TRIỂN KHAI CHƯƠNG TRÌNH 5S TẠI PHỊNG KẾ TỐN CỦA CƠNG TY TNHH HỒ BÌNH ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TRONG NHỮNG NĂM TỚI Qua nhiều năm hoạt động thương trường, Cơng ty TNHH Hồ Bình dần khẳng định vị trí Tuy công ty hoạt động với nhiều lĩnh vực kinh doanh mặt đạt thành công Tuy nhiên để tồn phát triển cần phải có nhanh nhạy , linh hoạt đặc bịêt phải đặt chất lượng lên hang đầu Kế hoạch ngắn hạn + Kiểm tra rà soát lại hoạt động kinh doanh năm, tập trung lực lượng sản xuất cường độ cao để hoà thành kế hoạch năm phấn đấu tiêu đạt năm 2008 sau : * Tổng sản lượng : Bia triệu lít/năm Malt : 50,000 tấn/ năm * Doanh thu : 380 tỷ đồng Trong Malt: 220 tỷ đồng Bia : 130 tỷ đồng Khác: 30 tỷ đồng * Các khoản phải nộp ngân sách: 7.5 tỷ đồng * Lợi nhuận :25.5 Tỷ đồng + Thu nhập bình quân đầu người/ tháng : 2.4 triệu đồng/ tháng Tiếp tục nhập dây truyền công nghệ sản xuất Malt với Công suất 50,000 tấn/năm để đáp ứng nhu cầu Malt nước + Tuyển chọn thêm lao động để mở rộng sản xuất đạt mục tiêu công ty + Tiếp tục hồ thiện cơng việc xây dựng nhà máy malt thứ hai Bà Rịa – Vũng Tàu khởi công từ năm 2007 phấn đấu đến tháng 2/2009 nhà máy thức vào hoạt động Phương hướng hoạt động - Triển khai tổ chực thực tốt nhiệm vụ sản xuất kinh doanh năm, tập trung lực lượng sản xuất cường độ cao để hoàn thành xuất sắc kế hoạch năm - Rà soát hợp đồng ký, thời gian trả hàng cho hợp đồng để có kế hoạch cụ thể thực Bố trí sử dụng lực lượng hợp lý để đảm bảo suất tiến độ đề Phấn đấu trả hàng thời gian thiếu tồn hàng… - Tăng cường kinh nghiệm công tác quản lý điều hành, đổi phương pháp tác phong công tác cán quản lý cấp để đáp ứng yêu cầu đặt Đề cao trách nhiệm cán thực chức trách, nhiệm vụ giao - Tiếp tục trì có chất lượng, đổi cải tiến sản xuất, phát huy dân chủ đơn vị để tìm biện pháp thiết thực tiếp tục nâng cao suất Coi trọng tính độc lập sáng tạo tổ sản xuất, phấn đấu suất phải gắn liền với kiểm soát quản lý chất lượng sản phẩm tổ sản xuât - Tăng cường hoạt động Marketing để mở rộng thị trường, tiếp tục tìm liếm them nguồn hang cho tháng tìm kiếm thị trường tiềm Khai thác tốt nguồn hàng hàng nội địa - Tăng cường việc quản lý tài chính, tài sản - Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí thất Nghien cứu để áp dụng khốn quản lý chi phí cách hợp lý chặt chẽ - Duy trì hệ thống quản lý chất lượgn ISO 9000:2001 vào hoạt động nề nếp, đề cao trách nhiệm huy quan dơn vị thực trì hệ thống Kiên đấu tranh chống hoạt động buông lỏng, coi nhẹ dẫn đến hiệu làm việc không cao Ban ISO có trách nhiệm đánh giá chất lượng thường xuyên có biện pháp cải tiến nâng cao chất lượng sản phẩm chất lượng công tác tổ chức quản lý đề giảm thiêu chi phí khắc phục phịng ngừa điểm khơng phù hợp Định hướng dài hạn - Tiếp tục mở rộng thị trường nước ngồi nước, trì mối quan hệ làm ăn với khách hang khách hàng quen thuộc cơng ty - Tiếp tục tìm kiếm đối tác đầu tư mở rộng thêm quy mô sản xuất, thực đa dạng hoá ngành nghề kinh doanh phù hợp với xu hội nhập kinh doanh quốc tế - Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng toàn diện từ xuống Công ty ngày khẳng định thương trường, thương hiệu ngày khẳng định Chính cần phải có chiến lược phát tiển cho phù hợp Duy trì tài lành mạnh tăng thu nhập nâng cao đời sống cán công nhân viên công ty GIỚI THIỆU VỀ 5S 2.1 Giới thiệu chung 5S Phương pháp 5S bắt nguồn từ Nhật Bản Đây phương pháp đơn giản có tác dụng để cải tiến mơi trường làm việc, nâng cao hiệu làm việc , suất an tồn Phương pháp áp dụng cho loại hoạt động từ sản xuất tới dịch vụ, văn phòng Ở Nhật Bản, người có ý thức trách nhiệm , tự nguyện, tính tự giác nơi làm việc thực cơng việc đó.Người Nhật ln tìm cách cho người ln gắn bó với cơng việc Chính nhà quản lý Nhật nhận tầm quan trọng vấn đề đẩy lên thành phong trào cải tiế chất lượng rộng rãi Sau