thực trạng công tác bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty tnhh hỗ trợ đầu t hợp tác kinh tế và chuyển giao công nghệ I. Kế toán bán hàng ở công ty IET 1. Các phơng thức bán hàng Việc bán hàng của Công ty IET chủ yếu đợc tổ chức thực hiện trên 3 phơng thức: Bán buôn, bán lẻ, bán qua đờng bu điện. Tuỳ vào từng phơng thức giao hàng, hình thức thanh toán mà kế toán bán hàng cũng khác nhau. Mặt khác, hàng tháng quá trình tiêu thụ cũng không giống nhau nó diễn ra không đợc đều đặn, doanh thu bán hàng có tháng nhiều tháng ít. Đó là điều tất nhiên. Kế toán bán hàng theo phơng thức bán buôn. Trên cơ sở đơn hỏi hàng và th chào hàng của Công ty đa ra, hai bên sẽ đàm phán và ký kết hợp đồng( hợp đồng mua bán), căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hay đơn đặt hàng đã đợc phê duyệt bởi Giám Đốc, phòng kế toán lập hoá đơn giá trị gia tăng. Hoá đơn giá trị gia tăng (Biểu số 1) vừa là hoá đơn bán hàng, vừa là căn cứ để xuất kho, vừa là căn cứ để hạch toán doanh thu. Đối với ngời mua hàng làm chứng từ đi đờng và ghi sổ kế toán.Hoá đơn gía trị gia tăng đợc lập làm 3 liên (đè giấy than viết 1 lần) : Liên 1: Lu tại quyển hoá đơn gốc do phòng kế toán giữ để theo dõi hàng ngày. Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ đi đờng và ghi sổ kế toán đơn vị mua. Liên 3 : Giao cho thủ kho dùng để ghi sổ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán. Trên mỗi hoá đơn bán hàng có đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lợng đơn giá của từng loại hàng hoá bán ra, tổng tiền hàng, thuế giá trị gia tăng và tổng số tiền phải thanh toán. Sau khi lập hoá đơn giá trị gia tăng nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm hoá đơn này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. ở kho, khi nhận đợc hoá đơn, thủ kho sẽ ghi vào sổ kho theo số lợng hàng đợc bán. Sổ kho do thủ kho mở hàng quý và mở chi tiết cho từng loại hàng hoá. Thủ kho có nhiệm vụ theo dõi chi tiết hàng hoá nhập, xuất, tồn và sau ghi vào sổ kho, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế toán. Đến cuối tháng, thủ kho tính số tồn kho từng loại hàng hoá để đối chiếu với phòng kế toán. ở phòng kế toán: Sau khi nhận đợc chứng từ về bán hàng do thủ kho mang tới, kế toán kiểm tra tính pháp lý rồi ký duyệt. Mỗi vật t đều đợc kế toán cho một mã riêng nên khi nhận đợc hoá đơn giá trị gia tăng kế toán phải tra mã của mặt hàng đợc bán để nhập vào máy vi tính. Kế toán bán hàng sử dụng sổ chi tiết hàng hoá, bảng tổng hợp nhập xuất tồn, sổ chi tiết doanh thu bán hàng để theo dõi hàng hoá về số l- ơng và giá trị. Ví dụ: Cụ thể: Ngày 5 Tháng 1 Năm 2005. Giữa Công ty IET và Công ty VINEXAD có hợp đồng mua bán máy photo rich FT 5840, kèm mực, từ và DevelopmentUnit với giá bán 56 896 364đ cha thuế (thuế VAT 10%) . ( Biểu số 1, 2 ) Theo nh hợp đồng ký kết giữa hai bên, Công ty VINEXAD sẽ thanh toán cho Công ty IET theo hình thức tiền mặt .Do vậy căn cứ vào hợp đồng và hoá đơn GTGT kế toán hàng hoá hạch toán nh sau: Nợ TK 632: 46 227 615đ Có Tk 156: 46 227 615đ Đồng thời ghi: Nợ TK 131: 62 586 000đ Có TK 511: 56 896 364đ Có TK 33311: 5 689 636đ Do hàng ngày phát sinh nhiều các nghiệp vụ thu chi tiền hàng nên để tiện theo dõi cộng nợ phải thu, phải trả kế toán Công ty sử dụng TK131 Phải thu của khách hàng và TK 331 Phải trả cho ngời bán. Do đó tất cả các nghiệp vụ có liên quan đến thu tiền hàng kế toán đều phản ánh qua Nợ TK 131, khi sự phát sinh nghiệp vụ thu tiền thì kế toán mới phản ánh bên có TK131. Theo ví dụ trên. Cũng trong ngày 5/1/2005 Công ty