THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TMT 1. Đặc diểm tình hình chung về tổ chức công tác kế toán của công ty. 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty. - Tên công ty: Công ty TNHH thiết bị phụ tùng TMT - Công ty TNHH TMT có trụ sở chính đặt tại số 163 – Hoàng văn thái – Thanh xuân – TP Hà Nội. Công ty được thành lập năm 2001. Có thể nói, giai đoạn đầu mới thành lập công ty gặp không ít khó khăn trong công việc kinh doanh của mình. Tuy nhiên công ty đã có nhiều cố gắng và tự khẳng định mình để đứng vững trong nền kinh tế thị trường, tự trang trải thu chi, đảm bảo có lợi nhuận và đóng góp đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước. Năm 2003 để đáp ứng được nhu cầu của nền kinh tế thị trường công ty đã đầu tư thêm thiết bị, xây dựng đội ngũ công nhân viên vững mạnh để có thể đáp ứng được mọi nhu cầu của thị trường. Đến nay công ty có đội ngũ công nhân kỹ thuật giỏi, được trang bị đầy đủ phương tiện, dụng cụ tiên tiến đảm bảo phục vụ cho nhu cầu công việc luôn đạt hiểu quả. Chức năng chủ yêu của công ty là : Buôn bán thiết bị điện, điện tử. Buôn bán đồ dùng, thiết bị văn phòng. Buôn bán đồ dùng cá nhân và gia đình. Buôn bán các loại thiết bị, máy móc, phụ tùng… 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy, tổ chức sản xuất kinh doanh. 1.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý. a. mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty. Công ty TNHH TMT có bộ máy tổ chức quản lý gọn nhẹ, linh hoạt, đứng đầu công ty là Giám đốc Cty, hộ trợ cho giám đốc là phó giám đốc và các phòng ban của công ty. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Cty b. Chức năng nhiệm vụ của các bộ phẩn trong cơ cấu tổ chức quản lý. * Giám đốc: Là người điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty theo đúng chế độ của nhà nước. Là người trực tiếp phụ trách các phòng ban Giám đốc Phó giám đốc Ban kho Phòng Vật Tư Phòng Tài chính Kế toán Phòng Kinh doanh Phòng Bảo Vệ Đội Bán Hàng của công ty. chịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển vốn cũng như bảo đảm đời sống cho công nhân viên toàn Cty. * Phó giám đốc: Là người giúp việc cho GĐ trong công tác quản lý, điều hành việc kinh doanh của công ty, chịu trách nhiệm trước GĐ, trước pháp luật về những công việc được phân công. * Phòng tài chính kế toán: Có nhiệm vụ giúp cho Cty trong công tác kế toán TCKT thực hiện đúng chế độ kế toán, luật thuế, ngân hàng. tổ chức bộ máy kế toán hợp lý, ghi chép phản ánh kịp thời, đúng đắn các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của Cty nhằm cung cấp các thông tin về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh làm cơ sở cho lãnh đạo doanh nghiệp ra các quyết định về tài chính phù hợp. * Phòng vật tư: Đảm nhiệm toàn bộ việc cung cấp đầy đủ vật tư sản xuất kinh daonh, khai thác hàng hoá ổn định, đảm bảo chất lượng, số lượng, giá cả hù hợp. Nắm bắt kịp thời chính xác thông tin về giá cả hàng hoá. *Ban kho: Bảo đảm việc quản lý hàng hoá theo từng loại, khi nhập,xuất hàng hoá phải đảm bảo đúng số lượng, đâyd đủ, chính xác. đảm bảo theo đúng nguyên tắc thủ tục quy định không để hao hụt, mất mát, hư hỏng. Tổ chức kiểm kê định kỳ theo quy định. *Đội bán hàng: Thực hịên nhiệm vụ bán hàng hoá cho khác hàng và cácdịch vụ sau bán hàng. * Bảo vệ: đảm bảo trật tự an toàn cũng như tài sản của Cty. 1.2.2. Tổ chức bộ máy kế toán của Cty. Căn cứ vào đặc điểm, quy mô hoạt động kinh doanh của mình Cty áp dụng chế độ kế