Đánh giá khái quát và nhận xét chung về kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược phẩm trung ương 2. I. Đánh giá khái quát về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2. 1. Đánh giá chung. 1.1. Về bộ máy quản lý. NVL có vai trò quan trọng và quyết định sự tồn tại và phát triển của bất kỳ một doanh nghiệp sản xuất nào. Việc quản lý NVL đã được đặt ra như một tất yếu khách quan không thể thiếu được của sản xuất xã hội. Bởi vì, nếu không quản lý tốt vật liệu doanh nghiệp sẽ không thể kiểm soát được lượng vật liệu cần dùng là bao nhiêu để vừa đáp ứng được quá trình sản xuất ra. Đồng thời công tác quản lý vật liệu cũng được xem như là một công cụ quan trọng dể dựa vào đó doanh nghiệp có thể xác định được chi phí cần thiết cho việc bảo quản và sử dụng NVL, từ đó tiến hành hạch toán và xác định kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đặc điểm NVL tại Công ty đa dạng về chủng loại và chiếm phần lớn trong tổng giá thành sản phẩm nên công tác tổ chức quản lý và hạch toán NVL luôn được Công ty coi trọng từ khâu thu mua đến khâu đưa vào sử dụng, hệ thống kho tàng được bố trí đầy đủ, phương án bảo quản an toàn cùng với việc dự trữ NVL hợp lý. Thông qua quản lý tay ba, tự điều chỉnh giám sát lẫn nhau trong công tác quản lý công ty đã phát huy một cách có hiệu quả công tác quản lý vật liệu và hoạt đốngản xuất kinh doanh của mình. 1.2. Về tổ chức hoạt động kinh doanh. Cơ cấu tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty khá hiệu quả, Công ty tổ chức thành các phân xưởng, các tổ sản xuất và áp dụng hình thức khoán sản phẩm đến từng tổ công nhân. Căn cứ vào khối lượng sản phẩm, năng lực, điều kiện thực tế của từng tổ, từng phân xưởng nên sản phẩm sản xuất ngày càng tăng mà đảm bảo chất lượng và ngày càng có uy tín đối với người tiêu dùng. 1.3. Về tổ chức bộ máy kế toán. Bộ máy của Công ty gồm 11 người đều là những cán bộ có trình độ đại học và nhiều năm kinh nghiệm được phân công phân nhiệm rõ ràng nên công việc được giải quyết một cách nhanh chóng và khoa học, cùng với hệ thống máy tính và phần mềm kế toán công việc tính toán và luân chuyển các chứng từ một cách kịp thời để cung cấp thông tin cho việc quản lý, sản xuất cũng như việc đơn giản các khâu tính toán của các cán bộ trong phòng kế toán. 2. Những thành tựu đã đạt được trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương 2. Công ty cổ phần trung ương 2, thành lập hoưn 60 năm cùng với sự vươn lên không ngừng và ngày càng lớn mạnh. Là một Công ty sản xuất thuốc với số lượng sản phẩm đa dạng, phong phú . đặc biệt là chất lượng sản phẩm của Công ty đã chiếm được lòng tin của người tiêu dùng và Công ty đã gây dựng được thương hiệu của mình trên thị trường Việt Nam. Đặc biệt những năm gần đây sản phẩm của Công ty ngày càng có chất lượng cao và liên tục giành được danh hiệu : “Hàng Việt Nam chất lượng cao” tại các hội chợ triển lãm. Nhờ bộ máy điều hành hiệu quả của Công ty cũng như sự ủng hộ của công nhân viên trong Công ty nên Công ty đã chiếm được nhiều cảm tình của người tiêu dùng. Đó là những thành công lớn của Công ty và không thể không kể đến sự đóng góp đáng kể của bộ máy kế toán. Cụ thể : - Công ty tổ chức hệ thống chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản kế toán đúng với chế độ và biểu mẫu do Bộ tài chính ban hành. Hệ thống tài khoản của Công ty phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế phát sinh. Việc sắp xếp, phân loại các tài khoản trong hệ thống tài khoản của Công ty là phù hợp với tình hình sản xuất kinhdoanh. - Về