TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ BỘ SỔ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MINH TRÍ 2.1. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 2.1.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Công ty áp dụng chế độ kế toán tập trung. Phòng kế toán tài chính của công ty chịu trách nhiệm quản lý mọi hoạt động tài chính , dòng tài chính ra vào thông qua tổng hợp số liệu được gửi lên của các xí nghiệp, phân xưởng trực thuộc. Toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tập trung ở phòng kế toán của công ty. Hình thức này có ưu điểm là tinh giảm được bộ máy kế toán, tạo ra được một bộ máy gọn nhẹ, linh hoạt và có sự đồng đều trong trình độ giữa các nhân viên, dễ dàng cập nhật khi có sự thay đổi của chế độ. 2.1.2. Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán. Tham mưu giúp việc cho giám đốc về công tác kế toán tài chính nhằm sử dụng đồng vốn hợp lý, đúng mục đích, đúng chế độ đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty được thông suốt và đạt hiệu quả cao. Thực hiện chế độ hạch toán thống nhất, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập và chịu trách nhiệm trước giám đốc về số liệu báo cáo kế toán. Tham mưu cho giám đốc về giá cả trong việc ký kết hợp đồng và việc mua bán vật tư hàng hoá với khách hàng và nhà cung cấp. Thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước các khoản thuế, phí theo đúng quy định của pháp luật. 2.1.3. Cách thức tổ chức bộ máy kế toán 1 1 Phó giám đốc tài chính kiêm kế toán trưởng Kế toán tiền mặt, TGNHKế toán NVL, CCDC, TSCĐKế toán tiền lương, thủ quỹKế toán bán hàng, thanh toánKế toán CP SX và tính giá thành SP kiêm kế toán tổng hợp Phòng kế toán có 6 người, gồm: kế toán trưởng và 5 cán bộ nhân viên - mỗi người phụ trách một nhiệm vụ trong công tác hạch toán kế toán của công ty. Sơ đồ bộ máy kế toán: Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty - Kế toán trưởng: Tổ chức điều hành chung công việc kế toán, đảm bảo cho bộ máy kế toán làm việc có hiệu quả. Đồng thời có nhiệm vụ lập báo cáo trình lên cấp trên, là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc và Nhà nước về mặt quản lý tài chính. Là người tổ chức bộ máy kế toán và chỉ đạo toàn bộ công tác hạch toán kế toán - tài chính của Công ty một cách hợp lý, khoa học, phản ánh chính xác, trung thực và kịp thời các thông tin tài chính của doanh nghiệp, kiểm tra kiểm soát việc chấp hành chế độ về quản lý và kỷ luật lao động, việc thực hiện các kế hoạch đề ra, tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, cập nhật chế độ mới cho các nhân viên kế toán trong đơn vị. Ngoài ra, kế toán trưởng còn có trách nhiệm tổ chức phân tích hoạt động kinh doanh, nghiên cứu cải tiến quản lý kinh doanh, . và củng cố hoàn thiện chế độ hạch toán kinh tế theo yêu cầu đổi mới của cơ chế quản lý. - Bộ phận kế tiền mặt và TGNH: 2 2 Theo dõi, ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt, TGNH. Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi vốn bằng tiền. Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên với thủ quỹ để giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền, thông qua việc ghi chép vốn bằng tiền, kế toán thực hiện chức năng kiểm soát và phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, sai chế độ, phát hiện chênh lệch, xác định nguyên nhân và kiến nghị xử lý, kế toán phải theo dõi chi tiết từng loại tiền gửi và chi tiết theo từng ngân hàng để tiện cho việc đối chiếu. - Bộ phận kế toán NVL, CCDC và TSCĐ: Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua vận chuyển, nhập xuất tồn kho, tính giá thực tế vật liệu, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, nhập xuất vật liệu, các định mức dự trữ và định mức tiêu hao, tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ hàng tháng vào chi phí hoạt động, tham gia lập dự toán và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ, tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động, bảo quản nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng của TSCĐ, . - Bộ phận kế toán lao động tiền lương và thủ quỹ: Tổ chức ghi chép phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian lao động và kết quả lao động, tính lương, BHXH và các khoản phụ cấp, trợ cấp cho các đối tượng lao động, lập báo cáo về lao động tiền lương. Thực hiện việc quản lý quỹ, các nghiệp vụ quản lý việc thu, chi, tồn quỹ. - Bộ phận kế toán bán hàng và thanh toán: Ghi chép, phản ánh, theo dõi đầy đủ, kịp thời về tình hình lưu chuyển của hàng hoá ở doanh nghiệp về mặt giá trị và hiện vật. Theo dõi chi tiết các khoản phải thu, phải trả theo từng khách hàng, từng chủ nợ, theo từng nội dung, tình hình thanh toán và khả năng thu hồi nợ. Cuối kỳ lập bảng đối chiếu công nợ, phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp lên kế hoạch để đảm bảo khả năng thanh toán của mình. - Bộ phận kế toán CP SX, tính giá thành sản phẩm và kế toán tổng hợp: 3 3 + Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, hướng dẫn, kiểm tra các bộ phận có liên quan tính toán, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành, phát hiện mọi khả năng tiềm tàng để phấn đấu hạ thấp giá thành sản phẩm. + Tổ chức việc ghi chép phản ánh, tổng hợp số liệu, có trách nhiệm về BCĐKT và các báo cáo thuộc phần việc do mình phụ trách và một số báo cáo chung, tổ chức công tác thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và phân tích hoạt động kinh tế, giúp kế toán trưởng dự thảo các văn bản về công tác kế toán trình giám đốc ban hành áp dụng trong doanh nghiệp. Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu, số liệu kế toán - tài chính, thông tin kinh tế và cung cấp các tài liệu cho các bộ phận có liên quan. 2.2. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ SỔ KẾ TOÁN 2.2.1. Quy định chung - Kỳ kế toán năm (bắt đầu từ ngày 1/1,kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm) - Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Đồng Việt Nam - Chế độ kế toán áp dụng: chế độ kế toán Việt Nam - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá thực tế mua hàng + Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ : Bình quân gia quyền + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên - Phương pháp khấu hao TSCĐ: Tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. - Nguyên tắc ghi nhận chi phí đi vay: theo chuẩn mực số 16 “ Chi phí đi vay” 4 4 - Nguyên tắc ghi nhận chi phí phải trả: chi phí phải trả được ghi nhận theo chuẩn mực số 06 “Chi phí đi vay”, các khoản trích trước vào chi phí sản xuất kinh doanh phù hợp với doanh thu phát sinh trong kỳ theo chuẩn mực số 01 “Chuẩn mực chung”. - Nguyên tắc ghi nhận các khoản dự phòng: Không có - Nguyên tắc ghi nhận chênh lệch tỷ giá: chênh lệch tỷ giá được ghi nhận theo chuẩn mực số 10 “Ảnh hưởng của việc thay đổi tỷ giá hối đoái” và chuẩn mực số 14 “Doanh thu và thu nhập khác” - Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận doanh thu: Áp dụng theo quy định của chuẩn mực số 14 “Doanh thu và thu nhập khác” và chuẩn mực số 01” Chuẩn mực chung”. 2.2.2. Vận dụng hệ thống chứng từ kế toán tại công ty Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất, kinh doanh ở đơn vị đều phải lập chứng từ và ghi chép đầy đủ, trung thực khách quan vào chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán của công ty gồm 5 chỉ tiêu: + Chỉ tiêu lao động tiền lương; + Chỉ tiêu hàng tồn kho; + Chỉ tiêu bán hàng; + Chỉ tiêu tiền tệ; + Chỉ tiêu TSCĐ.  Chứng từ lao động tiền lương: bao gồm các chứng từ: Bảng chấm công Mẫu số 01a-LĐTL Bảng chấm công làm thêm giờ Mẫu số 01b-LĐTL Bảng thanh toán tiền lương Mẫu số 02-LĐTL 5 5 Bảng thanh toán tiền thưởng Mẫu số 03-LĐTL Giấy xác nhận sản phẩm Mẫu số 05-LĐTL Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ Mẫu số06-LĐTL Bảng kê trích nộp các khoản theo lương Mẫu số10-LĐTL Bảng phân bổ tiền lương và BHXH Mẫu số11-LĐTL Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản  Chứng từ hàng tồn kho: bao gồm các chứng từ: Phiếu nhập kho Mẫu số 01-VT Phiếu xuất kho Mẫu số 02-VT Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Msố 03-VT Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ Mẫu số 04-VT Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá Mẫu số 05-VT Bảng kê mua hàng Mẫu số 06-VT  