các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty kỹ thuật nền móng và xây dựng 20. 1. Nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty. Là Công ty kinh doanh hoạt động trong lĩnh vực xây dựng với sản phẩm là các công trình sản xuất, dân dụng, thờng có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, thời gian sử dụng lâu dài, có giá trị lâu dài, nó mang tính cố định nơi sản xuất ra sản phẩm cũng đồng thời là nơi sau này khi sản phẩm hoàn thành đợc đa vào sử dụng và phát huy tác dụng. Sản phẩm xây dựng mang tính tổng hợp về nhiều mặt: kinh tế, kỹ thuật, mỹ thuật. rất đa dạng nhng lại mang tính độc lập, mỗi công trình đợc xây dựng theo một thiết kế kỹ thuật riêng, có dự toán riêng và tại một địa điểm nhất định. Quá trình từ khi khởi công xây dựng công trình đến khi công trình hoàn thành bàn giao đợc đa vào sử dụng thờng là dài. Do đó, vấn đề quản lý giám sát quá trình thi công là điều hết sức quan trọng, đặc biệt là vấn đề quản lý vật liệu vì vật liệu chiếm tỷ trong lớn trong chi phí sản xuất, có ảnh hởng lớn đến chất lợng công trình cũng nh mỹ quan của sản phẩm. Đồng thời việc tăng cờng quản lý vật liệu và hoàn thiện công tác kế toán vật liệu là một trong những yêu cầu góp phần tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm xây dựng. Qua thời gian thực tập tại Công ty kỹ thuật nền móng và xây dựng 20 vận dụng lý luận và thực tiễn công tác kế toán nguyên vật liệu, em nhận thấy công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty có những u điểm sau: - Về chế độ ghi chép ban đầu: Đối với công tác hạch toán ban đầu, từ lập chứng từ đến luân chuyển chứng từ cụ thể. + Phiếu nhập kho vật t. + Phiếu xuất kho vật t. + Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Công ty đã quy định một cách rõ ràng và theo đúng chế độ ban hành. - Về hệ thống kho: Công ty đã tổ chức ở mỗi đội, mỗi công trình một kho giúp cho việc thu mua, dự trữ, bảo quản đợc thuận lợi. Các kho thờng nằm ngay công trình, 1 - 1 - dễ dàng cho việc xuất vật liệu đa vào sử dụng thi công. Từ đó giúp cho việc quản lý vật liệu đợc tốt hơn. - Về kế toán chi tiết: Công ty tổ chức công tác hạch toán chi tiết vật liệu theo ph- ơng pháp thẻ song song, phù hợp với đặc điểm vật liệu, đặc điểm ngành xây dựng, với các chứng từ nhập - xuất không nhiều. - Về kế toán tổng hợp vật liệu: hệ thống sổ kế toán tài khoản, kế toán Công ty sử dụng theo đúng chế độ do Nhà nớc ban hành. 2. Các ý kiến góp phần nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty. Tuy nhiên, bên cạnh những u điểm trên, công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty còn có một số tồn tại cần tiếp tục hoàn thiện em xin mạnh dạn nêu lên một vài kiến nghị nhằm góp phần hoàn thiện hơn công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty. 2.1. Phân loại đánh giá nguyên vật liệu. - Phân loại vật liệu Để xây dựng hoàn thiện một công trình, Công ty phải sử dụng một khối lợng lớn vật t, vật liệu gồm nhiều loại với các tính năng thành phần lý hoá khác nhau, công dụng khác nhau. Do vậy, muốn quản lý tốt vật liệu và hạch toán một