MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HỒN THIỆN KẾ TỐN NGUN VẬT LIỆU TẠI CƠNG TY PHƯƠNG NAM I NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TỐN TẠI CƠNG TY Cơng tác kế tốn nói chung: Qua 44 năm hình thành phát triển đến Cơng ty Phương Nam có bề dày thành tích đáng kể, giải việc làm cho gần 600 người, phục vụ nhu cầu tồn dân đóng góp số lớn vào ngân sách Nhà nước hàng năm Cùng với phát triển Công ty, máy kế tốn Cơng ty ngày hồn thiện có đóng góp lớn cho Cơng ty vấn đề tài chính, giúp cho Cơng ty đứng vững có sức cạnh tranh kinh tế thị trường Công ty kịp thời áp dụng thực tốt chế độ kế toán mới, sổ sách, báo cáo Cơng ty ln hồn thành thời gian quy định Cơng tác hạch tốn kế toán thực sở vận dụng linh hoạt tuân thủ nguyên tắc kế toán, nhờ đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời nhu cầu thơng tin cho q trình quản lý Qua thời gian tìm hiểu thực tế Cơng ty Phương Nam em thấy cơng tác kế tốn Cơng ty có thành cơng: - Về chế độ ghi chép ban đầu: từ việc lập chứng từ luân chuyển chứng từ (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ) Công ty quy định rõ ràng, hợp lý theo chế độ ban hành - Về tổ chức kho: Hệ thống kho tổ chức hợp lý phù hợp với phương pháp phân loại nguyên vật liệu mà Công ty áp dụng Việc phân chia thành kho cụ thể giúp cho kế toán thuận tiện q trình hạch tốn, thu mua, dự trữ bảo quản, sử dụng dễ dàng Từ cung cấp đầy đủ kịp thời tình hình vật tư cho khâu sử dụng cho lãnh đạo Công ty - Về phương pháp kế tốn: Cơng ty áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ để hạch tốn kế toán Đây phương pháp luân chuyển chứng từ cách chặt chẽ Cùng với việc áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên cho kế toán tổng hợp, phương pháp thẻ song song cho hạch toán chi tiết hàng tồn kho, kế tốn Cơng ty ln theo dõi chặt chẽ tình hình sản xuất kinh doanh thực tế Công ty, cung cấp thông tin kế tốn kịp thời cho lãnh đạo Cơng ty để từ có định hợp lý kịp thời Hệ thống kế tốn Cơng ty hồn thành sổ sách ngày xong ngày đó, khơng để đến cuối tháng bị dồn dập công việc số Công ty khác Tuy nhiên bên cạnh thành tích đạt cơng tác kế tốn Cơng ty cịn có số hạn chế định sau: - Về vấn đề trang bị máy vi tính phục vụ cơng tác kế tốn: Một số máy vi tính đời cũ (năm 1996) tốc độ chậm, liệu lưu trữ lại nhiều Công ty cần đầu tư thêm để đại hoá số máy này, nhằm tiện cho việc quản lý, sử dụng, đảm bảo tính an tồn cho số liệu kế toán - Về vấn đề bảo hộ lao động bồi dưỡng độc hại cho nhân viên phòng Kế tốn: Do điều kiện hạch tốn kế tốn hồn tồn máy vi tính, nhân viên phịng kế tốn sử dụng máy vi tính nhiều gây ảnh hưởng xấu đến thị lực cần tính bồi dưỡng độc hại Thủ quỹ cần trang bị thêm bảo hộ lao động (ví dụ trang) hàng ngày phải tiếp xúc với tiền bụi, bẩn Cơng tác kế tốn ngun vật liệu Kế tốn ngun vật liệu Cơng ty theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn loại nguyên vật liệu cụ thể, giúp cho phòng Kế hoạch vật tư có thơng tin xác để định thu mua nguyên vật liệu, cung cấp số liệu cho kế tốn gia thành tính đúng, tính đủ chi phí cho đối tượng để tính giá thành sản phẩm Hơn việc hạch toán chặt chẽ nguyên vật liệu nâng cao tinh thần trách nhiệm bảo quản thủ kho, sử dụng hợp lý, tránh lãng phí người sử dụng, tạo điều kiện kết hợp để sử dụng có hiệu nguyên vật liệu Hạch toán khoa học nguyên vật liệu tảng