MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP DỰ ÁN TẠI CÔNG TY 1. Định hướng phát triển tại công ty giai đoạn 2010-2015 1.1 Định hướng phát triển của công ty Về tổ chức: Ổn định cơ cấu tổ chức của Công ty gồm các phòng quản lý tại văn phòng Công ty (dự kiến hoàn chỉnh nhân sự của 8 phòng và tổ trợ lý), các ban điều hành tại các dự án khởi công trong năm 2010 (dự kiến thành lập 4 ban điều hành tại các dự án), xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy các trường học (dự kiến hoàn thiện ban giám hiệu của 2 trường học). Các phòng ban trong Công ty và các ban điều hành các dự án ổn định về tổ chức và tuyển dụng nhân sự đáp ứng nhiệm vụ được giao; các ban giám hiệu hình thành bộ khung là cơ sở để phát triển đội ngũ cán bộ quản lý và giáo viên trong năm 2011. Dự kiến năm 2010 tổng số cán bộ công nhân viên: - Khối văn phòng khoảng 35-40 người (Ban lãnh đạo Công ty 2-3 người; Phòng HCNS 3 người; Phòng TCKT 4-5 người; Phòng QLĐT 3-4 người; Phòng QLGD 3-4 người; Phòng PTDA 4 người; phòng GPMB 4 người; Phòng kinh doanh 4 người; Phòng Quản lý kỹ thuật 5-6 người; tổ trợ lý từ 2-3 người). - Các trường học ổn định khung tổ chức các trường (Mỗi trường có từ 2 đến 3 người). - Khối ban quản lý công trình khoảng 10-15 người: Dự án TT ngôn ngữ 5 - 6 người các dự án khác 2-3 người. - Mức lương bình quân 6,5 triệu VNĐ/người/tháng (không tính các phụ cấp, tiền thưởng). Công tác phát triển dự án: Triển khai tìm kiếm cơ hội đầu tư trình UBND Thành phố giao Chủ đầu tư. Công ty tập trung khai thác thế mạnh của mình là đầu tư vào lĩnh vực giáo dục và các dự án đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng. Công tác quản lý phát triển giáo dục: - Xúc tiến và được cấp phép thành lập các trường học tại các dự án đã được giao Chủ đầu tư. - Hoàn thành xây dựng chiến lược phát triển hệ thống nhà trường do Công ty đầu tư. - Tìm kiếm và ký được hợp đồng liên doanh liên kết với các tổ chức nước ngoài trong lĩnh vực đào tạo. - Tìm kiếm huy động các nguồn hỗ trợ phát triển giáo dục. - Hoàn thành công tác xây dựng qui trình quản lý các hoạt động giáo dục tại các dự án do Công ty đầu tư. Công tác kinh doanh: tập trung xây dựng cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh trước mắt phục vụ chiến lược phát triển quảng bá và bán sản phẩm của Công ty, từng bước hình thành sàn bất động sản đẩy mạnh hoạt động kinh doanh trong những năm tiếp theo. Kế hoạch vốn và phương án huy động vốn: Tìm kiến nguồn vốn đáp ứng tiến độ triển khai các dự án chủ yếu thông qua quan hệ vay vốn từ các ngân hàng thương mại, từ doanh thu của các dự án và đóng góp của các cổ đông. 2.1.2 Định hướng trong công tác lập dự án tại công ty. Căn cứ vào định hướng phát triển chung của công ty ban giám đốc cũng đưa ra định hướng trong công tác lập dự án. Cụ thể một số mục tiêu được đề ra như sau: Hằng năm tiếp nhận và lập khoảng 20 đến 30 dự án., Số dự án giải ngân đạt : 4 – 10 dựa án. Hằng năm tuyển thêm 1 đến 3 người bổ xung vào ban dự án và đảm nhận các công việc khác nhau, Cải tổ cơ cấu làm việc theo hướng linh động hơn với thị trường. Các chỉ tiêu trên đã được các thành viên trong ban dự án xây dựng và đã được ban giám đốc thông qua. Đi kèm với các các mục tiêu trên ban dự án cũng đã trình ban giám đốc các giải pháp mang tính chiến lược và cũng đã được ban giám đốc thông qua. Hiện nay số lượng nhân viên của ban dự án là rất ít do đó để có thể phát triển lên một phòng chức năng có hoạt động mạnh mẽ cần thiết lập cơ cấu làm việc, nhiệm vụ chức năng rõ ràng và phải có nguồn nhân lực đủ để đáp ứng. Ban dự án coi đây là điều kiện tiên quyết để thực hiện các mục tiêu còn lại. Số lượng dự án giải ngân được đề ra trong mục tiêu là không nhiều song đây là con số khó đạt tới được nếu không có sự nhạy bén với thị trường cũng như là chất lượng dự án không được nâng cao. Trong giai đoạn tới mục tiêu là tiếp nhận cả dựa án có tổ chức ngoài nước tham gia. Đây là mục tiêu không dễ thực hiện bởi hiện tại công ty chưa hề có sự chuẩn bị nào cho mục tiêu này. Ban dựa án cũng đã đề xuất một số phương án trình ban giám đốc và cũng đã được ban giám đốc thông qua, vấn đề lớn nhất để thực hiện mục tiêu này đó là kinh phí để xây dựng các nền tảng ban đầu và phát triển nguồn nhân lực 2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lập dự án tại Công ty cổ phần đầu tư và thương mại Thủ đô 2.1. Một số giải pháp 2.1.1. Hoàn thiện quy trình lập dự án tại công ty Hiện nay, quy trình lập dự án tại công ty nói chung là phù hợp với xu hướng chung và gần như là theo mô hình quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2000. Tuy nhiên, đối với từng dự án riêng thì cũng cần có một số trình tự lập riêng. Đối với một số dự án nhỏ, có thể bó qua một số bước không cần thiết, nhưng đối với một số dự án lớn thì lại cần phân tích rõ rang chi tiết trong từng bước lập. Cần xem xét từng bước của dự án trên nhiều khía cạnh khác nhau và nhấn mạnh, làm rõ những vấn đề quan trọng có quan hệ mật thiết với dự án. Theo quy trình đã nêu ở phần trên thì mỗi bước của dự án đều gắn với trách nhiệm của các phòng ban trong công ty, gắn liền với các cá nhân cụ thể. Chính điều này đã làm cho các công tác lập dự án được chuyên môn hoá với sự hợp tác gắn kết giữa các phòng ban trong công ty. Tuy nhiên, đây cũng chính là điểm yếu của công tác lập dự án bởi vì sẽ khó có sự thống nhất hoàn toàn trên toàn bộ các mục tiêu đưa ra. Sự phối hợp sẽ khó nhịp nhàng và đồng bộ bởi vì mỗi phòng ban với một chức năng khác nhau sẽ có những quan điểm khác nhau về cùng một dự án. Nhưng thống nhất các quan điểm, đưa ra một giải pháp hợp lý lại mất nhiều thời gian và chi phí. Vì vậy, để tiết kiệm hai vấn đề này, công ty phải có một ê-kíp làm việc thực sự thông hiểu lẫn nhau và có cùng chí hướng quan điểm trong một số vấn đề về các dự án tiêu biểu. Sự thống nhất đồng bộ trong các bước của quy trình lập dự án sẽ mang lại hiệu quả vô cùng lớn cho công tác này, từ đó sẽ giúp hoạt động kinh doanh của công ty có thể phát triển hơn. 2.1.2. Hoàn thiện nội dung lập dự án Nội dung lập dự án chủ yếu bao gồm ba bước, đó là nghiên cứu cơ hội đầu tư, nghiên cứu tiền khả thi và nghiên cứu khả thi. Đối với một số dự án có quy mô nhỏ có thể bỏ đi bước nghiên cứu tiền khả thi hoặc là nghiên cứu cơ hội đầu tư. Tuy nhiên, dù có tiến hành theo các bước như thế nào thì một dự án đầu tư luôn luôn phải bao gồm các nội dung chính về phân tích kinh tế - xã hội, phân tích thị trường, phân tích kỹ thuật, phân tích tài chính và cuối cùng là phân tích lợi ích kinh tế - xã hội do dự án mang lại. Để hoàn thiện nội dung lập dự án thì cần đưa ra các giải pháp cụ thể cho từng bước phân tích trên. 2.1.2.1. Phân tích tình hình kinh tế - xã hội Đối với mỗi dự án thì đây là phần không thể thiếu được. Phân tích tình hình kinh tế - xã hội bao gồm một số nội dung chính như nghiên cứu về điều kiện tự nhiên, điều kiện dân số và lao động, các quy hoạch, kế hoạch phát triển các ngành vùng có liên quan đến dự án và các điều kiện về pháp lý. Qua tìm hiểu một số dự án do Công ty lập thì ta có thể thấy rằng bước này Công ty đã tiến hành nghiên cứu tìm hiểu khá đầy đủ. Tuy nhiên, cũng có rất nhiều bất cập cần giải quyết như một số dự án nghiên cứu phần điều kiện tự nhiên chưa được hoàn chỉnh, từ đó có thể ảnh hưởng đến công tác thực hiện dự án sau này. Do đặc điểm của Công ty chủ yếu nghiên cứu các dự án trong lĩnh vực đầu tư xây dựng nên phần phân tích điều kiện địa hình tự nhiên, địa chất, khí hậu, nguồn nước rất quan trọng. Do đó, nâng cao chất lượng trong công tác nghiên cứu về lĩnh vực này là vô cùng cần thiết. Để tiến hành nâng cao chất lượng phần phân tích này thì Công ty cần có một đội ngũ khảo sát địa chất địa hình có trình độ chuyên môn cao cụ thể về địa hình địa chất của khu vực dự án được xây dựng. Ngoài ra cần tiền hành tìm hiểu, thu thập các thông tin dữ liệu đầy đủ, liên kết với các cơ quan chức năng có thẩm quyền chịu trách nhiệm trong phạm vi dự án để có thể đạt kết quả cao nhất. 2.1.2.2. Phân tích thị trường Dự án mang bản chất đều là các dự báo cho tương lại, mỗi dự án đều chưa được thực hiện mà chỉ là các nghiên cứu theo mục đích đề ra mà trong tương lại sẽ thực hiên nên phần thị trường của dự án chủ yếu là các dự báo, ước tính mang tính cụ thể được nghiên cứu theo các phương pháp hiện đại, hợp lý nhằm đưa ra những kết quả chính xác nhất, cụ thể nhất. Để có được sự phân tích và dự báo thị trường tốt nhất trước hết cần có sự tìm hiểu kỹ lưỡng về các vấn đề dân số, môi trường … Điển hình có thể lấy một dự án xây dựng nhà chung cư để bán ra phân tích ra thấy rằng với nhu cầu của người dân trên thị trường như thế nào là chủ đầu tư mới tiến hành đầu tư theo nhu cầu đó. Để có thể thực hiện được điều này cần có các phương pháp dự báo, thu thập dữ liệu có độ chính xác cao, phù hợp với từng đặc điểm của dự án. Ngoài hai phương pháp chính đã nêu trong phần phương pháp lập dự án ở trên ta có thể bổ xung phương pháp lập dự án như sau: - Phương pháp thu thập dữ liệu: có hai phương pháp cơ bản để nghiên cứu thị trường là nghiên cứu hiện trường và nghiên cứu sau. Nghiên cứu hiện trường là tiến hành phỏng vấn người tiêu dùng trên thị trường tiềm năng để biết về loại sản phầm hàng hoá, dịch vụ được khách hang ưu chuộng trên thị trường. Từ những khách hàng điển hình được phỏng vấn chúng ta sẽ xác định được tỷ lệ phần trăm khách hàng ưa chuộng sản phẩm trên thị trường. Còn phương pháp nghiên cứu sau là nghiên cứu, phân tích các thông tin đã thu thập từ trước (sách, báo, tạp chí, Internet, các thông tin của các doanh nghiệp khác trên thị trường, văn bản quy phạm pháp luật …). Phương pháp thứ nhất có thể thấy rằng nó có một ưu điểm là thông tin chính xác, trung thực và không một đối thủ cạnh tranh nào có thể biết, đảm bảo bí mật. Tuy nhiên, hạn chế là phương pháp thứ nhất rất tốn kém và chỉ thực hiện được với một số khách hàng nhất định. Còn phương pháp thứ hai thì có độ chính xác không cao nhưng lại tiết kiệm được chi phí. Vì mỗi dự án có quy mô và yêu cầu khác nhau nên việc áp dụng phương pháp nào cho phù hợp còn tuỳ thuộc rất lớn với mục tiêu của dự án. 2.1.2.3. Phân tích kỹ thuật Đối với phần phân tích kỹ thuật là các giải pháp về kỹ thuật như giải pháp mặt bằng, giải pháp kiến trúc, kết cấu, điện, thoát nước, tác động môi trường, phòng cháy chữa cháy … Một giải pháp có tác dụng rất lớn đối với phân tích kỹ thuật chính là đưa ra nhiều phương án kỹ thuật để chọn lựa. Các phương án đưa ra sẽ tập trung vào các hạng mục công trình chính còn các hạng mục công trình