Tình hình thực tế công tác kế toán vật liệu công ty văn phòng phẩm Hồng hà I Những đặc trng Công ty ảnh hởng đến công tác kế toán Quá trình hình thành phát triển Công ty văn phòng phẩm thành viên Tổng Công ty Giấy Việt Nam Hiện Công ty đà phát triển tăng khả cạnh tranh sản phẩm thị trờng Tên gọi thức : Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà Trụ sở : 25A_ Lý Thờng Kiệt_ Hà Nội Điện tho¹i : (84-4) 9342764 – 8262570 Fax : (84-4) 8260359 Tài khoản giao dịch : 710A00011 Ngân hàng Công thơng Hà Nội Tính đến Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà đà trải qua 42 năm xây dựng phát triển với bớc thay đổi cụ thể nh sau: Xuất phát Công ty Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà đợc thành lập ngày 01/ 10/ 1959 với giúp đỡ kỹ thuật, máy móc, trang thiết bị Trung Quốc Nhà máy đợc xây dựng diện tích 3700 m2 với toàn nhà xởng ban đầu từ xởng sửa chữa ô tô Pháp để lại Trong thời kỳ đầu đợc thành lập, Nhà máy có nhiệm vụ sản xuất loại văn phòng phẩm phục vụ cho nhu cầu nớc Các sản phẩm chủ yếu theo dự kiến nh bút máy, bút chì , loại văn phòng phẩm nh mực viết loại, giấy than, giấy chống ẩm, số mặt hàng ngũ kim nh: cặp tóc, kẹp giấy, đinh ghim, ghim băng Lúc số vốn ban đầu Nhà máy 3.263.077 đồng, vốn cố định 1.909.634 đồng, vốn lu động 1.353.373 đồng với suất thiết kế số sản phẩm nh sau: - bút máy loại : 1.100.000 cây/ năm - bút chì loại : 100.000 cây/ năm - mực viết loại : 70.000 lít/ năm - giấy than : 60.000 hộp/ năm Năm 1960, Nhà máy thức vào hoạt động với phân xởng sản xuất là: Phân xởng sản xuất văn phòng phẩm: số 25 Lý Thờng Kiệt, Hà Nội Phân xởng sản xuất mực giấy than: số 468 Minh Khai, Hà Nội 1 Năm 1965, Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà đà chuyển phận sản xuất loại đinh ghim, cặp giấy cho ngành Công nghiệp Việt nam quản lý nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh hoạt động quản lý Bên cạnh đó, để tập trung vào sản phẩm chủ yếu, tăng tính chuyên môn hoá, năm 1972, phận sản xuất bút chì đà tách đợc chuyển cho Nhà máy Gỗ Cầu Đuống tiếp nhận quản lý Năm 1981, Nhà máy sáp nhập với Nhà máy bút Kim Anh Vĩnh Phúc lấy tên chung Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà Tại thời điểm này, Nhà máy có phận sản xuất chính: Phân xởng nhựa: Sản xuất sản phẩm văn phòng nhựa Phân xởng kim loại: Sản xuất sản phẩm văn phòng kim loại Phân xởng tạp phẩm: Sản xuất mực, giấy than, giấy chống ẩm Trong năm hoạt động thời kỳ bao cấp, Nhà máy cha phát huy đợc tiềm sản xuất Hoạt động sản xuất tiến hành với máy móc, thiết bị, kỹ thuật lạc hậu, sản lợng sản phẩm sản xuất thấp Đến năm 1991, phân xởng tạp phẩm số 468 Minh Khai có định tách khỏi Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà thành lập Nhà máy văn phòng phẩm Cửu Long Vào giai đoạn này, kinh tế nớc ta chuyển sang chế thị trờng, nh doanh nghiệp khác, Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà đà gặp nhiều khó khăn, trình độ quản lý cha theo kịp với thay đổi chế thị trờng, thiếu vốn trầm trọng, kỹ thuật lạc hậu Những điều khiến cho sản phẩm nhà máy không cạnh tranh đợc thị trờng với sản phẩm nớc giá rẻ, chất lợng tốt, mẫu mÃ, chủng loại đa dạng Để trì hoạt động sản xuất kinh doanh, Nhà máy đà tích cực mở rộng sản xuất, trọng vào mẫu mÃ, nâng cao chất lợng sản phẩm, đa dạng hoá thêm loại sản phẩm, sản xuất thêm mặt hàng nh giầy dép, chai nhựa Năm 1993, theo định số 383CNN-TCLD ngày 29/ 04/ 1993 Bộ Công nghiệp nhẹ (nay Bộ Công nghiệp), Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà đợc đổi tên thành Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà Năm 