HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP HẠ LONG II 3.1 Nhận xét chung về công tác kế toán tại công ty. 3.1.1 Những thuận lợi và kết quả đạt được của công ty. Trong suốt quá trình từ khi thành lập công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II luôn có hướng phát triển tốt, trải qua nhiều giai đoạn khó khăn phức tạp về nhiều mặt. Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II có những bước tiến rõ rệt về nhiều mặt: - Sản xuất kinh doanh có hiệu quả. - Đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên ngày một khá. - Làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước. - Thị trường kinh doanh mở rộng . - Hoàn chỉnh từng bước việc tổ chức sắp xếp lực lượng sản xuất với những mô hình thực sự có hiệu quả theo từng giai đoạn. - Đào tạo và lựa chọn đội ngũ cán bộ, công nhân có đủ năng lực và trình độ để đáp ứng mọi yêu cầu sản xuất kinh doanh trong tình hình hiện tại. Hạch toán kinh tế là bộ phận cấu thành của công cụ quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp đồng thời cũng là công cụ đắc lực phục vụ cho nhà nước trong quản lý lãnh đạo, chỉ đạo kinh doanh. Từ đó thực hiện đầy đủ chức năng, phản ánh và giám sát mọi hoạt động kinh tế, chính trị - Kế toán phải thực hiện những quy định cụ thể, thống nhất phù hợp với tính khách quan và nội dung yêu cầu của một cơ chế quản lý nhất định. Việc nghiên cứu cải tiến và hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II, một đơn vị hạch toán kinh doanh SVTH: Đỗ Thị Kim Thoa 1 Lớp:: KTB-CD23 tự chủ thì điều này càng trở nên bức thiết hơn và cần thực hiện đúng các nguyên tắc sau: - Thứ nhất: Kế toán vật liệu phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ của hạch toán vật liệu do bộ phận chuyên ngành. Trong hạch toán sản xuất kinh doanh, kế toán vật liệu phải đảm bảo cùng một lúc hai chức năng là phản ánh và giám sát quá trình nhập, xuất vật liệu đồng thời phải nhanh chóng kịp thời, cung cấp các thông tin chính xác phục vụ cho quản lý. - Thứ hai: Xuất phát từ đặc trưng cụ thể của doanh nghiệp để tổ chức hạch toán vật liệu một cách hữu hiệu khách quan và tiết kiệm, kế toán phải ghi chép hạch toán đúng theo quy định và vận dụng đúng nguyên lý vào đơn vị mình. - Thứ ba: Kế toán phải căn cứ vào mô hình chung trong hạch toán, những qui định về ghi chép luân chuyển chứng từ của doanh nghiệp để hoàn thiện các sơ đồ hạch toán, ghi chép kế toán. - Thứ tư: Bảo đảm nguyên tắc phục vụ yêu cầu của hạch toán vật liệu theo thể chế và luật lệ mới về kế toán mà nhà nước ban hành. Với tổ chức bộ máy quản lý các phòng ban chức năng gọn nhẹ, phù hợp với đặc điểm quy mô hoạt động của Công ty, công ty đã có những bước tiến rõ rệt về nhiều mặt. Đồng thời công ty cũng quy định nhiệm vụ rõ ràng cho các phòng ban chức năng để kịp thời đáp ứng yêu cầu quản lý nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. Qua thời gian thực tập, tìm hiểu tại công ty em thấy công ty có những mặt ưu điểm sau đây: * Về công tác tổ chức hạch toán nói chung: - Việc tổ chức công tác kế toán theo mô hình tập trung là phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, trang bị phương tiện ghi chép, tính toán hiện đại như Công ty cổ phần xây lắp Hạ long II. Mô hình này đẩm bảo sự lãnh đạo SVTH: Đỗ Thị Kim Thoa 2 Lớp:: KTB-CD23 tập trung, thống nhất với công tác kiểm tra, xử lý, cung cấp thông tin giúp ban lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng, chính xác. Mặt khác hình thức kế toán mà công ty đang áp dụng là hình thức Nhật ký chung, đây là hình thức kế toán phù hợp trong điều kiện công ty đã ứng dụng kế toán máy, tạo điều kiện cho công tác quản lý theo dõi tình hình tài chính của doanh nghiệp được tốt hơn. - Công ty đã vận dụng hệ thống chứng từ, tài khoản kế toán, hình thức sổ kế toán theo đúng chế đọ quy định và phù hợp với điều kiện, đặc điểm tình hình sản xuất kinh doanh của mình. - Các quy định mời về kế toán do Nhà nước ban hành đều được Công ty cập nhật và vận dụng một cách phù hợp với đặc điểm hoạt đọng của công ty. - Công tác phân công, phân nhiệm công việc trong Phòng Kế toán được thực hiện một cách tương đối phù hợp với năng lực của từng nhân viên kế toán. Hệ thống kiểm soát nội bộ trong bộ phận kế toán được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục, có hiệu quả. Chính vì vậy, đội ngũ cán bộ, nhân viên Phòng Kế toán của Công ty không những giỏi về nghiệp vụ mà còn luôn phát huy ý thức trách nhiệm của người cán bộ Kế toán. * Về công tác kế toán nguyên vật liệu. - Công ty đã sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán Nguyên vật liệu nên tại bất kỳ thời điểm nào cũng tính được trị giá nhập, xuất, tăng, giảm và hiện có. Như vậy có điều kiện để quản lý tốt NVL và hạch toán chặt chẽ đúng quy định, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán tại công ty. - Về phân loại: Công ty dựa vào nội dung và tính chất kinh tế của NVL kết hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh mà phân thành: nguyên vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng. Việc phân loại vật liệu như trên là hợp lý, phù hợp SVTH: Đỗ Thị Kim Thoa 3 Lớp:: KTB-CD23 với đặc điểm của công ty. Hơn nữa trong điều kiện áp dụng kế toán máy, số lượng chủng loại nguyên vật liệu của Công ty rất đa dạng, phong phú về chủng loại nguyên vật liệu của Công ty rất đa dạng, phông phú về chủng loại, công ty đã xây dựng được sổ danh điểm NVL và tiến hành mã hóa được các đối tượng quản lý ( NVL, tài khoản, khách hàng . ) một cách chi tiết thuận lợ cho công tác kế toán. - Về công tác quản lý: Công ty đã tổ chức tốt trong việc quản lý NVL thông qua việc quản lý theo mã số, NVL được mở chi tiết cho từng loại cụ thể do vậy có thể biết chính xác được số lượng Nhập – xuất – tồn của từng loại để có kế hoạch cho công tác thu mua vật tư. - Về việc tổ chức thu mua NVL: Bộ phận cung ứng vật tư của Công ty vẫn luôn đề ra kế hoạch thu mua hợp lý. Mặt khác, công ty đã thiết lập được mối quan hệ lâu năm với những đơn vị cung ứng vật tư nên giá cả tương đối ổn định, tránh được tình trạng thiếu hụt, gián đoạn thi công sản xuất. Đồng thời ban kiểm nghiệm của Công ty hoạt động rất hiệu quả, đảm bảo số lượng, chất lượng, chủng loại NVL mua về. Kết hợp với hệ thống kho tàng của Công ty được trang bị khá đầy đủ về các phương tiện đo lường về mặt hiện vật, kích cỡ, quy cách. NVL được sắp xếp khoa học, thuận tiện cho việc xuất nhập kho và kiểm tra đối chiếu. - Về bảo quản, dự trữ vật tư: Công ty luôn dự trữ vật tư ở mức hợp lý, đảm bảo cho quá trình thi công công trình được liên tục và không gây ứ đọng vốn. - Về tổ chức kế toán chi tiết NVL: Công ty đã sử dụng phương pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL, từ đó giúp cho việc ghi chép đơn giản, dễ hiểu, dễ kiểm tra và phát hiện sai sót. 3.1.2 Những khó khăn, tồn