phụ, bổ trợ thì chỉ cần đưa ra một phương án chi tiết còn không cần đưa ra nhiều phương án lựa chọn. Khi đưa ra nhiều phương án thì cơ sở để lựa chọn được xác định trên các mặt: tổng diện tích sàn sử dụng, phương án kiến trúc phù hợp, các tác động về mặt thẩm mỹ đối với các công trình xung quanh (chưa tính đến chi phí xây dựng). Bên cạnh đó, việc lựa chọn trang thiết bị cho dự án phải được xem xét chi tiết theo nguồn cung cấp, xuất xứ của chúng và phải nêu rõ lý do lựa chọn những trang thiết bị đó. Giải pháp khác là Công ty nên mạnh dạn đề xuất ra các giải pháp kỹ thuật hiện đại phù hợp với công trình trong quá trình lập dự án. Thường các giải pháp kỹ thuật mà có tổng vốn đầu tư lớn hơn so với dự kiến sẽ bị thẩm định trong thời gian dài, chậm phê duyệt và cuối cùng là khó được chấp nhận. Nhưng hiệu quả kinh tế xã hội cao hơn nhiều so với các giải pháp khác. Vì vậy, khi đưa ra các giải pháp kỹ thuật hiện đại có tổng vốn đầu tư lớn để được chấp nhận và phê duyệt thì Công ty cần đưa ra nội dung phân tích tài chính mang tính khả thi cao, đưa ra các chỉ tiêu tài chính thể hiện tỷ lệ tăng trưởng và phát triển cao. 2.1.2.4. Phân tích tài chính Qua nghiên cứu một số dự án mà Công ty tiến hành lập có thể thấy rằng các chỉ tiêu tài chính rất được chú trọng. Tuy nhiên cũng có một số chỉ tiêu cần tính đến để phân tích tính khả thi của dự án nhưng còn thiếu sót. Để góp phần đảm bảo tính khả thi của dự án cần tính toán thêm chỉ tiêu chi phí lợi ích B/C, chỉ tiêu thời gian hoàn vốn T và kèm với việc tính toán thêm như thế cần tính đến giá trị thời gian của tiền. Bên cạnh đó, các chỉ tiêu có thể giúp đánh giá một cách chi tiết hơn nữa về dự án có thể đưa ra là chỉ tiêu điểm hòa vốn hay chỉ tiêu tỷ suất sinh lời vốn đầu tư, tỷ suất sinh lời vốn tự có, vòng quay vốn của lưu động … Khi phân tích tài chính dự án cần sử dụng tỉ lệ chiết khấu chung tính bằng phương pháp bình quân gia quyền của các mức lãi suất huy động. Một nội dung không kém phần quan trọng chính là đánh giá độ an toàn về mặt tài chính của dự án. Trong đó có các chỉ tiêu: - Tỷ lệ vốn tự có = Vốn tự có / Tổng vốn đầu tư Tỷ lệ này > 50% thì được xem là tốt - Hoặc Tỷ lệ vốn tự có / Vốn đi vay > 1 thì được đánh giá là được - An toàn về khả năng thanh toán nghĩa vụ tài chính ngắn hạn Tỷ lệ lưu hoạt = Giá trị TS có lưu động / Giá trị TS NNH và nợ đến hạn - Khả năng trả nợ Khả năng trả nợ = KN tạo vốn bằng tiền của DA / Nghĩa vụ hoàn trái Trong thực tế, tiền khấu hao vốn tự có hàng năm đều nhàn rỗi có thể tạm huy động để trả nợ: Khả năng trả nợ = Các nguồn trả nợ của DA / Nợ gốc + lãi phải trả của từng năm Hệ số này giúp chúng ta có một sự đánh giá chung về tình hình khả năng thanh toán nợ của dự án. Chính chỉ tiêu này sẽ giúp chủ đầu tư và các ngân hàng đánh giá được tính hiệu quả của dự án. 2.1.2.5. Phân tích lợi ích kinh tế - xã hội Khi dự án đi vào hoạt động thường mang lại một số lợi ích kinh tế khá lớn cho địa phương mà dự án đầu tư. Tuy nhiên, trong một số dự án mà Công ty tiến hành lập còn thiếu về phần phân tích lợi ích kinh tế - xã hội này khá nhiều. Trong phần này, Công ty cần tính toán một số chỉ tiêu như mức đóng góp Ngân sách hàng năm của dự án, số lao động được tạo việc làm nhờ dự án, mức thu nhập của từng lao động, trình độ sản xuất của từng lao động, trình độ sản xuất, trình độ quản lý của người quản lý, nâng cao năng suất lao động … Ngoài ra, còn một số chỉ tiêu mà dự án cần phải tính như chỉ tiêu số lao động có việc làm trên một đơn vị vốn đầu tư trực