nhận đợc tiền do Công ty VINEXAD trả tiền hàng. Khi đó kế toán thu chi tiền mặt lập phiếu thu hàng. Căn cứ vào phiếu thu ngày 5/1/2005, kế toán công nợ ghi định khoản: ( Biểu số 1 ) Nợ TK 1111: 62 586 000đ Có TK 131: 62 586 000đ Kế toán bán hàng theo phơng thức bán lẻ. Theo phơng thức này viêc bán lẻ chủ yếu diễn ra tại văn phòng của Công ty, và thờng khách hàng xem hàng nếu đồng ý về chất lợng và giá cả thì sẽ mua hàng và trả tiền ngay, tuy nhiên doanh thu bán lẻ thờng không lớn. Nếu việc bán lẻ phát sinh qua điện thoại hoặc qua Fax nghĩa là khách hàng gọi điện trực tiếp tới phòng kinh doanh của công ty về việc mua một loại hàng hoá nào đó và yêu cầu chuyển tới tận nơi, khi đó phòng kế toán sẽ viết HĐGTGT và xé 2 liên( liên 2 và liên 3) cho ngời giao hàng( thờng là nhân viên phòng kinh doanh và phòng kỹ thuật) và yêu cầu ngời mua hàng ký vào để thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của hoá đơn. Ví dụ: Ngày 16/1/2005 Công ty công trình giao thông 246 tới văn phòng của công ty xem hàng và đã mua 01 máy in LBP 800. Đơn giá 4.303.636 đ( cha VAT) kèm mega data. printer cabble. Công ty công trình giao thông đồng ý mua và sẽ thanh toán bằng tiền mặt. Khi đó kế toán hàng hoá lập định khoản: ( Biểu số 4 ) Nợ TK 632 : 3 839 400đ Có TK 156 : 3 839 400đ Và kế toán công nợ lập định khoản: Nợ TK131 : 4 734 000đ Có TK 511 : 4 303 636đ Có TK 33311 : 430 364đ Tới ngày 17/1/2005 khách hàng thanh toán tiền máy in căn cứ vào phiếu thu số 17 ngày 17/1 kế toán công nợ ghi: Nợ TK : 1111 4 734 000đ Có TK : 131 4 734 000đ Kế toán bán hàng theo phơng thức gửi qua đờng bu điện . Phơng thức này thờng phát sinh với những khách hàng buôn hay bạn hàng quen thuộc của Công ty, đã có sự tin cậy và hiểu biết về nhau. Trong trờng hợp các khách hàng của Công ty đều là khách hàng ở Thành Phố Hồ Chi Minh, TP Đã Nẵng Ví dụ nh : Công ty VT, Công ty Phát Triển Công nghệ Thái Bình Dơng. Ví dụ : Ngày 16/1/2005 Công ty VT đã mua của Công ty IET 01 máy photo FT 5640 với đơn giá 36.340.000đ.Theo nh thờng lệ Công ty IET sẽ viết hoá đơn ( GTGT) sau đó xé liên 2 gửi kèm hàng hoá vào cho Công ty VT, việc chuyển hàng này thực hiện bởi nhân viên phòng kinh doanh. Hàng sẽ đợc đóng hộp sau đó chuyển ra ga Hà Nội và gửi vào Công ty VT.( Biểu số 4 ) Về hình thức thanh toán: Công ty VT sẽ thanh toán bằng hình thức chuyển khoản. Khi phát sinh nghiệp vụ bán máy FT 5640 kế toán hàng hoá lập định khoản sau: Nợ TK 632: 35 312 420đ Có TK 156 : 35 314 420đ Đồng thời kế toán công nợ lập định khoản: Nợ TK 131 : 39 974 000đ Có TK 511 : 36 340 000đ Có TK 33311 : 3 634 000đ Khi phát sinh một nghiệp vụ bán hàng hoá nào đó kế toán hàng hoá đều viết hoá đơn ( GTGT) để phản ánh doanh thu của số hàng đã xuất bán. Hoá đơn (GTGT) sẽ đợc làm căn cứ để cuối tháng kế toán lên bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra. Trên bảng kê này mỗi khách hàng đợc ghi trên một dòng bảng kê. Mục đích của việc lập bảng kê chứng từ dịch vụ hàng hoá bán ra là nhằm quyết toán thuế ( GTGT) đầu ra và thuế (GTGT) đầu vào. Cụ thể: Vào ngày31/1/2005 để phục vụ cho công việc quyết toán thuế GTGT kế toán công ty đã lập bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra nh sau: ( Kèm theo tờ khai, Thuế GTGT).( Biểu số 3, 4. ) Việc bán hàng cuả Công ty có thể thu đợc tiền ngay cũng có thể khách hàng chấp nhận nợ, vì vậy để việc theo dõi công nợ với ngời mua đợc chính xác, kế toán Công ty IET đã sử dụng TK 131 Phải thu của khách hàng để theo dõi công nợ. Điều này có nghĩa là mọi nghiệp vụ liên quan đến công nợ phải thu đều đợc thể hiện qua TK 131. Để phục vụ cho việc cung cấp thông tin về công nợ một cách nhanh chóng, chính xác, kế toán công ty còn sử dụng sổ chi tiết thanh toán với ngời mua, sổ chi tiết TK 131, bảng tổng hợp TK 131. 