đúc kết kinh nghiệm thực tiễn thành lý luận khoa học cho đời chương trình suất chất lượng 5S 5S cơng cụ quản lý, trước vốn biết đến cách thức hỗ trợ quản lý sản xuất cho doanh nghiệp áp dụng phổ biến nhà máy công ty chuyên sản xuất Nhật Bản Nhưng đây, nhờ vào tính hiệu cao tác động q trình tồn cầu hoá, mà 5S dần thừa nhận rộng rãi giới công nghệ quản lý có khả ứng dụng rộng khắp, khơng doanh nghiệp có quy mơ ngành nghề sản xuất, kinh doanh khác nhau, mà lĩnh vực kinh tế,xãhội Thực hành 5S chương trình tham gia tất người tổ chức/doanh nghiệp Đây phương pháp hiệu để huy động người, để cải thiện môi trường làm việc nâng cao suất Nguyên tắc 5S đơn giản, khơng địi hỏi phải dùng thuật ngữ hay phương pháp phức tạp trình thực Thành công thực hành giúp doanh nghiệp đạt suất cao thông qua: xây dựng moi trường sẽ, ngăn nắp Mọi người hay ngồi doanh nghiệp thấy rõ kết Chỗ làm việc trở nên thuận lợi an tồn Xây dựng hình ảnh từ đem lại hội kinh doanh cho doanh nghiệp.Nó thay đổi cải tiến nơi làm việc mặt vật lý mà cịn hình thành thái độ hành vi cho nhân viên làm cho tất người thấm nhuần ý thức kỷ luật Có thể nói 5S có tính hỗ trợ cao điều kiện tiên chương trình cải tiến chất lượng tồn doanh nghiệp như: quản lý chất lượng toàn diện (TQM), cải tiến liên tục (kaizen), tái cấu trúc quy trình kinh doanh ( BPR) 5S coi hướng tiếp cận có hệ thống phương thức Lean Production ( phương thức sản xuất tiết kiệm tối ưu) - hệ thống quản lý tổ chức vận hành sản xuất, yêu cầu giảm thiểu nhân lực, không gian, vốn thời gian để tạo sản phẩm lỗi Nó tạo mơi trường làm việc có kỷ luật, có trật tự Khi thực chương trình làm giảm thiểu ách tắc vận hành công việc, vấn đề phát sinh phát sớm giải kịp thời Ngày nay, 5S chương trình nâng cao suất phổ biến hầu hết công ty Nhật Bản áp dụng nhiều nước giới Singapore, Thái Lan, Hàn Quốc, Trung Quốc, Ấn Độ, Hungary, Ba Lan, Uragoay, Brazil 5S chữ đầu từ tiếng Nhật “seiri”, “seiton”, “seiso”, “ seiketsu”, “shitsuke”, dịch : Sàng lọc, xếp, sẽ, săn sóc, sẵn sang Bao gồm hoạt động sau: SERI (Sàng lọc): Là sàng lọc không cần thiết nơi làm việc loại bỏ chúng Bằng cách quan sát nơi làm việc phát khong cần thiết cho cơng việc loại bỏ chúng Nếu không định thứ cịn cần hay khơng cần cho cơng việc phải đành dấu để riêng chỗ.Sau thời gian kiểm tra lại không dùng nghĩa không cần giữ,hoặc xin biện pháp xử lý không tự định SEITON (Sắp xếp): Là xếp thứ ngăn nắp trật tự chỗ để tiện lợi sử dụng Phải chắn thứ không cần thiết loại khỏi nơi làm việc Suy nghĩ cách xếp theo quy trình hay vị trí làm việc phải đảm bảo tính thẩm mĩ độ an tồn Có thể trao đổi với đơng nghiệơ cách xếp bố trí thuận tiện cho tất người cần sử dụng để đồng nghiệp biết để đâu để họ sử dụng mà không cần hỏi SEISO (Sạch sẽ): Là vệ sinh chỗ nơi làm việc để khơng cịn rác nhà, máy móc thiết bị Đây công việc cần làm thường xuyên đợi đến lúc bẩn làm Với tiêu chí ”muốn làm việc mơi trường an tồn tốt tự tạo nó” SEIKETSU (Săn sóc): Là ln săn sóc, giữ gìn sinh nơi làm việc cách liên tục thực Seri, Seiton Seiso Giữ vệ sinh nơi làm việc cường độ cao BẰng cách thiết lập lịch làm việc vệ sinh chi tiết cụ thể SHITSUKE (Sẵn sàng): Là tạo cho người thói quen tự giác làm việc tốt ln tuân thủ nghiêm ngặt qui định nơi làm việc Và thực 5S thói quen cách thường xuyên thực hành người cảm thấy thiếu 5S Sơ đồ 6: Mơ hình cấu trúc tiêu chí đánh giá thực hành tốt 5S Vai trò lãnh đạo SEIRI – Sàng lọc SEITON -Sắp xếp SEISO - Sạch SEIKETSU - Săn sóc 6.SHITSUK E - Sẵn sàng Kết thực hành 5S 2.2 Sự cần thiết phải áp dụng chương trình 5S Trong xã hội cạnh tranh gay gắt hội nhập mạnh mẽ ngày nay, hình ảnh doanh nghiệp ngoi nhà luôn phải cải tiến dể đáp ứng đòi hỏi xu phát triển 5S ví móng vững nhà 5S phương pháp cải tiến đơn giản lại có hiệu thực tế Từ văn phịng, nhà kho cho đén cơng trường xây dựng hay nhà xưởng công nghiệp nông nghiêp Nơi có hoạt động nơi cần cải tiến, cần xếp, cần phân loại, cần Không có hoạt động 5S khơng thể bàn đến việc quản lý cải tiến 5S ngăn chặn xuống cấp nhà xưởng, tạo thơng thống cho nơi làm việc, đỡ thời gian cho việc tìm kiếm vật tư, hồ sơ tránh nhầm lẫ Điều giúp cho người làm việc cảm thấy thoải mái thúc đảy tạo nên suất cao tránh sai sót Các thiết bị sản xuất làm việc môi trường phù hợp với tiêu chuẩn chất lượng an toàn Đây phương pháp quản lý nhà xưởng nhằm mục đích cải tiến mơi trường làm việc , chương trình hoạt đơng thường trực doanh nghiệp đơn vị hành 5S xuất phát từ nhu cầu: - Đảm bảo sức khoẻ người công ty/ tổ chức - Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trình làm việc - Tạo tinh thần bầu khơng khí làm việc than thiện cởi mở - Nâng cao chất lượng sống - Nâng cao suất Thực tế cho thấy đặc điểm dân Việt Nam cảu nước phát triển nói chung coi bệnh, là: giữ lại tất thứ cần thiết không cần thiết Kết tất thứ lung tung có kho thứ khơng cần sử dụng khơng sử dụng Chính cần tìm vật phải lục tung tất thứ, cần khơng mà tìm có khơng biết tìm Nhiều khơng nhớ có vật nên phải mua Như vừa tốn chi phí bảo quản lại vừa khơng có tác dụng Vì nói việc xếp bố trí hợp lý cơng việc quan trọng, có tổ chức tốt sản xuất sản phẩm tốt ổn định Nơi làm việc trở nên ngăn nắp hơn, tăng cường phát huy sang kiến cải tiến, người làm việc có kỷ luật Các điều kiện hỗ trợ sẵn sang cho công việc Chỗ làm việc trở nên thuận tiện an toàn Cán công nhân viên tự hào vệ nơi làm việc ngăn nắp, đem lại nhiều hội sản xuất kinh doanh có hiệu Như thấy mục đích hoạt động 5S khơng chi đơn việc nâng cao điều kiện môi trường làm việc tổ chức , mà quan trọng làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc tăng cường khả sang tạo cá nhân tổ chức Đồng thời 5S góp phần làm gia tăng chất lượng sống cho nhân viên nhân viên sử dụng thời gian nơi làm việc nhiều nhà Nó giúp phát triển niềm hãnh diện tinh thần đồng đội làm cho nơi làm việc trở nên dễ dàng quản lý giám sát khơng cịn vật thừa, lộn xộn gây cản trở hoạt động làm việc Việc áp dụng 5S trở nên hữu ích biết cách vận dụng khéo léo mơ hình vào việc quản lý thân gia đình làm cho thứ hoạt động cách khoa học Điều làm cho hiệu công việc tăng lên mà sống ngày thành đạt hạnh phúc nhiều 5S chương trình nâng cao suất phổ biến Nhật Bản trở nên phổ biến nhiều nước khác lợi ích sau: Nâng cao suất (P – Productivity) Nâng cao chất lượng (Q – Quality) Giảm chi phí (C – Cost) Giao hàng hạn (D – Delivery) Đảm bảo an toàn (S – Safety) Nâng cao tinh thần (M – Morale) Chính mà có nhiều đơn vị tham gia thực 5S - 5S áp dụng với loại hình tổ chức quy mơ doanh nghiệp - 5S áp dụng doanh nghiệp lĩnh vực nào: sản xuất, thương mại hay dịch vụ - Triết lý 5S đơn giản, khơng địi hỏi phải biết thuật ngữ khó - Bản chất người thích sẽ, thoải mái ngăn nắp nơi làm việc Trong cơng ty thường gặp phải vấn đề như:  Có nhiều thứ không cần thiết chúng không xếp gọn gang  Di chuyển đồ vật nhiều thời gian ảnh hưởng đến hoạt động khác, chí khơng có dấu hiệu rõ rang nhận biết khu vực làm việc  Lãng phí thời gian công sức phần lớn công việc  tồn nhiều sai sót cơng việc  Nhiều công việc phải làm lại, giao hang chậm chễ phải làm nhiều  tồn kho nguyên liệu, bán thành phẩm nhiều nhiều thời gian xếp dỡ  Thiết bị văn phòng, trang thiết bị sản xuất bẩn, diện tích bỏ khơng, tỷ lệ máy móc khơng hoạt động cao  Sàn nhà, tường, cửa sổ, thiết bị chiếu sang bẩn, bám bụi ảnh hưởng tới sức khoẻ người lao động  Nơi làm việc khơng an tồn dẫn tới nhiều tai nạn, cố sảy  nơi công cộng ( phịng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh,…) khơng  tinh thần làm việc công nhân  Người lao đông không tự hào công ty cơng việc 2.3 Các bước áp dụng 5S Bước 1: Cam kết lãnh đạo Bước 2: Xây dựng nhóm đạo đào tạo nhận