Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 2.1Đặc điểm chung nguyên, vật liệu sử dụng công ty 2.1.1 Phân loại nguyên, vật liệu Với khối lượng vật liệu lớn, chủng loại phong phú đa dạng, loại có nội dung kinh tế, tính lý hố khác Vì vậy, để quản lý hạch tốn xác thuận tiện, cơng ty phân chia nguyên vật liệu thành loại vào nội dung kinh tế vật liệu: o Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu công ty, sở vật chất cấu thành nên thực tế sản phẩm bao gồm: sắt, thép, tôn, thiếc, phôi trục xe máy, khung gầm ô tô, nguyên vật liệu để lắp ráp ô tô… o Vật liệu phụ: Là vật liệu tham gia vào q trình sản xuất khơng cấu thành thực thể sản phẩm mà kết hợp với vật liệu làm tăng them chất lượng, mẫu mã sản phẩm như: sơn, que hàn, dung môi, bột đá, dây emay, dầu mazut, giâý giáp…… o Nhiên liệu: Là thứ cung cấp nhiệt lượng cho trình sản xuất sản phẩm gồm loại: xăng, xăng công nghiệp, dầu… o Phụ tùng thay thế: Là loại phụ tùng chi tiết máy móc thiết bị cơng ty mua sắm tự chế tạo phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa thiết bị máy móc như: tay rê, đĩa côn, lốp ô tô… o Vật liệu thiết bị xây dựng bản: Là loại vật liệu thiết bị sử dụng cho công việc xây dựng bản: cát, đá, sỏi, ximăng… lắp đặt công trình Cơng ty tiến hành tổng hợp kiểm kê vật liệu có yêu cầu thường năm kiểm kê lần 2.1.2 Đánh giá nguyên vật liệu  Giá vốn thực tế vật liệu nhập kho kỳ Phần lớn nguyên, vật liệu công ty mua Trị giá vốn thực tế = Giá mua + chi phí thu vật liệu nhập kho hố đơn mua - Các khoản giảm trừ Trong đó: - Giá mua hoá đơn = đơn giá x số lượng - Chi phí thu mua chi phí thực tế phát sinh trình thu mua như: chi phí vận chuyển, bốc dỡ… - Các khoản giảm trừ mát, thiếu hụt… mà chủ hàng phải bồi thường phải chịu Ví dụ: Theo HĐ số 01975 ngày 9/12/2006, công ty mua Công ty Nam Vang 4000kg thép với đơn giá 9.714 đồng/kg, chủ hàng vận chuyển đến tận kho công ty thuế suất GTGT mặt hàng % Trị giá vốn thực tế = giá mua hoá đơn = Đơn giá x số lượng lỗ gió đèn nhập kho = 4000 x 9.714= 38.856.000 (đồng) ● Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho: Giá thực tế sau lần xuất trước + Giá thực tế lần nhập kho Đơn giá thực tế = xuất kho Khối lượng NVL + Khối lượng NVL sau lần xuất trước nhập kho Ví dụ: Số liệu tồn kho đầu tháng 12 thép mạ kẽm 49.541.400 đồng, đơn giá 9.700 đồng /kg, số lượng 5100 kg Trong tháng nhập: Ngày 9/ 12 nhập 4000 kg, đơn giá 9.714 đồng/ kg, thành tiền 38.856.000 đồng Ngày 18/ 12 nhập kho 2500 kg, đơn giá 9.720 đồng/kg, thành tiền 24.300.000 đồng Ngày 23/ 12 xuất kho 3000 kg cho phân xưởng sản xuất lắp ráp ô tô, đơn giá thực tế vật liệu xuất kho tính sau: 49.541.400 + 38.856.000 + 24.300.000 Đơn giá thép mạ kẽm = xuất kho 5100 + 4000 + 2500 = 9.715,3 (đồng/kg) Giá vật liệu xuất kho 3000 kg thép mạ kẽm là: 9.715,3 x 3000 = 29.145.900 (đồng) 2.2 Các chứng từ sử dụng kế toán nguyên , vật liệu 2.2.1, Chứng từ tăng nguyên vật liệu Việc thu mua nguyên vật liệu cơng ty cán thuộc phịng kinh doanh phụ trách Khi mua nguyên vật liệu, cán phòng kinh doanh lâp hợp đồng kinh tế đê hai bên mua bán ký kết vê việc mua bán ngun vật liệu Ví dụ: Cơng ty mua ngun vật liệu Cơng ty Nam Vang, có hợp đồng kinh tế sau: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - tự - hạnh phúc HỢP ĐỒNG KINH TẾ Số 121324/ VTKT Căn pháp lệnh hợp đồng kinh tế hội đồng nhà nước ban hành ngày 25/09/1989 nghị định số 17/HĐBT (nay phủ) định việc thi hành pháp lệnh hợp đồng kinh tế Căn vào chức nhu cầu hai bên Hôm nay, ngày tháng 12 năm 2006, gồm: Bên A: Cơng ty khí Ngơ Gia Tự Địa chỉ: 16-18 Phan Chu Trinh – Hà Nội Điện thoại: 048240091 Mã số thuế: 0100104637 Tài khoản số: 002150000025412 ngân hàng công thương Hà Nội Đại diện: Ông Nguyễn Anh Tuấn Chức vụ: Giám đốc Bên B: Công ty Nam Vang Địa chỉ: Xuân Phương - Từ Liêm – Hà Nội Điện thoại: 048502284 Mã số thuế: 0100165241 Tài khoản số: 012012000002135 chi nhánh ngân hạng đầu tư phát triển Từ Liêm Đại diện: Bà Phạm Thị Điệp Chức vụ: Giám đốc Hai bên bàn bạc đến thống ký hợp đồng với điều khoản sau: Điều I: Mặt hàng, số lượng, chất lượng quy cách, giá Mặt hàng: Bên B cung cấp cho bên A mặt hàng: Thép mạ kẽm Chất liệu: thép Số lượng giá STT Sản phẩm ĐVT Thép mạ kẽm Kg Đơn giá Thành tiền (VNĐ/Kg) (VNĐ) Số lượng 4000 9.714 38.856.000 Tổng giá trị trước thuế 38.856.000 Thuế GTGT % 1.942.800 Tổng cộng 40.798.800 Tổng giá trị hợp đồng: 40.798.800 (Bốn mươi triệu bảy trăm chín mươi tám nghìn tám trăm đồng chẵn) Điều II: Địa điểm, thời gian phương thức giao nhận Địa điểm: Bên B giao hàng cho bên A văn phịng cơng ty Nam Vang Thời gian giao hàng: 01 tuần kể từ ngày ký hợp đồng Điều III: Phương thức thời gian toán Tiền hàng toán tiền mặt Thời gian toán: Số tiền: 40.798.800 (Bốn mươi triệu bảy trăm chín mươi tám nghìn tám trăm đồng chẵn) Điều IV: Trách nhiệm bên Bên A Thanh toán theo thời hạn quy định điều III Cung cấp thông tin đầy đủ quy cách sản phẩm cho bên B Bên B Giao hàng quy cách, chất lượng, số lượng thời gian Không phép cung cấp mẫu sản phẩm cho khách hàng khác Điều V: Các điều khoản khác Hai bên cam kết thực nghiêm chỉnh điều khoản Trong trình thực nảy sinh bất đồng ý kiến hai bên phối hợp giải theo tinh thần hợp tác Nếu bên đơn phương chấm dứt vi phạm hợp đồng hồn tồn chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho bên cịn lại Trong q trình thực hợp đồng, hai bên thường xuyên thông báo cho vấn đề liên quan đến hợp đồng Các phụ lục biên bổ sung phận không tách hợp đồng Hợp đồng có hiệu lực kể tù ngày ký kết đến hết ngày 31/12 năm 2007 Hợp đồng lập thành bản, có giá trị pháp lý Mỗi bên giữ hai để theo dõi thực Hà Nội, ngày tháng 12 năm 2006 Đại diện bên A Đại diện bên B Giám đốc Giám đốc Nguyến Anh Tuấn Phạm Thị Điệp Sauk hi hợp đồng hai bên ký kết, theo hạn, công ty Nam Vang vận chuyển hàng đến tận kho cho cơng ty khí Ngơ Gia Tự lập hoá đơn giá trị gia tăng giao cho cơng ty Biểu số HỐ ĐƠN (GTGT) Mẫu số: 01 GTKT – 3LL Liên 2: Giao cho khách hàng DH/00 – B Ngày tháng 12 năm 2006 N : 01975 Đơn vị bán hàng: Công ty Nam Vang Địa chỉ: Xuân Phương-Từ Liêm-Hà Nội Số tài khoản: Mã số: Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Hùng Đơn vị: Cơng ty khí Ngơ Gia Tự Số tài khoản Hình thức tốn: Tiền mặt Mã số: Đơn vị STT Tên hàng hoá, dịch vụ A 01 Số B Thép mạ kẽm tính lượng C Kg 4000 Đơn giá Thành tiền 9.714 Cộng tiền hàng Thuế suất thuế GTGT: % Tiền thuế GTGT Tổng cộng tiền toán: 38.856.000 38.856.000 1.942.000 40.798.800 Số tiền viết chữ: Bốn mươi triệu bảy