2. Kế toán bán hàng 2.1. Kế toán doanh thu bán hàng : Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng và đã xác định đợc doanh thu thì để phản ánh doanh thu bán hàng kế toán sử dụng TK5111. Tài khoản 511 đợc chia làm 3 tiểu khoản nh sau: TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá. TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm. TK 5113: Doanh thu của dich vụ . Để theo dõi doanh thu bán hàng thì kế toán Công ty sử dụng số chi tiết tài khoản, báo cáo chi tiết bán hàng, sổ cái tài khoản. Là một doanh nghiệp áp dụng nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế nên doanh thu bán hàng không bao gồm thuế VAT. Ví dụ: Ngày 5 Tháng 1 Năm 2005. Giữa Công ty IET và Công ty VINEXAD có hợp đồng mua bán máy photo rich FT 5840, kèm mực, từ và DevelopmentUnit với giá bán 56 896 364đ cha thuế (thuế VAT 10%) . Nợ TK 111: 62 586 000đ Có TK 511 : 56 896 364đ Có TK 3331: 5 689 636đ Kết cấu của các sổ và báo cáo đợc thể hiện qua Biểu số 2, 5, 6. Số liệu tổng hợp của sổ cái TK511 sẽ đợc sử dụng để xác định kết quả kinh doanh trong tháng. 2.2. Kế toán giá vốn hàng bán . Để tổng hợp giá vốn số hàng đã xuất bán kế toán căn cứ vào số lợng và ghi trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn của hàng hoá để xác định giá vốn của số hàng đã xuất kho. Giá vốn của hàng xuất kho tiêu thụ đợc tính theo giá trung bình hàng xuất kho: Đơn giá bình quân = Trị giá mua thực tế hàng còn đầu kỳ + Trị giá mua thực tế hàng nhập trong kỳ Số lợng hàng còn đầu kỳ + Số lợng hàng nhập trong kỳ Trị giá mua thực tế Đơn giá Số lợng hàng hàng xuất trong kỳ bình quân xuất trong kỳ Mọi chi phí phát sinh khi mua hàng đợc tính vào giá vốn hàng bán. Giá vốn của hàng đã tiêu thụ đợc dùng để xác định lãi gộp của số hàng đã bán, để theo dõi giá vốn ngoài bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho của hàng hoá, kế toán Công ty IET còn sử dụng sổ cái TK 632 và sổ chi tiết TK 632. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh nh bán hàng hoá . Ví dụ : Ngày 16/1/2005 Công ty Thiên Phú đã mua của Công ty IET 01 máy photo FT 5640 với đơn giá 36.340.000đ.Trong đó giá vốn hàng bán là: 35312420đ Kế toán phản ánh giá vốn hàng bán: Nợ TK 632 : 35312420 Có TK 156 : 35312420 vào sổ chi tiết TK 632 cuối tháng tiến hành ghi sổ cái. ( Biểu số 5, 6. ) 2.3. Kế toán chi phí bán hàng: Trong điều kiện hiện nay với sự cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp nào chiếm đợc thị phần lớn doanh nghiệp đó sẽ có thế mạnh hơn trong quá trình tiêu thụ hàng hoá Công ty IET cũng vậy, để bán đợc hàng hoá Công ty thờng phải chi ra các khoản chi phí đợc gọi là chi phí bán hàng. Để hạch toán chi phí bán hàng kế toán sử dụng TK 641 chi phí bán hàng trong TK này các chi phí nh: Chi phí nhân viên bán hàng, chi phí bao bì, chi phí chào hàng, giới thiệu sản phẩm, chi phí vận chuyển hàng tiêu thụ Việc hạch toán chi phí bán hàng Công ty không sử dụng sổ chi tiết chi phí bán hàng mà khi có nghiệp vụ chi phí phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng, kế toán tập hợp chứng từ sau đó ghi vào sổ cái TK 641. Mọi chi phí bán hàng đợc tập hợp và phân bổ vào cuối mỗi tháng. Chi phí bán hàng đợc theo dõi theo từng chứng từ phát sinh và đợc kết chuyển sang TK 911 - "Xác định kết quả kinh doanh". *= Ví dụ: Tháng 1 năm 2005 Công ty có một số nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng nh sau: Nợ TK 6417: 370 563đ Có TK 1123: 370 563đ - Tính ra tiền lơng phải trả cho công nhân viên bán hàng: Nợ TK 6411: 6 078 000đ Có TK 334: 6 078 000đ - Chi tiền gửi hàng: Nợ TK 6418: 135 238đ Có TK 111: 135 238đ Cuối kỳ tập hợp chi phí bán hàng, phân bổ 100% cho hàng bán ra và đợc kết chuyển vào TK 911 - " Xác định kết quả kinh doanh". Nợ TK 911: 18 627 608đ Có TK 641: 18 627 608đ Để theo dõi chi phí bán hàng kế toán sử dụng sổ cái TK 641.