TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN CHẾ TẠO BIẾN THẾ VÀ VẬT LIỆU ĐIỆN HÀ NỘI. 1.1. Đặc điểm kinh tế, kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội có ảnh hưởng đến kế toán nguyên, vật liệu. 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển. Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội tiền thân là Nhà máy Chế tạo biến thế - thuộc Tổng công ty Thiết bị điện Việt Nam, được thành lập vào ngày 26/03/1963. Hiện nay, trụ sở chính của Công ty được đặt tại số 11 đường K2, thị trấn Cầu Diễn, huyện Từ Liêm, Hà Nội. Nhà máy Chế tạo biến thế là Nhà máy lớn đầu tiên của Việt Nam được thành lập với nhiệm vụ tự thiết kế, chế tạo máy biến áp điện lực để phục vụ cho nền kinh tế quốc dân. Nhà máy đã có bề dày truyền thống và có uy tín cao trong lĩnh vực sản xuất máy biến áp và các thiết bị điện khác với 16 huy chương vàng cho sản phẩm máy biến áp có chất lượng cao và hơn 30.000 máy biến áp do nhà máy chế tạo đang vận hành an toàn trên lưới điện toàn quốc. Khi mới thành lập, Nhà máy đóng tại số 27 Lý Thái Tổ, số 8 và số 10 Trần Nguyên Hãn, Hà Nội. Ban đầu chỉ với 1.450.000 đồng vốn cùng với một vài máy móc, thiết bị thô sơ và bốn cán bộ có trình độ trung cấp kỹ thuật, nhà máy đã đánh dấu sự ra đời của công nghệ sản xuất máy biến thế đầu tiên trên đất nước ta. Nhiệm vụ chính của nhà máy lúc này là sửa chữa kịp thời các thiết bị điện gồm: máy phát điện, máy biến thế, cầu dao, đồng hồ đo điện .để đảm bảo cho việc vận hành lưới điện an toàn. Với sự cố gắng và quyết tâm cao độ, nhà máy đã vượt qua khó khăn trong công cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước, đạt được nhiều thành tích xuất sắc trong sản xuất kinh doanh và trực tiếp tham gia vào các công trình của Bộ Quốc phòng nên đã được Nhà nước tặng thưởng nhiều huân chương cao quý. Trong quá trình phát triển đi lên cũng như để đáp ứng nhu cầu chuyên môn hóa ngày càng cao của xã hội và yêu cầu thực tế của một số ngành công nghiệp, Bộ chủ quản đã quyết định tách một số bộ phận của Nhà máy Chế tạo biến thế để thành lập các nhà máy khác.  Năm 1983, Phân xưởng Vật liệu cách điện của Nhà máy Chế tạo biến thế được tách ra để thành lập Nhà máy Vật liệu cách điện. Đến năm 2003, Nhà máy Vật liệu cách điện được cổ phần hóa và đổi tên thành Công ty Cổ phần Thiết bị điện Hà Nội.  Năm 1994, Nhà máy Chế tạo biến thế liên doanh với tập đoàn ABB (Bộ phận ở Châu Á Thái Bình Dương - tập đoàn lớn nhất thế giới trong lĩnh vực thiết bị điện) thành lập Công ty liên doanh Chế tạo biến thế - ABB theo giấy phép đầu tư số 901 cấp ngày 01/07/1994. Sau khi thành lập Công ty liên doanh Chế tạo biến thế - ABB, thực hiện theo chủ trương của Nhà nước về việc cho phép các công ty nước ngoài được đầu tư 100% vốn tại Việt Nam, với sự cho phép của Bộ Công nghiệp và Tổng công ty Thiết bị kỹ thuật điện, tháng 1 năm 1999, Nhà máy Chế tạo biến thế đã tách ra khỏi công ty liên doanh và hoạt động độc lập trở lại. Tuy nhiên, đến tháng 5 năm 2002, Nhà máy Chế tạo biến thế mới rút hết và hoàn tất xong các thủ tục chuyển nhượng toàn bộ phần vốn của mình cho phía đối tác liên doanh là công ty TNHH ABB. Công ty TNHH ABB trở thành công ty có 100% vốn nước ngoài. Sau khi tách ra khỏi liên doanh, với tiềm lực và kinh nghiệm sẵn có được tích lũy, Nhà máy Chế tạo