Nhận xét về công tác kế toán vật liệu , ccdc Tại công ty hơng giang và một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán vl,ccdc ở công ty. I. Nhận xét về công tác kế toán vật liệu tại công ty hơng giang . Trong suốt quá trình từ khi thành lập công ty Hơng Giang luôn có hớng phát triển tốt, trải qua nhiều giai đoạn khó khăn phức tạp về nhiều mặt , nhất là từ khi có cơ chế kinh tế thị trờng. Công ty Hơng Giang có những bớc tiến rõ rệt về nhiều mặt: - Sản xuất kinh doanh có hiệu quả. - Đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên ngày một khá. - Làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nớc. - Thị trờng kinh doanh mở rộng trên nhiều tỉnh thành trong cả nớc . - Hoàn chỉnh từng bớc việc tổ chức sắp xếp lực lợng sản xuất với những mô hình thực sự có hiệu qủa theo từng giai đoạn. - Đào tạo và lựa chọn đội ngũ cán bộ, công nhân có đủ năng lực và trình độ để đáp ứng mọi yêu cầu sản xuất kinh doanh trong tình hình hiện tại. Hạch toán kinh tế là bộ phận cấu thành của công cụ quản lý điều hành hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp đồng thời cũng là công cụ đắc lực phục vụ cho nhà nớc trong quản lý lãnh đạo, chỉ đạo kinh doanh. Từ đó thực hiện đầy đủ chức năng, phản ánh và giám sát mọi hoạt động kinh tế, chính trị - Kế toán phải thực hiện những quy định cụ thể, thống nhất phù hợp với tính khách quan và nội dung yêu cầu của một cơ chế quản lý nhất định. Việc nghiên cứu cải tiến và hoàn thiện công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ ở công ty Hơng Giang , một đơn vị hạch toán kinh doanh tự chủ thì điều này càng trở nên bức thiết hơn và cần thực hiện đúng các nguyên tắc sau: - Thứ nhất: Kế toán vật liệu phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ của hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ do bộ phận chuyên ngành. Trong hạch toán sản xuất kinh doanh, kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ phải đảm bảo cùng một lúc hai chức năng là phản ánh và giám sát qúa trình nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ đồng SV : Lơng Văn Trờng 1 1 thời phải nhanh chóng kịp thời, cung cấp các thông tin chính xác phục vụ cho quản lý. - Thứ hai: Xuất phát từ đặc trng cụ thể của doanh nghiệp để tổ chức hạch toán vật liệu một cách hữu hiệu khách quan và tiết kiệm, kế toán phải ghi chép hạch toán đúng theo quy định và vận dụng đúng nguyên lý vào đơn vị mình. - Thứ ba: Kế toán phải căn cứ vào mô hình chung trong hạch toán, những qui định về ghi chép luân chuyển chứng từ của doanh nghiệp để hoàn thiện các sơ đồ hạch toán, ghi chép kế toán. - Thứ t: Bảo đảm nguyên tắc phục vụ yêu cầu của hạch toán vật liệu theo thể chế và luật lệ mới về kế toán mà nhà nớc ban hành. 1. Ưu điểm: Trong những năm qua , công ty Hơng Giang đã phát huy đợc truyền thống bảo đảm chất lợng , tiến độ thi công và giá thành, nên uy tín trong thị trờng xây dựng và khách hàng ngày càng phát triển mạnh. Với bộ máy quản lý gọn nhẹ, các phòng ban chức năng phục vụ có hiệu quả giúp lãnh đạo công ty trong việc giám sát thi công, quản lý kinh tế, công tác tổ chức sản xuất, tổ chức hạch toán đợc tiến hành hợp lý, khoa học, phù hợp với điều kiện hiện nay. Phòng kế toán của công ty đợc bố trí hợp lý, phân công công việc cụ thể, rõ ràng công ty đã có đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ năng lực, nhiệt tình và trung thực đã góp phần đắc lực vào công tác hạch toán và quản lý kinh tế của công ty. Về cơ bản hệ thống sổ sách kế toán của công ty đợc lập theo qui định với u điểm là sổ sách đợc lập đầy đủ và in vào cuối tháng, nếu trong tháng phát hiện ra sai sót thì vẫn có thể sửa chữa dễ dàng. Ngoài ra việc các sổ sách kế toán đều đợc ghi thờng xuyên thuận tiện cho việc đối chiếu, kiểm tra giữa kế toán chi tiết và