1997, Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà thức trở thành viên Tổng Công ty Giấy Việt nam theo định số 1131/ QĐ- HĐQT ngày 31/12/ 1996, có quy định điều lệ tổ chức hoạt động Công ty Công ty đà nhận đợc giúp đỡ nhiều Tổng Công ty nh tăng cờng vốn ®iỊu ®éng cho C«ng ty, cho phÐp mua vËt t trả chậm, tạo điều kiện cung cấp nguyên vật liệu cho Công ty Chính giúp đỡ tích cực kịp thời này, Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà đà dần khắc phục đợc khó khăn 2 tài bớc đầu hoạt động có hiệu Hiện nay, với đội ngũ cán quản lý có lực, cán kỹ thuật có nhiều kinh nghiệm, đội ngũ công nhân lành nghề trang thiết bị đợc cải tiến đà cho phép Công ty nâng cao chất lợng sản phẩm, đa dạng hoá mẫu mÃ, chủng loại sản phẩm đa Công ty từ chỗ đứng trớc nguy đóng cửa đà bớc làm ăn có lÃi, tăng tiêu nộp ngân sách, bổ sung vốn chủ sở hữu Công ty Tình hình phát triển Công ty thể rõ thông qua số tiêu Bảng Bảng 1: Stt ChØ tiêu Đvt Năm 1999 Năm 2000 Giá trị tổng sản lợng Tổng doanh thu Nộp ngân sách Ước lợi nhuận Thu nhập bình quân Lao động bình quân năm Vốn lu động Vốn cố định ng.đ ng.đ ng.đ đ đ/ng/th Ngêi ng.® ng.® 17.276.351 19.563.457 923.870 1.890.469 621.461 385 9.424.254 13.456.057 22.284.384 25.517.412 1.196.412 2.808.558 782.300 387 14.554.753 14.727.947 So s¸nh % 128,9 130,4 129,5 148,6 125,9 100,5 154,4 109.5 (Trích tài liệu báo cáo toán năm 1999, 2000- Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà) Đặc điểm tổ chức máy quản lý Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà doanh nghiệp Nhà nớc hoạt động có hiệu trực thuộc Tổng Công ty Giấy Việt nam máy quản lý đợc tổ chức theo máy quản lý cấp Ban Giám đốc Công ty lÃnh đạo đạo trực tiếp đến phân xởng sản xuất phòng ban Các đơn vị, phòng chuyên môn nghiệp vụ có chức tham mu cho Giám đốc việc quản lý điều hành công việc, theo dõi, hớng dẫn phân xởng, phận sản xuất kinh doanh, nhân viên thực đắn, kịp thời định quản lý Chức năng, nhiệm vụ phận đợc tổ chức nh sau: - Giám đốc công ty: Giám đốc đại diện pháp nhân Công ty chịu trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc Tổng công ty trớc pháp luật điều hành hoạt động Công ty Giám đốc ngời có quyền điều hành cao - Phó Giám đốc kỹ thuật: Phó Giám đốc kỹ thuật ngời giúp việc Giám đốc, điều hành trực tiếp hai phòng ban: Phòng Kỹ thuật Phòng kế hoạch Bên cạnh đó, Phó Giám đốc kỹ thuật ngời điều hành theo dõi hoạt động 3 sản xuất phân xởng, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc nhiệm vụ Giám đốc phân công uỷ quyền - Phó Giám đốc kinh doanh: Phó Giám đốc kinh doanh ngời trực tiếp quản lý điều hành hoạt động Phòng Thị trờng Cửa hàng - Phòng Tổ chức- Hành chính: tham mu giúp việc cho Giám đốc quản lý điều hành công việc: xây dựng tổ chức máy sản xuất kinh doanh, công tác nhân sự, hoạt động pháp chế, văn th lu trữ, hành quản trị, y tế, xây dựng - Phòng Kỹ thuật: Phòng Kỹ thuật quản lý điều hành công tác quản lý kỹ thuật đầu t, nghiên cứu chế tạo sản phẩm mới, xây dựng quản lý quy trình công nghệ, xây dựng tiêu chuẩn chất lợng, kiểm tra chất lợng vật t, sản phẩm Đồng thời, quản lý đạo hoạt động phân xởng - Phòng Kế hoạch: xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh điều hành sản xuất Công ty nh triển khai, điều độ kế hoạch sản xuất loại hàng - Phòng Thị trờng: Phòng Thị trờng chịu trách nhiệm trớc Giám đốc kế hoạch đợc giao doanh thu bán, điều tra, nghiên cứu thị trờng, tổ chức mạng lới tiêu thụ sản phẩm, hình thức tiếp thị, quản lý cửa hàng dịch vụ kho thành phẩm, giao dịch với khách hàng nớc - Phòng Tài vụ: Phòng Tài vụ đơn vị tham mu, giúp việc cho Giám đốc công