HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CCDC TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN SẢN XUẤT KINH DOANH THƯƠNG MẠI THÀNH PHONG I. NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC KẾ TOÁN NVL, CCDC HIỆN NAY Ở DOANH NGHIỆP Nguyên vật liệu, CCDC có vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp sản xuất nói chung và công ty SX - KDTM Thành Phong nói riêng vì đây là đối tượng lao động trực tiếp cấu thành nên sản phẩm và chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu giá thành (ở DN chi phí này chiếm khoảng 30% giá thành sản phẩm ). Do vậy quản lý tốt vật liệu phải đặt ra như một nhiệm vụ cần thiết không thể thiếu. Chỉ có quản lý tốt mới đảm bảo vật liệu mua với giá rẻ nhất, chất lượng cao nhất, ít bị hao hụt trong quá trình bảo quản, đồng thời hạ thấp chi phí vật liệu xuống mức thấp nhất trong khi vẫn bảo đảm được chất lượng sản phẩm. Thấy được tầm quan trọng của vật liệu, xuất phát từ đặc điểm của vật liệu của của DN là đa dạng, phong phú về chủng loại nên DN đã thực hiệncông tác quản lý và hạch toán từ khâu thu mua bảo quản, dự trữ đến đưa vào sản xuất sản phẩm của DN là tương đối tốt . II. ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KẾ TOÁN 1. Ưu điểm *Doanh nghiệp tổ chức hệ thống chứng từ, vận dụng hệ thống TK kế toán đúng với chế độ và biểu mẫu do Bộ tài chính phát hành. Hệ thống tài khoản của DN phản ánh đầy đủ, kịp thời mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Việc chi tiết các tài khoản phù hợp với cách phân loại vật liệu, CCDC đang được áp dụng một cách phổ biến trong các doanh nghiệp sản xuất là theo vai trò và công dụng của vật liệu, CCDC (TK 152, 153) * Về hình thức sổ kế toán: Để hạch toán các phần hành kế toán thì phòng kế toán đang áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức sổ có nhiều ưu điểm nổi bật vì nó đã giảm bớt đáng kể khối lượng công việc ghi chép và nâng cao năng suất lao động của cán bộ kế toán, đồng thời nó rất thuận tiện trong việc lập báo cáo tài chính, rút ngắn thời gian hoàn thành quyết toán cung cấp kịp thời số liệu cho quản lý cũng như tránh việc ghi chép trùng lặp giữa các nghiệp vụ kế toán và thuận lợi cho phân công kế toán. * Về tổ chức công tác kế toán vật liệu, CCDC: Công tác kế toán vật liệu, CCDC ở DN được thực hiện một cách khoa học, chính xác thể hiện ở những điểm nổi bật sau đây: - Công tác xây dựng kế hoạch thu mua vật liệu, CCDC hàng tháng được các phòng ban của DN thực hiện khá tốt.Với khối lượng vật liệu sử dụng lớn nhiều chủng loại mà bộ phận cung ứng thu mua vẫn cung cấp một cách kịp thời cho sản xuất, để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, công tác xây dựng định mức vật tư, dự trữ hàng tháng được thực hiện rất khoa học. - Cán bộ kế toán là người có trình độ được đào tạo chuyên sâu hầu hết đều tốt nghiệp đại học. Công tác hạch toán được thực hiện có nề nếp, khoa học mang tính chất ổn định. Mặt khác có sự liên hệ chặt chẽ giữa các phòng ban, luân chuyển chúng từ một cách hợp lý đảm bảo tính chính xác kịp thời của chứng từ và hạch toán đúng đắn. - Về hạch toán chi tiết vật liệu, CCDC: Hạch toán chi tiết vật liệu, CCDC tại DN được áp dụng theo phương pháp thẻ song song. Đây là phương pháp hạch toán khoa học, phù hợp trong điều kiện cụ thể cuả đơn vị là sử dụng