KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ THƯ VIỆN TẠI TRƯỜNG CẤP III NĂNG KHIẾU TỈNH THÁI BÌNH 2.1. Mục đích của đề tài : Như chúng ta đã biết “Thư viện ” đều được coi là kho trí tuệ của loài người. Nhu cầu sử dụng thư viện rộng rãi. Có lẽ không một lĩnh vực nào trong xã hội không cần đến thư viện. Quy mô thư viện phát triển gắn liền với sự phát triển của xã hội và phân ngành sản xuất. Thư viện ngày càng đa dạng về nội dung và lớn về số lượng, do vậy độ phức tạp trong sử lý thông tin và các công tác phục vụ độc giả cũng tăng lên . Hệ thống quản lý thư viện từ trước đến nay duy trì và tồn tại hoàn toàn bằng phương pháp thủ công, nhưng các thao tác và điều hành và quản lý rất có tính khoa học và tổ chức hệ thống rất tốt. Tuy vậy hệ thống quản lý điều hành còn đòi hỏi nhiều thời gian và công sức của những nhân viên mà không tránh được những sai sót nhầm lẫn. Thực tế hiện nay là nhu cầu độc giả đến thư viện rất cao, lượng sách báo phải cập nhật hàng tháng, hàng quý, hàng ngày càng tăng do vậy, nếu quản lý bằng thủ công sẽ không tránh khỏi những thiếu sót .Bên cạnh đó nhu cầu độc giả về tra cứu sách rất cần đến việc nhanh chóng trong việc nắm bắt nội dung sách cần quan tâm, điều này các phương pháp thủ công khó có thể thực hiện được trong thời gian cho phép . Chính vì vậy việc đưa tin học hoá vào một số khâu trong hệ thống quản lý thư viện sẽ làm tăng hiệu suất công việc và đáp ứng được phần nào nhu cầu tìm hiểu tra cứu của độc giả. Bên cạnh đó, tin học hoá còn làm cho hệ thống thư viện có thể hoà nhập vào thế giới phát triển công nghệ để có thể ứng dụng được những thành tựu mới nhất về CNTT để hỗ trợ công tác quản lý và phục vụ độc giả . 2.1. Khảo sát hệ thống cũ : Trong phần này em xin được giới thiệu về hệ thống quản lý thư viện “Trường Cấp III năng khiếu tỉnh Thái Bình” Thư viện trường “Cấp III năng khiếu tỉnh Thái Bình ” là một thư viện có quy mô lớn, so với các thư viện của các trường cấp III trong Tỉnh, với 3 phòng đọc sách tham khảo, sách giáo khoa và tạp trí giành cho 1.100 học sinh trong trường .Trong năm 2004 này nhà trường đã trang bị cho thư viện một phòng máy tính lớn, gồm 8 máy dùng trong công tác quản lý của thư viện giành cho quản thư, ban lãnh đạo và 3 máy cho học sinh sử dụng để tra cứu nhanh tài liệu, và tạp chí. Khi nói đến công tác quản lý thư viện, không thể không nói đến đội ngũ quản lý thư viện gồm 10 Quản thư và ban lãnh đạo thư viện. Những người làm công tác thư viện đã giúp đỡ học sinh nhiều như việc tìm kiếm sách, thông tin về sách, tạp chí, tìm kiếm những sách có nội dung phong phú, khuyến khích các em trong việc mượn sách và tạp chí về nhà sử dụng .