Chứng từ bán hàng: bao gồm các chứng từ: Hoá đơn giá trị gia tăng Mẫu số 01GTKT-3LL Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý Mẫu số 04HDL-3LL  Chứng từ tiền tệ: bao gồm các chứng từ: Phiếu thu Mẫu số 01-TT Phiếu chi Mẫu số 02-TT Giấy đề nghị tạm ứng Mẫu số 03-TT Giấy thanh toán tiền tạm ứng Mẫu số 04-TT Giấy đề nghị thanh toán Mẫu số 05-TT Biên lai thu tiền Mẫu số 06-TT Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VNĐ) Mẫu số 08a-TT Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ) Mẫu số 08b-TT Bảng kê chi tiền Mẫu số 09-TT 6 6  Chứng từ TSCĐ: bao gồm các chứng từ: Biên bản giao nhận TSCĐ Mẫu số 01-TSCĐ Biên bản thanh lý TSCĐ Mẫu số 02-TSCĐ Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành Mẫu số 03-TSCĐ Biên bản kiểm kê TSCĐ Mẫu số 05-TSCĐ 2.2.3. Vận dụng hệ thống tài khoản tại công ty. Công ty áp dụng hệ thống tài khoản thống nhất áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/9/2006. Các tài khoản sử dụng trong công ty là: 111 1111 1112 112 1121 1122 131 133 1331 1332 138 1381 1388 141 142 152 153 154 155 156 241 2411 2412 2413 242 244 311 315 331 333 3331 33311 3333 3334 3335 3337 3338 3339 334 335 411 4111 413 418 421 4211 4212 431 4311 4312 511 5111 5112 515 521 5212 5213 632 635 7 7 157 211 2111 2113 214 2141 2143 221 2212 2213 2218 338 3381 3382 3383 3384 3388 341 3411 3412 642 6421 6422 711 811 821 911 001 002 007 2.2.4. Vận dụng hệ thống sổ sách kế toán tại công ty - Hình thức ghi sổ: Từ năm 2006 trở về trước, doanh nghiệp sử dụng hình thức ghi sổ là chứng từ ghi sổ. Bắt đầu từ năm 2007, doanh nghiệp sử dụng hình thức Nhật ký chung với phần mền Inforbus. - Các loại sổ được sử dụng: Tên sổ: Ký hiệu: Sổ nhật ký chung S03a-DN Sổ cái (dùng cho hình thức Nhật ký chung) S03b-DN Bảng cân đối số phát sinh S06-DN Sổ quỹ tiền mặt S07-DN Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt S07a-DN Sổ tiền gửi ngân hàng Sổ chi tiết vật liêu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá S10-DN Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá S11-DN Thẻ kho (Sổ kho) S12-DN Sổ TSCĐ S21-DN Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) S31-DN Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người S32-DN 8 8 bán) bằng ngoại tệ Sổ chi tiết tiền vay S34-DN Sổ chi tiết các tài khoản S38-DN Sổ theo dõi thuế GTGT S61-DN - Quy trình ghi sổ: Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập BCTC. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với BCTC sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in BCTC theo quy định. Cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. 9 9 Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại PHẦN MỀM KẾ TOÁN Máy vi tính Sổ kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết Các báo cáo - BCTC - Báo cáo kế toán quản trị Trình tự ghi sổ kế toán: Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối năm Đối chiếu, kiểm tra 2.2.5. Vận dụng hệ thống báo cáo kế toán tại công ty - Hệ thống BCTC nhằm mục đích: Tổng hợp và trình bày một cách tổng quát, toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn hình thành tài sản của doanh nghiệp, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trong một năm tài chính. Cung cấp các thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu cho việc đánh giá tình hình và kết quả hoạt động của doanh nghiệp, đánh giá tình hình tài chính của doanh nghiệp trong năm tài chính đã qua và những dự đoán trong tương lai. Thông tin của BCTC là căn cứ quan trọng cho việc đề ra những quyết định về quản lý, điều hành sản xuất, kinh doanh hoặc đầu tư vào các doanh nghiệp của các chủ doanh nghiệp, 10 10 [...]