PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TSCĐ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TSCĐ TẠI BĐHN I. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TSCĐ VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TSCĐ Là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty bưu chính viễn thông Việt Nam, BĐHN luôn hoàn thành tốt vai trò của mình như một đơn vị hoạt động mang lại hiệu quả cao trong toàn ngành. Với số vốn của Tổng công ty cấp và vốn tự bổ sung từ kết quả hoạt động kinh doanh, BĐHN đã và đang vươn lên không ngừng, chủ động tổ chức kinh doanh, chủ động và quản lý chặt chẽ về tài chính. Công tác kế toán cũng là một phần trong những công cụ đắc lực để BĐHN quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn vốn, sử dụng hiệu quả tài sản, hạch toán chính xác các khoản chi phívà kết quả hoạt động của BĐHN. Việc tổ chức hạch toán TSCĐ đã góp phần đáng kể vào kết quả kinh doanh và hiệu quả quản lý của BĐHN. Với việc cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời . các nhà quản lý của BĐHN có thể xác định phương hướng, biện pháp kinh doanh và thúc đẩy quản lý đối với các đơn vị trực thuộc, tạo nguòon dữ liệu chính xác để báo cáo lên cấp trên, đồng thời góp phần bảo vệ TSCĐ,sử dụng tiết kiệm hợp lý vào kế hoạch bổ sung, đổi mới TSCĐ, đem lại hiệu quả cho BĐHN nói chung và Tổng công ty nói riêng. Bằng những cải tiến gần đây, công tác kế toán TSCĐ tại BĐHN đã đạt được nhiều kết quả. Tuy nhiên, vẫn tồn tại nhiều thiếu sót cần được giải quyết, bổ sung kịp thời. 1. Đánh giá chung về công tác quản lý và hạch toán TSCĐ tại BĐHN Tại BĐHN, TSCĐ được quản lý tập trung. Tất cả các đơn vị thành viên sau khi mua sắm TSCĐ phải nộp chứng từ và hoá đơn cần thiết lên BĐHN để kế toán hạch toán tăng TSCĐ và kết chuyển nguồn vốn. Mọi nghiệp cuh TS đều được thực hiện trên máy tính, điều này đảm bảo tính chặt chẽ chính xác số học. Tuy nhiên, sự hợp lý, hợp lệ của chứng từ là phụ thuộc trình độ quản lý của kế toán TSCĐ. Như vậy, việc quản lý tập trung rất thuận lợi cho việc kiểm tra mức độ hợp lý , hợp lệ của chứng từ. Chuyên đề tốt nghiệp Việc hạch toán TSCĐ của công ty nhìn chung thực hiênj theo chế độ hiện hành có hướng dẫn cụ thể của Tổng Công ty (theo quy chế của Tổng Công ty). Do đặc thù ngành và đặc thù của công tác kế toán là hạch toán phụ thuộc, nên tình hình tăng, giảm TSCĐ ở BĐHN được theo dõi khá chặt chẽ, hàng quý phải lập báo cáo nộp Tổng Công ty Bưu Chính Viễn thông Việt Nam. Trong Thuyết Minh báo cáo tài chính của nănm, tình hình tăng, giảm TSCĐ được báo cáo trên một biểu riêng. Đối với các đơn vị trực thuộc BĐHN quản lý tập trung, tuy nhiên chi phí khấu hao được tính vào TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Tại các đơn vị trực thuộc thì hạch toán Chi phí này qua TK 136 và 336. Đây là điều chưa hợp lý vì mục đích của thiết bị ở các đơn vị trực thuộc không chỉ là quản lý doanh nghiệp đơn thuần, mà có thể là phục vụ sản xuất chung, quản lý bán hàng ở các bưu cục . Đồng thời, do