thức Bước 3: Lên kế hoạch thực phong trào 5S Bước 4: Đào tạo chuyên môn, phổ biến kiến thức thực phong trào 5S với phận Bước 5: Thực phong trào 5S Thực tổng vệ sinh tổ chức Bắt đầu công việc 5S cá nhân Bước 6: Đánh giá tổng kết phong trào 5S đưa ý kiến cải tiến Bước 7: Duy trì phong trào 5S( phong trào 5S trì mức độ cao yêu cầu cao hơn) CHƯƠNG TRÌNH TRIỂN KHAI ÁP DỤNG 5S TRONG PHỊNG KẾ TỐN 3.1 Chuẩn bị Để áp dụng 5S cần phả có cam kết lãnh đạo Người cần phải hiểu triết lý lợi ích việc áp dụng 5S Ban lãnh đạo Ban lãnh đạo cần xem xét kỹ tình hình, tìm hiểu rõ khó khăn thuận lợi áp dụng để đưa định kịp thời đắn Đồng thời cần có học hỏi tiếp thu kinh nghiệm doanh nghiệp trước để áp dụng hoạt động kinh doanh công ty, đặc bịêt công ty có lĩnh vực hoạt động Ban lãnh đạo cán chủ chốt tổ chức tham quan mơ hình thực hành tốt 5S Cho nên thực phịng kế tốn lãnh đạo cao Kế tốn trưởng Kế toán trưởng cần phát động phong trào 5S đưa kế hoạch thực phong trào dựa vào việc tìm hiểu kỹ thực trạng phịng Việc xem xét kỹ thực trạng có tác dụng làm cho việc áp dụng thuận lợi, tận dụng tối đa không gian nơi làm việc cách hợp lý Cần phải thành lập nhóm cơng tác 5S để xây dụng sách mục tiêu 5S Cần thiết bổ nhiệm cán phụ trách chương trình 5S vị trí đào tạo cho cán tham gia điều phối chương trình 5S Cơng việc chuẩn bị tốt cần có kế hoạch thực cụ thể Trong kế hoạch phải phân công rõ rang công việc cho người văn phịng Việc nhạy cảm ảnh hưởng đến tâm lý người nhận cơng việc Có cơng việc lau dọn đồ đạc phòng, xếp tài liệu tủ đựng tài liệu công việc thường xuyên phải làm mà lại không thuộc trách nhiệm cá nhân Cho nên phải phân công theo ngày cho người theo trình tự quay vịng, người lần đến hết lượt quay lại từ đầu Trong ngày bắt đầu thực 5S quan trọng Nó khởi đầu để chương trình 5S hoạt động hiệu quả, người trực tiếp thấy hiệu Từ có ý thức việc làm mơi trường làm việc 3.2 Lãnh đạo cơng bố thức chương trình 5S Điều kiện tiên cho thành công thực chương trình 5S cam kết ủng hộ nhiệt tình ban lãnh đạo Ban lãnh đạo họp định thức việc triển khai áp dụng 5S phịng Kế tốn – tài Thơng báo đưa tới phịng kế tốn nói riêng tồn cơng ty nói chung văn Để cho hoạt động triển khai không bị chồng chéo trách nhiệm quyền hạn người phịng cần phải có phân cơng rõ ràng để tránh khó khăn q trình triển khai phong trào Thơng qua lãnh đạo hành động, lãnh đạo cao tạo môi trường để huy động người tham gia để hệ thống chất lượng hoạt động có hiệu lực Lãnh đạo cần trực tiếp phát động phong trào để người thấy tầm quan trọng hoạt động để người biết chương trình có lợi cho thân họ cho hoạt động phòng Đây khởi đầu cho hoạt động tồn cơng ty thời gian tới Cần phải làm cho người hiểu ý nghĩa thiết thực việc thực phong trào cách thể nhiệt tình, quan tâm ban lãnh đạo cho người hiểu ép buộc họ phải thực theo dẫn cách khn mẫu mà khơng hiểu Cho người thấy chương trình có thành cơng phải lỗ lực tất người phòng Chính cần phải phát huy tính tự giác, sang tạo người phòng nhằm cải tiến cho công việc ngaỳ tốt hiệu hơn.Từ người tự ý thức vai trị mình, người thấy phần thiếu để làm cho phong trào hoạt động đạt hiệu cao Thành lập phận phụ trách phong trào Bao gồm: Trưởng phụ trách: Kế tốn trưởng Phó phụ trách kiêm phụ trách ảnh: Thủ quỹ Thư ký: Kế toán tổng hợp Một yếu tố để thực hành 5S tham gia ban lãnh đạo người gương mẫu đầu, vi phạm bị xử lý cơng thành viên khác VÌ người ban phụ trách phải có trách nhiệm với cơng việc Đối với trưởng ban người nghiêm minh, đầu hoạt động thực 5S Phó ban người giúp việc cho Trưởng ban việc thực thi giám sát hoạt động triển khai Đồng thời nhận nhiệm vụ phụ trách ảnh Việc phụ trách ảnh có vai trị lớn ảnh minh chứng rõ người nhận lỗi Người phụ trách ảnh phải thường xuyên quan sát, phát nơi có vấn đề, sai sót chụp lại làm chứng lưu hồ sơ triển khai 5S Sau thời gian, xem