Các phần hành kế toán tại doanh nghiệp 1. Kế toán vốn bằng tiền a) Kế toán tiền mặt Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ của doanh nghiệp gồm Tiền tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển vốn bằng tiền của công ty được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán nhanh của công ty về các khoản chi phí. Công ty cổ phần cân Hải Phòng không sử dụng vàng bạc, đá quý để chi tiêu và thanh toán các khoản nợ. Công ty chỉ sử dụng các loại tiền VNĐ để giao để giao dịch với khách hàng. * Nguyên tắc quản lý Sử dụng VNĐ là đơn vị thống nhất khi quản lý ngoại tệ thu về từ bán hàng hay trao đổi đều tính ra VNĐ theo tỷ giá giao dịch bình quan liên ngân hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Mỗi loại ngoại tệ đều được theo dõi riêng trên số chi tiết từng ngoại tệ. Mọi nghiệp vụ thu chi do thủ quỹ thực hiện. Thủ quỹ do giám đốc chỉ định, mọi công việc của thủ quỹ không được nhờ người khác làm thay. Khi xay ra trường hợp đặc biệt, thủ quỹ không trực tiếp giải quyết được công việc của mình, thủ quỹ phải bàn giao công việc bằng văn bản và được giám đốc đồng ý xác nhận. Khi có nghiệp vụ phát sinh kế toán lập ngay phiếu thu phiếu chi, từ đó vào các sổ sách liên quan. Thường xuyên kiểm tra đối chiếu sổ sách với nhau để nhanh chóng xử lý sai sót trong quá trình quản lý vốn. Theo dõi các khoản thu chi từ ngân hàng, giám sát chặt chẽ tiền đang chuyển. Tiền mặt chiếm một tỷ lệ rất nhỏ trong số vón kinh doanh của công ty nhằm thực hiện thanh toán nhanh một số nghiệp vụ phát sinh đột xuất giá trị Nghiệp vụ phát sinh Phiếu thu, phiếu chi Sổ quỹ tiền mặt Bảng kê thu,chi Sổ đăng ký CTGS Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối TK Sổ Cái TK111 nhỏ. Phần lớn số vốn của công ty tập trung trong quá trình sản xuất, quan hệ công nợ với khách hàng và tiền gửi ngân hàng. Sơ đồ ghi sổ chứng từ tiền mặt Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi định kỳ cuối tháng Hàng ngày căn cứ nghiệp vụ về tiền mặt phát sinh, kế toán ghi vào các phiếu thu, phiếu chi. - Phiếu thu là các chứng từ kế toán dùng để xác định số tiền mặt, thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền và ghi sổ kế toán cho các khoản thu liên quan. Mọi khoản tiền mặt nhập quỹ phải có phiếu thu. * Phương pháp lập: Phiếu thu đóng thành quyển, ghi số thứ tự trong tháng dùng trong một năm. Phiếu thu được thực hiện theo mẫu của Bộ Tài chính. Góc bên phải ghi ngày tháng lập phiếu, số phiếu, tháng. Góc bên trái in tên địa chỉ công ty cố định với mọi phiếu. Phần nội dung ghi đầy đủ các thông tin theo trích dẫn của tờ phiếu, ghi rõ số tiền bằng chữ bằng số, họ tên người nộp và lý do nộp tiền. * Thủ tục lập: Phiếu thu phải đảm bảo các yếu tố sau: Có đầy đủ các chữ ký, chữ ký thủ trưởng đơn vị tùy từng trường hợp có thể không có cũng coi là chứng từ hợp lệ. Các nội dung ghi đầy đủ chính xác đầu dòng phải viết hoa, đặc biệt là số tiền bằng chữ, tỷ giá ngoại tệ. Phiếu thu thực hiện trên ba liên viết một lần bằng cách đặt giấy than giao cho ba đối tượng: thủ quỹ, người nộp tiền và lưu lại phòng