THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY IN CÔNG ĐOÀN I. ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY IN CÔNG ĐOÀN. 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty In Công Đoàn là doanh nghiệp Nhà nước thuộc Tổng liên Đoàn Lao động Việt Nam. Địa chỉ Công ty tại : Số 169 Tây Sơn - Hà Nội Nguồn vốn của Công ty do: Ngân sách cấp Nguồn vốn vay Nguồn vốn tự bổ xung Lĩnh vực kinh doanh: In tổng hợp các loại sách báo, tạp chí… Tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty: 270 người Trong đó nhân viên quản lý có: 35 người Công ty được thành lập trong thời kỳ chống Pháp. Tiền thân của Công ty là "Nhà In Công Đoàn" được thành lập ngày 22 tháng 8 năm 1946 tại xóm Mẫu - thôn Cao Văn - huyện Đại Từ - tỉnh Thái Nguyên. nhiệm vụ chủ yếu của Công ty lúc đó là in các tài liệu, sách báo phục vụ công tác tuyên truyền của Đảng Công Đoàn Việt Nam trong thời kỳ kháng chiến chống Pháp. Buổi đầu thành lập với cơ sở vật chất nghèo nàn lạc hậu, tới nay nhà máy đã phát triển thành Công ty lớn mạnh với nhiều trang thiêt bị máy móc hiện đại. Năm 1965, Nhà in Lao động được Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam cho phép đầu tư một dây truyền hai máy in cuộn để in báo Lao động bằng nguồn vốn viện trợ của Tổng công hội Trung Quốc. Năm 1972 đế quốc Mỹ mở rộng phá hoại miền Bắc, trước tình hình đó, ban Bí thư Trung Ương quyết định trưng dụng hai máy in cuộn của Công ty để xây dựng cơ sở dự phòng in báo Nhân dân tại Hoà Bình, phần lớn máy móc thiết bị cùng với một số cán bộ công nhân viên được đưa vào tăng cường cho công đoàn giải phóng, số còn lại tiếp tục hoạt động và đổi tên thành "Xưởng in Công Đoàn" Sau năm 1986, với sự đổi mới kinh tế theo cơ chế thị trường, Công ty đã gặp rất nhiều khó khăn, nhưng được sự quan tâm lãnh đạo kịp thời của Đảng và Bộ Văn hoá, với truyền thống cách mạng và sáng tạo của toàn ngành, Công ty đã nỗ lực vươn lên khắc phục và vượt qua những khó khăn, lúng túng ban đầu để thích nghi dần, thực hiện đổi mới quản lý, đổi mới sản xuất, từng bước vươn lên tự khẳng định mình bằng những sản phẩm in đứng vững trên thị trường. Năm 1991 - 1994, ngành in Việt Nam có chủ trương đổi mới công nghệ, loại bỏ công nghệ lạc hậu năng suất thấp bằng công nghệ mới in offset tiên tiến hiện đại năng suất gấp 20 lần sắp xếp chữ thủ ôcng truyền thống trước đây. Tháng 5 năm 1994 đoàn chủ tịch Liên đoàn Lao động Việt Nam ra quyết định số 446/TLĐ ngày 14/5/1994 phê duyệt dự án cho phép Công ty đầu tư nâng cấp mở rộng bằng vốn vay ngoại tệ là 600.000USD của Ngân hàng Đầu tư phát triển Việt Nam, để đầu tư đổi mới công nghệ và đổi tên thành Xí nghiệp In Công Đoàn. Năm 1997 Xí nghiệp In Công Đoàn đổi tên thành Công ty In Công Đoàn theo quyết định số 717/TLĐ ngày 10 tháng 9 năm 1997. Trải qua 55 xây dựng và trưởng thành, lúc tập trung với quy mô lớn, khi phân tán nhỏ để đáp ứng nhiệm vụ của Đảng và Tổng Liên đoàn giao cho. Công ty In Công Đoàn là đơn vị trực thuộc Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, sản phẩm chủ yếu của Công ty là các ấn phẩm như các loại báo, tạp chí… phục vụ cho công tác tư tưởng văn hoá của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam và các tổ chức xã hội. Ngoài ra Công ty còn là nơi cung cấp một khối lượng lớn ấn phẩm cho các nhà xuất bản: nhà xuất bản giáo dục, nhà xuất bản lao động, nhà xuất bản Kim đồng, các tài liệu thường xuyên và đột xuất của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam, các cơ quan và địa phương trên cả nước. Trong