quản lý tập trung nên việc xác định thời gian sử dụng không được sâu sát với tình hình ở đơn vị trực thuộc. Về việc mở sổ kế toán, ngoài thẻ TSCĐ, BĐHN lập chứng từ ghi sổ khi có nghiệp vụ phát sinh. Sau khi lập chứng từ ghi sổ và vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, kế toánTSCĐ tại BĐHN lập bảng kê về sự phát sinh TSCĐ trong tháng, quý để theo dõi đơn vị sử dụng TS đó.Rồi lại lập bảng tổng hợp TS và khấu hao. Điều này gây trùng lặp trong việc ghi chép, không thuận lợi khi một nghiệp vụ phát sinh được ghi nhiều lần. Tuy nhiên, vịec theo dõi TS tại các đơn vị là cần thiết vì việc lập bảng kê theo đơn vị là thuận lợi lớn cho kế toán TSCĐ theo dõi tài sản tại đơn vị cũng như theo dõi nguồn hình thành TS đó. Các sổ chi tiết TSCĐ, bảng khấu hao . rành mạch, dễ theo dõi với mã tài sản được quy ước cụ thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm, theo dõi và phân chia loại tài sản. Về áp dụng hệ thống TK ở công ty sử dụng đúng các loại TK thuộc tài sản, nguồn vốn khấu hao TSCĐ các loại thu chi, thanh toán. Các tài khoản này được lập đúng thời gian, sổ sách ghi chép rõ ràng. Đối với TK về TSCĐ, tại BĐHN sử dụng các TK sau: TK 211 – Tài sản cố định hữu hình TK này được chi tiét thành 5 tiểu khoản cấp II. 2 2 Chuyên đề tốt nghiệp TK 2112 – Nhà cửa, vật kiến trúc TK 2113 - Máy móc thiết bị TK 2114 – Phương tiện vận tải truyền dẫn TK 2115 – Thiết bị, dụng cụ quản lý TK 2118 – TSCĐ khác. TK này được chi tiết sử dụng đúng theo quy định của Ban Tài chính Tổng Công ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam, dựa trên chế độ kế toán đã quy định. TK 212 – TSCĐ thuê tài chính Do tại BĐHN không phát sinh nghiệp vụ thuê tài chính nên TK 212 không được chi tiết, dù trong quy chế tài chính của Tổng Công ty có quy định phải chi tiết TK này giống như TK 211. TK 213 và 214 đều chi tiết theo đúng quy định của Tổng Công ty. Việc tổ chức phân loại đánh giá TSCĐ. Kịp thời phù hợp với sự biến động của thị trường. Việc tính khấu hao được tiến hành kịp thời đầy đủ phục vụ kịp thời cho công tác đánh giá phân bổ khấu hao hợp lý phù hợp với thực tiễn tại đơn vị trực thuộc. 2. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác hạch toán TSCĐ trong doanh nghiệp. Tại BĐHN, nguồn vốn TSCĐ chưa được khai thác, tận dụng mà chủ yếu dựa vào nguồn vốn ngân sách cấp (thông qua Tổng Công ty) và nguồn vốn tự bổ sung (từ hoạt động kinh doanh của các đơn vị trực thuộc), chưa mở rộng nhiều phương thức huy động vốn đầu tư trong điều kiện hiện nay. Vì vậy, TSCĐ của BĐHN chưa được đầu tư phù hợpvới xu thế phát triển của đơn vị và của ngành Bưu Chính, Viễn Thông. Bên cạnh đó, TSCĐ luôn bị giảm năng lực sử dụng, việc bảo toàn và tăng thêm nguồn vốn cố định là một nhu cầu tất yếu trong mỗi doanh nghiệp và là vấn đề then chốt trong uản lý. Sử dụng TSCĐ về mặt lý thuyết, bảo toàn vốn cố định nghĩa là phải thu hồi toàn bộ phần chi phí ban đầu đã ứng ra để 3 3 Chuyên đề tốt nghiệp mua TSCĐ. Trong nền kinh tế thị trường, giá cả luôn biến