tại. SVTH: Đỗ Thị Kim Thoa 4 Lớp:: KTB-CD23 Việc tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng tại công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II còn có một số hạn chế cần được khắc phục: - Hiện nay, về tổ chức bộ máy kế toán của công ty: Các nhân viên kế toán còn phải kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán, tuy ưu điểm là thu gọn bộ máy kế toán, nhưng lại có nhược điểm là khó khăn trong việc thực hiện các chế độ chính sách kế toán và không đảm bảo được tính chuyên môn hóa trong lao đông, có thể làm giảm hiệu quả công việc. - Sản phẩm xây lắp của công ty cũng giống như sản phẩm của tất cả các doanh nghiệp kinh doanh xây lắp khác là chi phí vật tư chiếm tỷ trọng lớn vì vậy tiết kiệm vật tư là rất cần thiết. Tiết kiệm không có nghĩa là bớt xén . mà thực chất là phải giảm hao hụt trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tiết kiệm vật tư trong phục hồi chi tiết, sử dụng lại vật tư còn đảm bảo chất lượng, tiết kiệm công cụ dụng cụ sản xuất. Thực chất ở công ty có những phụ tùng cũ nhưng chỉ cần qua phục hồi nhỏ vẫn có thể sử dụng được, vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. Nhưng do khoán sản phẩm nên khi nhận công trình mới các đội đều đề nghị thay mới toàn bộ các phương tiện thiết bị phục vụ quản lý, giá trị mới của thiết bị phụ tùng này lớn hơn rất nhiều. 3.2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II. Mặc dù trong quá trình hạch toán NVL của công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II đã được quản lý một cách khá chặt chẽ nhưng vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần khắc phục. Qua quá trình tìm hiểu thực tế công tác kế toán tại công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II, em xin mạnh dạn đè xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty như sau: SVTH: Đỗ Thị Kim Thoa 5 Lớp:: KTB-CD23 3.2 1. Về bộ máy kế toán chung của Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II. * Nên mở sổ theo dõi khối lượng xây lắp đối với các công trường trực thuộc công ty. Hiện nay công ty áp dụng hình thức khoán gọn. Theo chế độ kế toán doanh nghiệp xây lắp, công ty phải mở sổ theo dõi khối lượng xây lắp giao khoán gọn theo từng công trình, hạng mục công trình trong đó phản ánh cả giá nhận thầu và giao khoán. Còn tại đơn vị nhận khoán (các công trường) cần mở sổ theo dõi khối lượng xây lắp nhận khoán cả về giá trị nhận khoán và chi phí thực tế. Các sổ này mở chi tiết cho từng khoản mục chi phí. Việc mở sổ theo dõi chi tiết như vậy sẽ giúp ban quản lý so sánh được giá nhận thầu, giá giao khoán và chi phí thực tế theo từng khoản mục chi phí. Xác định mức tiết kiệm hoặc vượt chi của cả công ty và công trường. Ban quản trị công ty có thể có các biện pháp định hướng tốt hơn cho hoạt động của công ty khi nhìn vào sổ. Mẫu sổ như sau: Mẫu số 3.1: SỔ THEO DÕI KHỐI LƯỢNG XÂY LẮP GIAO KHOÁN GỌN (Tại đơn vị giao khoán) Ngày… tháng … năm… Đơn vị nhận khoán:……… T T Tên công trình, HMCT giao khoán Tổng giá CP vật liệu CP nhân công CP máy thi công Chi phí chung Giá nhận thầu Giá giao khoán Giá nhận thầu Giá giao khoán Giá nhận thầu Giá giao khoán Giá nhận thầu Giá giao khoán Giá nhận thầu Giá giao kho án A B 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 …… ……. ……. Mẫu số 3.2: SỔ THEO DÕI KHỐI LƯỢNG XÂY LẮP NHẬN KHOÁN GỌN SVTH: Đỗ Thị Kim Thoa 6 Lớp:: KTB-CD23 (Tại đơn vị nhận