Một số vấn đề chung về công tác kế toán nguyên vật liệu 1.1 Đặc điểm và nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu 1.1.1 Khái niệm Nguyên vật liệu là những đối tợng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm. 1.1.2 Đặc điểm của nguyên vật liệu Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất, bị tiêu hao toàn bộ và chuyển dịch toàn bộ giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. 1.1.3 Vị trí, vai trò của nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp xây dựng, chi phí về vật liệu thờng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất ra sản phẩm, nguyên vật liệu quyết định cả số lợng cả chất lợng sản phẩm. Vì vậy hạ thấp chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm chủ yếu phụ thuộc vào việc tập trung quản lý, sử dụng nguyên vật liệu nhằm giảm chi phí nguyên vật liệu, giảm mức tiêu hao vật liệu và đó là cơ sở để tăng sản phẩm xã hội. Mặt khác nguyên vật liệu là một bộ phận quan trọng trong tài sản lu động của doanh nghiệp đó để tăng tốc độ luân chuyển tài sản lu động, cần thiết phải sử dụng hợp lý tiết kiệm nguyên vật liệu. Vậy nguyên vật liệu đóng một vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Việc quản lý nguyên vật liệu phải bao gồm các mặt: Số lợng cung cấp, chất lợng, chủng loại và giá trị. Để quản lý một cách có hiệu quả nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất thì không thể tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu. Mặt khác công việc này còn nhằm kiểm tra đợc các định mức dự trữ, tiết kiệm nguyên vật liệu trong sản xuất ngăn chặn những hao hụt mất mát, lãng phí và cung cấp thông tin cho các bộ phận kế toán khác nhằm hoàn thành tốt công tác kế toán quản trị. 1.1.4 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ vật liệu ở mọi khâu: Từ khâu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng. - Khâu thu mua: Cần quản lý về khối lợng, chất lợng, chủng loại, giá cả để vật liệu khi thu mua phải đủ về số lợng, đảm bảo về chất lợng, chủng loại, giá hạ để có thể hạ thấp chi phí vật liệu một các tối đa. - Khâu bảo quản: Cần đảm bảo đúng chế độ quy định, phù hợp với tính chất lý hoá của mỗi loại nguyên vật liệu.Việc tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại nguyên vật liệu tránh h hỏng mất mát, hao hụt, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu - Khâu sử dụng: Nguyên vật liệu cần phải tiết kiệm hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức, dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy trong khâu này cần tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Khâu dự trữ: Cần xác định một lợng dự trữ tối đa, tối thiểu đối với từng loại để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh đợc bình thờng, không bị ngng trệ, gián đoạn cho việc cung ứng nh mua không kịp thời hoặc dự trữ quá nhiều gây tình trạng ứ đọng vốn, giảm vòng quay của vốn. * Tóm lại: Quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu từ khâu thu mua tới khâu bảo quản và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở doanh nghiệp. 1.1.5 Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu + Tổ chức đánh giá phân loại nguyên vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. + Sử dụng chứng từ, tài khoản kế toán, sổ kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp để ghi chép, phân loại tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của nguyên vật liệu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. + Phân tích, đánh giá tình hình kế hoạch mua, tình hình thanh toán với ng- ời bán (ngời cung cấp) và tình hình sử dụng nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. 1.