KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CƠNG TY CỔ PHẨN THẾ GIỚI MÁY TÍNH 1.1.1 Q trình hình thành phát triển Cơng ty Cơng ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính thành lập hoạt động theo định số 0103001397 Sở Kế Hoạch Đầu Tư thuộc Uỷ Ban Nhân Dân Thành Phố Hà Nội ngày 25 tháng năm 2002 với chức dịch vụ, cung cấp phần mềm máy tính, phần mềm giáo dục thiết bị văn phịng, dựa hợp tác kỹ sư làm việc ngành khoa học bản, khoa học ứng dụng : công nghệ thông tin, thiết kế cơng nghiệp, cơng nghệ giải trí, kỹ thuật xây dựng Cơng ty có q trình hình thành phát triển với nhiều thay đổi biến động tình hình kinh doanh xu thị trường Hiện Cơng ty có tên Cơng ty Cổ phần Thế giới Máy Tính với tên giao dịch quốc tế : COMPUTER WORLD JOINT- STOCK COMPANY Tên viết tắt : CWORLD Trụ sở đặt : P102-K7A - TT BÁCH KHOA – P BÁCH KHOAQ HBT- HN Trụ sở giao dịch : P308 – Tòa nhà CC2 - Bắc Linh Đàm- Hoàng Mai – Hà Nội Vốn điều lệ : 2.5 tỷ VND Điện thoại : 04.211 2881/641 8995 Fax : 04.641 8994 Mã số thuế : 010130081 Tài khoản ngân hàng : 3327709 Ngân hàng ACB chi nhánh Hà Nội Email : tuvan@phanmemgiaoduc.com.vn Website : www.thegioimaytinh.com.vn Tháng 04 – 2002 Thành lập với tên Công ty TNHH Nam Long, ban đầu thành lập Công ty trụ sở nhỏ làm nơi giao dịch để thực dự án thiết bị máy tính cung cấp theo đơn đặt hàng khách hàng quen thuộc Trong ngày đầu thành lập, Công ty cịn gặp nhiều khó khăn :cơ sở vật chất cịn hạn chế, vốn kinh doanh ít, vốn bị chiếm dụng lớn chưa có sách hợp lý, đội ngũ nhân viên trình độ nghiệp vụ hạn chế tuổi nghề non trẻ - kinh nghiệm, trang thiết bị thiếu thốn lạc hậu Công ty lúc chủ yếu cung cấp thiết bị văn phịng, phần mềm máy tính, thiết bị ngoại vi, cung cấp dịch vụ tư vấn kỹ thuật …theo đơn đặt hàng quen khách hàng quen, dự án kinh doanh Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính doanh nghiệp nhỏ tự bươn chải chế thị trường mạnh mẽ, với biến động khách quan giá thường có xu hướng lạm phát nước nói riêng quốc tế nói chung ; tỷ giá ngoại tệ thay đổi; sách chế độ Nhà nước tác động mạnh mẽ đến trình hoạt động kinh doanh Công ty Cùng với xu hợp tác hóa tồn cầu hố, đến tháng 05 – 2002 Công ty trở thành đại lý cấp I hãng máy tính thiết bị cơng nghệ thơng tin lớn IBM, HP, COMPAG, D-LINK, US-ROBOTIC đại lý phân phối độc quyền thiết bị mã vạch hãng : METROLOGIC (USA), DATAMAX (USA), PEGASUS ( TAIWAN) miền bắc Việt Nam Đến tháng 07 – 2002 Chính thức hợp tác với Công ty Lạc Việt ( Công ty phần mềm lớn Việt Nam) triển khai giải pháp quản lý doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning), áp dụng công nghệ : mã vạch, từ, cảm ứng, vân tay Dưới đạo sát ban lãnh đạo Công ty với mục tiêu chiến lược rõ ràng có tính khả thi, phấn đấu nỗ lực khơng ngừng tồn thể cán Công ty, Công ty tồn không ngừng lớn mạnh hoàn thiện nên đến tháng 10 – 2002, Cơng ty thức cổ phần hố Cơng ty đổi tên thành Công ty Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính Trong q trình hoạt động với nỗ lực nhà quản lý cán công nhân viên, Công ty muốn mở rộng lĩnh vực hoạt động đối tác Vì tháng 11 – 2002 Cơng ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính phát triển thêm lĩnh vực hoạt động mới: Giải pháp tự động hóa quản lý, ứng dụng cơng nghệ mã vạch vào quản lý sản xuất, quản lý chất lượng, quản lý nhà hàng – khách sạn…Tháng 04 – 2003 , Công ty tiếp tục hợp tác với IBM để trở thành đại lý phân phối độc quyền hệ thống bán hàng tự động cho Nhà hàng – siêu thị khách sạn IBM ( P.O.S) miền bắc Việt Nam Khi có chỗ đứng thị trường có bạn hàng, đối tác kinh doanh quen thuộc, Công ty tìm cho lĩnh vực mà thị trường cịn tiềm thị trường phần mềm giáo dục Đến tháng 01-2004 Công ty chuyển sang hoạt động chủ yếu lĩnh vực cung cấp phầm mềm giáo dục Cụ thể Công ty đưa phương pháp giáo dục tiên