động, hao mòn vô hình luôn làm cho số khấu hao TSCĐ không đủ để tái sản xuất giản đơn TSCĐ. Vì vậy việc bảo toàn nguồn vốn cố định và thu hồi lượng giá trị thực TSCĐ sao cho đủ để tái đầu tư năng lực sử dụngban đầu của TSCĐ là cần thiết. Trong điều kiện hạch toán phụ thuộc vào Tổng Công ty, đồn thời quản lý tập trung các đơn vị thành viên, BĐHN càng cần có một công tác kế toán đáp ứng đủ yêu cầu quản lý, sử dụngcó hiệu quả nguồn gốc tài sản, hạch toán chính xác các khoản chi phí thực tế phát sinh và kết quả hoạt động kinh doanh của các đơn vị thành viên. Như vậy, bên cạnh nhiệm vụ không ngừng nâng cao hiệu quả sử dụng của TSCĐ thì nhiệm vụ của công tác kế toán và quản lý TSCĐ là cần thiết. Trong thời gian qua, bằng nhiều nỗ lực, công tác hạch toán TSCĐ đã đóng góp đáng kể cho BĐHN, hiện nay nó vẫn không ngừng được củng cố, song không phải đã hết thiếu sót ở khâu này hay khâu khác, cần có hướng sớm giải quyết và có hiệu quả. I. PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN VÀ QUẢN LÝ TSCĐ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TSCĐ TẠI BĐHN Căn cứ vào chế độ kế toán hiện hành, có kết hợp với quy chế tài chính của Tổng Công ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam, trong thời gian tới để 4 4 Chuyên đề tốt nghiệp thực hiện công tác kế toán TSCĐ nâng caochất lượng và hiêu jquả sử dụng TSCĐ tại BĐHN cần tập trung vào các hướng sau: 1. Thực hiện hạch toán TSCĐ theo đúng chế độ kế toán quy định Theo Quyết định 1141 – TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 quy định khi mua TSCĐ kinh doanh hàng hoá dịch vụ chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (thông tư số 100 /1998/TT-BTC ngày 15/7/1998) thì: - Đối với TSCĐ mua sắm trực tiếp không qua lắp đặt không cần sử dụng TK 2411, kế toán ghi: Nợ TK 211 (nguyên giá TSCĐ) Nợ TK 1332 (thuế GTGT đầu vào được khấu trừ) Có TK 111, 112, 331, 341 . Kết chuyển nguồn vốn tương ứng Nợ TK 414, 441, 431 Có TK 411 - Đối với TK mua sắm về cần phải qua lắp đặt (theo dõi toàn bộ chi phí và tiền mua sắm trên TK 2411, khi lắp đặt xong chuyển qua TK 211) Khi mua về, kế toán ghi: Nợ TK 2411 (giá chưa thuế): Tập hợp chi phí Nợ TK 133 (1332): thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111, 112, 331 . Tổng giá thanh toán Khi lắp đặt xong, đưa vào sử dụng: Nợ TK 211 (nguyên giá) chi tiết từng loại Có TK 2411 Kết chuyển nguồn vốn tương ứng Nợ TK 414, 441, 431 Có TK 411 5 5 Chuyên đề tốt nghiệp Như vậy đơnvị không nhất thiết phải hạch toán thông qua TK 2411 mà tuỳ theo đặc điểm của TSCĐ mua vào (mua trực tiếp hay lắp đặt) để sử dụng vào TK 211 hay 2411 cho hợp lý. - Khi tính khấu hao vào chi phí, cần tính khấu hao riêng cho từng bộ phận sử dụng TSCĐ đó, hoặc ở đơn vị trực thuộc phải báo cáo cụ thể xem TS đó được dùng vào mục đích gì để hạch toán: Nợ TK 641 Nợ TK 642 Có TK 214 2. Tăng cường quản lý và tổ chức sổ kế toán có hiệu quả Hiện nay BĐHN tổ chức hạch toán TSCĐ theo hình thức Chứng từ ghi sổ và được thực hiện trên máy tính. Theo hình thức này