công tác quản lý : Nhìn chung công tác quản lý cũng như công tác kế toán ở Công ty đã không ngừng phát triển và củng cố, hoàn thiện trở thành công cụ quản lý đắc lực trong việc điều hành, quản lý và ra quyết định sản xuất kinh doanh, đồng thời đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của công tác hạch toán của Công ty. - Về tổ chức công tác NVL : Nhìn chung kế toán NVL ở Công ty được tổ chức khá chặt chẽ, phù hợp với yêu cầu quản lý và chỉ đạo tập trung của Công ty. +Công tác xây dựng kế hoạch thu mua NVL hàng tháng được các phòng, ban của Công ty thực hiện khá tốt. Với khối lượng NVL sử dụng lớn, nhiều chủng loại mà bộ phận cung ứng thu mua vẫn cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ cho nhu cầu sản xuất. Phòng kế hoạch cung ứng là nơi tổ chức trực tiếp việc thu mua và nhập kho NVL, các cán bộ phòng luôn làm tốt nhiệm vụ của mình từ việc tìm nguồn hàng đến cung ứng kịp thời đầy đủ NVL cho sản xuất. + Hệ thống kho tàng được Công ty tổ chức sắp xếp hợp lý nên thuận tiện cho việc nhập, xuất kho và đảm bảo NVL đượcquản lý tốt. Các cán bộ công nhân viên ở kho có tinh thần trách nhiệm trong việc bảo quản và tổ chức giao nhận NVL. - Nhân viên kinh tế phân xưởng : Thực hiện tốt việc theo dõi tình hình lĩnh và sử dụng NVL ở phân xưởng mình, ghi chép phản ánh tình hình xuất dùng kịp thời, cung cấp đầy đủ chứng từ, tài liệu cho kế toán NVL và kế toán giá thành. - Kế toán chi tiết NVL : Công ty áp dụng phương pháp thẻ song song cũng phù hợp với quy mô đặc điểm sản xuất của Công ty. Vì vậy, tổ chức kế toán đảm bảo thống nhất về phạm vi và phương pháp tính toán. Số liệu kế toán chi chép rõ ràng, phản ánh trung thực chính xác tình hình hiện có, tăng giảm NVL trong kỳ. Kế toán NVL đã thực hiện việc đối chiếu chặt chẽ giữa sổ kế toán với kho NVL, đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và giá trị. Giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết cũng thường xuyên đối chiếu đảm bảo các thông tin về tình hình biến động NVL được chính xác. - Việc xây dựng định mức tiêu hao NVL tương đối ổn định, giúp cho quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ sử dụng hợp lý, nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý. - Việc đánh giá NVL : Công ty đánh giá NVL theo giá thực tế. Giá xuất là giá bình quân cả kỳ dự trữ, phương pháp này đã phản ánh chính xác sổ NVL dùng trong tháng. - Về công tác kiểm tra NVL nhập kho :Do tính chất đặc biệt của sản phẩm mà Công ty làm ra là nhằm chăm sóc sức khoẻ cộng đồng nên NVL trước khi đưa vào nhập kho phải qua khâu kiểm tra chất lượng rất nghiêm ngặt. Việc kiểm tra này đượcCong ty tiến hành xem xét trên cả 2 mặt số lượng. Quá trình kiểm tra này do các chuyên viên kỹ thuật phòng KCS thực hiện. Nhờ đó, NVL nhập kho Công ty luôn đam bảo chất lượng, góp phần hạn chế những hư hỏng trong quá trình lưu trữ và bảo quản. - Về việc áp dụng phần mềm kế toán : Hiện nay phòng kế toán đã được trang bị máy tính đầy đủ, đặc biệt từ đầu tháng 3/2006. Công ty thực hiện nối mạng nội bộ nhằm giúp cho việc quản lý trực tuyến một cách chính xác, kịp thời. Phần mềm kế toán Fast Accouting với phiên bản mới nhất đã giúp cho việc lưu trữ, kết xuất thông tin một cách nhanh chóng, góp phần giảm nhẹ khối lượng ghi chép của các cán bộ nhân viên kế toán. - Về hạch toán tổng hợp : Việc hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên phù hợp với tình hình biến động thường xuyên của NVL trong kỳ. Quá trình hạch toán được thực hiện đầy đủ, chính xác nhờ việc áp dụng kế toán máy. 3. Những