Tình hình thực tế công tác kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hoátại công ty TNHH Đức Lân I. Công tác kế toán hàng hoá tại Công ty TNHH Đức Lân 1. Đặc điểm và công tác quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH Đức Lân Sản phẩm chính của công ty là máy văn phòng nh máy fax, máy in, máy photocopy, các loại mực, máy in, các phụ tùng của các loại máy trên, nhằm phục vụ cho công tác văn phòng. Sau khi nhập mua máy móc, thì khâu quản lý bảo quản cũng rất quan trọng. Do vậy việc tổ chức tốt kho chứa máy móc là rất quan trọng. Công ty có 2 kho chứa hàng lớn : 1 kho tại 345 Trần Khát Chân và 1 kho tại 65 Nguyễn Đức Cảnh. Chìa khoá do Thủ kho giữ; và mỗi khi xuất hàng, phải có đầy đủ các giấy tờ hợp lệ. Nếu trong quá trình xuất nhập máy móc, vật t xảy ra trờng hợp mất mát thiếu hụt, tuỳ từng trờng hợp cụ thể công ty có cách sử lý riêng. Giám đốc và thủ kho sẽ lập biên bản và truy tìm nguyên nhân mất mát. Ngời gây ra sẽ trịu trách nhiệm trớc Hội đồng kỷ luật của công ty; nếu không tìm ra nguyên nhân sẽ tính vào chi phí khác. 2. Tình hình tổ chức công tác kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá 2.1. Đánh giá hàng hoá (nhập xuất kho) Tại Công ty TNHH Đức Lân, máy móc vật t đợc đánh giá theo phơng pháp thực tế đích danh. Việc đánh giá theo phơng pháp này giúp cho việc tiêu thụ hàng hoá đợc đơn giản, dễ dàng thuận tiện, dễ hạch toán. Tuy nhiên cách này cũng mang lại nhiều rắc rối do nhiều lúc không xuất đợc lợng hàng hoá tồn quá lâu trong kho. 2.2 Trình tự luân chuyển chứng từ 2.2.1 Thủ tục nhập kho Khi mua vật liệu, chi phí vận chuyển có thể do bên bán trả hoặc do công ty thuê ngoài. Nếu do bên bán trả thì chi phí này đợc cộng vào giá mua hàng hoá. Nếu do công ty thuê ngoài, chi phí này đợc tính vào chi phí sản xuất chung trong kỳ chứ không đợc cộng vào giá mua hàng hoá. Nh vậy giá mua thực tế chỉ bao gồm giá trên hoá đơn bán hàng. Tuy nhiên với hàng hoá nhập kho do nhập khẩu thì chi phí vận chuyển, bảo hiểm đợc cộng vào giá trị hàng hoá Các phơng thức thu mua hàng hoá. a. Mua hàng nội địa (thờng áp dụng khi kho công ty không đủ hàng để bán cho khách hàng): Doanh nghiệp cử cán bộ cung ứng mang giấy uỷ nhiệm nhận hàng đến bên cung cấp để nhận hàng. Các chứng từ mua hàng do bên cung cấp lập trong đó phải ghi rõ từng mặt hàng, đơn giá và số tiền thanh toán để phòng kế toán kiểm tra ghi sổ số hàng về kho doanh nghiệp. b. Nhập khẩu hàng hoá: Đối với công ty TNHH Đức Lân thì các loại hàng hoá của công ty đa số đều là nhập khẩu do phần lớn các loại mặt hàng này trong nớc cha sản xuất đ- ợc.Việc nhập khẩu hàng hoá có thể tiến hành theo phơng thức nhập khẩu trực tiếp: Sau khi ký kết hợp đồng nhập khẩu với các tổ chức kinh tế nớc ngoài, doanh nghiệp phải làm đơn xin mở L/C gửi đến ngân hàng phục vụ mình. Khi doanh nghiệp nhận đợc giấy báo lô hàng nhập khẩu đã về đến biên giới thì doanh nghiệp phải cử cán bộ đến ngân hàng chấp nhận trả tiền cho đơn vị xuất khẩu, trả phí mở L/C cho ngân hàng và nhận chứng từ đi nhận hàng. Hàng hoá sau khi về tới kho đợc công ty lập biên bản kiểm nhận hàng hoá ( tơng tự mẫu biểu của Bộ Tài Chính). Sau khi kiểm định đúng chật lợng mẫu mã của hàng hoá nh trong chứng từ mà bên bán giao, thủ kho sẽ căn cứ vào biên bản để lập phiếu nhập kho. Trên phiếu nhập kho phải theo dõi cả 2 chỉ tiêu: số lợng và giá trị. Khi vào thẻ kho chỉ cần theo dõi về mặt số lợng. Số lợng thực tế vào phiếu nhập kho và căn cứ theo giá hoá đơn của khách hàng bàn giao để ghi vào cột giá đơn vị nhân với số lợng thực nhập để ghi vào cột thành tiền trên phiếu nhập. Đồng thời thủ kho xem xét số thực nhập và số trên hoá đơn nếu có chênh lệch phải yêu cầu ngời giao hàng ký nhận số lợng hàng thực tế nhập trên hoá đơn để theo dõi số thực tế thanh toán. Phiếu nhập kho lập thành 2 liên: thủ kho sau khi kí nhận đầy đủ trên phiếu nhập, thủ kho giữ lại 01 liên, 01 liên chuyển cho kế toán để kế toán tiện theo dõi thanh toán và số lợng hàng nhập. Sau đó kế toán sẽ hạch toán vào các tài khoản liên quan để lập báo cáo tài chính đợc chính xác. Khi mua hàng hóa nhập kho căn cứ vào hoá đơn GTGT hoặc tờ khai hải quan để tính số thuế đầu vào mà công ty sẽ đợc khấu trừ. Dới đây là biểu mẫu biên bản kiểm nghiệm đợc lập khi thu mua hàng hoá Biểu số 2 Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá - Căn cứ vào HĐ số ngày / /. của Công ty TNHH Đức Lân - Thành phần kiểm tra: 1. Ông Lê An Nhơn Giám đốc 2. Ông Nguyễn Lơng Vĩnh Thủ kho 3. Bà Trần Minh Hà - Kế toán trởng 4. Ông/Bà: .- Bên A Đã tiến hành kiểm nghiệm các loại vật t dới đây: Stt Tên nhãn hiệu quy cách vật t ĐVT Số liệu Theo HĐ Theo thực nhập Đúng quy cách Không đúng quy cách Cộng Nhận xét, kết luận: . . . . . . . Giám đốc Thủ kho Kế toán trởng Bên A VD 1: Trên chứng từ số 35629 (HĐ GTGT) ngày 09 tháng 03 năm 2007, công ty mua hàng của công ty cổ phần Siêu Thanh: - Máy photocopy DC 186ST - Dây nguồn - Sensor nhiệt Kế toán sau khi nhận đợc chứng từ ghi: Nợ TK 1561: 19.654.800 Nợ TK 133111: 1.965.480 Có TK 3311: 21.620.280 VD2: Trên hợp đồng kinh tế số 01,02-2007/FX-DL ngày 02,26/01/07 - Máy 286DC - Mực vàng 236 - Khối trống V450I - Mực đổ 3300 - - Tổng trị giá 158,294$ Kế toán sau khi nhận đủ chứng từ, kế toán sẽ hạch toán số hàng hoá trên bằng giá CIF (tỷ giá: 16.100) Nợ TK 1561: 2.548533.400 Có TK 3312: 2.548.533.400 Phí bảo hiểm: Nợ TK 1561: 5.880.960 Có TK 133111: 588.160 Có TK 3311: 6.469.120 Phí vận chuyển: Nợ TK 1561: 18.549.500 Có TK 3311: 18.549.500 Thuế NK: Nợ TK 1561: 251.902.359 Có TK 33332: 251.902.359 Thuế GTGT hàng nhập khẩu: Nợ TK 133111: 280.576.617 Có TK 333121: 280.576.617 Tổng trị giá lô hàng : 2.824.866.219 Biểu số 3 Mẫu số: 01 GTGT- 3LL AA/2004T 0035629 Hoá đơn GTGT Liên 2: Giao khách hàng Ngày 09 tháng 03 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần Siêu Thanh Địa chỉ: Phố Huế - Hà Nội Số tài khoản: Điện thoại MST: 0100233103 Họ tên ngời mua hàng: Đỗ Thị Nghiên Tên đơn vị: Công ty TNHH Đức Lân Địa chỉ: 345 Trần Khát Chân HBT - HN Số Tài khoản Hình thức thanh toán: TM/CK MST: 0100232438 STT Tên hàng hoá dịch vụ ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1 Máy Photocopy DC 186 ST Dây nguồn Chiếc 01 26.654.800 26.654.800 Cộng 26.654.800 Thuế GTGT 10% Tiền thuế GTGT2.665.480 Tổng cộng tiền thanh toán 29.320.280 Thành tiền bằng chữ: Hai mơi chín triệu ba trăm hai mơi ngàn hai trăm tám mơi đồng chẵn ./. Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị Trên cơ sở hoá đơn GTGT hoặc bảng kê hàng hoá nhập khẩu và biên bản kiểm nghiệm thủ kho lập phiếu nhập kho cụ thể nh sau: Biểu số 4 Đơn vị:Công ty TNHH Đức Lân Mẫu số 01-VT Địa chỉ: 345 Trần Khát Chân- HBT- HN Theo QĐ15/2006/QĐ- BTC Ngày 20/03/2006 của BTC Phiếu nhập kho Số 0309/01 Ngày 09 tháng 03 năm 2007 Nợ TK 156 Có TK 331 Họ và tên ngời giao hàng: Đỗ Thi Nghiên Theo HĐ số 35629 ngày 09 tháng 03 năm 2007 của công ty CP Siêu Thanh Nhập tại kho: 345 Trần Khát Chân Stt Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật t, SP, hàng hoá Mã số ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền Theo Ctừ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Máy Photocopy DC 186 ST Dây nguồn TL200139 Chiếc 01 01 26.654.800 26.654.800 Cộng 26.654.800 Bằng chữ: Hai mơi sáu triệu sáu trăm năm mơi t ngàn tám trăm đồng chẵn./. Ngày 02 tháng 03 năm 2007 Ngời lập phiếu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng 2.2.2 Thủ tục xuất kho Đối với bán vật t- là hàng hoá có giá trị nhỏ Phòng bán hàng viết hoá đơn GTGT, sau đó chuyển qua thủ kho, thủ kho viết phiếu xuất kho sau đó xuất loại vật t mà phòng bán hàng yêu cầu. Cứ một tuần, kế toán lại căn cứ vào phiếu xuất kho và HĐ GTGT để ghi nhận doanh thu và ghi sổ công nợ vật t để thuận tiện theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng. Đối với bán máy là hàng hoá có doanh thu lớn Nhân viên Marketing sau khi thoả thuận với khách hàng về giá cả sẽ lập một phiếu yêu cầu, trình Giám đốc. Sau đó, phiếu này sẽ đợc chuyển xuống phòng kế toán để phòng kế toán làm HĐ GTGT. Thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu yêu cầu và HĐ GTGT để xuất máy và những linh kiện kèm theo. Cuối tuần, kế toán sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho và HĐ GTGT để ghi nhận doanh thu và ghi vào sổ công nợ để theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng. Riêng trờng hợp bán vào các khu chế xuất, khu công nghiệp là các doanh nghiệp đợc miễn thuế GTGT trong một khoảng thời gian hoạt động thì phòng kế toán phải có trách nhiệm đi liên hệ với hải quan nơi doanh nghiệp mua hoạt động để làm thủ tục miễn thuế và kiểm hoá. Do đó thủ tục rắc rối và phức tạp hơn so với bán hàng thông thờng. VD: Ngày 02/03/2007, Công ty xuất hàng bán cho Công ty TNHH Nippo Mechantronic với nội dung nh sau: STT Tên hàng ĐVT Số lợng Đơn giá 1 Trống máy V236 Khối 01 2.000.000 2 Mực máy V236 Hộp 01 504.545 Cộng 2.504.545 Kế toán khi có đủ các chứng từ tiến hành hạch toán vào phần mềm với nội dung sau: Nợ TK 632: 1.409.808 Có TK 1561: 1.409.808 Biểu số 6 Đơn vị:Công ty TNHH Đức Lân Mẫu số 02-VT Địa chỉ: 345 Trần Khát Chân- HBT- HN Theo QĐ: 15/2006/QĐ- BTC ngày20/03/2006 của BTC Phiếu xuất kho Số: 0203/07 Ngày 02 tháng 03 năm 2007 Nợ TK 632 Có TK 156 Họ và tên ngời nhận hàng: Nguyễn Bích Hoàn Lý do xuất kho: Bán cho Công ty TNHH Nippo Mechantronic Xuất tại kho: 345 Trần Khát Chân STT Tên sản phẩm, hàng hoá Mã số ĐVT Sốlợng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 1 Trống máy V236 CT200417 Khối 01 803.056 803.056 2 Mực máy V236 CT200416 Hộp 02 303.376 606.752 Cộng X X X X 1.409.808 Cộng thành tiền bằng chữ : Một triệu bốn trăm lẻ chín ngàn tám trăm lẻ tám đồng chẵn./. Xuất ngày 02 tháng 03 năm 2007 Thủ trởng đơn vị Phụ trách Phụ trách Ngời nhận hàng Thủ kho BP sử dụng cung tiêu 2.2.3 Hạch toán chi tiết hàng hóa a) Sơ đồ phân phối thẻ song song: Chứng từ gốc -Phiếu nhập kho-Phiếu xuất kho Thẻ kho Số, thẻ chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp N-X-T Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra (b) Chứng từ sử dụng Công ty TNHH Đức Lân là đơn vị kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ cho nên kế toán nghiệp vụ mua hàng thờng sử dụng các chứng từ sau: - Hoá đơn GTGT - Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho - Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá, dịch vụ mua vào, bán ra - Phiếu thu, phiếu chi tiền mặt. - Giấy báo Nợ, Có của ngân hàng. Ngoài ra đối với hàng hoá nhập khẩu Công ty còn sử dụng một số chứng từ sau đây: - Invoice : là chứng từ do bên bán cung cấp cho công ty.Trong đó nêu rõ số l- ợng, đơn giá của từng loại hàng hoá mà bên bán cung cấp cho công ty. - Hợp đồng kinh tế, Parking list, Invoice - Co (Certificate of Origin):Là chứng từ do bên bán cung cấp.Bản Co này chứng nhận nguồn gốc của các loại hàng hoá mà bên bán cung cấp. - CQ (Certificate of Quantity): Chứng từ chứng nhận số lợng hàng hoá mà bên bán cung cấp. -Tờ khai hải quan hàng hoá nhập khẩu - Biên lai thu lệ phí hải quan - Biên lai thu lệ phí bến bãi. - Giấy thông báo Thuế, Phụ thu. (c) Sổ sách sử dụng: Sử dụng hoàn toàn phần mềm trong công tác kế toán là một lợi thế rất lớn. Từ các chứng từ gốc ban đầu, kế toán nhập vào phần mềm kế toán. Phần mềm sẽ tự sử lý các số liệu vào các sổ chi tiết có liên quan. Khi cần kiểm tra đối chiếu với thẻ kho của thủ kho, kế toán mở phần Kế toán chi tiết và kiểm tra số liệu. Tuy nhiên, kế toán cũng cập nhật các chứng từ mua bán hàng hoá vào Excel để có thể cân đối cho chính xác giữa thẻ kho và phần mềm kế toán. Cách làm này rất nhanh lại tốn ít thời gian nên đợc áp dụng đã rất lâu dài trong công ty Tại kho Hàng ngày, thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh tình hình nhập xuất tồn của từng loại hàng hoá theo chỉ tiêu số lợng, mỗi loại hàng hoá đợc theo dõi trên một thẻ kho để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu và để quản lý dễ hơn. Cách ghi thẻ kho: Khi nhận đợc các chứng từ kế toán về nhập xuất hàng hoá, thủ kho thực hiện kiểm tra lại các số liệu thực xuất rồi tiến hành ghi vào thẻ kho. Thẻ kho ghi các nghiệp vụ nhập xuất hàng hóa theo thời gian, sau đó thủ kho tính ra số tồn đầu tháng, tính ra số tồn cuối tháng. [...]... Nhập mua hàng Trả nợ khách Nhập mua hàng Cộng SPS Số d cuối tháng TK đối ứng 156,133 112 156,133 X X Số tiền Nợ Có 1.201.382.435 6.421.250 200.000.000 532.469.350 21.620.280 132.676.043 801.589.128 II Công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá của Công ty TNHH Đức Lân 1 Các phơng thức tiêu thụ và hình thức thanh toán Công ty TNHH Đức Lân là một Công ty kinh doanh thơng mại với nhiều mặt hàng và chủng loại... mạnh hơn Do đó Công ty TNHH Đức Lân cũng không phải là ngoại lệ Công ty phải chi ra các khoản chi phí bán hàng để tiêu thụ hàng hoá nhanh hơn, doanh thu lớn hơn Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán thờng sử dụng TK 641 chi phí bán hàng song tại công ty TNHH Đức Lân lại không dùng tài khoản 641 mà đều hạch toán vào tài khoản 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp để tránh rờm rà trong hạch toán Chi phí quản... giao hàng sẽ hớng dẫn chi tiết cho khách hàng cách sử dụng Khách hàng có thể có nhiều hình thức thanh toán: Thanh toán ngay bằng tiền mặt, thanh toán chậm bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng Tuy nhiên thời hạn nhận nợ không quá 6 tháng kể từ ngày khách hàng chấp nhận thanh toán 2 Kế toán chi tiết tiêu thụ hàng hoá: a Chứng từ và tài khoản sử dụng Công ty Fuji Xerox uỷ quyền cho Công ty TNHH Đức