THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ 2.1. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty có ảnh hưởng tới kế toán bán hàng tại Công ty. 2.1.1. Chính sách chung - Công ty đang áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC (ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, có sửa đổi bổ sung theo Thông tư số 161/2007/TT-BTC ngày 31/12/2007 của Bộ Tài chính ). - Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1, kết thúc vào ngày 31/12 ( năm dương lịch). - Công ty sử dụng đơn vị tiền tệ là Việt Nam đồng ( VNĐ ) để ghi chép kế toán, hạch toán theo nguyên tắc giá gốc. - Nếu trường hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ, khi hạch toán sẽ được quy đổi theo tỷ giá thực tế liên ngân hàng. - Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung. - Hệ thống danh mục tài khoản: Sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC. - Kỳ hạch toán: hạch toán theo tháng. - Phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng: theo phương pháp khấu trừ - Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Để thuận tiện cho việc theo dõi nhập, xuất, tồn hàng hóa, vật tư, Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá xuất kho hàng tồn kho theo theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập. - Phương pháp tính khấu hao TSCĐ hữu hình: Doanh nghiệp tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng. -Phương pháp ghi nhận doanh thu: Doanh thu được ghi nhận khi phát sinh giao dịch hàng hóa được xác định và Công ty có khả năng thu được các lợi ích kinh tế từ giao dịch này. 2.1.2. Vận dụng chế độ kế toán trong doanh nghiệp. • Tài khoản kế toán: Hầu hết là tài khoản kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ- BTC . Song để vận dụng tốt hơn và phù hợp với phần mềm kế toán của Công ty, Công ty đã tạo thêm một số tài khoản cấp 2 và cấp 3. Kế toán Công ty đã sử dụng phương pháp mã hóa cơ bản là mã hóa phân cấp (sử dụng dãy số kéo dài về bên phải để chi tiết cho đối tượng) để phân cấp tài khoản trong kế toán máy. Công ty có chế độ thưởng, phạt căn cứ theo doanh số và vào số công nợ của khách hàng mà nhân viên bộ phận kinh doanh phụ trách ( công nợ lớn, chậm thanh toán), vì vậy để tiện cho kế toán bán hàng và kế toán tiền lương, kế toán tổng hợp bộ phận kế toán của Công ty đã mã hóa cho mỗi một nhân viên một mã số, ví dụ như mã 05: Nhân viên Nguyễn Trung Kiên; mã 33: Nhân viên Phan Văn Tuân… Khi có nghiệp vụ kế toán liên quan đến bán hàng thì căn cứ vào khách hàng đó của nhân viên nào thì kế toán theo dõi chi tiết theo nhân viên đó, ví dụ bán hàng Vesbo cho công trình Chú Thơ – Pháp Vân (nhà dân) là khách hàng của nhân viên mã 33, kế toán vào sổ như sau: Nợ Tk13133: Phải thu Phan Văn Tuân Có Tk 511: Doanh thu có thuế GTGT • Sổ kế toán: Hình thức áp dụng là sổ Nhật ký chung (hạch toán trên phần mềm kế toán). Các mẫu sổ được thiết kế theo đúng hình thức và kết cấu quy định, phù hợp với phần mềm kế toán máy. Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Sổ kế toánSổ chi tiếtSổ tổng hợp Báo cáo tài chính Phần mềm kế toán AVTsoft Nhập hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Hiện nay Công ty sử dụng phần mềm kế toán AVTSOFT, được thiết kế phù hợp với đặc điểm tình hình hoạt động kinh doanh đặc thù của Công ty. Quy trình nhập liệu và in báo cáo trên phần mềm này được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 2-1: Trình tự nhập số liệu kế toán trong máy tính tại Công ty TNHH Thiết bị điện nước Hà Nội Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Thẻ kho Sổ chi tiết thành phẩm, hàng hoáSổ tổng hợp nhập, xuất, tồn Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng 2.2. Kế toán chi tiết hàng hóa 1.2.1. Chứng từ sử dụng Để hạch toán chi tiết hàng hóa, Công ty sử dụng các chứng từ sau:  Biên bản kiểm nghiệm: rất ít sử dụng, chỉ sử dụng khi nhập hàng không nguyên đai nguyên kiện thường là hàng Đệ Nhất.  Phiếu nhập kho  Báo giá kiêm phiếu xuất kho 1.2.2. Tổ chức hạch toán chi tiết hàng hoá Công ty áp dụng phương pháp hạch toán chi tiết thành phẩm, hàng hóa theo phương pháp thẻ song song.  Quy trình ghi sổ: Sơ đồ 2-2: Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết hàng hoá  Sổ sách sử dụng: • Thẻ kho: Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho. Cuối mỗi ngày tính ra số lượng tồn trên từng thẻ kho, cuối mỗi tháng đối chiếu số lượng nhập - xuất – tồn của từng danh điểm vật tư, hàng hoá phải khớp với sổ chi tiết vật tư, hàng hóa của kế toán. Sau đây là mẫu phiếu nhập kho, phiếu xuất kho Công ty sử dụng: Biểu 2-1: Phiếu nhập kho hàng hoá CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội ĐT: 04-3 8688 986 Fax: 04-3 8688 269 PHIẾU NHẬP KHO Ngày 28 tháng 9 năm 2009 Tên nhà cung cấp: Doanh nghiệp tư nhân Thành Trang Địa chỉ: 131 – Hoàng Quốc Việt –Cầu Giấy – HN Diễn giải: Nhập hàng Vesbo trắng của DN Tư nhân Thành Trang STT MÃ HIỆU TÊN HÀNG HOÁ ĐVT SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ (VNĐ) THÀNH TIỀN 1 VBT0101 ống nước lạnh d20x2.3 M 300 10.712 3.213.600 2 VBT0102 ống nước lạnh d25x2.3 M 300 17.420 5.226.000 … …. …… …. …. …. … … …… ……. Tổng cộng: 247.882.280 Tổng tiền bằng chữ: Hai trăm bốn bảy triệu tám trăm tám hai ngàn hai trăm tám mươi đồng chẵn Người nhập ( Ký, họ tên) Thủ kho ( Ký, họ tên) Kế toán ( Ký, họ tên) Giám đốc ( Ký, họ tên) Biểu 2-2: Phiếu xuất kho CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội ĐT: 04-38 688 986 Fax: 04-38 688 269 BÁO GIÁ KIÊM PHIẾU XUẤT KHO Ngày30 tháng 9 năm 2009 Số: 24/9 Liên: 1 Số: 682/9 Liên: 3 Tên khách hàng: Doanh nghiệp tư nhân Minh Dương Địa chỉ: 91 – Bà Triệu –Phạm Ngũ Lão – Hải Dương Điện thoại:03203. 891 328 Người bán hàng: Công ty ( Khách hàng chung của Công ty)* Diễn giải: Bán hàng Vesbo trắng cho DN Tư nhân Minh Dương STT MÃ HIỆU TÊN HÀNG HOÁ ĐVT SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ (VNĐ) THÀNH TIỀN 1 VBT0301 Măng sông d20 Cái 250 4.600 1.150.000 2 VBT0302 Măng sông d25 Cái 360 6.500 2.340.000 3 …. …… …. …. …. … 4 …… ……. 5 Tổng cộng: 224.119.800 Tổng chiết khấu: 42% 95.187.294 Số tiền còn phải thanh toán 128.932.506 Số tiền đã thanh toán 0 Số tiền còn nợ 128.932.506 Người nhận ( Ký, họ tên) Người giao ( Ký, họ tên) Thủ kho ( Ký, họ tên) Người viết ( Ký, họ tên) (*): Công ty có chế độ thưởng cho nhân viên và đại lý theo doanh số bán hàng và doanh số đặt hàng của nhân viên và đại lý trong tháng. Vì vậy, kế toán mã hóa cho mỗi nhân viên, mỗi đại lý một mã số để tiện theo dõi và thuận lợi trong quá trình nhập liệu. Riêng một số khách hàng là đại lý hoặc khách hàng lâu năm của Công ty thì được quản lý riêng theo một mã ( mã số 10: Công ty) được cho là khách hàng chung của Công ty, không tính riêng cho nhân viên kinh doanh nào. