Cơ sở lý luận hạch toán nguyên liệu, vật liệu doanh nghiệp I)Những vấn đề chung nguyên liệu, vật liệu: 1) Khái niệm nguyên liệu, vật liệu: Một doanh nghiệp sản xuất phải có đủ ba yếu tè: - Lao ®éng - T liƯu lao ®éng - Đối tợng lao động Ba yếu tố có tác động qua lại với để tạo cải vật chất cho xà hội Đối tợng lao động điều kiện thiếu trình sản xuất Biểu cụ thể đối tợng lao động loại vật liệu Theo Mác, loại vật liệu đối tợng lao động song đối tợng lao động vật liệu mà đối tợng lao động thay đổi tác động yếu tố ngời trở thành vật liệu Ví dụ nh loại quặng nằm lòng đất vật liệu nhng than đá, sắt, đồng, thiếc khai thác đợc quặng lại vật liệu cho nghành công nghiệp chế tạo, khí Trong trình sản xuất sản phẩm doanh nghiệp, ba yếu tố hình thành chi phí tơng ứng: chi phí tiêu hao vật liệu, chi phí tiền lơng, chi phí khấu hao t liệu lao động Theo quan điểm Mác Lênin chi phí lao động vật hóa lao động sống Vậy vật liệu đối tợng lao động đà đợc thay ®ỉi lao ®éng cã Ých cđa ngêi tác động Trong doanh nghiệp sản xuất vật chất, vật liệu tài sản dự trữ quan trọng sản xuất, thuộc tài sản lu động Theo kế toán Pháp, vật liệu đối tợng lao động tình trạng sử dụng tốt mà xí nghiệp mua vào làm chất liệu ban đầu để sản xuất sản phẩm công nghiệp Trong chuẩn mực kế toán Quốc tế (IAS) số 2, vật liệu đợc xếp vào hàng tồn kho dùng để sử dụng trình sản xuất cung cấp dịch vụ 2) Đặc điểm vai trò nguyên liệu, vật liệu hoạt động sản xuất kinh doanh: Vật liệu thành phần chủ yếu cấu tạo nên thành phẩm, dịch vụ, đầu vào trình sản xuất Xét phơng diện khác nhau, ta thấy rõ đặc điểm, vị trí quan trọng vật liệu trình sản xuất kinh doanh: - Vật liệu đối tợng lao động biểu dới dạng vật hóa, ba yếu tố thiếu đợc trình sản xuất, sở vật chất tạo thành sản phẩm Kế hoạch sản xuất phụ thc rÊt nhiỊu vµo viƯc cung cÊp vËt liƯu cã đầy đủ, kịp thời, chất lợng hay không Nếu vật liệu có chất lợng tốt, quy định tạo điều kiện cho sản xuất tiến hành thuận lợi, chất lợng sản phẩm tạo khả cạnh tranh thị trờng - Vật liệu tham gia vào chu kỳ sản xuất định, tham gia vào sản xuất vật liệu chịu tác động lao động, chúng bị tiêu hao hoàn toàn bị thay đổi hình dáng vật chất ban đầu tạo hình thái vật chất sản phẩm - Về mặt giá trị, tham gia vào sản xuất, vật liệu chuyển dịch lần toàn giá trị chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh kỳ Điều thể chỗ chi phí vật liệu khoản chi phí phân bổ lần - Vật liệu thuộc tài sản lu động, giá trị vật liệu thuộc vốn lu động dự trữ doanh nghiệp, vật liƯu thêng chiÕm mét tû träng rÊt lín chi phí sản xuất giá thành sản phẩm doanh nghiệp, việc quản lý trình thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ sử dụng vật liệu trực tiếp tác động đến tiêu quan trọng doanh nghiệp nh tiêu sản lợng, tiêu lợi nhuận, tiêu giá thành, chất lợng sản phẩm 3) Yêu cầu quản lý nguyên liệu, vật liệu: Đặc điểm tính chất chuyển hoá giá trị vật liệu vào giá trị sản phẩm, đòi hỏi công tác quản lý hạch toán kế toán vật liệu phải đợc tổ chức khoa học hợp lý Điều có ý nghĩa thiết thực quản lý kiểm soát tài sản lu động doanh nghiệp kiểm soát chi phí, giá thành sản phẩm Để tổ chức tốt vật liệu công tác quản lý doanh nghiệp phải thực yêu cầu sau: - Các doanh nghiệp phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản vật liệu, kho phải đợc trang bị phơng tiện bảo quản cân, đo, đong, đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp có khả nắm vững thực việc ghi chép ban đầu nh sổ sách hạch toán kho Việc bố trí xếp vật liệu kho phải theo yêu cầu kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất theo dõi kiểm tra - Đối với thứ vật liệu phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có phòng ngừa trờng hợp thiếu vật t phục vụ sản xuất dự trữ vật t nhiều gây ứ đọng vốn Cùng với việc xây dựng định mức dự trữ, việc xây dựng định mức tiêu hao vật liệu điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý hạch toán vật liệu Hệ thống định mức tiêu hao vật t phải có đầy đủ cho chi tiết, sản phẩm mà phải không ngừng đợc cải tiến hoàn thiện để đạt tới định mức tiên tiến - Xây dựng sổ danh điểm cho loại vật liệu, tạo điều kiện thuận lợi, tránh nhầm lẫn công tác quản lý, hạch toán Việc lập sổ danh điểm có tác dụng lớn đến quản lý, hạch toán nh đơn giản, tiết kiệm thời gian đối chiếu kho với kế toán công tác tìm kiếm thông tin loại vật liệu Từ đặc điểm yêu cầu quản lý, tổ chức tốt công tác hạch toán điều kiện