Đánh giá tình hình tổ chức hạch toán kế toán tại công ty hipt 1. u điểm Trải qua hơn 10 năm hình thành và phát triển, Công ty HiPT đã trởng thành và ngày càng khẳng định vị trí của mình trên thị trờng trong và ngoài nớc. Đẻ có những thành công đó chính là nhờ sự cố gắng hết mình của Ban lãnh đạo cùng tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty. Trong quá trình phát triển đó, công tác quản lý nói chung và công tác kế toán nói riêng đã không ngừng đợc củng cố và hoàn thiện. Bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức gọn nhẹ và hợp lý, về cơ bản đã đáp ứng đợc yêu cầu hạch toán cung cấp thông tin kế toán tơng đối đầy đủ và chính xác. Với đặc điểm là doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động tập trung nên việc tổ chức công tác kế toán tập trung là hoàn toàn phù hợp. Các nhân viên của các phòng ban thực hiện nhiệm vụ hạch toán ban đầu , thu thập để kiểm tra chứng từ, sau đó chứng từ kế toán đợc gửi về phòng kế toán để kiểm tra và ghi sổ từ đó tạo cơ sở để kiẻm tra, giám đốc tình hình sử dụng vật t lao động, tiền vốn, thu nhập, xử lý và cung cấp những thông tin của các hoạt động kinh tế tài chính diễn ra trong toàn Công ty, giúp giám đốc Công ty kịp thời ra những quyết định quản lý. Công tác kế toán ở Công ty HiPT đợc thực hiện theo đúng chính sách, chế độ về quản lý kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành trong quá trình sản xuất kinh doanh đều đợc Công ty lập chứng từ làm cơ sở pháp lý cho mọi sỗ liệu, phản ánh trên các tài khoản, bảng kê, bảng phân bổ, nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ tổng hợp và các báo cáo kế toán. Các chứng từ kế toán đợc tập hợp kịp thời và theo đúng quy định. Với hình thức sổ Nhật ký chung, công tác tổ chức chứng từ của Công ty tơng đối tốt, luôn đảm bảo đợc tính chính xác của số liệu. Công ty có đội ngũ nhân viên trẻ, có trình độ và rất năng động đáp ứng đợc tốt khả năng nắm bắt thông tin, nhanh nhạy với những thay đổi của thị trờng, cờng độ làm việc cao. Việc HiPT ứng dụng công nghệ tin học vào công tác kế toán đã góp phần quan trọng trong việc đảm bảo vai trò, chức năng của hạch toán kế toán. Thông tin kế toán 1 cung cấp đảm bảo tính chính xác đầy đủ, kịp thời những biến động hàng hoá của Công ty tại thời điểm của chu kỳ kinh doanh cũng nh cung cấp những căn cứ xác đáng cho việc phân tích hoạt động và đề r a những quyết định kinh doanh kịp thời, phù hợp vơí thực tiễn kinh doanh đặt ra cho Công ty, từ đó góp phần Công ty đứng vững và phát triển. 2. Nhợc điểm 2.1. Kế toán hàng hoá Thứ nhất, máy vi tính, máy quét, máy in,là loại máy móc thiết bị có nhiều chi tiết phức tạp, đợc sản xuất tại nhiều quốc gia khác nhau do đó sẽ có nhiều mẫu mã, mức giá và tính năng khác nhau. Tuy Công ty đã có sự phân loại về máy, nhng vì không lập sổ danh điểm nên việc sắp xếp máy móc không có thứ tự nhất định làm cho công tác tổng hợp số liệu kế toán gặp khó khăn. Thứ hai , các loại máy móc mà Công ty kinh doanh là loại sản phẩm hàng hoá dễ bị giảm giá trong thời gian ngắn, gây tổn thất về tài chính cho Công ty. Bên cạnh đó, giá cả trên thị trờng máy tính luôn luôn biến động nhng Công ty không lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và không tuân theo nguyên tắc thận trọng của kế toán. Thứ ba, là một Công ty kinh doanh về máy tính nhng việc bán hàng qua mạng lại cha đợc Công ty áp dụng để mở rộng thêm thị trờng tiêu thụ. Do đó, việc tạo lập 1 trang WEB bán hàng trên mạng Internet là không thể thiếu . Thứ t , trong tổ chức hạch toán chi tiết hàng hoá theo phơng pháp thẻ song song, trong đó có thẻ kho bản chất là đợc dùng để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn về mặt số lợng, đợc mở cho từng danh điểm vật t, hàng hoá và theo từng kho. Đồng thời thẻ kho do thủ kho ghi, cơ sở để ghi là chứng từ nhập xuất, tính ra số tồn trên từng thẻ sau đó đối chiếu với từng sổ chi tiết. Nhng để đơn giản, Công ty HiPT đã thiết kế thẻ kho bao gồm cả đơn giá tiền nhập, tiền xuất vào thẻ kho thì vẫn phải tiếp tục vào sổ chi tiét hàng hoá sau đó vào bảng tổng hợp nhập xuất tồn. Việc ghi thẻ kho nh vậy vừa làm mất thời gian của kế toán hàng hoá, vừa khó khăn cho việc theo dõi thẻ kho. Bởi vì nếu số lợng hàng hoá nhập xuất quá nhiều thì kế toán hàng hoá mất nhiều công sức vào sổ. 2 2.2. Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền Kế toán tiền mặt của Công ty kiêm nhiệm cả công việc giao dịch tiền và giữ tiền tức là Công ty không có sự tách biệt việc bảo đảm vốn bằng tiền với việc ghi chép các nghiệp vụ này. Điều này thể hiện rất rõ qua quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền và chi tiền. ( Sơ đồ số 14 ) Ngời nộp Kế toán Kế toán Kế toán Nghiệp vụ tiền tiền mặt tiền mặt tiền mặt thu tiền (1) (2) (3) (4) Đề nghị Lập phiếu Thu tiền Ghi sổ nộp tiền thu Kế toán Kế toán trởng tiền mặt (5) (6) Ký phiếu Bảo quản Thu lu trữ Ngời nhận Giám Kế toán Kế toán Nghiệp vụ tiền đốc trởng tiền mặt chi tiền (1) (2) (3) (4) Đề nghị Duyệt Duyệt Lập phiếu chi tiền chi chi chi Thủ quỹ Kế toán Giám đốc Kế toán tiền mặt tiền mặt (5) (6) (7) (8) Xuất quỹ Ghi sổ Ký phiếu chi Bảo quản Lu trữ 3 2.3. Tổ chức hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí là một trong những yếu tố trung tâm trong công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà quản trị. Chi phí ảnh hởng trực tiếp đến nguồn lợi nhuận, tài sản, sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hiện tại Công ty chỉ tiến hành phân loại chi phí theo nội dung kinh tế. Theo cách phân loại này, doanh nghiệp dễ dàng chứng minh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến chi phí bằng những chứng cứ cụ thể và các đối tác bên ngoài cũng kiểm tra tính chính xác, tính trung thực thông tin chi phí trên qua chứng từ. Đồng thời nó phù hợp với việc cung cấp thông tin công khai, phù hợp với lĩnh vực báo cáo chi phí của kế toán tài chính. Tuy nhiên vấn đề đặt ra là khi tăng doanh thu, nhà quản trị doanh nghiệp sẽ không biết đợc dòng chi phí sẽ biến động nh thế nào, lợi nhuận sẽ thay đổi nh thế nào, những dòng chi phí nào liên quan trực tiếp đến sự biến động doanh thu để có những giải pháp điều chỉnh, dự báo chi phí thích hợp. 2.4. Tổ chức hạch toán các nghiệp vụ thanh toán Trong quá trình tiến hành hoạt động kinh doanh tại Công ty HiPT thờng xuyên phát sinh các nghiệp vụ thanh toán công nợ bằng ngoại tệ. Vào cuối năm tài chính, Công ty tiến hành đánh giá lại các số d nợ phải trả và d nợ phải thu có gốc ngoại tệ theo tỷ gía giao dịch bình quân trên thị trờng ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nớc VIệt Nam công bố tại thời điểm cuối năm tài chính. Công ty hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái, đánh giá các số d các khoản nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ vào TK 721 và Tk 821. Việc hạch toán nh vậy là không đúng với chế độ hạch toán hiện hành. 2.5. Tổ chức hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng Hàng tháng, Công ty tiến hành tính lơng cho nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý doanh nghiệp và thanh toán lơng thông qua Ngân hàng mà Công ty quyết định. Nhng việc tính các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn không thống nhất trên một loại hình cụ thể. Các khoản bảo hiểm thì tính trên tiền lơng cơ bản, còn kinh phí công đoàn tính trên tiền l- ơng thực tế. Điều này làm cho chi phí tăng ảnh hởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. 