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên: một liên kế toán hàng tồn kho lưu, một liên thủ kho lưu. Báo giá kiêm phiếu xuất kho được lập thành 4 liên: 1 liên giao khách hàng, một liên thủ kho lưu, một liên kế toán lưu, một liên giao phòng kinh doanh lưu để theo dõi số lượng hàng bán cho khách hàng và công nợ. Biểu 2-3: Mẫu thẻ kho CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘI ĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà Nội THẺ KHO Tháng 9 năm 2009 Tên vật tư:Ống nước lạnh – Vesbo Đơn vị tính: m Mã số:VBT0101 Chứng từ gốc Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ký xác nhận Mã Ngày Số Tồn đầu kỳ: 500 PN 4/9 1/9 Nhập hàng của Thành Trang 1500 2000 PX 4/9 28/9 Xuất bán cho Công ty Chú Thơ-Pháp Vân 40 1960 PN 7/9 2/9 Nhập hàng mua lẻ 35 1995 … … … … … … … PX 30/9 682/9 Xuất bán cho Đại lý Minh Dương 1700 165 Cộng: 8950 9287 163 Ngày 30 tháng 9 năm 2009 Thủ kho ( Ký, họ tên) Kế toán ( Ký, họ tên) Kế toán trưởng ( Ký, họ tên) Hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ gốc như phiếu nhập, phiếu xuất kho để ghi vào thẻ kho lượng hàng hóa, vật tư nhập xuất và tồn kho. Cuối mỗi ngày thủ kho tính ra số lượng tồn trên từng thẻ kho. Cuối mỗi tháng đối chiếu với sổ chi tiết về vật tư hàng hoá. • Sổ chi tiết vật tư, hàng hoá: Sổ này do kế toán hàng tồn kho thực hiện. Căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, khi kế toán nhập phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, phần mềm kế toán máy Avt soft sẽ tự động chuyển dữ liệu vào sổ chi tiết vật tư, hàng hóa. Cuối ngày, cuối tháng kế toán kiểm tra, đối chiếu số lượng Nhập-xuất-tồn của từng danh điểm vật tư hàng hóa trên sổ chi tiết vật tư hàng hoá xem có khớp với số liệu trên thẻ kho hay không. CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ ĐIỆN NƯỚC HÀ NỘIĐC: Số 118 Giải Phóng – Hà NộiĐT: 04-38 688 986Fax: 04-38 688 269 SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ Tài khoản: 156 – Hàng hoáTên kho: K1Tên vật tư, hàng hoá: Ống nước lạnh – VesboMã: VBT01Đơn vị tính: m Ghi chú … Kế toán trưởng(ký, họ tên) Tồn TT 5.360.000 21.428.000 20.999.440 … 1.768.550 SL 500 2000 1960 … 163 Xuất TT 428.560 … 100.763.950 SL 40 … 9.287 Nhập TT 16.068.000 … 97.107.500 SL 1.500 … 8.950 Kế toán( Ký, họ tên) ĐG 10.720 10.712 10.714 … TK ĐƯ 33122 13133 … Diễn giải SĐK: Nhập hàng của Thành Trang Xuất bán cho Công ty chú Thơ- Pháp Vân … Xuất bán cho Đại lý MinhDương Cộng: Chứng từ Số 1/9 28/9 … 682/9 Biể u 2- 4: Mẫ u sổ chi tiết vật tư, hà [...]... của hàng hóa nhập kho cũng như xác định giá trị hàng xuất kho ( giá vốn) đều do phần mềm kế toán xử lý Do đó giảm một lượng công việc rất lớn cho kế toán • Tài khoản sử dụng: - TK632 – Giá vốn hàng bán - TK 156 – Hàng hóa Khi nhập kho hàng hoá, căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật tư hàng hoá nhập kho, phiếu xuất kho của nhà cung cấp kế toán nhập dữ liệu phát sinh vào phần mềm kế toán Sau đó phần mềm kế. .. phát sinh chi phí thuê xe tải chở hàng xuống đại lý ở Hải Dương, chi phí thuê xe là 550.000 đ, kế tóan hạch toán vào phần mềm kế toán như sau: Nợ TK 641: 550.000 Có Tk 111: 550.000 Cuối tháng kế toán căn cứ vào sổ chi tiết TK641 kế toán kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh: Nợ Tk 911: 72.565.077 Có Tk 641: 72.565077 Biểu 2-17: Sổ chi tiết chi phí bán hàng tại Công ty TNHH Thiết bị... soát và sở hữu đối với hàng hoá Tài khoản sử dụng là TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Như ở trên ta đã biết Công ty có 2 hình thức bán hàng: bán buôn qua đại lý và bán lẻ: - Bán buôn qua đại lý: Khách hàng sẽ thanh toán số tiền mua