tiến nước Việt Nam, kết hợp với Bộ Giáo Dục Đào Tạo, Vụ giáo dục mầm non, Công ty IBM ( phận phát triển) để Việt hóa triển khai Việt Nam Hợp tác với Công ty VSion Global Singapore lĩnh vực phần mềm giáo dục, đặc biệt cho giáo dục mầm non tiểu học Tháng 07 – 2004 Hợp tác với Công ty Informan Netnam lĩnh vực VOIP Tháng 10 – 2004 Phát triển thành công loạt phần mềm cho giáo dục Mầm non : Phần mềm Quản lý Dinh Dưỡng Nutrikids ; Phần mềm vui học Kidsmart ; Phần mềm Quản lý chăm sóc trẻ em Babycare ; Mạng Website cho trường Mầm non toàn quốc ; nhiều giải pháp khác cho giáo dục mầm non Hiện nay, Cơng ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đạt số thành tựu đáng ghi nhận, có số tiêu phát triển toàn diện nguồn nhân lực, tăng trưởng vốn đầu tư đa kỳ, thị phần ổn định ngày mở rộng đặc biệt giành ngày nhiều tin cậy đối tác kinh doanh quý khách hàng Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính đơn vị tiên phong ứng dụng Công nghệ thông tin vào hệ thống giáo dục Việt Nam, Công ty cung cấp phần mềm, giải pháp giáo dục đồng bộ, với mong muốn góp phần đưa hệ thống giáo dục Việt Nam tiếp cận với phương pháp dạy học tiên tiến Với phương châm “đầu tư cho giáo dục, đầu tư cho tương lai” Công ty cố gắng với tồn ngành giáo dục góp phần tạo tương lai Việt Nam tươi sáng, mục tiêu phát triển Công ty : “Nghiên cứu, cung cấp phát triển hệ thống đồng giải pháp công nghệ thông tin dành cho giáo dục từ cấp học mầm non- tiểu học – trung học sở- phổ thông sởđại học sau dại học Thơng qua góp phần xây dựng hệ thống giáo dục có liên kết cấp học, với phương pháp giảng dạy môi trường học tập tiên tiến Tất nhằm mục tiêu : Nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo hệ thống giáo dục quốc dân”.1 1.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh Công ty 1.1.2.1.Loại hình doanh nghiệp Cơng ty cổ phần giới máy tính hoạt động theo mơ hình Cơng ty cổ phần, dựa góp vốn thành viên hội đồng quản trị Công ty, hoạt động theo chế độ hạch tốn độc lập, có dấu riêng, giao dịch theo điều lệ tổ chức hoạt động Cơng ty, có tư cách pháp nhân theo qui định pháp luật Việt Nam, có tài khoản riêng Ngân hàng, tự chủ độc lập tình hình tài Hội đồng quản trị có quyền định cao Cơng ty, có quyền bầu giám đốc miễn nhiệm, bãi nhiệm giám đốc, họ người đưa chiến lược phát triển Công ty điều hành chung hoạt động máy phân cấp chức Hoạt động Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính theo ngun tắc: dân chủ- cơng khai - thống - tôn trọng tuân thủ theo pháp luật, nhằm mục đích phát triển kinh doanh, bảo tồn tăng trưởng vốn góp thành viên, giải việc làm nâng cao đời sống cho cán Công ty, thực đầy đủ nghĩa vụ Nhà nước theo qui định pháp luật 1.1.2.2.Lĩnh vực hoạt động kinh doanh Qua nhiều thay đổi thăng trầm thích ứng với tình hình Cơng ty thị trường, ngành nghề kinh doanh Công ty : Buôn bán, lắp đặt thiết bị, linh kiện, phần mềm máy tính, phần mềm tự động hóa ◊ Thiết kế cài đặt phần mềm tin học ◊ Cung cấp dịch vụ tư vấn, chuyển giao công nghệ lĩnh vực tin học ◊ Đại lý mua bán, đại lý ký gửi nhà cung cấp thiết bị tin học tiếng ◊ Giải pháp doanh nghiệp ERP(Enterprise Resource Planning) ◊ Tư vấn cung cấp thiết bị công nghệ, công nghệ thông tin (IT- Equipments) Trích tài liệu Company File Phịng Kế tốn Cơng ty cung cấp ◊ Mã vạch ứng dụng - tự động hóa BA-A ( Barcode Applied – Automation) ◊ Điện thoại Internet ( VOIP) ◊ Phần mềm giáo dục ESW ( Education Soft Ware) ◊ Hệ thống an ninh cho nhà BSS ( Building Security System) Hiện chủ yếu Công ty chuyên kinh doanh mảng phần mềm giáo dục, giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin vào hệ thống giáo dục Anh, Mỹ, Singapore IBM, Microsoft, Riverdeep, Promthean…Hiện CWorld vương lên dẫn đầu thị trường CNTT giáo dục Việt Nam Các sản phẩm chủ yếu phần mềm mầm non tiểu học  