kế toán tổng hợp. - Về công tác hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ, kế toán công ty đã tổ chức hạch toán vật liệu theo từng công trình, hạng mục công trình, trong từng tháng, từng quí rõ ràng. - Về hình thức tổ chức bộ máy kế toán: SV : Lơng Văn Trờng 2 2 Đã tạo điều kiện để kiểm tra , chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trởng cũng nh sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo doanh nghiệp đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh cũng nh công tác kế toán của doanh nghiệp. Ngoài ra, hình thức này còn thuận tiện trong việc phân công và chuyên môn hoá công việc đối với cán bộ kế toán cũng nh việc trang bị các phơng tiện, kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin. - Việc đánh giá thực tế vật liệu , CCDC nhập, xuất kho: Thông qua giá thực tế của vật liệu ,CCDC biết đợc chi phí thực tế NVL trong sản xuất, phản ánh đầy đủ chi phí vật liệu, CCDC trong giá thành của sản phẩm, xác định đúng đắn chi phí đầu vào, biết đợc tình hình thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, CCDC. 2. Hạn chế: Việc tổ chức công tác kế toán nói chung và kế toán vật liệu nói riêng tại công ty H- ơng Giang còn có một số hạn chế cần đợc khắc phục: - Hiện nay , công ty đang thực hiện chế độ giao khoán gọn cho các đội XDCT tự lo mua sắm vật t nên đôi khi gặp khó khăn , gây cản trở tiến độ thi công . Công ty ứng tiền trớc cho các đội mua vật t , không trực tiếp mua do đó không nắm đợc l- ợng xuất , nhập cụ thể là bao nhiêu , chỉ đến cuối tháng kế toán đội tập hợp chứng từ gửi lên mới biết . - Sản phẩm xây lắp của công ty cũng giống nh sản phẩm của tất cả các doanh nghiệp kinh doanh xây lắp khác là chi phí vật t chiếm tỷ trọng lớn vì vậy tiết kiệm vật t là rất cần thiết. Tiết kiệm không có nghĩa là bớt xén . mà thực chất là phải giảm hao hụt trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tiết kiệm vật t trong phục hồi chi tiết, sử dụng lại vật t còn đảm bảo chất lợng, tiết kiệm công cụ dụng cụ sản xuất. Thực chất ở công ty có những phụ tùng cũ nhng chỉ cần qua phục hồi nhỏ vẫn có thể sử dụng đợc, vẫn đảm bảo chất lợng sản phẩm. Nhng do khoán sản phẩm nên khi nhận công trình mới các đội đều đề nghị thay mới toàn bộ các phơng tiện thiết bị phục vụ quản lý , giá trị mới của thiết bị phụ tùng này lớn hơn rất nhiều. - Hiện nay công ty cha áp dụng kế toán bằng máy vi tính. Để thực hiện việc hạch toán nguyên vật liệu, giảm hao hụt nguyên vật liệu thì công ty nên xây dựng hệ thống danh điểm vật t: Việc xây dựng hệ thống danh điểm vật t sẽ làm cho việc SV : Lơng Văn Trờng 3 3 hạch toán chi phí vật liệu đơn giản hơn nhiều, giảm tối thiểu thất thoát, giảm giá thành của sản phẩm xây lắp. II. Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán ở công ty hơng giang: Qua thời gian thực tập ở công ty, trên cơ sở lý luận đã đợc học kết hợp vơí thực tế, em xin đa ra một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu , công cụ dụng cụ ở công ty Hơng Giang : - ý kiến thứ nhất: Việc quản lý vật t hiện nay ở công ty là tơng đối chặt chẽ và đảm bảo nguyên tắc nhập xuất vật liệu. Tuy nhiên qua thực tế ở các đội, ta nhận thấy quản lý còn một vài thiếu sót, gây lãng phí vật t nhất là các loại vật t mua đợc chuyển thắng tới chân công trình nh: cát, sỏi, vôi đá để thuận tiện cho việc xuất dụng sử dụng. Chỗ để vật liệu thờng xuyên chuyển đổi, việc giao nhận các loại vật t này thờng không đợc cân đong đo đếm kỹ lỡng, nên dẫn đến thất thoát một lợng vật t tơng đối lớn. Vì vậy ở công trờng cần chuẩn bị đủ nhà kho để chứa vật liệu, chuẩn bị chỗ để vật t dễ bảo vệ thuận tiện cho quá trình thi công, xây dựng công trình . - ý kiến thứ hai : Trong công tác thu mua vật liệu , giá cả có thể không thống nhất, cần phải đợc tham khảo