BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc QUY CHẾ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ (Ban hành kèm theo Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24 tháng năm 2009 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG Điều Phạm vi áp dụng đối tượng điều chỉnh Quy chế quy định nguyên tắc, nội dung, trách nhiệm tổ chức hoạt động công tác văn thư; quy định trình tự, thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật, văn hành văn quan Bộ Giáo dục Đào tạo Quy chế tổ chức hoạt động công tác văn thư áp dụng thống tất đơn vị, tổ chức có chức quản lý nhà nước thuộc quan Bộ Giáo dục Đào tạo (sau gọi tắt đơn vị thuộc quan Bộ) Điều Nội dung công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động nghiệp vụ phục vụ cho công tác quản lý nhà nước lĩnh vực giáo dục đào tạo Nội dung công tác văn thư bao gồm: soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, văn bản, quản lý văn đến, quản lý văn đi, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ công việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan Bộ Điều Trách nhiệm quản lý Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo chịu trách nhiệm quản lý nhà nước công tác văn thư, đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học kỹ thuật công nghệ thông tin vào công tác văn thư quan Chánh Văn phịng Bộ có nhiệm vụ giúp Bộ trưởng thực chức quản lý nhà nước công tác văn thư; trực tiếp đạo, tổ chức thực công tác văn thư quan Bộ theo quy định hành Nhà nước Thủ trưởng đơn vị thuộc quan Bộ có trách nhiệm tổ chức, đạo, kiểm tra quản lý cơng tác văn thư đơn vị theo quy định hành Nhà nước cơng tác văn thư Phịng Hành thuộc Văn phịng Bộ có chức giúp Chánh Văn phịng quản lý, tổ chức thực cơng tác văn thư quan Bộ Giáo dục Đào tạo Mỗi cán bộ, cơng chức q trình giải cơng việc có liên quan đến cơng tác văn thư phải thực nghiêm chỉnh quy chế quy định hành Nhà nước công tác văn thư Điều Tổ chức văn thư quan Bộ Giáo dục Đào tạo Văn thư quan Bộ Giáo dục Đào tạo phận Phịng Hành thuộc Văn phịng Bộ Văn thư quan Bộ có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phịng Trưởng phịng Hành quản lý tổ chức hoạt động công tác văn thư theo quy định hành, đồng thời thực chức văn thư Văn phòng Bộ Các đơn vị thực chức quản lý nhà nước thuộc quan Bộ có tài khoản riêng, có dấu riêng phải tổ chức phận văn thư chuyên trách Các đơn vị, tổ chức khác thuộc quan Bộ phải bố trí cán làm cơng tác văn thư theo chế độ kiêm nhiệm Điều Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cán văn thư Cán văn thư quan Bộ Giáo dục Đào tạo đơn vị có tài khoản riêng dấu riêng thuộc quan Bộ phải có trình độ chun mơn, nghiệp vụ sau: Bằng tốt nghiệp đại học; có chứng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Có trung cấp chuyên ngành văn thư, lưu trữ tương đương trở lên Hàng năm, cán bộ, công chức làm công tác văn thư đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Điều Kinh phí cho hoạt động văn thư Kinh phí dùng cho cơng tác văn thư sử dụng từ nguồn ngân sách Bộ Giáo dục Đào tạo Các đơn vị phải dự trù kinh phí cho cơng tác văn thư đưa vào kế hoạch tài hàng năm Kinh phí, trang bị thiết bị kỹ thuật chuyên dùng phục vụ cho công tác văn thư quan Chánh Văn phòng đề xuất Sử dụng quản lý kinh phí dùng cho hoạt động văn thư thực theo quy định hành nhà nước Điều Bảo vệ bí mật cơng tác văn thư Mọi hoạt động lĩnh vực công tác văn thư Bộ Giáo dục Đào tạo phải thực quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Chương II SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN, SAO VĂN BẢN Điều Hình thức văn Văn quy phạm pháp luật giáo dục đào tạo văn thuộc thẩm quyền ký ban hành Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo, bao gồm: thông tư, thông tư liên tịch Văn hành bao gồm: thị, định, chương trình, kế hoạch, đề án, phương án, báo cáo, biên bản, tờ trình, cơng văn, thơng cáo, thông báo, công điện, hợp đồng, giấy chứng nhận, giấy nghỉ phép, giấy uỷ quyền, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu nhắc việc, phiếu gửi, phiếu chuyển Văn chuyên ngành lĩnh vực giáo dục đào tạo Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo quy định sau thỏa thuận, thống với Bộ trưởng Bộ Nội vụ Điều Thể thức, kỹ thuật, phơng chữ trình bày văn Thể thức, kỹ thuật, phơng chữ trình bày văn phải thực theo quy định hành Nhà nước quy định Quy chế Điều 10 Quốc hiệu Quốc hiệu ghi văn với dịng chữ in đậm Dưới dịng chữ thứ hai có gạch chân nét liền mảnh: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Điều 11 Tên quan, đơn vị tổ chức ban hành văn Tên quan Bộ Giáo dục Đào tạo phải ghi đầy đủ theo tên gọi thức theo định thành lập, in hoa, tô đậm, gạch chân nét liền mảnh: BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Tên đơn vị thuộc Bộ sử dụng dấu riêng, có thẩm quyền ban hành văn ghi đầy đủ theo tên gọi thức định thành lập, in hoa, đậm ghi bên tên Bộ Giáo dục Đào tạo (đơn vị chủ quản trực tiếp cấp trên) Tên quan Bộ Giáo dục Đào tạo in hoa, không đậm; tên đơn vị gạch chân nét liền mảnh, ví dụ: BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỤC CƠNG NGHỆ THÔNG TIN Tên viết tắt Bộ Giáo dục Đào tạo ký hiệu văn BGDĐT Tên viết tắt đơn vị thuộc quan Bộ áp dụng theo quy định phụ lục số III ban hành kèm theo Quy chế Điều 12 Số, ký