tác quản lý điều hành công tác tài Công ty, phản ánh hoạt động kinh tế thông qua việc tổng hợp, phân tích kết sản xuất kinh doanh, lập báo cáo tổng hợp, thực toán quý, tháng, năm tiến độ, cung cấp thông tin xác, kịp thời cho Giám đốc Phòng Kế hoạch; tổ chức kiểm tra, giám sát việc thực đơn vị - Các Phân xởng: phân xởng tổ chức thực kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng Công ty giao, đồng thời chủ động khai thác thêm mặt hàng nhằm thực hết công suất thiết bị, tạo thêm vật liệu cho công nhân phân xởng Bộ máy quản lý Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà đợc khái quát theo sơ đồ Đặc điểm hoạt động sản xuất Công ty Các mặt hàng văn phòng phẩm sản phẩm khác Công ty sản xuất phong phú chủng loại Mỗi sản phẩm lại bao gồm nhiều chi tiết vật liệu khác đa dạng Các sản phẩm đợc tạo từ nhiều công đoạn khác dới quy trình công nghệ khép kín hoạt động sản xuất Công ty đợc tiến hành phân xởng: 4 - Phân xởng kim loại: Phân xởng kim loại gồm phận Giấy sản xuất loại sản phẩm từ giấy (vở, sổ ) phận Đột dập, phận Mạ sản xuất sản phẩm chi tiết kim loại: nắp bút, gài bút, vòng bút, giá kê - Phân xởng nhựa: Phân xởng nhựa sản xuất sản phẩm nhùa (chai nhùa, vá bót, dơng häc sinh ) chi tiết nhựa cho phân xởng văn phòng phẩm - Phân xởng văn phòng phẩm: Phân xởng văn phòng phẩm chuyên sản xuất lắp ráp chi tiết từ phân xởng nhựa phân xởng kim loại thành sản phẩm hoàn chỉnh để nhập kho HiƯn vËt liƯu, c«ng dơng cđa C«ng ty đợc cung cấp từ nguồn nớc Nguyên vật liệu nhựa chủ yếu đợc nhập từ Đài Loan, Trung Quốc Nhà máy nớc nh Công ty TNHH Vạn Lợi, Nhựa Hải Phòng, Ngoài nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ khác đợc cung cấp nhà sản xuất níc nh C«ng ty GiÊy B·i B»ng, XÝ nghiƯp bao bì xuất khẩu, Cao su Long Biên, HTX Thành Công Đây nguồn cung cấp nguyên liệu ổn định lâu dài Công ty Đối với việc tiêu thụ sản phẩm sản xuất ra, tháng 6/2000 Công ty triển khai mảng tiếp thị phía Bắc Công ty tiến hành đặt đại lý tỉnh thực ký Hợp ®ång cung cÊp cho mét sè doanh nghiƯp Riªng ë khu vực phía Nam, Công ty mở đại lý ë Thµnh Hå ChÝ Minh vµ mét sè điểm bán lẻ Đà Nẵng 5 Sơ đồ 2.1 Tổ chức máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà Giám đốc Phó giám đốc Phòng Kỹ thuật Các phân xởng Phòng Kế hoạch Phòng Tài vụ Phòng Thị trờng Phòng Tổ chức- Hành Ban bảo vệ Phân xởng VPP Phân xởng nhựa Phân xởng kim loại 6 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà Đặc điểm tổ chức máy kế toán Là doanh nghiệp sản xuất hoạt động có qui mô vừa, số lợng, chủng loại mặt hàng kinh doanh đa dạng, địa bàn sản xuất tập trung để đạt đợc hiệu cao công tác kế toán, máy kế toán công ty đợc tổ chức theo mô hình kế toán tập trung Toàn công việc kế toán đợc tiến hành phòng tài vụ, phân xởng không tổ chức máy kế toán riêng mà bố trí nhân viên hạch toán (thống kê phân xởng) Hình thức tạo điều kiện cho việc kiểm tra, đạo nghiệp vụ tập trung thống nhất, đảm bảo đạo lÃnh đạo công ty toàn hoạt động sản xuất kinh doanh công tác kế toán Để đảm bảo tính xác, kịp thời phục vụ cho yêu cầu quản lí công ty, máy kế toán Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà bao gồm nhân viên có trình độ đại học, có kinh nghiệm chuyên môn cao đợc tổ chức cụ thể nh sau: - Kế toán trởng: Kế toán trởng ngời giúp Giám đốc đạo tổ chức tổng hợp công tác kế toán, thống kê Công ty đồng thời cung cấp thông tin kế toán cho giám đốc quan hữu quan, chịu trách nhiệm trớc pháp luật số liệu đà cung cấp KÕ to¸n trëng cã nhiƯm vơ kiĨm tra, gi¸m s¸t số liệu sổ sách kế toán từ khâu ghi chép ban đầu, chấp hành chế độ báo cáo thống kê định kì, tổ chức bảo quản tốt hồ sơ tài liệu kế toán tổ chức công tác kế toán ngày hợp lí, chặt chẽ Kế toán trởng có trách nhiệm tổng hợp tài liệu từ phận kế toán khác để lập báo cáo định kì, lập bảng tổng hợp, bảng kê báo cáo tài cho công ty a) 7 - Kế toán giá thành, nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ: ngời có nhiệm vụ hạch toán tổng hợp chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh theo đối tợng để tính giá thành sản phẩm, từ ghi chép vào chứng từ sổ sách có liên quan - KÕ to¸n to¸n: KÕ to¸n to¸n cã nhiệm vụ theo dõi phản ánh tình hình toán công nợ với nhà cung cấp, khách hàng, theo dõi biến động tăng, giảm tiền Ngoài kế toán toán có trách nhiệm phân bổ tiền lơng, tiền thởng, bảo hiểm xà hội, theo dõi việc toán tiền lơng, tiền thởng bảo hiểm xà hội cho cán công nhân viên, theo dõi công nợ khoản vay ngân hàng sau phản ánh vào chứng từ sổ sách có liên quan - Thủ quỹ kiêm kế toán tài sản cố định: Thủ quỹ có nhiệm vụ nhập, xuất tiền mặt quỹ công ty vào chứng từ hợp lệ, quản lí quỹ đồng thời ghi theo dõi sổ quỹ tình hình biến động tiền mặt Công ty Ngoài thủ quĩ ngời theo dõi, giám sát biến động tăng, giảm tài sản cố định Công ty, tổ chức tính phân bổ khấu hao tài sản cố định - Thống kê phân xởng: Thống kê phân xởng có nhiệm vụ tập hợp ghi chép số liệu ban đầu vật t, hàng hoá sau gửi lên phòng tài vụ để tập hợp chung dới quản lí kế toán giá thành Kế toán trởng (kiêm kế toán tổng hợp) Kế toán toán, tiền mặt, lao động- tiền lơng Kế toán giá thành, nguyên liệu, công cụ dụng cụ Thủ quỹ kiêm kế toán TSCĐ Thống kê Phân Xởng nhựa Thống kê PX văn phòng phẩm Thống kê phân xởng kim loại 8 - Đặc điểm chung công tác kế toán Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà doanh nghiệp hạch toán độc lập trực thuộc Tổng Công ty Giấy Việt nam Niên độ kế toán Công ty ngày 01/ 01 kết thúc ngày 31/12 hàng năm Các báo cáo tài mà Công ty lập sau niên độ bao gồm: Bảng cân đối kế toán (B01- DN) Báo cáo kết kinh doanh (B02- DN) B¸o c¸o lu chun tiỊn tƯ (B03- DN) -  Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho Do đặc điểm sản xuất kinh doanh, loại vật t, sản phẩm, hàng hoá Công ty đa dạng Các sản phẩm có giá trị tơng đối khác chi phhí nguyên vật liệu cho loại sản phẩm khác nên Công ty có yêu cầu cung cấp thông tin hàng tồn kho cách kịp thời, xác Mặt khác, phân xởng có nhân viên thống kê phân xởng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin ban đầu Do đó, nay, Công ty áp dụng phơng pháp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp Kê khai thờng xuyên Hệ thống chứng từ kế toán Cơ sở để ghi sổ kế toán công ty chứng từ ban đầu đợc lập theo mẫu quy định cđa Bé Tµi chÝnh nh: PhiÕu thu, PhiÕu chi, PhiÕu nhập kho, Phiếu xuất kho,Hoá đơn Giá trị gia tăng Hệ thống tài khoản Theo hình thức sổ Nhật ký- chứng từ Công ty sử dụng Bản danh mục tài khoản hệ thống tài khoản mà Bộ Tài đà ban hành, nhiên có số tài khoản không sử dụng đến nh: TK 212, TK151, TK512 Ngoài tài khoản cấp 1, cấp theo quy định Bộ tài chính, Công ty sử dụng thêm số tài khoản cấp để thuận tiện cho việc quản lý tài sản nguồn vốn Ví dụ: TK 112TT- Tiền gửi ngân hàng Thờng Tín b) 9 - TK 112CT- Tiền gửi ngân hàng Công thơng Hệ thống sổ kế toán Hiện Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán Nhật ký_ chứng từ Đây hình thức kế toán phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh yêu cầu quản lý Công ty Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có số lợng nghiệp vụ nhiều, trình độ quản lý trình độ kế toán cao Hình thức dựa nguyên tắc kết hợp chặt chẽ quy trình hạch toán tổng hợp chi tiết đảm bảo