những năm gần đây, Công ty đã đạt được một số thành tựu sau: S T T Nội dung 1999 2000 2001 1 Trang in cn (13*19) 4,5 tỷ trang 6 tỷ trang 7,4 tỷ trang 2 Doanh thu 21.215.401.16 1 31.033.845.73 1 38.490.000.00 0 3 Hoàn trả gốc mua 1.788.240.000 2.219.000.000 7.197.000.000 Máy CORMAN 240.000DEM 323.000DEM 1.052.000DE M 4 Hoàn trả lại 1.051.218.125 1.293.854.458 1.200.000.000 5 VAT 108.435.442 123.583.252 144.000.000 6 BHXH - BHYT - KPCĐ 223.311.000 247.000.000 293.000.000 7 Khấu hao 2.086.677.808 2.308.572.000 2.900.000.000 8 Quỹ lương và trả công 3.003.357.000 3.656.300.000 5.400.000.000 9 Lãi trước thuế 759.774.676 862.523.577 892.000.000 1 0 Thuế thu nhập 243.127.896 276.007.544 285.000.000 1 1 Thuế vốn 133.000.000 177.660.000 177.660.000 1 2 Nộp cấp trên 154.994.034 122.656.000 130.000.000 1 3 Lợi nhuận để lại 228.652.746 286.200.033 299.340.000 1 4 Thu nhập BQ (người/tháng) 950.000 1.100.000 1.300.000 1 5 Giá vốn hàng bán 1 6 Lợi nhuận gộp 1 7 Chi phí bán hàng 1 8 Chi phí quản lý DN 1 9 Lợi nhuận thuần 2. Đặc điểm về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty In Công Đoàn. Công ty In Công Đoàn có một dây chuyền công nghệ in hiện đại công nghệ OFFST. Với công nghệ in này, quy trình sản xuất sản phẩm bao gồm những công đoạn sau: - Giai đoạn chế bán: căn bản vào yêu cầu của khách hàng và đặc tính của tài liệu để sắp xếp các thông tin văn bản và hình ảnh trên trang in và tạo ra bản in mẫu chuẩn bị cho quá trình in hàng loạt. sản phẩm của giai đoạn này là các bức phim in hoặc bản in kẽm. - Giai đoạn in hàng loạt (Phân xưởng in offset): giai đoạn này nhận bản in từ phân xưởng chế bản điện tử, kết hợp giấy inm bản in, mực in… tiến hành in hàng loạt trên các máy in offset để tạo trang in. các trang in sẽ được kiểm tra chất lượng ngay tại phân xưởng in offset để loại bỏ ngay các trang in không đạt yêu cầu. Sản phẩm của giai đoạn này là các trang in hoàn chỉnh, đạt tiêu chuẩn về chất lượng, kỹ thuật và thẩm mỹ theo yêu cầu của khách hàng. - Giai đoạn hoàn thiện ấn phẩm: giai đoạn này nhận các trang in từ phân xưởng in offset đưa lên các máy cắt, dỗ tạo ra các trang in nhỏ hơn để đưa vào gấp thành các tay in của ấn phẩm. Các tay in sẽ được soạn thảo theo thứ tự tạo thành quyển. Các quyển được đưa lên máy khấu gáy sau đó mang sang ép bìa. sản phẩm của giai đoạn này là các ấn phẩm hoàn chỉnh do yêu cầu của khách hàng và có thể lưu hành trên thị trường. Tương ứng với ba giai đoạn của công nghệ in offset, cơ cấu sản xuất của Công ty được chia làm ba phân xưởng chính: - Phân xưởng chế bản: có nhiệm vụ tạo ra các bản in mẫu, được sắp xếp theo một trật tự nhất định để phục vụ cho quá trình tiếp theo. Công việc của phân xưởng này đòi hỏi sự chính xác, tỉ mỉ cao. - Phân xưởng in offset: từ những bản in mẫu, thực hiện công đoạn in trên giấy và chịu trách nhiệm chính về chất lượng sản phẩm. - Phân xưởng đóng sách: có nhiệm vụ hoàn chỉnh sản phẩm đã in, đóng gói, kiểm tra chất lượng và số lượng sản phẩm. Cả ba phân xưởng trên được đặt dưới sự điều hành và giám sát chung của Phòng kỹ thuật cơ điện. Sơ đồ quy trình công nghệ in ở Công ty in Công Đoàn 3. Tổ chức sản xuất. Phân xưởng đóng sách Ấn phẩm ho n chà ỉnh Cắt Khâu SoạnGấpCắtDỗ V o bìaà Phân xưởng in offset In Kiểm tra chất lượng Phân mảu ảnh inVi tính (đánh chữ) Phân xưởng chế bán Phơi bản Bình bản T i lià ệu cần in Đối với các doanh nghiệp sản xuất, tổ chức hoạt động kinh doanh là nhân tố cơ bản ảnh hưởng trực tiếp đến công tác tổ chức hạch toán kế toán. Sơ đồ tổ chức