toán vừa và nhỏ. Bộ máy ké toán của công ty rất gọn nhẹ, đảm bảo sự thống nhất đối với công tác kế toán, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế một cách kịp thời, nhằm giúp lãnh đạo công ty nắm bắt kịp thời tình hình hoạt đọng của cty. Công ty áp dụng mô hình kế toán tập trung. Hiện đang áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ . theo mô hình này phòng kế toán của cty có nhiệm vụ hạch toán tổng hợp và chi tiết, lập báo cáo kế toán, hân tích hoạt động kinh tế và kiểm tra công tác kế toán toàn cty. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ở Cty TNHH TMT Trong cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty có các chức năng và nhiệm vụ sau: * Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm trước GĐ và các cơ quan tài chính về các vấn đề liên quan đến tài chính của Cty. Phụ trách chung về toàn bộ công việc kế toán, phan công chỉ đạo chuyên môn các nhân viên kế toán trong phòng. Bên cạnh đó KTT còn là người trực tiế theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ và hao mòn TSCĐ. Kế toán trưởng Thủ quỹ Kế toán Tổng hợp KT vật tư Kiêm KT Thành toán Thủ kho * Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tập hợp các chi phí phát sinh trong kỳ. Theo dõi doanh thu bán hàng, tổng hợp báo cáo hoạt động kinh doanh và lập báo cáo tài chính của công ty. * Ké toán vật tư kiêm kế toán thanh toán: có nhệm vụ theo dõi chi tiết và tổng hợp tình hình nhập – xuất của từng loại hàng hoá trong kỳ, theo dõi thu chi tiền mặt, tiền gửi, quan hệ thanh toán với ngân hàng và các khách hàng * Thủ quỹ: thực hiện công tác quỹ cho công ty. Có nhiệm vụ thu – chi và bảo quản tiền mặt tại công ty. 1.3. Tổ chức hình thức kế toán tại Công ty TNHH TMT. - Chế độ chứng từ kế toán: Cty sử dụng hệ thống chứng từ áp dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 Của bộ tài chính Hiện nay Công ty đang lựa chọn hệ thống sổ theo dõi hình thức nhật ký chứng từ (NKCT). Mọi công việc hoạch toán kế toán được thực hiện thủ công là chủ yếu. - Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán ghi vào các nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. + NKCT mà công ty sử dụng là: NKCT số 1 (ghi có TK111) NKCT số 2 (Ghi có TK112 ) NKCT số 1 (Ghi có TK311,331,342). Nhật ký chứng từ số 5,7,8,9,10. Bảng kê: Bảng kê số 1 (Ghi nợ TK 111) bảng kê số 2 (Ghi nợ TK112) Bảng kê số 3 (Dùng tính giá NVL, công cụ - dụng cụ) Bảng kê số 4 (Ghi nợ TK145,621,622,627) Bảng kê số 5,6,8,9,11. Sổ chi tiết: sổ chi tiết số 1 (Dùng cho TK341,342,311, số liệu tổng hợp ghi vào NKCT số 5) sổ chi tiết số 3,4,5. - Đối với các loại chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào NKCT, bảng kê có liên quan. + Bảng phân bổ Công ty sử dụng gồm: - Bảng phân bổ số 1: Chi phí lao động sống (TK334, 338) - Bảng phân bổ số 2: Chi phí lao vật liệu, CCDC - Bảng phân bổ số 3: Khấu hao TSCĐ. Cuối tháng khoá sổ, công dồn số liệu trên các NKCT, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các NKCT với các sổ kế toán chi tiết, lấy số liệu tổng cộng của các NKCT ghi trực tiếp vào sổ cái. - Từ sổ cái và một số chi tiết trong NKCT, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính. Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán của Công ty TNHH TMT Ghi chú: Ghi hàng ngày Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Báo cáo tài chính Sổ chi tiết Nhật ký chứng từ Bảng kê Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Ghi vào cuối tháng Kiểm tra, đối chiếu 2. Thực trạng tổ chức hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty thiết bị phụ tùng TMT 2. 