cho phần hành kế toán đợc tiến hành song song phối hợp nhịp nhàng Theo hình thức này, vào chứng từ gốc, kế toán viên tính toán tập hợp vào Bảng phân bổ ghi trực tiếp vào Sổ chi tiết, Bảng kê, Nhật ký chứng từ Một số Bảng kê đợc ghi vào cuối tháng dựa số liệu Bảng phân bổ, Sổ chi tiết Cuối tháng, sở số liệu đà đợc tổng hợp Bảng kê, sổ chi tiết, kế toán viên vào sổ Nhật ký_ chứng từ tơng ứng Cuối tháng kế toán tiến hành khoá sổ, cộng số liệu Nhật ký_ Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu Nhật ký- chứng từ với sổ kế toán chi tiết, Bảng tổng hợp chi tiết có liên quan lấy số liệu tổng cộng Nhật ký- chứng từ để ghi vào Sổ Cái Sau quý, kế toán trởng thờng tập hợp số liệu Sổ Cái tài khoản số tiêu chi tiết Nhật ký- chứng từ, Bảng kê Bảng tổng hợp chi tiết để lập Báo cáo tài Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức sổ Nhật ký- chứng từ Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà đợc khái quát theo Sơ đồ 2.3 Nhật ký- chứng từ Chứng từ gốc bảng phân bổ Sổ Cái Sổ kế toán chi tiết Bảng kê Báo cáo kế toán Bảng tổng hợp chi tiết Sơ đồ 2.3: 10 10 Biểu số 2.2: Hoá đơn (GTGT) Mẫu số: 01GTKT- 3LL Liên (giao khách hàng) Số: 08061 Ngày 24 tháng 03 năm 2001 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Vạn Lợi Địa chỉ: 177A Lê Duẩn HN Số tài khoản: 3611 300120 520 EXIMBANK HN Điện thoại: MS 0 1- Họ tên ngời mua hàng: Phan Chính Nhân Đơn vị: Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà Địa : 25 Lý Thờng Kiệt, HN Số tài khoản: 710A 00011 NH CT HN Hình thức toán: MS 0 0 6- Stt Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền Nhựa PET Kg 21000 11932,2 250576200 Nhùa PEHD Kg 500 9909,1 4954500 Céng tiỊn hµng: 255530750 Th st GTGT: 10 % TiỊn th GTGT: 25553075 Tỉng céng tiỊn to¸n: 281083825 Tổng số tiền viết chữ: Hai trăm tám mơi mốt triệu không trăm tám mơi ba nghìn tám trăm hai mơi lăm đồng./ Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị (đà ký) (đà ký) (đà ký) VËt liƯu cđa doanh nghiƯp mua vỊ nh»m phơc vơ cho yêu cầu sản xuất kinh doanh đợc hạch toán vào chi phí Do đó, để theo dõi chi phí nguyên vật liệu cho chế tạo sản phẩm, phiếu nhập kho sổ kế toán chi tiết vật liệu, kế toán theo dõi tiêu số lợng giá trị 19 19 Biểu số 2.3: Phiếu nhập kho Ngày 10 tháng 03 năm 2001 Số: 59 Nợ: 1521 Có: 331 Đơn vị bán: Công ty Hng Đạo Chứng từ số: 136 Ngày 09 tháng 03 năm 2001 Biên kiểm nghiệm số ngày tháng năm Ngời giao hàng: đ/ c Nhân Nhập kho: đ/ c Hạnh Stt Tên, nhÃn hiệu, quy cách Đvt Số lợng Đơn giá Vật t (sản phẩm, hàng hoá) Theo CT Thùc nhËp §ång Kg 5550.8 5550.8 37476,15 Inox tÊm Kg 1041.2 1041.2 2043 Céng Phơ tr¸ch cung tiêu (đà ký) Ngời giao hàng (đà ký) Thành tiền 208022652,9 2127171,6 210149824,5 Thđ kho (®· ký) BiĨu sè 2.3: Phiếu nhập kho Ngày 25 tháng 03 năm 2001 Số: 66 Nợ: 1521 Có: 331 Đơn vị bán: Công ty TNHH Vạn Lợi Chứng từ số: 08061 Ngày 24 tháng 03 năm 2001 Biên kiểm nghiệm số ngày tháng năm Ngời giao hàng: đ/ c Nhân Nhập kho: đ/ c Việt Stt Tên, nhÃn hiệu, quy cách Đvt Số lợng Đơn giá Vật t (sản phẩm, hàng hoá) Theo CT Thực nhập Nhựa PET Kg 21000 21000 11932,2 Nhùa PEHD Kg 500 500 9909,1 Cộng Phụ trách cung tiêu (đà ký) Ngời giao hàng (đà ký) 20 20 Thành tiền 250576200 4954500 255530750 Thủ kho (đà ký) Tại kho: Hàng ngày tiếp nhận chứng từ đà hoàn thành thủ tục, đầy đủ chữ ký, phản ánh số thực nhập vật liệu, thủ kho xếp, phân loại cho thứ vật liệu theo kho ghi số lợng thực tế vào thẻ kho Mỗi chứng từ đợc ghi dòng thẻ kho Hàng ngày, kế toán phải tính số tồn kho loại vật liệu thẻ kho Biểu số 2.4: Thẻ kho Ngày lập thẻ: Tờ số: Kho: Nhựa Tên hàng: Nhựa PET Đơn