Với bậc học mầm non( preschool) Phần mềm giảng dạy mầm non: Nhà thám hiểm trẻ KIDSMART, Ngôi nhà văn học chữ viết HAPPY KID, Kể chuyện bé nghe , Bé sáng tạo Kidpix, • Phần mềm dinh dưỡng mầm non: phần mềm NUTRIKIDS… • Phần mềm quản lý trẻ mầm non : phần mềm BABYCARE… • Các Phần mềm Giáo dục khác như: Mầm Non ICT, Babygrowtest… Với bậc học Tiểu học( Primary) : Cung cấp giải pháp giáo dục đồng với mơ hình “Lớp học tương tác” Promethean Đây mơ hình giáo dục tiến tiến, áp dụng nhiều quốc gia hàng đầu giới Anh, Mỹ… Hiện Cơng ty có doanh thu từ sản phẩm( ERP, IT- Equipments, BA-A, VOIP, ESW, BSS) không đem lại nhiều lợi nhuận, khoản thu để bù đắp cho khoản đầu tư mua phần mềm quyền từ nước ngoài, đào tạo nhân viện, tiếp cận thị trường 1.1.3 Kết hoạt động số năm gần BẢNG SỐ 01 : KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH BA NĂM GẦN ĐÂY TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH Đơn vị : VNĐ Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 1.Tổng số vốn 2,650,750,980 2,741,680,822 2,850,907,546 Vốn cố định 1,855,525,686 1,891,759,767 1,995,635,282 795,225,294 30 849,921,055 30 855,272,264 30 10,280,265,260 14,956,728,820 7,423,304,260 334,624,780 380,870,450 330,265,079 180,431,564 201,890,450 170,045,698 93,694,938 106,643,726 92,474,222 Vốn lưu động Số lao động Tổng doanh thu Lợi nhuận trước thuế 5.Thuế giá trị giá tăng nộp cho Nhà nước 6.Thuế thu nhập doanh nghiệp nộp cho Nhà nước Căn vào bảng kết hoạt động kinh doanh Cơng ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính, đánh giá khái qt tình hình tài Cơng ty qua năm thể qua hai tiêu đặc trưng : BẢNG SỐ 02 : MỘT SỐ TỶ SUẤT TÀI CHÍNH TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH TÍNH THEO SỐ LIỆU BA NĂM Chỉ tiêu Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 Tỷ suất khả sinh lời vốn kinh doanh (Lợi nhuận/Vốn kinh doanh) 0.1262 0.1389 0.1158 Tỷ suất lợi nhuận ròng (Lợi nhuận trước thuế / doanh thu) 0.0326 0.0255 0.0445 Qua bảng cho ta thấy : * Chỉ tiêu tỷ suất khả sinh lời vốn kinh doanh, tiêu phản ánh hiệu Công ty việc quản lý tài sản tạo lợi nhuận Năm 2006, đồng vốn kinh doanh tạo lợi nhuận nhiều so với năm 2005 0.1389 – 1.1262 = 0.0127(Đ), hay số tương đối tăng 110,06% Điều cho thấy hiệu Công ty việc sử dụng tài sản tạo lợi nhuận tăng Nhưng năm 2007 tình hình không khả quan, lúc năm 2007, đồng vốn kinh doanh tạo lợi nhuận so với năm 2006 0.1158 0.1389 = - 0.0231 (Đ) Địi hỏi doanh nghiệp cần tìm ngun nhân dẫn tới tình trạng khắc phục nhanh chóng, số nguyên nhân sau : Sự thay đổi khả sinh lời môi trường kinh doanh thay đổi Sự thay đổi lợi nhuận thay đổi kết cấu sản phẩm Sự thay đổi tài sản lý, mua Sự thay đổi sách kế tốn liên quan tới doanh thu đánh giá, tài sản * Chỉ tiêu lợi nhuận ròng đánh giá khả sinh lời sau trừ khoản giá vốn chi phí Năm 2006, đồng doanh thu tạo lợi nhuận năm 2005 0.0255- 0.0326 = 0.0071(Đ) Nhưng năm 2007 đồng doanh thu tạo lợi nhuận so với năm 2006 tăng : 0.0445 - 0.0255 = 0.019 (Đ) Điều cho thấy hoạt động doanh nghiệp năm 2007 hiệu hơn, doanh thu tạo lợi nhuân nhiều hơn, thể doanh nghiệp tìm nguyên nhân khắc phục nhược điểm năm 2006 hoạt động khơng hiệu Để có tỷ suất lợi nhuận ròng cao doanh nghiệp cần ý tới : Sự thay đổi số lượng hàng bán chi phí quản lý chi phí quản lý cố định Sự thay đổi kế toán vốn hóa chi phí Sự thay đổi chi phí bán hàng, chi phí quản lý Sự thay đổi tài khoản doanh thu, lãi chi phí bán hàng, quản lý so sánh với thay đổi tiêu khác lãi nợ dài hạn, chi phí bảo trì sửa chữa tổng tài sản cố định, khả toán nhanh 1.1.4 Tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh Cơng ty Mặc dù mơ hình Cơng ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính mơ hình Cơng ty thương mại nhỏ, Cơng ty chia thành phận rõ ràng với mục tiêu nhiệm vụ riêng, hoạt động linh