cách chính xác thì cần phải tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa học, hợp lý. Hiện nay, Công ty đang xếp hầu hết các vật liệu vào một loại và đợc coi là nguyên vật liệu chính, gây khó khăn không ít cho công tác quản lý và kế toán nguyên vật liệu. Công ty nên tiến hành phân loại nguyên vật liệu theo vai trò và công dụng của chúng thành các nhóm chủ yếu sau: + Nguyên vật liệu chính + Nguyên vật liệu phụ + Nguyên vật liệu khác Nguyên vật liệu chính gồm những loại cấu thành nên khung sản phẩm: Sắt, thép, xi măng, gạch xây, đá, cát, sỏi. 2 - 2 - Nguyên vật liệu phụ: Phụ gia bê tông, các thiết bị, vật kiến trúc, trang trí nội thất, ngoại thất, thiết bị vệ sinh, điều hoà, không khí, khung cửa, lan can là các thiết bị không phải do chủ đầu t mang đến. Nguyên vật liệu phụ khác: Nhiên liệu, dầu mỡ phục vụ xe máy thi công, sơn, vôi ve, đinh, que hàn thép ly, thiết bị xây dựng cơ bản loại nhỏ. Để phục vụ cho công tác quản lý và hạch toán vật liệu đợc tốt hơn Công ty cần mở sổ danh điểm vật liệu. Việc lập sổ danh điểm vật liệu có thể tiến hành bằng cách trong mỗi loại vật liệu nhóm vật liệu cần sử dụng một ký hiệu riêng để thay thế tên gọi, nhãn hiệu. Đồng thời mỗi loại vật liệu nên sử dụng một số trang trong sổ danh điểm vật liệu để ghi đủ các thứ nhóm vật liệu thuộc loại đó. Việc mã hoá tên các loại vật liệu trong sổ danh điểm và sắp xếp theo thứ tự trong sổ danh điểm phải có sự kết hợp chặt chẽ và thống nhất giữa các phòng ban chức năng, đảm bảo tính khoa học chặt chẽ và hợp lý phục vụ chung cho yêu cầu quản lý của Công ty, góp phần giảm bớt khối lợng công việc kế toán, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi các loại vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu đợc xây dựng trên cơ sở quy định số hiệu của loại thứ vật liệu. Trong sổ danh điểm vật liệu. - 4 chữ số đầu quy định loại nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ. - 2 chữ số tiếp theo chỉ nhóm vật liệu nh là nhóm xi măng hay sắt, cát - 2 chữ số tiếp theo chỉ thứ vật liệu và còn có thể có nhiều chữ số đằng sau nữa để biểu hiện quy cách vật liệu. Ví dụ: Sổ danh điểm vật liệu. 1521: Thể hiện vật liệu thuộc loại vật liệu chính. 1521.01: Vật liệu thuộc nhóm xi măng. 1521.01.01: Vật liệu là xi măng trắng. Mẫu sổ danh điểm vật liệu có thể đợc xây dựng nh sau: Sổ danh điểm nguyên vật liệu Loại nguyên vật liệu chính Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách vật liệu ĐVT Đơn giá Ghi chú 3 - 3 - Nhóm Danh điểm V.L 21.01 Xi măng tấn 1521.01.01.01 Xi măng trắng Hải Phòng 1521.01.01.02 Xi măng trắng Trung quốc 1521.01.02.01 Xi măng bao Hoàng Thạch 1521.01.02.02 Xi măng bao Bỉm Sơn 1521.01.02.03 Xi măng bao Sông Đà 21.02 Thép kg 1521.02.01.01 Thép tròn 1 1521.02.01.02 Thép tròn 1 1521.02.02.01 Thép soắn 8 1521.02.02.02 Thép soắn 10 21.03 Gạch viên 1521.03.01.01 Gạch tay hai lỗ 1521.03.01.02 Gạch tay bốn lỗ 1521.03.02.01 Gạch máy hai lỗ 1521.03.02.02 Gạch máy bốn lỗ - Đánh giá vật liệu: Giá thực tế vật liệu xuất kho của Công ty dùng vào thi công xây dựng đợc tính theo giá thực tế đích danh. Đây