THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ TRONG XÍ NGHIỆP IN TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯƠNG MẠI 2.1/.Quá trình hình thành và phát triển 2.1.1/. Sự ra đời và phát triển của XN in T.T.T.T thương mại Trung tâm Thông tin Thương mại Việt Nam, tên tiếng Anh là Vietnam Trade Information Center( VTIC) ra đời trong một hoàn cảnh vừa bình thường vừa đặc biệt. Bình thường bởi năm 1989 Bộ trưởng Bộ Kinh tế Đối ngoại ký quyết định thành lập Trung tâm trên cơ sở hợp nhất 2 bộ phận đã có sẵn là Phòng Thông tin thuộc Viện Kinh tế đối ngoại và Trung tâm Tính toán của Bộ Kinh tế đối ngoại. Sau đó , năm 1992 Bộ Thương mại quyết định sáp nhập thêm Trung tâm Kinh tế Kỹ thuật Vật tư( thuộc Bộ Vật tư) và Phòng Thông tin( thuộc Bộ Nội thương), tạo ra những bộ phận nòng cốt ban đầu của Trung tâm Thông tin Thương mại Việt Nam- Bộ Thương mại. Thế nhưng, thời điểm ra đời và quá trình trưởng thành của Trung tâm lại rất đặc biệt. Tư tưởng “đổi mới” của Đại hội Đảng VI khi đó đang tác động tới mọi mặt đời sống kinh tế xã hội, nhất là trong lĩnh vực Thương mại- Du lịch và đang chuyển đổi tư duy của những người làm báo, làm thông tin phục vụ kinh tế thị trường. Tuy nhiên lúc ban đầu, tư duy này chưa rõ nét nhưng khao khát đổi mới lại cháy bỏng, trong khi đó môi trường tâm lý, pháp lý cho hoạt động báo chí, thông tin mới đang dần hình thành. Chính sự ra đời “ bình thường” trong một hoàn cảnh “ đặc biệt” đã in dấu đậm nét lên suốt quá trình phát triển của Trung tâm 17 năm qua. Có thể thấy qua một số biểu hiện cụ thể sau:  Ban đầu, các ấn phẩm của Trung tâm hoặc là xuất phát từ một sản phẩm thông tin bao cấp cho các DN hoặc là ấn phẩm đăch biệt dùng riêng cho lãnh đạo .để lột xác thành một sản phẩm hàng hoá trong lĩnh vực thông tin ( Bản tin Ngoại thương, Thương nghiệp Thị trường, Thị trường Giá cả Vật tư, Bản tin A .). Một số bản tin ban đầu còn được làm theo mô hình của tạp chí, bản tin nước ngoài sau đó dần điều chỉnh lại cho phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện Việt Nam như: Bản tin Thị trường, Bản tin VE và VB bằng tiếng Anh; BTD repot bằng tiếng Nhật . Quá trình phát triển của các bản tin luôn chứa đựng cái cũ và cái mới,. Cái bản địa và cái ngoại lai đan xen nhau để rồi dần dần định hình và có được những bước đi hướng về DN, hướng về phục vụ yêu cầu quản lý Nhà nước về thương mại. Đây cũng là quá trình loại bỏ dần cách làm ăn tuỳ hứng, chụp dựt để trở về với sự bài bản trong khuôn khổ hợp tác, cùng chia sẻ và tuân thủ luật pháp.  Mặc dù với nguồn nhân lực ít ỏi ban đầu nhưng công nghệ thông tin cũng đã được chú ý ứng dụng ngay từ buổi đầu thành lập. Công nghệ thông tin được sử dụng để phục vụ cho chế bản các bản tin; in ấn cùng một lúc ở cả 3 miền Bắc, Trung, Nam, khai thác tin qua chảo bắt sóng vệ tinh, mua tin của Reuteur, khai thác Internet và xây dựng mạng điện rộng Vinanet ngay từ năm 1992. Hoạt động của Vinanet từ chỗ mò mẫm, phụ thuộc vào chuyên gia nước ngoài hoặc bên ngoài, nguồn tin từ chỗ chủ yếu chép lại ở các báo chí . nay về cơ bản đã chủ động được Kỹ thuật và công nghệ, nguồn tin phong phú, được các DN đón nhận. Gần đây, Nhà nước lại tin tưởng giao cho Trung tâm quản lý và vận hành trang chủ quốc gia trên mạng ASEMCONNECT và mạng WTO.  