đòi hỏi cần phải có đội ngũ kế toán lớn, có trình độ. Để quản lý, BĐHN đã đưa ra bộ mã thẻ TS và mã quản lý, điều đó giúp cho việc cập nhật thông tin nhanh gọn,chính xác. Tuy nhiên, tại BĐHN, riêng đối với TSCĐ, tại Chứng từ ghi sổ và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, cần có thêm cột Đơn vị sử dụng để dễ theo dõi. SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ Tháng . năm . Đơn vị: đồng Chứng từ ĐV SD Diễn giải Số tiền Ghi nợ, có TK Số Ngày Nợ Có 1 2 3 4 5 6 7 26/03/ 01 Tăng TSCĐ so XDCB 931.322.961 2112 2412 6 6 Chuyên đề tốt nghiệp Ngày tháng năm Người lập biểu Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị 3. Cải thiện cơ cấu TSCĐ TSCĐ của BĐHN bao gồm nhiều loại (đã phân tích ở trên). Trong đó máy móc thiết bị chiếm một tỷ trọng lớn. Điều này là hợp lý vì đối với ngành kinh doanh Bưu Chính Viễn Thông thì máy móc là rất quan trọng, thiét bị phức tạp và đồ sộ, vì vậy nó chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu TSCĐ. Tuy nhiên, để đáp ứng ngày càng tốt hơn việc kinh doanh cũng như điều kiện làm việc của nhân viên, BĐHN cần phải chú trọng phát triển TSCĐ thuộc loại nhà cửa, vật kiến trúc. Đồng thời, TSCĐ về loại Phương tiện vận tải cũng cần phải được đầu tư thêm, vì tuy không tham gia vào kinh doanh nhưng đóng vai trò quan trọng trong quản lý đối với các đơn vị thành viên và đối với Tổng Công ty, vì vậy cần tăng thêm phương tiện vận tải. 4. Khẩn trương trong việc đầu tư đổi mới TSCĐ Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, việc đổi mới TSCĐ trong các doanh nghiệp được đặt ra là thực sự cấp bách. Đối với BĐHN, việc tăng cường đầu tư có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Với đặc trưng của ngành, BĐHN càng tăng cường đổi mới càng có cơ hội phát triển và đứng vững trong ngành. Ngoài ra, BĐHN cần tăng cường phân cấp quản lý, chấp hành nội quy, quy chế sử dụng, bồi dưỡng, sửa chữa TSCĐ tại đơn vị thành viên để nâng cao năng lực sử dụng của TSCĐ tại BĐHN. 5. Tăng cường nguồn vốn đầu tư TSCĐ Hiện nay, vốn tài trợ cho TSCĐ chủ yếu là vốn tự bổ sung từ các đơn vị trực thuộc, và một phần vốn ngân sách (thông qua Tổng Công ty), còn lại là vốn vay của thành phố do Tổng Công ty bảo lãnh. Mặt khác, toàn bộ TSCĐ hiện nay tại BĐHN là TSCĐ tự có không có TSCĐ đi thuê. Nhà xưởng của BĐHN đã khá lạc hậu, cần tăng cường đầu tư song nguồn vốn hạn hẹp, BĐHN cần tìm kiếm các nguồn vốn khác như vốn vay của cán bộ công nhân viên trong đơn vị, vay vốn ngân hàng, mở rộng liên doanh liên kết tranh thủ 7 7 Chuyên đề tốt nghiệp vốn trong nước và nước ngoài. Tuy nhiên, với mỗi hình thức BĐHN cần phải có kế hoạch rõ ràng, cụ thể để kinh doanh có hiệu quả. 6. Hoàn thiện công tác khấu hao TSCĐ Trong quá trình đầu tư TSCĐ, vốn được thu hồi dưới hình thức khấu hao TSCĐ vì vậy chế độ khấu hao TSCĐ là tất yếu quán triệt nguyên tắc đồng bộ nhất quán, tạo ra các khung áp dụng cho mọi thành phần kinh tế. Hiện nay chúng ta đang áp dụng chế độ khấu hao TSCĐ theo Quyết định 1062 TC/QĐ/CSTC ngày 