bộ máy sản xuất 4. Tổ chức Bộ máy quản lý của Công ty. Là một doanh nghiệp hạch toán kinh doanh độc lập, Công ty In Công Đoàn đã xây dựng một bộ máy quản lý phù hợp với quy mô sản xuất và đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty In Công Đoàn Nhập kho Vật tư Th nhà phẩm PX đóng sách PX. In Offset PX Chế bản Phòng kế hoạch Khách h ngà Tổ lồngbáo Tổ gấp xén v KCSà PX máy m uà Tổ Coromas PX Toshiba P.phơi bản P.bình bản P.vi tính Tổ sách Phân xưởng chế bản Phân xưởng in offset Phân xưởng đóng sách Phòng tổ chức cán bộ Phòng kỹ thuật cơ điện, kế hoạch VT P.kế toán t ià vụ Công đo nàBan giám đốcĐảng uỷ Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo: Quan hệ thông tin phối hợp: Chức năng, nhiệm vụ của Ban giám đốc và các phòng ban: - Giám đốc: là người có quyền quyết định cao nhất trong Công ty, Giám đốc Công ty do Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước cơ quan cấp trên, trước pháp luật về các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. - Phòng tổ chức hành chính: có chức năng tham mưu cho giám đốc về công tá tổ chức bộ máy, tổ chức quản lý sản xuất, quản lý đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Công ty, điều động sắp xếp lao động, thực hiện các chính sách tiền lương đối với người lao động. Ngoài ra còn thực hiện công tác bảo hộ lao động, công tác bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội đối với người lao động. - Phòng kế hoạch vật tư: là nơi quan hệ trực tiếp với khách hàng và chịu trách nhiệm với cấp trên và khách hàng về chất lượng sản phẩm, về thời gian hoàn thành hợp đồng, về định mức tiêu thụ vật tư cho quá trình sản xuất. Xây dựng kế hoạch sử dụng vốn, kế hoạch năng suất lao động sau đó triển khai thực hiện ở các phân xưởng làm công tác điều độ sản xuất. Xác định nhu cầu tiêu dùng của thị trường, điều tra khai thác nguồn hàng. - Phòng kế toán tài vụ: tham mưu cho giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện công tác kế toán và thống kê, đồng thời kiểm tra kiểm soát công tác tài chính của Công ty. Phòng kế toán tài vụ có trách nhiệm quản lý các nguồn vốn có hiệu quả, thanh toán ccsc hợp đồng kinh tế phát trinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, lập kế hoạch giá thành, số lượng in ấn, doanh thu của Công ty, cung cấp số liệu cho việc điều hành sản xuất, kiểm tra và phân tích hoạt động tài chính, lập báo cáo quyết toán hàng quý, năm theo quy định. - Phòng kỹ thuật cơ điện: chịu trách nhiệm về kỹ thuật in, quản lý và ban hành các quy trình công nghệ của sản phẩm in, kiểm tra đôn đốc các bộ phận thực hiện tốt các quy trình công nghệ, hướng dẫn kỹ thuật sản xuất tới từng bộ phận và theo dõi quá trình thực hiện. Chịu trách nhiệm bảo dưỡng và sửa chữa máy móc thiết bị cho toàn Công ty để luôn đảm bảo tiến độ in ấn. - Các phân xưởng: là cáp quản lý có nhiệm vụ tổ chức, quản lý mọi hoạt động của phân xưởng mình, hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch của Công ty giao phó. 5. Tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán của Công ty In Công Đoàn. Vận dụng hình thức tổ chức công tác kế toán là một nội dung quan trọng của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp. Việc vận dụng hình thức tổ chức công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán phù hợp vơi điều kiện cụ thẻ của doanh nghiệp về cơ cấu sản xuất, tính chất và quy mô sản xuất kinh doanh, về sự phân cấp quản lý… đã chi phối nhiều đến việc sử dụng cán bộ, nhân viên kế toán và việc thực hiện chức năng phản ánh