tiếp hoặc chỉ tiêu toàn bộ số lao động có việc làm trên một đơn vị giá vốn đầu tư đầy đủ. Một số dự án đầu tư hạ tầng cơ sở có thể xét đến những mặt tích cực đóng góp cho đất nước như tăng cường khả năng và năng lực hội nhập kinh tế quốc tế, tăng cường hệ thống cơ sở hạ tầng cho phát triển đất nước. 2.1.3. Đầu tư nguồn nhân lực cho hoạt động lập dự án Con người là nhân tố quan trọng nhất cho mọi hoạt động, con người là yếu tố quyết định đến kết quả và hiệu quả công việc. Trong công tác lập dự án cũng vậy bởi vì dự án là một sản phẩm do con người tạo ra, muốn có một sản phẩm dự án tốt thì cần phải có một đội ngũ cán bộ tư vấn đạt trình độ chuyên môn cao, có năng lực. Đầu tiên chính là phải nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho các bộ tư vấn lập dự án. Do nghề tư vấn là một ngành nghề mới ở nước ta hiện nay nên các cán bộ được đào tạo chuyên về tư vấn còn ít. Chỉ có một số cán bộ được đào tạo cơ bản về kỹ năng và nghiệp vụ tư vấn thông qua trao đổi kinh nghiệp và các lớp đào tạo trong nước. Vì thế, các cán bộ tư vấn không chỉ hạn chế trong chuyên môn mà còn thiếu cả kỹ năng, nghiệp vụ tư vấn. Thực tế tại Công ty đầu tư và thương mại Thủ đô hiện nay, các cán bộ chưa được đào tạo về lập dự án và tất cả các vấn đề có liên quan đến dự án. Chính vì vậy để giải quyết vấn đề này, Công ty cần cử các cán bộ phụ trách về dự án đi đào tạo về chuyên môn lập dự án, đấu thầu. Công ty cần có kế hoạch đào tạo các cán bộ một cách cụ thể bằng nguồn kinh phí của Công ty. Để có bản kế hoạch này, Công ty cần dựa vào tình hình thực tế của Công ty hiện nay, nhu cầu của cán bộ đi học, nguyện vọng của các cá nhân. Bên cạnh đó, cũng cần phải tùy thuộc vào ngân sách tài chính của Công ty. Ngoài việc đào tạo về chuyên môn cho các cán bộ thì Công ty cần phải khuyến khích các cán bộ của công ty tích cực nâng cao trình độ về tin học, ngoại ngữ phục vụ một cách có ích nhất cho Công ty. Hiện nay, tin học và ngoại ngữ là hai công cụ rất quan trọng trong mọi công việc. Hai phương tiện này là công cụ thiết yếu để cho cán bộ của Công ty có thể tiếp cận nguồn thông tin dữ liệu, hoàn thành mọi công việc một cách nhanh chóng như việc thiết kế, lập dự án đều hoàn toàn thực hiện bằng máy tính. Ngoại ngữ là phương tiện để Công ty có thể giao dịch hợp tác với các công ty Quốc tế, từ đó có thể phát triển Công ty lên một tầm cao mới. Bên cạnh công tác đào tạo, Công ty phải chú trọng đến công tác tuyển dụng lao động. Để có thể tuyển dụng các lao động làm việc tại các phòng, bộ phận của Công ty, Công ty cần tổ chức thông báo tuyển dụng, thi tuyển công khai lựa chọn những cán bộ có đầy đủ năng lực chuyên môn, trình độ và kỹ năng. Vấn đề tuyển dụng cũng đóng một vai trò đáng kể trong hoạt động của Công ty bởi vì chỉ có cán bộ tốt thì hoạt động của Công ty mới phát triển và công tác lập dự án mới đạt hiệu quả cao. Cuối cùng chính là vấn đề phân công bố trí tổ chức lao động cho phù hợp với cơ cấu của Công ty và phù hợp với chuyên môn nghiệp vụ của các cán bộ. Chỉ khi có một cơ cấu tổ chức thống nhất và hợp lý thì mọi hoạt động của Công ty mới có thể tiến triển tốt được. Cơ cấu tổ chức tốt là sức mạnh để đội ngũ cán bộ cùng nhau thực hiện tốt các dự án được giao, nâng cao hiệu quả lập dự án. 2.1.4. Đầu tư đổi mới khoa học công nghệ phục vụ cho công tác lập dự án Vấn đề con người là rất quan trọng trong mọi lĩnh vực hoạt động, nhưng để cho mọi hoạt động diễn ra một cách dễ dàng hơn, chúng ta cũng phải tận dụng những thành tựu của khoa học kỹ thuật. Để tiến hành mở rộng phạm vi kinh doanh của mình, Công ty cần đầu tư vào hệ thống thiết bị máy móc, thiết bị phục vụ cho công tác lập dự án, như hệ thống máy tính hiện đại, hệ thống công cụ máy móc đạt tiêu chuẩn chất lượng cao … Trong công tác lập dự án hiện nay đã có rất nhiều phần mềm hỗ trợ cho việc quản lý. Các phần mềm rất phổ biến là phần mềm Microsoft Words, Microsoft Exel, Microsoft Project. Mọi cán bộ lập dự án cần được trang bị đầy đủ kỹ năng để sự dụng tốt những phần mềm này nhằm tiết kiệm thời gian trong công tác lập dự án. Công ty cần tổ chức các buổi học, thuê các chuyên gia lập dự án hướng dẫn các cán bộ lập dự án về cách thức sử dụng, ứng dụng các trang thiết bị, phần mềm. Công ty phải thường xuyên cập nhật thông tin về các phần mềm ứng dụng mới để có thể áp dụng một cách hiệu quả nhất các phần mềm này. Không những sử dụng tốt các phần mềm có sẵn, Công ty còn phải xây dựng phần mềm riêng phục vụ công tác quản lý dự án phù hợp với đặc điểm riêng của các dự án do Doanh nghiệp đầu tư. Hiện nay, các phòng ban của Công ty đều có hệ thống máy tính nối mạng. Trong thời gian tới cần tận dụng tốt những máy tính đã được nối mạng này trong công tác lập và quản lý như thuận tiện hơn trong việc giao tiếp giữa các phòng ban trong việc trao đổi thông tin, tra cứu thông tin cần thiết trên mạng phục vụ cho công tác lập dự án như những thông tin về khách hàng, thị trường, giá cả. 2.1.5. Đầu tư hệ thống cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác lập dự án Cơ sở thông tin dữ liệu đóng một vai trò quan trọng trong công tác lập dự án. Thông tin là yếu tố tiền đề để hình thành nên một dự án. Yếu tố cơ bản này sẽ đánh giá xem với những thông tin đã có có đủ để tiến hành lập một dự án khả thi hay không. Những thông tin thu thập thường là các đánh giá, bản báo cáo, các tính toán, dự báo … về dự án đang tiến hành lập. Càng có nhiều dữ liệu thông tin thì việc lập dự án càng đạt chất lượng cao. Vì vậy, để nâng cao chất lượng lập dự án thì việc làm cần thiết là công ty phải đầu tư thiết lập một hệ thống cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh. - Công ty thiết lập một hệ thống cơ sở dữ liệu riêng biệt phục vụ cho từng lĩnh vực của dự án như lĩnh vực xây dựng nhà ở, chung cư, trường học … hạ tầng kỹ thuật … Trong cơ sở này bao gồm đầy đủ tình hình kinh tế xã hội của từng vùng, từng cơ sở, ngành nghề, các định hướng phát triển chung và cụ thể của từng vùng, từng ngành nghề … - Hệ thống này phải bao gồm các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến vấn đề dự án như đất đai, thuế, lao động … - Công ty tiến hành trang bị các thiết bị, công nghệ phục vụ cho công tác thu thập như máy tính, máy in, máy fax … Với hệ thống này, quá trình thu thập, lưu trữ, phân tích xử lý các thông tin sẽ được tiến hành phục vụ một cách đầy đủ và chính xác nhất cho dự án. - Xây dựng một mạng lưới cung cấp thông tin cho từng dự án từ các nguồn thu thập khác nhau như: báo chí, các cơ quan nhà nước có liên quan như Bộ Kế hoạch đầu tư, Sở Kế hoạch đầu tư, UBND Thành phố, Cơ quan Thống kê, các văn phòng của Công ty hoạt động cùng ngành, mạng Internet … 2.1.6. Hoàn thiện bộ máy tổ chức quản lý Lập dự án là một hoạt động với khối lượng công việc rất lớn vì vậy mà phải có đủ cán bộ tham gia quản lý thì việc lập mới có hiệu quả. Để có thể lập tốt các dự án đầu tư thì công ty cần phải có sự bố trí cán bộ hợp lý luân chuyển, điều động cán bộ giữa các phòng ban một cách hợp lý. Trong thời gian tới, Công ty nên bổ xung