1 Thực tế cơng tác tổ chức hạch tốn kế toán tiêu thụ thành phẩm xác định kết tiêu thụ công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Nam: 1.Tổng quan công ty TNHH Hệ thống cơng nghiệp Việt Nam: 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Công ty: Công ty TNHH Hệ thống công nghiệp VN (tên viết tắt Indeco, Ltd) Cơng ty TNHH có thành viên, trụ sở tại: Số 58, Ngõ 191 Minh Khai, Quận Hai Bà Trưng, Hà Nội Cơng ty thức vào hoạt động từ ngày 30 tháng 05 năm 2003 theo giấy phép đầu tư: 01020088189 Sở kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp Bắt đầu bước vào thị trường điện công nghiệp VN, Công ty lựa chọn hai lĩnh vực hoạt động là: Mua bán vật tư thiết bị ngành điện, thiết bị phòng cháy chữa cháy, thiết bị viễn thông, tin học, điện tử sản xuất lắp ráp tủ bảng điện Ngồi ra, Cơng ty cịn biết đến qua hoạt động: Xây lắp đường dây tải điện, hệ thống chiếu sáng, hệ thống điều khiển tự động, trạm biến áp đến 35 KV; thi công lắp đặt hệ thống phòng cháy chữa cháy; cung cấp, lắp đặt tư vấn hệ thống tự động hoá cho nhà máy trạm điện; sản xuất, lắp ráp sản phẩm viễn thông, tin học, điện tử Công ty chủ yếu cung cấp lắp ráp thiết bị đại nhập trực tiếp từ Hàn Quốc, Italia, Đức, Hà Lan với thông số kỹ thuật mà thị trường nước không đáp ứng nhằm phục vụ tốt yêu cầu khách hàng đặt Đến năm 2004, đơn vị thức hoạt động theo hệ thống quản lý chất lượng ISO9001-2000 sách chất lượng: “Hiệu quả-Linh hoạt-Bền vững” Điện công nghiệp VN thị trường rộng lớn nhiều khoảng trống nên hội gia nhập DN cao Mặc dù vậy, việc nắm bắt kịp thời hội biến khoảng trống thành thị phần điều dễ mà nhiều đối thủ cạnh tranh mạnh Công ty TNHH Linh Trung, Công ty LG Việt Nam cố gắng mở rộng thị phần họ Nhận biết điều đó, Cơng ty sâu nghiên cứu cung cầu để định vị thị trường mục tiêu, linh hoạt việc đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường Mặt khác, đơn vị cố gắng tìm tịi, phân tích đối thủ để có sách cạnh tranh giá chất lượng, lôi kéo khách hàng vào sản phẩm Cơng ty nỗ lực tìm nhà cung cấp đáng tin cậy nước để nhập hàng với giá rẻ nên nhiều lần tham gia chào thầu thắng lợi Qua đó, Cơng ty biết đến đơn vị mang lại tính kinh tế tối ưu cho dự án Nhờ đội ngũ nhân viên nhiệt tình, động cơng việc nên đơn vị nhanh chóng tạo mối quan hệ làm ăn tốt với khách hàng Kết hợp với việc đa dạng hóa lĩnh vực hoạt động quản lý có hiệu dẫn tới sau năm vào hoạt động Công ty có thị phần nhiều nơi nước như: Hà Nội, Hải Phòng, Hải Dương, Gia Lai, Kon Tum, thành phố Hồ Chí Minh Từ thành lập nay, Công ty giành nhiều dự án lớn Trong đó, đặc biệt tháng 12 năm 2007, Cơng ty kí hợp đồng thực dự án cung cấp tủ, bảng điện cho Nhà máy thuỷ điện YABUCH Gia Lai với giá trị lên đến 118.000USD cho Công ty Cũng tháng, Công ty định chuyển đổi chủ trương hoạt động: từ Công ty sản xuất kinh doanh thương mại chuyển sang Cơng ty chun sản xuất lĩnh vực sản xuất lắp ráp tủ bảng điện Với mục tiêu chun mơn hố giai đoạn tới, đơn vị tập trung vào sản xuất cung cấp tủ bảng điện cho dự án Từ số lượng dự án thực tế tìm chứng tỏ phương châm hoạt động đơn vị lúc hồn tồn hợp lý có Cơng ty bước mở rộng thị phần, giành uy tín thị trường, đời sống người lao động ngày nâng cao Điều thể xu hướng phát triển khả quan đơn vị Trong điều kiện kinh tế nước ta, cán cân xuất nhập tình trạng nghiêng nhập Nhà nước khuyến khích hoạt động xuất hạn chế nhập thông qua chế độ thuế mặt hàng xuất nhập Tuy nhiên, nước ta giai đoạn độ lên chủ nghĩa xã hội đòi hỏi tảng khoa học công