lại hồ sơ thấy khác biệt trước sau cải tiến Có thể gián ảnh 5S lên bảng tin để tất người biết hỗ trợ cải tiến làm cho 5S hoạt động có hiệu Thư ký có trách nhiệm tổng kết tình hình thực 5S phịng tổng hợp ý kiến nhận xét, đóng góp cách trung thực, khách quan Tất người Ban 5S cần nắm rõ vai trò trách nhiệm mình, hiểu rõ nguyên tắc 5S để truyền đạt cho cán nhân viên đơn vị biết Đào tạo chung 5S cho toàn cán bộ, nhân viên Trong trình triển khai áp dụng 5S cần phải làm cho cán nhân viên phịng nắm vững ý nghĩa, mục đích việc thực 5S Đồng thời phải làm cho họ hiểu trách nhiệm Cung cấp cho họ phương pháp thực khởi nguồn chương trình Khi nhận thức có phương tiện người tự giác tham gia chủ động hoạt động 5S Chính cơng việc đào tạo quan trọng Kế hoạch đào tạo: Bảng: Kế hoạch đào tạo triển khai chương trình 5S ST T Tập thể Nhóm đánh giá Chương trình đào tạo Ngắn hạn Ngắn hạn Ngắn hạn Hình thức học Thuê chuyên gia Đi học trung tâm Đi học trung Địa điểm học tâm Phòng họp Tổng cục Đo lường Tổng công ty Cán phụ trách Thời gian Số người chất lượng ngày tuần (4 buổi) Phòng kế toán người cục đo lường chất lượng tuần( buổi) người trưởng Chi phí phịng ban khác triệu 1.9 triệu 1.5 triệu 3.3 Phát lệnh tổng vệ sinh phịng kế tốn Lập sơ đồ mặt tồn văn phịng kể phần bao quanh bên ngoài, quy định khu vực phân cơng Tốt nên chia thành nhóm để tiện cho việc theo dõi quản lý Mỗi người phụ trách nơi làm việc kiểm tra chéo lẫn Để cho cơng việc có hiệu phịng kế tốn nên dành buổi ngày để thực tổng vệ sinh Ban 5S đế xuất mua dụng cụ cần thiết để thực 5S máy ảnh, bảng tin, tủ đồ, giá, chổi lau,… để phát cho nhóm Ban 5S cần hướng dẫn cặn kẽ, khuyến khích tất người phòng hăng hái thi đua, đề hiệu thực hành 5S Cần phổ biến cho người tính tự giác ý thức giữ cho môi trường làm việc gọn gang hoạt động cuj thể ngày nhue lau chùi kỹ, cẩn thận đặc biệt phải đảm bảo người tham gia Luôn giữ đầu triết lý “ Nếu bạn làm cho ngơi nhà gọn gang bạn lại khơng thể làm cho nơi làm việc gọn gang nhà?” Khi thực tổng vệ sinh tồn phịng kế tốn cần phải có chuẩn bị trước để người chuẩn bị tốt cho ngày tổng vệ sinh Ngày phải tổ chức rầm rộ, khí thế, sôi nổi, tạo phấn khởi thi đua cho người Yêu cầu tất cán công nhân viên kể lãnh đạo cấp cao phải tham gia Cố gắng cho người tham gia với tinh thần tự giác, trách nhiệm kỷ luật cao Người phụ trách ảnh cần ghi lại hình ảnh người làm việc ngày để kịp thời rút kinh nghiệm biẻu dương cá nhân, nhóm hoạt động tích cực để người cố gắng 3.4 Thực SEIRI, SEITON, SEISO ngày Trong phịng kế tốn người cao trưởng phịng Vì trưởng phịng phải nhân viên phòng phát động phong trào để người thực sang lọc, xếp, hang ngày Bởi phong trào cần tính tự giác người q trình làm việc, ngồi việc giữ gìn mơi trường làm việc chung phịng nên xếp môi trường làm việc chỗ đảm bảo tính thoải mái thuận tiện, tính khoa học cơng việc Đối với vị trí làm việc có đặc điểm riêng nên cơng việc người khác - Đối với Kế tốn trưởng: Kế tốn trưởng người có quỳen cao phịng kế tốn, chịu trách nhiệm tổng hợp thông qua hoạt động, đạo hướng dẫn, kiểm tra cơng việc kế tốn viên phịng Là người phụ trách chung cơng tác kế tốn phịng Mọi cơng văn, giấy tờ phải kế tốn trưởng thơng qua ký nhận cơng ty, Kế tốn trưởng người có trách nhiệm báo cáo với lãnh đạo tình hình tài công ty Cho nên để thực 5S cần phải làm cơng việc sau: Kế tốn trưởng lên kế hoạch công việc ngày để giao nhiệm vụ cho kế toán viên đồng thời tiện cho việc theo dõi Trước tiến hành công việc nên đề chi tiết công việc cần làm: - Vì kế tốn trưởng ln có phịng làm việc riêng, có nhiều hồ sơ tài liệu quan trọng nên cần phải xem xét phân loại cẩn thận Trong phịng có tủ đựng cặp tài liệu : chứng từ kế toán, sổ tổng hợp kế toán, hợp đồng hay phải sử dụng để theo dõi nên để gọn nơi dễ tìm thấy Các tài liệu, sách đọc tham khảo, định, bổ nhiệm, cơng văn giấy tờ có lien quan…nên để file riêng loại Các file phải gián sẵn nhãn để gọn chỗ người ta sử dụng đến - Sau xếp tài liệu tủ cần lau dọn tủ để tránh bụi bẩn mối mọt làm hỏng tài liệu Đây cơng việc nên làm thường xun Trong phịng ln cần có thùng đựng rác để đựng thứ khơng cịn cần sử dụng giấy tờ bỏ đi… Trong phịng kế tốn trưởng ln có bàn làm việc riêng, nơi sử dụng nhiều Để cho cơng việc có hiệu ln phải gọn gang thứ bàn phải để nơi quy định công văn, sổ sách, giấy tờ làm việc hang ngày để góc bàn Bóng điện sừ dụng làm việc, hộp điện thoại phải bố trí phù hợp mà tiện cần sử dụng điện thoại vật sử dụng thường xuyên để liên lạc Trên bàn để lịch làm việc cụ thể ngày cho kế toán trưởng tiện theo dõi - Thường thường vào cuối tháng Kế toán trưởng phải báo cáo lên ban lãnh đạo xem xét ký duyệt vấn đề liên quan đến kế tốn tài công ty Cho nên tốt cần lưu lại để tiện theo dõi cần thiết Đối với kế toán viên Kế toán viên thường làm phòng làm việc chung Ở mội người sử dụng bàn riêng để làm nơi làm việc Chính cần phải giữ gìn vệ sinh chung Mỗi người tự có ý thức phịng ln trở nên gọn gang Với cách bố trì phịng kế tốn nói cịn phịng bước vào phịng kế tốn Mọi người bước vào phịng kế toán phải tiếp xúc với phận đến để tốn, tạm ứng, tiền lương,… nghiệp vụ kế toán phát sinh Kế toán phải thường xuyên theo dõi khoản cơng nợ, tốn, chứng từ kế tốn Vì vậy cơng văn giấy tờ phải xử lý nhiều đặc biệt cuối tháng phải làm toán báo cáo thuế Hầu hết hoạt động kế toán sử dụng phần mềm kế tốn máy tính Hằng ngày kế toán phải nhập liệu chứng từ phần mền tuỳ vào nghiệp vụ chuyên môn riêng người kế toán Tài sản cố định, kế toán thuế, kế toán tiêu thụ… Để triển khai áp dụng 5S kế tốn viên phải làm cơng việc sau: Với khơng gian chung phịng cần bố trí gọn thuận tiện để người cảm thấy thoải mái Vị trí làm việc người không ảnh hưởng đến người khác Mọi người làm việc độc lập Ở bàn dều có thùng đựng rác Điều làm cho người tự ý thức trách nhiệm việc giữ gìn vệ sinh phòng Tủ dựng tài liệu nơi người sử dụng chung Có tài liệu hay cần sử dụng có tài liệu dùng đến Vì nên phân loại tài liệu đánh nhãn ghi tên loại Ta sử dụng màu nhãn theo cấp độ tuỳ vào tính sử dụng nhiều hay Ví dụ file tài liệu hay sử dụng, tài khoản, biểu mẫu kế toán, chứng từ tốn, tạm ứng… hồ sơ theo dõi cơng nợ dự án…được dán nhãn đỏ để nơi thuận tiện dễ nhìn thấy dễ lấy Tốt nên để ngăn tủ nơi dễ thấy Một số tài liệu mà kế toán phải thường xuyên sử dụng biểu mẫu kế toan, chứng từ tốn, tạm ứng nên để bàn làm việc có Cịn tài liệu tham khảo, giấy tờ lưu để file có dán nhãn màu xanh, chứng từ chờ cuối năm tốn để file có dán nhãn màu vàng vị trí sử dụng khó nhìn thấy Một điều quan tong chung phòng làm việc người ln phải có ý thức giữ gìn vệ sinh chung KHi đồ vật phòng lấy khỏi vị trí đồng nghĩa với việc người lấy phải có trách nhiệm sau dùng xong phải mang trả lại vị trí cũ Để cho chủ chương thực cách tơt nên phổ biến họp phịng in làm lệnh dán nơi người dễ nhìn thấy bàn làm việc người, tủ đựng tài liệu để nhắc nhở người làm Thông thường để thuận tiện cho cơng tác kế tốn máy, đề nghị lên Ban lãnh đạo xin đầu tư thêm số trang thiết bị cho phòng thuận tiện làm việc đầu tư mua thêm máy tính để đảm bảo đủ người máy tính sử dụng làm việc Hiện phịng kế tốn cịn thiếu máy tính sử dụng có q cũ nên bị hỏng khơng sử dụng Các máy tính nối mạng Lan với để dễ dàng trao đổi thông tin với cần thiết Những người làm công tác văn phòng thường phải sử dụng nhiều đến đồ văn phòng phẩm giấy, sổ ghi chép, bút… sử dụng thường xuyên nên cần nhiều Vì cần có tủ đựng đồ văn phịng phẩm riêng, có dán nhãn bên để tiện cho việc sử dụng Hàng tháng cần chi tiết việc sử dụng hang tháng phải tổng kết để theo dõi chi phí để từ có cách kiểm sốt định mức cho phép sử dụng công ty cần điều chỉnh lại cho phù hợp Ở công ty khác