nhiều loại vật tư mật độ nhập xuất cao. 2. Nh(ợc điểm: Bên cạnh những thành tích, kết quả đã đạt được thì công tác hạch toán nguyên vật liệu, CCDC còn một số hạn chế sau: * Thứ nhất: Nguyên vật liệu, CCDC của DN có đặc điểm là rất phong phú về chủng loại, ví dụ vật liệu được chia thành vật liệu chính, phụ, nhiên liệu . trong vật liệu chính lại bao gồm nhiều loại khác nhau như thép, hợp kim. Từ thực tế đó đơn vị đã tiến hành phân loại dựa trên vai trò, công dụng của vật liệu nhưng lại chưa hoàn thiện việc xây dựng “Sổ danh điểm vật tư” điều đó ít nhiều gây khó khăn cho việc quản lý và theo dõi vật liệu, CCDC. *Thứ hai: Chứng từ cập nhật chưa kịp thời do khâu giao nhận giữa nhân viên tiếp liệu, thủ kho và kế toán tiến hành chậm. Nhân viên tiếp liệu không gửi chứng từ, hoá đơn một cách kịp thời do vậy việc hạch toán cũng tiến hành không đúng thời điểm *Thứ ba: Hiện nay DN đang áp dụng hệ thống sổ kế toán tổng hợp theo hình thức Chứng từ ghi sổ là hình thức sổ sách có nhiều ưu điểm, đang được áp dụng rộng rãi, phổ biến trong các doanh nghiệp sản xuất. Tuy nhiên tất cả các bảng biểu vẫn làm bằng phương pháp thủ công, khối lượng công việc nhiều và mất nhiều thời gian. Việc áp dụng tin học trong kế toán: Việc ghi chép, hạch toán hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hầu như đều làm theo phương pháp thủ công, công ty vẫn chưa thực hiện theo kế toán máy. Điều này làm cho công tác kế toán của công ty gặp nhiều khó khăn, một mặt nó làm cho khối lượng công việc nhiều mất nhiều thời gian, mặt khác cung cấp thông tin chưa kịp thời. Trong điều kiện cơ chế thị trường như hiện nay, đây là một hạn chế cần thiết phải được xem xét và khắc phục. * Thứ tư : Hạch toán chi tiết vật liệu, CCDC Xuất phát từ đặc điểm vật liệu, CCDC của DN , công tác kế toán chi tiết vật liệu sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán là phù hợp nhưng chưa thực sự hoàn thiện vì điều kiện chưa có hệ thống danh điểm vật tư thống nhất, trong hạch toán chi tiết vật liệu, CCDC chưa có sự kiểm tra đối chiếu thường xuyên, chặt chẽ giữa kho và phòng kế toán. * Thứ năm: Doanh nghiệp chưa quan tâm đúng mức đến hạch toán vật liệu, CCDC vượt định mức. Mặt khác, chi phí vật liệu vượt định mức vẫn được DN hạch toán vào chi phí vật liệu, đây cũng là nguyên nhân làm tăng giá thành sản phẩm của DN . IV. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật liệu, CCDC tại DNTN SX - KD TM Thành Phong Xuất phát từ những hạn chế của doanh nghiệp, để công tác hạch toán ngày cành được hoàn thiện hơn nữa, đáp ứng yêu cầu quản lý vật liệu, CCDC em có một số đề xuất sau: 1. Hoàn thiện việc tổ chức bảo quản, thu mua lưu trữ vật tư: Mặc dù việc quản lý và hạch toán từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ đến đưa vào sản xuất kinh doanh NVL, CCDC vẫn đảm bảo cho quá trình diễn ra nhưng thực tế quan sát cho thấy việc sắp xếp, bảo quản vật tư chưa thực sự ngăn nắp, khoa học điều đó ít nhiều gây khó khăn cho việc bảo đảm cung cấp vật liệu cho sản xuất để khắc phục tình trạng này DN nên thực hiện một số biện pháp sau: - Vật tư phải được sắp xếp ở vị trí thuận lợi theo nguyên tắc dễ nhìn dễ thấy, dễ lấy. Vật tư nào hay dùng phải được sắp xếp ở vị trí thuận lợi đảm bảo khi cần thiết thì lấy dễ dàng. Đồng thời DN cũng nên cân đối lại kế hoạch