nghệ đại Trong kinh tế phát triển chưa cao việc giao lưu nhập có chọn lọc sản phẩm cơng nghiệp đại từ phía nước ngồi để vận dụng học tập tri thức tiến điều cần thiết Công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Nam cầu nối kỹ thuật tiên tiến nước vào VN Tuy nhiên, thị trường nhà cung cấp nước ngồi đơn vị gặp khơng khó khăn giai đoạn cung ứng hàng nhập phải chịu thêm thuế suất nhập cao Ngồi ra, qng đường vận chuyển xa xơi hay nảy sinh nhiều vấn đề không lường trước như: thiên tai, bão lũ xảy trường hợp hàng bị giao muộn nhiều so với thoả thuận Theo đó, Cơng ty bị chậm thời gian hoàn thành lắp ráp giao hàng cho khách hàng Đối với dự án lớn cần đảm bảo tiến độ thực thiệt hại gây chậm hàng lớn cho Công ty, khách hàng uy tín Cơng ty mà bị giảm sút Nhận diện vấn đề đó, Ban lãnh đạo đơn vị phải xét đến yếu tố rủi ro để có kế hoạch mua hàng, dự trữ hàng thích hợp Nhờ vậy, Cơng ty đạt tiến độ hợp đồng với khách hàng, tạo lập, giữ vững vị thị trường Mặt khác, giao dịch thương mại quốc tế phải toán ngoại tệ nên hoạt động nhập Công ty phụ thuộc lớn vào biến động tỷ giá hối đối Khắc phục khó khăn, Cơng ty trì hoạt động khẳng định vị trí lịng khách hàng, nghiêm chỉnh chấp hành nghĩa vụ với Nhà nước đảm bảo không ngừng nâng cao chất lượng hoạt động kinh doanh thể qua bảng mô tả Các tiêu bảng lấy nguồn số liệu từ bảng cân đối kế toán, báo cáo kết kinh doanh Cơng ty phịng kế tốn cung cấp: Bảng 01.Tình hình hoạt động cơng ty năm gần Năm Chỉ tiêu 1.Tổng vốn Vốn lưu động Vốn cố định 2.Số lượng lao động 3.Doanh thu bán hàng 4.Lợi nhuận trước thuế 5.Thuế nộp cho NSNN: Thuế nhập Thuế thu nhập DN Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 13.498.108.633 13.149.430.090 348.678.543 18.601.885.970 17.658.845.993 455.384.771 18.656.646.840 18.095.437.390 561.209.453 18 20 25 14.163.737.791 15.475.712.539 17.271.223.651 136.063.558 491.717.630 453.619.834 38.097.796 199.854.689 254.615.560 925.693.613 869.734.300 55.959.313 690.753.933 619.460.577 71.293.356 Qua bảng số liệu cho thấy tổng vốn hoạt động vốn Công ty qua năm liên tiếp gia tăng: tăng nhanh năm 2006 với tốc độ 37,8%, tăng chậm lại năm 2007 với tốc độ 1% Kèm theo số lượng lao động tăng cường qua năm Điều chứng tỏ Công ty mở rộng quy mô hoạt động phát sinh nhu cầu thuê thuê thêm lao động để đáp ứng nhu cầu công việc gia tăng Để hiểu tình hình tài Cơng ty, bạn đọc theo dõi bảng 02 sau đây: Bảng 02 Một số tiêu tài Công ty Năm Chỉ tiêu 1.Tỷ suất đầu tư 2.Tỷ suất lợi nhuận Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007 2,5% 0,96% 2,4% 1,29% 3% 1,43% Qua tiêu tỷ suất đầu tư cho thấy cấu tài sản đơn vị tương đối hợp lý, TSCĐ chiếm trung bình khoảng 2,6% mức phù hợp với lĩnh vực sản xuất lắp ráp thủ cơng Cịn qua tỷ suất lợi nhuận cho thấy khả sinh lời Công ty chưa thật cao cải thiện cách đáng kể, liên tục qua năm gần Điều chứng tỏ hoạt động kinh doanh DN có chiều hướng tốt, gia tăng khoản đóng góp thuế thu nhập cho Ngân sách Nhà nước qua ba năm liên tiếp Biểu đồ 01- Biểu đồ doanh thu-Tổng vốn Qua biểu đồ ta thấy tỷ lệ doanh thu so với tổng vốn qua năm tương đối cao năm 2005 doanh thu tạo lớn tổng vốn huy động, đến năm 2006 tỷ lệ có sụt giảm đặc biệt sang năm 2007 tăng đột biến thể xu hướng hoạt động DN có chiều hướng tốt Điều minh chứng nỗ lực DN việc sử dụng cách hiệu vốn đơn vị vào hoạt động sản xuất-kinh doanh Đó tiền đề mang lại kết lợi nhuận cao cho kỳ kinh doanh 1.2 Đặc điểm tổ chức máy quản lý hoạt động kinh doanh Công ty: Như biết