Chuyên đề thực tập tôt nghiệp THC TRNG V K TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 2.1 Đặc điểm hàng hóa phương thức bán hàng 2.1.1 Đặc điểm hàng hóa Tổng cơng ty Thương mại Hà Nội doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thương mại xuất nhập tổng hợp nên danh mục, chủng loại hàng hóa Tổng cơng ty phong phú đa dạng Hàng hóa chiếm tỷ trọng lớn hàng tồn kho (chiếm gần 90% giá trị hàng tồn kho) Các đơn vị kinh doanh thuộc khối văn phịng Tổng cơng ty cung cấp nhóm mặt hàng sau: - Hàng điện tử, điện lạnh: Tủ lạnh, quạt, máy điều hịa nhiệt độ, máy sấy tóc… - Hàng thủ công mỹ nghệ: mặt hàng thủ công mây tre đan, gốm sứ… - Hàng mỹ phẩm: Các loại mỹ phẩm nhập son, phấn, kem dưỡng da, nước hoa… - Hàng may mặc: loại quần áo thời trang nam nữ may đo sẵn, phụ kiện may mặc … - Máy móc, thiết bị, vật tư kỹ thuật: máy móc thiết bị nhập khẩu, phụ tùng xe máy, nhựa thông… - Hàng tiêu dùng: đồ gia dụng, chảo, nồi, bình nước… - Hàng nơng sản, hải sản: loại nông sản sơ chế, tinh chế, loại hải sản đông lạnh qua chế biến… Danh mục hàng hóa phong phú, đa dạng, đặc điểm loại hàng hóa khác đòi hỏi bảo quản lưu giữ điều kiện khác Chính hàng hóa Tổng cơng ty bảo quản nhiều kho bãi khác để thuận tiện cho việc bảo quản lưu chuyển hàng hóa kho cơng ty, kho Chương Dương… Tại kho phân công thủ kho chịu trách nhiệm trực tiếp việc bảo quản, nhập, xuất hàng hóa theo số lượng ghi Phiếu nhâp kho, Phiếu xuất kho Thủ kho tiến hành mở thẻ kho cho loại Ngun DiƯu Th Giang - Líp Kế toán 47 C Chuyên đề thực tập tôt nghiệp hàng hóa kho để phản ánh tình hình Nhập-Xuất-Tồn loại hàng hóa theo số lượng, cuối tháng thủ kho cộng số lượng hàng nhập, xuất, tính số tồn kho thẻ kho Số lượng hàng hóa tồn kho kiểm tra định kỳ vào cuối năm để đảm bảo khớp số liệu sổ sách số liệu thực tế Tổng cơng ty Thương mại Hà Nội hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên giá trị hàng tồn kho đảm bảo tính xác, hàng tồn kho theo dõi chi tiết theo kho hàng, chủng loại, cửa hàng… 2.1.2 Các phương thức bán hàng Trong kinh tế thị trường, doanh nghiệp muốn tồn phát triển bắt buộc phải động, sáng tạo, hàng hóa doanh nghiệp phải tiêu thụ nhiều tốt Để làm điều phải nâng cao chất lượng, mẫu mã sản phẩm hàng hóa, giảm giá thành sản xuất giá gốc hàng hóa thu mua, đồng thời doanh nghiệp phải kết hợp với phương thức bán hàng hợp lý, linh hoạt Dựa đặc tính hàng hóa đặc điểm tổ chức mình, Tổng Cơng ty Thương mại Hà Nội tiến hành bán hàng theo hai phương thức bán bn bán lẻ hàng hóa, phương thức bán hàng lại thực nhiều hình thức khác bán vận chuyển thẳng, bán trực tiếp qua kho… Theo phương thức bán bn hàng hóa, hợp đồng mua bán hàng hóa ký kết với khối lượng lớn, sở cho nghiệp vụ bán buôn hợp đồng kinh tế ký kết đơn đặt hàng khách hàng Hiện nay, để đẩy mạnh cơng tác tiêu thụ hàng