giữa giám đốc và kế toán. Trên cơ sở lý luận đó, thực tế ở Công ty In Công Đoàn đã lựa chọn và tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung phù hợp với trình độ sản xuất và tổ chức quản lý của Công ty. Theo mô hình này toàn bộ công tác kế toán trong Công ty (ghi sổ kế toán tổng hợp, chi tiết, lập báo cáo kế toán, kiểm toán…) đều tập trung tại phòng kế toán, ở các phân xưởng Công ty không tổ chức bộ máy kế toán riêng. Mọi chứng từ đều được tập trung về phòng kế toán tài vụ của Công ty để xử lý và hệ thống hoá thông tin nhằm phục vụ cho công tác tài chính của Công ty. Xuất phát từ mô hình tổ chức cũng như yêu cầu quản trị đặt ra, số lượng nhân viên kế toán ở phòng kế toán tài vụ của Công ty gồm 5 người, mỗi người có một chức năng nhiệm vụ riêng. - Kế toán trưởng: đồng thời cũng là trường phòng tài vụ, có nhiệm vụ phối hợp hoạt động của các nhân viên kế toán, phối hợp hoạt động giữa các nội dung của công tác kế toán nhằm đảm bảo sự thống nhất về mặt số liệu và quy trình kế toán. kế toán trường còn có nhiệm vụ đôn đốc, kiểm tra công tác của các nhân viên kế toán và lập kế hoạch cho thời gian tiếp theo. - Thủ quỹ: có nhiệm vụ theo dõi tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt, tình hình thanh toán nội bộ như tạm ứng, thanh toán tạm ứng. Đồng thời phụ trách công việc giao dịch, theo dõi, tính toán lãi vay, kế hoạch trả lãi vay và tiền gốc vay với ngân hàng. Hàng tháng, thủ quỹ phải nộp báo cáo quỹ cho kế toán trưởng. Thủ quỹ theo dõi các tài khoản: TK111, TK12, TK141, TK311, TK341. - Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: tiến hành ghi chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời số lượng và giá trị thực tế của NVL, nhập, xuất, kiểm tra và việc chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu. Cùng với thủ kho, tính toán kiểm tra số lượng và giá trị NVL tồn kho, phát hiện kịp thời, nguyên vật liệu thiếu, thừa, kém phẩm chấ giúp Công ty có biện phát xử lý kip thời hạn, hạn chế tốt đa thiêt hại có thể xảy ra. Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo dõi các tài khoản. TK152, TK153 (TK1531, TK1532), TK621. - Kế toán thanh toán tiền lương: kế toán thanh toán tiền lương có nhiệm vụ theo dõi các giao dịch của Công ty với nhà cung cấp và với khách hàng. Hàng tháng, kế toán thanh toán phải lập báo cáo công nợ cho kế toán tổng hợp. Kế toán thanh toán theo dõi trên các tài khoản: TK331; TK131 (chi tiết theo [...]... tiết Sổ cái Bảng tổng hợp Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi định kỳ: Đối chiếu: II THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NVL Ở CÔNG TY IN CÔNG ĐOÀN 1 Đặc điểm chung về nguyên vật liệu, phân loại nguyên vật liệu và nguyên vật liệu chi tiết ở Công ty In Công Đoàn * Đặc điểm chung về NVL của Công ty In Công Đoàn Do đặc thù của ngành in nên các loại NVL chính cần sử dụng là: giấy,... chức bộ máy kế toán ở Công ty in Công Đoàn Kế toán trưởng Kế toán thanh Kế toán tổng hợp Kế toán vật liệu, toán và tiền công cụ dụng cụ lương Thủ quỹ Công ty In Công Đoàn áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định 1141 - TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính, hình thức ghi sổ kế toán Công ty đang vận dụng là hình thức "Chứng từ ghi sổ" Đặc điểm chủ yếu của hình thức kế toán này là... Trích yếu Mua vật tư nợ người bán Tài khoản Nợ Có 152 331 133 Cộng Số tiền Nợ 689.991.191 Có 750.584.909 Ghi chú 60.593.618 750.584.909 750.584.909 Kế toán trưởng Người lập biểu * Kế toán tổng hợp xuất vật liệu Thực tế ở