Công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Nam thuộc loại hình Cơng ty TNHH thành viên cấu tổ chức quản lý Công ty bao gồm: Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc Các phận Công ty tổ chức theo mơ hình tổ chức phận theo chức Tổ chức theo chức hình thức tạo nên phận cá nhân thực hoạt động mang tính chất tương đồng hợp nhóm đơn vị, cấu sơ đồ sau: Sơ đồ 01 Mơ hình tổ chức phận theo chức Công ty Hội đồng thành viên Giám đốc Chủ tịch hội đồng thành viên Phòng vật tư-xuất nhập Phòng kỹ thuật Phòng kế tốn Phịng HCNS Phịng sản xuất Phịng dự án Mơ hình tổ chức tương đối dễ hiểu phù hợp với Công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Nam Với số lượng lao động chưa nhiều hoạt động sản xuất kinh doanh đà phát triển, việc áp dụng mơ hình mang lại hiệu tác nghiệp phận Công ty, tạo điều kiện cho việc kiểm tra chặt chẽ cấp cao Đồng thời giúp phận giữ sức mạnh uy tín việc thực chức nhiệm vụ cụ thể sau: Hội đồng thành viên: quan định cao Công ty Hiện bao gồm thành viên với số vốn góp tương ứng sau: Bảng 03 Vốn góp thành viên điều lệ Công ty Tên thành viên 1.Trần Tuấn Nam 2.Nguyễn Châu Hồng Phần vốn góp 12.750.000.000 2.250.000.000 Tỷ lệ 85% 15% Chủ tịch Hội đồng thành viên ông Trần Tuấn Nam Hội đồng thành viên bầu kiêm Giám đốc Công ty Chủ tịch Hội đồng thành viên người chuẩn bị chương trình, kế hoạch hoạt động Hội đồng thành viên; Triệu tập họp Hội đồng thành viên; Giám sát việc tổ chức thực định Hội đồng thành viên Giám đốc ông Trần Tuấn Nam quy định điều lệ Công ty Giám đốc người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày Công ty, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên việc thực quyền nghĩa vụ Dưới Giám đốc có phịng ban chức mà đứng đầu trưởng phòng Trưởng phòng có nhiệm vụ điều hành hoạt động phịng, đạo việc thực nhiệm vụ phòng giao phó, phân cơng cơng việc cụ thể cho nhân viên theo dõi, quản lý hoạt động nhân viên theo nhiệm vụ giao Trưởng phòng Giám đốc Cơng ty bổ nhiệm Phịng hành nhân sự: phận nghiệp vụ Công ty, thực chức tham mưu cho Giám đốc công tác nhân viên, lao động, tổ chức bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỉ luật, cách chức cán quản lý công tác đối nội, đối ngoại mang tính chất hành Cụ thể phịng HCNS đảm nhiệm khâu: quản lý dấu Công ty, văn thư lưu trữ (các công văn, quản lý Hợp đồng lao động, sổ lao động hồ sơ, lý lịch cán bộ, nhân viên Công ty) tuyển dụng thực chương trình đào tạo cơng nhân, nhân viên Công ty năm; Nghiên cứu, tổ chức xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động quy định hình thức trả lương Phịng kế tốn: Là phận quan trọng Công ty, chịu trách nhiệm nghiệp vụ tài chính-kế tốn trước quan Nhà nước Giám đốc Theo đó, phịng kế tốn thực chức năng: Tổ chức cơng tác kế tốn tham mưu cho Giám đốc phương án huy động sử dụng vốn; Tổ chức cơng tác kiểm tốn tốn thuế hàng năm; Thực nhiệm vụ đáp ứng u cầu cơng tác kế tốn quản trị doanh nghiệp Đồng thời, phịng kế tốn với Giám đốc giải trình vấn đề liên quan đến chế độ, sách tài chính, kế tốn thống kê, kiểm toán trước quan thuế, tra, kiểm tra, điều tra theo quy định Pháp luật Phòng xuất nhập (XNK): Là phận lập kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, đảm bảo nguyên vật liệu cung ứng thời hạn, chất lượng, chủng loại, giá phù hợp theo yêu cầu Cơng ty Theo đó, phịng XNK lập kế hoạch đánh giá theo dõi nhà cung cấp; Thiết lập quan hệ kinh doanh nhập với đối tác nước quản lý, bảo quản sản phẩm trình vận chuyển lưu kho giao hàng; Quản lý toàn kho