MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KHEN THƯỞNG KỶ LUẬT 1.1. Cơ sở lý luận về khen thưởng – kỷ luật 1.1.1. Cơ sở lý luận về khen thưởng 1.1.1.1Khái niệm khen thưởng Một tổ chức chỉ có thể đạt được năng suất cao khi có những nhân viên làm việc tích cực và sáng tạo. Điều đó phụ thuộc rất nhiều vào cách thức và phương pháp mà người quản lý sử dụng để tạo động lực lao động cho nhân viên. Khen thưởng là một trong những biện pháp có thể tạo động lực động viên, lôi cuốn, khuyến khích người lao động phát huy tính năng động, sáng tạo vươn lên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao vì mục tiêu phát triển của doanh nghiệp. Theo luật thi đua khen thưởng ban hành năm 2003 “Khen thưởng là việc ghi nhận, biểu dương, tôn vinh công trạng và khuyến khích bằng lợi ích vật chất đối với cá nhân tập thể có thành tích trong việc xây dựng bảo vệ tổ quốc”. [ 1; Khoản 2 Điều 3 ] Trong phạm vi doanh nghiệp, khen thưởng chính là việc doanh nghiệp biểu dương, tôn vinh công trạng và khuyến khích tài chính đối với người lao động khi họ có những thành tích trong việc phát triển doanh nghiệp. Khuyến khích tài chính là những khoản tiền phụ thêm cho người lao động ngoài tiền lương, tiền công nhằm hướng vào kết quả thực hiện công việc của người lao động Xét trên khía cạnh vật chất, khen thưởng được thể hiện bằng tiền thưởng và phần thưởng Tiền thưởng là một dạng khuyến khích tài chính được chi trả một lần ( thường vào cuối quý hay cuối năm ) để thù lao cho việc thực hiện công việc của người lao động. Tiền thưởng cũng có thể chi trả đột xuất để ghi nhận những thành tích xuất sắc của người lao động. Phần thưởng cũng giống như tiền thưởng , phần thưởng là thù lao một lần cho thành tích tốt của người lao động nhưng được trả dưới dạng vật chất như một kỳ nghỉ phép, kỳ nghỉ đi du lịch, một chiếc xe máy… Quy chế khen thưởng là văn bản quy định những nguyên tắc, hình thức, nội dung khen thưởng trong tổ chức nhằm kích thích năng suất, chất lượng, hiệu quả lao động. Quy chế khen thưởng trong cơ quan, doanh nghiệp do chính cơ quan, tổ chức đó tự xây dựng và chỉ có hiệu lực trong phạm vi quản lý của mình. Xong phải đảm bảo công bằng, khuyến khích được người lao động có hiệu quả lao động cao, sự sáng tạo và phải đảm bảo dân chủ, công khai, Việc khen thưởng có thể là một công cụ khuyến khích tốt ngay cả đối với những người đang làm công ở các doanh nghiệp nhỏ nhất. Khen thưởng cũng có thể là một việc lãng phí về tiền bạc. Khen thưởng một cách đúng đắn và có tổ chức có thể củng cố các nỗ lực dẫn tới sự thành công của tổ chức bởi vì khen thưởng động viên, khuyến khích những người đã có đóng góp công sức cụ thể cho công ty. Khen thưởng không thỏa đáng sẽ gây bức xúc cho những người đang mong chờ được khen thưởng và họ có thể cảm thấy thất vọng với những gì mà họ nhận được. Vấn đề quan trọng là lên kế hoạch và thực hiện khen thưởng như thế nào. Người lãnh đạo giỏi vận dung “chiêu” khen thưởng, lựa chọn phương thức khen thưởng xác đáng sẽ khích lệ tính tích cực của nhân viên hơn nhiều so với biện pháp tăng tiền thưởng. Phương thức khen thưởng, khích lệ khoa học gồm có: Tính cụ thể: tức là khen