÔNG TY CP THANH NINH 29 SỔ CHI TIẾT TIỀN LƯƠNG TK 3341 -Lương công nhân, thợ sửa chữa Trích tháng 12 năm 2008 Đơn vị tính: Đồng Ngày tháng ghi sổ 01/12 Chứng từ Số Ngày... lương, tiền công, tiền thưởng, Bảo hiểm xã hội và các khoản khác thực tế phải trả cho công nhân viên Dư Có: Các khoản tiền lương, tiền thưởng còn phảI trả cho người lao động Dư Nợ (nếu có): số tiền trả thừa cho công nhân viên TK334 được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2: +TK 3341-Nhân viên quản lý chăn nuôi +TK 3342-Phải trả lương nhân viên văn phòng 16 2.3.2.2.Phương pháp hạch toán Từ các chứng từ . 2.3. Thực tế tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần Thanh Ninh. 2.3.1. Hạch toán chi tiết tiền lương tại công. 1 TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THANH NINH. 2.1. Đặc điểm lao động và phân