kế toán. Trình tự luân chuyển phiếu thu - Phiếu chi là chứng từ kế toán dùng để xác định số tiền mặt thực tế chi ra và làm căn cứ ghi sổ sách. * Phương pháp lập: Phiếu chi được lập có nội dung giống phiếu thu về các mục đích trích yếu. * Thủ tục lập: Phiếu chi chỉ được thực hiện khi có chữ ký của thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng, có dấu xác nhận. Sau khi có đầy đủ các chữ ký hợp lệ, người làm đơn đem đến phòng kế toán lập phiếu chi và đến thủ quỹ lĩnh tiền. Phiếu chi phải ghi đầy đủ chính xác các nội dung yêu cầu. Phiếu chi được thực hiện trên ba liên bằng cách đặt giấy then giao cho ba đối tượng: thủ quỹ, người nộp tiền và một liên lưu tại phòng kế toán. Trình tự luân chuyển phiếu chi Thủ quỹ Kế toán trưởng Giám đốcNgười lập Người lập Kế toán trưởng Thủ trưởng Thủ quỹ - Bảng kê thu chi: Từ phiếu thu, phiếu chi kế toán vào bảng kê thu chi. Đây là bảng tổng hợp các chứng từ thu chi của cả tháng. * Phương pháp chi: căn cứ các chứng từ gốc kế toán ghi vào bảng theo thứ tự số phiếu, ngày tháng lập, số liệu phản ánh trên sổ thu chi phải khớp đúng với sổ quỹ tiền mặt. - Sổ quỹ tiền mặt: phiếu thu, phiếu chi đã đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ là cơ sở để kế toán vào sổ quỹ tiền mặt. Sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ giữ dùng để phản ánh tình hình thu, chi tồn quỹ tiền mặt của Công ty. Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi thủ quỹ tiến hành ghi sổ, cộng và tính số tồn quỹ sau mỗi nghiệp vụ ngay. * Phương pháp ghi: Ghi sổ quỹ tiền mặt phải đảm bảo các yêu cầu sau: Ghi đầy đủ chính xác các số liệu ở phiếu thu, phiếu chi vào cột nhập, xuất, các yếu tố liên quan của sổ quỹ về ngày tháng, chứng từ… Sổ quỹ tiền mặt được mở riêng cho từng loại tiền, mỗi loại theo dõi một trang sổ riêng. Cuối sau mỗi nghiệ vụ phải cộng dồn ngay số tồn trong quý. Cuối mỗi ngày tổng số tiền tồn trong quý phải khớp đúng với số tồn trong sổ cái tài khoản 111. - Chứng từ ghi sổ: Từ phiếu thu, phiếu chi và bảng tổng hợp thu chi, kế toán vào chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ được viết theo thứ tự các phiếu ngày, tháng. Trình tự các chứng từ ghi sổ được ghi theo thứ tự các nghiệp vụ phát sinh trong ngày cùng với các nghiệp vụ chung khác trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ Cái TK111: Từ chứng từ ghi sổ, kế toán tiến hành ghi sổ cái. Sổ Cái là sổ tổng hợp của TK111. Mẫu sổ cái sử dụng trong công ty theo mẫu của Bộ Tài chính. Cuối tháng số liệu trên bảng kê thu chi phải khớp đúng với số liệu trên cột dư cuối kỳ của sổ cái. b. Tiền gửi ngân hàng Tiền gửi ngân hàng là tài sản tồn tại dưới dạng tiền VNĐ. Công ty có tài khoản tại ngân hàng công thương Việt Nam chi nhánh tại thành phố Hải Phòng và tài khoản tại ngân hàng đầu tư và phát triển Hải Phòng. * Nguyên tắc quản lý Khi có nghiệp vụ phát sinh, kế toán phải theo dõi tình hình thay đổi lượng tồn tiền gửi tại các ngân hàng khác nhau bằng các trang sổ riêng. Mỗi tài khoản được theo dõi trên một trang sổ. Không bao giờ phát lệnh chi có số tiền lớn hơn số thực