Đồng thời luôn luôn nhắc nhở các em phải biết giữ gìn, và bảo vệ sách. Từ nhiều cố gắng về mọi mặt, công tác quản lý ngày càng tốt hơn, và đáp ứng được nhiều nhu cầu của bạn đọc. Hàng năm nhà trường nhập rất nhiều sách, tạp chí theo đủ thể loại, lĩnh vực mà bạn đọc(hay độc giả ) quan tâm, thư viện nhà trường đặc biệt quan tâm đến chất lượng quản lý và việc phục vụ độc giả. Đây là một trường năng khiếu của Tỉnh, nên các học sinh theo học các lớp chuyên vì vậy đòi hỏi thư viện nhà trường phải nhập sách có tính nâng cao,và chuyên sâu theo từng lĩnh vực mà học sinh đang theo học ban chuyên đó . Với gần 1000.000 cuốn sách và tạp chí và số lượng học sinh như vậy yêu cầu việc phục vụ bạn đọc đặt ra phải nhanh chóng mà trong đó danh mục báo cáo và tìm kiếm, thống kê, được đặt ra hàng đầu và thư viện phải tìm mọi cách để hoàn thiện hơn. Với số lượng sách báo lớn như thế việc quản lý danh mục sách, tạp chí là phải quản lý tên sách, số lượng, loại nhập, thanh lý số lượng sách cũ còn tồn trong kho Do tính chất của thư viện là mượn đọc tại chỗ và mượn về nhà, nên vấn đề đặt ra là, phải quản lý được bạn đọc (chỉ giành riêng cho những học sinh trong trường) mà trong đó phải biết được, họ tên bạn đọc, lớp chuyên ban, khoá học, địa chỉ, số điện thoại (nếu có), ngày làm thẻ, ngày hết hạn sử dụng thẻ. Và các thông tin này biết được nhờ Mã Thẻ Thư Viện của độc giả đó . Như vậy mục đích của thư viện là làm sao phục vụ được bạn đọc một cách nhanh chóng, chính xác kể cả lúc mượn cũng như lúc trả . Thư viện gồm các phòng ban sau : + Ban giám đốc + Phòng bổ sung và sử lý kỷ luật + Phòng phục vụ bạn đọc - Phòng tìm tin : Tại đây lưu trữ các thông tin về sách, báo trí và các tư liệu khác theo thể loại. Mỗi tư liệu trong thể loại đó được đánh mã tư liệu . - Phòng làm thẻ : Tổ chức làm thẻ mới, gia hẹn thẻ .Cho bạn đọc thoả mãn yêu cầu của thư viện . + Phòng tổ chức và bảo quản kho + Phòng đóng sách + Phòng nghiệp vụ + Phòng hành chính a . Sơ đồ cơ cấu tổ chức của thư viện trường cấp III năng khiếu tỉnh Thái Bình . Ban giám đốc p.Tổ chức và bảo quản kho Đây là hệ thống quản trị của thư viện theo kiểu trực tuyến và chức năng. Như vậy mỗi phòng ban chức năng cũng như các đơn vị thành viên đều có một nhiệm vụ riêng và rất cụ thể. Để thực hiện tốt công việc được giao cho mỗi một cán bộ, từ quản thư đến ban giám đốc phải hoàn thành nhiệm vụ của mình trong phạm vi thuộc sự quản lý . b. Một số mẫu cơ bản của công tác quản lý thư viện : Phiếu quản lý sách p.phòng phục vụ bạn đọc p.Thông tin thư mục p.bổ xung và sử lý kỷ luật Phòng hành chính Phòng đóng sách Phòng nghiệp vụ Thư viện PHIẾU QUẢN LÝ SÁCH Trường THPT Năng khiếu TB Mã số sách Tên sách . Tập Số trang . Số lượng .Năm xuất bản . Mã nhà xuất bản .Nhà xuất bản . Mã thể loại .Thể loại Mã tác giả Tác giả . Mã vị trí Vị trí .Khu Kệ .Ngăn Chú ý : Phòng thư mục có trách nhiệm căn cứ vào thẻ để tiến hành cập nhật danh mục sách vào thư viện. Nhận độc giả mới : Mỗi khi có bạn đọc đến đăng ký làm thẻ .Phòng phục vụ bạn đọc tiến hành phát mẫu đăng ký là bạn đọc và đăng ký cho bạn đọc và khai báo vào mẫu theo hình thức như sau: Sau đó độc giả, sẽ được phòng phục vụ đọc giả cấp thẻ độc giả với mỗi thẻ bạn đọc sẽ được gán cho một mã số độc giả theo mẫu sau : Thư viện PHIẾU ĐĂNG KÝ Trường THPT Năng khiếu TB Họ và tên .Năm sinh Lớp chuyên . Khối khoá học Ngày đăng ký . Xác nhận của cơ quan Số . THƯ VIỆN TRƯỜNG THPT NĂNG KHIẾU TB THẺ BẠN ĐỌC Họ và tên Lớp