là cách tính, đòi hỏi phải có sự theo dõi chặt chẽ từng lô hàng nhập, từng lần xuất hàng để áp giá. Các đội xây dựng tiến hành đi mua vật liệu, khi có nhu cầu phục vụ thi công thì thủ kho xuất vật liệu, số lần xuất kho vật liệu diễn ra nhiều lần, tuỳ theo yêu cầu công việc, nhng số lần nhập, xuất thể hiện trên chứng từ lại không nhiều (định kỳ sau một số ngày mới viết phiếu xuất kho). Kế toán Công ty chỉ có thể theo dõi kiểm tra trên sổ sách, chứng từ nên khó có thể theo dõi chặt chẽ các lần nhập xuất vật liệu với các đơn giá tơng ứng. Thời gian thi công công trình thờng kéo dài, địa bàn thi công nằm cách biệt xa trụ sở Công ty, nhân viên kế toán không thể theo dõi giám sát chính xác từng lần nhập phải tơng ứng với các lần xuất với khối lợng và giá cả tơng ứng. Thực hiện đ- ợc điều này là rất khó, nhất là khi các nghiệp vụ kinh tế trên diễn ra trong thời gian dài, không có sự kiểm tra, giám sát trực tiếp, chỉ căn cứ trên các phiếu xuất kho do đội ghi, dẫn đến tính xác thực của kế toán không cao. 4 - 4 - Mặt khác, mỗi công trình đều cần rất nhiều nguyên vật liệu, thi công trong thời gian dài, khối lợng nhập - xuất lớn với nhiều loại, chủng loại vật liệu khác nhau. Thị tr- ờng luôn biến động nhất lại là thị trờng vật liệu xây dựng cùng một loại vật liệu với nhiều lần nhập có nhiều loại giá khác nhau, do đó khi xuất kho mỗi lần xuất kho là một giá hay một phiếu xuất kho có nhiều loại giá khác nhau cho cùng một loại nguyên vật liệu sẽ gây khó khăn cho công tác kế toán. Ví dụ: Tại công trình bệnh viện đa khoa Đà Nẵng tháng 10/2004. Tồn đầu kỳ: 3.000kg xi măng Bỉm Sơn với đơn giá 780đồng/kg. Ngày 9/10 nhập 2.000kg xi măng Bỉm Sơn với đơn giá 800đồng/kg. Ngày 11/10 xuất kho 4.000kg: - 3.000kg với giá 780đồng/kg - 1.000kg với giá 800 đồng/kg Vậy trên cùng một phiếu xuất kho, cùng một loại vật liệu có hai giá khác nhau. Các lần xuất kho với các loại vật liệu khác nhau có nhiều loại giá khác nhau sẽ làm phức tạp, tăng khối lợng công việc kế toán. Một lô hàng thể hiện trên phiếu xuất đã hết nhng thực tế cha sử dụng hết vẫn tồn nằm trong kho tháng sau thủ kho lại xuất chính lô hàng đó nhng với một loại giá của lô hàng cùng loại khác, đây là thực tế vì không thể tách bạch riêng các lô hàng vật liệu cùng loại ra nh xi măng, sắt thép, đá sỏi Do đó làm giảm chức năng kiểm tra, giám sát tính chính xác, tính hiệu quả của hạch toán kế toán. Cuối tháng khi báo cáo vật t cùng loại vật liệu nhng với nhiều giá khác nhau sẽ gây khó khăn cho việc tổng hợp số liệu. Vậy để nâng cao hiệu quả công tác kế toán, đặc biệt là kế toán vật liệu trong tình hình thị trờng vật liệu luôn biến động, Công ty nên áp dụng cách tính giá thực tế xuất kho theo phơng pháp bình quân gia quyền. Cách tính: Giá TT xuất kho = Số lợng xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân Đơn giá TT BQ = Giá thực tế tồn đầu kỳ + Giá thực tế nhập trong kỳ Số lợng tồn đầu kỳ + Số lợng nhập trong kỳ 5 - 5 - Với cách tính giá thực tế bình quân gia quyền, Công ty sẽ tăng cờng hơn nữa công tác kiểm tra, giám sát hoạt động nhập - xuất vật liệu, nâng