hóa, đơn vị kinh doanh thuộc công ty mẹ Tổng công ty chủ động việc giao dịch với khách hàng để ký kết hợp đồng, mặt hàng bán buôn chủ yếu Tổng công ty Thương mại Hà Nội máy móc thiết bị, phụ tùng xe máy, hàng gia dụng điện máy… Hai hình thức bán buôn áp dụng chủ yếu Tổng công ty bán buôn vận chuyển thẳng bán buôn trực tiếp qua kho: Ngun DiƯu Th Giang - Lớp Kế toán 47 C Chuyên đề thực tập tôt nghiƯp - Bán bn vận chuyển thẳng thường sử dụng trường hợp nhập hàng hóa bán trực đơn đặt hàng, hàng nhập cảng xa kho Tổng công ty gần địa điểm khách hàng hàng hóa cồng kềnh khó tháo dỡ Lúc Tổng cơng ty cử cán phòng kinh doanh đến cảng làm thủ tục nhận hàng Căn vào đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, phịng kế tốn lập hóa đơn GTGT giao liên cho phòng kinh doanh Cán phòng kinh doanh vận chuyển thẳng số hàng hóa cảng hóa đơn GTGT đến giao cho khách hàng khơng qua kho cơng ty Số hàng hóa coi tiêu thụ người mua ký xác nhận chứng từ, toán chấp nhận tốn - Bán bn trực tiếp qua kho: Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hóa, đơn vị kinh doanh Tổng công ty thiết lập hợp đồng bán hàng Sau hợp đồng phê duyệt ký kết, phịng kế tốn vào hợp đồng bán hàng lập hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho Cán phịng kinh doanh mang hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho đến kho hàng làm thủ tục xuất kho, giao hàng cho người mua Số hàng hóa coi tiêu thụ người mua ký xác nhận hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho Đối với phương thức bán bn hàng hóa, Tổng cơng ty Thương mại Hà Nội cho phép khách hàng lựa chọn hình thức tốn khác toán trực tiếp tiền mặt, chuyển tiền qua bưu điện chuyển khoản qua ngân hàng…Tùy thuộc vào khách hàng Tổng cơng ty cho phép hàng toán chậm sau thời gian quy định hợp đồng Hiện nay, sản xuất lưu thơng hàng hóa phát triển, để thúc đẩy cho trình bán hàng việc bán hàng chịu có xu hướng tăng để tạo hấp dẫn khách hàng, tăng doanh thu bán hàng, nhiên bán chịu có nhược điểm doanh nghiệp bị chiếm dụng vốn có khả bị vốn Phương thức bán lẻ hàng hóa: Các mặt hàng bán lẻ chủ yếu Tổng công ty Thương mại Hà Nội hàng gia dụng, thực phẩm, đồ uống, quần áo… Việc bán lẻ hàng hóa thực thơng qua hàng giới thiệu sản Ngun DiƯu Thuý Giang - Lớp Kế toán 47 C Chuyên đề thùc tËp t«t nghiƯp phẩm Hapro, cửa hàng bán lẻ thuộc quản lý khối văn phòng Đối với khách hàng mua hàng với nhiều chủng loại hàng hóa, vào bảng kê bán lẻ hàng hóa viết hóa đơn GTGT cho số hàng hóa bán lẻ, để ghi nhận doanh thu bán hàng Đối với phương thức bán lẻ hàng hóa Tổng công ty áp dụng phương thức thu tiền trực tiếp quầy hàng khách hàng đến mua hàng 2.1.3 Quy trình hạch tốn bán hàng Tổng cơng ty Thương mại Hà Nội có đơn vị kinh doanh trực thuộc Tổng công ty, đơn vị kinh doanh có phận bán hàng phụ trách công tác bán hàng