THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH, KHẢ NĂNG THANH TOÁN CỦA XÍ NGHIỆP KHẢO SÁT XÂY DỰNG ĐIỆN I I-Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Xí nghiệp khảo sát xây dựng Điện I: 1. Quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp KSXD điện I: Xí nghiệp Khảo Sát Xây Dựng Điện I trực thuộc Công Ty Tư Vấn Xây Dựng Điện I. Được thành lập theo quyết định số 071-DL-TCCB3 ngày 02/ 12/ 1981 của Bộ điện lực và được thành lập theo nghị định 388/ HĐBT tại quyết định số 1167 NL/ TCCB- LĐ ngày 24/ 06/ 1993 của Bộ Năng Lượng. Trụ sở của Xí nghiệp đóng tại Km 2- đường Hà Đông- Văn Điển. Xí nghiệp đã tham gia khảo sát địa chất các công trình thuỷ điện lớn của đất nước như Nhà máy thuỷ điện Hoà Bình, Nhà máy thuỷ điện Yaly, nhà máy thuỷ điện Trị an v v…Đồng thời xây lắp hàng nghìn Km đường dây trung và hạ thế, đã được Nhà nước tặng thưởng huy chương lao động hạng nhất, nhì, ba. Xí nghiệp khảo sát xây dựng điện I là một Xí nghiệp sản xuất của nghành năng lượng luôn luôn có tốc độ tăng trưởng ổn định, đời sống của công nhân viên được đảm bảo. Nhiệm vụ của Xí nghiệp là khảo sát địa chất, địa hình thuỷ văn và xây dựng các công trình điện, cùng với sự phát triển đi lên của Công ty, Xí nghiệp ngày càng mở rộng sản xuất, từ chỗ chỉ là công tác khoan, đào, khảo sát địa hình, địa chất. Hiện nay Xí nghiệp còn được cấp giấy phép hành nghề xây lắp đường dây từ 35 Kw trở xuống. Trong những năm qua doanh thu hàng năm của Xí nghiệp đạt từ 30 tỷ đến 35 tỷ đồng. Qua 20 năm hoạt động Xí Nghiệp Khảo Sát Xây Dựng Điện I đã không ngừng phát triển về mọi mặt. Từ một Xí nghiệp với số vốn ít, trang thiết bị thô sơ, lạc hậu, đến nay Xí nghiệp đã trở thành một doanh nghiệp có những bước đi lên rõ rệt, với cơ sở vật chất tương đối lớn. Xí nghiệp khảo sát là một đơn vị có truyền thống liên tục hoàn thành toàn diện, xuất sắc các chỉ tiêu kế hoạch hàng năm của công ty giao, thu nhập năm sau cao hơn năm trước, Xí nghiệp ngày càng ổn định và phát triển. 2. Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp: Xuất phát từ chức năng và nhiệm vụ của Xí nghiệp, nên Xí nghiệp tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình trực tuyến chức năng, có nghĩa giám đốc trực tiếp lãnh đạo đến từng phòng ban. Và để giúp cho giám đốc thì các phòng ban có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc theo chức năng, nhiệm vụ của mình. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA XÍ NGHIỆP. (XEM TRANG BÊN) 2 2 Tại Xí nghiệp, Giám đốc phụ trách chung mọi hoạt động của Xí nghiệp là chủ tài khoản, chịu quyền tự chủ về mặt tài chính của toàn Xí nghiệp, chịu trách nhiêm trước Nhà nước, trước Công ty. Phòng kế toán- tài vụ đứng đầu là kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của Xí nghiệp, tham mưu cho Giám đốc nhằm quản lý và sử dụng nguồn vốn đúng mục đích, tiết kiệm và hiệu quả. Phó giám đốc xây lắp trợ giúp giám đốc trong việc phụ trách các đơn vị xây lắp điện, xưởng cơ khí, các đội xây lắp. Phó giám đốc thiết kế phụ trách thiết kế nguồn lưới điện. Phó giám đốc khảo sát phụ trách công việc khoan đào, phụ trách công trình đầu nguồn. Kỹ sư trưởng địa chất công trình phụ trách công tác khoan đào, địa chất công trình. Phong thiết kế làm nhiệm vụ thiết kế, lập hồ sơ, lập báo cáo khả thi, tiền khả thi và thiết kế dự toán công trình. Xưởng cơ khí gia công sửa chữa máy móc phục vụ sản xuất. Các đội xây lắp: xây lắp công trình lưới điện từ 35 Kw trở xuống. Đội khoan là đơn vị trực tiếp khoan lấy mẫu địa chất ở các công trình. Phòng tổ chức thi công khảo sát là đơn vị trực tiếp tổ chức thi công các công trình khảo sát, các đơn vị khoan đào, tổ chức thi công. Phòng kỹ thuật địa chất phụ trách địa chất công trình, lập tài liệu về địa chất các công trình. 4. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp:  Phòng kế toán tài chính là một trong những phòng ban chính của Xí nghiệp thực hiện công tác tài chính kế toán của Xí nghiệp, để thực hiện được 3 3 các chức năng nhiệm vụ kế toán, bộ máy kế toán của Xí nghiệp được tổ chức theo hình thức tập trung theo sơ đồ sau: KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN THANH TOÁN NGOẠI TỆ KẾ TOÁN NGÂN HÀNG KẾ TOÁN TSCĐ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP THỦ QUỸ Phòng kế toán của Xí nghiệp gồm 8 cán bộ kế toán đều đã qua đào tạo có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, có kinh nghiệm thực tế đủ khả năng đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý:  Kế toán trưởng : - Chịu trách nhiệm trước giám đốc Xí nghiệp về toàn bộ công tác tài chính- kế toán của Xí nghiệp, tình hình hoạt động của phòng.  Phó phòng : - Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về các phần việc được phân công.  Kế toán tổng hợp: - Có nhiệm vụ ghi chép, tính toán, phân bổ tổng hợp các loại chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp, hợp đồng sản phẩm, hàng hoá đảm bảo chính xác, hợp lý. 4 4 - Ghi chép các loại sổ kế toán tổng hợp, trên cơ sở đó chịu trách nhiệm lập các báo cáo kế toán tổng hợp. - Kiểm tra thường xuyên, lưu trữ và bảo quản tốt các chứng từ, sổ sách thuộc phần công việc được phân công. - Chịu trách nhiệm ghi chép, theo dõi, thanh toán và báo cáo chi tiết các khoản phải trả nội bộ, các khoản thu nội bộ, các khoản công nợ với khách hàng. - Kế toán theo dõi nhập, xuất vật tư, tiêu thụ sản phẩm, kiểm tra các loại chứng từ liên quan tới vật tư, hàng hoá, sản phẩm, ghi chép và theo dõi vật tư, hàng hoá. Kiểm tra, đối chiếu, xác nhận công nợ và lập các báo cáo chi tiết các khoản phải trả người bán  Kế toán tài sản cố định: - Kế toán tài sản cố định, xây dựng cơ bản nhiệm vụ theo dõi tăng giảm tài sản cố định, trích khấu hao tài sản cố định hàng tháng, quý năm và công tác xây dựng cơ bản hoàn thành.  Kế toán thanh toán ngân hàng: - Lập chứng từ thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản thanh toán tạm ứng, các khoản chi phí. Kiểm tra các loại chứng từ gốc có liên quan đến thu chi, ghi chép trên các loại sổ kế toán chi tiết. lập các báo cáo kế toán chi tiết thuộc các phần việc trên. - Thường xuyên đối chiếu, kiểm tra số liệu kế toán Xí nghiệp với các ngân hàng. Theo dõi và lập báo cáo chi tiết các khoản tiền vay ngân hàng, các khoản huy động vốn nội bộ và các khoản vay mượn khác.  Kế toán thanh toán ngoại tệ: - Chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra và thực hiện tất cả các phần việc liên quan đến hoạt động thanh toán bằng ngoại tệ của Xí nghiệp, thường xuyên giao dịch với ngân hàng để hoàn thành nhanh chóng các phần việc 5 5 được phân công, đảm bảo thực hiện nhanh chóng các hợp đồng kinh tế đã kí kết. - Theo dõi, kiểm tra, lưu trữ tất cả các hợp đồng ngoại đã kí kết, đã, đang và sẽ thực hiện. - Ghi chép sổ kế toán và theo dõi thanh toán, theo dõi tình hình mua bán ngoại tệ, ký quỹ, thanh toán theo từng hợp đồng, từng khách hàng. - Kế toán các khoản chi tiêu quỹ công đoàn, thống kê, tổng hợp, báo cáo các khoản chi tiêu quỹ công đoàn hàng tháng, quý, năm.  Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội: - Theo dõi tình hình tăng giảm lao động, tiền lương của công ty, lập bảng thanh toán tiền lương, BHXH, ghi sổ lương, thanh quyết toán, tổng hợp tiền lương toàn Xí nghiệp. - Ghi chép, theo dõi, kiểm tra, ghi sổ kế toán và quản lý tài khoản tiền lương, BHXH, kinh phí công đoàn, BHYT. - Theo dõi, kiểm tra, lưu trữ tất cả các chứng từ liên quan đến tiền lương, BHXH, các hợp đồng lao động, các quyết định và các giấy tờ khác liên quan đến tiền lương, BHXH, BHYT, tiền thưởng . - Thanh, quyết toán bảo hiểm xã hội với cơ quan BHXH và tổng hợp báo cáo, lưu trữ các tài liệu, hồ sơ về tiền lương và BHXH.  Thủ quỹ: - Thu và chi tiền trên cơ sở chứng từ kế toán, đó là các phiếu thu và phiếu chi đã được duyệt. - Mở sổ quỹ, ghi chép thu, chi trên sổ quỹ, tính toán tồn quỹ hàng ngày, lưu trữ phiếu thu, phiếu chi, cuối tháng giao lại chứng từ thu chi cho kế toán lưu giữ. 6 6 - Kiểm kê quỹ tiền mặt hàng ngày, hàng tháng và đột xuất, đảm bảo tiền khớp đúng giữa sổ sách và thực tế, thường xuyên đối chiếu giữa sổ kế toán và sổ quỹ, lập báo cáo tồn quỹ hàng tháng. - Đảm bảo an toàn quỹ tiền mặt, giữ bí mật số liệu thu chi và tồn quỹ. - Theo dõi, ghi chép trên sổ chi tiết, giữ quỹ công đoàn. - Lưu trữ các loại sổ sách chứng từ thuộc phần việc được phân công.  Hiện nay, tại Xí nghiệp khảo sát xây dựng Điện I đang thực hiện chế độ kế toán ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐKT của Bộ trưởng Bộ Tài chính ngày 1/11/1995: - Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 đến 31/12 hàng năm (năm dương lịch). - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VND. - Nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác: Theo tỷ giá mua bán thực tế và tỷ giá bình quân của thị trường liên ngân hàng. - Hàng năm, xí nghiệp tiến hành lập báo cáo tài chính để cung cấp thông tin về tình hình kinh tế tài chính của mình phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh và báo cáo các cơ quan Nhà nước. - Để phù hợp với khối lượng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hiện nay Xí nghiệp đang áp dụng hình thức kế toán “ Nhật ký chứng từ “: Sơ đồ kế toán theo hình thức nhật ký- chứng từ ở Xí nghiệp. 7 7 3 2 Sổ quỹSổ chi tiết Chứng từ gốc 1 1 4 Bảng kêBảng phân bổ 5 4 746 1 Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra 1- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ hợp lệ để ghi vào các NKCT liên quan ( hoặc các bảng kê, bảng phân bổ sau mới ghi vào NKCT ). 2- Các chứng từ cần hạch toán chi tiết mà chưa thể phản ánh trong các NKCT, bảng kê thì được ghi vào các sổ kế toán chi tiết. 3- Các chứng từ thu chi tiền mặt được ghi vào sổ quỹ, sau đó ghi vào các bảng kê, NKCT liên quan. 4- Cuối tháng, căn cứ số liệu từ các bảng phân bổ để ghi vào các bảng kê, NKCT liên quan rồi từ các NKCT ghi vào sổ cái. 5- Căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết. 6- Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán có liên quan. 7- Tổng hợp số liệu, lập báo cáo kế toán. Sơ đồ luân chuyển chứng từ trong kế toán thanh toán: 8 8 NKCT 7 4 Sổ cái 6 7 Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Báo cáo kế toán Chứng từ gốc Bảng kê số 11 Thẻ và sổ kế toán chi tiết NKCT số 5,8,10 Sổ theo dõi tổng hợp chi tiết * * * Công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán có chức năng xây dựng hệ thống sổ sách kế toán, trình tự lập và luân chuyển chứng từ thanh toán, đồng thời phối hợp chặt chẽ với phòng hành chính tổng hợp để tổ chức thanh toán các khoản phải trả, phải thu khi đến hạn, tiếp nhận và lập các chứng từ ghi sổ kế toán chi tiết và tổng hợp để theo dõi tình hình phát sinh các nghiệp vụ thanh toán. Định kỳ lập các báo cáo kế toán theo quy định. II. Kế toán nghiệp vụ thanh toán với người bán ở Xí nghiệp: Tại Xí nghiệp KSXD Điện I, khi Xí nghiệp tìm được đối tác kinh doanh thì họ sẽ lập phương án kinh doanh trong đó phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ: mặt hàng, số lượng, chất lượng, giá cả và hình thức thanh toán . sau đó trình lên giám đốc Xí nghiệp. 