thưởng người cụ thể, việc cụ thể. Nên có để mọi người hiểu vì sao được thưởng? Làm thế nào để được thưởng? Tính kịp thời: khi nào lập thành tích thì khen thưởng lúc ấy. Như vậy mới có thể khơi dậy lòng nhiệt tình làm việc lâu dài vì lãnh đạo thường xuyên quan tâm đến công việc của mình. Tính rộng rãi: người được thưởng sẽ là bao nhiêu. Nhà lãnh đạo nên thưởng cho số đông nhân viên hay chỉ ở quy mô nhỏ. Dù thưởng ở quy mô nào thì cũng cần nhà lãnh đạo đưa ra các tiêu chí cụ thể để đăm bảo cho sự công bằng giữa các nhân viên Tính thường xuyên: Khen thưởng có tính thường xuyên (hay khen thưởng đột xuất) là hình thức khen thưởng mà nhà lãnh đạo áp dụng ngay khi nhân viên của mình đạt được thành tích suất sắc, khen thưởng đột xuất thì không báo trước. Khen thưởng định kỳ thường được áp dụng sau mỗi quý hay vào cuối năm, nhân viên thường biết từ trước. Khen thưởng định kỳ thường mất đi tác dụng vì mọi người có thể dự đoán trước, khen thưởng giữa chừng không thể dự đoán thì hiệu quả càng tốt hơn. Mọi người sẽ thường xuyên cố gắng làm việc vì thường xuyên có khen thưởng. Tính quan tâm: kích thích thuần túy bằng vật chất tác dụng của nó rất khó duy trì được lâu. Nhưng khi người lãnh đạo dành thời gian quý báu để quan tâm đến nhân viên, sẽ trở thành một biện pháp có sức mạnh. Quan tâm còn quan trọng hơn cả khen thưởng. Tính đa dạng: ngoài khen thưởng vật chất, nhà quản lý nên khen thưởng cả tinh thần, danh hiệu vinh dự, thừa nhận cá tính, tính tự lập, bảo vệ những việc làm sáng tạo, đề bạt để đảm nhiệm những công việc quan trọng, tạo cơ hội để nhân viên vươn lên vv… Tính công khai: khen thưởng là thưởng cho một người để khích lệ, lôi cuốn nhiều người. Nhưng thưởng bí mật (ví dụ phong bì) sẽ dễ nảy sinh nghi ngờ lẫn nhau, ảnh hưởng không tôt đến tính tích cực của công việc và sự đoàn kết trong nội bộ. Hơn nữa, người được thưởng cũng không tạo ra được sự phấn đấu vươn lên. Do đó nhà quản lý nên cân nhắc thật kỹ trước khi áp dụng hình thức thưởng kín. Tính hợp lý: luận công mà ban thưởng. Công to thì thưởng nhiều, công bé thì thưởng ít. Có công thì trọng thưởng như thế mới động viên được mọi người tích cực đóng góp, cống hiến. Nếu thưởng không đúng, công bé thưởng nhiều, công to mà thưởng ít thì không công bằng. 1.1.1.2 Cấu trúc của hệ thống khen thưởng trong tổ chức Khen thưởng là một hình thức sơ kết, tổng kết phong trào thi đua. Khen thưởng thường là đoạn kết của phong trào thi đua, nhưng khen thưởng có thể giúp phong trào thi đua tiếp tục phát huy tác dụng hoặc ngược lại. Có tổ chức không phát động thi đua nhưng cũng rất chú trọng đến việc khen thưởng, xem đó là động lực quan trọng thúc đẩy sự nỗ lực. Có thể khái quát mối quan hệ giữa các thành tố cấu trúc của hệ thống khen thưởng qua sơ đồ dưới đây: Sơ đồ 1.1 Cấu trúc hệ thống khen thưởng trong tổ chức 1 Để thấy rõ hơn mối quan hệ này, chúng ta sẽ phân tích từng thành tố cấu trúc trong sơ đồ: * Kết quả mong đợi bao gồm: - Phát triển tập thể (tổ chức) và cá nhân, đạt tới các mục tiêu xác định. - Tạo môi trường, bầu không khí lao động thuận lợi cho mọi người và mỗi người (và ở mức độ nào đó là bầu không khí "thỏa mãn"). - Tạo động cơ, động