Lân. .. Vì vậy việc tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với của Công ty Nhằm đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuận Công ty áp dụng hai hình thức tiêu thụ nh sau: Bán buôn và bán lẻ Các nhân viên Marketing của Công ty TNHH Đức Lân chủ yếu là bán hàng qua điện thoại và đôi khi do khách hàng yêu cầu họ sẽ mang mẫu máy đến để giao dịch trực tiếp a.Bán buôn hàng hoá: Thờng là cho các đối tác trong kinh... đối tác có yêu cầu công ty bán hàng hoá với số lợng đã thoả thuận, kế toán sẽ viết HĐ GTGT và chuyển cho thủ kho làm thủ tục xuất kho Nếu đối tác ở nội thành Hà Nội hoặc ở các tỉnh phía Bắc, công ty sẽ giao hàng tận nơi Nếu đối tác ở các tỉnh miền Trung trở vào sẽ chịu mọi chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hoá Hàng hoá đợc coi là tiêu thụ khi bên mua nhận hàng và chấp nhận thanh toán Hình thức thanh toán. .. cho việc hạch toán các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá phát sinh trong kỳ Tài khoản sử dụng cho việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá bao gồm: 156, 632, 511, 333, 131 Ví dụ: Ngày 02/03/2007, Công ty xuất hàng bán cho Công ty TNHH Nippo Mechantronic với nội dung nh sau: STT 1 2 Tên hàng Trống máy V236 Mực máy V236 Cộng ĐVT Khối Hộp Số lợng 01 01 Đơn giá 2.000.000 504.545 2.504.545 Kế toán căn cứ vào phiếu yêu... Hoá đơn GTGT Liên 2: Giao khách hàng Ngày 07 tháng 03 năm 2007 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Đức Lân Địa chỉ: 345 Trần Khát Chân HBT - HN Số tài khoản: 14003101054 Điện thoại: 04.9725072 MST: 0100232438 Họ tên ngời mua hàng: Nguyễn Thanh Thuỷ Tên đơn vị: Công ty TNHH Nhà thép Zamil Địa chỉ: Khu Công nghiệp Sài Đồng Số Tài khoản Hình thức thanh toán: TM/CK STT A 1 Tên hàng hoá dịch vụ MST: 0100680623... phòng kế toán: Từ thẻ kho đợc thủ kho chuyển lên vào cuối mỗi tuần, kế toán doanh thu phản ánh doanh thu Khi cần theo dõi hàng hoá trên sổ kế toán có khớp với thẻ kho của thủ kho hay không, kế toán cho in sổ chi tiết hàng hoá hoặc các bảng kê kèm theo Khi phát hiện các sai sót phải lập tức tìm hiểu nguyên nhân, điều chỉnh cho kịp thời Tránh những sai sót đáng tiếc Trong hạch toán chi tiết hàng hoá, kế toán. .. nhận hàng BP sử dụng cung tiêu Thủ kho Ví dụ: Ngày 07/03/2007, dựa trên phiếu yêu cầu ngày 05/03/2007 của chị Oanh, phòng kế toán và thủ kho viết HĐGTGT và phiếu xuất kho để tiến hành bán hàng cho công ty Zamil với nội dung: Biểu số 18 Phiếu yêu cầu 803.056 606.752 1.409.808 Ngày 05 tháng 03 năm 2007 Tên tôi là: Vơng Tú Oanh Bộ phận: Marketing Lý do: Xuất hàng bán cho Công ty TNHH Nhà thép Zamil Tên hàng. .. tiết hàng hoá, kế toán đã mở sổ chi tiết hàng hoá, cuối mỗi tháng kế toán tiến hành cộng sổ chi tiết hàng hoá, tính ra tổng số nhập xuất tồn cho từng loại hàng hoá Số phản ánh trên sổ chi tiết phải đợc khớp với số liệu tồn kho ghi trên thẻ kho Mọi sai sót phải đợc kiểm tra xác minh và điều chỉnh kịp thời theo đúng số thực tế Hàng tuần đồng thời với việc kiểm tra sổ chi tiết hàng hoá, kế toán tiến hành . Tình hình thực tế công tác kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hoátại công ty TNHH Đức Lân I. Công tác kế toán hàng hoá tại Công ty TNHH Đức Lân 1 II. Công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá của Công ty TNHH Đức Lân 1. Các phơng thức tiêu thụ và hình thức thanh toán Công ty TNHH Đức Lân là một Công ty kinh