hàng trong tháng vào ngày mùng 5 tháng tiếp theo Đến ngày 5 tháng tiếp theo kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho cho từng đại lý, xuất hoá đơn bán hàng và yêu... tên) Kế toán trưởng ( ký, họ tên) Giám đốc ( ký, họ tên) Cuối kỳ kế toán sẽ kết chuyển dữ liệu từ Tk 632 sang Tk 911 để xác định kết quả kinh doanh Nợ TK 911: 4.658.373.187 VND Có TK 632: 4.658.373.187 VND 1.3.2 Kế toán doanh thu bán hàng Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Doanh thu được xác nhận khi Công ty chuyển giao rủi ro và lợi ích gắn với quyền sở hữu sản phẩm và Công ty xác định được số tiền đã và. .. của phòng kế toán làm căn cứ để vào các bảng kê liên quan và để so sánh với sổ quỹ vào cuối kỳ - Liên 2: Giao cho khách hàng + Đối với hóa đơn xuất bán trực tiếp - Liên 1: lưu tại phòng kế toán - Liên 2: Chuyển cho khách hàng làm chứng từ thanh toán - Liên 3: Chuyển xuống kho để xuất hàng cho khách sau đó được chuyển về phòng kế toán để kế toán ghi nhận doanh thu bán hàng  Trình tự hạch toán : Đối... người có nhu cầu mua hàng đề nghị mua hàng trực tiếp, qua điện thoại (đối với khách hàng quen), hoặc thông qua đơn đề nghị mua hàng đến phòng kinh doanh (2) Căn cứ vào đề nghị mua hàng của khách hàng phòng kinh doanh chuyển lên, kế toán hàng tồn kho kiểm tra xem có đủ hàng để giao theo đơn đặt hàng hay không, nếu đủ thì giao đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng cho kế toán bán hàng và công nợ để tiến hành... từ gốc Nhật ký đặc biệt (Nhật ký bán hàng) Sổ kế toán chi tiếtSổ chi tiết Tk632, Tk 511 Sổ nhật ký chung Sổ tổng hợp chi tiết Tk 632, Tk 511 Sổ cái Tk 156,157,632,511,512,641,911,421… Bảng cân đối số phát sinh Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu 2.3.1 Kế toán giá vốn hàng bán • Phương pháp xác định giá vốn hàng bán: Báo cáo kế toán Giá vốn của hàng hóa xuất bán được tính theo phương pháp giá... kế toán Sau đó phần mềm kế toán sẽ tự động xử lý và tính giá vốn hàng bán theo phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập Dữ liệu về hàng nhập, hàng xuất sau khi nhập chứng từ, phần mềm kế toán sẽ tự động chuyển qua các sổ kế toán và phần hành có liên quan Ví dụ như, kế toán nhập phiếu nhập kho: kế toán vào nhập dữ liệu phát sinh trên màn hình giao diện chính của phần mềm kế toán Avtsoft, sau đó đánh mã... hàng và yêu cầu đại lý thanh toán - Bán lẻ: + Bán lẻ thu tiền ngay: căn cứ vào số hàng đã bán kế toán xuất hoá đơn bán hàng và viết phiếu thu giao cho khách + Bán hàng theo dự án: tuỳ theo hợp đồng đã ký theo từng công trình mà có thời hạn thanh toán khác nhau Thường là thu tiền tập trung Trình tự luân chuyển chứng từ + Đối với phiếu thu tiền Khi khách hàng nộp tiền, kế toán lập làm 2 liên: - Liên 1... xuất kho, hoặc hóa đơn GTGT (3) Nếu xuất luôn hóa đơn GTGT thì kế toán trưởng xem xét, thông qua hóa đơn, sau đó chuyển hóa đơn GTGT lên phó giám đốc tài chính để duyệt ký (4) Phó giám đốc tài chính kiểm tra, ký duyệt (5) Kế toán bán hàng lập phiếu thu, thủ quỹ nhận tiền từ khách hàng căn cứ vào phiếu thu và ghi vào sổ quỹ (6) Phòng kinh doanh yêu cầu thủ kho xuất hàng hóa cho khách hàng theo báo giá . THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ 2.1. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty có ảnh hưởng tới kế toán bán hàng tại Công ty nợ lớn, chậm thanh toán) , vì vậy để tiện cho kế toán bán hàng và kế toán tiền lương, kế toán tổng hợp bộ phận kế toán của Công ty đã mã hóa cho mỗi một nhân