lực lôi cuốn, hấp dẫn mọi người tăng năng suất lao động, làm việc với hiệu quả, chất lượng cao, cải tiến công việc. - Xây dựng và phát triển mối quan hệ tương tác, hỗ trợ lẫn nhau trong công việc. - Huy động tối đa sự hưởng ứng tham gia của mọi người, mọi đối tượng trong tổ chức vào phong trào (phong trào trở thành mối quan tâm chung của mọi người). * Các chuẩn mực khen thưởng: - Xác định các tiêu chuẩn, tiêu chí. - Đánh giá kết quả đạt được mục tiêu. 1 Nguồn: www.kh-sdh.udn.vn/zipfiles/So31/13.4.xho.son-ledinh.06tr.pdf - Đánh giá chất lượng và hiệu quả công việc. - Khuyến khích những cải tiến, vượt khó - Thể hiện tính chất tiêu biểu, tiên tiến * Tiêu chí phân phối: - Đảm bảo công bằng. - Đảm bảo bình đẳng. - Tính tới các lớp đối tượng (sự phù hợp). - Đáp ứng nhu cầu trong điều kiện có thể. * Các kiểu khen thưởng: -Thừa nhận về mặt xã hội (danh hiệu, bằng khen, huân chương, .). - Khuyến khích về vật chất, tài chính (tiền thưởng, tăng lương, .). -Thỏa mãn nhu cầu tâm lý (sự thừa nhận, tôn trọng trong tập thể, sự tự tưởng thưởng). Những phân tích trên đây cho thấy, kết quả mong đợi của thi đua - khen thưởng rất rộng, nếu không tính đến tính nhiều mặt của kết quả thì sẽ hạn chế tác dụng của thi đua. Mục đích, mục tiêu cần đạt đến của phong trào thi đua chính là ở đây, chứ không phải chỉ là bằng khen và những tấm huân chương. Chính kết quả mong đợi là yếu tố khách quan đặt ra yêu cầu cụ thể về chuẩn mực khen thưởng. Khi xác định các chuẩn mực khen thưởng không thể không tính đến các tiêu chí phân phối. Kết quả là người đạt thành tích trong thi đua sẽ nhận được một hoặc cùng lúc các kiểu khen thưởng. Điều đáng lưu ý là các kiểu khen thưởng, tiêu chí phân phối và các chuẩn mực khen thưởng tuy chịu sự chi phối của kết quả mong đợi, nhưng lại có tác động ngược đáng kể đến kết quả mong đợi. Nội dung cấu trúc hệ thống khen thưởng thể hiện rằng thi đua chỉ đạt được kết quả mong đợi nếu các thành tố của hệ thống có sự tương thích. Khi tổ chức phong trào thi đua, nhà quản lý cần tính đến tác động ngược của các yếu tố liên quan đến việc đánh giá, tôn vinh đối với mục tiêu thi đua. 1.1.1.3 Nguyên tắc khen thưởng (1) Công khai, minh bạch, dễ hiểu Một hệ thống khen thưởng công khai minh bạch, dễ hiểu để người lao động làm việc với tâm trạng thoải mái do họ biết rõ được mình sẽ được thưởng gì và họ biết được tương lai tốt đẹp đang chờ đợi mình ở phía trước, qua đó thúc đẩy họ phấn đấu vươn lên trong công việc, tạo sự phát triển toàn diện cho họ. Trong quá trình thực hiện, có thể nảy sinh một số vướng mắc đòi hỏi phải điều chỉnh hệ thống khen thưởng. Một hệ thống khen thưởng minh bạch giúp cho người lao động dễ tham gia bàn luận , thương lượng để điều chỉnh.Bằng cách đó, hệ thống khen thưởng luôn được người lao động chấp thuận và có tác động to lớn trong việc thực hiện mục tiêu của tổ chức (2) Kết hợp chặt chẽ động viên tinh thần với khuyến khích vật chất : Hệ thống khen thưởng phải đảm bảo thu hút được sự chú ý của người lao động . Nên tránh hiện tượng khen thưởng suông, chỉ khen mà không có thưởng. Vì điều này, dễ gây nhàm chán, không tạo được động lực cho sự phát triển của người lao động. Khen