hoạt ln có hỗ trợ lẫn Hiện nay, Cơng ty có đội ngũ nhân viên vững chun mơn, nhiệt tình, chu đáo với cách phục vụ chuyên nghiệp, đáp ứng thách thức thời đại công nghệ thông tin yêu cầu khách hàng Trong năm hoạt động (hình thành phát triển) vừa qua, Cơng ty có nhiều học đúc kết công tác quản lý - điều hành - hoạt động kinh doanh Đây nỗ lực lớn ban lãnh đạo, toàn thể đội ngũ nhân viên Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính Để hồn thành tốt nhiệm vụ mục tiêu kinh doanh Công ty đề ra, Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính khơng ngừng hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động máy tổ chức quản lý Để phù hợp với mơ hình hoạt động, Cơng ty lựa chọn mơ hình quản lý tập trung theo cấu trực tuyến - chức năng, cấu gọn nhẹ đem lại hiệu cơng việc cao Mơ hình tổ chức máy quản lý Công ty thể sơ đồ sau : SƠ ĐỒ 01: MƠ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN KINH DOANH BỘ PHẬN NHÂN SỰ BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN NGHIÊN CỨU VÀ PHÁT TRIỂN Liên hệ trực tuyến Liên hệ chức Mỗi phận hình thành có chức nhiệm vụ riêng, lại có quan hệ biện chứng với nhau, tạo nên hệ thống tổ chức thống Mỗi phận máy tổ chức quản lý giao nhiệm vụ cụ thể riêng biệt phải chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo Công ty nhiệm vụ Để hồn thành nhiệm vụ phận nói riêng nhiệm vụ tồn Cơng ty nói chung, điều địi hỏi phận phải có mối quan hệ hữu với tạo nên khối thống nhất, hỗ trợ cung cấp thông tin liên quan cho Từ đó, thúc đẩy hiệu hoạt động Cơng ty ngày cao  Hội đồng quản trị : Có chức : hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra Chức hoạch định bao gồm tất hoat động quản trị liên quan đến việc chuẩn bị cho tương lai : dự báo, thiết lập mục tiêu, đề chiến lược, phát triển sách hình thành kế hoạch kinh doanh Chức tổ chức bao gồm tất hoạt động quản trị nhằm xác định mối quan hệ trách nhiệm quyền hạn Những công việc cụ thể chuyển nhiệm vụ đề thành công việc cần thực hiện, giao cho giám đốc ; kết hợp cơng việc phịng ban / phận ; uỷ quyền Chức lãnh đạo trình tác động nên người khác để họ đạt mục tiêu định Các hoạt động cụ thể lãnh đạo, tạo động lực cho nhóm làm việc chung trao đổi thông tin Chức kiểm tra gồm tất hoạt động quản lý nhằm đảm bảo cho kết thực tế phù hợp với kết hoạch định Những hoạt động cụ thể kiểm sốt chất lượng, kiểm sốt tài chính, kiểm sốt bán hàng, kiểm soát hàng tồn kho, kiểm soát chi phí, phân tích thay đổi thưởng phạt Giám đốc : Là người đại diện trước pháp luật hoạt động Công ty, đại diện pháp nhân Công ty Đồng thời giám đốc người chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị tình hình hoạt động kinh doanh Cơng ty  Bộ phận nhân : Các chức cụ thể phận : tuyển dụng, kiểm tra, chọn lọc, định hướng đào tạo phát triển, quan tâm, đánh giá, thưởng phạt, thăng cấp, thuyên chuyển, giáng cấp sa thải nhân viên Công ty ( phải có phê duyệt ban lãnh đạo), chăm lo đến đời sống nhân viên  Bộ phận kinh doanh : Có nhiệm vụ nghiên cứu tình hình thị trường, cập nhật thông tin thị trường, đặc biệt trọng đến giá loại sản phẩm dịch vụ mà Công ty kinh doanh tình hình lạm phát cao Tìm hiểu thông tin liên quan đến khách hàng (như nhu cầu họ chất lượng – giá - bải hành nào…), phát triển - mở rộng khách hàng mới, tìm kiếm thị trường tiềm Tìm hiểu nắm bắt thông tin liên quan tới đối thủ cạnh tranh thị trường để từ xác định thị phần doanh nghiệp thị trường có sách hợp lý kịp thời - biện pháp ứng xử cách linh hoạt với biến động phức tạp thị trường Ngoài vai trò quan trọng phận việc xây dựng hình ảnh thương hiệu cho Công ty thị trường, khuếch trương phát triển sản phẩm - dịch vụ  Bộ phận nghiên cứu phát triển : Với nhiệm vụ phát triển sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm, kiểm soát tốt giá thành thông qua việc cải tiến