hiệu văn Số, ký hiệu văn quy phạm pháp luật, văn hành Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành thực sau: Văn quy phạm pháp luật Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành thiết phải ghi năm ban hành văn Chữ viết tắt tên loại văn (ký hiệu văn bản) ghi phụ lục số II ban hành kèm theo Quy chế Cách ghi số, ký hiệu, năm ban hành văn quy phạm pháp luật: Từ “Số” trình bày chữ in thường, sau từ “Số” có dấu hai chấm (:), tiếp đến số đăng ký văn bản, năm ban hành văn bản, ký hiệu văn Giữa số đăng ký, năm ban hành ký hiệu văn dấu gạch chéo (/); nhóm từ ký hiệu văn có dấu gạch nối (-) khơng dấu cách Ví dụ: Số: 02/2009/TT-BGDĐT Trường hợp thông tư liên tịch Bộ Giáo dục Đào tạo chủ trì soạn thảo số thơng tư liên tịch ghi theo số thứ tự văn quy phạm pháp luật Bộ Giáo dục Đào tạo Sau ký hiệu tên loại văn ghi chữ viết tắt tên quan Bộ Giáo dục Đào tạo (ghi trước), tiếp đến chữ viết tắt tên quan phối hợp (ghi sau); nhóm từ viết tắt ký hiệu văn có dấu gạch nối (-) khơng dấu cách ví dụ: Số: 02/2009/TTLT-BGDĐT- (BNV) Quy định ghi số, ký hiệu định, thị loại văn hành có tên loại khác bao gồm: từ “Số” trình bày chữ in thường Sau từ “Số” có dấu hai chấm (:), tiếp đến ghi số văn bản, gạch chéo “/”, chữ viết tắt tên loại văn bản, gạch ngang “-”, chữ viết tắt tên Bộ Giáo dục Đào tạo “BGDĐT”, không dấu cách Ví dụ: Quyết định Số: 01/QĐ-BGDĐT Chỉ thị Số: 01/CT-BGDĐT Cách ghi số, ký hiệu công văn bao gồm: từ “Số” trình bày chữ in thường; sau từ “Số” có dấu hai chấm (:), tiếp đến ghi số văn bản, gạch chéo “/”, chữ viết tắt (tên) Bộ Giáo dục Đào tạo “BGDĐT”, gạch ngang “-”, tên viết tắt đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo, khơng dấu cách ví dụ: Số: 01/BGDĐT-VP Điều 13 Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Địa danh văn quan Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành ghi Hà Nội Ngày, tháng, năm ban hành văn ngày, tháng, năm văn ký ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn ghi chữ số Ả Rập ghi đầy đủ chữ số ngày … tháng … năm … Đối với chữ số ngày nhỏ 10 tháng một, tháng hai phải ghi thêm chữ số phía trước Địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày kiểu chữ in thường, nghiêng, không đậm; Hà Nội, ngày tháng năm 200 Địa danh ghi văn đơn vị có chức quản lý nhà nước trực thuộc quan Bộ, có tài khoản riêng dấu riêng, ghi: a Văn ký thừa lệnh Bộ trưởng: Đóng dấu quốc huy Bộ, ghi Hà Nội b Văn ký theo chức năng, nhiệm vụ phân cơng, đóng dấu đơn vị: Ghi theo địa danh tỉnh, thành phố, nơi đóng trụ sở đơn vị Điều 14 Tên loại trích yếu nội dung văn Văn quy phạm pháp luật; văn hành Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành phải ghi rõ tên loại Công văn Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành thiết phải ghi trích yếu Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn Điều 15 Nội dung, bố cục văn Nội dung văn thành phần chủ yếu, trọng tâm văn bản, thể vấn đề có tính quy phạm (đối với văn quy phạm pháp luật), quy định, yêu cầu đặt Nội dung văn Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành phải bảo đảm yêu cầu sau: a Phù hợp với quy định hành hình thức văn bản; b Phù hợp với đường lối, chủ trương Đảng, sách pháp luật nhà nước có liên quan đến lĩnh vực giáo dục chủ trương, đạo Bộ giáo dục Đào tạo; c Các quy phạm pháp luật, quy định hay vấn đề, việc phải trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác; d Sử dụng ngơn ngữ viết, cách thức diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; đ Dùng từ ngữ tiếng Việt phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương; Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn Trong trường hợp thực cần thiết dùng từ ngữ nước ngồi dùng từ nguyên bản; e Không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt ngoặc đơn sau từ, cụm từ đó; g Viết hoa văn Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành thực cách viết thông dụng ngữ pháp tả tiếng Việt phổ thơng quy định viết hoa quy định điều khoản 6, điều 22 Quy chế h Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại; số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn (trừ trường hợp luật pháp lệnh); lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn Bố cục văn Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành bố trí thành phần thể thức văn theo Phụ lục số I, mẫu trình bày văn theo Phụ lục số IV, Phụ lục số V ban hành hành kèm theo Quy chế Điều 16 Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Quyền hạn người ký thực sau: a Trường hợp ký thay thủ trưởng quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ, sau dấu chấm “.” có dấu cách Thẩm quyền ký thay văn người cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức ghi sau: KT BỘ TRƯỞNG KT CỤC TRƯỞNG KT CHÁNH THANH TRA b Trường hợp văn ký thừa lệnh thủ trưởng quan, tổ chức phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ, sau dấu chấm có dấu cách, ví dụ TL BỘ TRƯỞNG VỤ TRƯỞNG VỤ PHÁP CHẾ TL BỘ TRƯỞNG CHÁNH VĂN PHỊNG c Trường hợp ký thừa uỷ quyền phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa uỷ quyền) vào trước chữ Bộ trưởng, sau dấu chấm có dấu cách Ghi rõ chức danh, tên đơn vị, tổ chức người ký thừa ủy quyền Người ký thừa uỷ quyền không ủy quyền lại cho người khác ký, ví dụ: TUQ BỘ TRƯỞNG VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ Chức vụ người ký a Chức vụ ghi văn Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành chức danh thức người ký Văn Bộ trưởng ký ban hành ghi “Bộ trưởng”, văn ký thay ghi “Thứ trưởng”, không ghi lại tên quan Bộ Giáo dục Đào tạo; trừ văn liên tịch, văn hai hay nhiều quan, tổ chức ban hành; BỘ TRƯỞNG KT BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG b Chức vụ ghi văn ký thừa lệnh Bộ trưởng phải ghi đầy đủ chức danh lãnh đạo thức tên đơn vị, tổ chức, ví dụ: TL BỘ TRƯỞNG TL BỘ TRƯỞNG VỤ TRƯỞNG VỤ PHÁP CHẾ CHÁNH VĂN PHÒNG Trường hợp cần thiết, người ký thừa lệnh văn hành ủy nhiệm để cấp phó người đứng đầu ký thay; chức vụ ghi văn ký thay phải ghi đầy đủ chức danh lãnh đạo thức, khơng ghi lại tên đơn vị tổ chức, ví dụ: TL BỘ TRƯỞNG KT VỤ TRƯỞNG VỤ PHÁP CHẾ PHÓ VỤ TRƯỞNG c Chức vụ ghi văn tổ chức tư vấn Hội đồng, Ban đạo nhà nước thuộc lĩnh vực, phạm vi giáo dục đào tạo chức danh lãnh đạo Ban Hội đồng người ký văn - Hội đồng, Ban đạo không phép sử dụng dấu Bộ Giáo dục Đào tạo ghi chức danh thức theo định thành lập Ban Hội đồng đó; TM HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH (Chữ ký, dấu tổ chức) KT TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu tổ chức) Nguyễn Văn A Trần Văn B - Trường hợp Ban, Hội đồng Bộ trưởng cho phép sử dụng dấu quan Bộ Giáo dục Đào tạo người ký văn ghi chức danh thức theo định thành lập Ban Hội đồng đó, đồng thời chữ ký ghi chức danh lãnh đạo quan Bộ; - Văn Hội đồng Ban đạo nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Giáo dục Đào tạo làm Chủ tịch Phó Chủ tịch; Trưởng ban Phó Trưởng ban ghi sau: TM HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH (Chữ ký, dấu Bộ) BỘ TRƯỞNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Nguyễn Văn A KT TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu Bộ) THỨ TRƯỞNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Nguyễn Văn B - Trường hợp văn Hội đồng Ban đạo nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ Giáo dục Đào tạo làm Trưởng ban Chủ tịch Hội đồng lãnh đạo đơn vị thuộc quan Bộ làm Phó Trưởng ban Phó Chủ tịch Hội đồng chức danh người ký văn ghi sau; TM HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH KT TRƯỞNG BAN PHÓ TRƯỞNG BAN (Chữ ký, dấu Bộ) THỨ TRƯỞNG (Chữ ký, dấu Bộ) VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ Trần Văn B Lê Văn C Họ tên ghi văn bao gồm: họ, tên đệm (nếu có) tên người có thẩm quyền ký, ban hành văn Đối với văn quy phạm pháp luật, văn hành Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành, trước họ tên người ký, không ghi học hàm, học vị danh hiệu danh dự khác Trong trường hợp cần thiết khác, văn tổ chức nghiên cứu khoa học ghi thêm học hàm, học vị Điều 17 Dấu đóng văn Dấu đóng văn Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành áp dụng theo điều 36, điều 39 Quy chế Điều 18 Nơi nhận Nơi nhận xác định cụ thể quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn Nơi nhận phải ghi cụ thể, xác tên quan, tổ chức, cá nhân phần “kính gửi” phần “nơi nhận” văn Căn chức năng, nhiệm vụ Bộ trưởng giao mối quan hệ công tác với quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan; yêu cầu giải công việc, đơn vị, cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo văn có trách nhiệm đề xuất quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình người ký văn định Văn ký thừa uỷ quyền, ký thay, ký thừa lệnh Thủ trưởng, cấp có thẩm quyền ký phải gửi văn Thủ trưởng cấp để báo cáo: Văn Thứ trưởng ký phải gửi Bộ trưởng để báo cáo; Văn Thủ trưởng đơn vị ký thừa lệnh Bộ trưởng phải gửi Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách để báo cáo Đối với văn có ghi tên loại: Nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” phần liệt kê quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn Đối với văn hành có nơi nhận, phần “kính gửi” “nơi nhận” ghi sau: a Từ “Kính gửi” trình bày chữ in thường, sau từ kính gửi có dấu “:” khơng dấu cách Sau dấu “:” tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân trực tiếp giải công việc, chữ in thường, đứng, không đậm; - Văn gửi cho đối tượng cụ thể Kính gửi: Văn phịng Chính phủ Kính gửi: Ơng Nguyễn Văn A - Văn gửi cho nhóm đối tượng định, phần kính gửi ghi chung, sau chữ cuối đối tượng nhóm đối tượng có dấu “;”: + Gửi nhóm đối tượng, ghi: Kính gửi: Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương + Gửi nhiều nhóm đối tượng, sau kính gửi xuống hàng: Kính gửi: - Các Sở Giáo dục Đào tạo; - Các đơn vị trực thuộc Bộ; - Các trường đại học, cao đẳng trung cấp chuyên nghiệp b “Nơi nhận:” trình bày chữ in thường, nghiêng, đậm; sau dấu “:” xuống hàng, phía “- Như trên;” tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân có liên quan khác để báo cáo (để b/c); để phối hợp (để p/h); để thực (để t/h); để Lưu: VT, …) in thường, đứng, không đậm: Nơi nhận: - Như trên; - Lãnh đạo Bộ (để b/c); - (Các đơn vị) Vụ ; Cục… (để t/h); - Lưu: VT, đơn vị chủ trì soạn thảo Điều 19 Mức độ khẩn, mật Mức độ khẩn, dấu độ khẩn a Văn Bộ Giáo dục Đào tạo xác định mức độ khẩn: Hỏa tốc, Thượng khẩn, Khẩn b Căn tính chất, mức độ cần chuyển phát nhanh, văn xác định theo độ khẩn cần thiết c Trường hợp văn có tính chất khẩn, đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất độ khẩn, trình