thiếu đợc quản lý vật liệu Điều thể kế toán phải phản ánh kịp thời đầy đủ số lợng, giá trị thực tế vật liệu nhập, xuất, tồn kho; kiểm tra tình hình chấp hành định mức tiêu hao, sử dụng vật liệu; kiểm kê phát kịp thời vật liệu thừa, thiếu; phân tích tình hình, hiệu sử dụng vật liệu 4) Sự cần thiết tổ chức kế toán vật liệu doanh nghiệp nhiệm vụ kế toán: Vật liệu nhân tố cấu thành nên sản phẩm, sau trình sản xuất kinh doanh giá trị chuyển dịch hết vào giá trị sản phẩm Vật liệu chiếm tỉ trọng lớn giá thành sản phẩm Do vật liệu có vai trò quan trọng trình sản xuất kinh doanh Để đạt đợc mục tiêu cao doanh nghiệp lợi nhuận mục tiêu trớc mắt giảm giá thành sản phẩm Quản lý vật liệu chặt chẽ góp phần nâng cao hiệu sử dụng vật liệu, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận Kế toán công cụ quản lý, tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu góp phần kiểm soát, tránh thất thoát, lÃng phí vật liệu tất khâu dự trữ, sử dụng, thu hồi , đảm bảo việc cung cấp đầy đủ kịp thời, đồng vật liệu cần thiết cho sản xuất Vì cần thiết phải tổ chức hạch toán vật liệu doanh nghiệp có làm tốt điều tạo đợc tiền đề cho việc thực mục tiêu lợi nhuận Xuất phát từ điều nh trên, kế toán cần làm tốt nhiệm vụ sau:   X©y dùng hƯ thèng chøng tõ ban đầu phù hợp với yêu cầu hạch toán đơn vị Theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu thớc đo vật tiền tệ Chọn phơng pháp hạch toán chi tiết vật liệu phù hợp với đơn vị Tiến hành tập hợp phân bổ vật liệu phù hợp với đối tợng chịu chi phí Định kỳ phải tiến hành kiểm kê thứ vật liệu để phát nguyên nhân thừa thiếu, có biện pháp giải kịp thời Tiến hành xây dựng danh điểm vật liệu cách khoa học tiện cho việc theo dõi Kết hợp với phòng ban khác tổ chức công tác bảo quản, xếp cách khoa học để hạn chế thấp thiệt hại vật liệu 5) Phân loại tính giá vật liệu: Phân loại vật liệu: Vật liệu cần đợc hạch toán chi tiết theo thứ, loại, nhóm theo vật giá trị Trên sở đó, xây dựng "danh điểm vật liệu" nhằm thống tên gọi, ký - mà hiệu, quy cách, đơn vị tính giá hạch toán thứ vật liệu Do cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán quản lý vật liệu Có nhiều tiêu thức để phân loại vật liệu, tiêu thức có ý nghĩa khác quản trị doanh nghiệp kế toán Căn vào vai trò tác dụng vật liệu trình sản xuất, vật liệu chia thành: - Nguyên, vật liệu chính: Là thứ mà sau trình gia công, chế biến thành thùc thĨ vËt chÊt chđ u cđa s¶n phÈm (kĨ bán thành phẩm mua vào) - Vật liệu phụ: Là vật liệu có tác dụng phụ trợ sản xuất, đợc sử dụng kết hợp với vật liệu để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị dùng để bảo quản, phục vụ hoạt ®éng cđa c¸c t liƯu lao ®éng hay phơc vơ cho lao động công nhân viên chức (dầu nhờn, hå keo, thuèc nhuém, thuèc tÈy, thuèc chèng rØ, h¬ng liệu, xà phòng, giẻ lau ) - Nhiên liệu: Là thứ dùng để cung cấp nhiệt lợng trình sản xuất, kinh doanh nh than, củi, xăng, dầu, đốt, khí đốt - Phụ tùng thay thế: Là chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa thay cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải - Vật liệu thiết bị xây dựng bản: Bao gồm vật liệu thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cơ, khÝ ) mµ doanh nghiƯp mua vµo nh»m mục đích đầu t cho xây dựng - Phế liệu: Là loại vật liệu thu đợc trình sản xuất hay lý tài sản, sử dụng hay bán (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt ) - Vật liệu khác: Bao gồm loại vật liệu lại thứ cha kể nh bao bì, vật đóng gói, loại vật t đặc chủng Hạch toán theo cách phân loại nói đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh tổng quát mặt giá trị loại vật liệu Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý hạch toán số lợng giá trị thứ vật liệu, sở phân loại vật liệu doanh nghiệp phải xây dựng " Sổ danh điểm vật liệu", xác định thèng nhÊt tªn gäi cđa tõng thø vËt liƯu, ký m· hiƯu, quy c¸ch cđa vËt liƯu, sè hiƯu cđa thứ vật liệu, đơn vị tính giá hạch toán vật liệu Sổ danh điểm vật liệu có tác dụng công tác quản lý hạch toán đặc biệt điều kiện giới hoá công tác hạch toán doanh nghiệp Ngoài cách phân loại trên, doanh nghiệp sử dụng cách phân loại khác nh: Phân loại theo nguồn hình thành (sử dụng tiêu thức mua hay tự sản xuất) Phân loại theo quyền sở hữu Phân loại theo nguồn tài trợ Phân loại theo tính lý häc, ho¸ häc, theo quy c¸ch, phÈm chÊt Trong kế toán quản trị, để tạo điều kiện cho cung cấp thông tin kịp thời chi phí, vật liệu