phần mềm để giảm chi phí, thực phát triển lắp đặt phần mềm Công ty khách hàng Nghiên cứu thường tổ chức bên nội doanh nghiệp, Cơng ty khơng th ngồi Bộ phận chịu trách nhiệm nghiên cứu phần mềm có nhà cung cấp, xem xét tương thích với điều kiện Việt Nam Mặc dù Công ty có tìm hiểu thị trường chưa thực nghiên cứu phát triển sản phẩm cách chuyên nghiệp  Bộ phận kế toán : Có trách nhiệm +Tổ chức thực cơng tác kế tốn tài Cơng ty +Cập nhật, tìm hiểu chủ trương sách quy định Nhà nước liên quan đến hoạt động quản lý tài chính, kế tốn : Pháp lệnh kế tốn, sách thuế, chuẩn mực kế tốn, định, thơng tư có liên quan… + Kiểm tra tính xác, đầy đủ, hợp lý, hợp lệ chứng từ đầu vào + Ghi chép sổ sách hạch toán, tổng hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày +Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp, khách hàng theo định kỳ ( thường lần/ tháng) +Đôn đốc thực thu hồi cơng nợ theo sách định; kiểm kê hàng tồn kho, kiểm kê quỹ- két hàng ngày hàng tháng kế toán thủ quĩ +Lập gửi báo cáo hàng tháng cơng tác kế tốn VAT theo qui định Nhà nước +Lưu giữ hồ sơ, chứng từ kế toán; lập gửi báo cáo quản trị theo yêu cầu nhà quản lý định kỳ 1.2 TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH 1.2.1.Tổ chức máy kế tốn Cơng ty Các phịng ban đóng vai trò nòng cốt việc tổ chức hoạt động Cơng ty, phải kể đến đóng góp to lớn phịng kế tốn Với quy mơ hoạt động vừa, máy kế tốn Cơng ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính tổ chức theo kiểu tập trung hỗ trợ cho việc kiểm tra, giám sát hoạt động phòng ban cho ban lãnh đạo Công ty Nhờ vậy, ban lãnh đạo đưa định khen thưởng, phạt tới phong ban, cá nhân cách xác Đồng thời, máy kế toán cánh tay đắc lực hỗ trợ cho định quản lý hội đồng quản trị ban giám đốc Công ty thông qua việc cung cấp thơng tin xác, kịp thời Xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh tổ chức quản lý, cơng tác kế tốn Cơng ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính tổ chức theo hình thức tập trung Cơng ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính tổ chức máy kế tốn thực tất giai đoạn hạch toán phần hành kế tốn Tồn cơng việc kế tốn tập trung phịng kế tốn Cơng ty Phịng kế tốn phải thực tồn cơng tác kế tốn từ thu thập thơng tin, xử lý chứng từ, ghi sổ kế toán lên báo cáo Tổ chức máy kế toán thực theo sơ đồ sau: SƠ ĐỒ 02 : SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TỐN Kế tốn trưởng - Lên bảng lương cuối tháng - Tổng hợp chi phí bán hàng chi phí quản lý doanh nghiệp - Tổng hợp giá vốn, doanh thu, xác định kết kinh doanh lên báo cáo Kế toán tiền mặt – ngân hàng- tiền lương khoản trích theo lương Kế tốn hàng tồn kho toán với người bán Kế toán bán hàng xác định kết tiêu thụ Kế tốn tài sản cố định cơng cụ dụng cụ Thủ quỹ CÔNG TY CỔ PHẦN THẾ GIỚI MÁY TÍNH Phịng kế tốn thực việc kế tốn tổng hợp chi tiết nghiệp vụ kinh tế tài phát sinh Cơng ty Hiện nhân viên phịng kế tốn Cơng ty có trình độ cao đẳng, đại học, trung cấp lĩnh vực kế toán Bộ phận kế toán tổ chức hoạt động linh hoạt, phù hợp với quy mô đặc điểm hoạt động Công ty  Kế tốn trưởng : “Kế tốn trưởng Cơng ty người chịu trách nhiệm tổ chức công tác, ghi chép sổ sách kế tốn xác, phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh tồn Cơng ty”2 Giám sát đánh giá kết cơng việc kế tốn bợ phận Kiểm tra, kiểm sốt, tập hợp số liệu tồn Cơng ty, lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo phân tích tài quản trị Lập chứng từ, sổ sách, báo cáo khác  Thủ quỹ : Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt cho Công ty ; hàng ngày, vào phiếu thu, phiếu chi nhận từ kế toán, thủ quỹ kiểm tra tính hợp lệ phiếu thu - phiếu chi để thu – chi theo nội dung Đồng thời, cuối ngày thủ quỹ đối chiếu kiểm tra sổ sách so với số lượng tiền thực tế (được xác định thông qua kiểm kê cuối ngày) kế