PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN TẠI TRƯỜNG CẤP III NĂNG KHIẾU THAI BÌNH 3.1. CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN Hệ thống quản lý thư viện được tổ chức với 5 chức năng sau : - Chức năng quản lý sách - Chức năng quản lý độc giả - Chức năng mượn trả - Chức năng tra cứu tìm kiếm - Chức năng thống kê, báo cáo 3.1.1. Chức năng quản lý sách gồm - Nhập thông tin về sách - Sửa thông tin về sách - Huỷ thông tin về sách - Thanh lý sách * Giải thích: Chức năng này thực hiện nhập nội dung thông tin liên quan đến sách như : Mã sách, tên sách, tên tác giả, chủ đề, nhà xuất bản, năm xuất bản, ngày nhập, số lượng, nơi để vào cơ sở dữ liệu. Trường hợp cần bổ sung hiệu chỉnh một số thông tin liên quan về sách do thiếu hoặc cập nhật sai sót cán bộ thư viện sẽ vào chức năng sửa sách và cập nhập vào cơ sở dữ liệu, để đổi các thông tin về sách. Khi cần loại bỏ một số đầu sách không có khả năng sử dụng hoặc không có nhu cầu được độc giả sử dụngthì chức năng huỷ sách sẽ được thực hiện loại bỏ các thông tin liên quan đến đầu sách đó . Chức năng thanh lý sách thực hiện việc lưu thông tin về một đầu sách đã từng tồn tại trong kho dữ liệu và được thanh lý bởi một lý do nào đó(Bán, chuyển nhượng ) ra khỏi kho lưu trữ. 3.1.2. Chức năng quản lý độc giả gồm - Nhập các thông tin về độc giả . - Sửa thông tin về độc giả . - Huỷ thông tin về độc giả . *Giải thích: Chức năng này thực hiện quản lý các thông tin về độc giả, thực hiện cập nhập các thông tin liên quan về độc giả như : Số thẻ thư viện của độc giả, họ tên, địa chỉ, ngày sinh, lớp, khoá, số điện thoại, ngày làm thẻ, ngày hết hạn Trong trường hợp thông tin về độc giả có sai lệch, thì sẽ sửa lại thông qua chức năng sửa độc giả. Đây là trường cấp III nên thẻ thư viện chỉ có giá trị trong vòng 3 năm mà học sinh theo học, những độc giả có thẻ hết hạn, hoặc vì lý do khác sẽ bị loại khỏi thư viện sẽ được chức năng huỷ độc giả loại bỏ khỏi CSDL. 3.1.3. Chức năng quản lý mượn trả gồm - Mượn sách - Trả sách - Xử lý quá hạn *Giải thích : Đây là chức năng giao dịch chính của thư viện với độc giả khi đến mượn hoặc trả sách . Bạn đọc có nhu cầu mượn sách hoặc trả sách sẽ được cán bộ thư viện kiểm tra tính hợp lệ (Số thẻ TV, số sách mượn, trả .). Nếu hợp lệ độc giả sẽ được phép cung cấp mượn sách hoặc trả sách, ngược lại không thoả mãn những điều kiện mà cán bộ thư viện đưa ra sẽ bị từ chối. Chức năng mượn trả cũng lưu qúa trình mượn trả của độc giả vào CSDL. Khi độc giả mượn sách quá hạn thủ thư có thể in giấy báo quá hạn và gửi đến độc giả yêu cầu trả sách. Độc giả trả sách quá hạn sẽ phải chịu hình thức kỷ luật của thư viện. Thông tin về sự quá hạn của độc giả cũng lưu vào CSDL. 3.1.4. Chức năng tra cứu gồm - Tra cứu sách - Tra cứu độc giả - Tra cứu mượn trả TKmượn/trả HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN Quản lý sách Quản lý độc giả Quản lý mượn/ trả Tra cứu Thống kê Nhập Huỷ bỏ Sửa đổi Thanh lý Nhập Huỷ bỏ Sửa đổi Mượn sách Trả sách Xử lý quáhạn Tra cứu sách Tra cứu độc giả Tra cứu mượn trả TK sách TK độc giả * Giải thích : Chức năng