thu mua vật liệu, CCDC tại DN, vì hiện tại việc thu mua vật liệu, CCDC tại DN được tiến hành theo kiểu mua đâu dùng đấy, do vậy nhiều khi có hiện tượng không đủ vật liệu, CCDC cung cấp kịp thời cho sản xuất. Để khắc phục tình trạng này, bộ phận kế hoạch phải cân đối lại việc bảo quản, lưu trữ NVL nên có một khoản dự trữ nhất định để tránh tình trạng gián đoạn trong sản xuất. - Bộ phận kế hoạch cũng cần xem xét lại danh mục sản phẩm tiêu thụ để xác định những sản phẩm chủ chốt cần sản xuất từ đó có kế hoạch cung ứng một cách tốt nhất các loại vật liệu, CCDC. 2. Hoàn thiện hạch toán chi tiết vật liệu, CCDC * Xây dựng sổ danh điểm thống nhất toàn DN Để công tác quản lý vật liệu được chặt chẽ, thống nhất, đối chiếu kiểm tra được dễ dàng, dễ phát hiện khi sai sót và thuận tiện cho việc muốn tìm kiếm thông tin về một loại vật liệu, CCDC nào đó, trước hết DN nên mở “Sổ danh điểm vật liệu, CCDC”. Sổ danh điểm vật liệu, CCDC thống nhất tên gọi của từng thứ vật liệu, CCDC, mã hiệu quy cách vật liệu CCDC, đơn vị tính và đơn giá hạch toán của vật liệu, CCDC. Muốn mở sổ này trước hết DN phải xác định số danh điểm vật liệu, CCDC thống nhất trong toàn đơn vị. Việc áp dụng sổ danh điểm vật liệu, CCDC trong công tác quản lý sẽ góp phần giảm bớt khối lượng công việc kế toán, xử lý nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời phục vụ quản lý điều hành sản xuất kinh doanh và rất thuận tiện cho việc hạch toán trên máy tính. Sổ danh điểm vật liệu, CCDC được mở theo mẫu sau: SỔ DANH ĐIỂM VẬT TƯ Loại: Nguyên vật liệu chính. Ký hiệu Tên vật liệu Đơn vị tính Giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm vật tư 1521.01 Thép gió 1521.01.01 Thép Φ34 1521.01.02 Thép Φ34 . 3. Hoàn thiện việc hạch toán tổng hợp * Hoàn thiện việc ghi sổ kế toán Như trên ta đã thấy, trong trường hợp vật liệu, CCDC mua ngoài nhập kho, sau khi đã làm đầy đủ thủ tục và được nhập kho, kế toán chưa tiến hành hạch toán ngay mà sau khi hoá đơn về mới tiến hành hạch toán. Điều đó gây khó khăn rất nhiều cho việc tổ chức hạch toán được đảm bảo chính xác, kịp thời và cập nhật, để khắc phục tình trạng này theo em thì khi hàng về đơn vị vẫn tiến hành làm thủ tục nhập kho bình thường, vật tư này nên được sắp xếp riêng. Nếu cuối tháng hoá đơn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính theo định khoản: Nợ TK 152, 153 (chi tiết vật liệu, CCDC ): Trị giá vật liệu, CCDC nhập kho theo giá tạm tính Có TK 331: Tổng giá thanh toán Sang tháng sau khi hàng về thì ghi bằng một trong các cách sau: Cách 1: Xoá giá tạm tính bằng bút toán đỏ rồi ghi lại bằng bút toán thường. Cách 2: Dùng bút toán đảo để xoá giá tạm tính rồi ghi lại bằng bút toán thường. Nợ TK331 Có TK 152, 153 Nợ TK 152, 153 Nợ TK 133 Có TK 331 Cách 3: Ghi số chênh lệch giá tạm tính và giá thực tế bằng bút toán toán đỏ trong trường hợp giá tạm tính > giá thực tế, nếu giá tạm tính < giá thực tế thì ghi số chênh lệch bằng bút toán thường. 