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp sản xuất cần sử dụng nhiều loại nguyên liệu khác nhau. Mỗi loại có nội dung kinh tế, có chức năng, tính chất lý hoá khác nhau. Do vậy để quản lý tốt đợc nguyên vật liệu đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức hạch toán chi tiết tới từng nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trị thì cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu. 1.2.1 Phân loại vật liệu Những căn cứ để phân loại nguyên vật liệu: a) Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp vật liệu đợc chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm nh: Sắt, thép, gạch, xi măng. - Vật liệu phụ: Là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. Nó giúp cho quá trình sản xuất đợc tiến hành bình thờng, làm tăng thêm chất lợng của nguyên liệu chính sử dụng trong thực tế sản xuất cũng nh sản phẩm sản xuất ra hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật quản lý. Ví dụ: Dầu mỡ bôi trơn máy móc, thuốc tẩy, sơn. - Nhiên liệu: Thực chất là một loại vật liệu phụ, nhng có tác dung cung cấp nhiệt lợng cho quá trình sản xuất kinh doanh, tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm đợc diễn ra bình thờng. Nhiên liệu có thể tồn tại ở các loại thể lỏng, khí để phục vụ cho sản xuất . - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải . - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ cha kể trên nh bao bì, vật đóng gói, các loại vật t đặc chủng . b) Căn cứ vào mục đích công dụng của nguyên vật liệu - Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm - Vật liệu dùng cho nhu cầu khác nh: Phục vụ quản lý ở các phân xởng, tổ sản xuất, quản lý doanh nghiệp. c)Căn cứ vào nguồn nhập nguyên vật liệu - Nguyên vật liệu mua ngoài: Là những vật liệu doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp bên ngoài. - Nguyên vật liệu bên ngoài thuê gia công chế biến: Là những nguyên vật liệu do doanh nghiệp xuất kho một số nguyên vật liệu khác để thuê một đơn vị nào đó nhằm hoàn thiện, biến đổi chúng thành những nguyên vật liệu mới phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp - Nguyên vật liệu tự chế: Là những nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất và nhập kho - Nguyên vật liệu từ hoạt động liên doanh: Do các đơn vị tham gia liên doanh góp vốn - Phế liệu: Là các loại vật liệu thu đợc trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài 1.2.2 Đánh giá nguyên vật liệu a. Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho Tuỳ thuộc vào từng nguồn nhập mà giá thực tế nguyên vật liệu đợc xác định khác nhau: - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Là giá ghi trên hoá đơn(bao gồm cả các khoản thuế nhập khẩu, thuế khác nếu có) cộng(+) với các chi phí thực tế mua(bao gồm cả chi phí vận chuyển bốc dỡ, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho bãi, tiền phạt, tiền bồi thờng chi phí nhân viên .). - Đối với nguyên vật liệu doanh nghiệp tự gia công chế biến: Giá thực tế xuất kho gia công chế biến và các khoản chi phí gia công chế biến. - Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế là giá xuất thuê chế biến cộng (+) các chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ đó về doanh nghiệp cùng với tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến. - Trờng hợp khác: Doanh nghiệp hoặc đơn vị khác góp vốn bằng nguyên vật liệu thì giá thực tế nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá do Hội đồng liên doanh quy định. Phế liệu đợc đánh giá theo giá ớc tính (giá thực tế có thể sử dụng đợc hoặc có thể bán đợc). b. Giá thực tế xuất kho Khi xuất dùng nguyên vật liệu kế toán phải tính toán chính xác giá thực tế của nguyên vật liệu, xong việc tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho có thể tính theo một trong các phơng pháp sau: - Tính theo đơn giá bình quân đầu kỳ Theo phơng pháp này, giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho đợc tính trên cơ sở số lợng nguyên vật liệu tồn đầu kỳ: Giá thực tế NVL = Số lợng NVL x Đơn giá bình quân xuất kho xuất kho đầy kỳ Đơn giá bình quân đầu kỳ = Giá thực tế NVL tồn đầu Số lợng NVL tồn đầu kỳ - Tính theo đơn gia bình quân cả kỳ dự trữ (giá bình quân gia quyền) Về cơ bản cách tính của phơng pháp này giống phơng pháp trên nhng đơn giá nguyên vật liệu đợc tính bình quân cho tất cả số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ: Đơn giá bình quân đầu kỳ = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lợng NVL tồn đầu kỳ + Số lợng NVL nhập trong kỳ Giá thực tế NVL = Số lợng NVL x Đơn giá xuất kho xuất kho bình quân - Tính theo giá thực tế đích danh: Phơng pháp này đợc áp dụng đối với nguyên vật liệu có giá trị cao, các loại vật t đặc chủng. Giá thực tế vật liệu xuất kho đợc căn c vào đơn giá thực tế theo từng lô, từng