4 2.6. Tổ chức hạch toán các nghiệp vụ dự phòng Là một doanh nghiệp thơng mại kinh doanh dới nhiều hình thức bán buôn, bán lẻ, bán đại lý và có nhiều hình thức thanh toán khác nhau nh thanh toán nhanh, thanh toán chậm . Nhng dù kinh doanh thế nào chăng nữa, không phải lúc nào cũng trả nợ cho khách hàng đợc ngay, mua hàng là có tiền thanh toán luôn. Do vậy, để tiêu thụ đợc nhiều hàng hoá, Công ty phải chấp nhận hình thức thanh toán chậm. Trong thời gian chờ thu hồi công nợ, Công ty không tránh khỏi rủi ro từ phía bạn hàng đem lại. Ví dụ nh bạn hàng đang hoạt động kinh doanh tốt nhng do chịu chi phối khắc nghiệt của quy luật cạnh tranh và các quy luật kinh tế vốn có của thị trờng, bạn hàng kinh doanh thua lỗ kéo dài dẵn đến phá sản hoặc bạn hàng có khả năng thanh toán nhng lại không muốn thanh toán nợ, cố tình kéo dài trong nhiều năm Vì vậy việc Công ty không trích lập nợ phải thu khó đòi không đảm bảo nguyên tắc thận trọng của kế toán 3. Những đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty HiPT 3.1. Tổ chức chứng từ kế toán - Xây dựng chơng trình luân chuyển một cách khoa học cho từng loại chứng từ nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển, tăng độ nhanh nhạy của thông tin kế toán. - Xây dựng phơng pháp phân loại tổng hợp chứng từ và cung cấp số liệu giữa các bộ phận một cách hợp lý, tạo điều kiện dễ dàng cho việc ghi sổ kế toán và cung cấp thông tin. - Vì chứng từ là sự minh chứng các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành một cách hợp pháp, hợp lý. Do đó, Công ty cần phải tôn trọng các thủ tục lập chứng từ, lập ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành tại một thời gian, địa điểm cụ thể. Sau khi lập, chứng từ đợc luân chuyển theo trình tự nhất định để thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra. - Chứng từ cần đợc phân loại và mã hoá cho phù hợp nhằm làm giảm bớt công việc kế toán. 5 3.2. Kế toán hàng hoá - Sau khi phân loại hàng hoá thành từng nhóm, Công ty cần lập sổ danh sách điểm khi đó các hàng hoá đã đợc mã hoá theo thứ tự hợp lý sẽ đợc sử dụng để ghi thẻ kho, sổ chi tiết hàng hoá và các sổ khác. - Theo nguyên tắc thận trọng của kế toán cần phải lập dự phòng cho từng loại hàng hoá nói riêng và nhóm hàng tồn kho nói chung. Khi có bằng chứng chắc chắn về sự phát sinh có thể xảy ra nh các khoản thua lỗ, h hỏng, mất mát thì kế toán có thể dễ dàng xử lý theo đúng quy định của kế toán. - Công ty nên mở rộng phơng thức bán hàng để thúc đẩy hơn nữa việc tiêu thụ sản phẩm công ty nh khuyến mãi, giảm giá trong các dịp lễ tết Đồng thời nên có kế hoạch thực hiện việc bán hàng qua mạng. 3.3. Kế toán vốn bằng tiền Do có sự kiêm nhiệm của kế toán tiền mặt đó là vừa giữ quỹ vừa làm công tác giao dịch tiền kiêm luôn việc viết phiếu chi đã vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán. Công ty nên xem xét việc tách bạch nhiệm vụ của kế toán tiền mặt đồng thời điều chỉnh lại quy trình của nghiệp vụ thu và chi tiền. 3.4. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý Công ty nên phân loại chi phí theo mối quan hệ với khối lợng hoạt động. Những thông tin thu nhận từ cách phân loại này sẽ giúp cho nhà quản trị lập kế hoạch kiểm tra và chủ động điều tiết chi phí cho phù hợp. Nhà quản trị biết đợc khi mức độ hoạt động biến động thì chi phí sẽ biến động thế nào, từ đó doanh nghiệp xây dựng kế hoạch về chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp nhằm quản lý tốt chi phí. Nhà quản trị cũng có thể dễ dàng nhận biết mối quan hệ chi phí khối lợng lợi nhuận từ đó tạo điều kiện tốt hơn cho việc hoạch định các mức độ chi phí, khối lợng, doanh thu để đạt đợc lợi nhuận mong muốn. 6 3.5. Kế toán các nghiệp vụ thanh toán Công ty nên hạch toán chênh lệch tỷ giá hối đoái từ việc đánh giá lại số d các khoản nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ và các khoản mục tiền có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính vào Tài khoản 515 Doanh thu từ hoạt động tài chính (nếu lãi) và Tài khoản 635 Chi phí hoạt động tài chính (nếu lỗ). Điều này sẽ đảm bảo cho Công ty hạch toán đúng theo chế độ kế toán hiện hành. 3.6. Kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng Công ty nên hạch toán các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn trên tiền lơng cơ bản và hàng tháng phải trích lập các khoản này. Khi tính trích các khoản bảo hiểm, kinh phí công đoàn cho nhân viên bán hàng và nhân viên quản lý doanh nghiệp theo tỷ lệ quy định trên tiền lơng cơ bản : Kinh phí công đoàn Nợ TK 641/ Có TK 338 (3382) Bảo hiểm xã hội Nợ TK 641/ Có TK 338 (3383) Bảo hiểm y tế Nợ TK 641/ Có TK 338 (3384) 3.7. Kế toán các nghiệp vụ dự phòng Công ty nên trích lập dự phòng phải thu khố đòi để tránh những tổn thất, rủi ro không đáng có và đảm bảo nguyên tắc thận trọng của kế toán. Khi có nghiệp vụ nợ phải thu khó đòi phát sinh, doanh nghiệp chủ động điều tiết chi phí làm cho chi phí kinh doanh của kỳ đó không bị tăng lên một cách đột biến và nh vậy sẽ không ảnh hởng lớn đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ đó. 3.8. Hoàn thiện quy trình áp dụng kế toán máy Để phát huy thế mạnh của phần mềm kế toán trong hạch toán kế toán làm giảm bớt khối lợng công việc trùng lặp, Công ty nên xây dựng lại quy trình xử lý, hệ thống hoá thông tin trong hệ thống kế toán tự động nh sau : 7 ( Sơ đồ số 15 ) - Công ty nên quan tâm đến việc tổ chức luân chuyển chứng từ, xử lý, lu trữ, và bảo quản chứng từ trên máy. - Đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế, tài chính liên quan đến các bộ phận, cá nhân nhất định phù hợp với chức trách, nhiệm vụ đợc phân công. Vì vậy, cần phải xây dựng trình tự luân chuyển chứng từ kế toán thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị. Trình tự luân chuyển chứng từ trên phần mềm kế toán phải quy định những nội dung sau : + Quy định về ngời lập và kiểm tra chứng từ + Thời hạn chuyển giao chứng từ + Nơi nhận và chuyển giao chứng từ + Thời gian và ngời nhập chứng từ vào + Bộ phận lu trữ chứng từ 8 Chứng từ kế toán Tệp số liệu chi tiết Tệp sổ cái Tệp số liệu tổng hợp tháng Báo cáo kế toán, sổ kế toán Kết luận Để tiếp tục sự nghiệp đổi mới kinh tế, đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hóa đất nớc, vì mục tiêu dân giàu nớc mạnh, nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội trong những năm trớc mắt là phát huy cao nhất các nguồn lực, các tiềm năng lợi thế, khắc phục những khó khăn và những vấn đề mới nảy sinh, tạo sự phát triển nhanh và bền vững. Với t cách là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ công cụ quản lý tài chính trong nền kinh tế thị trờng mở cửa và hôị nhập, kế toán cần phải tiếp tục hoàn thiện và phát triển. Ra đời trong thời kỳ nền kinh tế Việt Nam đang có những bớc tiến quan trọng, Công ty cổ phần Hỗ trợ phát triển tin học HiPT đã khắc phục những khó khăn ban đầu để vơn lên chiếm lĩnh thị trờng máy tính. Mặc dù quy mô không lớn nhng những gì mà Công ty đạt đợc trong những năm vừa qua càng khẳng định những bớc đi vững chắc của Công ty trong việc phát triển thị trờng máy tính ở Việt Nam. Là một sinh viên lần đầu tiên tiếp cận với công tác kế toán tại một doanh nghiệp kinh doanh về một lĩnh vực tin học, em không tránh khỏi những sai sót và hạn chế. Em rất mong có sự góp ý, nhận xét của các thầy cô giáo và sự đóng góp ý kiến của Ban lãnh đạo Công ty để bài viết này xác thực và đúng hớng hơn. Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS. Phạm Quang và Phòng Kế toán Tài chính của Công ty HiPT đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành báo cáo thực tập này 9 Môc lôc Trang Lêi nãi ®Çu .3 10 . Đánh giá tình hình tổ chức hạch toán kế toán tại công ty hipt 1. u điểm Trải qua hơn 10 năm hình thành và phát triển, Công ty HiPT đã trởng. nguyên tắc thận trọng của kế toán 3. Những đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty HiPT 3.1. Tổ chức chứng từ kế toán - Xây dựng chơng trình