đơn vị Quá trình tiêu thụ hàng hóa ln chuyển chứng từ phận bán hàng quy định sau: - Căn vào kế hoạch tiêu thụ hàng hóa phận bán hàng, phịng kế tốn cấp hóa đơn GTGT cho phận bán hàng, sử dụng gần hết số hóa đơn GTGT cấp, phận bán hàng viết đơn đề nghị cấp thêm hóa đơn - Tại phận bán hàng bố trí kế tốn thủ kho đảm nhận nhiệm vụ sau:  Thủ kho: Căn vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho hóa đơm để vào thẻ kho Cuối tháng, quý thủ kho tiến hành cộng số lương hàng hóa nhập, xuất để tính số lượng hàng hóa tồn kho thẻ kho, đối chiếu số liệu nhập-xuất-tồn hàng hóa với kế tốn  Kế tốn: Theo dõi hàng hóa nhập-xuất-tồn hàng ngày, viết hóa đơn bán hàng, lập bảng kê khai thuế tiêu thụ, lập báo cáo hàng tháng, hàng quý tiêu thụ hàng hóa; Cuối tháng, quý đối chiếu số liệu với ghi chép thủ kho thẻ kho - Trình tự luân chuyển chứng từ:  Đối với nghiệp vụ phát sinh thường xuyên, giá trị nhỏ, kế toán phận bán hàng lập hóa đơn GTGT giao cho khách hàng ghi nhận nợ thu trực tiếp tiền bán hàng Với nghiệp vụ bất thường có giá trị Ngun DiƯu Th Giang - Líp KÕ toán 47 C Chuyên đề thực tập tôt nghiệp ln, phận bán hàng phải viết phiếu đề nghị lập hóa đơn gửi cho phịng kế tốn để phịng kế tốn tiến hành lập hóa đơn GTGT cho hợp đồng bán hàng hóa  Cuối ngày, phận bán hàng có trách nhiệm nộp tiền hàng bán phịng Kế tốn kèm theo bảng kê bán hàng  Cuối tháng, kế toán phận bán hàng có nhiệm vụ: đối chiếu số liệu nhập-xuất-tồn hàng hóa với thủ kho; lập bảng kê khai thuế tiêu thụ theo mẫu; tập hợp hóa đơn GTGT nộp phịng kế tốn trước ngày tháng  Cuối quý, phận bán hàng đối chiếu hàng hóa với thủ kho; đối chiếu cơng nợ với khách hàng, lập báo cáo công nợ; lập bảng tổng hợp Nhập-Xuất-Tồn hàng hóa, tập hợp nộp phịng kế tốn vịng ngày đầu q Sơ đồ 2.1: Quy trình hạch tốn bán hàng theo hình thức Nhật ký – chứng từ Chứng từ gốc Nhập liệu vào máy tính điện tử Bảng kê số 3,4,5,8,10 NKCT số 1,2,8,… Sổ chi tiết 152,155,15 65 Sổ TK 152,155,156… Báo cáo tài Ngun DiƯu Th Giang - Líp KÕ to¸n 47 C Chuyên đề thực tập tôt nghiệp 2.2 K tốn thu mua nhập kho hàng hóa Tổng cơng ty Thương mại Hà Nội hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) Do điều kiện kho bãi không cho phép bảo quản riêng lơ hàng hóa nhập kho nên hàng tồn kho tính theo giá thực tế bình qn gia quyền (bình qn kỳ dự trữ) Hiện Tổng cơng ty Thương mại Hà Nội có hai nguồn mua hàng mua hàng nội địa mua hàng nhập khẩu, đơn vị kinh doanh Tổng công ty chịu trách nhiệm trực tiếp việc thu mua hàng hóa nước nhập hàng hóa 2.2.1 Thủ tục mua hàng Tổng công ty Dựa nhu cầu thị trường tốc độ luân chuyển hàng hóa Tổng cơng ty, đơn vị kinh doanh Tổng công ty xác định nhu cầu hàng hóa cần mua vào kỳ Việc mua hàng hóa trực tiếp phận mua hàng thuộc đơn vị kinh doanh đảm nhận Trên sở nhu cầu hàng hóa cần mua vào kỳ, phận mua