giúp Công ty sử dụng vốn đạt hiệu cao Vốn lưu động Công ty chủ yếu từ nguồn vốn vay ngân hàng, hàng năm có nguồn bổ sung Công ty nguồn không đủ đóng góp cho nhu cầu sử dụng vốn Cơng ty Vì vậy, cơng tác hạch tốn ngun vật liệu nói riêng hạch tốn kế tốn Cơng ty nói chung giúp Cơng ty trang trải lãi vay ngân hàng, khoản chi phí cịn có lãi bổ sung vào vốn lưu động Nhờ có hệ thống kế tốn Cơng ty tổ chức khoa học, quy củ nên việc kiểm tra quan chức tiến hành nhanh chóng, thuận lợi Tuy nhiên, bên cạnh thành tích đạt kế tốn ngun vật liệu Cơng ty cịn có hạn chế định Là sinh viên thực tập em xin mạnh dạn đưa số kiến nghị tham khảo nhằm hồn thiện cơng tác hạch tốn nguyên vật liệu Công ty II MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC HẠCH TỐN KẾ TỐN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY PHƯƠNG NAM 1.Quản lý vật liệu công ty Vật liệu công ty Phương Nam bao gồm nhiều loại khác nhập từ nhiều nguồn khác nhau, loại vật liệu có vị trí vai trị khác cấu thành sản phẩm , việc quản lý vật liệu khó khăn Hiện cơng ty Phương Nam không sử dụng “Sổ danh điểm vật tư’’ chưa tạo lập mã vật tư để theo dõi dễ dàng, chặt chẽ đảm bảo cho công tác quản lý có hiệu quả, tạo điều kiện cho việc sử dụng máy vi tính vào cơng tác kế toán nguyên vật liệu Do để phục vụ yêu cầu quản lý tránh nhầm lẫn việc đối chiếu kho kế tốn tình hình nhập xuất tồn vật liệu cơng ty nên xây dựng danh điểm vật tư dựa tính phân loại vật liệu vào trình sản xuất Sổ danh điểm vật liệu sổ tổng hợp loại vật liệu mà công ty sử dụng Sổ theo dõi loại, thứ, nhóm, quy cách chặt chẽ giúp cho cơng tác quản lý hạch tốn vật liệu công ty thống dễ dàng Mỗi loại, thứ, nhóm vật liệu quy định mã riêng, xếp theo trình tự định để thuận tiện cần thông tin loại vật liệu Mặt khác công ty cần tạo mã vật liệu thống để quản lý máy tính dễ dàng Vấn đề đặt mã vật liệu phải đầy đủ, hợp lý khơng trùng lặp, có dự trữ để bổ sung mã vật liệu hợp lý Cơng ty xây dựng mã vật liệu dựa vào đặc điểm sau: + Dựa vào loại vật liệu + Dựa vào số nhóm vật liệu loại + Dựa vào số vật liệu nhóm + Dựa vào quy cách thứ Trước đây, công ty phân chia nguyên vật liệu thành ngun vật liệu chính, vật liệu phụ… mà khơng quy định theo số hiệu tài khoản Như dễ gây nhầm lẫn sáo trộn vật tư từ kho sang kho khác, gây khó khăn cho việc quản lý, bảo quản Theo em, trước hết nên xây dựng mã vật liệu sở số hiệu tài khoản sau: TK 152.1: Nguyên vật liệu chính( vải, sợi) TK 152.2 Nguyên vật liệu phụ ( dây quai, móc, khố, ghim, may, mực in, bìa…) TK 152.3 Nhiên liệu( dầu máy, xăng…) TK 152.4 Phụ tùng thay thế… TK 152.5 Vải vụn, bìa… TK 152.8 Vật liệu khác : văn phịng phẩm, loại bao bì, dây gói… Mặt khác, vật liệu nhà máy quản lý theo kho cần chi tiết cách mã hoá kho chẳng hạn TK 152.1.01 Nguyên vật liệu kho nguyên vật liệu Ở kho lại mã hoá chi tiết cho loại vật liệu cụ thể sở kế tốn vật tư mở sổ danh điểm vật tư sau: SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ ST T Danh điểm Nhóm Danh điểm 152.1.01 Tên vật liệu ĐVT Đơn giá TT NVL kho NVL 152.1.01.1 Vải m 152.1.01.2 Sợi kg ……… 152.2.02 ……… NVL phụ kho NVL phụ 152.2.02.1 Dây quai m Chú ý 152.2.02.2 Khố 152.2.02.3 Chỉ may 152.2.02.4 Bìa ………… ……………… Cái Cuộn Cái Mở thêm tài khoản 151 Theo quy định Bộ Tài Chính ban hành việc hệ thống tài khoản kế tốn nói chung với phần hành kế tốn nói riêng, để