thưởng bằng hiện vật cũng là một hình thức làm tăng thu nhập cho người lao động .Do đó, khen thưởng cũng phải thỏa đáng, người lao động có nhiều cơ hội dể phát triển và họ có được cảm giác rằng nơi họ đang làm việc là tương đối “ lý tưởng”, họ sẽ có tương lai tốt đẹp khi làm việc lâu dài tại tổ chức. (3) Một hình thức khen thưởng có thể áp dụng nhiều lần cho nhiều đối tượng: Điều này có nghĩa, với cùng một mức đóng góp như nhau thì người lao sộng sẽ được hưởng khen thưởng như nhau, đảm bảo được sự công bằng, dân chủ và thống nhất, đảm bảo được sự tin tưởng của người lao động đối hệ thống khen thưởng. Đồng thời giúp cho tổ chức có được một hệ thống khen thưởng tinh gọn, thống nhất, dễ quản lý, (4) Đảm bảo thống nhất giữa tính chất, hình thức và đối tượng khen thưởng: Hệ thống khen thưởng cần được quản lý chặt chẽ và hiệu quả trên cơ sở hệ thống tiêu chí đánh giá khen thưởng hợp lý, chính xác; Gắn chặt các mức khen thưởng với hiệu quả thực hiện công việc. Tránh hiện tượng khen thưởng sai, khen thưởng nhầm. Đảm bảo làm nhiều thưởng nhiều, làm ít thưởng ít, làm như nhau thưởng như nhau. Thực hiện linh hoạt giữa khen thưởng, biểu dương, tôn vinh với khuyến khích vật chất để thực hiện mục tiêu của khen thưởng, thu hút và giữ chân được nhân viên giỏi. 1.1.2. Cơ sở lý luận về kỷ luật lao động 1.1.2.1 Khái niệm kỷ luật lao động Trong sử dụng nhân lực bên cạnh các hình thức động viên nhân viên cũng cần thực hiện kỷ luật lao động để tạo dựng nề nếp, kỷ cương trong tổ chức “ Kỷ lật lao động là những tiêu chuẩn quy định hành vi cá nhân của người lao động do tổ chức xây dựng dựa trên những quy định pháp lý hiện hành, các chuẩn mực đạo đức xã hội trên cơ sở những nét đặc thù riêng của tổ chức. Như vậy, các tiêu chuẩn quy định hành vi cá nhân của người lao động có thể thay đổi khi các quy đinh pháp lý có sự điều chỉnh, hoặc có sự thay đổi một số chuẩn mực đạo đức xã hội hoặc có sự thay đổi trong quan điểm hướng đi của tổ chức. Theo Bộ luật lao động sửa đổi bổ sung 2007. Kỷ luật lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh thể hiện trong nội quy lao động. [ 1; Khoản 1 Điều 82] Nội quy lao động không được trái với pháp luật lao động và pháp luật khác. Doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên phải có nội quy bằng văn bản. Người lao động thường vi phạm kỷ luật lao động do vi phạm các quy định của bản nội quy lao động, thực hiện không đúng quy trình, quy định , yêu cầu , tiêu chuẩn đã đặt ra gây ảnh hưởng xấu tới kết quả thực hiện công việc, uy tín và thương hiệu của tổ chức. Nguyên nhân dẫn đến vi phạm kỷ luật lao động được xét từ hai phía: Từ phía người lao động: Do vi phạm các quy định của bản nội quy lao động, đã được phổ biến, quán triệt và công bố công khai. Thực hiện không đạt yêu cầu, tiêu chuẩn thực hiện công việc; có biểu hiện thiếu nghiêm túc, lệch lạc trong suy nghĩ và hành động… Tứ phía người sử dụng lao động: Nguyên nhân chính có thể do sai sót trong việc xây dựng và thực hiện chính sách nhân sự như tuyển dụng không đúng người, đúng việc,không phổ biến hoặc phổ biến không đầy đủ kiến thức, nội quy lao động khiến người lao động không biết hoặc hiểu sai