1.Tài khoản sử dụng trong thanh toán với người bán: Việc hạch toán chi tiết khoản phải trả người bán, Xí nghiệp thực hiện đúng theo chế độ kế toán hiện hành: Hạch toán chi tiết các nghiệp vụ thanh toán với người bán được thực hiện trên sổ chi tiết TK 331- Phải trả người bán. Tại Xí nghiệp, tất cả các đối tượng người bán được theo dõi thanh toán trên một tờ sổ chi tiết. 2. Hệ thống sổ sách sử dụng trong thanh toán với người bán 9 9 Sổ cái TK 131,331,333 Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo quản trị Báo cáo tài chính Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc thanh toán với người bán, kế toán phải tiến hành phản ánh tình hình biến động vào các sổ sách kế toán có liên quan.  Việc hạch toán tổng hợp các nghiệp vụ thanh toán với người bán được thực hiện trên NKCT số 5 (tại Xí nghiệp, NKCT số 5 được mở mỗi tháng một tờ) Số dư đầu tháng của từng người bán được lấy từ số dư cuối tháng của NKCT số 5 tháng trước. Số dư cuối tháng căn cứ vào số dư đầu tháng, số PS trong tháng của từng người bán để xác định. Số liệu trên NKCT số 5 đảm bảo khớp đúng với sổ chi tiết TK 331. Sau khi ghi xong NKCT số 5, tổng cộng sổ, đối chiếu khớp đúng với số liệu của các NKCT, bảng kê khác có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của NKCT số 5 phần ghi có TK 331 dùng để ghi vào sổ cái. Ta có thể khái quát sơ đồ tổ chức hạch toán phần này như sau:  Việc ghi sổ kế toán ở công ty được thực hiện trên máy vi tính với phần mềm kế toán “CADS 2000” của Xí nghiệp ứng dụng và phát triển phần mềm . 10 10 NKCT số 5 (phần ghi Nợ) Sổ chi tiết TK 331 (phần ghi Nợ) Giấy báo nợ và các chứng từ trả tiền khác Sổ cái TK 331 Báo cáo tài chính Phần ghi Có NKCT số 5 Phần ghi có TK 331 Hoá đơn [...]... năm Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 17 17 III Kế toán nghiệp vụ thanh toán với khách hàng ở Xí nghiệp: 1 Tài khoản sử dụng trong thanh toán với khách hàng: Cũng tương tự như nghiệp vụ thanh toán với người bán, việc hạch toán chi tiết nghiệp vụ thanh toán với khách hàng ở Xí nghiệp khảo sát xây dựng Điện I được phản ánh trên sổ chi tiết thanh toán với người mua Trong thanh toán. .. (33=30+31-32) 32 33 Ngày… tháng … năm Người lập biểu (ký, họ tên) Kế toán trưởng Giám đốc (ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu) 1 .Tình hình thanh toán của Xí nghiệp: Căn cứ vào bảng cân đối kế toán của Xí nghiệp, lập biểu phân tích tình hình thanh toán như sau: PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THANH TOÁN CỦA XÍ NGHIỆP KHẢO SÁT XÂY DỰNG ĐIỆN I Đơn vị tính: đồng Các khoản phải thu 1 Phải thu của khách hàng 2 Trả trước người... quan tâm phân tích để tìm ra nguyên nhân của mọi sự ngưng trệ, khê đọng các 29 29 khoản thanh toán nhằm tiến tới làm chủ về tài chính để đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của Xí nghiệp Tài liệu dùng để phân tích tình hình và khả năng thanh toán là báo cáo tài chính gồm có: Bảng cân đối kế toán, bảng kết quả hoạt động kinh doanh và một số tư liệu thực tế khác Bảng cân đối kế toán và bảng kết quả... kế toán sử dụng TK 131- Phải thu của khách hàng để theo dõi tình hình phát sinh và biến động của các khoản công nợ phải thu của khách hàng 2 Hệ thống sổ sách sử dụng trong thanh toán với khách hàng: Số liệu tổng cộng của từng người mua trên các trang sổ cuối tháng được ghi vào bảng kê số 11 Hạch toán tổng hợp nghiệp vụ thanh toán với người mua được phản ánh  vào NKCT số 8 Trình tự ghi sổ kế toán nghiệp. .. 