hàng Cơng ty Phịng kỹ thuật: Là phận thực quản lý kỹ thuật sản xuất, chất lượng sản phẩm Cụ thể: phòng kỹ thuật đảm nhận nhiệm vụ: Tập hợp lưu trữ thông tin chất lượng sản phẩm; Trao đổi thống với khách hàng kỹ thuật; Nghiên cứu phát triển sản phẩm; Xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật cho sản phẩm nguyên vật liệu, định mức kỹ thuật sản xuất; Thiết lập, kiểm sốt cải tiến quy trình cơng nghệ sản xuất; Tổ chức đánh giá, nghiệm thu chất lượng sản phẩm Phòng sản xuất: Thực lập kế hoạch sản xuất, tổ chức sản xuất đảm bảo đáp ứng kế hoạch bán hàng chất lượng sản phẩm; Lập kế hoạch thực sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị; Kết hợp phận khác khắc phục cố sản xuất; Hỗ trợ phòng kỹ thuật kiểm tra sản phẩm đầu vào; Quản lý sử dụng có hiệu nguồn nhân lực phê duyệt phục vụ cho trình sản xuất; Lập kế hoạch yêu cầu đào tạo nâng cao tay nghề cho cán cơng nhân viên phịng; Bảo đảm an tồn lao động cho người, máy móc, giữ gìn vệ sinh mơi trường Phịng dự án có trách nhiệm nghiên cứu phát triển thị trường sản phẩm; Xây dựng kế hoạch kinh doanh dài hạn, ngắn hạn; Tổ chức giải khiếu nại chăm sóc khách hàng; Tổ chức làm thầu, tham gia đấu thầu, làm việc với khách hàng, đối tác kinh doanh với hỗ trợ phận liên quan; lập quản lý tiến độ, kế hoạch tất dự án sản xuất lắp ráp Công ty kết hợp với phận khác để đôn đốc, theo dõi giải vấn đề phát sinh tiến hành dự án; Phối hợp với phòng kỹ thuật làm việc với khách hàng tiến hành dịch vụ sau xuất hàng 1.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh: Cơng ty có xưởng sản xuất trưởng phòng sản xuất (TPSX) điều hành chịu trách nhiệm trước Giám đốc toàn hoạt động xưởng Mọi công nhân xưởng phải hồn thành cơng việc trưởng phịng phân cơng đồng thời tự bảo quản thiết bị mà phụ trách Quy trình sản xuất chi tiết cụ thể bước công việc phải thực cho đối tượng Để thực quy trình này, xưởng tổ chức thành tổ là: Tổ tổ điện , phối hợp với TPSX, kiểm tra viên q trình thực Trưởng phịng sản xuất tiếp nhận phân loại vẽ vẽ điện từ phòng kỹ thuật, xem xét, kiểm tra thiết kế giao cho tổ chuyên môn nghiên cứu Sau phân tích dự án vẽ điện, cơ, TPSX kiểm tra lại tình hình vật tư phụ kiện có kế hoạch mua gấp thiếu Phịng SX cân đối có kế hoạch nhập theo quý theo năm bổ xung có dự án TPSX họp với tổ chuyên môn để lập điều chỉnh kế hoạch lắp ráp phân bố nhân công làm việc cho phù hợp với tiến độ chung ban quản lý dự án Dựa kế hoạch đó, tổ điện, tổ phối hợp thực bước công việc mơ tả sơ đồ Các tổ điện tổ hoàn thành cơng việc giao bó dây, gia cơng phải kí tên ghi rõ ngày thực ngày hồn thành cơng việc lên thẻ sản phẩm sau gián thẻ kèm theo sản phẩm làm để nhận biết việc kết thúc cơng đoạn Quy trình thực mơ tả chi tiết qua sơ đồ 02 sau đây: Sơ đồ 02 Quy trình sản xuất Tiếp nhận phân loại vẽ Yêu cầu mua hàng Kế hoạch sản xuất Tổ Tổ điện Nhận Thiết kế bảng dây Đi bó dây Nhận chi tiết Gá đấu nối thiết bị diện Đấu nối Kiểm tra viên Vệ sinh & đóng gói Xuất hàng Dựng khung tủ Nhận kiểm tra thiết bị điện Gia công Sau sản phẩm lắp ráp xong, kiểm tra viên thực kiểm tra tổng thể theo vẽ Công ty, kết kiểm tra đạt ghi vào phiếu nhập kho chờ xuất hàng, khơng phù hợp thực kiểm sốt theo quy trình quản lý sản phẩm khơng phù hợp Các sản phẩm đạt yêu cầu tiến hành làm vệ sinh sẽ, xếp gọn gàng kho để tạo thuận tiện cho việc đóng gói xuất hàng Những phụ tùng, phụ kiện theo vận đơn đóng gói đánh số kiện hàng bình thường Trên kiện hàng có dán shipping mark, ghi rõ tên dự án, khách hàng, địa