quy định ngày nghỉ khác Thông thường công ty nhà nước nghỉ thứ 7, chủ nhật Cịn cơng ty TNHH…thì làm thứ Vì cuối tuần kế toán dều phải lập báo cáo gửi cho kế toán trưởng lưu vào sổ Đồng thời với việc nhân viên phòng nên xếp lại đồ dụng, giấy tờ bàn làm việc để chuẩn bị cho tuần làm việc Đây công việc cần thiết phịng làm việc ln gọn gang Mọi người tổng kết công việc tuần qua, tổng kết công việc đạt mặt chưa tốt, cơng việc làm cịn phải làm tiếp? Có thể đưa cho kế hoạch làm việc tổng quan cho tuần sau để công việc hiệu hơn, giảm thiểu sai sót qúa trình làm việc Đối với thủ quỹ: Thủ quỹ người chịu trách nhiệm việc thu chi khoản tiền mặt công ty Cho nên nghiệp vụ xuất vấn đề liên quan đến xuất nhận tiền Thực hoạt động tổ chức thu chi quỹ đơn vị theo nguyên tắc tài theo quy trình tốn theo ngun tắc mà công ty đề Thủ quỹ tiếp nhận tiền mặt ngân hang đơn vị nhập quỹ xuất quỹ Vào cuối tuần thủ quỹ phải kế toán toán lập biên kiểm kê quỹ báo cáo cho Giám đốc Từ đăc điểm riêng biệt thủ quỹ nên thực 5S cần phải có việc làm sau: Thủ quỹ làm việc chung với người phịng kế tốn nên phải làm cơng việc chung với phịng Ngồi thủ quỹ cịn phải làm thêm cơng việc khác Vì thủ quỹ làm cơng việc liên quan đến tiền nên có công việc thu chi mà cấp không muốn người biết nên thủ quỹ bố trí tách biết so với nhân viên khác để thuận tiện cho việc thu chi tiền mặt phòng Thủ quỹ người nắm giữ két tiền nên phải mang theo chìa khố két bên Nó coi vật bất ly than thủ quỹ làm thất lạc gây tổn hại tài sản công ty mà khơng tìm thi có thủ quỹ phải người chịu trách nhiệm việc Trên bàn làm việc thủ quỹ có nhiều giấy tờ, hoá đơn, sổ sách, giấy tờ toán, tiền chi, tiền tạm ứng,…nên để tránh thời gian cho việc tìm kiếm cần phải có file dán nhãn riêng lưu giữ cẩn thận Việc lưu giữ file theo nguyên tắc tài liệu thường xuyên sử dụng để nơi thuận tiện dễ lấy Tài liệu dùng nên để gon vào nơi đánh nhãn sau lưu giữ cẩn thận tránh để lung tung chứng từ dùng để đối chiếu cần thiết 3.4.1 Thực bước sang lọc – Seiri: Để thực “ Sàng lọc”, phận cần đưa tiêu chí để xác định vật dụng, tài liệu, hồ sơ cần loạ bỏ Đây công việc tiến hành trước tiên thực 5S Sàng lọc áp dụng tất khâu trình, ngồi nơi làm việc bao gồm người, máy móc, trang thiết bị, công văn, tài liệu… Sau sang lọc sơ bộ, để dễ cho việc xem xét vật có cần giữ lại hay khơng cần thiết phải phân loại đồ vật thành loại cần dùng không cần dùng sau:  Những vật dụng/ tài liệu sử dụng thường xuyên cần để thuận tiện cho việc sử dụng dễ dàng  Những vật dụng không thường xuyên lưu giữ nơi thích hợp dẫn nhận biết thích hợp để lấy nhanh cần sử dụng  Những vật không cần thiết cần phải để riêng phân loại để xử lý Khi sàng lọc không nên để quên ngăn kéo, ngăn tủ, xem xét nơi ngóc ngách Những đồ vật khơng cần thiết đắt tiền phải đánh giá, phân loại cẩn thận để tránh lãng phí Phương pháp huỷ bỏ những khơng cần thiết cách:  Vứt bỏ  Giao cho người khác đơn vị khác họ cần  Bán đồng nát Nhìn cách tổng quan phong kế tốn cơng ty thấy nhhiều vật để vị trí làm cho người ta khó tìm để sử dụng giấy in không để vị trí định, tài liệu để lộn xộn nên khơng biết tài liệu cịn cần thiết sử dụng khơng Có tờ giấy lộn để chung với cơng văn khác….Khi nói việc người có suy nghĩ chung khơng biết có nên bỏ hay khơng nên để Có thể điều làm cho việc xép lưu giữ giấy tờ công việc mà người làm đại khái, làm cho xong Điều ảnh hưởng lớn đến hiệu công việc 3.4.2 Thực bước xếp “ Seiton” Dựa vào nguyên tắc này, phận cần thống nội hình thức xếp đồ vật, máy móc, tài liệu cho dễ sử dụng Những khoản vật hay sử dụng bố trí gần nơi làm việc Những khoản vật sử dụng bố trí xa nơi làm việc Các đồ vật nên xếp theo thứ tự ưu tiên có dán nhãn đánh số cần thiết để dễ dàng nhận biết Nên sử dụng ký hiệu cho vùng hiệu ứng màu sắc cho khu vực:  Màu xanh cho khu vực có tần suất sử dụng