vÞ tÝnh: kg St Chøng tõ t SH NT 65 85 88 Diễn giải Nhập Tồn tháng 2/ 2001 25/3 PhiÕu nhËp kho vËt t 28/3 PhiÕu xuÊt kho (CTPXN) 30/3 PhiÕu xuÊt kho (CTPXN) Céng ph¸t sinh th¸ng Tån th¸ng 3/ 2001 21.000 21.000 Sè lỵng Xt Tån 15.450 36.450 5.100 31.350 6.940 24.410 12.040 24.410 Ghi Tại phòng kế toán: Kế toán Công ty sử dụng sổ chi tiết vật t để theo dõi phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu Sổ chi tiết vật liệu đợc mở cho thứ, loại tơng ứng với thẻ kho thủ kho Định kỳ 15 ngày, thủ kho sau xếp, phân loại chứng từ, chuyển lên cho phòng kế toán để ghi sổ Trên sở chứng từ nhập kho nhận đợc, kế toán kiểm tra lại tính hợp lệ chứng từ tiến hành đa liệu phiếu nhập kho vào máy vi tính Từ máy in Bảng kê chøng tõ nhËp kho (BiĨu sè 2.5) liƯt kª tÊt chứng từ nhập kho theo trình tự thời gian loại vật liệu mà Công ty đà nhập vào Từ Bảng kê chứng từ nhập kho số liệu đợc tự động chuyển vào sổ chi tiết vËt liƯu (BiĨu sè 2.6) Ci th¸ng, kÕ to¸n vËt liệu tiến hành đối chiếu số liệu sổ kế toán chi tiết vật liệu với số liệu thẻ kho cđa thđ kho Trong trêng hỵp cã sù sai lệch, kế toán thủ kho kiểm tra điều chỉnh kịp thời nhằm đảm bảo theo dõi ghi chép xác tình hình tăng, giảm vật liệu 21 21 Bảng kê chứng từ nhập (trích) Từ ngày 01/ 03/ 2001 đến ngày 31/ 03/ 2001 Biểu số 2.5: Ngày Số Diễn giải CT 25/ 03 64 PhiÕu nhËp kho vËt t M· VT Tªn vËt t Đvt TK đối ứng Số lợng Đơn giá Thành tiền SALTT ĐONGCL NLN2OH 1521: 331 1521: 331 1521: 331 4000 5745,8 500 Nhùa PET Nhùa PEHD Kg Kg 1521: 331 1521: 331 21000 11932,2 500 9909,1 GILLN GICCL 26/ 03 66 Kg Kg M NHPET NHPEHD 25/ 03 65 Sắt tráng thiếc Đồng loại Nilon N2OH 5130 22740 5413 Giấy láng nhÃn Giấy cuén TO KG 1521: 331 1521: 331 PhiÕu nhËp kho vËt t PhiÕu nhËp kho vËt t Céng 1152 5354 11813 12249 153885992 20520000 130659492 2706500 255530750 250576200 4954550 79189772 13608576 65581146 1828103648 Bảng kê chøng tõ nhËp chØ cã t¸c dơng hƯ thèng hãa toàn chứng từ nhập để thuận tiện cho công tác kiểm tra, đối chiếu cuối kỳ Bảng cung cấp đợc trị giá toàn vật liệu nhËp kú cđa doanh nghiƯp 22 BiĨu sè 2.6 Sổ chi tiết vật liệu Từ ngày 01/03/2001 đến ngày 31/03/2001 M· vËt t : NHPET Tªn vËt t : Nhựa PET Đơn vị tính : KG Kho : Nhựa NT ghi sæ Chøng tõ SH NT 31 65 25/3 31 85 28/3 31 88 30/3 23 DiƠn gi¶i D đầu tháng Phiếu nhập kho vật t Phiếu xuất kho vËt t (CTPXN) PhiÕu xuÊt kho vËt t (CTPXN) Cộng phát sinh D cuối tháng SL Nhập ĐG TiỊn SL Xt §G TiỊn SL Tån §G TiỊn 15450 21.000 24.410 288329647 11932,2 250576200 5.100 250576200 11811,95 60240945 6940 21.000 11648,5 179969325 11811,95 81974933 12040 142215878 24 Do đặc điểm nguyên vật liệu Công ty đa dạng chủng loại, đợc thu mua từ nhiều nguồn khác Do đó, phần hành kế toán toán với ngời bán độc lập tơng đối độc lập tơng phần hành kế toán vật liệu Kế toán toán kế toán vật liệu Công ty đợc tổ chức hợp lý, phối hợp với nhằm phản ánh xác, đầy đủ, kịp thời tình hình biến động vật liệu nh tình hình toán với ngời bán Sau hoàn thành đa liệu chứng từ nhập kho vào máy, kế toán vật liệu chuyển Phiếu nhập kho Hoá đơn tài cho kế toán toán để theo dõi khoản chi cho vật liệu khoản phải trả nhà cung cấp Việc theo dõi khoản phải toán, đà toán với ngời bán đợc kế toán phản ánh Sổ chi tiết số Nhật ký- chứng từ liên quan khác nh NK- CT sè 1, NKCT sè 2, NK- CT sè 10 NhËt ký- chøng tõ sè vµ sè phản ánh nghiệp vụ mua vật liệu tiền mặt tiền gửi ngân hàng Nhật ký- chứng từ số 10 ghi chép trờng hợp mua vật liệu tạm ứng, kế toán toán lập sổ chi tiết TK 141 cho đối tợng tạm ứng cuối tháng tiến hành tính số tổng cộng ghi vào Nhật kýchứng từ số 10 Mỗi phiếu