thực trạng về tổ chức công tác kế toán bán sản phẩm tại chi nhánh miền Bắc nhà máy Thiết bị Bu điện I-/ Đặc điểm chung của nhà máy Thiết bị Bu điện. 1-/ Quá trình hình thành và phát triển nhà máy Thiết bị Bu điện. Nhà máy Thiết bị Bu điện tên giao dịch là POSTEF là một doanh nghiệp Nhà n- ớc thuộc Tổng công ty Bu chính Viễn thông Việt Nam (Tổng cục Bu điện cũ). Trụ sở chính của nhà máy: Số 61 Trần Phú - Ba Đình - Hà Nội. Cơ sở 2: Số 63 Nguyễn Huy Tởng - Thanh Xuân - Hà Nội. Nhà máy đợc thành lập năm 1954 mang tên nhà máy Bu điện truyền thanh trên cở sở diện tích mặt bằng sử dụng 22.000m 2 và thiết bị cơ sở của nhà máy dây thép của Pháp. Cùng với tiến trình lịch sử hơn 40 năm qua. Nhà máy đã không ngừng phát triển đáp ứng nhu cầu về thiết bị cho ngành Bu điện Việt Nam. Do yêu cầu của từng thời kỳ phát triển kinh tế đất nớc, nhà máy đã tách ra, nhập vào nhiều lần. Cứ mỗi lần nh vậy nhà máy đã không ngừng vơn lên tự khẳng định mình và đã từng bớc hoà nhập với guồng máy phát triển chung của xã hội. Đến năm 1955 sau khi Chính phủ có Quyết định thành lập lại Tổng công ty Bu chính viễn thông Việt Nam theo mô hình Tổng công ty mạnh. Nhà máy đợc quyết định thành lập lại là doanh nghiệp Nhà nớc hạch toán độc lập - thành viên của Tổng công ty Bu chính viễn thông Việt Nam. Nhà máy đợc thành lập lại theo QĐ số 202/QĐ-TCBĐ ngày 15/3/1995 do Tổng cục Bu điện cấp, giấy phép kinh doanh số 105985 ngày 20/3/1995 do trọng tài kinh tế cấp. Ngành nghề SXKD của nhà máy:thực hiện sản xuất ra các thiết bị phục vụ cho ngành bu chính viễn thông, điện tử tin học và các lĩnh vực khác. Để có thể tồn tại và đứng vững trên nền kinh tế thị trờng với tính cạnh tranh gay gắt nh hiện nay. Nhà máy rất coi trọng đến đầu t sản xuất nâng cao chất lợng sản phẩm để sản phẩm có thể thắng thế trong các cuộc cạnh tranh. Nhà máy đã đặt ra kế hoạch, phơng hớng SXKD phù hợp làm tiền đề cho việc nâng cao hiệu quả SXKD của nhà máy. Cụ thể nhà máy đã đạt đợc hiệu quả khá cao thông qua một số chỉ tiêu sau: Chỉ tiêu ĐVT 1996 1997 1998 1999 1. Nguồn vốn SXKD triệu đ 8.936 21.108 28.000 34.588 2. Doanh thu triệu đ 117.300 140.000 162.500 145.600 3. Lợi nhuận triệu đ 1.521 7.296 7.500 6.715 4. Thuế nộp ngân sách triệu đ 5.005 6.256 8.124 7.455 5. Đầu t mới triệu đ 10.739 12.000 20.000 15.000 6. Tổng quỹ lơng triệu đ 4.750 64.98 7.240 6.325 7. Số lợng lao động triệu đ 458 404 516 450 8. Thu nhập bình quân ngời/tháng triệu đ 0,864 1,609 1,403 1,405 Để đạt đợc kết quả trên cán bộ công nhân viên của nhà máy đã nỗ lực phấn đấu không ngừng vợt qua mọi khủng hoảng thăng trầm của chính mình, đặc biệt với sự nhận thức đúng đắn về điều kiện hoạt động của nhà máy trên nền kinh tế thị trờng hiện nay cùng những định hớng chiến lợc và sách lợc nhạy bén, đúng hớng của bộ máy lãnh đạo. Nhà máy đã tìm ra bớc đi phù hợp tạo điều kiện cho nhà máy ngày càng phát triển đi lên một cách vững chắc. 2-/ Đặc điểm SXKD. Nhà máy Thiết bị Bu điện (NMTBBĐ) là một doanh nghiệp Nhà nớc hạch toán độc lập trực thuộc Tổng công ty Bu chính viễn thông Việt Nam. Nhà máy thực hiện sản xuất ra sản phẩm chủ yếu là phục vụ cho ngành bu điện, hầu hết các bu điện thuộc các tỉnh thành trong cả nớc đều sử dụng thiết bị do nhà máy sản xuất ra. Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trờng sự đa dạng hoá các phơng thức bán hàng, sự cạnh tranh là tính sống còn của mỗi doanh nghiệp. Do vậy nhà máy đã không ngừng mở rộng quy mô sản xuất cả về chiều rộng và chiều sâu, mạnh dạn vay vốn của ngân hàng và CBCNV trong nhà máy, đầu t mua sắm máy móc, thiết bị trang bị dây chuyền lắp ráp điện tử hiện đại, nâng cao tay nghề tay nghề của công nhân lao động và trình độ nghiệp vụ của cán bộ quản lý, nâng cao chất lợng sản phẩm. Ngoài ra nhà máy còn liên doanh, liên kết đầu t tận dụng vốn và kỹ thuật cao để áp dụng vào sản xuất nhằm tạo ra những sản phẩm có chất lợng cao không thua kém hàng ngoại nhập. Trong xu thế phát triển của đất nớc, nhà máy là đơn vị hàng đầu trong sản xuất cung cấp thiết bị cho ngày bu điện Việt Nam - một trong những ngành đang phát triển nhất hiện nay. 3-/ Đặc điểm tiêu thụ sản phẩm ở nhà máy. Để tiêu thụ sản phẩm của nhà máy sản xuất ra làm mục tiêu chính trong dự án kinh doanh của NMTBBĐ nói riêng cũng nh đối với toàn bộ các doanh nghiệp SXKD nói chung. Tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trờng không doanh nghiệp nào lại không quan tâm đến tiêu thụ sản phẩm do mình sản xuất ra. Có thực hiện tốt khâu bán hàng doanh nghiệp mới có điều kiện bù đắp các chi phí đã chi ra trong quá trình sản xuất giản đơn và thực hiện giá trị của lao động thặng d thu lợi nhuận quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Nhà máy thực hiện sản xuất ra sản phẩm hàng năm với khối lợng rất lớn nhiều chủng loại sản phẩm khác nhau (có tới 350 loại sản phẩm). Để có thể tiêu thụ đợc khối lợng sản phẩm lớn nh vậy nhà máy đã đầu t xây dựng thành lập ra các CN, các quầy hàng giới thiệu sản phẩm, trung tâm bảo hành và bố trí các kỹ thuật viên hớng dẫn cách sử dụng, lắp đặt sản phẩm cho khách hàng. Do vậy mà sản phẩm của nhà máy tiêu thụ hàng năm với số lợng lớn đáp ứng đợc yêu cầu của khách hàng trên mọi miền đất nớc mua sản phẩm của nhà máy. 4-/ Tổ chức quản lý của NMTBBĐ. Ngày nay cùng đờng lối phát triển kinh tế nhiều thành phần đi đôi với chủ trơng mở rộng quyền tự chủ SXKD của đơn vị kinh tế, cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp cần đợc đa dạng hoá với cơ cấu sở hữu quy mô và trình độ kỹ thuật của từng loại hình DN. Để đáp ứng với tình hình SXKD một cách tốt nhất hiện nay NMTBBĐ đa ra mô hình quản lý sản xuất nh sau: sơ đồ tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh nhà máy thiết bị bu điện Ban giám đốc: gồm 01 giám đốc và 02 phó giám đốc. Giám đốc là ngời đại diện cho nhà máy chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc và pháp luật toàn bộ hoạt động SXKD của nhà máy có nhiệm vụ điều hành quản lý toàn nhà máy. Phó GĐ kỹ thuật Giám đốc P X P V C P X b - u c P X k h u ô n PX 9 PX 2 PX 1 Các PXSX T r u n g t â m b P . h à n h c h í n P . k i ể m t r a P . c ô n g n g h ệ P . đ i ề u đ ộ s P . k ế t o á n t P . v ậ t t - P . k ế h o ạ c h P . đ ầ u t - p h P . t ổ c h ứ c L Phó GĐ kinh doanh Ban nguồn Chi nhánh Miền Nam Chi nhánh Miền Bắc Chi nhánh Miền Trung Quan hệ chỉ đạo Quan hệ gián tiếp Phó giám đốc kỹ thuật chỉ đạo công tác kỹ thuật cho các bộ phận trực tiếp tham gia sản xuất. Phó giám đốc kinh doanh chỉ đạo trực tiếp các phòng ban chức năng tham gia vào quá trình quản lý của nhà máy. Tổ chức hoạt động tiêu thụ sản phẩm. Các CN thực hiện bán sản phẩm cho nhà máy bao gồm: CN Miền Bắc : Số 2 Lê Trực - Ba Đình - Hà Nội CN Miền Trung : Số 598 Điện Biên Phủ - Ba Đình - Hà Nội CN Miền Nam : Số 27B Nguyễn Đình Chiểu - Quận 1-TP Hồ Chí Minh Mỗi chi nhánh là 1 phòng kinh doanh độc lập nhng chịu sự điều hành của ban giám đốc nhà máy. Ban giám đốc quản lý mọi mặt và tạo điều kiện tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của các chi nhánh: - Giao sản phẩm sản xuất cho các chi nhánh thực hiện tiêu thụ (bán hàng). Nhà máy đã thực hiện chiết giá cho các chi chánh với tỷ lệ là 1,5% giá bán nhằm khuyến khích bán sản phẩm cho mình. Kết quả kinh doanh của các chi nhánh trích lập quỹ cho nhà máy theo tỷ lệ nhất định do nhà máy quy định. -Những hợp đồng mua bán lớn do chi nhánh tìm kiếm đợc giám đốc, phó giám đốc, ngời đợc giám đốc uỷ quyền bằng văn bản ký duyệt vì bản thân các chi nhánh không có t cách pháp nhân để ký kết. Có thể nói bộ máy quản lý của nhà máy đợc tổ chức khá hợp lý và chặt chẽ chính vì vậy nhà máy đã đạt đợc những thành tựu to lớn trong lĩnh vực SXKD của mình. Cụ thể là sản phẩm do nhà máy sản xuất đợc ngời tiêu dùng tin cậy tạo cho nhà máy có chỗ đứng vững chắc trên thị trờng trong nớc và trong tơng lai sẽ có chỗ đứng trên thị trờng quốc tế. 5-/ Tổ chức bộ máy kế toán. NMTBBĐ là một doanh nghiệp sản xuất với quy mô lớn. Bộ máy kế toán là bộ phận chức năng nằm trong bộ máy quản lý của nhà máy thực hiện chức năng quản lý tài chính theo dõi kiểm tra mọi hoạt động SXKD dới hình thức tiền tệ, vốn, theo dõi nguồn hình thành tài sản và sự vận động của tài sản trong nhà máy. Đồng thời đáp ứng đợc mọi yêu cầu cung cấp thông tin kịp thời chính xác cho ban lãnh đạo giúp ban lãnh đạo có cơ sở để phân tích hoạt động SXKD từ đó đa ra các quyết định đúng đắn, phơng hớng SXKD kịp thời nhằm tạo ra hiệu quả cao nhất. Căn cứ yêu cầu quản lý hoạt động SXKD, cơ cấu tổ chức quản lý của nhà máy. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của nhà máy theo mô hình tập trung thể hiện dới sơ đồ dới đây. sơ đồ bộ máy kế toán nhà máy thiết bị bu điện Kế toán tài sản cố định Giám đốc Kế toán trởng Bộ phận kế toán chi tiết Bộ phận kế toán tổng hợp Kế toán nguyên vật liệu Kế toán lơng BHXH Kế toán thành phẩm, tiêu thụ Kế toán thanh toán Thủ qũi Tổng hợp kiểm tra Kế hoạch tài chính Tổ kế toán chi nhánh Miền Bắc Tổ kế toán chi nhánh Miền Trung Tổ kế toán chi nhánh Miền Nam Quan hệ chỉ đạo Quan hệ gián tiếp Giám đốc Kế toán trởng (kiêm trởng phòng) Kế toán tổng hợp (Kiêm phó phòng) Kế toán TSCĐ Kế toán NVL Kế toán lơng BHXH Kế toán TP và TT Kế toán thanh toán Thủ quỹ Các nhân viên kinh tế phân xởng Kế toán bán hàng tại các CN Quan hệ chỉ đạo Quan hệ gián tiếp Bộ máy kế toán nhà máy dới sự chỉ đạo công tác kế toán của kế toán trởng, bộ phận kế toán chức năng thực hiện các phần hành công việc kế toán khác nhau cụ thể phải ghi chép kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết các đối tợng quản lý cần ghi chép chi tiết để: - Giúp cho nhà máy quản lý chặt chẽ tài sản và hiện vật (TSCĐ, hàng tồn kho, vốn bằng tiền, .), nợ phải thu, nợ phải trả, chi phí SXKD, . - Cung cấp thông tin chi tiết phục vụ cho yêu cầu quản trị kinh doanh. - Đảm bảo chính xác tuyệt đối của việc ghi sổ kế toán. - Xác định rõ số d của tài sản cần kiểm kê tại thời điểm kiểm kê đảm bảo tính thực tế của số liệu kế toán. 6-/ Tổ chức kế toán bán sản phẩm ở nhà máy và tại các CN bán hàng. Do các CN bán sản phẩm không nằm trong nhà máy nên bắt buộc nhà máy phải bố trí đầy đủ bộ phận quản lý cũng nh kế toán tại CN. Việc bố trí đầy đủ các nhân viên kế toán ở khâu này có ý nghĩa rất quan trọng phản ánh trung thực chính xác doanh thu ghi phí và các tài sản, sự vận động của tài sản trong quá trình bán hàng. Mặt khác nó cũng là công việc thực thi các chính sách quyết định hợp lý nhất cho sản phẩm đợc bán ra nhiều tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng đến mua, tăng cờng dòng tiền thu về đợc nhiều hơn, hạn chế thấp nhất rủi ro trong kinh doanh. Nhiệm vụ của kế toán tại nhà máy viết các hoá đơn chứng từ phát sinh tại nhà máy và viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phản ánh vào thẻ kho và các sổ theo dõi quản lý số lợng sản phẩm gửi đi các chi nhánh bán hàng. Lập các báo cáo tồn kho hàng gửi bán hàng quý cho ban lãnh đạo. Kế toán tổng hợp tổng hợp số liệu qua các báo cáo quyết toán của các chi nhánh và toàn nhà máy để xác định kết quả kinh doanh toàn nhà máy, lập ra các báo cáo tài chính bắt buộc. Kế toán tại các CN viết hoá đơn chứng từ bán hàng, phản ánh trung thực chính xác mọi nghiệp vụ bán hàng vào sổ sách kế toán lập ra các báo cáo quyết toán hàng quý để thực hiện quyết toán với nhà máy, cung cấp nguồn số liệu của đơn vị mình cho kế toán tổng hợp của nhà máy theo yêu cầu. * Hệ thống chứng từ phản ánh nghiệp vụ bán hàng bao gồm: Hoá đơn GTGT, phiếu hợp đồng vận chuyển, các hợp đồng bán hàng, các văn bản yêu cầu của khách hàng về số hàng trả lại, giảm giá, các phiếu thu, phiếu chi, các giấy thông báo nợ, có của ngân hàng, các phiếu kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (của nhà máy), các