tồn tại trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm trung ương 2. Bên cạnh những cố gắng và những thành tựu đã đạt được thì công tác kế toán NVL của Công ty vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục : - Về công tác kiểm kê NVL : ở đơn vị công tác kiểm kê chỉ được thực hiện mỗi năm một lần, với số lượng và chủng loại NVL đa dạng và có giá trị lớn như vậy thì công tác kiểm kê là chưa được thoả đáng. Kiểm kê là việc làm rất cần thiết trong công tác quản lý vì nó giúp người quản lý thấy được vật liệu, tài sản thừa, thiếu, hư hỏng để kịp thời tìm giải pháp giải quyết. - Về tính giá NVL : Kế toán sử dụng giá ghi trên hóa đơn là giá của mỗi lần nhập, còn khi xuất dùng thì theo giá bình quân cả kỳ dự trữ. Việc tính giá NVL xuất kho phải đợi hết tháng do đó công tác kế toán NVL thường dồn đến cuối tháng mà các nghiệp vụ nhập, xuất kho diễn ra thường xuyên nên gây ảnh hưởng đến tìnhhình hạch toán, xác định đơn giá bán cũng như việc cung cấp thông tin kịp thời cho quản trị. - Về hạch toán chi tiết NVL : Công ty sử dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL, việc ghi theo phương pháp này đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu nhưng do việc ghi chép cộng việc tại Công ty phức tạp hơn cả phương pháp thẻ song song nên có sự trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, trong khi đó quá trình hạch toán theo phương pháp thẻ song song kế toán lại mở sổ số dư các tài khoản NVL là không hợp lý. - Về hạch toán tổng hợp NVL : + Công ty đang áp dụng hệ thống sổ sách kế toán tổng hợp theo hình thức nhật ký chứng từ, là hình thức sổ kế toán đang dùng phổ biến và có nhiều ưu điểm, phù hựp với điều kiện và yêu cầu kế toán của Công ty nói chung và kế toán NVL nói riêng. Tuy nhiên, tất cả các bảng biểu của kế toán tổng hợp theo hình thức sổ này gồm nhiều bảng biểu. Mặc dù, đã có sự hỗ trợ của máy tính nhưng công việc hạch toán vẫn rất phức tạp và mất nhiều thời gian. Kế toán tổng hợp xuất NVL ở Công ty dùng sổ số dư dạng chữ T để phản ánh tổng hợp NVL xuất dùng cho các đối tượng sử dụng và được mở chi tiết cho từng loại NVL (vật liệu chính, vật liệu phụ .) việc sử dụng sổ dạng chữ T khó khăn cho việc tổng hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm. + Là Công ty sản xuất nên công việc thu, mua diễn ra thường xuyên nên việc hàng mua đang đi đường chưa đến Công ty không thể tránh khỏi. Công ty không sử dụng TK 151 - Hàng mua đang đi đường nếu Công ty mua NVL đã nhận được hoá đơn nhưng chưa nhận được hàng nhưng kế toán vẫn phải hạch toán vào TK 152. Nhưng nếu khi hàng về đến hoặc hàng không đạt yêu cầu thì lại phải ghi bút toán đảm đề xuất trả lại. Vậy việc hạch toán này sẽ ảnh hưởng đến quá trình sản xuất cũng như kế hoạch thu mua vật liệu cho tháng tiếp theo. - Về việc theo dõi các khoản tạm ứng thu mua NVL : Công ty theo dõi việc hạch toán mua NVL bằng tiền tạm ứng trên sổ chi tiết thanh toán với người bán mà không dùng TK 411 -Tạm ứng để theo dõi các khoản tạm ứng của các nhân viên tổ tiếp liệu khi đi mua vật liệu. Do đó, sẽ gây khó khăn cho việc theo dõi các khoản tạm ứng, thanh toán tạm ứng và đã phản ánh không trung thực nội dung nghiệp vụ kinh tế và làm sai lệch thông tin trên báo cáo tài chính. - Về hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho : Công ty không sử dụng TK 159 -Dự phòng giảm giá hàng tồn kho nên khi vật liệu bị mất phẩm chất và kém phẩm chất lượng công ty phải thanh lý nhượng bán. Trong khi đó phải lập một Hội đồng thanh lý, vừa phải mất thời gian để họp. Hơn nữa rất tốn kém chi phí khi tìm kiếm người thanhlý, như vậy công ty sẽ bị thiệt khi bị ép giá bán rẻ. II. Phương hướng hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm trung ương 2. 1. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán NVL tại Công ty cổ phần Dược hẩm Trung ương 2. Thông tin kế toán là nguồn thông tin rất cần thiết cho công tác quản trị doanh nghiệp và cũng là nguồn thông tin quan trọng đối với những người quan tâm đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, đặc biệt trong điều kiện hiện nay khi Công ty đã chuyển sang hình thức cổ phần. Vấn đề sống còn của đơn vị cũng là mối quan tâm đầu tiên của các cổ đông. Thế nên, thông tin kế toán càng chính xác bao nhiêu thì càng giúp ích cho công tác quản lý bấy nhiêu. Ban lãnh đạo cần có những thông tin chính xác để đưa ra quyết định kịp thời. Vì thế, bộ máy kế toán của Công ty cần hoàn thiện để đáp ứng những yêu cầu của nhà qủn trị, thực sự trở thành công cụ quản lý hiệu quả nhất. NVL là yếu tố không thể thiếu trong quá trình sản xuất. Để yếu tố này có thể tham gia một cách hiệu quả vào quá trình tạo ra sản phẩm đòi hỏi công ty phải luôn có chính sách sử dụng NVL thích hợp cũng như không ngừng hoàn thiện công tác hạch toán NVL. 2. Phương hướng hoàn thiện. Do tầm quan trọng của phần hành kế toán NVL, nên việc hoaà thiện phần hành này đảm bảo các nguyên tắc sau : - Sự hoàn thiện phải dựa trên chế độ tài chính kế toán hiện hành, các quy định của pháp luật có liên quan, đồng thời phải hoà nhập với chuẩn mực kế toán quốc tế và các thông lệ quốc tế. -Sự hoàn thiện phải phù hợp với đặc điểm tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị, phải vận dụng một cách chọn lọc, sáng tạo các quy định, chế độ kế toán vào tình hình thực tế tại đơn vị. - Việc hoàn thiện phải được xem xét trong mối quan hệ giữa chi phí đã bỏ ra. - Hoàn thiện nhằm hướng tới mục tiêu cung cấp thông tin hữu ích nhất cho công tác quản trị nội bộ cũng như quản lý tài chính trong đơn vị. - Yêu cầu hoàn thiện : + Phải cung cấp kịp thời các thông tin chi tiết về tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ, từng loại NVL, đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý tại đơn vị. + Củng cố và tăng cường vai trò cung cấp thông tin tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn của từng thứ, từng loại NVL từ sổ sách kế toán tổng hợp của đơn vị. + Phản ánh đúng nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong kỳ, tạo điều kiện cung cấp thông tin chính xác cho công tác hạch toán. + Tính toán và phản ánh chính xác, đầy đủ số lượng và giá trị NVL tồn kho, có biện pháp xử lý kịp thời chênh lệch, mất mát, hạn chế tối đa các thiệt hại có thể xảy ra. III. Giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm trung ương 2. 1.Công tác kiểm kê NVL : Ở Công ty công tác chỉ được thực hiện mỗi năm một lần. Với quy mô và chủng loại NVL đa dạng và có giá trị lớn như vậy thì nên tổ chức kiểm kê theo hàng tháng hoặc hàng qúy để đảm bảo vật liệu sử dụng có thể kiểm kê theo từng kho, theo loại vật liệu. 2. Về phương pháp tính giá NVL : Để cung cấp thông tin kịp thời cho quản lý, thuận tiện hơn cho việc hạch toán, theo em Công ty nên sử dụng phương pháp giá hạch toán. Phương pháp này cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp NVL trong côngtác tính giá, nhờ đó giá xuất NVL được tiến hành một cách nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm NVL của mỗi loại nhiều hay ít. 3. Về hạch toán chi tiết NVL : Hiện nay, Công ty đang áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán chi tiết NVL. Dù vậy, phương pháp này chưa thực sự phù hợp vì có sự trùng lặp giữa thủ kho và kế toán. Hơn nữa không chỉ là phương pháp thẻ song song mà Công ty còn cho thấy có hỗn hợp giữa phương pháp thẻ song song để hoạch và sổ đối chiếu luân chuyển. Nên theo em Công ty nên áp dụng phương pháp sổ số dư. Vừa tránh được việc ghi chép trùng lặp, vừa giảm nhẹ công việc ghi chép hàng ngày. 4. Về tổ chức hạch toán khoản tạm ứng mua NVL : Công ty không dùng TK 141 -Tạm ứng mà công việc tạm ứng mua hàng lại diễn ra thường xuyên nên theo em công ty nên sử dụng TK 141. Vì Công ty theo dõi tạm ứng trên sổ chi tiết thanh toán với người bán. Như vậy không phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm sai lệch thông tin phản ánh trên báo cáo tài chính. Có thể ghi như sau : Khi nghiệp vụ tạm ứng phát sinh, là khi nhân viên tổ tiếp liệu đi mua NVL viết đơn xin tạm ứng, kế toán trưởng viết phiếu chi và kế toán thanh toán ghi : Nợ TK 141 : (Chi tiết) số tạm ứng Có TK 111 : Tạm ứng bằng tiền mặt Khi vật liệu về nhập kho, dựa vào hoá đơn GTGT và phiếu nhập kho kế toán ghi : Nợ TK 152 : Giá thực tế vật liệu nhập kho Nợ TK 1331 : Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 141 : Số tiền đã tạm ứng + Nếu số tiền thừa phải nộp lại cho kế toán và ghi : Nợ TK 111 Có TK 141 : Chi tiết từng người tạm ứng + Nếu số tiền thiếu thì kế toán lập phiếu chi thanh toán cho người tạm ứng : NợTK 141 Có TK 111 Kết luận Trải qua chặng đường dài gần 60 năm xây dựng và phát triển, Công ty Cổ phần Dược phẩm TW2 ngày nay đã thực sự lớn mạnh, là một trong những cánh chim đầu đàn của ngành Dược hoá Việt Nam. Uy tín của Công ty ngày càng lan rộng, với sự năng động của bộ máy quản lý và sự nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên trong Công ty, sau một năm chuyển sang hình thức cổ phần, Công ty đã đạt được nhiều thành tựu đáng kể; sản phẩm của đơn vị luôn giữ vị trí cao trên thị trường với nhiều mặt hàng có khối lượng tiêu thụ lớn. Xuất phát từ yêu cầu quan trọng của công việc tổ chức tốt công tác kế toán NVL, trong những năm qua Công ty đã không ngừng chú trọng đầu tư tới vấn đề này. Những kết quả phân tích về các chỉ tiêu quản lý và sử dụng NVL cũng như VLĐ đã cho ta thấy rõ điều đó. Tuy nhiên, bên cạnh những thành tích đã đạt được, công tác quản lý và hạch toán NVL vẫn còn tồn tại mà Công ty cần phải nghiên cứu để tiếp tục hoàn thiện. Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Dược phẩm TW2, qua nghiên cứu tìm hiểu đã giúp em có thêm những hiểu biết về công tác kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng. Qua đó em cũng xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý và hạch toán NVL tại đơn vị. Do hiểu biết và trình độ lý luận cũng như thực tiễn còn hạn chế nên bài viết này không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo tận tình của các thầy cô để chuyên đề này được hoàn thiện hơn nữa. Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạocùng toàn thể các bác, các cô, chú, anh chị phòng tài chính - kế toán Công ty Cổ phần Dược phẩm TW2, đặc biệt là thầy giáo Nguyễn Quốc Trung đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề này. Hà Nội, ngày tháng năm 2007 Sinh viên thực hiện . Đánh giá khái quát và nhận xét chung về kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần dược phẩm trung ương 2. I. Đánh giá khái quát về công tác kế toán nguyên. áp dụng kế toán máy. 3. Những tồn tại trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần Dược phẩm trung ương 2. Bên cạnh những cố gắng và những