Nguồn Thu thập Đích Phân phátXử lý và lưu giữ Kho dữ liệu PHƯƠNG PHÁP LUẬN NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1. Hệ thống thông tin. 1.1. Khái niệm hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu . thực hiện những hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. 1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin. Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). Mô hình hệ thống thông tin 1.3. Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin có 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn. Phát triển hệ thống là một dãy quá trình lặp. Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quá trình, đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án. Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Giai đoạn 3: Thiết kế kogic Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác 2. Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin. Đánh giá một yêu cầu gồm việc nêu vấn đề, ước đoán độ lớn của dự án và những thay đổi có thể, đánh giá tác động của những thay đổi đó, đánh giá tính khả thi của dự án và đưa ra những gợi ý cho những người chịu trách nhiệm ra quyết định. Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống. Giai đoạn này được tiến hành trong thời gian tương đối ngắn để không kéo nhiều chi phí và thời gian. Như vậy, trong một thời gian ngắn, phân tích viên phải thực hiện lướt qua toàn bộ công đoạn của một quy trình phát triển hệ thống thông tin. Các công đoạn của giai đoạn đánh giá yêu cầu: • Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. • Làm rõ yêu cầu. • Đánh giá khả năng thực thi. • Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu. 3. Phân tích chi tiết. Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra được chẩn đoán về hệ thống đang tồn tại – nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như các nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt được của hệt hống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu. Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau: • Lập kế hoạch phân tích chi tiết. • Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại. • Nghiên cứu hệ thống thực tại. • Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. • Đánh giá lại tính khả thi. • Thay đổi đề xuất của dự án. • Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết. Công cụ mô hình hóa hệ thống thông tin. 3.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ (BFD)/ Sơ đồ BFD được biểu diễn dưới dạng hình cây, tại mỗi nút là một hình chữ nhật thể hiện chức năng hoặc một nhóm chức năng cụ thể và không nên phân rã biểu đồ quá sáu mức. Mục đích của sơ đồ là nêu lên chính xác và cụ thể các chức năng chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ chức năng của hệ thống chỉ ra cho chúng ta biết hệ thống cần phải làm gì chứ không phải chỉ ra là phải làm như thế nào. Việc phân cấp sơ đồ chức năng cho phép phân tích viên hệ thống có thể đi từ tổng thể đến cụ thể, từ tổng quát đến chi tiết theo cấu trúc hình cây. 3.2. Sơ đồ luồng thông tin (IFD). Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ. Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin như sau: - Xử lý - Kho lưu trữ dữ liệu Tin học hoá hoàn toàn Giao tác người - máy Thủ công Tin học hoá Thủ công Tài liệu Tên dòng dữ liệu - Dòng thông tin - Điều khiển 3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD). Sơ đồ luồng dữ liệu dùng để mô tả cũng chính hệ thống thông tin như sơ đồ luồng thông tin nhưng trên góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm: các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu, nguồn và đích. Sơ đồ luồng dữ liệu không quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm xử lý mà chỉ mô tả đơn thuần hệ thống thông tin làm gì và để làm gì. Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu. Nguồn hoặc đích Tên người/ bộ phận phát / nhận tin Dòng dữ liệu Tiến trình xử lý Tên tiến trình xử lý Tệp dữ liệu Các ký pháp cơ bản của ngôn ngữ DFD Các mức DFD Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Trong sơ đồ ngữ cảnh có thể bỏ qua các kho dữ liệu, các xử lý cập nhật để sơ đồ rõ ràng và dễ nhìn. Sơ đồ ngữ cảnh còn gọi là sơ đồ mức 0. Phân rã sơ đồ Để mô tả hệ thống chi tiết hơn, người ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh, người ta phân rã thành sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1 … Một số quy ước và quy tắc liên quan tới DFD. 1. Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên luồng giữa xử lý và kho dữ liệu. 2. Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất. 3. Xử lý luôn phải được đánh mã số. 4. Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau. 5. Tên cho xử lý phải là một động từ. 6. Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu, luồng vào phải khác với luồng ra từ một xử lý. Kho dữ liệu Đối với việc phân rã DFD 7. Thông thường một xử lý mà logic xử lý của nó được trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp. 8. Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD. 9. Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã. 10. Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó. Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó. Đây còn gọi là nguyên tắc cân đối (Balancing) của DFD. 11. Xử lý không phân rã tiếp thêm thì được gọi là xử lý nguyên thủy. Mỗi xử lý nguyên thủy phải có một phích xử lý logic trong từ điển hệ thống. Sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai công cụ thường dùng nhất để phân tích và thiết kế hệ thống thông tin. Chúng thể hiện hai mức mô hình và hai góc nhìn động và tĩnh về hệ thống. Những công cụ này được phần lớn các phân tích viên sử dụng với mức độ khác nhau, bất kể quy mô của dự án lớn hay nhỏ cũng như quy mô của tổ chức to hay nhỏ. Ngày nay, một số công cụ được tin học hóa, vì vậy có nhiều phần mềm cho phép xây dựng sơ đồ luồng dữ liệu của một hệ thống. Một số phần mềm tinh tế hơn cho khả năng tạo ra đồng thời cả sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển hệ thống. Tuy nhiên, các công cụ chỉ giúp các nhà phân tích tạo nhanh hơn các sơ đồ hoặc mối liên quan giữa sơ đồ và các yếu tố trong từ điển, chứ nó không thực hiện thay công việc của nhà phân tích và việc phát hiện lỗi trên sơ đồ vẫn thuộc trách nhiệm nhà phân tích. 4. Thiết kế logic. Mục đích của giai đoạn thiết kế logic là xác định một cách chi tiết và chính xác những gì mà hệ thống mới phải làm để đạt được những mục tiêu đã được thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết mà vẫn luôn tuân thủ những ràng buộc của môi trường. Thiết kế logic bao gồm những công đoạn sau: • Thiết kế cơ sở dữ liệu. • Thiết kế xử lý. • Thiét kế các luồng dữ liệu vào. • Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic • Hợp thức hoá mô hình logic. 5. Đề xuất các phương án của giải pháp. Mô hình logic của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm. Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic. Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết. Tất nhiên là người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựng chi tiết nhưng chi phí cho việc tạo ra chúng rất lớn. Để giúp những người sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã định trước đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) của mỗi phương án và phải có những khuyến nghị cụ thể. Một báo cáo sẽ được trình lên những người sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất các yêu cầu của họ mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức. Sau đây là các công đoạn của giái đoạn đề xuất các phương án giải pháp: • Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức. • Xây dựng các phương án của giải pháp. • Đánh giá các phương án của giải pháp. • Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp. 6. Thiết kế vật lý ngoài. Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết là một tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá. Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là: • Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài. • Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ ra). • Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá. • Thiết kế các thủ tục thủ công. • Chuẩn bị và trình bày báo cáo thiết kế vật lý ngoài. 7. Triển khai kỹ thuật hệ thống. Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu mô tả về hệ thống. Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống là: • Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật. • Thiết kế vật lý trong. • Lập trình. • Thử nghiệm hệ thống. • Chuẩn bị tài liệu. 8. Cài đặt và khai thác. Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận. Giai đoạn này bao gồm các công đoạn: • Lập kế hoạch cài đặt. • Chuyển đổi. • Khai thác và bảo trì. • Đánh giá. . phátXử lý và lưu giữ Kho dữ liệu PHƯƠNG PHÁP LUẬN NGHIÊN CỨU HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1. Hệ thống thông tin. 1.1. Khái niệm hệ thống thông tin. Hệ thống thông. triển hệ thống thông tin. Phương pháp phát triển hệ thống thông tin có 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn. Phát triển hệ thống là