Công ty In Công Đoàn, xuất kho vật liệu chủ yếu là để phục vụ cho sản xuất sản phẩm Việc xuất vật liệu được căn cứ vào chứng từ gốc như lệnh xuất giấy, giấy xin lĩnh vật liệu phiếu xuất... xuất vật tư Các nghiệp vụ giảm vật liệu chủ yếu ở Công ty như sau: - Xuất kho vật liệu phục vụ sản xuất Cuối tháng kế toán tập hợp các phiếu xuất và tổng hợp số liệu để lập chứng từ ghi sổ như sau: Mã số 1CT CÔNG TY IN CÔNG ĐOÀN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -CHỨNG TỪ GHI SỔ Số 59 Ngày 31 tháng 1 năm 2002 ĐVT: đồng Trích yếu Xuất giấy T1/2002 Cộng Kế toán trưởng... kinh doanh của Công ty Hiện nay, ở Công ty có gần 400 thứ vật liệu khác nhau trong đó giấy và mực là hai loại vật liệu quan trọng nhất Hầu hết các loại vật liệu dùng cho công nghệ in của Công ty đều có sẵn trên thị trường với giá cả ít biến động cho nên việc thu mua NVL không gặp khó khăn, tạo điều kiện đáp ứng nhanh chóng và kịp thời cho mọi nhu cầu sản xuất đồng thời giảm bớt được số lượng vật liệu. .. Do đó phải chú trọng công tác quản lý sử dụng, tránh hư hỏng, hao hụt lãng phí * Phân loại vật liệu ở Công ty In công Đoàn - Vật liệu chính: gồm những vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm của Công ty gốm ba nhóm + Giấy các loại: như giấy cuộn, giấy conche, giấy offset… + Mực in các loại: mực đen, mực màu của các nước khác nhau + Kẽm các loại - Vật liệu phụ: gồm rất nhiều... họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị (ký, đóng dấu) 2.2 Trình tự kế toán NVL nhập Để đảm bảo một quá trình sản xuất liên tục, vật liệu trong kho phải luôn dự trữ một lượng cần thiết Khi có nhu cầu sản xuất với số lượng lớn Công ty phải tiến hành mua vật liệu để kịp thời đáp ứng nhu cầu sản xuất Quá trình thu mua vật liệu do phòng kế hoạch vật tư đảm nhận Tất cả các loại vật liệu về... kho Thực tế tại Công ty In Công Đoàn, khi vật liệu về đến thủ kho sẽ căn cứ vào chứng từ do bộ phận cung ứng giao để kiểm nghiệm về các chỉ tiêu như tên sản phẩm, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tổng tiền hàng, thuế suất, thuế GTGT, tổng tiền thanh toán Quá trình nhập kho nhất thiết phải có sự hiện diện của cán bộ cung ứng và nhân viên kế toán vật liệu Công việc này sẽ kết thúc khi kinh tế vật liệu. .. kế toán tổng hợp và ghi sổ kế toán chi tiết Hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng: - Sổ kế toán tổng hợp - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ cái tài khoản - Sổ kế toán chi tiết, thẻ kho, sổ xuất, nhập vật tư, sổ chi tiết thanh toán với người mua… Trình tự ghi sổ kế toán được khái quát như sau: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán ở Công ty In Công Đoàn Sổ quỹ Chứng từ gốc (bảng tổng hợp chứng từ) Sổ đăng... TK3333; TK3334; TK3335; TK3339) - Kế toán tiền lương có nhiệm vụ tính chính xác lương và các khoản trích theo lương như: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn cho cán bộ công nhân viên trong Công ty Kế toán tiền lương phải lập bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương chuyển cho kế toán tổng hợp để lập bảng thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên Kế toán tiền lương theo dõi các . máy kế toán ở Công ty in Công Đoàn Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ Kế toán thanh toán v tià ền lương Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Kế toán trưởng Công ty In. THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÔNG TY IN CÔNG ĐOÀN I. ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY IN CÔNG ĐOÀN. 1. Quá trình hình