chuyên . Khối .khoá học . Ngày đăng ký . Ngày Tháng Năm Trưởng phòng công tác bạn đọc Quá trình mượn sách : Khi bạn đọc đến mượn sách sẻ gửi thẻ tại bàn kiểm tra và được cấp phiếu kiểm tra và điền số thẻ vào phiếu này. Từ phiếu này bạn đọc vào phòng đọc sách và lấy phiếu mượn sách, bạn đọc sẽ chọn sách cần mượn và điền vào phiếu mượn, để quản thư căn cứ vào phiếu này lấy sách cho bạn đọc và cập nhật vào danh sách bạn đọc mượn sách trong ngày đó . Khi bạn đọc chọn sách để mượn có thể căn cứ vào danh mục sách có sẵn để mượn . PHIẾU MƯỢN SÁCH Số thẻ TV Số phiếu mượn . Họ tên Lớp chuyên . Khối .khoá học . Hình thức mượn . Mã số sách Tên sách Tác giả Mã thể loại THƯ VIỆN TRƯỜNG THPT NĂNG KHIẾU TB DANH MỤC SÁCH CÓ SẴN Mã sách Tên sách Tác giả Vị trí Trong quá trình theo dõi việc mượn sách nếu như bạn đọc chỉ mượn và tham khảo tại chỗ thì quá trình cho mượn và thu nhận được tiến hành trong ngày . Nếu như độc giả mượn sách và tạp chí về để tham khảo trong thời gian cho phép, mà vượt thời gian cho phép, thì bộ phận cho mượn tại phòng đọc sẽ tiến hành rà tìm các danh sách bạn đọc trễ hạn để gởi giấy báo thu hồi lại sách đã cho mượn theo mẫu sau : THƯ VIỆN Thư viện Trường THPT Năng khiếu TB GIẤY BÁO MƯỢN SÁCH QUÁ HẠN Kính gửi . Lớp chuyên Khối .khoá học . Chúng tôi thông báo đến bạn đọc đã mượn sách của thư viện nhà trường những quyển sách có Mã số . Tên sách . Vào ngày . Đến hôm nay quá hạn Vậy xin thông báo đến bạn đọc vui lòng đem sách đến trả Và mang theo số tiền .và để trả phí sách trễ hẹn Hình 7:Giấy thông báo trễ hẹn Báo cáo thống kê : Đối với công tác phòng đọc, ngoài công việc tra cứu tìm kiếm sách theo yêu cầu bạn đọc(độc giả), còn phải thống kê số độc giả theo thời gian chỉ định từ đó lắm được số độc giả trong kỳ và số sách đã mượn theo mẫu sau : Báo cáo số sách mà độc giả đã mượn đến ngày theo mẫu sau : Thư viện Trường THPT Năng khiếu TB BÁO CÁO TÌNH HÌNH BẠN ĐỌC Từ ngày .Đến ngày Mã độc giả Họ và tên Lớp chuyên Khoá học Số sách mượn Thư viện Trường THPT Năng khiếu TB BÁO CÁO MƯỢN SÁCH Từ ngày . Đến ngày . Mã sách Tên sách Tác giả Lượt mượn c. Các nghiệp vụ cơ bản Phần này giới thiệu một số nghiệp vụ cơ bản của hệ thống - Với độc giả : Độc giả sau khi cấp thẻ nếu muốn dùng tư liệu phải lên phòng phục vụ bạn đọc để tra cứu tài liệu mình cần tìm, xác định mã tư liệu, nơi để tư liệu . Sau đó độc giả qua phòng đăng ký mượn trả tư liệu, độc giả sẽ được đáp ứng nếu tư liệu còn và độc giả đã đáp ứng đầy đủ điều kiện của thư viện hoặc ngược lại độc giả sẽ được thông báo không có hoặc không được mượn. - Với nhân viên quản lý : + Khi yêu cầu của độc giả, ví dụ như yêu cầu về mượn tư liệu thì sẽ thực hiện như sau : Kiểm tra xem độc giả có được mượn hay không. Nếu không sẽ bị từ chối, nếu có sẽ kiểm tra tư liệu bạn đọc muốn có còn hoặc có tư liệu đó không. Nếu không còn thông báo hết với tư liệu với bạn đọc hoặc không có tư liệu đó, nếu còn sẽ thực hiện cho độc giả mượn và ghi thời gian mượn và thời gian phải trả cho bạn đọc. + Khi yêu cầu độc giả muốn làm thẻ : Kiểm tra các điều kiện về độc giả(có phải là học sinh, giáo viên trong trường không ?).Nếu thoả mãn thì tổ chức cấp thẻ và hẹn ngày lấy thẻ, nếu không sẽ từ chối. + Khi cần thực hiện thống kê: Sẽ giao cho từng phòng thực hiện theo đúng chức năng của từng phòng. Ví dụ : Thống kê lượng sách trong thư viện : Thuộc phòng tổ chức và bảo quản; thống kê mượn trả thuộc phòng mượn trả, sau đó các phòng tổ chức báo cáo lên phòng quản lý . 