biến thế tiếp tục đi lên và không ngừng phát triển với tốc độ phát triển bình quân là 22%/năm. Đến tháng 3 năm 2005, thực hiện chủ trương của Nhà nước, Nhà máy Chế tạo biến thế đã thực hiện cổ phần hóa và lấy tên là Công ty cổ phần Chế tạo biến thế Hà Nội. Tháng 9 năm 2005, Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội được thành lập trên cơ sở hợp nhất của Công ty Cổ phần Thiết bị điện Hà Nội và Công ty Cổ phần Chế tạo biến thế Hà Nội theo quyết định số 105/QĐ-HĐQT ngày 25/4/2005 của Tổng công ty Thiết bị kỹ thuật điện và Hợp đồng hợp nhất công ty số 01/ HNCT. Công ty hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0103009203 ngày 28/9/2005 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp, với cơ cấu vốn điều lệ như sau: Vốn điều lệ của Công ty Cổ phần là 30.000.000.000 đồng. Trong đó: Tỷ lệ cổ phần của Nhà nước: 45% Tỷ lệ cổ phần sở hữu khác: 55% Mệnh giá thống nhất của mỗi cổ phần là 10.000 đồng. Trong giai đoạn từ 2005 đến nay, cùng với đà phát triển của cả nước, Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội đã không ngừng phát triển và trở thành một doanh nghiệp có quy mô rộng lớn, các sản phẩm mang nhãn hiệu của Công ty đã và đang được cung cấp cho tất cả các lĩnh vực của nền kinh tế quốc dân và đời sống sinh hoạt. Công ty đã đạt được kết quả kinh doanh khả quan với tốc độ tăng trưởng hàng năm trên 15%. Dưới đây là một số chỉ tiêu tài chính của công ty trong ba năm vừa qua: Bảng 1.1 Một số chỉ tiêu tài chính của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội trong ba năm 2006, 2007, 2008. Đơn vị tính: triệu đồng Chỉ tiêu 2006 2007 2008 Doanh thu thuần 52.409 62.340 99.316 Lãi sau thuế 3.289 3.877 5.008 Vốn chủ sở hữu 26.830 38.382 36.210 Tổng giá trị Tài sản 51.771 50.619 62.265 Lãi sau thuế/ Doanh thu thuần 0,06 0,06 0,05 Doanh thu thuần/ Tài sản 1,01 1,09 1,60 Tổng Tài sản/ Vốn chủ sở hữu 1,93 1,49 1,72 ROE 0,12 0,10 0,14 ROA 0,06 0,07 0,08 EPS (đồng/cổ phiếu) 1.096 1.292 1.669 Nguồn: Báo cáo tài chính kiểm toán của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội năm 2006, 2007 và 2008. Qua bảng trên ta thấy tình hình kinh doanh của Công ty trong những năm gần đây là khả quan, doanh thu tăng nhanh trong năm 2007 (tăng gần 20% tương ứng với 10.193 triệu đồng so với năm 2006). Đặc biệt, doanh thu năm 2008 đã đạt tốc độ tăng vượt bậc trong ba năm trở lại đây, cụ thể là tăng 59% so với năm 2007 và tăng 90% so với năm 2006. Mặc dù tại thời điểm đầu năm 2008, nền kinh tế đã có những biến động lớn nhưng Công ty vẫn giữ được tốc độ tăng trưởng cao và ổn định để đạt được lợi nhuận lớn nhất. Đồng thời, Công ty cũng đạt được hiệu quả sử dụng vốn và hiệu quả sử dụng tài sản ở mức tương đối cao. Như vậy, trải qua hơn 45 năm xây dựng và phát triển, với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực sản xuất máy biến áp điện lực, Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội đã đạt được nhiều thành tích đóng góp vào công cuộc xây dựng và phát triển của đất nước, trong giai đoạn chống Mỹ cũng như trong thời kỳ đổi mới. 1.