khoán) Đơn vị giao khoán:……… Tên công trình, HMCT:……… Thời gian thực hiện:………. CT Tên công việc nhận khoán Đơn vị tính Khối lượng CP vật liệu CP nhân công … SH NT Nhận khoán Thực tế Nhận khoán Thực tế Nhận khoán Thực tế … … CNV của đơn vị Thuê ngoài A B C 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 3.2.2. Trường hợp NVL được người bán giảm giá, kế toán công ty ghi: Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 152 Thứ nhất, cách ghi này không phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, đó là chưa phản ánh thuế GTGT được khấu trừ của phần hàng được giảm giá bớt giá. Vì vậy, khi thực hiện bút toán này, kế toán công ty nên điều chỉnh lại là: Nợ TK 111, 112, 331: Có TK 152: Phần NVL giảm giá Có TK 133.1: Thuế GTGT của phần hàng được giảm giá Thứ hai, cách ghi này chỉ đúng trong trường hợp vật tư giảm giá chưa dùng. Trong thực tế rất nhiều trường hợp vật tư được đưa vào sử dụng rồi mới giảm giá, trong trường hợp này thì bút toán trên là chưa đúng. Lúc đó, phần giảm giá chỉ được phản ánh trên sổ tổng hợp mà không được phản ánh trên sổ chi tiết NVL, dẫn đến không trùng khớp trên hệ thống SVTH: Đỗ Thị Kim Thoa 7 Lớp:: KTB-CD23 Phần giảm giá NVL sổ kế toán của doanh nghiệp, gây khó khăn cho công tác đối chiếu. Trong trường hợp này có thể đưa ra ba phương pháp xử lý như sau: + Ghi giảm giá tài sản: Việc ghi giảm giá tài sản sẽ gây khó khăn cho công tác tính giá, khó đối chiếu, vì vậy biện pháp này chưa tối ưu. + Ghi giảm chi phí: Việc giảm chi phí sẽ làm cho sổ kế toán của DN thêm phức tạp (phần chi phí), vì vậy biện pháp này chưa tối ưu. + Tăng thu nhập hoạt động khác: Phương pháp này tuân thủ được nguyên tắc trọng yếu, hợp lý, do vậy công ty nên sử dụng biện pháp này. Trường hợp này, kế toán ghi: SVTH: Đỗ Thị Kim Thoa 8 Lớp:: KTB-CD23 Nợ TK 111, 112, 331 Có TK 711 Có TK 133(1) 3.2.3. Tính giá NVL nhập kho. Tại công ty, giá của NVL mua về nhập kho được tính theo công thức: Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá mua Chi phí phát sinh trong quá trình thu mua được hạch toán vào TK 627.7. Sau đó, kế toán tiến hành phân bổ cho các công trình căn cứ vào lượng NVL đã sử dụng cho công trình đó. Điều này có một thuận lợi cho công ty, đó là làm cho giá trị NVL trong khâu dự trữ thấp hơn so với thực tế nếu NVL tồn kho lâu, làm cho vốn lưu động nằm trong khâu dự trữ (mà thực chất là vốn chết trong sản xuất) giảm. Tuy vậy, cách tính này đã không đúng theo sự hướng dẫn của chế độ kế toán. Mặt khác trong một số trường hợp làm sai lệch cách tính giá thành của một công trình, hạng mục công trình nào đó. Chẳng hạn công ty thường tiến hành thi công các công trình gần nhau trên một địa bàn nào đó hoặc thi công một cụm công trình, khi một hạng mục công trình hay một công trình hoàn thành quyết toán, số vật liệu thừa không dùng đến có thể chuyển sang công trình khác. Trong trường hợp này, nếu chi phí thu mua có liên quan đến số vật tư trên đã được tính vào chi phí sản xuất chung của công trình hoàn thành rồi thì chi phí sản xuất chung của công trình này sẽ lớn hơn so với thực tế, giá thành công trình sẽ bị tăng lên, trong khi đó, giá thành công trình nhận số vật tư trên lại giảm so với việc dùng vật tư tự đi mua vì không phải chịu chi phí trên. SVTH: Đỗ Thị Kim Thoa 9 Lớp:: KTB-CD23 Vì vậy, theo em để tránh sai lệch trên và phù hợp hơn với chế độ kế toán, công ty nên tính giá NVL nhập kho