thờng đợc chia ra: nguyên vật liệu trực tiếp, nguyên vật liệu gián tiếp Trên sở hai loại vật liệu để hình thành hai loại chi phí: chi phÝ nguyªn vËt liƯu trùc tiÕp, chi phÝ nguyªn vËt liệu gián tiếp Việc phân loại cho phép nhà quản trị đa định cách nhanh Tính giá vật liệu: Giá trị vật liệu chiếm vị trí quan trọng giá thành sản phẩm doanh nghiệp sản xuất Trong bảng cân đối kế toán, vật liệu đợc đa vào tài sản lu động thờng có tỷ lệ cao tài sản lu động Do độ lớn tơng đối vật liệu nên sai sót việc đánh giá vật liệu ảnh hởng đến giá thành kỳ kỳ Giá trị vật liệu có giao ®éng, nhËp xt diƠn thêng xuyªn Khi cã nghiƯp vụ nhập xuất xảy ra, kế toán tiến hành đánh giá mặt giá trị cho loại vật liệu Tính giá vật liệu thực chất việc xác định giá trị ghi sổ vật liệu Theo quy định, vật liệu đợc tính theo giá thực tế (giá gốc) Nguyên tắc đợc kế toán Việt Nam thừa nhận chuẩn mực kế toán quốc tế hàng tồn kho (IAS) sè Tuú theo doanh nghiÖp tÝnh thuÕ VAT theo phơng pháp trực tiếp hay phơng pháp khấu trừ mà giá thực tế có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phơng pháp trực tiếp) hay kh«ng cã thuÕ VAT (nÕu tÝnh thuÕ VAT theo phơng pháp khấu trừ) Giá thực tế nhập kho: Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi hoá đơn ngời bán cộng (+) thuế nhập (nếu có) chi phÝ thu mua thùc tÕ (chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí phận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bÃi, tiền phạt lu kho, lu hàng, lu bÃi ) trừ khoản giảm giá hàng mua đợc hởng Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế Với vật liệu thuê gia công chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt định mức ) Với vật liệu nhận đóng góp từ đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh: Giá thực tế giá thoả thuận bên xác định cộng (+) với chi phí tiếp nhận (nếu có) Với phế liệu: Giá thực tế giá ớc tính sử dụng đợc hay giá trị thu hồi tối thiểu Với vật liệu đợc tặng, thởng: Giá thực tế tính theo giá thị trờng tơng đơng cộng (+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận Giá thực tế xuất kho: Đối với vật liệu xuất dùng kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý trình ®é nghiƯp vơ cđa c¸n bé kÕ to¸n, cã thĨ sử dụng phơng pháp sau theo nguyên tắc quán hạch toán, có thay đổi phải giải thích rõ ràng: Phơng pháp giá đơn vị bình quân: Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng kỳ đợc tính theo công thức: Giá thực tế Số lợng vật liệu Giá đơn vị bình = x vật liệu xuất dùng xuất dùng quân Trong đó, giá đơn vị bình quân tÝnh theo mét ba c¸ch sau:  C¸ch 1: Giá đơn vị bình quân kỳ dự trữ (Weight Average Cost) : Giá đơn vị bình quân kỳ dự trữ = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ nhập kỳ Lợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ nhập kỳ - Ưu điểm: + Việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ thuộc vào tần suất nhập - xuất kỳ + Đơn giản, dễ làm, phù hợp với doanh nghiệp có danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất nhiều, giá biến động đột ngột - Nhợc điểm: Công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hởng đến công tác toán nói chung Cách 2: Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc: Giá đơn vị bình quân cuối Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc) = kỳ trớc Lợng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trớc) - Ưu điểm: Đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu kỳ - Nhợc điểm: Độ xác không cao không tính đến biến động giá vật liệu kỳ Cách 3: Giá đơn vị bình quân sau lần nhập: Giá đơn vị bình quân sau lần nhập = Giá thực tế vật liệu tồn kho sau lần nhập Lợng thực tế vật liệu tồn sau lần nhập - Ưu điểm: Việc tính giá xác, phản ánh kịp thời biến động giá - Nhợc điểm: Việc tính toán phức tạp, tốn nhiều công sức, nên áp dụng với doanh nghiệp có danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất không nhiều thực kế toán máy vi tính Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc (First in, First out): Theo phơng pháp này, giả thiết số vật liệu nhập trớc xt tríc, xt hÕt sè nhËp tríc míi ®Õn sè nhập sau theo giá thực tế số hàng xuất Nói cách khác sở phơng pháp giá thực tế vật liệu mua trớc đợc dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trớc giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ giá thực tế số vật liệu mua vào sau Phơng pháp thích hợp trờng hợp giá ổn định có xu hớng giảm - Ưu điểm: + Gần víi lng nhËp - xt vËt liƯu thùc tÕ + Phản ánh đợc biến động giá vật liệu tơng đối xác - Nhợc điểm: + Làm cho doanh thu không phù hợp với khoản chi phí Theo phơng pháp nhập trớc - xuất trớc, doanh thu đợc tạo giá trị vật liệu đà đợc mua vào từ cách lâu + Khối lợng công việc hạch toán nhiều Phơng pháp thờng đợc áp dụng doanh nghiệp có vật liệu, số lần nhập kho danh điểm không nhiều Phơng pháp nhËp sau xt tríc ( Last in, First out): Ph¬ng pháp giả định vật liệu mua sau đợc xuất trớc tiên, ngợc lại với phơng pháp nhập trớc - xuất trớc Phơng pháp nhập sau - xuất trớc thích hợp trờng hợp lạm phát - Ưu điểm: Doanh thu đợc phù hợp với khoản chi phí - Nhợc điểm: + Phơng pháp bỏ qua việc nhập xuất vËt liƯu thùc tÕ + Chi phÝ qu¶n lý vật liệu doanh nghiệp cao phải mua thêm vật liệu nhằm tính vào giá vốn hàng bán chi phí với giá cao + Giá trị vật liệu tồn kho vốn lu động doanh nghiệp đợc phản ánh thấp so với thực tế Điều làm cho khả toán doanh nghiệp bị nhìn nhận so với khả thực tế Phơng pháp trực tiếp ( Specific unit cost): Theo phơng pháp này, vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn hay lô giữ nguyên từ lúc nhập vào lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điều chỉnh) Khi xuất vật liệu tính theo giá thực tế vật liệu Do vậy, phơng pháp có tên gọi phơng pháp đặc điểm riêng hay phơng pháp giá thực tế đích danh thờng sử dụng với loại vật liệu có giá trị cao có tính cách biệt Phơng pháp thích hợp với doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng lô vật liệu nhập kho - Ưu điểm: + Tính gi¸ vËt liƯu xt kho chÝnh x¸c + ¸p dụng có hiệu doanh nghiệp có số lợng danh điểm nguyên vật liệu nhng có giá trị lớn mang tính đặc thù - Nhợc điểm: Đòi hỏi công tác quản lý, bảo hành hạch toán chi tiết, tỉ mỉ Phơng pháp giá hạch toán: Theo phơng pháp này, toàn vật liệu biến động kỳ đợc tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch loại giá ổn định kỳ) Cuối kỳ, kế toán tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thực tế vật liệu xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) = Giá hạch toán vật liệu xuất dùng (hoặc tồn kho cuối kỳ) x Hệ số giá vật liệu Hệ số giá tính cho loại, tõng nhãm hc tõng thø vËt liƯu chđ u t thuộc vào yêu cầu trình độ quản lý Hệ sè gi¸ vËt liƯu = Gi¸ thùc tÕ vËt liƯu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ + Giá hạch toán vật liệu nhập kỳ - Ưu điểm: Phơng pháp kết hợp đợc hạch toán chi tiết vật liệu hạch toán tổng hợp để tính giá vật liệu, không phụ thuộc vào cấu vật liệu sử dụng nhiều hay - Nhợc điểm: + Phải tổ chức hạch toán tỉ mỉ, khối lợng công việc dồn vào cuối kỳ hạch toán, phải xây dựng đợc giá hạch toán khoa học Phơng pháp thích hợp với doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu có trình độ kế toán tuơng đối tốt Các phơng pháp có ảnh hởng đến chi phí vật liệu giá thành sản phẩm Trong thị trờng ổn định giá không đổi, việc lựa chọn phơng pháp tính giá không quan trọng Tuy nhiên, thị trờng không ổn định, giá lên xuống thất thờng, phơng pháp cho kết khác Thực tế, giá mua nhập vật liệu tăng lên qua kỳ phơng pháp nhập trớc - xuất trớc cho giá thành sản phẩm thấp nhất, ngợc lại phơng pháp nhập sau - xuất trớc cho giá thành sản phẩm cao nhất, giá thành sản phẩm phơng pháp giá đơn vị bình quân kỳ dự trữ nằm hai phơng pháp Phơng pháp trực tiếp phụ thuộc vào vật liệu Vật liệu thừa xác định Vật liệu thiếu cân, đo, doanh nghiệp TK 338(3381) Vật liệu thừa cha rõ VL thiếu ĐM hay ĐM nhng đợc cấp thẩm quyền cho phép tính vào chi phí kinh doanh nguyên nhân chờ xử lý TK 002 Vật liệu thừa đơn vị khác TK 642 đong, đếm sai TK 111, 334, 138(1388) Yêu cầu ngời phạm lỗi bồi thờng số vật liệu thiếu TK 138(1381) Vật liệu thiếu cha rõ nguyên nhân chờ xử lý b) Kế toán đánh giá lại vật liệu: ã Khi đánh giá lại làm tăng giá trị vật liệu, kế toán vào khoản chênh lệch để ghi: Nợ TK 152 Có TK 412 - Chênh lệch đánh giá lại tài sản ã Khi đánh giá lại làm giảm giá trị vật liệu, khoản chênh lệch giảm để ghi: Nợ TK 412 Khoản chênh lệch Có TK 152 4) Hạch toán vật liệu hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp: So với kế toán c¸c níc Anh, Mü , hƯ thèng sỉ s¸ch kÕ toán Việt Nam phức tạp với nhiều loại sổ sách việc ghi chép nhiều trùng lặp Việc hạch toán Anh, Mỹ chủ yếu sử dụng máy nên áp dụng hình thức nhật ký chung đơn giản, dễ làm mà cung cấp đầy đủ thông tin Việt Nam để tổ chức hạch to¸n vËt liƯu, c¸c