đợc phản ánh dòng Sổ chi tiết số bao gồm thông tin nhà cung cấp số tiền phải toán Đầu tháng kế toán to¸n chun sè d ci kú cđa th¸ng tríc Sổ chi tiết số sang số d đầu kỳ tháng Vật liệu mua vào đợc theo dõi chi tiết cho loại Trong tháng kế toán tiến hành toán đợc với nhà cung cấp phản ánh phần theo dõi toán dựa phiếu chi, giấy báo Nợ, giấy báo Có Sổ chi tiết toán với ngời bán đợc Công ty mở riêng tờ sổ cho nhà cung cấp thờng xuyên, ngời bán có quan hệ không thờng xuyên đợc theo dõi chung tờ sổ Cuối tháng, kế toán tiến hành khãa Sỉ chi tiÕt sè cđa tõng nhµ cung cÊp, sè liƯu tỉng céng cđa c¸c sỉ chi tiÕt toán với ngời bán sở để ghi vµo NKCT sè 25 NhËt ký- chøng tõ sè nhật ký tổng hợp theo dõi tình hình toán với tất nhà cung cấp Công ty Mỗi nhà cung cấp đợc ghi dòng sổ NK- CT số bao gồm phát sinh Có TK 331/ Nợ TK liên quan phát sinh Nợ TK 331/ Có TK liên quan Cuối th¸ng kÕ to¸n kho¸ sỉ NK- CT sè 5, x¸c định tổng số phát sinh bên Có đối ứng với Nợ tài khoản liên quan lấy số liệu tổng cộng NK-CT số để ghi sổ Cái tài khoản 152 (Có TK 331/ Nợ TK 152) Mẫu Sỉ chi tiÕt sè vµ NK- CT sè đợc minh hoạ Biểu số 2.7, 2.8 Do số loại vật liệu Công ty mua nhà cung cấp thờng xuyên nh Công ty TNHH Vạn Lợi, Công ty Giấy BÃi Bằng nhập từ Trung Quốc, Đài Loan với số lợng lớn nên kỳ phát sinh số khoản, giảm giá, bớt giá, hồi khấu để khuyến khích Công ty Nếu nhà cung cấp định giảm giá, bớt giá mua hàng, kế toán Công ty phản ¸nh gi¸ thùc tÕ cđa vËt liƯu nhËp kho trõ khoản giảm giá đợc hởng Nhng sau mua vật liệu đà thực nhập kho đa vào sản xuất ngời bán chấp nhận giảm giá kế toán hạch toán vào TK721- Thu nhập hoạt động bất thờng Ví dụ: Theo Hoá đơn số 136 ngày 10/ 03/ 2001 mua vật liệu Công ty Hng Đạo bao gồm đồng loại, inox loại Tổng giá toán 231164807 đồng Sau có chứng từ giảm giá ngời bán gửi đến vào cuối tháng giảm giá 3% cho số hàng trên, kế toán ghi: Nợ TK 331 Có TK 721 231164800 * 3% = 6934944 6934944 Việc hạch toán nh thuận lợi cho công tác hạch toán vật liệu nhiên không phản ánh đợc xác giá thực tÕ vËt liÖu nhËp kho kú Em xin cã kiến nghị phần sau 26 Biểu số 2.7 sổ chi tiết toán với ngời bán Từ ngày 01/03/2001 đến ngày 31/03/2001 Tài khoản : 331 Đối tợng : Công ty TNHH Vạn Lợi Hoá đơn Chứng từ SH S T T SH DiƠn gi¶i NT N T ghi Có TK331, Nợ TK TK1521 TK1331 Cộng có TK331 SH D đầu tháng Nhựa Shikolit, PVC Nhựa PET,PEHD èng nhùa ¸p lùc Céng ph¸t sinh D cuối tháng 27 Ctừ NT Ghi Nợ TK331 có TK Cộng 111 Nợ Nợ Số d Có 212976408 47 9/3 26410360 2641036 31051396 61 25/3 63 30/3 255530750 22074971 304016081 25553075 2207497 30401608 281083825 24282468 334417689 547394097 28 BiÓu sè 2.8 nhËt kÝ chøng tõ sè (trÝch) Ghi Cã TK 331 - Ph¶i tr¶ cho ngêi bán Tháng năm 2001 Số d đầu tháng Tên đơn vị Stt Công ty TNHH Vạn Lợi CTy giấy BÃi Bằng Cty thơng mại Việt Hoàng Cộng 29 Nợ Có Ghi Có TK331, ghi Nợ TK Cộng Có 152 1331 TK331 Theo dõi toán Cộng Nợ 111 TK331 Số d cuối tháng Nợ Có 304016081 104510346 30401608 10451035 334417689 114961381 8283400 68205990 212976408 59065320 4281714 428171 4709885 4709885 4709885 8283400 613676537 1323861114 152542019 1677962204 139029000 830213585 1393219166 547394097 174026701 30 IV KÕ to¸n xuÊt kho vËt liệu V Tại Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà, vËt liƯu xt dïng chđ u cho s¶n xt s¶n phẩm phục vụ quản lý trình sản xuất VI Dựa vào kế hoạch sản xuất nhu cầu cho sản xuất thực tế, phân xởng nhựa, phân xởng kim loại, phân xởng văn phòng phẩm lập phiếu xin lĩnh vật t gửi lên phòng kế hoạch xem xét, phê duyệt Phòng kế hoạch kiểm tra lại tính hợp lý yêu cầu lËp phiÕu xuÊt kho vËt t VII PhiÕu xuÊt