2.2. Đánh giá những nhược điểm của hệ thống cũ Với cách tổ chức như trên, hệ thống quản lý thư viện của trường còn có một số nhược điểm sau: - Hầu hết các công việc nghiệp vụ của hệ thống thư viện đều được tiến hành hoàn toàn thủ công. - Trong công tác kiểm kê sẽ vô cùng khó khăn vì số lượng sách báo rất lớn, số độc giả luôn luôn thay đổi nên công tác quản lý đôi khi còn gặp nhiều nhầm lẫn sai sót . - Vì thao tác nhiệp vụ hoàn toàn thủ công nên công việc và hiệu quả trong công tác nghiệp vụ phụ thuộc rất nhiều vào trình độ và các kỹ năng của các cán bộ thư viện. Nếu trình độ không đồng đều sẽ dẫn đến lúng túng khi làm việc. - Đối với việc tra cứu của độc giả còn có nhiều khó khăn, thời gian tìm đúng sách mất nhiều thời gian ngay cả với độc giả và cán bộ thư viện . - Việc quản lý thư viện như cập nhập thông tin mới, sửa đổi thông tin, thiết lập các biểu đồ thống kê .là khó khăn thậm chí gây nhầm lẫn khó có khả năng khắc phục ngay được . 2.4.Yêu cầu tin học hoá, thuận lợi và khó khăn: Qua quá trình khảo sát hệ thống tại Thư viện trường cấp III năng khiếu tỉnh Thái Bình, cho em thấy một số điểm nổi bật, khi áp dụng những ứng dụng của tin học vào trong công tác quản lý thư viện . + Khi thực hiện tin học hóa vào một số khâu trong công tác quản lý thư viện sẽ mang lại : - Giảm bớt được một số công việc thủ công nhàm chán, mất thời gian cho các cán bộ thư viện . - Giúp độc giả tra cứu, tìm kiếm, thực hiện mượn trả một cách nhanh chóng. - Thực hiện các báo cáo thống kê nhanh chóng, chính xác và mang lại tính chuyên nghiệp cao . - Thực hiện giao tiếp cập nhật các thông tin được với các môi trường máy tính lớn, mạng internet, các mạng liên thư viện +Tuy nhiên việc tin học hoá cũng gặp một số khó khăn sau đây: - Phải chi phí cao hơn để trang bị cho hệ thống máy tính . - Phải đào tạo hướng dẫn lại các nhân viên thư viện vốn đã quen với các công tác thủ công . - Phải có hướng dẫn chỉ bảo cho bạn đọc rất nhiều vì đây là trường thư viện của một trường cấp III, nên hầu hết các em [...]...còn nhỏ, và đây là một lĩnh vực mới, đòi hỏi các cán bộ quản lý phải có tâm huyết và hướng dẫn nhiệt tình cho các em Những khó khăn trên sẽ được hạn chế nếu xây dựng được một hệ thống quản lý thư viện tốt trong công tác kết hợp hài hoà giữa công nghệ và các công tác thủ công truyền thống . thiệu về hệ thống quản lý thư viện Trường Cấp III năng khiếu tỉnh Thái Bình Thư viện trường Cấp III năng khiếu tỉnh Thái Bình ” là một thư viện có quy mô. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ THƯ VIỆN TẠI TRƯỜNG CẤP III NĂNG KHIẾU TỈNH THÁI BÌNH 2.1. Mục đích của đề tài : Như chúng ta đã biết Thư viện