thẻ kho và các hoá đơn chứng từ khác. Tất cả các hoá đơn chứng từ này đều đợc sự phê duyệt, ký xác nhận của trởng chi nhánh. * Hệ thống tài khoản áp dụng vào hạch toán nghiệp vụ bán hàng. Do đặc điểm quản lý phân cấp và công tác kế toán cũng phân cấp (theo sơ đồ trên) cho nên công tác hạch toán tại chi nhánh và tại nhà máy về nghiệp vụ bán hàng có mối liên hệ với nhau qua TK 336 - phải trả nội bộ, TK 136 - phải thu nội bộ để phản ánh quan hệ giữa cấp trên và cấp dới về cấp vốn và thanh toán các khoản phải thu phải nộp cụ thể qua 2 sơ đồ kế toán: - Sơ đồ hạch toán kết quả kinh doanh tại nhà máy (trang bên) - Sơ đồ hạch toán kết quả bán hàng tại chi nhánh (trang bên). * Hình thc kế toán áp dụng cho kế toán bán hàng tại chi nhánh . Để có thể theo dõi hạch toán chi tiết, cung cấp các thông tin nhanh nhạy, kịp thời kế toán đã áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung do vậy kế toán bán hàng thực hiện ghi sổ theo trình tự sau: Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung tại chi nhánh miền bắc - Nhà máy thiết bị Bu điện Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu Nhật ký chung Sổ chi tiết TK 131,111,336,156,3331,133,641,632 . Nhật ký bán hàng, Nhật ký quỹ Sổ cái các tài khoản Bảng tổng hợp các sổ chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo quyết toán Chứng từ gốc [...]... 6.536.806.134 2-/ Thực tế kế toán bán hàng tại CN miền Bắc Công việc chủ yếu là kế toán bán hàng tại CN còn kế toán tại nhà máy chỉ tham gia vào theo dõi số lợng sản phẩm xuất cho CN và kế toán tổng hợp sẽ thực hiện tổng hợp toàn bộ số liệu từ CN gửi về cùng toàn nhà máy để lập báo cáo tài chính bắt buộc 2.1 Nhiệm vụ thực hiện kế toán chi tiết bán hàng tại CN Dới sự chỉ đạo của kế toán trởng và kế toán tổng hợp... II-/ Thực trạng công tác kế toán bán sản phẩm tại chi nhánh miền Bắc của NMTBBĐ NMTBBĐ là một đơn vị SXKD nên công tác quản lý tài chính trong nhà máy đều phải tuân thủ các chế độ chính sách của Nhà nớc ban hành Đặc biệt với công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng đều nằm dới sự chỉ đạo của kế toán trởng Ngời luôn nắm vững các chế độ chính sách của Nhà nớc, các chế độ về kế toán, ... vụ bán hàng xảy ra hàng ngày vào sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, cuối tháng cuối quí lập các bảng kê chi tiết, bảng tổng hợp tài khoản về bán hàng (nh bảng kê bán lẻ hàng hoá dịch vụ, bảng giá vốn, bảng chi tiết công nợ, ) gửi về kế toán tổng hợp thành phẩm và tiêu thụ tại nhà máy kịp thời để kế toán theo dõi vào sổ theo dõi bán hàng của từng CN lập báo cáo tổng hợp hàng tồn kho gửi bán, tổng... 203.218.728 Kế toán tại CN chỉ tổng hợp chung kết quả kinh doanh của CN mình cho tất cả các loại sản phẩm bán chứ không quản lý theo dõi chi tiết số lợng sản phẩm xuất kho để tính ra trị giá vốn thực tế xuất bán và chi phí bán hàng cũng không phân bổ cho từng sản phẩm xuất bán nào cả Do vậy kế toán tổng hợp