phản ánh tình hình vật tư hàng hố mua cuối tháng chưa nhập kho, kế toán ghi vào TK 151 “Hàng đường’’ Song kế tốn cơng ty Phương Nam khơng sử dụng tài khoản Đây vấn đề cần khắc phục để tránh tình trạng phải lưu chứng từ đến tháng sau hạch tốn, dễ xảy tình trạng nhầm lẫn, số liệu khơng xác Cơng tác ghi sổ kế toán tổng hợp Hiện nay, kế toán công ty mở bảng kê số 4,5 để tập hợp chi phí ngun vật liệu mà khơng mở NKCT số Theo trình tự kế tốn để ghi vào sổ TK152 nhật ký chứng từ số 7( Bởi bảng kê 4,5 chưa cung cấp đủ số liệu để ghi vào sổ cái) việc gây khó khăn cho cơng tác kiểm tra, đối chiếu số liệu kế tốn Vì kế tốn tổng hợp nên mở NKCT số ( Ghi có TK 152,153…/ Ghi Nợ TK 621,627…) làm sở để ghi vào sổ Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Đối với công ty Phương Nam sản xuất theo đơn đặt hàng theo hợp đồng việc dự trữ ngun vật liệu kho hạn chế Chính mà cơng ty khơng lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho Tuy nhiên giá trị vật liệu có khả biến động thị trường vật liệu nhập ngoại Hơn vật liệu kho nhập phục vụ cho trình sản xuất sản phẩm khơng tránh khỏi tình trạng vật liệu bị giảm giá trị, hao mòn nhân tố khác quan nhân tố chủ quan khác Hiện cơng ty Phương Nam chưa lập dự phịng cho loại vật liệu nào.Vậy theo em công ty cơng ty nên trích lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho để phản ánh xác vật liệu tồn kho cuối kỳ tình hình tài cơng ty( Việc lập dự phịng giảm giá hàng tồn kho làm giảm thu nhập doanh nghiệp dẫn đến giảm thuế thu nhập doanh nghiệp) Công ty nên lập dự phòng cho hàng tồn kho theo chế độ tài quy định năm 2003 sau: Theo thơng tư 89 /TC-BTC để khắc phục tính hình thức dự phịng thơng tư 107/TC-BTC việc hạch tốn khoản dự phịng phải tiến hành theo trình tự sau đây: Cuối niên độ kế tốn( 31/12), vào tình hình giảm giá hàng tồn kho xác định mức dự phòng cần lập cho loại So sánh với số lập dự phòng hàng tồn kho năm trước, xác định số chênh lệch cần phải lập, giảm ( có ) - Trường hợp số dự phòng giảm giá hàng tồng kho phải lập năm lớn số dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập cuối niên độ kế tốn năm trước , số chênh lệch lớn lập thêm: Nợ TK 632( Giá vốn hàng bán ) Có TK 159( Dự phịng giảm giá hàng tồn kho) -Trường hợp số dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập năm nhỏ số dự phòng giảm giá hàng tồn kho lập cuối niên độ kế tốn năm trước số chênh lệch nhỏ hồn nhập Nợ TK 159( Dự phịng giảm giá hàng tồn kho ) Có TK 632( Giá vốn hàng bán ) Vấn đề tính giá nguyên vật liệu: Thực trạng: Công ty áp dụng phương pháp tính giá xuất ngun vật liệu theo phương pháp bình quân kỳ dự trữ Nhưng thực tế số lượng tồn kho vật liệu nguyên vật liệu nhập thường xuất cho phân xưởng để đảm bảo hoàn thành hợp đồng kịp thời Bên cạnh nguồn nguyên vật liệu nhập công ty đa dạng nhiều chủng loại khác Chính việc tính giá xuất vật liệu theo phương pháp bình quân kỳ dự trữ khó khăn cho cơng tác hạch tốn kế tốn Kiến nghị : Xuất phát từ thực tế trên, công ty nên áp dụng phương pháp tính giá xuất nguyên vật liệu theo giá đích danh để tiện cho việc ghi sổ, tránh nhầm lãn đảm bảo tính kịp thời việc tính giá nguyên vật liệu xuất Về thời gian vào sổ nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu: - Thực trạng: Tại Công ty nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu diễn thường xuyên liên tục