4. Áp dụng tin học trong công tác kế toán Khối lượng công việc kế toán nhiều nhưng việc trang bị máy tính cho phòng kế toán còn rất hạn chế, mặt khác do trình độ của kế toán viên nên việc sử dụng cũng chưa phát huy hết vai trò của máy tính. Thực tế hiện nay công việc kế toán chỉ có một số phần hành được áp dụng trên máy, còn lại vẫn được thực hiện theo phương pháp thủ công nên việc hạch toán tốn rất nhiều thời gian, mặt khác sổ sách ghi chép bằng tay nên hình thức không đẹp, ảnh hưởng đến việc tra cứu, xem xét tài liệu. Hơn nữa, do công tác kế toán gồm rất nhiều khâu, trải qua nhiều giai đoạn nên không tránh khỏi nhầm lẫn, sai sót. Từ thực tế trên, để nâng cao hiệu quả của việc hạch toán kế toán DN nên trang bị thêm máy vi tính cho phòng kế toán, đồng thời lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp nhất với đặc điểm của đơn vị cũng như trình độ của kế toán viên để tận dụng được tối đưa năng lực, tác dụng của nó. Bên cạnh đó công ty cũng cần đào tạo bồi dưỡng thêm trình độ sử dụng máy vi tính cho các nhân viên kế toán . Nếu những việc làm này được quan tâm, trong tương lai công tác quản lý nói chung và hạch toán nói riêng sẽ đơn giản hơn nhiều, giảm bớt lượng sổ sách ghi chép, tiết kiệm được lao động và một điều rất quan trọng là hạn chế được sai sót, cung cấp kịp thời thông tin cho quản lý. Doanh nghiệp một mặt nên đưa ra những biện pháp quản lý quá trình sản xuất sản phẩm cũng như theo dõi giám sát chặt chẽ quá trình sử dụng NVL, CCDC ở các phân xưởng, một mặt thực hiện chế độ quy trách nhiệm, gắn trách nhiệm quản lý và sử dụng cho từng bộ phận cá nhân cũng như phân xưởng, khuyến khích các sáng kiến biện pháp nhằm sử dụng tiết kiệm NVL, CCDC. KẾT LUẬN Sau một thời gian thực tập tại Doanh nghiệp tư nhân sản xuất và kinh doanh thương mại Thành Phong. Được sự giúp đỡ chỉ bảo chu đáo của các cán bộ phòng kế toán doanh nghiệp và đặc biệt cùng với sự hướng dẫn tận tình của thầy giáo Nguyễn Hải Hà, em nhận thấy việc tổ chức tốt công tác kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ có ý nghĩa to lớn, có vai trò quan trọng trong việc quản lý sản xuất kinh doanh của DN. Hạch toán kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chính xác, kịp thời , phản ánh đầy đủ tình hình thu mua, sử dụng và dự trữ bảo quản Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ mới giúp cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp có biện pháp chỉ đạo sản xuất đúng đắn. Vì vậy công tác kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nói riêng và công tác kế toán nói chung tại doanh nghiệp phải không ngừng hoàn thiện hơn nữa. Do thời gian thực tập tại doanh nghiệp đã giúp em rất nhiều trong việc củng cố kiến thức của mình đồng thời tiếp cận được với thực tế và vận dụng lý luận vào thực tế. Em đã mạnh dạn tìm hiểu công tác kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại doanh nghiệp thấy được những mặt mạnh và những điểm cần khắc phục nhằm góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại doanh nghiệp Hoàn thành được chuyên đề này, một lần nữa em xin chân thành cảm ơn sự góp ý, chỉ bảo của thầy giáo Nguyễn Hải Hà và các cán bộ phòng kế toán doanh nghiệp đã hết lòng giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập . Hà Nội , ngày 10 tháng 4 năm 2004 Sinh viên thực tập Tăng Hữu Toàn . HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU CCDC TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN SẢN XUẤT KINH DOANH THƯƠNG MẠI THÀNH PHONG I. NHẬN XÉT CHUNG VỀ CÔNG TÁC. lặp giữa các nghiệp vụ kế toán và thuận lợi cho phân công kế toán. * Về tổ chức công tác kế toán vật liệu, CCDC: Công tác kế toán vật liệu, CCDC ở DN được