trăm chin mươi tám nghìn tám trăm đồng chẵn Khi nguyên vật liệu đến kho, cán vật tư mang hoá đơn lơ vật tư đến phịng kinh doanh Tại đây, cán phụ trách phòng xét xem lơ vật tư có nằm kế hoạch thu mua vật tư hay không? Số vật tư có số lượng, chủng loại, chất lượng yêu cầu hay khơng? Sau đó, số vật tư phù hợp, phòng KCS tiến hành kiểm tra số nguyên vật liệu có chất lượng, số lượng, chủng loại theo hố đơn hay khơng ghi ý kiến vào biên kiểm nghiệm Nếu số vật liệu phù hợp với hoá đơn số lượng, quy cách, phẩm chất tiến hành làm thủ tục nhập kho Biên kiểm nghiệm vật tư lập sau: Đơn vị:… Mẫu số: 03 - VT Bộ phận:… Theo QĐ s ố: 15/2006/Q Đ-BTC Ngày 20 tháng năm 2006 Bộ trưởng Bộ t ài BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆP VẬT TƯ Ngày tháng 12 năm 2006 Số: 205 Căn cứ: số 102 VT-CK ngày tháng 12 năm 2006 cơng ty khí Ngơ Gia Tự - Ban kiểm nghiệm gồm: + Ông: Vũ Văn Cường: Chức vụ: phó phịng - Đại diện phịng kinh doanh: trưởng ban + Bà: Nguyễn Thị Thơm: Chức vụ: nhân viên - Đại diện phịng khoa họccơng nghệ: uỷ viên + Ông: Nguyễn Hải Nam: Chức vụ: thủ kho: uỷ viên Đã kiểm nghiệm loại vật tư: Thép mạ kẽm Kết kiểm nghiệm Tên nhãn hiệu, Phương Đơn Số lưọng thức kiểm vị Theo nghiệm tính chứng từ Mã STT Quy cách, phẩm số chất vật tư SL SL Không quy cách, quy Ghi phẩm chất cách phẩm chất A B C Thép mạ kẽm D E Kg 4.000 4.000 F Ý kiến ban kiểm nghiệm: Vật tư đủ tiêu chuẩn nhập kho Đại diện phòng KH-KT Thủ kho Trưởng ban (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Sau đó, phiếu nhập kho phịng kinh doanh tự lập làm liên: liên phòng kinh doanh giữ, liên giao cho cán vật tư giữ để làm toán, liên thủ kho gĩư để vào thẻ kho Khi nhập kho, thủ kho ghi số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho, ghi ngày, tháng, năm nhập kho người nhập ký vào phiếu Cuối tháng, thủ kho chuyển phiếu nhập kho cho kế toán vật liệu để ghi vào cột “Đơn giá” cột “Thành tiền” ghi sổ kế toán liên quan Khi nhập nguyên vật liệu, thủ kho có trách nhiệm xin lao động bốc xếp, xếp, bố trí loại nguyên vật liệu kho cách khoa học, hợp lý, đảm bảo đáp ứng yêu cầu bảo quản loại vật liệu, tiện theo dõi cho công tác nhập kho Biểu số Mẫu số: 01-VT Theo QĐ s ố: 15/2006/Q Đ-BTC ng ày 20 th n ăm 2006 Bộ trưởng Bộ tài Cơng ty Ngơ Gia Tự PHIẾU NHẬP KHO Ngày tháng 12 năm 2006 Nợ TK 1521 Có TK 331 - Họ tên người giao hàng: Nguyễn Văn Hùng - Diễn giải : Thép - Nhập kho: - Đ ơn v ị bán: Cơ sở sản xuất Văn Linh Cộng thành tiền (bằng chữ): Ba mươi tám triệu tám trăm năm mươi sáu nghìn Tên, nhãn hiệu, STT Quy cách, phẩm chất vật tư Đơn Mã vị Theo tính Chứng từ số Thép mạ kẽm Số lượng kg 4000 Thực Đơn giá Thành tiền nhập 4000 9.714 Cộng: 38.856.000 38.856.000 đồng Nhập ngày 9tháng 12năm 2006 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người giao hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) Khi toán tiền hàng, phiếu chi lập: Biểu số 3: Đơn vị: Công ty khí Ngơ Gia Tự Địa chỉ: 16-18 Phan Chu Trinh HN Mẫu số 01-TT Theo QĐ s ố: 15/2006/Q Đ- BTC ng ày 20 th n ăm 2006 Bộ trưởng Bộ tài Mã số thuế: 0100104637 Telefax:048240091 PHIẾU CHI Ngày: 9/12/2006 Người nhận tiền: Nguyễn Văn Hùng Đại diện: Phòng kinh doanh Địa Về khoản: Thép mạ kẽm Số tiền: : 40.798.800 (đồng) Bằng chữ: Bốn mươi triệu bảy trăn chin mươi tám nghìn tám trăm đồng Kèm theo: …… chứng từ gốc Thủ trưởng đơn vị tiền Kế toán trưởng (Ký, họ tên) K ế toán toán (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 2.2.2 Chứng từ giảm nguyên, vật liệu Thủ qu ỹ (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Các phân xưởng có nhu cầu sử dụng vật tư viết vào phiếu lĩnh vật tư có xác nhận quản đốc kỹ thuật phân xưởng để tổ chức lĩnh vật tư Phiếu cấp vật tư lập sau: Biểu số 4: Cơng ty khí Ngơ Gia Tự PHIẾU CẤP VẬT TƯ Người lĩnh phiếu: Mã số: Số: 512 Nơi gửi:… Đơn vị: Phân xưởng lắp ráp ô tô TRUNG TÂM KTĐSX Tên vật tư Thép mạ kẽm Ký hiệu, quy cách Đơn vị tính Kg Số lượng duyệt 3000 Người duyệt Số lượng hạch toán Hạch Sản phẩm Toán vào Hợp đồng 3000 XNVT Ngày cấp 23/12/06 Cấp kho Kho xe khách Số lượng Tại kho 3000 Thực cấp Tại ĐV Còn nợ kho Kho nợ Người nhận( ) Người cấp Lần cấp thứ Phần ghi phịng kế tốn Số lượng vượt định mức Đơn giá 9.715,3 Lý Thành tiền 29.145.900 Người xác nhận vật tư sx tơ Kế tốn Sau đó, quản đốc phân xưởng đưa phiếu lĩnh lên phòng kinh doanh Căn vào định mức chi phí nguyên vật liệu, văn vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hàng tháng, xem xét thấy nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu phân xưởng hợp lý, hợp lệ, phòng kinh doanh lập phiếu xuất kho, lập phíếu ghi rõ số phiếu, ngày tháng năm lập phiếu, lý sử dụng, tên nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính vật tư, số lượng vật tư theo yêu cầu xuất kho phận sử dụng Sauk hi lập phiếu xong, phụ trách phận sử dụng ( quản đốc) phụ trách cung ứng (trưởng phòng kinh doanh) ký, giao cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh vật tư Sauk hi xuất kho, thủ kho ghi số lượng vật tư xuất vào cột thực xuấtm ghi ngày tháng năm xuất kho ngưòi nhận hàng ký tên vào phiếu xuất kho Phiếu xuất kho lập thành liên: + Liên 1: Lưu phòng kinh doanh + Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, sau chuyển cho kế toán để kế toán vật liệu ghi vào cột “đơn giá” cột “thành tiền” phiếu xuất kho ghi vào sổ kế toán liên quan + Liên 3: Người nhận giữ để nhân viên thống kê phân xưởng ghi vào sổ kế toán phận sử dụng Biểu số PHIẾU XUẤT KHO Ngày 23/12/2006 Họ tên người nhận hàng: Phạm Văn Mạnh Lý xuất kho: Vật tư sản xuất ô tô Xuất kho: kho xe khách Tên, nhãn hiệu, quy STT cách, phẩm chất vật tư( sản phẩm, hàng Mã số hoá A B 01 Thép mạ kẽm C Đơn vị tính Số lượng Y cầu Thực xuất Đơn giá Thành tiền D kg 3000 3000 9.715,3 29.145.900 Cộng 29.145.900 Tổng số tiền viết chữ: Hai mươi chín triệu trăm bốn mươi lăm nghìn chín trăm đồng Xuất ngày 23 tháng 12 năm 2006 Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) 2.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu kho Kế tốn chi tiết vật liệu cơng ty thực song song kho phịng kế tốn nhằm theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho loại, thứ tự vật liệu mặt số lượng, chủng loại, chất lượng, giá trị Trong thủ kho theo dõi mặt số lượng ngun vật liệu cịn kế tốn chủ yếu theo dõi mặt giá trị nguyên vật liệu Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh biến động tình hình có thứ vật liệu theo tiêu số lượng Ngoài việc sử dụng thẻ kho, thủ kho sử dụng sổ số dư kế toán chuyển đến để