này được ba phần : + Phần tra cứu sách : Nhằm giúp cả độc giả và nhân viên thư viện tra cứu tìm kiếm một cuốn sách nào đó theo mã sách, tên sách, chủ đề hoặc tác giả của cuốn sách đó. + Phần tra cứu độc giả : Giúp nhân viên thư viện tìm kiếm thông tin liên quan đến một độc giả theo các tiêu chí sau : Số thẻ thư viện, tên độc giả, lớp chuyên, khoá học + Phần tra cứu mượn trả : Giúp nhân viên thư viện tra cứu quá trình mượn trả của một độc giả, phần này cho biết thông tin hiện thời về tình hình mượn trả của một độc giả . 3.1.5. Chức năng thống kê gồm có : - Thống kê sách - Thống kê độc giả - Thống kê trả mượn trả *Giải thích : Chức năng này thực hiện các thống kê về sách, độc giả quá trình mượn trả của độc giả theo yêu cầu một cách nhanh chóng, chính xác nhằm giúp ban quản lý thư viện có được những thông tin cần thiết nhằm phục vụ cho mục đích tốt hơn . 3.2. BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG: * Giải thích : Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC)là một loạt biểu đồ diễn tả sự phân rã dần dần các chức năng từ đại thể đến chi tiết. Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng, và quan hệ duy nhất giữa các chức năng, diễn tả bởi các cung nối liền các nút, là quan hệ bao hàm. Như vậy BPC tạo thành một cấu trúc cây . * Đặc điểm của các BPC là : - Cho một cách nhìn khái quát dễ hiểu, từ đại thể đến chi tiết về các chức năng, nhiệm vụ cần thực hiện (Thường ở mức diễn tả lôgic). - Rất dễ thành lập, bằng cách phân rã dần dần các chức năng từ trên xuống . - Có tính chất tĩnh, bởi chúng chỉ cho thấy các chức năng mà không cho thấy trình tự xử lý. - Thiếu vắng sự trao đổi thông tin giữa các chức năng . Vì những đặc điểm trên mà BPC (Biểu đồ phân cấp chức năng) thường được sử dụng làm mô hình chức năng trong các bước phân tích, hoặc cho các hệ thống đơn giản. Nếu hệ thống quá phức tạp, thì một mô hình chức năng dưới dạng BPC là quá sơ lược và các thiếu sót nêu trong hai đặc điểm ở cuối ở trên là không thể châm trước được. Lúc đó ta thường dùng biểu đồ luồng dữ liệu, thay cho biểu đồ phân cấp chức năng BPC. 3.3. BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU : 3.3.1. Dữ liệu vào ra của hệ thống . Hệ thống quản lý thư viện có các luồng dữ liệu vào ra như sau: + Dữ liệu gồm có : - Thông tin về các đầu sách - Thông tin về tác giả - Thông tin về mượn sách - Thông tin về trả sách - Các yêu cầu tra cứu, tìm kiếm, thống kê, báo cáo . + Dữ liệu ra : - Các thống kê về sách, độc giả, mượn trả - Thông báo quá hạn - Các thông tin tra cứu được - Các yêu cầu của thư viện 3.3.2. Các ký hiệu của biểu đồ luồng dữ liệu : * Biểu đồ luồng dữ liệu: Viết tắt là BLD là một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quá trình xử lý thông tin với các yêu cầu sau : - Sự diễn tả là ở mức lôgic, nghĩa là nhằm trả lời câu hỏi “Làm gì?”, mà bỏ qua câu hỏi “Làm như thế nào ?” - Chỉ rõ các chức năng (con) cần thực hiện để hoàn tất quá trình cần mô tả . - Chỉ rõ các thông tin cần được chuyển giao giữa các chức năng đó. * * Các biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) chỉ được