15.454.000 V -Phân tích tình hình và khả năng thanh toán của Xí nghiệp KS XD Điện I: Hàng năm, vào cuối mỗi niên độ kế toán, Xí nghệp tiến hành lập báo cáo tài chính để cung cấp thông tin về tình hình kinh tế tài chính của mình phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh và báo cáo các cơ quan Nhà nước Đồng thời, thông qua báo cáo tài chính và một số tư liệu thực tế khác, lãnh đạo Xí nghiệp nói chung và phòng... là Cục thuế Hà Nội Khi nhận được thông báo của cơ quan thuế, Xí nghiệp kiểm tra đối chiếu lại và kịp thời phản ánh vào các sổ kế toán Chứng từ vận dụng trong thanh toán với Nhà nước gồm giấy thông báo thuế của cơ quan thuế, giấy báo nợ và sổ phụ ngân hàng, giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nước Sơ đồ tổ chức hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với Nhà nước: Chứng từ gốc(giấy thông báo thuế, giấy báo nợ,... tài chính kế toán nói riêng tiến hành phân tích các hoạt động kinh tế chủ yếu để đánh giá khái quát các nhân tố ảnh hưởng cũng như mức độ và xu hướng tác động của từng nhân tố đến kết quả kinh doanh của Xí nghiệp, từ đó có những biện pháp thiết thực nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của Xí nghiệp ở hiện tại và trong tương lai Tình hình, khả năng thanh toán là một trong những khía cạnh mà Xí nghiệp luôn... vào các phiếu chi đã được lập, kết hợp với các chứng từ của người bán mà bộ phận kinh doanh đã bàn giao sang để thanh toán, kế toán tổng hợp tiến hành định khoản: Nợ TK 331: 38.575.000 Nợ TK 152: 10.810.000 Có TK 1111: 49.810.000 Từ định khoản trên, kế toán tổng hợp tiến hành cập nhật vào máy tính: Kế toán cập nhật các phần: số chứng từ, ngày tháng, mã đối tượng, nội dung, số tiền theo định khoản vào... 200.509.551 116.263.728 Kế toán ghi sổ Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) IV Kế toán các khoản phải nộp Nhà nước của Xí nghiệp: 1.Tài khoản sử dụng trong thanh toán với ngân sách Nhà nước Trong quan hệ thanh toán các khoản phải nộp Nhà nước kế toán sử dụng các tài khoản sau: Để theo dõi thuế GTGT : TK133, TK 3331 TK 133 dùng để phản ánh số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ đã khấu trừ và còn được khấu trừ... nghiệp vụ thanh toán với người mua cũng được  thực hiện trên máy vi tính: Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hoá của Xí nghiệp, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng kinh tế và thực hiện các điều ước trong hợp đồng Khi giao hàng cho khách hàng, Xí nghiệp lập các hoá đơn bán hàng theo đúng mẫu hoá đơn, chứng từ của Bộ Tài Chính ban hành Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ thanh toán của người mua, kế toán . THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VÀ PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH, KHẢ NĂNG THANH TOÁN CỦA XÍ NGHIỆP KHẢO SÁT XÂY DỰNG ĐIỆN I I-Đặc điểm tổ chức. sau: KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN THANH TOÁN NGOẠI TỆ KẾ TOÁN NGÂN HÀNG KẾ TOÁN TSCĐ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG KẾ TOÁN TỔNG HỢP THỦ QUỸ Phòng kế toán của Xí nghiệp