các khoản chi phí về giá vốn hàng xuất bán và chi phí bán hàng vào bảng tổng hợp nh trang bên .Chi phí... Mẫu bảng cân đối TK 131 (trang bên) Theo yêu cầu của kế toán thành phẩm và tiêu thụ tại nhà máy hàng tháng kế toán tại nhà máy phải lập ra bảng kê bán hàng và bảng kê hàng hoá dịch vụ bán ra, gửi về cho kế toán tại nhà máy kịp thời Ví dụ: mẫu bảng kê hàng hoá dịch vụ bán ra tháng 1 nh sau: bảng kê hàng hoá dịch vụ bán ra CN1 -Nhà máy Thiết bị Bu điện tháng 1/2000 Mã số thuế: 0100686865-1 Số CT Ngày... trong nhà máy - Cuối quý tổng hợp số liệu từ các sổ theo dõi phản ánh về bán hàng qua các sổ chi tiết, sổ tổng hợp lập ra báo cáo quyết toán của CN mình gửi về kế toán tổng hợp (kiêm phó phòng) thực hiện quyết toán với nhà máy để kế toán tổng hợp chung cho toàn nhà máy lập ra các báo cáo tài chính bắt buộc, các báo cáo quyết toán của CN này đều phải có chữ ký xác nhận của trởng CN và kế toán tổng hợp tại. .. tính ra trị giá vốn trên bảng tổng hợp TK 156 (nh trên) Kế toán không mở sổ chi tiết hàng hoá nào để phản ánh giá vốn cả Căn cứ vào trị giá vốn xác định cho từng tháng trên bảng tổng hợp TK 156, kế toán tổng hợp vào Bảng kê tổng hợp các khoản chi phí Ngoài chi phí về giá vốn tại CN còn có khoản chi phí về bán hàng do vậy kế toán phải lập ra bảng kê chi phí (chi tiết chi phí bán hàng cho từng tháng và... nhà máy là phơng pháp khấu trừ thuế với hai mức thuế suất là 5% và 10% Do vậy kế toán bán hàng phải xác định đợc thuế GTGT đầu ra để khấu trừ với thuế GTGT đầu vào 1-/ Kế toán xuất kho thành phẩm tiêu thụ Nhiệm vụ chủ yếu của kế toán này là quản lý thành phẩm, quản lý số lợng sản phẩm xuất đi cho các chi nhánh tiêu thụ Khi các chi nhánh đã yêu cầu nhập kho thêm sản phẩm của nhà máy, nhân viên các chi. .. đợc lập ra vào cuối quí này kế toán cộng số phát sinh nợ, phát sinh có xác định số d để lập bảng cân đối tài khoản (xem bên cạnh) * Kế toán giá vốn hàng bán và chi phí bán hàng Hàng của CN bán ra chủ yếu là hàng của nhà máy giao cho CN, CN cũng mua sản phẩm bên ngoài về thực hiện kinh doanh nhng rất nhỏ so với hàng nhà máy Khi nhập kho hàng nhà máy thủ kho quản lý hàng tại CN sẽ căn cứ vào phiếu xuất... hoá mẫu nh sau: Tổng công ty BCVT Việt Nam Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Nhà máy thiết bị bu điện Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -o0o - Biên bản giao nhận hàng Căn cứ hợp đồng số: ngày / / , giữa nhà máy Thiết bị bu điện với: Hôm nay, ngày tháng năm , chúng tôi gồm: + Bên giao: - Ông : Ngô Văn Thuấn - Chức vụ : Tiếp thị - Đại diện cho : Nhà máy Thiết bị bu điện + Bên nhận: - Ông : - Chức vụ : - Đại . thực trạng về tổ chức công tác kế toán bán sản phẩm tại chi nhánh miền Bắc nhà máy Thiết bị Bu điện I-/ Đặc điểm chung của nhà máy Thiết bị Bu điện. . BHXH Kế toán thành phẩm, tiêu thụ Kế toán thanh toán Thủ qũi Tổng hợp kiểm tra Kế hoạch tài chính Tổ kế toán chi nhánh Miền Bắc Tổ kế toán chi nhánh Miền