hàng xây dựng sách tổ chức triển khai hoạt động xúc tiến nghiên cứu thị trường, tìm kiếm nguồn hàng nước quốc tế để nhập hàng hóa Sau nghiên cứu thị trường tìm đối tác, phận mua hàng cử cán làm thủ tục cần thiết để ký kết hợp đồng cung cấp hàng hóa cho Tổng cơng ty Khi nhà cung cấp giao hàng hóa hóa đơn GTGT, đơn vị kinh doanh cử cán đến kiểm tra chất lượng, số lượng hàng hóa lập “Biên kiểm nghiệm hàng hóa” Nếu hàng hóa khơng đảm bảo, cán phịng kinh doanh ghi vào “Biên kiểm nghiệm hàng hóa” có chữ ký xác nhận người giao hàng, đồng thời thông báo Tổng công ty nhà cung cấp để có biện pháp xử lý Nếu số hàng hóa đảm bảo, cán phòng kinh doanh ký xác nhận vào “Biên giao nhận hàng hóa” nhà cung cấp lập để tiếp tục làm thủ tục nhập kho Thủ kho chịu trách nhiệm làm thủ tục nhập kho cho hàng hóa Bộ phận mua hàng lập “Phiếu nhập kho” theo số lượng hàng hóa ghi hóa đơn Ngun DiƯu Th Giang - Líp Kế toán 47 C Chuyên đề thực tập tôt nghiệp GTGT nhà cung cấp, thủ kho sau kiểm kê số lượng hàng hóa ghi số lượng hàng hóa thực nhập vào “Phiếu nhập kho” “Phiếu nhập kho” để thủ kho lên thẻ kho Sau hàng nhập kho, phịng kế tốn vào hợp đồng mua hàng, hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho… để làm thủ tục toán với nhà cung cấp Đơn giá hàng hóa ghi “Phiếu nhập kho” giá mua hàng hóa hóa đơn GTGT nhà cung cấp khơng có VAT trừ chiết khấu thương mại giảm giá hàng bán Kế toán dựa “Phiếu nhập kho” để nhập liệu vào phần mềm kế tốn máy vi tính 2.2.2 Kế toán mua hàng  Tài khoản sử dụng - TK 156: Hàng hóa Tài khoản phản ánh giá trị có hàng hóa tồn kho, xuất kho, nhập kho kỳ báo cáo Tài khoản 156 chi tiết thành hai tài khoản cấp 2: + TK 1561: Giá mua hàng hóa + TK 1562: Chi phí mua hàng hóa - TK 111: Tiền mặt - TK 112: Tiền gửi ngân hàng + TK 112(1) Tiền Việt Nam gửi ngân hàng + TK 1121A Tiền Việt Nam gửi ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam + TK 1121B Tiền Việt Nam gửi ngân hàng Đầu tư phát triển + TK 1121D Tiền Việt Nam gửi ngân hàng Đông Á + TK 1121S Tiền Việt Nam gửi ngân hàng Sài Gịn Thương Tín + TK 112(2) Tiền ngoại tệ gửi ngân hàng - TK 133: Thuế GTGT khấu trừ Chi tiết TK 1331: Thuế GTGT khấu trừ hàng hóa, dịch vụ - TK 331: Phải trả cho người bán Ngun DiƯu Th Giang - Lớp Kế toán 47 C Chuyên đề thực tập t«t nghiƯp  Các chứng từ sử dụng - Hợp đồng cung cấp hàng hóa - Hóa đơn GTGT - Biên kiểm nghiệm hàng hóa - Phiếu nhập kho Ví dụ1: Ngày 16/12/2008, theo hợp đồng số 207/08-XNK1, Tổng công ty Thương mại Hà Nội mua Công ty CP Ngôi Nhà Ánh Dương( SunHouse) 180 nồi đáy Inox SH 365 Đơn giá 239.000đ chưa bao gồm VAT Theo thỏa thuận ký kết hợp đồng, tiền hàng toán sau 30 ngày chuyển khoản Theo thủ tục mua hàng trình bày ta có mẫu hóa đơn GTGT (Biểu số 2.1); Phiếu nhập kho (Biểu số 2.2); Thẻ kho (Biểu số 2.3) Sau ghi thẻ kho, thủ kho chuyển