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh. Bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội được tổ chức theo phương thức trực tuyến, mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng. Đứng đầu bộ máy quản lý là Giám đốc điều hành, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của toàn Công ty, từ khâu kỹ thuật, khâu kinh doanh đến khâu tổ chức lao động. Nhiệm kỳ làm việc của Giám đốc là 03 năm. Giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc. Phó giám đốc bán hàng điều hành phòng Sản xuất kinh doanh, có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ trong tháng; duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ đồng thời tìm kiếm các khách hàng mới để mở rộng thị trường. Phó giám đốc sản xuất điều hành phòng Vật tư, có nhiệm vụ lập kế hoạch về vật tư, quản lý, thống kê tình hình sử dụng, thanh quyết toán vật tư và thiết bị. Phó giám đốc kỹ thuật điều hành phòng Thiết kế kỹ thuật, có nhiệm vụ thiết kế sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm và cải tiến công nghệ sản xuất. Bên cạnh đó, hệ thống Quản lý chất lượng chung (QMR) giúp cho Công ty tiết kiệm được chi phí do giảm được các sản phẩm không phù hợp, duy trì tính ổn định của chất lượng sản phẩm, nâng cao năng suất lao động. Kế toán trưởng phụ trách toàn bộ công tác kế toán của Công ty, có nhiệm vụ giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác thống kê thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế ở Công ty, chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty và Pháp luật về công tác tài chính kế toán của đơn vị. Phòng Tổng hợp chịu sự quản lý của Giám đốc, thực hiện các chức năng về công tác tổ chức lao động, tiền lương, đào tạo, tuyển dụng và thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động; thực hiện chức năng hành chính, đời sống, y tế. Phòng Sản xuất kinh doanh chịu sự quản lý của Phó giám đốc bán hàng, có nhiệm vụ lập và theo dõi kế hoạch sản xuất trong tháng, điều động sản xuất bảo đảm kịp thời tiến độ các đơn đặt hàng; tìm kiếm khách hàng và mở rộng thị trường. Phòng Vật tư chịu sự quản lý của Phó giám đốc sản xuất, có nhiệm vụ lập kế hoạch và quản lý tình hình cung ứng vật tư, đảm bảo cung cấp vật tư đầy đủ cho sản xuất; mua sắm thiết bị. Phòng Thiết kế kỹ thuật chịu sự giám sát của Phó giám đốc kỹ thuật, chịu trách nhiệm tính toán các chỉ tiêu kỹ thuật và thiết kế sản phẩm; quản lý kỹ thuật, an toàn lao động, công nghệ thông tin phục vụ sản xuất. Phòng Tài vụ chịu sự quản lý của Kế toán trưởng, có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán, thống kê, tính toán, ghi chép, cập nhật các nghiệp vụ phát sinh, xác định kết quả sản xuất kinh doanh và phân tích kết quả sản xuất kinh doanh trong định kỳ; lập dự thảo kế hoạch tài chính, tín dụng, kế hoạch tiền mặt, thống nhất hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty theo định kỳ; xây dựng, tổ chức triển khai thực hiện quy chế tài chính, tham mưu và thực hiện chức năng quản lý tài chính, vốn, thống kê và kế toán. Công ty có ba phân xưởng sản xuất, chịu sự quản lý và điều hành trực tiếp của Giám đốc và các Phó giám đốc. Phân xưởng số 1: Sản xuất, chế tạo các loại máy biến áp mới. Phân xưởng số 1 có năm tổ sản xuất: tổ Quấn dây, tổ Lắp ráp, tổ Lõi tôn, bộ phận Đúc rót chân không, nhóm Chuẩn bị sản xuất. Phân xưởng số 2: Sửa chữa, đại tu máy biến áp, sản xuất máy biến áp hình xuyến, gồm có ba tổ sản xuất: tổ Quấn dây, tổ Lắp ráp, bộ phận Cơ điện. Phân xưởng số 3: Sản xuất thiết bị điện các loại, bạc cán thép, gia công vỏ, cánh tản nhiệt máy biến áp. Phân xưởng số 3 có mười một tổ sản xuất gồm: tổ Thiết bị điện, tổ Cụm cánh, tổ Tiện, tổ Lốc vỏ và bầu dầu, tổ Hàn gò, tổ Ép, tổ Bột, tổ Nhựa, nhóm TU-TI, nhóm Sơn, bộ phận Cơ điện. Trong đó, các tổ sản xuất có chức năng và nhiệm vụ theo đúng tên gọi của nó và được bố trí hợp lý, có qua lại với nhau trong cùng một phân xưởng sản xuất tạo điều kiện thuận lợi cho việc sản xuất sản phẩm. Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội có thể khái quát qua sơ đồ sau: PGĐ Kỹ thuật GIÁM ĐỐC QMR Kế toán trưởng PGĐ Sản xuấtPGĐ Bán hàng PhòngTài vụ PhòngTổng hợp Phòng Sản xuất kinh doanhPhòng Vật tưPhòng Thiết kế kỹ thuật Phân xưởng 1 Phân xưởng 3 Tổ quấn dây Nhóm chuẩn bị sản xuất Tổ lắp ráp Tổ lõi tôn Bộ phận đúc rót chân không Phân xưởng 2 Tổ quấn dây Tổ lắp ráp Bộ phận cơ điện Tổ thiết bị điện Tổ cụm cánh Tổ tiện Tổ lốc vỏ và dầu bầu Tổ hàn gò Tổ bột Tổ nhựa Nhóm TU-TI Nhóm sơn Bộ phận cơ điện Tổ ép Sơ đồ 1.1 Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội. KẾ TOÁN TRƯỞNGKiêm kế toán tổng hợp vàkế toán tài sản cố định Kế toán bán hàng,công nợ và vốn bằng tiền Kế toánvật tư và tiền lương Thủ quỹ 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội. 1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán. Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung nên các công việc phân loại chứng từ kế toán, định khoản kế toán đến việc lập báo cáo kế toán đều được thực hiện tại phòng Tài vụ của Công ty. Nhiệm vụ của phòng Tài vụ là ghi chép và cung cấp đầy đủ, trung thực, kịp thời các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, giám sát tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh; lập dự thảo kế hoạch tài chính, tín dụng, kế hoạch tiền mặt, thống nhất hoạt động sản xuất kinh doanh theo định kỳ; xây dựng, tổ chức triển khai thực hiện quy chế tài chính, tham mưu và đề xuất các biện pháp nhằm khai thác có hiệu quả các tiềm năng của Công ty. Dựa trên đặc điểm tổ chức quản lý, quy mô sản xuất, mức độ chuyên môn hóa và trình độ cán bộ, phòng Tài vụ được biên chế bốn người và được tổ chức theo các phần hành kế toán cụ thể, có thể khái quát qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.2 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Chế tạo Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội. Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp là người chịu trách nhiệm chung toàn Công ty, có trách nhiệm theo dõi, quản lý và điều hành công tác kế toán, tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm; xác định kết quả hoạt động kinh doanh; theo dõi TSCĐ . Cuối quý, kế toán trưởng lập báo cáo để nộp lên Ban giám đốc, Cục Thuế, Cục Thống kê. Kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và hợp lý của các báo cáo kế toán đó. Trợ giúp cho Kế toán trưởng có các nhân viên kế toán phần hành. Kế toán bán hàng, công nợ và vốn bằng tiền có trách nhiệm ghi nhận doanh thu; kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ thu, chi trước khi làm thủ tục thanh toán, lưu trữ; theo dõi đôn đốc thu hồi các khoản nợ, tạm ứng, lập kế hoạch tiền mặt gửi lên cho các ngân hàng có quan hệ giao dịch, mở L/C để thanh toán với khách hàng, lên kế hoạch khả năng thanh toán; phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt, hàng