người có thẩm quyền ký văn định Khi đó, văn đóng dấu độ khẩn tương ứng quy định khoản a, điều Mật, dấu độ mật: 10 - Số trang: phụ lục gồm nhiều trang thiết phải đánh số thứ tự trang Số thứ tự trang ghi chữ số Ả-rập Đối với văn có nhiều phụ lục số trang phụ lục đánh riêng theo phụ lục Thể thức kỹ thuật trình bày văn chuyên ngành; văn trao đổi với quan, tổ chức cá nhân nước ngoài: Do đơn vị đề xuất, Văn phòng chịu trách nhiệm điều chỉnh thống ý kiến với đơn vị thể loại cụ thể, sau trao đổi, thống với Bộ Nội vụ trình Bộ trưởng ký định quy định cụ thể thể thức kỹ thuật trình bày loại văn Điều 21 Sao văn Các hình thức văn bao gồm: y chính, lục trích a “Sao y chính” từ văn đầy đủ, xác nội dung văn kể chữ ký, dấu, nơi nhận b "Sao lục" đầy đủ, xác nội dung văn thực từ “Sao y chính”; có đầy đủ chữ ký, dấu nơi nhận c "Trích sao" phần nội dung văn thực từ Thể thức Bản văn phải có đủ thể thức: ghi rõ hình thức sao; tên quan Bộ Giáo dục Đào tạo; số ký hiệu sao; địa danh, ngày tháng, năm thực sao; chữ ký, họ tên người có thẩm quyền sao; dấu quan Bộ; nơi nhận Quy định a Ký hiệu sao: - Sao y - ký hiệu: SY - Sao lục - ký hiệu: SL - Trích - ký hiệu: TS b Bản y chính, lục trích thực theo quy định Quy chế có giá trị pháp lý c Bản chụp dấu chữ ký văn (bản photocopy) có giá trị thông tin, tham khảo Khi gửi Photocopy kèm theo văn văn phải ghi rõ “bản photocopy kèm theo” Kỹ thuật trình bày thành phần thể thức a Các thành phần thể thức trình bày trang giấy, sau phần cuối văn sao, đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang vùng trình bày văn Dưới đường nét kẻ liền phần thể thức sao, gồm: - Tên Bộ Giáo dục Đào tạo in hoa, chữ đứng, in đậm; 12 - Tên in hoa, chữ đứng, in đậm; - Số ký hiệu sao: sau “Số:” số sao, nét gạch chéo “/”, ký hiệu sao, không dấu cách; - Địa danh, ngày, tháng, năm thực sao; - Chức danh người có thẩm quyền ký sao, - Chữ ký, họ tên người ký; - Con dấu Bộ Giáo dục Đào tạo; - Nơi nhận b Chức danh chữ ký áp dụng theo khoản 1, khoản điều 16 quy chế này; dấu áp dụng theo khoản 1, điều 36 nơi nhận thực theo điểm b, khoản 4, điều 18 Quy chế c Vị trí trình bày thành phần thể thức trang giấy khổ A4 thực sau: BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Số: /SY Nơi nhận: - Lãnh đạo Bộ; - Các đơn vị ; - Lưu: VT, VP SAO Y BẢN CHÍNH Hà Nội, ngày tháng năm 200 TL BỘ TRƯỞNG CHÁNH VĂN PHÒNG Nguyễn Văn A Điều 22 Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn quy phạm pháp luật lĩnh vực giáo dục thực theo Quyết định số 18/2008/QĐ-BGDĐT ngày 18 tháng năm 2008 Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo việc ban hành Quy chế soạn thảo, thẩm định, ban hành, rà sốt, hệ thống hóa, kiểm tra xử lý văn quy phạm pháp luật giáo dục Đối với văn hành chính, Thủ trưởng đơn vị giao soạn thảo chịu trách nhiệm trình tự, thể thức, nội dung tính pháp lý văn Văn phòng Bộ trực tiếp Phòng Hành có trách nhiệm rà sốt, kiểm tra, nhân bản, làm thủ tục để ban hành văn bảo quản lưu Khi phát văn có sai sót trình tự, thể thức, tính pháp lý nội dung, Văn phòng trả lại đơn vị chủ trì soạn thảo để thực việc sửa chữa theo quy định Đối với văn mắc lỗi sai sót ban hành, đơn vị chủ trì soạn thảo cần văn đính ban hành văn để thay Văn thức gửi nước, tổ chức quốc tế tổ chức, cá nhân người nước phải viết tiếng Việt kèm theo dịch khơng thức tiếng nước tương ứng 13 Các văn bản, tài liệu mang tính trao đổi thơng tin khơng thức viết tiếng nước ngồi tương ứng thứ tiếng thông dụng quốc tế: Anh, Pháp, Đức, Nga, Trung Quốc, Tây Ban Nha Trường hợp không thiết kèm theo tiếng Việt Việc soạn thảo văn hành quy định sau: a) Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu đơn vị giao cho cá nhân, nhóm soạn thảo chủ trì soạn thảo; b) Đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo có trách nhiệm thực cơng việc sau: - Xác định hình thức, nội dung độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo; - Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; - Soạn thảo văn bản; - Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu đơn vị việc tham khảo ý kiến đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hồn chỉnh dự thảo; - Trình duyệt dự thảo văn kèm theo tài liệu có liên quan; - Bản dự thảo phải trình bày thể thức văn bản, rõ ràng, dễ đọc Viết hoa văn Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành thực cách viết thông dụng sau đây: a Viết hoa chữ đầu âm tiết: đầu câu, tiêu đề, chương, mục, điều, kết luận ; đầu câu sau dấu chấm hỏi (?), dấu chấm than (!); đầu dòng sau dấu chấm (.), sau dấu chấm phẩy (;) xuống dòng (căn để ban hành nghị định, định, …); dấu hai chấm mở, đóng ngoặc kép: “ .” (đoạn trích dẫn đầy đủ nguyên văn lời nói, câu văn tác giả, văn quy phạm pháp luật, tác phẩm ) b Đối với danh từ riêng tên người, địa danh; tên riêng quan Đảng, Nhà nước, Chính phủ, tổ chức thuộc Chính phủ tổ chức trị - xã hội: Được viết hoa theo Quyết định số 09/1998/QĐ-VPCP ngày 22 tháng 11 năm 1998 Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ Điều 23 Duyệt dự thảo, sửa chữa dự thảo duyệt Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp cần sửa chữa, bổ sung dự thảo văn duyệt phải trình người ký duyệt xem xét, định Điều 24 Đánh máy, nhân Việc đánh máy, nhân phải bảo đảm yêu cầu sau: 14 Đánh máy nguyên văn thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn Trường hợp phát thấy có sai sót khơng rõ ràng thảo người đánh máy phải hỏi lại đơn vị cá nhân soạn thảo người duyệt dự thảo Nhân số lượng quy định Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo thời gian quy định Việc nhân văn mật thực theo quy định khoản Điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước Điều 25 Kiểm tra văn Thủ trưởng đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ chuẩn xác nội dung văn Văn thuộc thẩm quyền Thủ trưởng đơn vị ký cán giao nhiệm vụ soạn thảo văn phải ký nháy vào dòng cuối nội dung văn Văn thuộc thẩm quyền Lãnh đạo Bộ ký Thủ trưởng đơn vị giao soạn thảo văn phải ký nháy vào phía bên phải chức vụ người ký Khi trình Lãnh đạo Bộ ký văn phải kèm theo đầy đủ hồ sơ, tài liệu có liên quan Văn trình Lãnh đạo Bộ phải ghi số vào sổ đăng ký Phòng Hành chính, Văn phịng Bộ Thư ký Lãnh đạo Bộ có trách nhiệm rà sốt, kiểm tra nội dung văn trước trình Lãnh đạo Bộ, bảo đảm trình tự, thể thức văn theo quy định Quy chế Văn gửi cấp phải văn ký trực tiếp người có thẩm quyền (khơng văn photocopy chữ ký) Khi trình Lãnh đạo Bộ ký văn “Mật”, đơn vị soạn thảo (trình) phải cho vào phong bì dán kín, ngồi bì có ghi số theo dõi đơn vị trình ghi đầy đủ chức vụ, họ, tên Lãnh đạo Bộ cần trình Khi trả lại, phải dán kín giao cho Phịng Hành thực quy trình nhận, chuyển văn mật theo quy định Điều 26 Trách nhiệm thẩm quyền ký văn Người ký ban hành văn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nội dung, trình tự, thể thức kỹ thuật trình bày văn ban hành 15 Bộ trưởng ký văn quy phạm pháp luật, văn gửi Quốc hội, Nhà nước, Chính phủ văn vấn đề trọng yếu ngành Trong số trường hợp cụ thể cần thiết, Bộ trưởng ủy quyền cho Thứ trưởng ký thay Bộ trưởng văn nói Thứ trưởng ký thay Bộ trưởng ban hành văn thuộc phạm vi lĩnh vực Bộ trưởng phân công phụ trách Trong số trường hợp cần thiết, Bộ trưởng uỷ quyền cho Chánh Văn phịng, Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán ký thừa uỷ quyền số văn Việc giao ký thừa uỷ quyền phải quy định văn giới hạn thời gian định Người ký uỷ quyền không uỷ quyền lại cho người khác ký Bộ trưởng ủy nhiệm cho Chánh Văn phòng, Chánh tra, Cục trưởng, Vụ trưởng ký thừa lệnh số văn hành chun mơn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ phạm vi phân cơng Chánh Văn phịng thừa lệnh Bộ trưởng ký văn triệu tập hội nghị, hội thảo, mời họp phạm vi ngành; đăng ký dấu quan Bộ, giới thiệu chữ ký lãnh đạo; ký y, lục, trích Thủ trưởng đơn vị thừa lệnh ký, ban hành văn hành chun mơn, nghiệp vụ ủy nhiệm để cấp phó ký thay trường hợp cần thiết theo chức năng, nhiệm vụ giao Lãnh đạo đơn vị ký giấy giới thiệu cho cán bộ, cơng chức đơn vị (kể cán trưng tập, hợp đồng) phạm vi, lĩnh vực phân công phụ trách Giấy giới thiệu phải ghi rõ nội dung công tác phải đăng ký lấy số, vào sổ văn thư quan Bộ Chánh Văn phịng ủy nhiệm cho cấp Trưởng phòng, chức danh tương đương ký thừa lệnh số văn hành thuộc phạm vi, lĩnh vực chuyên môn, nghiệp vụ giao, trường hợp cụ thể sau đây: ký văn bản, thông báo nội quan; Trưởng phịng Hành ký phiếu nhắc việc, phiếu giao việc (hồ sơ, tài liệu, văn bản), phiếu nhận, phiếu gửi, phiếu chuyển Chức danh ghi văn ký thừa lệnh Chánh Văn phòng phải ghi đầy đủ chức danh lãnh đạo thức tên đơn vị, tổ chức Trong trường hợp này, dấu đóng văn dấu Văn phịng; 10 Khi ký văn khơng dùng bút chì, khơng dùng mực đỏ loại mực dễ phai CHƯƠNG III QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI Mục QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN Điều 27 Trình tự quản lý văn đến 16 Tất loại văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, văn chuyên ngành, văn mật, gửi trực tiếp, gửi qua bưu điện chuyển qua mạng Internet, Email, Fax đơn, thư gửi đến quan Bộ Giáo dục Đào tạo gọi chung văn đến Văn đến, trừ loại văn đặc biệt có quy định riêng pháp luật phải quản lý tập trung, thống văn thư quan Bộ thực theo trình tự sau: a Tiếp nhận, đăng ký văn đến b Trình, chuyển giao văn đến c Theo dõi, đôn đốc việc xử lý, giải văn đến Điều 28 Tiếp nhận văn đến Khi tiếp nhận văn đến, cán văn thư người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn phải kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) ; văn mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng Internet, email, cán văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn Phân loại, xử lý sơ bộ, bóc bì văn đến a Loại văn khơng bóc bì: bao gồm bì văn gửi cho tổ chức Đảng, đồn thể quan Bộ; bì văn gửi đích danh người nhận; bì gửi theo chức danh Bộ trưởng, Vụ trưởng, Cục trưởng, Chánh Văn phòng, Chánh Thanh tra b Loại văn cán văn thư bóc bì: bao gồm tất loại bì gửi Bộ Giáo dục Đào tạo; Lãnh đạo Bộ Giáo dục Đào tạo; gửi đơn vị Cục, Vụ, Văn phòng, Thanh tra; gửi lãnh đạo đơn vị thuộc quan Bộ c Đối với bì văn ghi “Mật, Tuyệt mật, Tối mật”, việc bóc bì thực theo quy định Thơng tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng năm 2002 Bộ Công an hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước d Những bì có đóng dấu độ khẩn cần bóc trước để giải kịp thời; đ Không gây hư hại văn bì; khơng làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi dấu bưu điện; cần sốt lại bì, tránh để sót văn bản; e Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì; trường