lần nhập và số lợng xuất kho theo từng lần. - Tính theo giá nhập trớc ngày xuất trớc (FIFO) Theo phơng pháp này ta phải xác định đợc đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập sau đó căn cứ vào số lợng xuất tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá nhập trớc đối với lợng xuất kho lần trớc số còn lại (tổng số xuất kho lần nhập trớc) đợc tính cho đơn giá lần sau. Nh vậy giá thực tế của nguyên vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lần nhập kho sau cùng. - Tính theo giá nhập sau xuất trớc (LIFO) Theo phơng pháp này ta cũng phải xác định đơn giá thực tế của từng lần nhập. Nhng khi xuất sẽ căn cứ vào số lợng xuất và đơn giá thực tế nhập cuối sau đó mới lần lợt đến các lần trớc để tính giá thực tế xuất kho. Nh vậy giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ lại là giá thực tế của vật liệu tính theo đơn giá cuả các lần nhập đầu kỳ. - Phơng pháp hệ số giá Trong trờng hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán (loại giá ổn định đợc sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp) để theo dõi chi tiết tình hình nhập - xuất hàng ngày, cuối tháng cần phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế giá vật liệu dùng dựa vào hệ số giá thực tế với giá hạch toán vật liệu Hệ số giá NVL = Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ Giá hạch toán NVL tồn đầu kỳ + Giá hạch toán NVL nhập trong kỳ Giá thực tế NVL = Giá hạch toán NVL x Hệ số giá xuất kho xuất kho Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà hệ số giá nguyên vật liệu có thể tính riêng cho từng loại, thứ, nhóm hoặc cả các loại vật liệu. Các phơng pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho nêu trên đều có những u nhợc điểm khác nhau phù hợp với điều kiện quản lý của doanh nghiệp nhng đều phải đảm bảo tính nhất quán. 1.3 Tổ chức kế toán nguyên vật liệu 1.3.1. Chứng từ sử dụng Để đáp ứng yêu cầu quản trị của doanh nghiệp kế toán chi tiết nguyên vật liệu phải đợc tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ Theo chế độ kế toán quy định ban hành theo quyết định: QĐ 1411/TC/QĐ/CĐkế toán ngày 01/11/1995 của Bộ trởng Bộ Tài chính các chứng từ kế toán về vật liệu công cụ dụng cụ bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẫu số 01 VT) - Phiếu xuất kho (Mẫu số 02 VT) - Phiếu nhập kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03 VT) - Biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm hàng hoá (Mẫu số 08 VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (Mẫu số 02 BH) - Hoá đơn cớc vận chuyển (Mẫu số 03 BH). Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của Nhà nớc trong các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán h- ớng dẫn nh: Phiếu xuất kho theo hạn mức (Mẫu số 04 VT). Biên bản kiểm nghiệm vật t (Mẫu số 05 VT). Phiếu báo cáo vật t còn lại cuối kỳ (Mẫu số 07 VT) 1.3.2 Phơng pháp kế toán nguyên vật liệu Việc ghi chép của thủ kho và kế toán cũng nh việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa hạch toán nghiệp vụ ở kho và phòng kế toán đợc tiến hành theo các phơng pháp sau: a. Phơng pháp ghi thẻ song song Tại kho: Thủ kho theo dõi ghi chép số lợng vật liệu trên thẻ kho Tại phòng kế toán: Kế toán ghi chép cả số lợng và giá trị từng thứ vật liệu trên sổ chi tiết Trình tự hạch toán: Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phơng pháp ghi thẻ song song Ghi chú Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra - u điểm: Ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu - Nhợc điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lợng. b. Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển Tại kho: Việc ghi chép ở kho cũng đợc thực hiện trên thẻ kho giống phơng pháp thẻ song song Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp nhập - xuất- tồn Sổ kế toán tổng hợp [...]... phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán cũng chỉ tiến hành vào cuối tháng mà hạn chế tác dụng kiểm tra c Phơng pháp sổ số d: Tại kho: Thủ kho chỉ theo dõi về mặt số lợng của vật liệu Tại phòng kế toán: Kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị vật liệu Trình tự hạch toán: Theo sơ đồ sau phơng pháp sổ số d Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bẳng kê nhập Sổ số dư... Bảng luỹ kế nhập Bẳng kê xuất Bẳng luỹ kế xuất Bẳng kê nhậpưxuấtưtồn Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu - u điểm: Tránh đợc số lợng ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán giảm bớt khối lợng ghi chép, công việc đợc tiến hành đều trong tháng - Nhợc điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị, nên muốn biết tình hình vật liệu về mặt hiện vật thì phải xem thẻ kho 1.4 Kế toán. .. toán tổng hợp nguyên vật liệu Theo chế độ hiện hành trong các doanh nghiệp nói chung kế toán nguyên vật liệu đợc tiến hành theo một trong hai phơng pháp sau: - Phơng pháp kê khai thờng xuyên - Phơng pháp kiểm kê định kỳ 1.4.1 Kế toán tổng hợp theo phơng pháp kê khai thờng xuyên Là phơng pháp ghi chép phản ánh liên tục tình hình nhập xuất tồn kho các loại vật liệu trên các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp,... ánh số hiện có, tình hình tăng giảm, tồn kho của các loại nguyên vật liệu theo giá thực tế Kết cấu TK 152 Bên nợ: - Trị giá thực tế của nguyên liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, nhận góp vốn liên doanh - Trị giá của nguyên liệu, vật liệu thừa phát hiện khi kiểm kê Bên có: - Trị giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho dùng cho sản xuất kinh doanh, để bán hoặc góp vốn liên doanh - Trị giá nguyên liệu, ... thực tế nguyên liệu, vật liệu xuất trong kỳ - Trị giá của nguyên liệu, vật liệu, hàng hoá trả lại cho ngời bán hoặc đợc giảm giá - TK 611 không có số d - TK 611 có 2 TK cấp 2: TK 611.1: Mua nguyên vật liệu TK 611.2: Mua hàng hoá +Tài khoản 151 Hàng hoá mua đang đi trên đờng TK 151 dùng để phản ánh số kết chuyển đầu kỳ và cuối kỳ của từng loại hàng đang đi trên đờng Kết cấu TK 151 Bên nợ: - Kết chuyển... hàng hoá xuất trong kỳ theo công thức: Trị giá vật liệu = Trị giá vật liệu + Trị giá vật liệu - Trị giá vật liệu Xuất kho Thực nhập tồn đầu kỳ tồn cuối kỳ Theo phơng pháp này độ chính xác giá trị vật t, hàng hoá xuất dùng, xuất bán bị ảnh hởng chất lợng công tác quản lý tại kho, bến bãi Và đợc áp dụng ở doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật t mẫu mã khác nhau, giá trị thấp, vật t hàng hoá xuất dùng, xuất... đờng cuối kỳ Bên có: - Kết chuyển giá trị hàng mua đang đi trên đờng đầu kỳ D nợ: - Giá trị thực tế các loại nguyên liệu, vật liệu đang đi đờng cuối kỳ Phơng pháp kế toán: Phơng pháp kiểm kê định kỳ 1.5 Hệ thống sổ kế toán 1.5.1 Sổ kế toán chi tiết: Đợc sử dụng để ghi các hoạt động tài chính một cách chi tiết nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý chi tiết cụ thể của đơn vị 1.5.2 Sổ kế toán tổng hợp: Đợc sử dụng... còn sử dụng một số tài khoản liên quan: 111,112, 141, 133, 621, Phơng pháp kế toán: Phơng pháp kê khai thờng xuyên (Sơ đồ 1) 1.4.2 Phơng pháp tổng hợp nguyên vật liệu theo phơng pháp kiểm kê định kỳ Phơng pháp kiểm kê định kỳ là phơng pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ của vật t, hàng hoá trên sổ kế toán tổng hợp từ đó tính ra giá trị vật t, hàng... phòng kế toán: Kế toán ghi chép vào sổ luân đối chiếu luân chuyển cả về số lợng và giá trị Trình tự hạch toán: Sơ đồ sau hạch toán phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Chứng từ nhập Bảng kê nhập Chứng từ xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Sổ kế toán tổng kợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra - u điểm: Khối lợng ghi chép của kế toán đợc giảm bớt do chỉ ghi một làn... Trị giá nguyên liệu, vật liệu trả cho ngời bán hoặc đợc giảm giá - Trị giá nguyên liệu, vật liệu thiếu hụt khi kiểm kê D nợ: - Trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu tồn kho Theo quyết định số 1864 thì trong các doanh nghiệp xây lắp có các tài khoản cấp 2 sau: TK 152.1; TK152.3; TK152.4; TK 152.6; TK 152.8 + TK 331- Phải trả cho ngời bán TK 331 dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải . Một số vấn đề chung về công tác kế toán nguyên vật liệu 1.1 Đặc điểm và nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu 1.1.1 Khái niệm Nguyên vật liệu là những. nhập nguyên vật liệu - Nguyên vật liệu mua ngoài: Là những vật liệu doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp bên ngoài. - Nguyên vật liệu bên ngoài thuê gia công