nơi nhận, số thứ tự tổng số kiện Khi có thị xuất hàng từ trưởng ban quản lý dự án, TPSX tiến hành bốc dỡ hàng 1.4 Đặc điểm tổ chức cơng tác kế tốn Cơng ty: 1.4.1 Mơ hình tổ chức máy kế tốn Cơng ty: Bộ máy kế tốn Cơng ty tổ chức theo mơ hình tập trung tức đơn vị mở sổ kế toán, tổ chức máy kế toán để thực tất giai đoạn hạch toán phần hành kế tốn Phịng kế tốn trung tâm phải thực tồn cơng tác kế tốn tự lập, thu nhận chứng từ, ghi sổ, xử lý thông tin hệ thống báo cáo phân tích tổng hợp đơn vị Ở xưởng sản xuất, TPSX có nhiệm vụ theo dõi, hạch tốn ban đầu ngày cơng, cơng lao động, lượng vật tiêu hao, chi phí phân xưởng chuyển chứng từ cho phịng kế tốn trung tâm khơng hạch tốn riêng Quan hệ loại lao động máy kế toán quan hệ theo kiểu trực tuyến tức kế toán trưởng trực tiếp điều hành nhân viên kế toán phần hành không thông qua khâu trung gian nhận lệnh Với cách tổ chức mối quan hệ phụ thuộc máy kế toán trở nên đơn giản, thực cấp kế toán tập trung, phù hợp với quy mơ hoạt động Cơng ty Phịng kế tốn đơn vị có nhân viên gồm: kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp ba kế toán phần hành tổ chức theo sơ đồ 03 mô tả đây: 10 Sơ đồ 03.Tổ chức máy kế toán Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán hàng tồn kho toán với người bán Kế toán tiêu thụ toán với người mua Kế toán tiền lương, TSCĐ kiêm thủ quỹ kiêm trưởng phịng HCNS Kế tốn trưởng có nhiệm vụ tổ chức máy kế toán sở xác định khối lượng cơng tác kế tốn, điều hành kiểm soát hoạt động kế toán; chịu trách nhiệm nghiệp vụ chun mơn kế tốn Cơng ty Kế tốn trưởng người có quyền kí duyệt tài liệu kế tốn, có quyền u cầu phận chức khác máy quản lý Công ty phối hợp thực cơng việc chun mơn có liên quan tới phận chức Kế tốn trưởng người đảm nhiệm vai trị kế tốn tổng hợp, thực cơng tác kế tốn cuối kì, lập báo cáo nội báo cáo tài bắt buộc theo quy định Bộ tài theo yêu cầu đột xuất Kế toán hàng tồn kho: Theo dõi ghi chép biến động nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ thành phẩm từ khâu tiếp nhận kiểm tra chứng từ đến khâu ghi sổ kế toán phần hành, làm sở đối chiếu với thủ kho số lượng vật tư thực tế có kho thời điểm kiểm kê, cung cấp thông tin khoản công nợ phải trả người bán Kế toán tiền lương, TSCĐ kiêm thủ quỹ kiêm trưởng phịng HCNS: Có nhiệm vụ tính tiền lương khoản phụ cấp người phận, phịng ban; theo dõi tình hình biến động tăng, giảm TSCĐ, tập hợp kết chuyển chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, trích khấu hao hàng tháng loại TSCĐ; thu, chi tiền theo hoá đơn, chứng từ hợp lệ, bảo quản loại tiền mặt chứng có giá quỹ, tránh thất hư hỏng Kế toán tiêu thụ toán với người mua có nhiệm vụ ghi nhận khoản doanh thu bán hàng khoản toán với khách hàng Từ đó, xác định kết tiêu thụ 1.4.2 Tổ chức vận dụng chế độ kế tốn Cơng ty: 35 CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội BẢNG TỔNG HỢP NHẬP- XUẤT- TỒN Từ tháng 01 đến tháng 03 năm 2007 Kho: Kho thành phẩm (TP) Đvt:VNĐ Mã số TPTD DATK TTRAM Mặt hàng Nhóm thành phẩm sản xuất Tủ điện Tủ dự án Tân Kỳ Tủ trạm Kiosk- DA Vĩnh Thịnh Tổng cộng Kế toán ghi sổ ĐVT tủ tủ tủ Đầu kỳ Nhập 6 Kế toán trưởng 1.139.359.851 1.139.359.851 49.279.273 207.269.935 1.139.359.851 6 Xuất 1.139.359.851 1.139.359.851 49.279.273 207.269.935 1.139.359.851 Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng Biểu 12-Bảng tổng hợp nhập-xuất tồn Cuối kỳ 36 Đồng thời hàng ngày, từ chứng từ kế toán vào Sổ nhật ký chung đến cuối quý, kế toán lên Sổ TK 632 Số tổng cộng tổng giá vốn hàng bán kỳ CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội SỔ CÁI TÀI KHOẢN Từ tháng 01 đến tháng 03 năm 2007 Tài khoản:632-Giá vốn hàng bán Đ v t:VNĐ Chứng từ Ngày 15/02/2007 01/03/2007 31/03/07 Số HĐ 9200 HĐ 9203 PKT02 Kế toán ghi sổ Diễn giải Dư đầu kỳ Bán tủ theo dự án Tân Kỳ Bán tủ trạm Kiosk- DAVĩnh Thịnh Kết chuyển giá vốn 632→9111 Tổng phát sinh Dư cuối kỳ Kế toán trưởng TKĐ Ư Phát sinh Nợ 155 155 9111 49.279.273 207.269.935 1.139.359.851 Có 1.139.359.851 1.139.359.851 Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng Biểu 13-Sổ tài khoản Giá vốn hàng bán 37 2.6.Hạch toán xác định kết tiêu thụ thành phẩm: 2.6.1.Hạch tốn chi phí quản lý kinh doanh Để xác định xác kết tiêu thụ, kế tốn Cơng ty tiến hành tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp Tuy nhiên, kế tốn khơng theo dõi tách biệt hai loại chi phí mà thu thập phản ánh thơng tin TK 642-Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp Cơng ty chi phí phát sinh có liên quan đến hoạt động tiêu thụ thành phẩm khoản chi phí có liên quan đến tồn hoạt động đơn vị Để theo dõi khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh đơn vị kế toán mở chi tiết TK 642 thành tài khoản cấp sau: 6421- Chi phí nhân viên quản lý 6422- Chi phí vật liệu, thiết bị 6423- Chi phí đồ dùng văn phịng 6424- Chi phí khấu hao 6425- Chi phí thuế, phí, lệ phí 6426- Chi phí chuyển tiền 6427- Chi phí tiền khác Trong đó, tỷ trọng khoản chi phí khác phát sinh tiền lớn, đặc biệt tiền công tác phí cho nhân viên bán hàng chiếm tỷ trọng lớn tổng số chi phí bán hàng DN Vì chi phí mang tính chất thường xuyên quan hệ trực tiếp tới doanh số Công ty Tiếp đó, phải kể đến chi phí bảo hành sản phẩm chiếm lượng khơng nhỏ khơng có tính chất liên tục mà xuất vào kỳ định Cho nên việc chi tiết thành tiểu khoản không mang lại nhiều ý nghĩa mặt quản lý khoản mục trọng yếu lại không theo dõi chi tiết Hơn nữa, việc chi tiết chưa với quy định QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Vì theo chế độ, TK 642 chi tiết thành tài khoản cấp là: 6421- chi phí bán hàng, 6422chi phí quản lý doanh nghiệp Đây điểm hạn chế mà kế toán đơn vị cần khắc phục Khi phát sinh khoản chi phí tuỳ thuộc vào nội dung khoản mục chi phí mà kế tốn vào chứng từ hợp lệ để tập hợp phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp cách phù hợp Khi nhận hố đơn GTGT nhân viên phịng hành mua văn phịng phẩm gửi xuống, thủ quỹ tiến hành lập phiếu chi tiền mặt sau chuyển hoá đơn GTGT 38 phiếu chi cho kế tốn để cập nhật chứng từ vào máy tính Phần mềm kế toán tự động lên sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp vào sổ nhật ký chung Chứng từ ghi nhận chi phí tiền lương nhân viên quản lý bảng phân bổ tiền lương, BHXH, BHYT Chứng từ liên quan đến chi phí vật liệu, dụng cụ phiếu xuất kho, hoá đơn mua vật tư Căn vào bảng tính phân bổ khấu hao để cập nhật khoản mục chi phí khấu hao Đối với chi phí khác, kế tốn tập hợp chứng từ: Hoá đơn GTGT, phiếu chi, giấy báo Nợ sau mở sổ chi tiết chi phí quản lý DN cho khoản mục tương ứng Chi phí bảo hành sản phẩm Cơng ty chi phí liên quan đến khắc phục sửa chữa, thay thiết bị hư hỏng sản phẩm vận hành khơng bình thường mà lỗi đơn vị Khi phát sinh chi phí bảo hành, vào chứng từ đó, kế tốn hạch tốn chi phí bảo hành sản phẩm sau: Đối với chi phí bảo hành phát sinh khối lượng nhỏ: Nợ TK 6427 Có TK 111, 112, 152, 153 Đối với chi phí bảo hành phát sinh khối lượng lớn: Nợ TK 242 Có TK 111, 112, 153, 152 Hàng tháng, kế tốn phân bổ chi phí bảo hành sản