cao tính xác thực, chính xác, hạn chế nhầm lẫn, thiếu sót, giảm bớt khối lợng công việc của kế toán trong kỳ. Tính đơn giá thực tế bình quân xi măng của Công ty: Giá TT xi măng tồn đầu tháng 10 là 780đồng/kg với số lợng là 5 tấn. Trong tháng nhập 30 tấn với nhiều loại giá khác nhau. Ta tính đơn giá thực tế bình quân: 000.30000.5 000.050.4000.000.4000.182.14000.900.3 + +++ = 746,6đ/ kg Với đơn giá bình quân nh vậy, khi xuất kho xi măng tại công trình bệnh viện đa khoa Đà Nẵng trên phiếu xuất kho thể hiện: Xuất: 4.000kg đơn giá 746,6đồng/kg thành tiền = 2.986.400đ Đơn giá này áp dụng cho tất cả các nghiệp vụ xuất kho là xi măng. 2.2. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là công việc không thể thiếu đợc của công tác hạch toán kế toán. Công ty hiện đang áp dụng phơng pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Tuy nhiên, giữa thủ kho và kế toán cha có sự kiểm tra, giám sát lẫn nhau, địa bàn thi công nằm xa Công ty, lu chuyển chứng từ chậm dẫn đến công việc thờng dồn vào cuối tháng. Trong tháng thủ kho xuất kho đáp ứng nhu cầu xây dựng thi công nhng thờng đến cuối tháng mới ghi các phiếu xuất gửi lên Xí nghiệp để ghi sổ chi tiết, việc quản lý kinh tế tập trung ở đội do đó phiếu nhập kho, xuất kho gửi về phòng kế toán để ghi sổ mang tính hình thức hơn nội dung. Qua nghiên cứu hạch toán chi tiết thấy việc ghi chép ở thẻ kho sổ chi tiết nhiều khi không ghi theo hệ thống ngày tháng, nhiều loại vật liệu phụ còn đợc ghi chung một tờ sổ thẻ, do vậy gây khó khăn cho việc kiểm tra, đối chiếu. Báo cáo vật t các kho của các đội lại do kế toán căn cứ vào các chứng từ sổ chi tiết để lập, do đó cha phản ánh đúng tình hình thực tế sử dụng vật liệu, số lần nhập, xuất kho nhiều nhng chỉ đợc thể hiện trên một số phiếu xuất 6 - 6 - kho nên số xuất tồn kho là không chính xác, có loại vật liệu do nhu cầu đã sử dụng quá số ghi trên phiếu xuất, có loại cha sử dụng hết vẫn để lại trong kho dẫn đến không trùng khớp giữa sổ sách với thực tế. Kế toán vật liệu nên đề nghị thủ kho vào cuối tháng tiến hành kiểm kê kho xác định số thực xuất, thực tồn trong kho để lập báo cáo tồn kho và chỉ ghi số lợng và tách riêng số lợng vật liệu nhập (tồn) do dùng không hết đa lên Công ty, tại đây kế toán căn cứ vào giá thực tế bình quân để ghi vào báo cáo vật t, nh vậy sẽ thuận tiện hơn trong việc đối chiếu số liệu với kế toán. 7 - 7 - Có thể xây dựng biểu mẫu báo cáo tồn kho nh sau: Đội xây dựng số 2 Tên vật liệu ĐVT Tồn đầu tháng Nhập trong tháng Xuất trong tháng Tồn cuối tháng Xuất Thực dùng Nhập lại 1. Sắt thép kg - Sắt 6 400 400 250 150 150 - Sắt 8 - Sắt 10 3k00 300 300 2. Xi măng kg - XM Hoàng Thạch - XM Sông Đà II 3.000 20.000 15.000 12.000 3.000 11.000 3. Gạch men sứ viên 85.000 10.000 8.500 1.500 76.500 Việc lập báo cáo tồn kho này dễ áp dụng cho các loại vật liệu có thể cân đong, đo đếm đợc nh: Xi măng, sắt, thép, gạch, các loại vật liệu đơn chiếc. 2.3. Kế toán tổng hợp hàng tồn kho. Hiện nay kế toán tổng hợp Công ty còn có các nghiệp vụ kinh tế nhập xuất vật liệu cha đợc hạch toán đầy đủ, chính xác. Khi nhập vật liệu kế toán ghi: Nợ TK 152 Có TK liên quan: 111, 112, 331. Khi xuất vật liệu phục vụ thi công quản lý kế toán ghi: Nợ TK 621 Có TK 152 Đối với nguyên vật liệu tồn kho cha sử dụng hết chuyển sang sử dụng ở kỳ kế toán sau vẫn đợc coi là xuất kho và đợc hạch toán vào các tài khoản 621, 627, 642 trong kỳ. Việc hạch toán nh vậy không phản ánh đúng bản chất của hàng tồn, xác định chi phí vật liệu trong kỳ hạch toán cha chính xác. 8 - 8 - Kiến nghị: Khi xuất kho, kế toán căn cứ vào chứng từ, phiếu xuất kho ghi: Nợ TK 621 Có TK 152 Trong tháng nếu sử dụng không hết số nguyên vật liệu đó thì kế toán kết hợp với thủ kho để hạch toán chính xác chi phí vật liệu tính vào chi phí sản xuất trong tháng, xác định số vật liệu xuất dùng không hết còn lại cuối kỳ ở mỗi công trình, đội sản xuất thông qua báo cáo tồn kho. Kế toán tiến hành định khoản: Nợ TK 152 Nợ TK 621 Việc ghi chép nh vậy sẽ đảm bảo tính xác thực, thuận lợi cho việc đối chiếu giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp, nâng cao chức năng của kế toán. Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho bao gồm giá bản thân vật liệu (thuế) cộng với chi phí vận chuyển. Nhng tại Công ty chi phí vận chuyển lại không hạch toán vào TK 152 để tính giá vật liệu xuất kho mà hạch toán thẳng vào TK 621, lợng vật liệu này không chỉ dùng trong tháng này mà còn dùng cho cả kỳ sau, do đó việc hạch toán xác định chi phí vật liệu tại thời điểm của kỳ hạch toán vào chi phí sản xuất cha thật chính xác. Để khắc phục hạn chế Công ty sử dụng TK152 phản ánh đúng giá thực tế nhập kho vật liệu gồm cả chi phí vận chuyển. Nợ TK 152 Nợ TK 133 (1331) Có TK 331, 111, 112 Nh đã biết, vật liệu chiếm giá trị lớn trong chi phí sản xuất cần đợc theo dõi chặt chẽ, hiện tại việc hạch toán chi phí nguyên vật liệu ở Công ty chỉ thể hiện trên các sổ kế toán, gây khó khăn cho việc tổng hợp số liệu tính toán chi phí vật liệu cho mỗi công trình, làm giảm khả năng thông tin tổng hợp nhanh chóng tới cấp quản lý. Để đảm bảo tăng cờng quản lý thuận lợi trong đối chiếu sổ sách xác định đợc chi phí nguyên vật liệu vào các mục đích, nhu cầu khác nhau mà trên sổ nhật ký chung, sổ cái tài khoản có thể tổng hợp, khái quát đợc. Công ty nên lập bảng phân bổ nguyên vật liệu. 9 - 9 - - Cơ sở số liệu lập bảng phân bổ nguyên vật liệu là các chứng từ xuất kho vật liệu. Các chứng từ này đợc tập hợp và phân loại riêng cho từng đối tợng sử dụng cụ thể. - Kết cấu và nội dung chủ yếu của bảng phân bổ: Cột dọc phản ánh các loại vật liệu xuất dùng trong kỳ, dòng ngang phản ánh các đối tợng sử dụng. - Giá trị vật liệu xuất kho trong kỳ theo giá thành thực tế phản ánh trong bảng phân bổ nguyên vật liệu theo từng đối tợng tập hợp sử dụng dùng làm căn cứ để ghi vào sổ kế toán liên quan (sổ kế toán chi tiết vật liệu và sổ Nhật ký chung) đồng thời đợc sử dụng để tính giá thành công trình. Mẫu biểu bảng phân bổ đợc xây dựng nh sau: Bảng phân bổ nguyên vật liệu Tháng năm . Ghi có TK Nợ TK (ĐTSD) TK 152 1521 1522 1523 Cộng TK 152 1. TK 621 - Đội X.D số 2 công trình K5 25.871.800 - Đội X.D số 3 công trình Đà Nẵng 46.180.000 . 