nhân sự cho Phòng Dự án, cán bộ được bổ xung phải có trình độ chuyên môn tốt. Cơ cấu nhân sự bố trí cho các dự án mà công ty tiến hành lập cần được tổ chức một cách hợp lý. Vấn đề tổ chức quản lý cũng là một vấn đề quan trọng, nếu được tổ chức quản lý tốt thì có thể đẩy nhanh được tiến độ thực hiện công việc, tiết kiệm được về thời gian, con người. Phải có sự thống nhất về công việc giữa các phòng ban trong Công ty. Mỗi phòng ban trong Công ty đều có chức năng nhiệm vụ riêng của mình nhưng giữa các phòng ban lại có mối quan hệ với nhau và cần thống nhất với nhau về phương pháp và cách thức thực hiện công việc. Như vậy, các phòng ban cần thống nhất chặt chẽ với nhau tạo ra sự thông suốt trong quản lý lập dự án tại công ty. Căn cứ vào đặc thù cụ thể của từng phòng ban để có sự phân công một cách hợp lý, tận dụng triệt để lợi thế của từng cán bộ, nhằm phát huy tối đa năng lực của các cán bộ lập dự án. Cần có chính sách khen thưởng thích đáng cho những cán bộ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. 2.1.7. Hoàn thiện công tác quản lý, kiểm tra và giám sát công tác lập dự án Mỗi dự án được lập đều theo một quy trình chung trong đó có công tác kiểm tra giám sát trong quá trình lập. Để tiến hành tốt công tác này cần phải có một bộ phận chuyên trách giám sát mọi hoạt động của các phòng ban trong tiến trình lập dự án. Đó là bộ phận sẽ kiểm tra các nội dung về kỹ thuật. Ngoài ra bộ phần này còn phải quản lý các cán bộ tham gia hoạt động lập dự án, quản lý tiến độ lập dự án nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Quá trình soạn thảo dự án đầu tư tiến hành nghiêm túc, bản dự án được lập đạt chất lượng cao thì quá trình thực hiện triển khai dự án sẽ đạt hiệu quả kinh tế xã hội cao. Để làm được điều này đòi hỏi bộ phận giám sát phải theo dõi sát sao công việc của từng bộ phận và có biện pháp xử lý kịp thời các tình huống nảy sinh. 2.1.8. Nhóm giải pháp nâng cao chất lượng lập dự án, thời gian lập dự án và dự toán tổng chi phí Đứng trên góc độ kinh doanh thì dự án chính là một sản phẩm mang tính “hàng hóa”, vì vậy mỗi sản phẩm dự án đều mang đầy đủ các đặc tính của hàng hóa là có chất lượng tạo ra dựa trên chi phí hay chính là giá trị của hàng hóa. Chính vì vậy, mỗi dự án của Công ty đều phải cạnh tranh với rất nhiều đối thủ cùng ngành trên thị trường. Để dành được phần thắng lợi, sản phẩm dự án của Công ty phải hoàn thiện về mọi mặt. Ta xét các nhân tố ảnh hưởng đến lập dự án của Công ty như sau: [...]... nhân tố tác động Quy trình lập dự án Nội dung lập dự án Phương pháp lập dự án Chất lượng lập dự án Chi phí lập dự án Thời gian lập dự án Qua sơ đồ trên, ta có thể thấy được mối quan hệ giữa các nhân tố và hiệu quả của công tác lập dự án đầu tư Chính vì vậy, để nâng cao hiệu quả của công tác lập dự án, chúng ta cần giải quyết các vấn đề: - Nâng cao chất lượng lập dự án - Giảm chi phí lập dự án - Giảm... án - Giảm thời gian lập dự án Một số giải pháp cụ thể cho 3 vấn đề này: Tất cả các giải pháp cho 3 vấn đề trên đều phụ thuộc vào quy trình, nội dung và phương pháp lập dự án đầu tư, vì vậy thực chất là chúng ta cần có các biện pháp cải tiến, nâng cao các quy trình, nội dung và phương pháp lập dự án Chúng ta đã biết, trong lập dự án thường dựa vào các dự án mẫu chuẩn của một số dự án đã thực hiện đạt... phải có các giải pháp điều hòa giữa các nhân tố trên Để nâng cao chất lượng lập dự án thì chúng ra cần tăng thêm chi phí cho công tác lập dự án và có thể kéo dài thời gian lập dự án để các cán bộ lập dự án có thể nghiên cứu sâu thêm về dự án đang lập Những điều này sẽ kéo theo vấn đề chi phí cho lập dự án sẽ tăng, thời gian cũng sẽ tăng Mặt khác, tăng chi phí phục vụ cho cán bộ lập dự án để họ có thể... bởi vì có như vậy công ty tư vấn mới gắn chặt trách nhiệm của mình với dự án, tránh tình trạng “đem con bỏ chợ”, lập xong dự án là xong trách nhiệm, không có kiểm tra giám sát, xem xét những sai sót của Công ty mắc phải trong khi lập dự án 2.1.9 Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 cho lập dự án Hiện nay Công ty đang trong quá trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 cho công tác lập dự án Tuy nhiên do chỉ... nên Công ty vẫn gặp rất nhiều khó khăn do chưa thực hiện đầy đủ quy trình lập dự án theo tiêu chuẩn này Chúng ra đã biết, hiện nay các công ty tư vấn lập dự án ra đời rất nhiều nên sự cạnh tranh giữa các công ty này là rất lớn Để có thể đứng vững trước những thách thức như vậy, Công ty đã có rất nhiều chiến lược nhằm nâng cao chất lượng lập dự án Để làm được điều này thì Công ty cần có một quy trình lập. .. vì vậy ít có sự thay đổi trong các quy trình lập dự án hay nội dung lập dự án Tuy nhiên, việc áp dụng này cũng còn nhiều tồn tại bất cập, cần phải được giải quyết Do đó, Công ty cần áp dụng các phương pháp hiện đại trong lập dự án Cả 3 vấn đề nâng cao chất lượng lập dự án, giảm chi phí, giảm thời gian lập dự án có mối liên hệ mật thiết với nhau, mỗi khi một nhân tố này thay đổi đều kéo theo sự thay... chọn được phương án tối ưu cho dự án, mang lại lợi ích cao nhất, thiết thực nhất cho chủ đầu tư và xã hội Tuy nhiên, có một số giải pháp chung cho cả 3 vấn đề trên, đó là phải có sự ràng buộc về trách nhiệm của các cán bộ lập dự án với chất lượng các dự án được lập Đây là sự ràng buộc trách nhiệm về mặt pháp lý và về mặt kinh tế Ngoài ra phải có sự ràng buộc giữa công ty tư vấn lập dự án và chủ đầu tư... vấn Công tác lập dự án ngày càng trở nên quan trọng, đóng vai trò quyết định thành công hay thất bại của mỗi dự án Do đó, hoạt động này đang rất được quan tâm và chú ý Đối với Công ty cổ phần đầu tư và thương mại Thủ đô, công tác lập dự án đóng vai trò chủ chốt trong hoạt động kinh doanh của Công ty Hoạt động này đem lại nguồn thu chủ yếu cho Công ty cũng như những kinh nghiệm quý báu mà công ty đã học... lập dự án theo đúng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 Mục đích của phương pháp này là nhằm kiểm soát toàn bộ quá trình lập dự án theo đúng tiến độ và chất lượng theo đúng mục đích đã đề ra Một quy trình lập dự án chuẩn sẽ phân rõ được nhiệm vụ, trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân trong công tác lập dự án Từ đó có thể sẽ có những điều chỉnh thay đổi cho phù hợp với yêu cầu, đạt được hiệu quả cao Các cán bộ lập. .. nhân lực lập dự án, không những là chuyên môn của họ mà còn là trình độ ngoại ngữ, tin học của các cán bộ này để công ty có thể tiến tới hợp tác với các đối tác nước ngoài một cách chuyên nghiệp - Đầu tư để hoàn thiện công tác áp dụng mô hình TCVN ISO 9001:2000 ngay trong năm tới, tiến tới hoạt động theo một mô hình chuẩn hóa quốc gia - Với định hướng mở rộng của Công ty theo hướng đầu tư xây dựng bằng . Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác lập dự án tại Công ty cổ phần đầu tư và thương mại Thủ đô 2.1. Một số giải pháp 2.1.1. Hoàn thiện quy trình lập. lập dự án của Công ty như sau: Các nhân tố tác động Quy trình lập dự án Nội dung lập dự án Phương pháp lập dự án Chất lượng lập dự án Chi phí lập dự án