kho đợc lập thành liên, chuyển cho thủ kho liên, liên giao cho phận xin lĩnh giữ Khi lĩnh vật t, ngời lĩnh phải mang theo phiÕu xuÊt vËt t xuèng kho, thñ kho tiÕn hành xuất vật t theo số lợng ghi phiếu ghi lại số thực xuất vào thẻ kho VIII Cuối tháng, thủ kho thu lại phiếu xuất kho vật t phân xởng, phận, tính tổng số vật t đà xuất đối chiếu với số ghi thẻ kho ký vào liên Định kỳ, phiếu xuất kho vật liệu đợc chuyển lên phòng kế toán để làm ghi sổ Một liên thủ kho giao lại cho phòng kế hoạch để lu, liên ngời phụ trách vật liệu phân xởng, phËn ®Ĩ theo dâi IX BiĨu sè 2.9: X PhiÕu xuất kho Số: 85 XI Ngày 28 tháng 03 năm 2001 Nợ: TK 621 Có: TK 1521 XII Họ tên ngời nhận hàng: đ/ c Hạnh Bộ phận: Phân xởng Nhựa XIII Lý xuất: sản xuất XIV Xuất kho: Nhựa XV XVI Tên hàng, nhÃn XVIII M XIX XX Sè l- XXI XXIII St hiƯu, · sè §vt ợng Đơn Thành XXIX XXX t XVII Quy cách vật t XXII XXIV Yêu cầu Thực xuất giá Tiền XXXIII XXXIV Nhùa PSHI XXXV N XXXVI XXXVII XXXVIII XXXIX XL PSHI Kg 53 53 XLI.XLII Nhùa PET XLIII N XLIV XLV XLVI XLVII LVIII X HPET Kg 5100 5100 XLIX L Nhùa PET xay LI N LII LIII LIV LV LVI lÉn PETXL Kg 774 774 LVII LVIII Nhùa h¹t PVC LIX N LX LXI LXII LXIII.LXIV mÒm HPVC Kg 192.5 192.5 LXV LXVI Nhùa Shinkolit LXVII N LXVIII LXIX LXX LXXI.LXXII nguyên đỏ HSND Kg 120.8 120.8 31 LXXIII LXXIV Nhùa Shinkolit nhuém LXXXI LXXXII Céng LXXV N LXXVI LXXVII LXXVIII LXXIX LXXX HSNH Kg 69 69 LXXXIII LXXXIV LXXXV LXXXVI LXXXVII LXXXVIII LXXXIX XC Phơ tr¸ch bé phËn XCII Phơ tr¸ch cung XCIV Ngêi XCVI Th sư dơng tiªu nhËn đ kho XCI (®· ký) XCIII (®· ký) XCV (®· XCVII (®· ký) ký) 32 XCVIII Trong trờng hợp xuất bán vật liệu cho bên ngoài, kế toán sử dụng chứng từ Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Phiếu đợc lập thành liên, liên giao cho khách hàng, liên giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho sau chuyển lên phòng kế toán, liên lại chuyển cho phòng kế hoạch lu XCIX Tại kho: Sau thùc hiƯn xt vËt liƯu cho bé phËn sư dụng, thủ kho ghi số lợng thực xuất vào thẻ kho có liên quan Cuối ngày, thủ kho phải tính sè lỵng tån kho cđa tõng thø vËt liƯu thẻ kho Định kỳ thủ kho phân loại chuyển toàn chứng từ phòng kế toán để ghi sổ C Tại phòng kế toán: Sau nhận đợc chứng từ xuất kho đà đợc thủ kho phân loại theo kho vật liệu, kế toán đối chiếu, kiểm tra tiến hành định khoản Tiếp số liệu chứng từ xuất kho đợc nhập vào máy vi tính kế toán tiến hành nhập liệu vật liệu, số lợng xuất Cuối tháng máy tự động tính giá vật liệu xuất kho (theo đơn giá bình quân phơng pháp bình quân kỳ dự trữ), vào Sổ kế toán chi tiết vật liệu in Bảng kª chøng tõ xt kho” (BiĨu sè 2.10) chi tiÕt theo kho vật liệu Trên liệt kê phiÕu xuÊt kho theo thø tù chøng tõ cña tõng kho Đồng thời dựa Bảng kê chứng từ, máy lập Bảng tổng hợp xuất vật liệu (Biểu số 2.11) cho kho Việc lập Bảng kê chứng tõ xt kho theo dâi vËt liƯu xt cđa kho thuận lợi cho kế toán việc ®èi chiÕu, tÝnh to¸n cđa kÕ to¸n CI 33 ... thêm vật liệu cho công nhân phân xởng Bộ máy quản lý Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà đợc khái quát theo sơ đồ Đặc điểm hoạt động sản xuất Công ty Các mặt hàng văn phòng phẩm sản phẩm khác Công ty. .. điểm chung công tác kế toán Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà doanh nghiệp hạch toán độc lập trực thuộc Tổng Công ty Giấy Việt nam Niên độ kế toán Công ty ngày 01/ 01 kết thúc ngày 31/12 hàng năm... Nhà máy văn phòng phẩm Hồng Hà đợc đổi tên thành Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà Năm 1997, Công ty văn phòng phẩm Hồng Hà thức trở thành viên Tổng Công ty Giấy Việt nam theo định số 1131/ QĐ- HĐQT