dẫn đến vi phạm kỷ luật lao động. Hoặc do quản lý lao động không tốt khiến người lao động bất bình, chống đối, không thực hiện đúng quy trình, quy định công việc. Thường có 3 hình thức kỷ luật lao động chủ yếu (1) Kỷ luật ngăn ngừa ( phê bình). Hình thức kỷ luật này được biểu hiện thông qua việc nhắc nhở, phê bình nhẹ nhàng, có tính xây dựng, chỉ nhắc nhở chung chung chứ không nêu đích danh. Nhà quản lý có thể thực hiện rộng rãi toàn doanh nghiệp hoặc gặp gỡ riêng người vi phạm nhác nhở nhẹ nhàng để họ rút kinh nghiệm, tránh mắc tiếp sai lầm. (2) Kỷ luật khiển trách. Hình thức kỷ luật này có tính chính thức cao hơn hình thức trên, đồng nghĩa với việc mức độ vi phạm của người lao động cũng cao hơn , gây ảnh hưởng đến kết quả công việc chung của doanh nghiệp. Hình thức này nhà quản lý có thể nêu đích danh người vi phạm trước toàn thể CBCNV trong công ty hoặc nhắc nhở Trưởng bộ phận để Trưởng bộ phận nhắc nhở nhân viên dưới quyền. (3) Kỷ luật trừng phạt. Hình thức kỷ luật trừng phạt được áp dụng khi người lao động phạm lỗi lớn, gây lên những hậu quả nhất định đối với công việc của tổ chức, hoặc tái phạm những hành vi vi phạm kỷ luật và đã bị tổ chức khiển trách trước đó. Tùy từng mức độ vi phạm và thiệt hại, tổ chức có thể kỷ luật người lao động dưới các hình thức: + Cảnh cáo miệng +Cảnh cáo bằng văn bản +Kéo dài thời hạn nâng lương trong một khoảng thời gian nhất định + Chuyển sang công việc khác có mức lương thấp hơn trong một khoảng thời gian nhất định + Sa thải Trong các tổ chức khác nhau, các quy định về hình thức kỷ luật cũng khác nhau song không được trái luật. Với hình thức kỷ luật cao nhất là sa thải, người sử dụng lao động phải chứng tỏ rằng tổ chức đã cố gắng giáo dục người vi phạm song không đạt được bất kỳ sự chuyển biến tích cực nào. [...]... cầu của luật pháp Vấn đề khen thưởng cũng đã được Chính phủ xây dựng thành Luật thi đua khen thưởng, được Quốc hội thông qua năm 2003 và trong Bộ luật lao động cũng có đề cập đến vấn đề kỷ luật lao động Điều này chứng tỏ sự quan tâm của xã hội đối với hai vấn đề này Nhưng để công tác khen thưởng, kỷ luật thực sự phát huy được vị thế , vai trò của mình thì công tác khen thưởng, kỷ luật phải được tiến... trò của khen thưởng kỷ luật và mối quan hệ giữa khen thưởng kỷ luật với công tác quản trị nhân sự trong tổ chức 1.2.1 Vai trò của khen thưởng - kỷ luật Khen thưởng và kỷ luật đóng vai trò quan trọng trong sử dụng nhân lực Khen thưởng là để phát huy cái tốt, kỷ luật là để hạn chế, phòng ngừa cái xấu Là hai nội dung trái chiều nhau nhưng đều nhằm mục đích giúp người lao động hoàn thiện bản thân, nâng... việc khen thưởng – kỷ luật lao động luôn là mộtvấn đề thách thức cho các nhà quản trị ở mọi doanh nghiệp (sản xuất, kinh doanh, dịch vụ ) Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp lựa chọn cho mình hình thức khen thưởng - kỷ luật là khác nhau, nhưng nhìn chung các doanh nghiệp đều hướng tới mục tiêu cơ bản đó là : Thu hút nhân viên, duy trì những nhân viên giỏi, kích thích động viên, đáp ứng yêu cầu của luật. .. cao nhất Các quy định về kỷ luật cần được phổ biến rộng rãi để người lao động nắm bắt và thực hiện (2) Các quy