doanh nghiƯp cã thĨ ¸p dơng hình thức chế độ kế toán Việt Nam hớng dẫn: a) Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật ký chung: Nhật ký chung hình thức ghi chép theo trình tự thời gian vào nhật ký chung, sau vào để lấy số liệu ghi vào sổ Ngoài nhật ký chung, kế toán mở nhật ký đặc biệt (nhật ký mua hàng): đợc sử dụng cho số loại nghiệp vụ phát sinh nhiều Sổ có tác dụng nh chứng từ tổng hợp nhằm giảm bớt số lần ghi vào sổ Ngoài có tác dụng nh nhật ký chung - Đặc điểm: + Tách rêi viƯc ghi sỉ theo thêi gian vµ theo hƯ thống hai loại sổ + Tách rời hạch toán tổng hợp hạch toán chi tiết + Phải lập bảng cân đối số phát sinh để kiểm tra số liệu trớc lập báo cáo sổ đợc phản ảnh số trang sổ riêng biệt Hình thức sổ bao gồm loại sổ chủ yếu sau: ã Sổ nhật ký chung, nhật ký đặc biệt ã Sổ ã Các thẻ kho, sổ kế toán chi tiết Trình tự hạch toán vật liệu theo hình thức nhật ký chung đợc thực theo sơ ®å sau: S¬ ®å Chøng tõ gèc PNK, PXK Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ TK 152,151,331 Các sổ, thẻ chi tiết v.l, t.t với ngời bán Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Bảng cân đối số phát sinh Quan hệ đối chiếu Báo cáo tài - Ưu điểm: + Có thể vận dụng cho loại hình doanh nghiệp đặc biệt cho doanh nghiệp lớn + Rất thuận tiện cho việc giới hoá tính toán + Ghi chép đơn giản + Thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra tránh tiêu cực đặc biệt thích hợp sử dụng kế toán máy b) Đối với doanh nghiệp áp dùng hình thức nhật ký sổ cái: Theo hình thức này, nghiệp vụ phát sinh phải đợc ghi theo trình tự thời gian theo nội dung kinh tế sổ kế toán tổng hợp gọi nhật ký sổ - Đặc điểm: + Kết hợp viƯc ghi chÐp theo thêi gian vµ theo quan hƯ đối ứng tài khoản sổ kế toán tổng hợp nhật ký sổ + Tách rời hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết hai hệ thống sổ khác + Không cần lập bảng cân đối số phát sinh có thĨ kiĨm tra tÝnh chÝnh x¸c cđa viƯc ghi sỉ dòng cộng cuối kỳ nhật ký sổ Hình thức sổ bao gồm loại sổ kế toán chủ yếu sau: ã Nhật ký sổ ã Các thẻ kho, sổ kế toán chi tiết Trình tự hạch toán vật liệu theo hình thức nhật ký - sổ đợc thực theo sơ đồ sau: Sơ đồ 10 Chứng từ gốc PNK, PXK, BBKN VL Sổ quĩ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật ký - sổ Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài - Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ hiểu, dễ làm, dễ kiểm tra - Nhợc điểm: Chỉ vận dụng cho doanh nghiệp nhỏ, sử dụng tài khoản, nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều, thực chuyên môn hoá phân công lao động kế toán c) Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ Đặc điểm chủ yếu hình thức sổ nghiệp vụ kế toán phát sinh phải vào chứng từ gốc, lập chứng từ ghi sỉ tríc ghi sỉ kÕ to¸n ViƯc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: ã Ghi theo trình tự thời gian đợc thực sổ đăng ký chøng tõ ghi sỉ • Ghi theo néi dung kinh tế đợc thực sổ Chứng từ ghi sổ kế toán lập sở chứng từ gốc bảng tổng hợp chøng tõ gèc cïng lo¹i, cã cïng néi dung kinh tế Chứng từ ghi sổ đợc đánh số hiệu liên tục tháng năm (theo số thứ tự sổ đăng ký chứng từ ghi sổ có chứng từ gốc đính kèm phải đợc kế toán trởng duyệt trớc ghi sổ kế toán) Hình thức sổ bao gồm loại sổ kế toán chủ yếu sau: ã Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ã Sổ ã Các thẻ kho, sổ kế toán chi tiết Trình tự hạch toán vật liệu theo hình thức chứng từ - ghi sổ đợc thực theo sơ đồ sau: Sơ đồ 11 Sổ quĩ Sổ đăng ký chøng tõ ghi sæ Chøng tõ gèc PNK, PXK Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, thẻ chi tiết v.l, t/t víi ngêi b¸n Chøng tõ ghi sỉ Sỉ TK 152,151,331 Bảng TH chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài báo cáo N-X-T vật liệu - Ưu điểm: + Vận dụng đợc cho loại hình doanh nghiệp đặc biệt doanh nghiệp lớn + Thuận tiện cho việc giới hoá tính toán - Nhợc điểm: Ghi chép trùng lắp nhiều d) Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ nhật ký chứng từ: - Đặc điểm hình thức sổ tổ chức sổ sách theo nguyên tắc tập hợp hệ thống hoá c¸c nghiƯp vơ kinh tÕ ph¸t sinh theo mét vÕ tài khoản kết hợp với việc phân tích nghiệp vụ kinh tế theo tài khoản đối øng (Thùc tÕ tæ chøc sæ nhËt ký - chøng từ theo bên có tổ chức phân tích chi tiết theo vế nợ tài khoản đối ứng) - Hình thức kết hợp việc ghi sổ theo thời gian theo quan hệ đối ứng tài khoản nhËt ký chøng tõ Ghi chÐp theo tr×nh tù thêi gian đợc thực sổ chi tiết