1. Tình hình và công tác quản lý lao động tiền lương và các khoản trích theo lương. 2. 1.1 Quy mô, cơ cấu lao động và phân công lao động. a. Đặc điểm lao động của Công ty thiết bị phụ tùng TMT. Công ty có tổng số 410 công nhân viên phần lớn đều được đào tạo qua các trường lớp đào tạo, công nhân có tay nghề vững, có kinh nghiệm thực tế. Đa số cán bộ công nhân viên trẻ, có sức khoả tốt. Trong sản xuất ham học hỏi, làm việc nghiêm túc, chấp hành những quy định mà Công ty đề ra. Đặc biệt là đội ngũ làm việc ở các phòng ban hầu hết đã tốt nghiệp ở các trường Đại học, có năng lực, nhạy bén trong công tác quản lý, nắm bắt thị trường, nhiệt tình trong công việc, không ngừng phấn đấu nâng cao trình độ hiểu biết. b. Cơ cấu phấn đấu lao động. Để tạo điều kiện có quản lý, huy động và sử dụng sức lao đông. Công ty đã phân loại công nhân viện của Công ty gồm lao động theo biên chế và lao động hợp đồng. - Lao động biên chế là những người do cấp trên phân về Công ty công tác và trả lương trong kỳ. Công ty có quyền chi phối toàn bộ quá trình lao động của họ, lao động biên chế được chia thành 2 loại. + Lao động trực tiếp: Là những người trực tiếp sử dụng công cụ lao động tham gia vào quy trình sản xuất sản phẩm và là người tạo ra khối lượng sản phẩm về mặt vật chất hoặc trực tiếp quản lý kỹ thuật trên từng công đoạn sản xuất. + Lao động gián tiếp: Là những người gián tiếp tham gia vào quy trình sản xuất, chủ yếu nằm ở các bộ phận quản lý trong quá trình sản xuất của Công ty như: Bộ máy lãnh đạo, các cán bộ, cán bộ quản lý ở các phòng ban phân xưởng. - Lao động hợp đồng chia theo thời gian, thời vụ gồm: Hợp đồng 3 tháng, hợp đồng 1 năm đến 3 năm, hợp đồng dài hạn. 2.1.2. Tình hình quản lý, sử dụng lao động. Giám đốc điều hành, chỉ đạo thi công sản xuất theo phương pháp trực tiếp, phụ trách các PX là các Quản đốc. Bộ máy tổ chức quản lý khá gọn nhẹ, đảm bảo có sự chỉ đạo trực tiếp từ trên xuống dưới, có sự liên hệ giữa các phòng ban với nhau nhằm mục đích quản lý, giám sát có hiệu quả công tác kinh doanh. Hàng ngày Quản đốc có nhiệm vụ chấm công theo dõi số lượng lao động, theo dõi chất lượng công nhân làm việc. Công nhân viên trong biên chế được sử dụng trong sản xuất kinh doanh cơ bản gồm: Lao động trực tiếp và lao động giám tiếp. Lao động trực tiếp trong các đội, các phân xưởng. Lao động gián tiếp trong các phòng ban và công nhân viên thuộc loại lao động khác như: Bảo vệ, lái xe… trong từng loại lao động lại chia thành các cấp bậc ngành nghề, từng tổ chức sản xuất. Việc phân loại trên giúp cho việc sử dụng lao động được hợp lý đúng mục đích đúng ngành nghề. Tính toán lương đúng với công sức lao động bỏ ra, tạo đk kích thích người lao động không ngừng nâng cao tay nghề, thoải mái, hứng thú trong khi làm việc, chất lượng của ngày công được tăng lên. 2.1.3. Các hình thức tiền lương phạm vi áp dụng. Đầu năm 2003, với chế độ lương mới của Nhà nước. Mức lương tối thiểu đã thay đổi, tăng từ 210.000đ lên 290.000 đồng. Bộ Tài chính đã chính thức ban hành mức lương tối thiểu này để toàn bộ các đơn vị thực hiện. Ban lãnh đạo Công ty thiết bị phụ tùng TMT đã áp dụng mức lương tối thiểu là 290.000 đồng và công tác tính toán lương để đưa đời sống của anh em công nhân được cải thiện hơn. Công ty áp dụng hai chế độ trả lương: - Chế độ trả lương theo thời gian + Sau khi tính mức lương thời gian, kế toán sẽ trừ các