định về kỷ luật lao động trong tổ chức không được trái pháp luật Tổ chức không được đưa bất cứ điều khoản kỷ luật lao động nào trái với quy định hiện hành của pháp luật lao động và pháp luật khác Do vậy, khi xây dựng các quy định về kỷ luật lao động, cần nghiên cứu kỹ pháp luật hiện hành để người... có những chỉnh sửa trong quy chế khen thưởng, kỷ luật cho phù hợp Tránh để những bất cập trong quy chế gây nên tâm trạng bức xúc cho người lao động Hơn nữa, pháp luật về khen thưởng - kỷ luật đôi khi cũng có những thay đổi về một số nội dung nên tổ chức cần chỉnh sửa quy chế của mình sao cho phù hợp, tránh để tình trạng chậm cập nhật, sửa đổi dẫn đến thực hiện sai luật Mặt khác, cùng với sự phát triển... lên một nét văn hóa làm việc đặc trưng cho doanh nghiệp nghiệp mình Như vậy, kỷ luật lao động tốt có thể nâng cao được uy tín cũng như thương hiệu của doanh nghiệp Giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong việc hội nhập kinh tế quốc tế 1.2.2 Mối quan hệ giữa khen thưởng – kỷ luật với công tác quản trị nhân sự trong tổ chức Khen thưởng, kỷ luật là một trong những nội dung quan trọng của quản trị nhân sự Khen. ..1.1.2.2 Nguyên tắc kỷ luật lao động Việc thực hiện kỷ luật lao động phải được thực hiện theo những nguyên tắc sau: (1) Các quy định về kỷ luật lao động phải có tính hệ thống, thống nhất rõ ràng, cụ thể, dễ nắm bắt và được phổ biến công khai cho người lao dộng được biết Tức là các nội dung trong hệ thống khen thưởng kỷ luật lao động không được trái nhau, mức vi phạm và hình thức kỷ luật phải tương ứng.Khi... khen thưởng, kỷ luật cũng là những hoạt động quan trọng trong công tác động viên, khích lệ cũng như giữ gìn kỷ cương, trật tự giúp toàn Đảng, toàn dân hăng hái lao động, sản xuất, chiến đấu, công tác hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao Ở một mức độ nhất định, khen thưởng – kỷ luật có thể dược xem là bằng chứng thể hiện giá trị, địa vị, uy tín của người lao động cũng như của tổ chức Vì thế khen thưởng. .. điều chỉnh về kỷ luật lao động Trong quá trình thực hiện, đôi khi pháp luật của nhà nước, cũng như những quy định của tổ chức liên quan đến kỷ luật lao động có sự thay đổi Trong trường hợp đó, cần thông báo ngay tới người lao động Sự thay đổi này cần được tích hợp vào một văn bản thống nhất để tiện theo dõi, tránh để hiện tượng các văn bản chồng chéo, không thống nhất (6) Trước khi tiến hành kỷ luật phải... chính là nguồn nhân lực có trình độ cao 1.2.1.2 Vai trò của kỷ luật lao động Kỷ luật giúp hoàn thiện bản thân và bảo vệ lợi ích của tổ chức Đối với người lao động Kỷ luật đem lại cho chúng ta nhiều lợi ích cả tinh thần lẫn vật chất Ích lợi tinh thần là giúp ta hoàn thiện con người mình Kỷ luật là khuôn mẫu và thước đo để rèn luyện con người Một danh nhân nói :”Nếu không có cái thước thẳng, sao biết . MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KHEN THƯỞNG KỶ LUẬT 1.1. Cơ sở lý luận về khen thưởng – kỷ luật 1.1.1. Cơ sở lý luận về khen thưởng 1.1.1.1Khái niệm khen thưởng. của khen thưởng kỷ luật và mối quan hệ giữa khen thưởng kỷ luật với công tác quản trị nhân sự trong tổ chức. 1.2.1. Vai trò của khen thưởng - kỷ luật Khen