vật t, sỉ chi tiÕt sè to¸n víi ngêi bán, số nhật ký chứng từ liên quan đến tăng vật liệu nh nhật ký chứng từ số 1, Ghi theo hệ thống ghi chép bảng kê số 3, bảng phân bổ số 2, nhật ký chứng từ 5, 6, sổ tài khoản vËt liƯu - NhËt ký chøng tõ cã t¸c dơng: + Định khoản kế toán làm ghi vào sổ Phần lớn kết hợp hạch toán tổng hợp hạch toán chi tiết nhật ký chứng từ + Không cần lập bảng cân đối số phát sinh trớc lập báo cáo kế toán kiĨm tra sè liƯu ë dßng céng ci kú cđa c¸c nhËt ký chøng tõ - Sư dơng c¸c mÉu sổ in sẵn quan hệ đối ứng tài khoản, tiêu quản lý kinh tế tài lập báo cáo tài Các sổ sách chủ yếu hình thức ghi sổ là: ã Nhật ký chứng từ ã Bảng kê ã Sổ ã Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Trình tự hạch toán vật liệu theo hình thức nhật ký - chứng từ đợc thực theo sơ đồ sau: PNK, PXK, Bảng phân bổ vật liệu Sơ đồ 12 NK - CT 1,2,5,6,7 Bảng kê số 3, 4, 5, Các sổ, thẻ chi tiÕt v.l, t/t víi ngêi b¸n Sỉ c¸i TK 152 Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài - Ưu điểm: + Vận dụng đợc cho loại hình doanh nghiệp đặc biệt doanh nghiệp lớn, số luợng nghiệp vụ nhiều, yêu cầu chế độ quản lý tơng đối ổn định, trình độ nhân viên kế toán cao đồng điều kiện kế toán thủ công + Rất thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán - Nhợc điểm: Không thuận tiện cho việc giới hoá tính toán Kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu dự trữ: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đuợc lập vào cuối niên độ kế toán nhằm ghi nhận phận giá trị dự tính giảm sút so với giá gốc (giá thực tế) hàng tồn kho nhng cha chắn Qua phản ánh đợc giá trị thực tuý hàng tồn kho báo cáo tài chính: Giá trị thực tuý hàng tồn kho = Giá gốc hàng tồn kho - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Theo chuẩn mực số 02 hàng tồn kho Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, nguyên liệu, vật liệu dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm không đợc đánh giá thấp giá gốc sản phẩm chúng góp phần cấu tạo nên đợc bán cao giá thành sản xuất sản phẩm Khi có giảm giá nguyên liệu, vật liệu mà giá thành sản xuất sản phẩm cao giá trị thực đợc nguyên liệu, vật liệu tồn kho đợc đánh giá giảm xuống với giá trị thực đợc chúng Dự phòng giảm giá đợc lập cho loại nguyên, vật liệu dùng cho sản xuất, loại vật t, hàng hoá, thành phẩm tồn kho để bán mà giá thị trờng thấp giá thực tế ghi sổ kế toán Những loại vật t, hàng hoá mặt hàng kinh doanh, thuộc sở hữu cđa doanh nghiƯp, cã chøng cø hỵp lý chøng minh giá vốn vật t, hàng hoá tồn kho Việc lập dự phòng có ý nghĩa quan trọng phơng diện kinh tế phơng diện tài Trên phơng diƯn kinh tÕ, viƯc lËp dù phßng gióp doanh nghiƯp phản ánh xác giá trị tài sản doanh nghiệp Dự phòng đợc ghi nhận nh khoản cho phí làm giảm lợi nhuận trớc thuế, giảm thuế thu nhập doanh nghiệp Trên phơng diện tài chính, dự phòng có tính chất nh nguồn tài doanh nghiệp, tạm thời nằm tài sản lu động truớc sử dụng thực thụ Nếu doanh nghiệp tích luỹ đợc số đáng kể, số đợc sử dụng để bù đắp khoản giảm giá tài sản thực phát sinh tài trợ cho khoản chi phí chi phí phát sinh niên độ sau Theo chuẩn mực số 02, giá trị hàng tồn kho không thu hồi đủ hàng tồn kho bị h hỏng, lỗi thời, giá bán bị giảm, chi phí hoàn thiện, chi phí để bán hàng tăng lên Việc ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho với giá trị thực đợc phù hợp với nguyên tắc tài sản không đợc phản ánh lớn giá trị thùc hiƯn íc tÝnh tõ viƯc b¸n hay sư dơng chúng Mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc xác định theo công thức sau: Mức dự phòng cần lập năm tới cho hàng tồn kho i = Số lợng hàng tồn kho i cuối niên độ x Mức giảm giá hàng tồn kho i Doanh nghiệp phải lập Bảng kê dự phòng giảm giá nguyên vật liệu cho loại vật liệu làm cho kế toán ghi sổ Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu đợc hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán sử dụng tài khoản 159 Dự phòng giảm giá hàng tồn kho để hạch toán Tài khoản có nội dung phản ánh kết cấu nh sau: - Bên nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá - Bên có: Trích lập dự phòng giảm giá - D có: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Tài khoản 159 đợc mở chi tiết theo loại hàng tồn kho Sơ đồ 13:Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho TK 721 TK 159 Hoàn nhập dự phòng vào cuối Trích lập dự phòng giảm giá niên độ kế toán TK 642(6426) hàng tồn kho cho năm sau 