tháng cùng với thủ quỹ kiểm kê tiền mặt vào ngày cuối cùng của tháng. Kế toán vật tư kiêm kế toán tiền lương có nhiệm vụ hạch toán chi tiết nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp thẻ song song, phụ trách tài khoản 152, 153; theo dõi chi tiết cả về mặt giá trị và hiện vật của vật tư theo chủng loại, quy cách vật tư, hàng hóa theo địa điểm quản lý và sử dụng; cuối tháng tổng hợp số liệu, lập bảng kê theo dõi nhập, xuất, tồn và nộp báo cáo cho các bộ phận kế toán tính giá thành; hàng tháng, căn cứ vào bảng chấm công tính ra tiền lương phải trả cho cán bộ công nhân viên, tính ra các khoản trích theo lương, lập bảng thanh toán tiền lương, phân bổ chi phí nhân công theo đúng đối tượng sử dụng lao động; ngoài ra còn phải theo dõi số tiền mà Công ty huy động từ cán bộ công nhân viên trong Công ty. Thủ quỹ chịu trách nhiệm về quỹ tiền mặt của Công ty, hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi hợp lệ để nhập, xuất quỹ; cuối ngày đối chiếu với sổ quỹ của kế toán thanh toán. Nếu có chênh lệch phải kiểm tra lại để xác minh nguyên nhân và kiến nghị lên kế toán trưởng để tìm biện pháp xử lý chênh lệch đó. 1.2.2. Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán. Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, năm 2005, Công ty chính thức áp dụng phần mềm kế toán VASJ vào công tác kế toán. Tất cả mọi công việc hạch toán đều được lập trên máy từ khâu lập chứng từ ban đầu, vào sổ kế toán cho đến khâu lên báo cáo tài chính cuối cùng. Hình thức kế toán hiện nay Công ty áp dụng là hình thức Nhật ký - Chứng từ. Theo hình thức này, toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sẽ được tập hợp hay hệ thống hóa theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. Việc ghi sổ được kết hợp chặt chẽ cả theo trình tự thời gian và hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế, kết hợp giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết trên cùng một sổ và trong cùng một quá trình ghi chép, bảo đảm các mặt kế toán này được tiến hành song song và sử dụng, kiểm tra số liệu được thường xuyên. Đối với phần hành kế toán nguyên, vật liệu, Công ty hiện đang sử dụng các Nhật ký - Chứng từ số 1, số 2, số 5, số 6, số 7 và số 10 để phản ánh và theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tình hình biến động nguyên, vật liệu. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ về vật tư đã được kiểm tra, lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ và sổ chi tiết có liên quan. Đối với Nhật ký - Chứng từ số 7, sau khi tập hợp số liệu vào bảng phân bổ nguyên, vật liệu và bảng kê số 4, cuối tháng kế toán chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ số 7. Cuối tháng khóa sổ, kế toán cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, [...]...bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ cái Số liệu tổng cộng ở Sổ cái tài khoản 152 được dùng để đưa lên khoản mục Nguyên, vật liệu trong Bảng cân đối kế toán . Biến thế và Vật liệu Điện Hà Nội được thành lập trên cơ sở hợp nhất của Công ty Cổ phần Thiết bị điện Hà Nội và Công ty Cổ phần Chế tạo biến thế Hà Nội. nước, Nhà máy Chế tạo biến thế đã thực hiện cổ phần hóa và lấy tên là Công ty cổ phần Chế tạo biến thế Hà Nội. Tháng 9 năm 2005, Công ty Cổ phần Chế tạo Biến