hóa đơn, phiếu nhập kho số hàng vừa nhập kho lên phịng kế tốn Căn vào chứng từ trên, kế tốn hàng hóa vào phần hành kế toán máy “Kế toán mua hàng công nợ phải trả” nhập liệu vào phần “Phiếu nhập mua” Sau phần mềm kế tốn tự động kết chuyển số liệu vừa nhập vào Sổ chi tiết hàng hóa (Biểu số 2.4); Bảng kê số ( Biểu số 2.18); Nhật ký chứng từ số (Biểu số 2.5); Nhật ký chứng từ số (Biểu số 2.6 ); Sổ tài khoản 156 (Biểu số 2.7 ) Ngun DiƯu Th Giang - Líp Kế toán 47 C Chuyên đề thực tập tôt nghiệp Biểu số 2.1 Hóa đơn GTGT liên Cơng ty CP Ngơi Nhà Ánh Dương CƠNG TY CP SUNHOUSE JSC Địa chỉ: số 24-26 Phan Văn Trị, Đống Đa, Hà Nội Mã số thuế: 0101776192-002 Mẫu: 01 GTKT-4LL-01 HÓA ĐƠN GTGT AA/2008T Số: 31192 Liên 2:Khách hàng Ngày 16 tháng 12 năm 2008 Tên khách hàng: Tổng công ty Thương mại Hà Nội Địa chỉ: 38-40 Lê Thái Tổ, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội Mã số thuế: 01 001 01273 Điện thoại: Hình thức tốn: Trả chậm Số tài khoản: ST T Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 3=1*2 Nồi đáy Inox SH 365 Chiếc Thuế suất thuế GTGT: 10% 180 239.000 43.020.000 Cộng tiền hàng: 43.020.000 Tiền thuế GTGT: 4.302.000 Tổng cộng tiền toán: 47.322.000 Số tiền viết chữ: Bốn mươi bảy triệu ba trăm hai mươi hai nghìn đồng chẵn./ Khách hàng Người lập hóa đơn Phụ trách đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Ngun DiƯu Th Giang - Líp KÕ toán 47 C Chuyên đề thực tập tôt nghiệp Biu số 2.2 Phiếu nhập kho TỔNG CÔNG TY THƯƠNG MẠI HÀ NỘI 38-40 Lê Thái Tổ, Hoàn Kiếm, Hà Nội Mẫu số 01-VT PHIẾU NHẬP KHO Ngày 16 tháng 12 năm 2008 Số: 42/12 Người giao hàng: Nguyễn Văn Nam Theo hóa đơn GTGT số 31192 cơng ty CP Ngôi Nhà Ánh Dương ngày 16 tháng 12 năm 2008 Nhập tại: Kho phòng XNK ST T A Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hóa) Mã số Đơn vị tính B C Nồi đáy Inox NSH36 SH 365 D Chiế c Số lượng Theo The Đơn chứn o giá g từ thực nhậ p 180 180 239.00 Tổng số tiền Thành tiền 43.020.00 43.020.00 Tổng số tiền (Viết chữ): Bốn mươi ba triệu khơng trăm hai mươi nghìn đồng chẵn./ Số chứng từ gốc kèm theo: Hóa đơn GTGT số 31192 Ngày 16 tháng 12 năm 2008 Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 10 NguyÔn DiƯu Th Giang - Líp KÕ to¸n 47 C ... thức bán hàng hợp lý, linh hoạt Dựa đặc tính hàng hóa đặc điểm tổ chức mình, Tổng Cơng ty Thương mại Hà Nội tiến hành bán hàng theo hai phương thức bán bn bán lẻ hàng hóa, phương thức bán hàng. .. quầy hàng khách hàng đến mua hàng 2.1.3 Quy trình hạch tốn bán hàng Tổng cơng ty Thương mại Hà Nội có đơn vị kinh doanh trực thuộc Tổng cơng ty, đơn vị kinh doanh có phận bán hàng phụ trách công. .. phẩm Hapro cửa hàng bán lẻ thuộc quản lý công ty mẹ Tổng công ty Đối với phương thức bán lẻ hàng hóa, khách hàng mua hàng hóa 100.000 đ 100.000 đ khách hàng u cầu hóa đơn, kế tốn quầy hàng lập hóa