kỹ, cố gắng khai thác các nguồn cung cấp có giá hợp lý, chất lợng, khối lợng đảm bảo và chọn các nhà cung cấp có khả năng dồi dào, cung cấp vật t, vật liệu cho đội với thời hạn thanh toán sau , đảm bảo cho việc thi công xây dựng công trình không bị gián đoạn . - ý kiến thứ ba : Phòng kế toán công ty cần tăng cờng hơn nữa công tác kiểm tra giám sát tới từng công trình về việc dự toán thi công, lập kế hoạch mua sắm, dự trữ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, kiểm tra sổ sách, kiểm tra các báo cáo kế toán NVL, CCDC tránh trờng hợp vật t nhập kho lại không đủ chứng từ gốc. - ý kiến thứ t : Công ty nên mở các tài khoản cấp 2 và mở sổ danh điểm vật t để phản ánh chi tiết hơn theo từng loại vật t , từng kho . SV : Lơng Văn Trờng 4 4 Mẫu sổ danh điểm nh sau : TK cấp 1 TK chi tiết vật liệu xây dựng Tên vật liệu TK cấp 2 TK cấp 3 TK cấp 4 TK cấp 5 152 NL , VL 152.01 Kho số 1-NVL 152.02 Kho số 2-NVL . 152.01.01 VL chính ở kho 1 152.01.02 VL chính ở kho 2 . 152.01.01.01 Thép tròn ở kho 1 152.01.01.02 Xi măng ở kho 1 . . 152.01.01.01.01 Thép tròn6 ở kho 1 152.01.01.01.02 Thép tròn 8 ở kho 1 . . - ý kiến thứ năm : Hiện nay, công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo QĐ 1141TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 . Chế độ kế toán này chỉ phù hợp với các DN xây lắp khi cha có QĐ 1864/QĐ/BXD của bộ xây dựng về việc ban hành chế độ kế toán mới áp dụng cho các DN xây lắp . Do đó , công ty nên áp dụng chế độ kế toán theo QĐ 1864 để phù hợp với đặc điểm của lĩnh vực hoạt động xây lắp . - ý kiến thứ sáu : áp dụng kế toán máy vào công ty . Hiện nay , công ty đang áp dụng hình thức kế toán NK-SC , việc áp dụng kế toán máy là rất thuận tiện . Bên cạnh đó , bộ máy kế toán của công ty còn đang thiếu hụt nhân công , vì vậy trong trờng hợp có điều kiện về tài chính công ty nên áp dụng kế toán máy để giảm nhẹ công việc kế toán và cung cấp thông tin kế toán kịp thời hơn . kết luận Để kế toán phát huy đợc vai trò của mình trong quản lý kinh tế thông qua việc phản ánh và giám sát một cách chặt chẽ, toàn diện tài sản và nguồn vốn của SV : Lơng Văn Trờng 5 5 công ty ở mọi khâu trong quá trình sản xuất nhằm cung cấp các thông tin chính xác và hợp lý phục vụ cho việc lãnh đạo và chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh, thì việc hoàn thiện công tác kế toán vật liệu, CCDC của công ty là một tất yếu. Nhất là trong việc chuyển đổi môi trờng kinh tế, việc tổ chức kế toán vật liệu đòi hỏi còn phải nhanh chóng kiện toàn để cung cấp kịp thời đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất, kiểm tra, giám sát việc chấp hành các định mức dự trữ ngăn ngừa hiện tợng hao hụt, mất mát lãng phí vật liệu. Trên góc độ kế toán em cho rằng cần phải nhận thức đầy đủ cả về lý luận lẫn thực tiễn. Mặc dù có thể vận dụng lý luận vào thực tiễn dới nhiều hình thức khác nhau nhng phải đảm bảo phù hợp về nội dung và mục đích của công tác kế toán. Do thời gian thực tập và tìm hiểu thực tế không dài, trình độ lý luận và thực tiễn còn hạn chế nên chuyên đề này không tránh khỏi những sai sót. Em rất mong đợc sự đóng góp ý kiến, giúp đỡ của thầy cô giáo khoa Tài chính - Kế toán trờng Đại học dân lập Phơng Đông. Qua đây em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Quốc Trân và các cán bộ kế toán công ty Hơng Giang đã nhiệt tình giúp đỡ em trong việc hoàn thành chuyên đề này. Xin chúc công ty Hơng Giang đạt nhiều thành công rực rỡ trên con đờng phát triển của mình. Hà Nội , tháng 3 năm 2002 Sinh viên : Lơng Văn Trờng SV : Lơng Văn Trờng 6 6 Mục lục Trang Lời nói đầu 1 Phần thứ I: lý luận chung về tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp xây lắp 3 I. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp xây lắp 3 1. Khái niệm vật liệu - công cụ dụng cụ đối với quá trình xây lắp 3 2. Đặc điểm, yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp xây lắp 3 3. Nhiệm vụ kế toán vật liệu công cụ dụng cụ ở các doanh nghiệp xây lắp 4 II/ Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ 4 1. Phân loại nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ 4 1.1. Đối với vật liệu 4 1.2. Đối với CCDC 6 2. Đánh giá NVL , CCDC 6 2.1. Theo giá thực tế 7 2.2. Theo giá hạch toán 8 III/ Kế toán chi tiết vật liệu, công cụ, dụng cụ 9 1. Chứng từ sử dụng 9 2. Các phơng pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ 10 2.1. Phơng pháp thẻ song song 10 2.2. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển 12 2.3. Phơng pháp sổ số d 13 IV/ Kế toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ 15 A. Kế toán tổng hợp VL, CCDC theo phơng pháp KKTX 15 1. Tài khoản kế toán sử dụng 15 2. Phơng pháp kế toán các nghiệp vụ chủ yếu 16 2.1. Kế toán các nghiệp vụ tăng NVL , CCDC 16 2.1.1. Kế toán tăng vật liệu , CCDC do mua ngoài 16 2.1.2. Kế toán tăng VL , CCDC do nhận vốn góp liên doanh , cấp phát . 18 2.1.3. Kế toán tăng NVL , CCDC do thu hồi vốn liên doanh 18 2.1.4. Kế toán tăng NVL , CCDC do thực hiện kiểm kê phát hiện thừa 18 2.1.5. Trờng hợp xuất dùng cho SX sản phẩm không hết nhận lại kho 19 SV : Lơng Văn Trờng 7 7 2.1.6. Tăng VL , CCDC do đánh giá lại 19 2.2. Kế toán tổng hợp các trờng hợp giảm VL , CCDC 19 2.2.1. Xuất kho dùng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm , XDCB 19 2.2.2. Xuất kho VL , CCDC tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến 19 2.2.3. Xuất kho VL , CCDC góp vốn liên doanh 19 2.2.4. Xuất kho VL , CCDC để bán , cho vay 20 2.2.5. VL , CCDC mất mát thiếu hụt trong kho 20 2.2.6. Giảm do đánh giá lại 21 2.3. Phơng pháp phân bổ CCDC 21 B. Kế toán tổng hợp vật liệu, CCDC theo phơng pháp kiểm kê định kỳ 23 V. Kế toán khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho 26 VI. Sổ kế toán sử dụng cho kế toán tổng hợp vật liệu, CCDC ở doanh nghiệp xây lắp 26 Phần thứ II: Tình hình thực tế công tác kế toán vật liệu, CCDC ở Công ty Hơng Giang I. Giới thiệu khái quát về công ty 28 1. Quá trình hình thành và phát triển 28 2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty XD Hơng Giang 28 3. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 31 4. Chính sách kế toán áp dụng tại công ty 33 II. Tình hình thực tế kế toán vật liệu - CCDC ở công ty Hơng Giang 34 1. Phân loại vật liệu CCDC 35 1.1. Đối với NVL 35 1.2. Đối với CCDC 36 2. Tổ chức công tác kế toán vật liệu, CCDC ở công ty Hơng Giang 36 2.1. Thủ tục nhập kho 36 2.2. Thủ tục xuất kho 48 3. Trình tự nhập - xuất kho vật liệu , CCDC 49 3.1. Trình tự nhập kho 49 3.2. Trình tự xuất kho 50 4. Kế toán chi tiết vật liệu, CCDC tại công ty 50 5. Đánh giá vật liệu , CCDC 53 5.1. Đối với nguyên vật liệu 53 5.2. Đối với công cụ dụng cụ 54 6. Tài khoản kế toán sử dụng tại công ty 55 SV : Lơng Văn Trờng 8 8 7. Kế toán tổng hợp nhập - xuất vật liệu , công cụ dụng cụ 55 7.1. Kế toán tổng hợp nhập NVL , CCDC 55 7.2. Kế toán tổng hợp xuất NVL , CCDC 57 Phần thứ III: Nhận xét về công tác kế toán vật liệu tại Công ty Hơng Giang và một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu , CCDC ở công ty I. Nhận xét về công tác kế toán vật liệu , CCDC tại công ty 64 1. Ưu điểm 65 2. Hạn chế 67 II/ Một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu , CCDC ở công ty 67 Kết luận 69 SV : Lơng Văn Trờng 9 9 . Nhận xét về công tác kế toán vật liệu , ccdc Tại công ty hơng giang và một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán vl ,ccdc ở công ty. . liệu tại Công ty Hơng Giang và một số ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện công tác kế toán vật liệu , CCDC ở công ty I. Nhận xét về công tác kế toán vật