phẩm trả trước vào chi phí quản lý doanh nghiệp kỳ: Nợ TK 6427 Có TK 242 Việc hạch tốn chưa hợp lý Do chi phí bảo hành sản phẩm có giá trị lớn để đảm bảo nguyên tắc thận trọng thực mục tiêu bù đắp chi phí tối đa nhà quản lý kế tốn Cơng ty cần trích lập trước khoản chi phí thay phân bổ dần cho kỳ hoạt động sau đó, để có nguồn lực tài chống lại rủi ro xảy kinh doanh Hàng ngày phát sinh chi phí, vào chứng từ như: Phiếu thu, Hoá đơn GTGT, phiếu chi, uỷ nhiệm chi, giấy báo nợ kế toán ghi vào sổ chi tiết tương ứng TK 642 Cuối tháng, vào bảng tốn lương, bảng tính phân bổ khấu hao, kế toán vào sổ chi tiết TK 6421, TK 6424 39 Mẫu số 02- TT CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội PHIẾU CHI Số: 030 Ngày 28 tháng 02 năm 2007 Nợ: 642 Có: 1111 Họ tên người nhận tiền: Nguyễn Thị Bích Điạ chỉ: Số 55, Ngõ 191, Minh Khai, Hà Nội Về khoản: Trả tiền thuê văn phòng quản lý tháng 02 Nội dung Trả tiền thuê văn phòng Tài khoản 642 Số tiền số 5.000.000 : 5.000.000 VND Số tiền chữ Số tiền (VND) : Năm triệu đồng chẵn Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếu Đã nhận đủ số tiền (viết chữ) : Năm triệu đồng chẵn Biểu 14-Phiếu chi Người nhận tiền 40 CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP Từ tháng 01 đến tháng 03 năm 2007 Tài khoản : 6427 – Chi phí khác tiền Đvt: VNĐ Chứng từ Ngày Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Số 02/01/07 08/01/07 PC001 GBN004 16/01/07 17/02/07 28/02/07 31/03/07 31/03/07 GBN014 PC025 PC030 PC053 PKT03 Kế toán ghi sổ Nợ Dư đầu kỳ TT cơng tác phí: xăng xe TT phí làm bảo lãnh bảo hành DA Thiện Xuân TT cước điện thoại T12/06 TT dịch vụ chuyển phát nhanh TT tiền thuê văn phòng T02/07 Chi tiếp khách Kết chuyển CP QLDN 642→9111 Tổng phát sinh Dư cuối kỳ 1111 11211 542.500 600.000 11211 1111 1111 1111 9111 Có 1.414.095 3.000.000 5.000.000 840.000 79.959.680 Kế toán trưởng 79.959.680 79.959.680 Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng Biểu 15-Sổ chi tiết tài khoản chi phí QLDN Hàng ngày, với việc lên sổ chi tiết tài khoản, kế toán tiến hành đồng thời vào “Sổ nhật ký chung” Đến cuối quý, từ sổ nhật ký chung, kế toán vào Sổ TK 642 (xem Biểu 16) theo chương trình kế tốn máy cài sẵn CƠNG TY TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội SỔ CÁI TÀI KHOẢN Từ tháng 01 đến tháng 03 năm 2007 Tài khoản : 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Đvt: VNĐ Chứng từ Ngày Số 02/01/07 03/01/07 PC001 PC003 Diễn giải TKĐƯ Phát sinh Nợ [Dư đầu kỳ] TT cơng tác phí: xăng xe Chi mua vpp giấy photo 1111 1111 542.500 5.644.000 Có 41 15/01/07 28/02/07 31/03/07 31/03/07 31/03/07 PKT03 153 PC030 PC053 PL43 Kế tốn ghi sổ Chi phí thuế mơn năm 2007 TT tiền th văn phịng T02/07 Chi tiếp khách Chi phí tiền lương phải trả cho NV T03/07 Kết chuyển CP QLDN 642→9111 Tổng phát sinh [Dư cuối kỳ] Kế toán trưởng 3338 1111 1111 3341 6.000.000 5.000.000 840.000 52.657.000 9111 211.818.909 211.818.909 211.818.909 Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng Biểu 16-Sổ tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp 2.6.2.Hạch tốn xác định kết tiêu thụ: Xác định kết tiêu thụ đơn vị tiến hành định kỳ theo quý Dựa vào chứng từ, sổ chi tiết sổ TK lập trên, kế toán xác định doanh thu thuần, giá vốn hàng bán, chi phí quản lý kinh doanh để từ xác định kết tiêu thụ kỳ Các bút toán kết chuyển thực tự động phần mềm kế toán sở khai báo bút toán kết chuyển tự động theo thứ tự cần thiết Phần mềm kế toán Bravo cho phép thực kết chuyển nhiều bút toán lần