Các bộ phận dịch vụ từ chỗ sinh ra chỉ để giải quyết nhu cầu nội bộ như in ấn, phát hành các ấn phẩm của Trung tâm nay đã phát triển thành Xí nghiệp In, phòng Xuất bản, bộ phận phát hành . đủ sức phục vụ nhu cầu của xã hội, doanh thu ngày càng tăng.  Quan hệ cộng tác từ chỗ chỉ khai thác mối quan hệ sẵn có để triển khai công việc, nay đã tạo lập được một hệ thống cung cấp và nhận tin trong phạm vi toàn quốc. Mạng lưới chi nhánh tại T.p HCM, T.p Đà Nẵng, Cần Thơ; các Văn phòng Đại diện ở Móng Cái, các cộng tác viên ở các cửa khẩu cũng như các Cục, Vụ, Viện trong và ngoài Bộ đang tạo thành một guồng máy tốt phục vụ công tác cung cấp thông tin. Đặc biệt từ năm 2003, Trung tâm đã nối mạng với hầu hết các tỉnh, thành trong cả nước và đăng tải nhiều Website cho các địa phương trên mạng ASEMCONNET.  Cơ chế quản lý từ chỗ cứng nhắc theo lối hành chính bao cấp dần chuyển sang hoạt động theo cơ chế thị trường, tuân thủ nguyên tắc lấy thu bù chi, tự hạch toán . Đây là sự chuyển mình quyết định, mang tính sống còn. Chính vì vậy bên cạnh sự bùng phát còn có nhiều bỡ ngỡ, vụng dại trong thủa ban đầu, dần được điều chính mình, đủ sức cạnh tranh trên thị trường thông tin. Nhờ vậy, đến nay thông tin đã là hàng hoá, các DN là bạn hàng, là “ thượng đế” của người làm tin. • 1989- 2003 Xưởng In nội bộ của Trung tâm Thông tin – Bộ Thương mại • 2003- 9/2004 Đổi tên thành XN In nội bộ • Từ 10/2004 được công nhận là XN In theo giấy phép In số 71/2004- GP- IN của Bộ Văn hoá- Thông tin. Xí nghiệp In trực thuộc T.T.T.T Thương mại- Bộ Thương mại là một đơn vị hành chính sự nghiệp có thu, được thành lập ngày 20-11-1989, trụ sở 46- Ngô Quyền- Hoàn Kiếm- HN, là một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân và thực hiện hạch toán phụ thuộc. Trung tâm có các đơn vị trực thuộc: 1) Chi nhánh T.P HCM 2) Chi nhánh Đà Nẵng 3) Văn phòng Móng Cái 4) Văn phòng Lạng Sơn 5) Văn phòng Cần Thơ 2.1.2/. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh tại XN In TTTT Thương mại 2.1.2.1/. Chức năng nhiệm vụ mặt hàng chủ yếu của XN In a) Chức năng Chức năng của XN được thể hiện qua mục đích và nội dung hoạt động kinh doanh. Mục đích kinh doanh: Sd NV, khả năng QLLĐ và uy tín của người sáng lập nên, của các thành viên để tối đa hoá lợi nhuận cho XN, nhằm gia tăng lợi tức và tích luỹ tái đầu tư để phát triển ngày càng lớn mạnh. Thông qua HĐKD cuả mình, XN góp phần đem lại hiệu quả về KT- CT- XH cho đất nước, giải quyết việc làm cho người lao động, nâng cao dân trí, giảm CP đầu tư của nhân dân trong sxkd, tăng cường đóng góp cho NSNN. Nội dung ngành nghề kinh doanh: - SX, gia công, tạo thành SP - SX kinh doanh vật liệu, vật tư - Xuất, nhập SP,vật tư, thiết bị phục vụ sx ra các mặt hàng XN được phép sx - In ấn các bản tin nội bộ ngoài ra còn làm thêm in ấn, nhận ngoài kế hoạch. b) Nhiệm vụ của XN - Tổ chức sx nâng cao NSLĐ không ngừng áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ để nâng cao chất lượng sản phẩm, phù hợp với nhu cầu người tiêu dùng. - Hoạt động theo đúng ngành nghề kinh doanh đã đăng ký, đảm bảo chất lượng SP theo đúng tiêu chuẩn đã đăng ký. - Chấp hành pháp luật Nhà nước, thực hiện các chế độ chính sách QL sd vốn, vật tư TS, bảo toàn vốn phát triển vốn, thực hiện các nghĩa vụ với Nhà nước. - Thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng với các đơn vị , DN. - Ưu tiên sd lđ trong nước, đảm bảo quyền lợi và lợi ích người LĐ theo qđ của pháp luật về LĐ, tôn trọng quyền tổ chức công đoàn theo pháp luật công đoàn. - Tuân thủ qđ của pháp luật về quốc phòng, an ninh, TTATXH, bảo vệ môi trường. c) Mặt hàng chủ yếu Là XN In nên mặt hàng chủ yếu là: In sách, báo, tạp chí, xuất bản phẩm và các ấn phẩm khác; giấy tờ quản lý kinh tế- XH. 2.1.2.2/. Tình hình lao động của Trung tâm Hiện nay, Trung tâm có 350 cán bộ công nhân viên, trong đó có 95 người là công nhân trực tiếp sx, còn lại là bộ phận QL và bộ phận kinh doanh; 103 người có trình độ đại học- cao đẳng, 51 người trình độ trung cấp. 2.1.2.3/. Tổ chức sản xuất và quản lý của trung tâm 2.1.2.3.1/. Tổ chức bộ máy quản lý tại trung tâm a) Cơ cấu bộ máy quản lý: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý b) Chức năng của từng bộ phận *Ban giám đốc: gồm Giám đốc và 3 phó Giám đốc - Giám đốc: do HĐQT bổ nhiệm. GĐlà người điều hành HĐ hàng ngày của XN,trực tiếp chịu trách nhiệm trước HĐQT về việc tổ chức,QL điều hành các HĐ hàng ngày của XN, sd có hiệu quả các nguồn lực của XN và thi hành các NQ,qđ của HĐQT theo nhiệm vụ đặt ra. - Phó Giám đốc gồm: + Phó giám đốc phụ trách bộ phận mạng + Phó giám đốc dịch vụ + Phó giám đốc phụ trách các bản tin * Các phòng ban chức năng: - Phòng đối ngoại: + Tham mưu và giúp việc cho Ban giám đốc trong việc giao dịch với bên ngoài. + Tham mưu giúp việc trong công tác QL xuất, nhập khẩu của XN + Tham mưu giúp việc trong công tác QL sx và đóng gói SP của XN SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯƠNG MẠI GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM PGĐ bộ phận mạng PGĐ dịch vụ PGĐ các bản tin BQL Dự án Phòng TCHC Phòng t i à chính Phòng đối Bản tin DNTM Bản tin N/thương Vinanet Bản tin TTTM Bản tin T/trường CN Đ Nà ẵng Bản tin TNTT ASEM Conanet Bản tin TT GCVT - Phòng tài chính: + Trực tiếp thực hiện chỉ đạo hệ thống tài chính, các cán bộ có liên quan đến kinh tế và tài chính của trung tâm, quản lý các TS của trung tâm. +Tham mưu và giúp việc cho Ban giám đốc trong việc điều hành, xđ kqkd. +Tham mưu và giúp việc cho Ban giám đốc trung tâm và trực tiếp thực hiện chỉ đạo hệ thống tài chính của trung tâm, QL các nguồn vốn KD của trung tâm. + Giúp việc cho BGĐ trung tâm trong việc phân phối lợi nhuận trích lập các quỹ. - Phòng TCHC: +Tham mưu và trực tiếp thực hiện công tác tổ chức của XN, công tác tuyển dụng cán bộ, người lđ trong XN +Thực hiện công tác đào tạo và đào tạo bổ sung kiến thức thực tế doanh nghiệp cho cán bộ và người lđ trong XN Phòng xuất bản CN TP HCM Sàn TMĐT Xí nghiệp In VPLL Móng Cái Văn phòng BTD +Thực hiện công tác phân công, điều động cán bộ và người lđ trong doanh nghiệp, thực hiện công tác định kỳ đánh giá nhận xét kết quả, năng lượng công tác định kỳ đối với cán bộ của XN + Đảm bảo chế độ chính sách đãi ngộ cho cán bộ và người lđ trong XN + Làm công tác tư tưởng cho cán bộ, người lđ trong XN yên tâm công tác đoàn kết một lòng xây dựng XN phát triển + Thực hiện công tác Đảng, công tác chính trị xã hội trong XN, công tác pháp chế, thanh tra kiểm tra nhân sự, giải quyết các vấn đề có liên quan đến tố tụng hình sự của