hợp phát có sai sót, cần thơng báo cho nơi gửi biết để giải quyết; g Nếu văn đến có kèm theo phiếu gửi phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi; nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; 17 h Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo văn cần kiểm tra, xác minh điểm văn mà ngày nhận cách xa ngày tháng văn cần giữ lại bì đính kèm với văn để làm chứng Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến - Tất văn đến thuộc loại đăng ký văn thư phải đóng dấu đến; ghi số đến ngày đến (kể đến trường hợp cần thiết) - Văn gửi tổ chức Đảng, đoàn thể quan, tổ chức bì văn gửi đích danh người nhận đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến ngồi bì - Đối với văn gửi đến không thuộc diện đăng ký văn thư khơng phải đóng dấu “Đến” mà chuyển cho đơn vị cá nhân có thẩm quyền giải - Dấu “Đến” đóng rõ ràng, ngắn vào khoảng giấy trống, số, ký hiệu (đối với văn có ghi tên loại), trích yếu nội dung (đối với cơng văn) vào khoảng giấy trống phía ngày, tháng, năm ban hành văn Điều 29 Đăng ký văn đến Văn đến phải đăng ký vào sổ đăng ký văn sở liệu quản lý, theo dõi văn máy vi tính Khi đăng ký văn bản, cần bảo đảm rõ ràng, xác; khơng viết bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Đăng ký văn đến sổ Tại Phòng Hành chính, Văn phịng Bộ phải có tối thiểu loại sổ đăng ký văn đến sau: - Sổ đăng ký văn đến Bộ; ngành; UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quan trung ương; - Sổ đăng ký văn đến Sở GD&ĐT, trường sở giáo dục đào tạo khác; - Sổ đăng ký văn đến quan, tổ chức khác; - Sổ đăng ký văn giải theo quy trình cửa; - Sổ đăng ký văn mật đến Đăng ký văn sở liệu máy vi tính - Đăng ký văn sở liệu máy tính thực theo hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn thư - lưu trữ Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành - Việc đăng ký (cập nhật) văn đến vào sở liệu văn đến thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm “quản lý văn bản” Bộ Giáo dục Đào tạo 18 Điều 30 Trình chuyển giao văn đến Trình văn đến - Sau đăng ký, văn đến phải kịp thời trình Chánh Văn phịng người có thẩm quyền xử lý - Chánh Văn phịng người có thẩm quyền, vào nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ đơn vị, cá nhân thuộc quan Bộ, cho ý kiến chuyển phát văn bản, ý kiến đạo thời hạn giải văn Đối với văn có nội dung liên quan đến nhiều đơn vị, nhiều cá nhân cần xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì đơn vị cá nhân tham gia, phối hợp - Ý kiến phân phối văn ghi vào mục “chuyển” dấu “Đến” Ý kiến đạo giải thời hạn giải văn đến ghi vào phiếu riêng - Sau có ý kiến phân phối, đạo giải Chánh Văn phịng người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại văn thư để hoàn tất thủ tục đăng ký theo quy định Chuyển giao văn đến a Căn vào ý kiến Chánh Văn phịng người có thẩm quyền, văn đến chuyển giao tới đơn vị cá nhân giải Việc chuyển giao văn đến cần bảo đảm yêu cầu sau: - Nhanh chóng: văn cần chuyển cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải ngày, chậm ngày làm việc kế tiếp; - Đúng đối tượng: văn phải chuyển cho đơn vị, người nhận; - Chặt chẽ: chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu người nhận văn phải ký nhận; văn đến có đóng dấu “Thượng khẩn”, “Hoả tốc”, “Hoả tốc hẹn giờ” cần ghi rõ thời gian chuyển b Cán làm cơng tác văn thư người có trách nhiệm nhận văn đơn vị, sau nhận văn đến, phải vào sổ đăng ký đơn vị trình thủ trưởng đơn vị xem xét cho ý kiến đạo giải Căn vào ý kiến thủ trưởng đơn vị, văn đến chuyển cho cá nhân trực tiếp xử lý, theo dõi, giải theo nhiệm vụ c Khi nhận Fax văn chuyển qua mạng, cán văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến (số đến ngày đến số thứ tự ngày, tháng, năm đăng ký Fax, văn chuyển qua mạng) chuyển cho đơn vị cá nhân nhận Fax, văn chuyển qua mạng Bản chuyển cho đơn vị, cá nhân chủ trì giải d Phịng Hành cần lập sổ chuyển giao văn đến cho đơn vị thuộc quan Bộ Sổ chuyển giao văn đến quản lý văn thư quan Điều 31 Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 19 Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến a Tất văn đến có ấn định thời hạn giải phải theo dõi, đôn đốc, đảm bảo giải hạn b Trưởng phịng Hành chính, có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc đơn vị, cá nhân giải văn đến theo thời hạn ấn định c Cán văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu văn đến, bao gồm: tổng số văn đến; văn giải quyết; văn đến thời hạn giải quyết, báo cáo cho Trưởng phịng Hành Trường hợp văn có thời hạn giải quyết, thời hạn hai ngày làm việc, sau hết thời hạn giải mà chưa có kết quả, cần lập “phiếu nhắc việc” để đơn đốc Sau thời hạn hai ngày làm việc tiếp theo, kể từ ngày gửi phiếu nhắc việc lần mà chưa có kết quả, cần gửi phiếu nhắc việc lần hai Đối với văn đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định Mục 2: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI - QUẢN LÝ CON DẤU Điều 32 Trình tự quản lý văn Tất loại văn Bộ Giáo dục Đào tạo gửi quan, tổ chức, cá nhân gọi chung văn Văn đi, trừ loại văn đặc biệt có quy định riêng pháp luật phải quản lý thực theo trình tự sau: a Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu ngày, tháng văn bản; b Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); c Đăng ký văn