cao  Màu vàng cho khu vực có tần suất sử dụng thấp  Màu đỏ dùng để lưu giữ chờ lý  Hoặc sử dụng nhiều màu sắc khác cho khu vực khác… Việc cần làm cho biết không riêng người phụ trách biết Suy nghĩ cách xếp theo quy trình hay vị trí làm việc phải đảm bảo tính thẩm mỹ độ an toàn Cách tốt nên trao đổi với đồng nghiệp việc bố trí xếp cho thuận tiện, hay sử dụng nên để gần để khỏi phải lại nhiều thời gian Phải cho đồng nghiệp biết để đâu họ tự sử dụng mà khơng cần hỏi Nên có danh mục ghi vật dụng mà cất giữ ghi ngăn tủ tên cặp tài liệu cho dễ sử dụng Mục đích việc xếp làm cho nơi làm việc an toàn hiệu cao tiến hành hoạt dộng nên vật khơng cần thiết loại bỏ xếp theo trình tự 3.4.3 Thực bước “seiso” Việc thực vệ sinh thực qua ngày tổng vệ sinh lịch làm vệ sinh hang ngày nơi làm việc Luôn kiểm tra để bàn làm việc, máy móc, sàn nhà sẽ, không bị bụi bẩn Tốt dành thời gian từ đến 10 phút để làm vệ sinh trước sau làm việc, tạo thói quen ngăn nắp Làm để trì đẹp làm việc Tuyệt đối khơng có suy nghĩ dọn lại sau, xong công việc, có kiểm tra sẽ…Vì theo đuổi đẹp hình thức, phong trào Sạch khơng làm mà cịn tìm nguyên nhân gây bẩn tìm cách phong ngừa bụi bẩn 3.4.4 Thực bước săn sóc “ Seiketsu” Đây bước yêu cầu phải thực theo quy định hoạt động Seiri – Seiton – Seiso để làm cho nơi làm việc trở nên ngăn nắp Cần giữ vệ sinh nơi làm việc cường độ cao cách sử dụng phương pháp hiệu như: o Tiêu chuẩn hoá việc thực 5S tổ chức để trì kỷ luật o Tiến hành hoạt động đánh giá 5S o Tạo thi đua nhóm lơi người tham gia vào chương trình 5S o Cố gắng trì ngăn nắp nơi làm việc cách thiết lập lịch làm việc vệ sinh chi tiết phân công rõ rang Tốt nên rõ tên người chịu trách nhiệm nơi làm việc họ thiết bị, máy móc Để thực việc săn sóc cần phải phát triển hệ thống nội quy hay yêu cầu việc thực hoạt động sang lọc, xếp, tạo sở cho hoạt động thực trì 3.4.5 Thực bước sẵn sang “ Shitsuke” Việc thực bước cách tự giác thành thói quen văn hố tồn tổ chức Khi thực bước sẵn sang – Shitsuke Làm việc cách tự giác mà không cần nhắc nhở Với tiêu chí “ Khơng có cách thực 5S tốt thường xuyên thực hành người cảm thấy thiếu 5S” Để đạt điều nay, người phụ trách phận cần gương mẫu đầu việc thực 5S Mọi nhân viên cần tuân thủ quy định chung, thực tự giác coi nơi làm việc nhà chung Thể tinh thần, trách nhiệm cá nhân phịng kế tốn việc thực phong trào 5S Việc rèn luyện ý thức tự giác cần phải có thời gian cố gắng người tập thể nơi tạo thu nhập cho thân gia đình họ 3.5 Đánh giá định hành 5S Một hoạt động quan trọng góp phần vào việc trì cải tiến 5S đánh giá thực 5S Đánh giá định kỳ hoạt động có ý nghĩa khuyến khích lớn tới việc triển khai, áp dụng trì thực 5S Mục đích việc đánh giá là:  Xem xét hiệulực hiệu hoạt động 5S  Đánh giá khía cạnh tích cực việc thực 5S  Kịp thời động viên cá nhân, đơn vị hồn thành tốt cơng việc khuyến khích sang kiến cải tiến  Phát khu vực hạn chế việc thực để có cải tiến thích hợp Việc đánh giá cần phải có đội ngũ cán thực công tác đánh giá Họ có vai trị chun gia đánh giá Các chuyên gia đào tạo kỹ đánh giá, yêu cầu thực hành 5S, cách thức tiến hành đánh giá, lập báo cáo, lập bảng mục thang điểm đánh giá 5S Các yêu cầu chuyên gia đánh giá là: o Hiểu ý nghĩa hoạt dộng 5S ... cơng bố thức chương trình 5S Điều kiện tiên cho thành cơng thực chương trình 5S cam kết ủng hộ nhiệt tình ban lãnh đạo Ban lãnh đạo họp định thức việc triển khai áp dụng 5S phịng Kế tốn – tài... nguồn chương trình Khi nhận thức có phương tiện người tự giác tham gia chủ động hoạt động 5S Chính cơng việc đào tạo quan trọng Kế hoạch đào tạo: Bảng: Kế hoạch đào tạo triển khai chương trình 5S. .. chứng từ phần mền tuỳ vào nghiệp vụ chuyên môn riêng người kế toán Tài sản cố định, kế toán thuế, kế toán tiêu thụ… Để triển khai áp dụng 5S kế tốn viên phải làm cơng việc sau: Với khơng gian chung