khoản khấu trừ là 6% (BHXH, BHYT) hoặc tiền điện (nếu có). Hình thức trả lương này được áp dụng cho công nhân viên làm việc ở phòng ban, tổ đội sản xuất phụ trợ. Ví dụ: Cô Nguyễn Thị Loan (Phòng kinh doanh) Có: hệ mức lương là: 3,28 Ngày công thực tế trong tháng 3 - 2003 là 26c Vậy: Lương thời gian = 3,28 x 290.000 x 26 = 951.200 26 -Trừ 141.100 tiền điện có sử dụng trong tháng. - Khấu trừ 6% (BHXH, BHYT) = 290.000 x 3,28 x 6% = 57.072 Như vậy tiền lương của cô Loan trong tháng 3 là: 951200 - 141.100 - 57.072 = 753.028 Chế động trả lương theo sản phẩm: Tính theo khối lượng công việc, đơn giá của công việc (áp dụng cho tổ, đội sản xuất trực tiếp). Do đặc điểm sản xuất của Công ty mà Công ty tính lương sản phẩm theo lương khoán. Một tổ sản xuất, một bán sản phẩm thì tính lương cho sản phẩm đó sẽ là bao nhiêu. Sau đó tuỳ theo trình độ tay nghề của từng người mà Công ty trả lương cho phù hợp. Tổng tiền lương sản phẩm (lương khoán) của tổ = Đơn giá tiền lương Tổng số công của tổ một ngày công Số tiền lương của 1 người = đơn giá tiền lương 1 ngày sản xuất x số ngày công thực tế của từng người. Ví dụ: Tính tiền lương của công nhâ tại tổ phối liệu PXI (9-2003) Tổng số tiền lương khoán là: 2.623.153 Tổng số công: 83 2.623.153 Vậy: Đơn giá tiền lương 1 ngày công = 31.604 83 Tiền lương của cô: Phạm Thị mai = 31.604 x 10 = 316.604 Ngoài ra công ty còn áp dụng hình thức: - BHXH trả thay lương. + Lương ốm = Hệ số lương x 290.000 x 75% x Số ngày nghỉ + Lương nghỉ chế độ, phép, đi học dài hạn… hưởng 100% lương cơ bản Ví du: Cô Trần Thị Hương - Tổ phối liệu - PXI Nghỉ ốm một ngày (06/03/2003) Vậy số ngày cô Hương nghỉ là: 1 ngày Hưởng 75% lương BHXH. Lương ốm = 3,74 x 75% x 290.000 x 1 = 831.450 3. Tổ chức hạch toán chi tiết lao động và trả lượng, BHXH phải trả cho công nhân viên. Công ty thiết bị phụ tùng TMT trả lương làm 2 kỳ: - Kỳ 1: Tạm ứng vào ngày 15 hàng tháng. - Kỳ 2: Thanh toán nốt = Thực lĩnh - Kỳ 1 3.1. Hoạch toán lương gián tiếp (Trả lương theo thời gian): hình thức này được áp dụng đối với cán bộ, công nhân viên trong phòng cơ quan dưới căn cứ vào bản công. BHXH để căn cứ trả lương. Mục đích theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ lương cho từng người và quản lý lao động trong công ty. - Trách nhiệm ghi: Bảng này do Quản đốc chấm công vào mỗi cuối ngày, từng tuần nhân viên sản xuất hoặc cán bộ thống kê phòng lao động tiền lương có trách nhiệm kiểm tra bảng chấm công sau đó lập báo cáo tình hình sử dụng, [...]... quỹ phát lương cho các bộ phận, tổ sản xuất Những chứng từ phát lương của công ty sau mỗi tháng được kế toán tiền lương và BHXH lên bảng tổng hợp lương và các khoản theo lương của toàn công ty Để thấy rõ tính thực tế của hình thức trả lương này, tôi đưa ra một số các chứng từ, phiếu nhập kho và "Bảng thanh toán tiền lương khoán"được lấy từ phòng kế toán trong tháng 3 năm 2003 như sau: Công ty sthiết... tháng tổ tổng hợp quy ra công để trả lương, lập sổ báo cáo công gửi lên phòng kế toán lương + Kế toán tiền lương lập bảng thanh toán lương đồng thời căn cứ vào các chứng từ nghỉ hưởng BHXH, kế toán lao động tiền lương, trợ cấp BHXH cho từng công nhân của từng đơn vị trong công ty + Đặc điểm của bảng chấm công Bảng chấm công gồm 5 cột: Cột 1: Số thứ tự Cột 2: Họ và tên Cột 3: Cấp bậc lương hoặc các bậc chức. .. thành và hoàn thành vượt mức chỉ tiêu thì phòng tổ chức phải bổ sung vào bảng nhiệm vụ cho phù hợp và theo kết quả nghiệm thu công việc kế toán lên bảng