bản; d Làm thủ tục chuyển phát, theo dõi việc chuyển phát đăng tải Wibsite Bộ Giáo dục Đào tạo; đ Lưu văn Điều 33 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn Công tác kiểm tra văn cần tuân thủ theo quy định ghi điều 25 Quy chế Trước thực công việc để phát hành văn bản, cán văn thư cần kiểm tra lại thể thức, hình thức, thẩm quyền ký kỹ thuật trình bày văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Điều 34 Đăng ký văn 20 Văn phải đăng ký vào sổ đăng ký văn đăng nhập sở liệu quản lý, theo dõi văn máy vi tính Khi đăng ký, vào số văn cần bảo đảm rõ ràng, xác; khơng viết bút chì, bút mực đỏ; khơng viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Đăng ký văn sổ Tại Phịng Hành chính, Văn phịng Bộ phải có tối thiểu loại sổ đăng ký văn sau: a Sổ ghi số đăng ký văn quy phạm pháp luật định, thị; b Sổ ghi số đăng ký văn hành chính, giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếu chuyển; c Sổ đăng ký văn trình lãnh đạo Bộ ký, phê duyệt; d Sổ ghi số đăng ký loại sao; e Sổ đăng ký văn giải quy trình cửa; f Sổ đăng ký văn mật Đăng ký văn sở liệu máy vi tính: sử dụng phần mềm “Quản lý văn bản” Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Đồng thời, thực theo văn quy định hành ứng dụng công nghệ thông tin văn thư - lưu trữ Nhà nước Bộ Giáo dục Đào tạo Điều 35 Ghi số, ngày, tháng văn Ghi số văn a Văn quan Bộ Giáo dục Đào tạo, trừ trường hợp pháp luật có quy định riêng, đánh số theo hệ thống, thống chung quan Bộ vào sổ đăng ký văn thư quan Bộ quản lý b Việc đánh số văn quy phạm pháp luật thực theo quy định điểm khoản 1, khoản 2, khoản 3, điều 12 Quy chế c Việc đánh số văn hành thực theo quy định khoản 1, khoản 4, khoản 5, điều 12 Quy chế Việc ghi ngày, tháng, năm văn thực theo quy định khoản 2, điều 13 Quy chế Điều 36 Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật Đóng dấu quan a Việc đóng dấu lên chữ ký lên phụ lục kèm theo văn thực theo quy định khoản 2, khoản 3, Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư b Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực theo quy định khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ21 CP Dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy Đóng dấu độ khẩn, mật a Việc đóng dấu độ khẩn “Hoả tốc” (kể “Hoả tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” “Khẩn”) văn thực theo quy định điểm a khoản 10 Mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP b Việc đóng dấu độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” văn thực theo quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) c Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu “Tài liệu thu hồi” văn thực theo quy định điểm k khoản Mục III Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP Điều 37 Chuyển phát văn Lập thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn a Lập thủ tục phát hành văn - Lựa chọn bì, có độ dày kích thước bì cho phù hợp Bì văn cần làm loại giấy dai, bền, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua Bì văn mật thực theo quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) - Trình bày bì viết bì văn cách viết bì thực theo hướng dẫn phụ lục số VI ban hành kèm theo Quy chế - Bỏ văn vào bì thư dán bì Tuỳ theo số lượng độ dày văn mà lựa chọn cách gấp văn để vào bì Khi gấp văn cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào Khi dán bì, cần lưu ý khơng để hồ dán dính vào văn bản; mép bì phải dán kín khơng bị nhăn Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc b Dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật dấu khác lên bì phải đóng dấu đóng văn bì c Việc đóng dấu “Chỉ người có tên bóc bì” dấu, chữ ký hiệu độ mật bì văn mật thực theo quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) Chuyển phát văn a Chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân quan Bộ - Việc chuyển giao văn thực tập trung văn thư, văn chuyển giao cho đơn vị cần ghi vào sổ chuyển giao đơn vị - Khi chuyển giao văn cho đơn vị, cá nhân quan Bộ, người nhận văn phải ký nhận vào sổ 22 b Văn cán văn thư người giao nhiệm vụ chuyển trực tiếp cho quan, tổ chức khác phải đăng ký vào sổ Khi chuyển giao văn bản, phải yêu cầu người nhận ký nhận vào sổ Mẫu sổ việc ghi sổ thực theo quy định nhà nước c Chuyển phát văn qua hệ thống bưu điện phải đăng ký vào sổ Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ Mẫu sổ việc ghi sổ thực theo quy định nhà nước d Chuyển phát văn máy Fax, qua mạng địa email quy định cụ thể văn khác e Chuyển phát văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP quy định khoản Thông tư số 12/2002/TTBCA(A11) Theo dõi việc chuyển phát văn a Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn đi; b Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn; c Đối với bì văn gửi lý (do khơng có người nhận, thay đổi địa chỉ, v.v ) mà bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó; đồng thời ghi vào sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết; d Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải Điều 38 Lưu văn Văn quan Bộ phải lưu đầy đủ phận văn thư, Phịng Hành thuộc Văn phịng Bộ Bản lưu văn thư, có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền ban hành Lưu văn thực theo quy định Điều 19 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Văn lưu văn thư