thực vào ngày cuối quý Sau kết chuyển doanh thu, chi phí quản lý kinh doanh phát sinh quý vào TK 911-xác định kết quả, kế toán xác định lãi lỗ hoạt động tiêu thụ thành phẩm quý theo công thức: Kết tiêu thụ = Doanh thu – Giá vốn hàng bán – Chi phí quản lý kinh doanh Cơng ty chi tiết TK 911 thành ba tiểu khoản để theo dõi kết ba hoạt động: hoạt động kinh doanh, hoạt động khác, hoạt động tài Cuối quý, vào kết tính tốn, kế tốn mở sổ chi tiết TK 9111- Xác định kết hoạt động kinh doanh ( xem Biểu 17) sau đó, lập sổ TK 911 (Biểu 18) lên Báo cáo kết kinh doanh (Biểu 19) Từ đó, việc xác định kết kinh doanh ln xác, đầy đủ, kịp thời phục vụ cho công tác quản trị nội đơn vị cung cấp thông tin cho đối tượng quan tâm bên ngồi DN 42 CƠNG TY TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Từ ngày 01/01/2007 đến ngày 31/03/2007 Tài khoản: 9111- Xác định kết hoạt động kinh doanh Đvt: VNĐ Chứng từ Ngày Số 31/03/07 31/03/07 31/03/07 31/03/07 PKT01 PKT02 PKT03 PKT04 Kế toán ghi sổ Diễn giải [Dư đầu kỳ] Kết chuyển doanh thu bán hàng Kết chuyển giá vốn hàng bán Kết chuyển chi phí QLKD Kết chuyển lãi HĐKD quý [Tổng phát sinh] [Dư cuối kỳ] Kế tốn trưởng TK ĐƯ Số phát sinh Nợ Có 511 632 642 421 1.481.167.680 1.139.359.851 211.818.909 129.988.920 129.988.920 129.988.920 Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng Biểu 17 -Sổ chi tiết tài khoản xác định kết kinh doanh 43 CÔNG TY TNHH HỆ THỐNG CÔNG NGHIỆP VIỆT NAM Số 58, Ngõ 191, Minh Khai, HBT, Hà Nội SỔ CÁI TÀI KHOẢN Từ ngày 01/01/2007 đến ngày 31/03/2007 Tài khoản: 911- Xác định kết kinh doanh Đvt: VNĐ Chứng từ Ngày Số 31/03/07 31/03/07 31/03/07 31/03/07 PKT01 PKT02 PKT03 PKT04 Kế toán ghi sổ Diễn giải [Dư đầu kỳ] Kết chuyển doanh thu bán hàng Kết chuyển giá vốn hàng bán Kết chuyển chi phí QLKD Kết chuyển lãi HĐKD quý [Tổng phát sinh] [Dư cuối kỳ] Kế toán trưởng TK ĐƯ Số phát sinh Nợ Có 511 632 642 421 1.481.167.680 1.139.359.851 211.818.909 129.988.920 129.988.920 129.988.920 Ngày 31 tháng 03 năm 2007 Thủ trưởng Biểu 18 -Sổ tài khoản xác định kết kinh doanh 44 Biểu 19 –Báo cáo kết kinh doanh (Đã kèm theo phô tô báo cáo kết kinh doanh 06 tháng đầu năm 2007 Công ty vào làm chuyên đề thực tập chuyên ngành) 45 Từ báo cáo kết kinh doanh Công ty cho thấy đơn vị có nhầm lẫn biểu mẫu chế độ Mặc dù thực kế toán máy, kế toán đơn vị chưa ý thiết kế biểu mẫu theo quy định chế độ kế toán cho DN vừa nhỏ Điều dẫn đến hiệu ứng dây chuyền báo cáo kết kinh doanh không chuẩn cho kỳ Theo biểu mẫu quy định Bộ tài Báo cáo kết kinh doanh ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 gồm 15 tiêu tiêu số tiêu chi phí quản lý kinh doanh khơng phải tiêu chi phí bán hàng Sai sót xem xét kỹ lưỡng ta thấy liên quan đến sai sót cách sử dụng TK 642 đơn vị Vì vậy, lỗi trọng yếu cần điều chỉnh kịp thời đảm bảo cung cấp báo cáo kết kinh doanh đúng, chuẩn thời gian tới ... có kế hoạch thu mua thích hợp 16 2 .Thực trạng cơng tác tổ chức hạch toán tiêu thụ thành phẩm xác định kết tiêu thụ công ty TNHH Hệ thống công nghiệp Việt Nam: 2.1.Đặc điểm tiêu thụ thành phẩm. .. 2.6 .Hạch toán xác định kết tiêu thụ thành phẩm: 2.6.1 .Hạch toán chi phí quản lý kinh doanh Để xác định xác kết tiêu thụ, kế tốn Cơng ty tiến hành tập hợp chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. .. toán tổng hợp ba kế toán phần hành tổ chức theo sơ đồ 03 mô tả đây: 10 Sơ đồ 03 .Tổ chức máy kế toán Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán hàng tồn kho toán với người bán Kế toán tiêu thụ toán