( Biểu số 7 ) 2.4. Kế toán chi phí quản lý. Chi phí quản lý doanh nghiệp là các chi phí phát sinh có liên quan chung đến mọi hoạt động của Công ty, chi phí quản lý bao gồm: Chi phí nhân viên văn phòng, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí hội nghị, tiếp khách, khấu hao TSCĐ, chi phí điện nớc Các chi phí này đ ợc hạch toán vào TK642 chi phí quản lý doanh nghiệp. Căn cứ vào chứng từ minh chứng cho nghiệp vụ chi liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp kế toán ghi vào sổ chi tiết TK642 và ghi sổ cái TK642. Chi phí quản lý doanh nghiệp đợc phân bổ và tập hợp 100% cho hàng còn lại và hàng bán ra vào cuối mỗi tháng , sau đó chi phí quản lý sẽ đợc kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả. Để theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp , kế toán mở sổ theo dõi chi phí quản lý. Ví dụ: Trong tháng 1/2005 Công ty có các khoản chi phí quản lý nh sau: ( Biểu số 8, 9. ) - Lơng phải trả cho bộ phận quản lý . Nợ TK 6421 : 57 550 240đ Có TK 334 : 57 550 240đ - Bảo hiểm xã hội phải trích theo lơng. Nợ TK 6421 : 15%* 57.550.240 = 7 542 500đ Có TK 338 : 7 542 500đ - Chi phí đồ dùng văn phòng, khắc dấu, mua hoá đơn cho công ty. Nợ TK 6423 : 3 215 206đ Có TK 153 : 3 215 206đ - Chi phí điện nớc, điện thoại, Fax phục vụ quản lý. Nợ TK 6427 : 5 204 360đ Có TK 111 : 5 204 360đ . Cuối kỳ tổng hợp chi phí quản lý và kết chuyển sang TK 911 - " Xác định kết quả kinh doanh" Nợ TK 911 : 106 646 266đ Có TK 642 : 106 646 266đ II. Kế toán xác định kết quả bán hàng ở công ty IET.CO., LTD Tại Công ty, xác định kết quả bán hàng đợc thực hiện theo từng tháng. Hàng tháng căn cứ vào kết quả bán hàng, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển sau: Kết chuyển doanh thu thuần (số liệu TK511) sang bên có TK911. Kết chuyển giá vốn hàng bán (số liệu TK632) sang bên nợ TK911. Kết chuyển chi phí hàng bán (số liệu TK641) sang bên nợ TK911. Kết chuyển chi phí QLDN (số liệu TK642) sang bên nợ TK911. Việc xác định kết quả bán hàng đợc xác định nh sau: Kết quả hoạt động bán hàng = Doanh thu thuần - Trị giá vốn hàng xuất bán - Chi phí BH của hàng đã bán - Chi phí QLDN của số hàng đã bán Ví dụ: Tháng 1/2005 Công ty xác định kết quả bán hàng nh sau: ( đơn vị tính:VND). ( Biểu số 10 ) - Kết chuyển giá vốn hàng đã bán. NợTK 911: 1 345 145 759đ Có TK 632: 1 345 145 759đ - Kết chuyển chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. NợTK 911: 18 627 608đ Có TK 642: 18 627 608đ - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ. NợTK 911: 106 646 266đ Có TK 642: 106 646 266đ - Kết chuyển doanh thu thuần của số hàng đã bán. Nợ TK 511: 1 509 749 916đ Có TK 911: 1 509 749 916đ - Xác định kết quả bán hàng. Nợ TK 911: 39 330 283đ Có TK 4212: 39 330 283đ . thực trạng công tác bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty tnhh hỗ trợ đầu t hợp tác kinh tế và chuyển giao công nghệ I. Kế toán bán hàng. toán xác định kết quả bán hàng ở công ty IET.CO., LTD Tại Công ty, xác định kết quả bán hàng đợc thực hiện theo từng tháng. Hàng tháng căn cứ vào kết quả bán