phải xếp theo thứ tự đăng ký loại văn Bộ phận văn thư quan Bộ trang bị đầy đủ tủ, giá, kệ phương tiện cần thiết khác để bảo vệ, bảo quản an toàn văn lưu Cán văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi đáp ứng kịp thời yêu cầu khai thác, tra cứu lưu văn thư theo quy định pháp luật quy định quy chế Đối với lưu có đóng dấu độ mật, công tác lưu, giữ, bảo vệ, bảo quản, khai thác tra cứu phải tuân thủ theo quy định hành pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước 23 Điều 39 Quản lý sử dụng dấu Việc quản lý dấu sử dụng dấu quan, tổ chức thuộc quan Bộ phải thực theo điều 25, điều 26, Nghị định số 110/2004/NĐCP quy định hành vể bảo quản, quản lý, sử dụng dấu pháp luật Quản lý dấu a Văn phịng Bộ có trách nhiệm quản lý dấu Bộ Giáo dục Đào tạo dấu Văn phịng Bộ b Trưởng phịng Hành cán văn thư giao quản lý dấu chịu trách nhiệm trước pháp luật việc quản lý sử dụng dấu Sử dụng dấu a Chỉ đóng dấu văn thể thức có chữ ký thẩm quyền người ký văn b Dấu đóng văn phải xác, chiều, rõ ràng vị trí, trùm 1/3 đến 1/4 chữ ký phía trái; c Khi đóng dấu phụ lục kèm theo, Văn thư đóng dấu vào góc bên trái phụ lục đè lên hàng chữ đầu trang từ 1/3 đến 1/4 đường kính dấu (dấu treo) Nếu phụ lục gồm nhiều trang ngồi việc đóng dấu treo, phải đóng dấu giáp lai cho phụ lục d Khi đóng dấu văn bản, tài liệu khơng bảo quản lưu văn thư (trường hợp đóng dấu hợp đồng, loại biên nghiệm thu loại giấy chứng nhận ) cán văn thư phải lập sổ theo dõi riêng e Nghiêm cấm việc đóng dấu khống tất loại văn CHƯƠNG IV LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN BỘ Điều 40 Lập hồ sơ công việc Tất cán bộ, công chức thuộc quan Bộ Giáo dục Đào tạo soạn thảo văn bản, giải cơng việc có trách nhiệm lập hồ sơ công việc Hồ sơ công việc phải phản ánh đầy đủ thực trạng, quy trình xử lý giải công việc Hồ sơ công việc bao gồm văn bản, tài liệu, ý kiến đạo cấp có thẩm quyền xếp khoa học, thể mối liên hệ văn Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động quan có giá trị tra cứu, tham khảo phải lập hồ sơ Những công văn, tài liệu quan khác gửi đến để biết; văn giao dịch không liên quan trực tiếp đến cơng việc khơng có giá trị để tham khảo sau, khơng đưa vào hồ sơ 24 Điều 41 Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan Bộ a Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu hành vào lưu trữ quan Bộ: sau năm kể từ năm công việc kết thúc b Thời hạn, giao nộp hồ sơ, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: sau năm kể từ năm cơng trình nghiệm thu c Tài liệu, hồ sơ xây dựng bản: sau ba tháng kể từ cơng trình tốn d Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; microphim, tài liệu ghi âm, ghi hình (băng, đĩa) thiết bị lưu giữ thông tin khác: sau ba tháng kể từ công việc kết thúc Điều 42 Thủ tục giao nộp Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan Bộ, phải thực đầy đủ thủ tục: lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu” nộp lưu; lập “Biên giao nhận” tài liệu nộp lưu Mỗi loại ghi thành hai Đơn vị, cá nhân nộp tài liệu giữ lưu trữ quan Bộ giữ Điều 43 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Thủ trưởng đơn vị thuộc quan Bộ Giáo dục Đào tạo có trách nhiệm tổ chức thực việc lập danh mục hồ sơ đơn vị đạo cán đơn vị lập hồ sơ tiến hành giải công việc theo chức năng, nhiệm vụ giao Căn vào chức năng, nhiệm vụ kế hoạch công tác hàng năm, đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ công việc cần phải lập Khi có cơng việc phát sinh ngồi dự kiến, cán bộ, công chức cần bổ sung kịp thời vào danh mục hồ sơ đơn vị Cuối năm, đơn vị đánh giá xác định số hồ sơ công việc thực nộp lưu trữ hành theo quy định Trưởng phòng Hành Trưởng phịng Lưu trữ - Thư viện có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phịng, hướng dẫn, đơn đốc đơn vị thuộc quan Bộ thực việc lập danh mục hồ sơ nộp hồ sơ lưu trữ hành năm theo quy định CHƯƠNG V KHEN THƯỞNG VÀ KỶ LUẬT Điều 44 Khen thưởng Kết xây dựng, soạn thảo ban hành văn tiêu chí thi đua xem xét, đánh giá cơng nhận thành tích tập thể, đơn vị, cá nhân năm Văn phòng Bộ chủ trì phối hợp với Vụ Pháp chế đơn vị liên quan, định kỳ hàng tháng, hàng năm có tổng hợp, đánh giá chất lượng soạn thảo ban hành văn quan Bộ 25 Những tập thể, đơn vị, cá nhân có thành tích xuất sắc việc thực Quy chế tổ chức hoạt động công tác văn thư Bộ trưởng xem xét tặng thưởng theo quy định Điều 45 Kỷ luật Cá nhân thiếu tinh thần trách nhiệm vi phạm Quy chế quy định Nhà nước công tác văn thư để gây hậu nghiệm trọng, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý, kỷ luật truy cứu trách nhiệm theo quy định hành pháp luật./ KT BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Phạm Vũ Luận 26 ... công tác văn thư quan Chánh Văn phòng đề xuất Sử dụng quản lý kinh phí dùng cho hoạt động văn thư thực theo quy định hành nhà nước Điều Bảo vệ bí mật công tác văn thư Mọi hoạt động lĩnh vực công. .. nghiêm chỉnh quy chế quy định hành Nhà nước công tác văn thư Điều Tổ chức văn thư quan Bộ Giáo dục Đào tạo Văn thư quan Bộ Giáo dục Đào tạo phận Phịng Hành thuộc Văn phịng Bộ Văn thư quan Bộ có... Quy chế tổ chức hoạt động công tác văn thư Bộ trưởng xem xét tặng thư? ??ng theo quy định Điều 45 Kỷ luật Cá nhân thiếu tinh thần trách nhiệm vi phạm Quy chế quy định Nhà nước công tác văn thư để gây