phép sử dụng năm loại yếu tố sử dụng sau đây : và qua đó phần nào thấy được trình tự thực hiện của chúng . <1> . Các chức năng : + Định nghĩa : Một chức năng là một quá trình biến đổi dữ liệu (Thay đổi, giá trị, cấu trúc, vị trí của một số dữ liệu đã cho, tạo ra một dữ liệu mới ) + Biểu diễn : Một chức năng thường được biểu diễn (trong BLD) bởi một hình tròn hay một hình ôvan, bên trong có tên của chức năng đó . Tên chức năng phải là một động từ, cho phép hiểu một các vắn tắt chức năng này làm gì: VD <2>. Các luồng dữ liệu : + Định nghĩa : Một luồng dữ liệu là một tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra một chức năng nào đó . Khi nói đến truyền dẫn thông tin thì ta hiểu là ở đây có một thông tin được chuyển đến một chức năng để được xử lý, hoặc chuyển đi khỏi một chức năng như một kết Tên chức năng Thống kê sách Quản lý bạn đọc quả xử lý, bất kể hình thức truyền dẫn là gì (Bằng tay, qua máy tính, bằng fax, hay điện thoại v v ).Thông tin ở đây có thể là một dữ liệu đơn (có thể là tên bạn đọc ), cũng có thể là một dữ liệu có cấu trúc (như thẻ thư viện ). Chú ý rằng mọi luồng dữ liệu là phải vào hay ra một chức năng nào đó, vậy trong hai đầu của một luồng dữ liệu (đầu đi và đầu đến ), ít nhất phải có một đầu dính tới một chức năng. Biểu diễn : Một luồng dữ liệu được vẽ trong một BLD dưới dạng một mũi tên, trên đó có viết tên của biểu đồ luồng dữ liệu . Tên luồng dữ liệu Tên luồng dữ liệu phải là một danh từ, cho phép hiểu vắn tắt nội dung của dữ liệu được chuyển giao.VD Tên độc giả <3>. Các kho dữ liệu : + Định nghĩa : Một kho dữ liệu là một dữ liệu (đơn hay có cấu trúc ) được lưu lại, để có thể được truy nhập nhiều lần về sau . Biểu diễn: Một kho dữ liệu được vẽ trong một BLD dưới dạng hai đoạn thẳng nằm ngang, kẹp giữa tên của kho dữ liệu . Tên kho dữ liệu Tên kho dữ liệu phải là một danh từ, cho phép hiểu vắn tắt nội dung của dữ liệu được lưu trữ . VD Độc giả <4> Các đối tác. + Định nghĩa: Một đối tác (Còn gọi là một tác nhân ngoài, hay điểm mút) là một thực thể ngoài hệ thống, có trao đổi thông tin với hệ thống . + Biểu diễn : Đối tác trong BLD được vẽ bằng một hình chữ nhật, bên trong có tên các đối tác . Tên đối tác Tên đối tác phải là một danh từ, cho phép hiểu vắn tắt đối tác là ai, hoặc là gì ? VD: <5> Các tác nhân trong : + Định nghĩa : Một tác nhân trong là một chức năng hay là một hệ con của hệ thống, được mô tả một trang khác của mô hình, nhưng có trao đổi thông tin với các phần tử thuộc trang hiện tại của mô hình . Như vậy tác nhân trong xuất hiện trong BLD chỉ để làm nhiệm vụ tham chiếu + Biểu diễn : Tác nhân trong BLD được vẽ dưới dạng một hình chữ nhật thiếu cạnh trên, trong đó viết tên tác nhân trong (chức năng hay hệ thống con). Tên tác nhân Với biểu đồ luồng dữ liệu BLD thì quá trình phân tích từ trên xuống lại là quá trình thành lập dần dần các BLD, diễn tả các chức năng của hệ thống theo từng mức. Mỗi mức là một tập hợp các BLD : 3.3.