ghi chép số tồn kho cuối tháng thứ vật liệu theo tiêu số lượng Thẻ kho mở cho thứ vật liệu có nhãn hiệu, quy cách dung cho năm Mỗi nhãn hiệu, quy cách vật liệu ghi hay số tờ thẻ kho Thẻ kho theo dõi nguyên vật liệu lập thành quỷên, theo dõi vạt liệu phụ độc lập thành Tại bìa thẻ khho có doanh muc, thú nguyên vật liệu xếp theo thứ tự sổ để dễ dàng tìm kiếm ghi chép Thẻ kho phịng kế toán lập ghi tiêu: tên, nhãn hiệu , quy cách vật liệu, đơn vị tính sau giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày Hàng ngày, vào phiếu nhập, phiếu xuất kho vật liệu, thủ kho tiến hành ghi thẻ kho phản ánh tình hình nhập xuất tính số tồn kho sau lần ghi thẻ Tuy nhiên, số loại nguyên vật liệu phân xưởng nhập xuất hết ngày không đuợc theo dõi thẻ kho Cuối tháng cộng số phát sinh tháng ghi số tồn kho cuối tháng( số tồn kho sau lần ghi cuối tháng) Biểu số 6: THẺ KHO Ngày lập thẻ: 01/12/2006 Tờ số: 01 Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, sản phẩm, hàng hoá: Thép mạ kẽm Đơn vị tính: Kg Ngày nhập xuất Mã số: Chúng từ Số phiếu Nhậ p Xuấ t Ngày Diễn giải tháng ……… Số lượng Ký xác Nhập Xuất Tồn nhận kế toán …… …… … Tháng 12/06 Tồn đầu tháng 9/12 225 Công ty Nam 5.100 4000 9.100 2500 11.60 Vang 18/12 226 Công ty Nam Vang 909 23.12 Mạnh- px ô tô 3.000 8.600 910 25.12 Tân quốc lộ 18 2.000 6.600 Cộng Tồn cuối tháng 2.4 Kế tốn chi tiết phịng kế tốn Ở phịng kế toán: 6.500 5.000 6.600 Để hạch toán chi tiết vật liệu, kế toán sử dụng loại sổ là: - Sổ số dư - Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ Định kỳ – 10 ngày, kế toán vật liệu xuống kho để kiểm tra việc ghi chép thẻ kho thủ kho trực tiếp nhận chứng từ nhập xuất kho Sau kiểm tra, kế toán ký xác nhận vào thẻ kho mang chứng từ phịng kế tốn Tại phịng kế tốn, kế tốn thực việc kiểm tra hồn chỉnh chứng từ, sau tập hợp chứng từ nhập, xuất theo thứ tự thời gian phát sinh theo thứ tự vật liệu, phiếu xuất kho tập hợp theo đối tượng hạch tốn chi phí để thuận tiện cho việc ghi sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ sổ có liên quan khác Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ mở cho tháng theo thứ vật liệu để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo tiêu số lượng tiêu thành tiền Mỗi thứ vật liệu theo dõi tờ sổ Kế toán vào phiếu nhập, xuất kho thứ vật liệu để ghi vào sổ chi tiết thứ vật liệu tương ứng tính ran gay số tồn kho sau lần ghi sổ, phiếu nhập, xuất ghi dòng sổ Cuối tháng kế toán cộng số liệu sổ chi tiết tính số tồn kho cuối tháng thứ vật liệu Ví dụ: Sổ chi tiết vật liệu: thép mạ kẽm Sổ chi tiết vật liệu dụng cụ: biểu số ... 2.4 Kế toán chi tiết phịng kế tốn Ở phịng kế tốn: 6.500 5.000 6.600 Để hạch toán chi tiết vật liệu, kế toán sử dụng loại sổ là: - Sổ số dư - Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ Định kỳ – 10 ngày, kế toán. .. (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Người nhận (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên) 2.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu kho Kế toán chi tiết vật liệu công ty... chứng từ sử dụng kế toán nguyên , vật liệu 2.2.1, Chứng từ tăng nguyên vật liệu Việc thu mua nguyên vật liệu công ty cán thuộc phòng kinh doanh phụ trách Khi mua nguyên vật liệu, cán phòng kinh