Nguyên vật liệu sau xuất phải vài ngày sau có chứng từ gửi lên phịng Kế tốn Vì Cơng ty thống quy định tất nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất diễn hàng ngày tháng ghi chung ngày 30 hàng tháng để tính tốn, ghi sổ kế tốn Như làm giảm tính kịp thời thơng tin kế tốn việc ghi sổ kế toán bị dồn vào cuối tháng nhiều làm cho cơng việc tính tốn dễ nhầm lẫn - Kiến nghị: Cách khoảng từ đến ngày, kế toán vào sổ nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu phù hợp với đặc điểm Cơng ty 7.Cơng tác ghi sổ kế tốn : -Thực trạng: Trong việc vào sổ cái, kế tốn cơng ty phản ánh tất khoản nợ có cột (Ghi có TK, đối ứng với nợ TK này) theo nguyên tắc sai Ví dụ: Sổ TK 151 sổ TK 331 - Kiến nghị: Kế tốn cơng ty khơng nên phản ánh nợ, có chung vào cột vừa tránh nhầm lẫn cộng phát sinh có làm theo nguyên tắc kế toán Về việc áp dụng kế tốn máy cơng tác kế tốn Hiện nay, Công ty Phương Nam việc ghi chép kế tốn cịn làm thủ cơng chủ yếu ghi chép tay Công ty sử dụng máy tính từ lâu chủ yếu sử dụng vào mục đích in số biểu bảng, báo cáo vào cuối kỳ Đây việc làm kế tốn thủ cơng tốn thời gian, nhiều cơng sức độ xác khơng cao Theo xu thời đại việc sử dụng máy vi tính phần mền kế tốn trở nên thơng dụng làm cho kế tốn thủ cơng đ trở nên lỗi thời lạc hậu Chính vậy, việc trang bị máy tính làm kế tốn máy tính cần thiết để việc tính tốn xác hơn, thơng tin phản ánh cung cấp kịp thời giảm bớt khối lượng cơng tác kế tốn KẾT LUẬN Trên lý thuyết thực tế tổ chức hạch tốn ngun vật liệu Cơng ty Phương Nam Kế tốn ngun vật liệu có vai trị quan trọng cơng tác kế tốn Cơng ty nói riêng tồn phát triển Cơng ty nói chung Với việc áp dụng lý thuyết vào thực tế cách khoa học sáng tạo, kế toán ngun vật liệu giúp Cơng ty giảm chi phí ngun vật liệu giá thành sản phẩm tới mức có thể, giúp người quản lý có định đắn hợp lý nhằm nâng cao hiệu sử dụng vốn lưu động để đưa Công ty đạt tới mục đích cuối thu nhiều lợi nhuận Tuy nhiên để sản xuất kinh doanh có hiệu Cơng ty cần phải hồn thiện ngày hồn thiện cơng tác kế tốn ngun vật liệu phần hành kế toán khác, phát huy hết vai trị kế tốn để phục vụ Cơng ty Với điều kiện thời gian thực tập trình độ cịn hạn chế, luận văn tốt nghiệp khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận ý kiến nhận xét thầy giáo hướng dẫn, thầy giáo khoa kế tốn, phịng Kế tốn - tài vụ Cơng ty tất quan tâm tới vấn đề Em hy vọng ý kiến đóng góp phần phương hướng hồn thiện cơng tác kế tốn ngun vật liệu Cơng ty Em xin trân trọng cảm ơn cô giáo- Nguyễn Thanh Quý tận tình hướng dẫn cho em phịng Kế tốn - tài vụ Cơng ty giúp đỡ em tìm hiểu thực tế hồn thành chuyên đề Hà Nội, ngày 25tháng 1năm 2003 Sinh viên Vũ Thị Phương Thảo ... TÁC HẠCH TỐN KẾ TỐN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY PHƯƠNG NAM 1.Quản lý vật liệu công ty Vật liệu công ty Phương Nam bao gồm nhiều loại khác nhập từ nhiều nguồn khác nhau, loại vật liệu có vị trí... đặt mã vật liệu phải đầy đủ, hợp lý khơng trùng lặp, có dự trữ để bổ sung mã vật liệu hợp lý Cơng ty xây dựng mã vật liệu dựa vào đặc điểm sau: + Dựa vào loại vật liệu + Dựa vào số nhóm vật liệu. .. liệu Cơng ty cịn có hạn chế định Là sinh viên thực tập em xin mạnh dạn đưa số kiến nghị tham khảo nhằm hồn thiện cơng tác hạch tốn nguyên vật liệu Công ty II MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HỒN THIỆN CƠNG