dư trên tài khoản ngân hàng kho bạc. Thường xuyên đối chiếu số liệu với tài khoản từ ngân hàng. Nếu xảy ra trường hợp số liệu từu ngân hàng và số liệu trên sổ kế toán không khớp đúng, kế toán cần đến ngân hàng kiểm tra số liệu bàn bạc và tìm điểm sai sót để khớp số liệu. Sổ chi tiết TGNH Giấy báo nợ, giấy báo có, UNC,… Sổ đăng ký CTGS Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối TK Sổ Cái TK112 Trình tự luân chuyển chứng từ TGNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ cuối tháng Quan hệ đối chiếu Khi nhận được các chứng từ do ngân hàng chuyển đến (giấy báo nợ, giấy báo có, uỷ nhiệm chi,…) kế toán kiểm tra đối chiếu nếu hợp lý hợp lệ, kế toán tiến hành ghi sổ. Các chứng từ ngân hàng: do ngân hàng lập gửi đến cho chủ tài khoản bao gồm: - Giấy báo có: là chứng từ báo cho chủ tài khoản biết đã thực hiện lệnh thu tiền làm tăng giá trị tài khoản hiện có của công ty. - Giấy báo nợ: là chứng từ báo có cho chủ tài khoản biết đã thực hiện lệnh chi làm giảm giá trị tài khoản tiền gửi ngân hàng hiện có của công ty. - Séc chuyển khoản là chứng từ mang giá trị dùng để chi trả, thanh toán khi mua bán, trao đổi, giao dịch. Khi phát hành séc phải ghi đầy đủ các yếu tố của tờ séc; người được trả, địa chỉ, số chứng minh thư, số tiền bằng chữ, bằng số và tên người phát hành. Giấy đề nghị Ban giám đốc Kế toán trưởng Ngân hàng Nhân viên Cuối cùng ghi rõ địa chỉ, chữ ký và đóng dấu đơn vị phát hành. Séc hợp lệ là séc ghi đầy đủ nội dung. Cấm sử dụng séc tẩy xoá, séc ghi chưa rõ họ tên và dấu cơ quan. - Uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu: là chứng từ do công ty lập đề nghị ngân hàng chi trả, hay nhận hộ một khoản nợ, khoản vay của khách hàng, UNT, UNC được lập theo mẫu quy định sẵn, khi lập phải ghi rõ nội dung không tẩy xoá. Nói chung các chứng từ ngân hàng luân chuyển qua các bước sau: Sổ chi tiết TGNH: là sổ dùng để theo dõi chi tiết các khoản thu chi TGNH. Căn cứ vào các chứng từ gốc đã được ghi vào chứng từ ghi sổ kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết TGNH. * Phương pháp lập: Sổ được mở riêng cho từng ngân hàng từng khoản tiền. Sổ phải ghi đầy đủ các cột, khi có nghiệp vụ phát sinh phải ghi đầy đủ theo chứng từ phá sinh nợ, phát sinh có và cộng luôn số tồn sau nghiệp vụ. Sổ chi tiết phải có số tồn cuối ngày, cuối tháng khớp với số liệu của các ngân hàng và sổ cái đăng ký số hiệu vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, ghi theo thứ tự nghiệp vụ phát sinh cùng với các nghiệp vụ chung khác. Sổ Cái TK112: Từ chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ cái, sổ cái được mở tổng hợp theo dõi giá trị tiền gửi tại các ngân hàng kiểm tra giá trị còn lại của TK112. Số liệu trên sổ cái TK112 là số liệu tổng hợp từ các sổ chi tiết TK112. . Các phần hành kế toán tại doanh nghiệp 1. Kế toán vốn bằng tiền a) Kế toán tiền mặt Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ của doanh. tháng Hàng ngày căn cứ nghiệp vụ về tiền mặt phát sinh, kế toán ghi vào các phiếu thu, phiếu chi. - Phiếu thu là các chứng từ kế toán dùng để xác định số