XN. - BQL dự án: + Tham mưu và trực tiếp thực hiện công tác QL của XN + Thực hiện các dự án mà kế hoạch đã đề ra - Chi nhánh Đà Nẵng - Chi nhánh T.p HCM - Văn phòng Móng Cái - Văn phòng Lạng Sơn - Văn phòng Cần Thơ 2.1.2.3.2/. Đặc điểm tổ chức sản xuất a) Đặc điểm sxkd - Hiện trạng QL của bất kỳ một DN nào cũng gắn liền với môi trường và đặc điểm ngành nghề mà DN đó hđ. - Đây là ngành phục vụ thương mại, phục vụ dân trí, ổn định CT- KT- XH của đất nước mà Đảng và Nhà nước quan tâm. - Đây là ngành có thị trường rất lớn trong mọi người biết đến lại rất nhỏ bé, đòi hỏi phải tổ chức một hệ thống phân phối khoa học, QL khoa học. b) Đặc điểm quy trình công nghệ Việc tổ chức sx trong XN được tổ chức tương đối chặt chẽ giữa các khâu trong quá trình sx. Trong việc điều hành sxsp ở từng khâu của quy trình sx đều có sự QL kiểm tra đảm bảo chất lượng SP. (Sơ đồ quy trình công nghệ) Kiểm định chất lượng Nguyên liệu Nguyên liệu kỹ thuật Định lượng nguyên liệu theo Gia công nguyên liệu Kiểm định các chỉ tiêu Chất lượng sản phẩm Pha chế tổng hợp Ngăn chứa SP đã pha chế Hệ thống đóng gói SP Kiểm tra các chất lượng Chỉ tiêu đóng gói Nguyên liệu kỹ thuật sau khi kiểm định đánh giá chất lượng tiến hành định lượng nguyên liệu, các nhiên liệu sau khi mua về được pha chế tổng hợp, ở công đoạn này các thành phần nguyên liệu cấu thành SP được tổng hợp pha chế khuấy trộn thành SP khi pha chế xong tiến hành định lượng các chỉ tiêu chất lượng SP, kiểm tra xong tiến hành đóng gói SP. 2.1.3/. Đặc điểm tổ chức kế toán 2.1.3.1/. Hình thức hạch toán kế toán, hình thức ghi sổ kế toán, niên độ kế toán - Hình thức hạch toán kế toán:Trung tâm hạch toán độc lập toàn phần, XN hạch toán phụ thuộc theo phương pháp báo sổ. - Hình thức ghi sổ:Theo hình thức chứng từ ghi sổ - Niên độ kế toán: Bắt đầu từ 01/ 01/ N đến 31/ 12/ N 2.1.3.2/. Bộ máy kế toán Hiện nay phòng tài chính kế toán trung tâm có 7 người được bố trí sắp xếp công việc kiêm nhiệm và theo mô hình như sau: Kho th nh phà ẩm Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng t i chínhà Kế toán tổng hợp kiêm phó phòng [...]... tra * Hệ thống báo cáo - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Thuyết minh báo cáo tài chính 2.2/ Tình hình thực tế công tác KT TP và tiêu thụ TP tại XN In TTTT thương mại 2.2.1/ Kế toán TP 2.2.1.1/ Đánh giá TP và QL TP TP sx ra là kết tinh thành quả LĐ của toàn bộ CNV của DN, cho nên phải được QL chặt chẽ, tránh mọi tổn thất xảy ra TP ở mỗi DN có các đặc.. .Kế toán thuế kiêm Kế toán giá thành Kế toán thành Kế toán công nợ Kế toán vật tư, KT tiền kiêm KT toán kiêm KT thành lương,B TSCĐ kiêm KT ngân phẩm H 2.1.3.3/ Trình tự ghi sổ của trung tâm theo hình thức chứng từ ghi sổ SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ đăng ký c.từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ KT chi tiết Chứng... 