6) Chuẩn mực kế toán quốc tế với kế toán nguyên vật liệu: Theo chuẩn mực kế toán quốc tế IAS, nguyên vật liệu loại hàng tồn kho đợc quản lý, hạch toán theo phơng pháp kế toán hàng tồn kho tức dựa nguyên tắc nguyên giá Điều chủ yếu kế toán nguyên vật liệu đợc hạch toán nh tài sản chi phí sản xuất doanh thu (trờng hợp bán vật liệu cho doanh nghiệp khác) có liên quan đợc ghi nhËn IAS cung cÊp híng dÉn thùc tÕ vỊ viƯc xác định giá phí, hạch toán nguyên vật liệu vào chi phí, cung cấp công thức tính trị giá nguyên vật liệu tồn kho Phần nghiên cứu tập trung làm rõ chuẩn mực kế toán quốc tế hạch toán nguyên vật liệu a) Xác định giá phí nhập kho nguyên vật liệu: Khi nguyên vật liệu đợc mua nhập kho tuỳ thứ, loại cụ thể mà đợc sử dụng vào sản xuất sản phẩm hay phải qua chế biến trớc đa vào sản xuất nhập kho hay đem bán (coi nh hàng hoá) ứng với loại nguyên vật liệu nh chuẩn mực kế toán quốc tế số lại có quy định giá phí nhập kho riêng với cấu c¸ch tÝnh gi¸ kh¸c Theo IAS sè yếu tố cấu thành giá phí nhập kho gồm: - Tæng chi phÝ mua - Chi phÝ chÕ biÕn (nÕu cã) - C¸c chi phÝ kh¸c Tỉng chi phÝ mua: Gồm: + Giá mua ghi hoá đơn + Các chi phí liên quan đến mua nguyên vật liệu Thuế nhập thứ thuế khác Chi phÝ vËn chun, bèc dì C¸c chi phÝ khác phân bổ trực tiếp vào việc mua nguyên vật liệu + Giảm giá thơng mại + Chiết khấu Chi phí chế biến: Các chi phí liên quan đến chế biến nguyên vật liệu trớc nhập kho đợc tính vào giá phí nhập kho nguyên vật liệu Các chi phí bao gồm: Chi phí nhân công chế biến, khấu hao máy móc dùng để gia công chế biến Các chi phí khác: Nguyên tắc phân bổ: Các chi phí khác đợc tính vào giá phí tồn kho chi phí mà doanh nghiệp phải chịu để đa hàng địa điểm trạng thái Chi phí tài chính: Theo IAS số 2, vài trờng hợp đặc biệt chi phí tài đợc tính vào giá phí tồn kho nguyên vật liệu, chẳng hạn nh chi phí có liên quan đến việc nhập kho nguyên vật liệu, chi phí tài mang lại lợi ích kinh tÕ cho doanh nghiƯp t¬ng lai b) Ph¬ng ph¸p tÝnh gi¸ vËt liƯu xt kho: Theo IAS sè 2, trớc hết để tính giá vật liệu xuất kho, kế toán cần phải phân biệt đợc hai loại nguyên vật liệu nguyên vật liệu nhận diện đợc nguyên vật liệu không nhận diện đợc, phơng pháp tính giá khác - Loại nguyên vật liệu nhận diện đợc: Đối với loại vật liệu nhận diện đợc giá xuất kho bao gồm tất giá phí đích thực - Loại nguyên vật liệu giống nhau, không nhận diện đợc: Đối với loại này, IAS đa hai công thức: + C«ng thøc chn: NhËp tríc, xt tríc (FIFO) Bình quân gia quyền (CMP) + Công thức thay chấp nhận đợc: Đó công thức Nhập sau, xuất trớc (LIFO) Nếu sử dụng phơng pháp LIFO cần phải có số thông tin nh: Các báo cáo tài phải cho biết chênh lệch giá trị tồn kho báo cáo tài sản giá trị thấp giá trị đợc tính theo hai công thức chuẩn FIFO, CMP giá trị bán đợc thuần( giá ớc tính bán đợc điều kiện bình thờng trừ chi phí ớc tính để hoàn thành sản phẩm chi phí khác để bán hàng sau này); giá trị thấp giá phí ngày kế toán giá bán đợc (hay giá lợi ích việc dùng) c) Xác định giá trị nguyên vật liệu thời điểm kế toán: - Nguyên tắc: Theo IAS số 2, vào thời điểm kế toán giá trị nguyên vật liệu đợc đánh giá sở giá thấp giá phí nhập kho giá bán đợc - Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu: + Các nguyên vật liệu trình sản xuất không đợc giảm giá thành phẩm đợc sản xuất từ nguyên liệu đợc bán với giá cao giá thành +Trong trờng hợp giảm sút giá mua thị trờng làm cho giá phí thành phẩm cao giá thành bán đợc giá trị ghi sổ kế toán nguyên vật liệu phải đợc giảm xuống giá bán đợc Trong trờng hợp này, giá mua vào nguyên vật liệu coi gía bán đợc d) Điểm khác biệt chn mùc kÕ to¸n qc tÕ víi hƯ thèng kÕ toán Việt Nam hạch toán nguyên vật liệu: Trong xu híng nhÊt thĨ ho¸ nỊn kinh tÕ thÕ giíi, công cụ cung cấp thông tin cho quản lý kinh tế nh kế toán, thống kê nớc khác giới ngày xích lại gần Việc Bộ tài ban hành chế độ kế toán vận dụng thông lệ quốc tế kế toán vào hoàn cảnh cụ thể , phù hợp với chế kinh tế nớc ta Đây nhân tố quan trọng góp phần đa nỊn kinh tÕ níc ta héi nhËp vµo nỊn kinh tế giới, làm cho ngôn ngữ kế toán nớc ta trở nên gần gũi với ngôn ngữ kế toán nớc, giúp nớc ta hoàn thiện luật đầu t nớc vào Việt Nam Có thể nói chế độ kế toán nớc ta đà vận dụng đầy đủ nguyên tắc, khái niệm đợc thừa nhận phạm vi quốc tế Sự khác chuẩn mực kế toán quốc tế với hệ thống kế toán Việt Nam hạch toán nguyên vật liệu đợc thể điểm sau: HƯ thèng kÕ to¸n