14/11/1996. Tại BĐHN, việc trích khấu hao bêncạnh QĐ trên, còn dựa trên quy định cụ thể của Tổng Công ty ( Công văn số 2945/KTTKTC).Quy định này khá chi tiết,vì vậy việc hạch toán của đơn vị rõ ràng, mạch lạc và thống nhất. Tuy nhiên, về khung thời gian sử dụng tài sản, do được quy đinh chi tiết tại Tổng Công ty nên nhiều tài sản có khung thời gian quá dài trong khi kỹ thuật lại nhanh thay đổi, máy móc thiết bị nhanh bị lạc hậu, lỗi thời . Vì vậy dẫn đến tình trạng máy móc thiết bị chưa hết thời gian khấu hao nhưng đã không còn được sử dụng nữa. Bên cạnh đó, có một số loại tài sản thuộc những loại hình kinh doanh khác như các dự án đầu tư nước ngoài theo hình thức BOT hoặc hợp đồng hợp tác kinh doanh BCC có bên nước ngoài tham gia hợp đồng, thì khi hết hạn, BĐHN nhận tài sản về cần có hình thức hợp lý đối với những tài sản này, chứ không thể tiến hành khấu hao như những tài sản bình thừơng. 8 8 Chuyên đề tốt nghiệp KẾT LUẬN Kế toán TSCĐ trong các doanh nghiệp hiện nay đang là một trong những công cụ quan trọng nhất phục vụ đắc lực trong công tác quản lý tài chính. Bên cạnh đó việc hạch toán TSCĐ còn có tác dụng quản lý và sử dụng TSCĐ hiệu quả, nâng cao hiệu suất sử dụng TSCĐ , tránh lãng phí trong đầu tư. Điều này đặc biệt có ý nghĩa với một doanh nghiệp lớn như BĐHN . Là một trong những đơn vị thành viên thuộc Tổng công ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam, trong quá trình đổi mới BĐHN đã có nhiều nỗ lực để hoàn thiện công tác quản lý của mình, đặc biệt là quản lý tài chính, nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của đơn vị nói riêng và của ngành Bưu chính - Viễn thông nói chung. Sau một thời gian thực tập tại phòng Tài chính - Kế toán thống kê của Bưu điện Hà Nội, bằng những kiến thức được học tại trường Kinh Tế Quốc Dân và sự giúp đỡ tận tình của các anh chị, cô chú trong phòng, cùng với sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo TS. Đặng Thị Loan, em đã đi sâu nghiên cứu phần hành kế toán về TSCĐ và nỗ lực làm chuyên đề “Tổ chức kế toán tài sản cố định với vấn đề nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cố định tại Bưu Điện Hà Nội ”. Tuy vậy, do thời gian và kiến thức kế toán còn nhiều hạn chế, do đó Chuyên đề này còn nhiều thiếu sót chưa được khắc phục, vì vậy, em mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các anh chị, cô chú trong phòng Kế toán - Tài chính thống kê của BĐHN và của cô Đặng Thị Loan nhằm hoàn thiện hơn cho chuyên đề thực tập của em, đồng thời em hy vọng góp một phần nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả công tác kế toán tại BĐHN . 9 9 . PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC HẠCH TOÁN TSCĐ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TSCĐ TẠI BĐHN I. SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN TSCĐ. và có hiệu quả. I. PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN VÀ QUẢN LÝ TSCĐ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG TSCĐ TẠI BĐHN Căn cứ vào chế độ kế toán hiện