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh : Mức 0 hay còn gọi là mức khung cảnh, chỉ gồm có một BLD, trong đó chỉ có một chức năng duy nhất (chức năng tổng quát của hệ thống) trao đổi các luồng thông tin với các đối tác . Biểu đồ này dùng để vạch danh giới hệ thống và xem xét mọi dàng buộc của hệ thống. Nó diễn tả mọi tập hợp các chức năng của hệ thống trong mối quan hệ trước sau, trong quá trình xử lý và bàn giao thông tin cho nhau. Độc giả Cán bộ quản lý Quản lý thư viện Độc giả Cán bộ quản lý Biểu đồ luồng dữ liệu của hệ thống quản lý thư viện bao gồm : - Có hai tác nhân ngoài là : + Độc giả + Cán bộ quản lý - Chức năng hệ thống : Quản lý thư viện thông tin yêu cầu độc giả yêu cầu thông tin, yêu cầu TV báo cáo,thốngkê 3.3.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh : Mức 1, còn gọi là mức đỉnh, cũng chỉ gồm một BLD, và các mức 2,3,4, , mỗi mức gồm nhiều (>1) BLD, được thành lập như sau: - Cứ mỗi chức năng ở mức trên, ta thành lập một biểu đồ luồng dữ liệu BLD, ở mức dưới, gọi là BLD định nghĩa (hay giải thích), chức năng đó theo cách sau : + Phân rã chức năng đó thành nhiều chức năng con ; + Vẽ lại các luồng dữ liệu vào ra chức năng trên, nhưng phải vào hay ra ở chức năng con thích hợp ; + Nghiên cứu các quan hệ về dữ liệu giữa các chức năng con , nhờ đó bổ sung các luồng dữ liệu nội bộ hoặc các kho dữ liệu nội bộ. Trong biểu đồ này : - Các tác nhân ngoài vẫn được bảo toàn - Chức năng quản lý thư viện được phân giã thành 5 chức năng con là : Quản lý độc giả ; Quản lý sách ; Quản lý mượn trả ; Tra cứu tìm kiếm ; Thống kê- báo cáo. - Các luồng dữ liệu vẫn được bảo toàn, có thêm luồng dữ liệu nội bộ, xuất hiện các kho dữ liệu . Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh [...]... bộ quản lý 3.4 MÔ HÌNH QUAN HỆ THỰC THỂ 3.4.1 Xác định các thực thể + Thực thể là một đối tượng hợp thành để chúng ta nghiên cứu đối tượng đó Tiêu chuẩn để xác nhận các thực thể : Có ích trong quản lý, phân biệt giữa các thực thể với nhau + Kiểu thực thể là một tập thể nhiều thực thể cùng loại được mô tả bằng những đặc trưng giống nhau Sau đây là một số thực thể của hệ thống : Hệ thống quản lý thư viện. . .Quản lý độc giả 3.3.5 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Biểu đồ này phân rã các chức năng chính của biểu đồ mức đỉnh thành các chứclý Cán bộ quản năng nhỏ hơn Cụ thể như sau : a Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý sách : Nhập sách Thanh lý Huỷ thông tin Chỉnh sửa thông tin sách Cập nhật Sách thanh lý Thông tin đầu sách đã thanh lý Độc giả * Giải thích: Thông tin... viên quản lý, ngược lại sẽ đưa thông báo cụ thể Khi nhân viên thực hiện quản lý thực hiện tra cứu thông tinviệc mượn thì việc trả dữ liệu được lấy từ kho bạn đọc hoặc kho mượn trả thì trả dữ liệu được lấy từ kho độc giả hoặc kho mượn trả và trả về tương tự e) Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng thông kê : YCTK: yêu cầu thống kê từ phía cán bộ quản lý KQTK: kết quả thống kê *Giải thích : Khi cán bộ thư viện. .. A Trong thực tế người ta thư ng bổ xung thực thể trung gian để biến đổi kiểu liên kết này thành kiểu liên kết 1-N b Phân tích các mối quan hệ giữa các thực thể trong hệ thống - Mối quan hệ giữa “Sách” Và “Độc giả ” là mối quan hệ N- N vì mỗi cuốn sách có thể được nhận từ nhiều độc giả và một người có thể được nhiều sách cùng một lúc Mối quan hệ này được tách thành mối quan hệ 1- N Thông qua thực thể... Trong trường hợp bạn đọc cố tình vi phạm, thì ban quản lý kết hợp với cô giáo chủ nhiệm để có hình thức kỷ luật thích đáng Thông tin vi phạm của độc giả sẽ được lưu trữ vào kho dữ liệu Khi độc giả mượn sách quá hạn sẽ có thông báo quá hạn gửi đến độc giả để nhắc nhở trước d) Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng tra cứu Tra cứu độc *Giải thích: Khi có yêu cầu tra cứu sách từ độc giả hoặc từ nhân viên quản lý, ... quả dữ liệu được trả về kho Khi cần huỷ một đầu sách thì tiến hành đối chiếu lại với thông tin đầu sách ta thực hiện chức năng thanh lý nhằm lưu trữ thông tin tạm thời về đầu sách đó (kho thanh lý) trong một thời gian nào đó Nhập độc giả b) Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý độc giả Sửa thông tin về độc giả Huỷ thông tin về độc giả *Giải thích : Thông tin về độc giả được cập nhật và lưu trữ vào... nhằm đảm bảo cho việc quản lý thư viện được tốt hơn, các thực thể này được xây dựng liên kết như sau : Sách Nhà xuất bản Sách Thể loại Sách Thanh lý 3.4.3 Xác định các thuộc tính của thực thể: Sau khi xác định được kiểu thực hiện và thực thể thì ta phải xét đến những thông tin nào cần thiết phải được lưu trữ cho mỗi thực thể Thuộc tính đặc trưng của thực thể biểu diễn bằng các trường hoặc các cột trong... tính mà nó phụ thuộc vào Từ những khái niệm trên và những mẫu biểu liên quan đến hệ thống ta tiến hành chuẩn hoá cho hệ thống, các thực thể được chuẩn hoá có cấu trúc như sau Quá hạn Thể loại Thanh Lý Mã thẻ TV Mã thể loại Mã số sách Mã số sách Tên thể loại Tên sách Thời gian quá hạn Hình thức TL Tiền phạt Ngày thanh lý Mượn trả Sách Độc giả Mã số sách Mã thẻ TV Mã sách Tên tác giả Họ Tên Mã thẻ TV... chính thì sẽ biết được các thông tin còn lại - - - * Quan hệ 1-N : Một bản ghi của bảng A có thể kết nối với nhiều bản ghi của bảng B và ngược lại một bản ghi của bảng B có thể kết nối với nhiều bản ghi của bảng A Quan hệ 1-N xảy ra khi trường khoá kết nối của bảng A là khoá chính, trường khoá kết nối của bảng B không phải là khoá chính * Quan hệ N- N : Là liên kết giữa hai thực thể A, B mà trong A có... bộ thông tin về độc giả đó c) Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý mượn trả : Giải thích: Khi độc giả có yêu cầu mượn sách sẽ kiểm tra độc giả có hợp lệ không (kho độc giả ), sách độc giả mượn có còn hay không (xem trong kho sách) việc mượn trả của độc giả nếu có(trong kho mượn trả) Nếu tất cả đều đúng với nội quy, những quy định mà thư viện đề ra, thì độc giả (hay bạn đọc đều có quyền mượn sách . PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN TẠI TRƯỜNG CẤP III NĂNG KHIẾU THAI BÌNH 3.1. CÁC CHỨC NĂNG CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN Hệ thống quản lý thư. mượn trả TKmượn/trả HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN Quản lý sách Quản lý độc giả Quản lý mượn/ trả Tra cứu Thống kê Nhập Huỷ bỏ Sửa đổi Thanh lý Nhập Huỷ bỏ Sửa