tốn xác định số tiền cịn tồn quỹ Cuối tháng có yêu cầu giám đốc, thủ quỹ kiểm kê lập báo cáo quỹ để trình kế tốn trưởng giám đốc tình hình thu chi tiền mặt Cơng ty Thủ quỹ có trách nhiệm đảm bảo giá trị sử dụng khoản tiền mặt nhập quỹ (tiền thật, séc có tiền bảo chứng, ngân phiếu hạn lưu hành…)  Kế toán bán hàng xác định kết tiêu thụ Cơng ty : Có nhiệm vụ : Cung cấp đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy thông tin cần thiết để quản trị bán hàng công nợ với khách hàng Theo dõi doanh thu, doanh thu thuần, lãi gộp Nợ phải trả, trả, phải thu, thu cơng nợ cịn lại với khách hàng Cung cấp thông tin cần thiết để ghi tiêu báo cáo tài liên quan đến cơng nợ với khách hàng bán hàng :trên báo cáo kết kinh doanh; bảng cân đối kế toán(chỉ tiêu phải thu khách hàng, khách hàng trả trước)  Kế toán hàng tồn kho toán với người bán : Nhiệm vụ Theo dõi thời hạn khoản phải thu, phải trả người bán Tính tốn khoản chiết khấu, khoản thưởng trình tốn với người bán Trích Điều lệ tài phịng kế tốn cung cấp Cơng ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính Tổng hợp nợ phải thu, phải trả, nợ đến hạn, hạn ; công nợ ngoại tệ phải tuân thủ nguyên tắc ngoại tệ Theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn hàng hóa thẻ kho hàng kỳ, tính giá vốn hàng hóa xuất kho kỳ lên báo cáo hàng hóa tồn kho  Kế tốn tài sản cố định cơng cụ dụng cụ : Có nhiệm vụ Cung cấp đầy đủ, kịp thời, đáng tin cậy thông tin cần thiết cho nhà quản lý để quản trị tài sản cố định theo : nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị lại, nguồn hình thành tài sản cố định, tình hình tăng - giảm tài sản cố định theo nơi sử dụng Cung cấp thông tin cần thiết để tạo lên tiêu báo cáo tài liên quan đến tài sản cố định (chỉ tiêu nguyên giá, giá trị hao mịn bảng cân đối kế tốn ; nguyên nhân tăng, giảm tài sản cố định thuyết minh) Tạo chứng từ hợp lệ, hợp lý để hạch tốn chi phí khấu hao tài sản cố định  Kế toán tiền mặt - ngân hàng - tiền lương : Đối với kế toán tiền mặt : Kế tốn có nhiệm vụ tiếp nhận kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ làm sở để lập phiếu thu- chi ; Lập phiếu thu - chi ; Thu nhận kiểm tra phiếu thu- chi ( sau thủ quỹ thực thu- chi), thực lập báo cáo quỹ hàng ngày hàng tháng theo yêu cầu nhà quản lý ; Ghi sổ kế toán tiền mặt ; Đối chiếu sổ kế toán tiền mặt với sổ quỹ sổ tài khoản tiền mặt Đối với kế toán tiền gửi ngân hàng : Có nhiệm vụ phản ánh kịp thời khoản thuchi - lãi tiền gửi ngân hàng ; thực việc kiểm tra, đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi Ngân hàng (TGNH) số liệu sổ kế toán tiền gửi ngân hàng nhằm phát xử lý nhanh chóng - kịp thời chênh lệch (nếu có) ; tuân thủ quy định chứng từ thủ tục hạch toán TGNH ; thơng qua việc hạch tốn kế tốn thực chức kiểm soát với khoản chi tiêu Đối với tiền lương khoản trích theo lương : Kế tốn có nhiệm vụ quản lý theo dõi mặt số lượng - thời gian làm việc nhân viên Cơng ty để có tính lương, lập bảng toán lương, ghi chép kế toán tổng hợp tiền lương, quỹ… * Mối quan hệ phận kế tốn phịng ban khác Cơng ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính : Mỗi phịng ban máy tổ chức quản lý Công ty thực nhiệm vụ khác phải chịu trách nhiệm trước nhà quản lý Công ty nhiệm vụ Để hoạt động Cơng ty trở thành khối thống nhất, hoạt động hiệu quả, thúc đẩy hoạt động ngày cao điều địi hỏi phịng ban phải có mối quan hệ hữu với nhau, cung cấp thơng tin liên quan để hồn thành nhiệm vụ phịng ban nói riêng nhiệm vụ tồn Cơng ty nói chung 1.2.2.Tổ chức vận dụng chế độ kế tốn Cơng ty Chế độ kế tốn Cơng ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính áp dụng chế độ kế toán theo Quyết đinh số 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20 tháng năm 2006 Bộ Tài Chính cập nhật, bổ sung theo thay đổi chế độ thiết kế cho phù hợp với đặc