4.723 5.873 33.696,06 Giá thành SP XK = 4.810 x 33.696,06 = 162.078.048,6 2.2.1.2/ Tổ chức kế toán TP ở XN a) Công tác hạch toán ban đầu Để tránh những nhầm lẫn sai sót, nhằm đảm bảo độ tin cậy, chính xác của các thông tin kinh tế tài chính cung cấp cho QL, hạch toán ban đầu có ý nghĩa rất quan trọng, nó là khâu đầu tiên trong hệ thống hạch toán kế toán Nội dung trình tự hạch toán ban đầu được thể hiện... Kết chuyển giá vốn 911 PS Có 274.353.320,52 31.435,7 274.321.884,82 hàng bán Cộng PS 274.353.320,52 274.353.320,52 2.2.2/ Kế toán tiêu thụ thành phẩm 2.2.2.1/ Các phương thức doanh nghiệp Chuyển sang nền kinh tế thị trường với việc thực hiện hạch toán kinh doanh độc lập, lấy doanh thu bù đắp chi phí và phải cạnh tranh với sản phẩm cùng loại, vì vậy công tác tiêu thụ sản phẩm được XN đặc biêt quan tâm. .. số lượng thành phẩm bán ra, XN cần chú trọng đến công tác chế tạo sản phẩm đến tận tay người tiêu dùng, đồng thời phải nâng cao chất lượng sản phẩm Trong khâu tiêu thụ, phòng tiêu thụ sản phẩm, phòng kế toán và thủ kho kết hợp chặt chẽ với nhau tạo điều kiện cho khách hàng làm thủ tục và lấy hàng nhanh nhất Bên cạnh đó cùng với các hình thức bán hàng khác nhau cũng có các phương thức thanh toán khác... ngày, căn cứ vào phiếu NK, phiếu XK, kế toán TP ghi vào sổ Chi tiết sản phẩm Cuối tháng kế toán TP tính toán chỉ tiêu giá trị của TP trong kỳ và lập bảng Tổng hợp chi tiết vật liệu SP hàng hoá, Bảng cân đối TP BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT VẬT LIỆU, SẢN PHẨM, HÀNG HOÁ Tài khoản: 155 Tháng 10 năm 2005 S Tên SP T Tồn ĐK SL Thành tiền Nhập t kỳ SL Thành tiền Xuất t kỳ SL Thành tiền Tồn cuối kỳ SL Thành tiền T... có thể hạch toán một cách chính xác * Đối với SP NK: do đặc thù ngành nghề sxkd của XN là in ấn nên XN không có SP dở vì vậy giá thực tế TP nhập là toàn bộ CP sx ra SP đó Giá thành đơn vị SP NK trong kỳ = Giá thành thực tế từng loại SP NK trong kỳ Số lượng từng loại SP NK trong kỳ VD: Thẻ tính giá thành thực tế của SP sách luật Thương mại trong tháng 10/2005 như sau: THẺ TÍNH GIÁ THÀNH SẢN PHẨM DỊCH... phù hợp với tiêu thụ Các chứng từ sau khi được ghi vào thẻ kho rồi chuyển lên cho phòng kế toán - Tại phòng kế toán: Sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của phiếu NK, hoá đơn GTGT do thủ kho đưa lên, KT TP sẽ mở sổ chi tiết TP để ghi cho từng chủng loại sản phẩm theo chỉ tiêu số lượng.Cuối tháng sau khi đã có Zsx sẽ tổng hợp số lượng N-X mỗi chủng loại thành phẩm trong tháng để tính chỉ tiêu giá trị... Bản tin 1.050 19.950.000 2.078 34.764.316 tt TM 5 T.trg 8 8 1.018.308,6 g.cả-v.tư 0 6 Sách tâm 2 linh Cộng 485.000 0 0 0 74 998.708,6 0 0 6 0 25 9.600 485.000 5 3.48588.566.808, 14.44 311.275.963, 11.33 274.353.320,5 6.59 125.489.451,98 6 6 c) Kế toán tổng hợp TP 9 4 2 7 XN In TTTT TM thực hiện kế toán tổng hợp TP theo PP KKTX với các TK sd như sau: - TK 154: CP sản xuất kinh doanh dở dang - TK 155: thành. .. Xuất TT Tồn SỔ CHI TIẾT SẢN PHẨM 1.220 2.500 Ngày 31 tháng 10 năm 2005 CHỨNG TỪ GHI SỔ Số: 05 Ngày 31/10/2005 Trích yếu Xuất kho Số hiệu tài khoản Nợ Có thành 632 Số tiền Ghi chú 155 274.353.320,52 phẩm bán cho khách hàng Cộng 274.353.320,52 Người lập Kế toán trưởng Các chứng từ ghi sổ trên được kế toán viên theo dõi thành phẩm lập, sau đó chuyển sang kế toán tổng hợp để ghi vào sổ “ Sổ đăng ký chứng . THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ TRONG XÍ NGHIỆP IN TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯƠNG MẠI 2.1/.Quá trình hình thành và. trong công tác QL xuất, nhập khẩu của XN + Tham mưu giúp việc trong công tác QL sx và đóng gói SP của XN SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯƠNG MẠI