... hệ thống BCTC, công ty còn có hệ thống các báo cáo quản trị 2.3 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRÊN CÁC PHẦN HÀNH 2.3.1 Khái quát chung về cách chia các phần hành kế toán trong công ty Công tác hạch toán kế toán trong công ty được chia thành 5 phần hành chủ yếu sau: - Hạch toán TSCĐ - Hạch toán nguyên liệu vật liệu và CCDC - Hạch toán tiền lương, các khoản trích theo lương và tình hình thanh toán với người... đốc ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên ) 30 31 Bảng 2.15: Bảng thanh toán tiền lương - Trình tự ghi sổ: Kế toán mở phần mền máy tính, mở nhật ký chung và nhập nghiệp vụ này vào nhật ký chung phần mềm sẽ tự động cập nhật vào sổ cái TK 154, sổ cái TK 334 31 32 Kế toán mở nhật ký chung và nhập số liệu của nghiệp vụ vào Nhật ký chung CÔNG TY TNHH MINH TRÍ SỔ NHẬT KÝ CHUNG Quí 2/07 Số TT … 3698 3699 3700 … 4698 4699... lao động tại công ty Công ty có chính sách với công nhân là cứ 3 năm lao động tại công ty tăng hệ số lương một lần và nếu công nhân có thành tích trong sản xuất thì cũng sẽ được tăng hệ số Quy định này khuyến khích công nhân tích cực sản xuất và gắn bó với công ty, giúp công ty giảm những chi phí đào tạo công nhân mới - Định khoản: Nợ TK 154: 88.139.500 Có TK 334: 88.139.500 29 30 BẢNG THANH TOÁN TIỀN... xưởng gửi bảng chấm công lên phòng kế toán Bộ phận kế toán tiền lương sẽ lập bảng thanh toán tiền lương đồng thời nhập số liệu vào máy tính, sau đó đưa giấy đề nghị thanh toán tiền lương cho kế toán trưởng (kiêm phó giám đốc) duyệt, thủ quỹ xuất quỹ và thanh toán tiền lương cho công nhân Công ty sử dụng hình thức trả lương theo sản phẩm, vì vậy tiền lương của mỗi công nhân phụ thuộc vào số sản phẩm hoàn... tiếp đó thủ kho xuất kho và kế toán vật tư sẽ nhập số liệu vào máy tính 23 24 Giá trị NVL được nhập vào trong máy vào nhật ký chung, sau đó máy tính tự động cập nhật vào sổ cái TK có liên quan Mẫu phiếu xuất kho: Công ty TNHH Minh Trí PHIẾU XUẤT KHO Số: 154 Ngày 10 tháng 6 năm 2007 TK Nợ: 154 TK Có: 152 Họ tên người nhận hàng: CHỊ HƯỜNG- PX II Lý do xuất kho: XUẤT KHO Xuất tại kho: Số TT A 1 2 3 4... trích theo lương TK 153 TK 632 CCDC xuất dùng cho sản xuất Xuất sản phẩm bán trực tiếp không qua nhập kho 142 TK 214 Trích khấu hao TSCĐ TK 111,112,331 Chi phí mua ngoài dùng trong phân xưởng Sơ đồ 2.12: Quy trình hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm 2.4 TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN PHẦN HÀNH CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM 22 23 2.4.1 Khái quát chung Vì công ty TNHH Minh Trí. .. BCĐKT của công ty Là một chỉ tiêu trong phần “Thông tin bổ sung” của thuyết minh BCTC 2.3.4 Phần hành lương, các khoản trích theo lương và thanh toán với người lao động 15 16 + Đặc điểm phần hành: Công ty TNHH Minh Trí có số lao động được chia làm 2 bộ phận : Lao động trực tiếp sản xuất và nhân viên quản lý Trong đó lương của lao động sản xuất trực tiếp được tính theo sản phẩm, còn lương của bộ phận... một doanh nghiệp vừa và nhỏ, công tác hạch toán kế toán trong công ty tuân theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14 tháng 9 năm 2006 Ở các doanh nghiệp lớn, chi phí sản xuất gồm 3 khoản mục: chi phí NVL trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung Nhưng ở công ty này, chi phí sản xuất được tập hợp luôn vào TK 154 không qua TK 621, 622, 627 như ở các công ty lớn khác Giá thành... khác Thời gian, kết quả lao động Nơi sử dụng Bộ phận kế toán tiền lương Nhập số liệu vào máy tính Bảng chấm công TK 334 TK 111,112 Sơ đồ 2.7: Quy trình luân chuyển Bảng chấm côngTK 154 + Sổ kế toán có liên quan: ra tiền lương phải trả cho lao động trực tiếp, nhân viên phân xưởng Tính Thanh toán Sổ nhật kýtiền lươngcho ngườiBảng cân đối số phát sinh chung, Sổ cái, lao động + TK sử dụng: TK 334, 338,... toán vốn bằng tiền + Đặc điểm vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thức tiền tệ, bao gồm tiền mặt tại quỹ và tiền gửi ngân hàng tại Công ty TNHH Minh Trí Hoạt động tiêu thụ diễn ra thường xuyên và chủ yếu là với các đối tác nước ngoài nên việc quản lý vốn dưới hình thức tiền gửi ngân hàng là chủ yếu, quy mô tiền gửi dưới dạng ngoại tệ là Người được thanhGiám đốc, kế toán . TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ BỘ SỔ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MINH TRÍ 2.1. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 2.1.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Công ty áp. vụ trong công tác hạch toán kế toán của công ty. Sơ đồ bộ máy kế toán: Sơ đồ 2.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty - Kế toán trưởng: Tổ chức điều