2. TK 627 - Công trình K5 -Công trình Đà Nẵng TK 642 11.080.000 Cộng: 2.4. Ghi chép sổ sách kế toán. Một trong những yêu cầu của công tác kế toán là chính xác, trung thực, kịp thời, liên tục và hệ thống. Số liệu báo cáo kế toán 58. Phải ghi rõ ràng để đảm bảo cho cán bộ quản lý và công nhân lao động có thể sử dụng đợc để nắm tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị và tham gia kiểm tra giám sát hoạt động kế toán. Khi xem sổ sách kế toán của Công ty nhận thấy quá trình ghi chép phản ánh số liệu vào sổ kế toán đầy đủ song hiện tợng ghi xong rồi tẩy xoá, gạch bỏ không đúng nguyên tắc hay xảy ra, nh ở sổ cái tài khoản, sổ chi tiết 131. Để tránh hiện tợng này kế toán nên áp dụng đúng nguyên tắc ghi chép của kế toán, khi có nhầm 10 - 10 - [...]... trong giá thành sản phẩm Do đó công tác tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu là một nội dung quan trọng của công tác quản lý kinh tế, quản lý tốt nguyên vật liệu, sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả sẽ góp phần không nhỏ trong việc giảm giá thành công trình, tăng lợi nhuận cho Công ty Công tác quản lý hạch toán nguyên vật liệu là công tác phức tạp, cần phải có thời... thời theo phơng pháp quy định Phòng kế toán cần nâng cao hơn nữa khả năng ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán nhằm giảm bớt công việc ghi chép tìm kiếm, lu trữ, làm tăng hiệu quả công việc Nh mua phần mềm kế toán 11 - 11 - Kết luận Vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu đợc của quá trình sản xuất xây dựng thi công công trình trong Công ty xây dựng Chi phí vật liệu chiếm tỉ trọng... luận và tình hình thực tế tại Công ty nên có thể có những ý kiến chủ quan vì vậy rất mong đợc mọi ngời tham khảo và nhận xét 12 - 12 - danh mục tài liệu tham khảo 1 Sổ sách tài chính kế toán lu của Công ty Licogi 20 các năm 200 3, 200 4, 200 5, 200 6 2 Tài liệu về hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 :200 0 của Công ty biên soạn tháng 8/ 200 3 3 Hồ sơ đăng ký dự thầu của Công ty 4 Hệ... dần hoàn thiện hơn, trong điều kiện thời gian nghiên cứu và sự hiểu biết có hạn, chuyên đề này mới chỉ đi vào nghiên cứu tìm hiểu một số vấn đề chủ yếu Qua đó đã nêu lên những u điểm, những cố gắng của Công ty, đồng thời cũng nêu lên một số tồn tại trong quản lý hạch toán vật liệu của Công ty và cũng đề ra một số ý kiến nhằm khắc phục những tồn tại đó ý kiến đề xuất trong chuyên đề này là dựa vào quá... Tài liệu về hệ thống quản lý chất lợng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 :200 0 của Công ty biên soạn tháng 8/ 200 3 3 Hồ sơ đăng ký dự thầu của Công ty 4 Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam - NXB Tài chính Hà Nội 200 6 5 Giáo trình kế toán tài chính của Trờng Đại học KTQD 13 - 13 - . các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty kỹ thuật nền móng và xây dựng 20. 1. Nhận xét về công tác kế toán nguyên vật. tại Công ty kỹ thuật nền móng và xây dựng 20 vận dụng lý luận và thực tiễn công tác kế toán nguyên vật liệu, em nhận thấy công tác kế toán nguyên vật liệu