ViƯt Nam Chn mùc kÕ toán quốc tế ã Tính giá vật liệu Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho đợc xác định phơng pháp sau: - Phơng pháp bình quân gia quyền - Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc - Phơng pháp giá thực tế đích danh - Phơng pháp giá hạch toán ã Thiếu hụt nguyên vật liệu phát kiểm kê: Phải ghi nợ TK 138 chờ xử lý ã Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Dự phòng cho nguyên vật liệu tồn kho đợc tính vào cuối niên độ kế toán trớc lập báo cáo tài Giá thực tế vật liệu xuất kho sử dụng phơng pháp: - Phơng pháp nhập trớc, xuất trớc - Phơng pháp bình quân gia quyền - Phơng pháp nhập sau, xuất trớc Đa vào khoản lÃi, lỗ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập sau cấp quản lý nhận thấy giá trị bị giảm 7) Đặc điểm kế toán nguyên liƯu, vËt liƯu ë mét sè níc: Cã thĨ nãi hệ thống kế toán doanh nghiệp nói chung mảng kế toán vật liệu nói riêng đà khẳng định đợc vai trò việc quản lý, điều hành kiểm soát hoạt động kinh tế So víi hƯ thèng kÕ to¸n cị, hƯ thèng kÕ to¸n đà thoả mÃn tốt yêu cầu kinh tế thị trờng Việt Nam Đồng thời hoà nhập với chuẩn mực thông lệ kế toán phổ biến giới Các phơng pháp hạch toán vật liệu nh kê khai thờng xuyên hay kiểm kê định kỳ, phơng pháp tính giá vật liệu xuất kho nh FIFO, LIFO gần gũi với kế toán quốc tế Ngoài kế thừa từ kế toán nớc có kinh tế thị trêng ph¸t triĨn, kÕ to¸n vËt liƯu cđa ta cịng bớc giải đợc vấn đề chiết khấu, giảm giá, khoản dự phòng hoạt động phát sinh kinh tế thị trờng a) Kế toán nguyên vật liệu hệ thống kế toán Bắc Mỹ: Hệ thống tài khoản kế toán Mỹ: Hệ thống kế toán Mỹ hệ thống tài khoản thống tên gọi số hiệu bắt buộc sử dụng tất doanh nghiệp Thực tế, doanh nghiệp vào lĩnh vực kinh doanh, quy mô doanh nghiệp yêu cầu quản lý để lựa chon tài khoản sử dụng riêng cho doanh nghiệp Doanh nghiệp tự đặt tên cho tài khoản số hiệu chúng Sổ kế toán: Hình thức sổ kế toán áp dụng kế toán Mỹ hình thức Nhật ký chung, theo hình thức này, sổ sách sử dụng bao gồm: - Sổ nhËt ký chung ( General Journal) Sæ nhËt ký chung có nhiều trang dùng cho năm - Sổ cái: Sổ tập hợp đầy đủ tài khoản sử dụng doanh nghiệp Mỗi tài khoản đợc mở trang riêng Sổ Sổ sổ tờ rời, sổ đóng thành trang nhớ máy tính - Sổ tài khoản ba cột: Trên thực tế công ty thờng sử dụng sổ tài khoản có ba cột thay sử dụng tài khoản chữ T - Bảng cân đối thử: Định kỳ, kế toán kiểm tra tính cân đối Tổng nợ tổng Có cách sử dụng Bảng cân đối thử (Trial balance) Các báo cáo tài chính: Theo chế độ kế toán Mỹ, báo cáo tài doanh nghiệp bao gồm báo cáo bắt buộc sau: - Báo cáo kết kinh doanh (Income Statement) - Báo cáo nguồn vốn chủ sở hữu (The Statement of owners Equity) - Bảng cân đối kế toán ( The balance Sheet) - B¸o c¸o lu chun tiỊn tƯ (Cash flows) Hạch toán nguyên vật liệu: Vật liệu nhập, xuất, tồn kho đợc ghi sổ theo giá thực tế Gi¸ thùc tÕ vËt liƯu nhËp kho bao gåm gi¸ mua, chi phí thu mua trừ khoản chiết khấu hàng mua, hàng mua trả lại số giảm giá đợc hởng Giá thực tế vật liệu xuất kho đợc xác định theo phơng pháp nh phơng pháp giá bình quân, phơng pháp FIFO, LIFO, phơng pháp giá thực tế đích danh Kế toán Mỹ sử dụng tài khoản Tồn kho nguyên vật liệu để theo dõi tình hình biến động nguyên vật liệu qua kho Tài khoản thờng có số d nợ thời điểm đầu cuối kỳ Sơ đồ 14:Hạch toán tổng hợp nguyên, vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên hệ thống kế toán Mỹ TK Tiền mặt TK Nguyên, vật liệu Mua VL TM TK CP SXKD DD XuÊt VL cho TT SX TK CP SXC TK PT ngêi CC XuÊt VL cho QL bảo dỡng PXSX Mua VL chịu TK CPBH XuÊt VL cho BH TK CP QLDN XuÊt VL cho QL chung toàn DN TK Giảm giá hàng mua hàng mua trả lại TK PT ngời CC Kc giảm giá hàng mua NVL trả lại hàng mua trả lại đợc GG TK Chiết khấu mua hàng Kc chiết khấu toán đợc hởng CK mua hàng đợc hëng ... Việt Nam, kế toán đà vận dụng có chọn lọc chuẩn mực vào hạch toán vật liệu Để hạch toán nguyên liệu, vật liệu, kế toán sử dụng tài khoản sau: ã Tài khoản 152: "Nguyên liệu, vật liệu" : Tài khoản... giá hạch toán vật liệu Sổ danh điểm vật liệu có tác dụng công tác quản lý hạch toán đặc biệt điều kiện giới hoá công tác hạch toán doanh nghiệp Ngoài cách phân loại trên, doanh nghiệp sử dụng cách... i Doanh nghiệp phải lập Bảng kê dự phòng giảm giá nguyên vật liệu cho loại vật liệu làm cho kế toán ghi sổ Dự phòng giảm giá nguyên vật liệu đợc hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp Kế toán