thù hoạt động Công ty Niên độ kế tốn Cơng ty trùng với năm dương lịch, ngày 01-01 kết thức 31-12 hàng năm Đơn vị tiền tệ sử dụng kế toán : Đồng Việt Nam Nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ đồng Việt Nam sử dụng kế toán theo tỷ giá giao dịch thực tế phát sinh Công ty thực thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Phương pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho phương pháp kế khai thường xuyên Phương pháp chi tiết hàng tồn kho phương pháp thẻ song song Phương pháp xác định giá trị hàng hóa nhập, xuất kho + Giá nhập kho hàng hóa giá thực tế mua hàng chi phí trực tiếp liên quan đến việc mua hàng + Giá xuất kho xác định theo phưong pháp giá bình quân sau lần nhập Phương pháp khấu hao tài sản cố định phương pháp khấu hao Sổ kế tốn sử dụng theo hình thức Nhật ký chung Chế độ chứng từ, chế độ tài khoản, chế độ sổ sách chế độ báo cáo kế toán sử dụng tuân theo chế độ kế toán Việt Nam hành, cập nhật theo thay đổi chế độ Hình thức sổ kế tốn Cơng ty sử dụng hình thức Nhật ký chung với trình tự hạch tốn ghi sơ đồ Hiện Công ty thực phương pháp kế toán máy theo phần mềm kế toán Accnet Qui trình kế tốn máy thể sơ đồ sau : SƠ ĐỐ SỐ 03: SƠ ĐỒ QUI TRÌNH XỬ LÝ SỐ LIỆU CỦA PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACCNET Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các tệp nhật ký Chừng từ kế toán Các tệp sổ Sổ sách kế tốn Báo cáo tài Dựa vào chứng từ kế toán phát sinh, kế toán viên cần nhập số liệu đầu vào, phần mềm kế toán tự động kết chuyển vào báo cáo sổ sách có yêu cầu người sử dụng Với hỗ trợ phần mềm kế toán Accnet, cơng tác kế tốn tiến hành thành cơng, thuận tiện, cung cấp kịp thời thông tin cho đối tượng quan tâm phục vụ công tác quản lý hoạt động kinh doanh Công ty 1.2.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ Công ty Công ty cổ phần giới máy tính sử dụng hệ thống chứng từ theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Bộ trưởng Bộ Tài Chính Cơng ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính sử dụng hệ thống chứng từ hoạt động kinh doanh dịch vụ, sách tiền lương hoạt động khác (vì Cơng ty Công ty thương mại dịch vụ, hoạt động theo mơ hình Cơng ty cổ phần) Một số hệ thống chứng từ kế toán áp dụng Công ty sau : + Chứng từ tiền tệ : Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo nợ - giấy báo có ngân hàng, giấy đề nghị tạm ứng, giây đề nghị toán tạm ứng… + Chứng từ nhập hàng: Đơn đặt mua hàng khách hàng, phiếu nhập kho… + Chứng từ bán hàng : hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho,biên bàn giao kiêm bảo hành, hoá đơn GTGT + Chứng từ hàng tồn kho : Phiếu nhập kho, thẻ kho + Chứng từ lao động tiền lương : bảng chấm công, phiếu chấm cơng bổ sung, phiếu làm thêm giờ, bảng tốn tiền lương tiền thưởng + Chứng từ tài sản cố định ( TSCĐ) : biên bàn giao TSCĐ, biên lý TSCĐ bảng tính phân bổ khấu hao… + Chứng từ hoạt động dịch vụ : hợp đồng dịch vụ Chứng từ phát sinh Công ty nhân viên kế toán phần hành chịu trách nhiệm tổng hợp Việc sử dụng chứng từ q trình hạch tốn kế tốn Cơng ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính tuân thủ theo quy định hướng dẫn Nhà nước chế độ lập, sử dụng, lưu trữ chứng từ 1.2.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn Cơng ty Nhằm quản lý thực chế độ kế toán chuẩn mực kế tốn hành, theo tình hình thực tế kinh doanh Công ty Công ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính sử dụng hệ thống tài khoản theo định QĐ 15/2006 Bộ Tài Chính với hệ thống tài khoản liên quan đến lĩnh vực hoạt động kinh doanh hàng hố dịch vụ Cơng ty Để dễ dàng cho trình theo dõi hạch tốn, Cơng ty cịn mở hệ thống tài khoản cấp chi tiết theo đối tượng tuỳ phần hành 1.2.2.3 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán Cơng ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính sử dụng hệ thống sổ sách kế tốn theo hình thức Nhật ký chung để quản lý nghiệp vụ kế toán phát sinh tổ chức ghi sổ theo quy trình xử lý phần mềm kế toán Accnet Hàng ngày, vào chứng từ phát sinh kế toán tiến hành nhập liệu vào máy qua giao diện phần mềm Accnet, ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào Nhật ký chung, sau phần mềm tự động đưa liệu kế tốn nhập vào tệp chi tiết để theo dõi đối tượng quản lý vào Sổ Cái theo tài khoản kế toán thiết lập sẵn tương ứng Đến cuối tháng tệp số liệu chi tiết tổng hợp bảng tổng hợp chi tiết để đối chiếu so sánh với sổ tài khoản tương ứng( kế tốn tiến hành) Qui trình thực thơng qua kế tốn máy tương tự qua bước kế tốn thủ cơng, khác sử dụng phần mềm kế toán máy người dùng nhập số liệu ban đầu, cần thơng tin hay tổng hợp số liệu phần mềm kế tốn tự thực làm cho cơng tác kế tốn đơn giản so với thủ cơng Trình tự xử lý chương trình thơng qua bước sơ đồ : SƠ ĐỒ SỐ 04 : QUI TRÌNH XỬ LÝ SỔ SÁCH KẾ TỐN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG THEO PHẦN MỀM ACCNET Sổ quỹ Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán loại Sổ kế toán chi tiết Nhật ký chung Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài Báo cáo quản trị Ghi hàng ngày Ghi cuối ngày Đối chiếu, kiểm tra 1.2.2.4 Hệ thống báo cáo tài  Hệ thống báo cáo tài Hiện nay, Cơng ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính sử dụng hệ thống báo cáo tài theo quy định hành Bộ Tài Chính, bao gồm báo cáo : Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài Định kỳ vào cuối tháng theo yêu cầu nhà quản lý, kế toán trưởng tiến hành tổng hợp số liệu lên báo cáo tài để trình giám đốc xem xét tình hình sử dụng tài sản, nguồn vốn tình hình hoạt động kinh doanh Cơng ty tháng, quý, năm hỗ trợ phần mềm kế toán Accnet Vào cuối tháng, kế toán sau lên báo cáo kế toán đồng thời in lưu vào tủ hồ sơ để lưu trữ để đảm bảo không số liệu  Hệ thống báo cáo quản trị Bên cạnh báo cáo tài bắt buộc phải lập, Cơng ty cịn xây dựng hệ thống báo cáo quản trị để phục vụ công tác quản lý chung Công ty Các báo cáo quản trị gồm có : * Báo cáo doanh thu: Báo cáo chi tiết doanh thu chương trình thực hồn thành tháng Báo cáo chi tiết doanh nhu nhận tạm ứng từ khách hàng * Báo cáo quỹ: Sổ quỹ Dự án/Chi nhánh Biên kiểm quỹ hàng tháng * Báo cáo công nợ: Bảng kế chi tiết công nợ khách hàng Bảng tổng hợp công nợ khách hàng Biên đối chiếu công nợ * Báo cáo chi phí: Bảng kê chi phí thực dự án hoàn thành Bảng kê chi tiết chi phí dự án thực * Báo cáo tiền lương: Bảng lương Dự án/Chi nhánh Đề nghị phân bổ lương cho dự án Bảng kê chi phí lao vụ th ngồi * Báo cáo thuế Bảng kê chi tiết hóa đơn đầu vào Bảng cân đối thuế đầu vào – đầu Tờ khai thuế GTGT Dự án/Chi nhánh Bảng toán lãi lỗ dự án * Báo cáo KQKD phân phối lợi nhuận Quyết tốn lãi lỗ dự án hồn thành Đề nghị phân chia lợi nhuận * Căn vào báo cáo chi tiết Kế tốn bợ phận , kế tốn tởng hợp thực việc tổng hợp số liệu lập báo cáo tổng hợp * Báo cáo thuế GTGT * Quyết toán tháng * Ghi chép sổ sách kế tốn tồn Cơng ty * Lập báo cáo tổng hợp về: doanh thu, chi phí, phân chia lợi nhuận * Lập báo cáo khác theo yêu cầu  ... tác kế tốn Cơng ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính tổ chức theo hình thức tập trung Cơng ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính tổ chức máy kế tốn thực tất giai đoạn hạch toán phần hành kế tốn Tồn cơng việc kế. .. ty Cổ Phần Thế Giới Máy Tính sử dụng hệ thống chứng từ hoạt động kinh doanh dịch vụ, sách tiền lương hoạt động khác (vì Công ty Công ty thương mại dịch vụ, hoạt động theo mơ hình Cơng ty cổ phần) ... điểm hoạt động kinh doanh Cơng ty 1.1.2.1.Loại hình doanh nghiệp Cơng ty cổ phần giới máy tính hoạt động theo mơ hình Cơng ty cổ phần, dựa góp vốn thành viên hội đồng quản trị Công ty, hoạt động