thanh toán lương và lập bảng thanh toán lương cho người lao động Phiếu nhập kho sau khi giao sản phẩm hoàn thành được tổ trưởng (Xưởng trưởng) thủ kho, kế toán ký nhận Bảng thanh toán lương do cán bộ lao động tiền lương lập, được kế toán trưởng và Giám... thức trả lương khoán và lương theo sản phẩm của công ty được lập từ trên xuống dưới Phòng tổ chức lập bảng giao nhiệm vụ cho đơn vị xưởng, xưởng chế biến trực tiếp cho công nhân ở các tổ thực hiện công việc theo bảng giao nhiệm vụ Khi công nhân hoàn thành công việc, phòng tổ chức kết hợp với xưởng tổ chức kiểm tra khối lượng công việc hoàn thành có đúng như bangr giao nhiệm vụ hay không Nếu công việc... 620.113.080 Bút toán 2: Nợ TK 334 : 37.206.784 Nợ TK 622 : 73.460.286 Nợ TK 627.1 : 10.917.400 Nợ TK641.1 : 9.332.800 Nợ TK 642.1 : 24.111.000 Có TK338 : 155.028.270 Chi tiết: 338.2 : 12.402.262 338.3 : 124.022.616 338.4 : 18.603.392 * Hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương - Căn cứ vào "Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương" và NKCT số 1 "Nhật ký chứng từ số 1" dựa vào sổ... phép: P Cách ghi: * Ở công ty thiết bị phụ tùng TMT, tiền lương làm ngày nghỉ (CN) hoặc làm ca 3 đối với công nhân gián tiếp được tính như một ngày làm việc bình thường Ví dụ: - Ông Nguyễn Ngọc Châu, số thứ tự là 1 ghi vào cột 1 - Bậc lương (hệ số lương) 6,03 ghi vào cột 3 - Số ngày công thực tế là 28 - ghi vào cột 6 Như vậy: Mức lương hệ số = Hệ số lương x 290.000 26 = 6,03 x 290.000 26 x Ngày công thực. .. 1.634.893 3.2 Trả lương trên doanh thu bán hàng Công ty thiết bị phụ tùng TMT còn có một bộ phận bán sản phẩm của công ty tại các gian hàng giới thiệu sản phẩm của công ty Bộ phận này được tính lương theo ngày làm việc thực tế của từng người lao động và cũng được hưởng chế độ Bảo hiểm xã hội Ngoài ra còn một số nhân viên thuộc bộ phận này mở đại lý cho công ty ngay tại nhà mình Số tiền mà họ hưởng... Quy gia công + Cách ghi Lấy ví dụ: Bà Nguyễn Ngọc Châu - Số TT1: Ghi vào cột 1 - Tên Nguyễn Ngọc Châu: Ghi vào cột 2 - Chức vụ: Giám đốc: Ghi vào cột 3 - Ngày công thực tế đi làm ghi vào cột 4 - Quy ra công trong tháng: Ngọc Châu làm bao nhiều hưởng lương thời gian… ghi vào cột 5 + Ký hiệu chấm công: Hội nghị học tập: H + Ký hiệu chấm công: Nghỉ bù: NB Lương sản phẩm: K Nghỉ không lương: KO Lương Thời... nghiệp và dùng để phản ánh số phát sinh biên có các TK liên quan đến chi phí sản xuất + Yếu tố tiền lương: căn cứ vào số phát sinh bên có TK334 đối ứng với các TK ghi trên NKCT + Yếu tố BHXH, BHYT, KPCĐ: Căn cứ vào số phát sinh bên có TK 338 (3382,3383,3384) đối ứng với các TK ghi trên nhật ký Căn cứ vào chứng từ ghi trên kế toán vào sổ TK334, 3382, 3383, 3384 Công ty TNHH thiết bị phụ tùng TMT TRÍCH... 19.035.000 + 2.538.000 = 24.111.000 +Tổng cộng ghi vào cột 10: 151.011.000 Cột 10 = Cột 5 + Cột 9 = 126.900.000 + 24.111.000 = 151.011.000 Ghi tương tự như vậy đối với: - Công nhân sản xuất trực tiếp TK 622 - Chi phí bán hàng TK 641.1 - Chi phí sản xuất chung TK 642.1 Căn cứ vào "Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương" kế toán định khoản như sau: Bút toán 1: Nợ TK622 : 386.633.080 Nợ TK627.1 . THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TMT 1. Đặc diểm tình hình chung về tổ chức công tác kế toán của công. tác kế toán toàn cty. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ở Cty TNHH TMT Trong cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty có các chức năng và nhiệm vụ sau: * Kế toán