theo công thức: Giá thực tế NVL nhập kho = Giá mua ghi trên hoá đơn + Chi phí thu mua 3.2.4. Hoàn thiện sổ chi tiết NVL. Hiện nay, sổ chi tiết NVL của công ty theo dõi số lượng và số tiền của từng lần nhập, xuất NVL như vậy đảm bảo theo dõi cả về mặt số lượng và giá trị của NVL biến động trong từng tháng. Tuy nhiên, theo mẫu sổ chi tiết NVL, thì ở sổ chi tiết NVL của công ty còn thiếu cột tài khoản đối ứng. Nếu thêm cột tài khoản đối ứng vào sổ chi tiết vật liệu giúp cho kế toán vật liệu giảm nhẹ công việc kế toán vào cuối tháng khi tổng hợp chứng từ gốc vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Vì căn cứ để ghi sổ kế toán chi tiết NVL là các chứng từ nhập, xuất và kế toán cũng căn cứ vào chứng từ nhập, xuất để vào bảng tổng hợp N-X-T. Do vậy, khi thêm cột tài khoản đối ứng vào sổ chi tiết thì đến cuối tháng kế toán chỉ cần tổng hợp thông qua sổ chi tiết vật liệu mà không cần phải kiểm tra lại chứng từ nhập, xuất vật liệu một lần nữa. SVTH: Đỗ Thị Kim Thoa 10 Lớp:: KTB-CD23 [...]... việc hạch toán kế toán nguyên vật liệu Tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu không những góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động mà còn có ý nghĩa thiết thực trong quá trình định hướng đầu tư Trong báo cáo thực tập tốt nghiệp này, em đã trình bày một cách khái quát về quá trình tổ chức hạch toán kế toán tại công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II Qua đó thấy được những ưu điểm cũng như tồn tại. .. của các thầy cô giáo khoa Kế toán –Kiểm toán, ban lãnh đạo Công ty cổ phần SVTH: Đỗ Thị Kim Thoa 11 Lớp:: KTB-CD23 xây lắp Hạ Long II, đặc biệt là phòng Kế toán Tài chính của công ty đã giúp đỡ Em trong quá trình thực tập cũng như viết báo cáo Quảng Ninh, tháng 07 năm 2009 TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 Giáo trình kế toán tài chính _ HV Tài Chính 2 Hệ thống kế toán doanh nghiệp xây lắp _ Nhà xuất bản Tài chính...KẾT LUẬN Có thể nói rằng, nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào không thể thiếu được của bất cứ một DN xây lắp nào Trong quá trình xây lắp, nó kết tinh vào công trình và là một bộ phận cấu thành của giá thành công trình, có nghĩa là chi phí về nguyên vật liệu có ảnh hưởng đến việc hạ giá thành công trình Có nhiều phương pháp quản lý và hạch toán nguyên vật liệu mà mỗi doanh... tế và vận dụng lý luận công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng, có thể thấy rằng công ty đã có nhiều sáng tạo để phù hợp với tình hình thực tế tại DN Tuy nhiên do hạn chế về mặt thời gian và sự hiểu biết nên bài viết sẽ còn nhiều thiếu sót Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các thầy cô giáo, cũng như các Anh Chị trong công ty để báo cáo của mình được hoàn thiện hơn Cuối cùng em xin... tài chính _ HV Tài Chính 2 Hệ thống kế toán doanh nghiệp xây lắp _ Nhà xuất bản Tài chính 3 Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo quyết toán hàng năm của Công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II 4 Chuẩn mưc kế toán Việt Nam 5 Một số thông tư hướng dẫn thực hiện các chuẩn mực kế toán SVTH: Đỗ Thị Kim Thoa 12 Lớp:: KTB-CD23 . nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây lắp Hạ Long II. Mặc dù trong quá trình hạch toán NVL của công ty cổ phần xây lắp Hạ. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY LẮP HẠ LONG II 3.1 Nhận xét chung về công tác kế toán tại công ty. 3.1.1