MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH HOÀNG TRÀ I. ĐÁNH GIÁ KHÁI QUÁT THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY Cũng như các doanh nghiệp tư nhân khác Công ty TNHH Hoàng Trà gặp rất nhiều khó khăn khi chuyển sang cơ chế thị trường. Nhưng với sự năng động tìm tòi nghiên cứu của lãnh đạo công ty cũng như nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân trong công ty, công ty đã có nghiên cứu chuyển biến mới với nghiên cứu thành tựu hết sức to lớn. Một trong những chuyển biến đó là những cải tiến trong kế toán tài chính có thể thấy điều đó qua các mặt sau: 1. Những ưu điểm trong hạch toán nguyên vật liệu tại công ty Công ty TNHH Hoàng Trà đã tổ chức tốt khâu thu mua, bảo quản vận chuyển, hạn chế được thất thoát và giảm chất lượng vật liệu. Công ty đã xây dựng định mức vật liệu cho các khâu tiêu hao, dự trữ bảo quản cho quá trình sản xuất không bị ngừng trễ. Quy định chặt chẽ việc xuất nhập vật liệu đều có chứng từ bảo đảm cân đong đo đếm cụ thể: Thủ kho mở đầy đủ các thẻ kho hàng tháng báo cáo tồn kho về phòng kế toán. - Về hệ thống chứng từ tài khoản, công ty đều tổ chức chứng từ vận dụng tài khoản kế toán tương đối đúng với chế độ và biểu mẫu do Bộ Tài chính ban hành. Các chứng từ được lập, kiểm tra luân chuyển một cách thường xuyên, phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hệ thống tài khoản của công ty phản ánh đầy đủ mọi hoạt động kinh tế, việc sắp xếp phân loại các tài khoản của công ty tương đối phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. - Về tình hình sổ kế toán: Công ty đã sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ, các sổ sách chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ chi tiết…, được thực hiện tương đối đầy đủ chính xác, ghi chép cẩn thận, rõ ràng, có hệ thống, hạch toán tương đối chính xác, theo đúng chế độ của Bộ Tài chính và Nhà nước ban hành. - Về hạch toán nguyên vật liệu: Công ty hạch toán nói chung và công tác hạch toán nguyên vật liệu nói riêng đã phản ánh dùng thực trạng của công ty đáp ứng được yêu cầu quản lý mà công ty đặt ra. Đảm bảo sự thống nhất về phạm vi và phương pháp tính các chỉ tiêu giữa các bộ phận liên quan, kế toán vật liệu đã thực hiện việc đối chiếu giữa chứng từ sổ kế toán với thẻ kho, kiểm kê kho đảm bảo tính cân đối giữa chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêu giá trị. Nhân viên thống kê phân xưởng thực hiện tốt việc theo dõi tình hình phân xưởng thực hiện tốt việc theo dõi tình hình nhập và xuất nguyên vật liệu ở phân xưởng, xí nghiệp. Hơn nữa phương pháp tính giá xuất nguyên vật liệu theo giá thực tế đích danh rất phù hợp với tình hình nhập - xuất - tồn của công ty và phù hợp với phương pháp hạch toán theo song song. - Công ty xây dựng kế hoạch thu mua hàng tháng đảm bảo cung cấp nhu cầu nguyên vật liệu đầy đủ, kịp thời cho quá trình sản xuất. Bên cạnh những ưu điểm trên, hạch toán nguyên vật liệu ở công ty còn có những hạn chế nhất định đòi hỏi tiếp tục tìm ra các giải pháp hoàn thiện. 2. Những hạn chế trong công tác hạch toán nguyên vật liệu - Thứ nhất là vì phân xưởng sản xuất lắp ráp ở xa công ty (trên 50 km cho nên gửi báo cáo từ các kho về công ty chậm, thiếu kiểm tra từng phần và định kỳ). - Thứ hai, công tác kế toán tại công ty chưa cập nhật việc đối chiếu kế toán tại kho phân tán với kế toán kho hàng công ty chưa kịp thời, ảnh hưởng đến tổng hợp hàng quỹ. - Thứ ba: chưa hoàn thiện các kho vật liệu, thiếu các giá để hàng và sắp xếp vật liệu khoa học phục vụ tốt cho việc xuất nhập và bảo quản duy trì chất lượng vật liệu. - Thứ tư: Công ty TNHH Hoàng Trà đặt phân xưởng lắp ráp tại Sóc Sơn Thực hiện báo sổ: việc viết phiếu xuất nhập đến do phòng kế toán công ty viết rồi chuyển xuống các kho căn cứ vào các chứng từ đó để xuất nhập vậtliệu, theo đúng chế độ công ty chỉ viết lệnh xuất nhập, phân xưởng viết phiếu xuất nhập thì mới giám sát được chặt chữ được khâu xuất nhập, hạn chế được thiếu sót do viết phiếu xuất nhập không đúng. - Thứ năm: các thủ kho vào thẻ kho chưa cập nhật. Báo cáo tồn kho và luân chuyển chứng từ về công ty chậm ảnh hưởng công tác kế toán nguyên vật liệu. - Thứ sáu: chưa thực hiện tốt khâu kiểm kê theo quy định của chế độ, những vụ thiếu hụt, mất mát chưa được xử lý kịp thời. - Thứ bảy: đối với nguyên vậtliệu mua nhập khẩu từ Trung Quốc chưa làm tốt việc nhận để xảy ra thừa thiếu ảnh hưởng đến sản xuất, việc đòi khách bán hàng bù hàng thiếu còn chậm chạp. II. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH HOÀNG TRÀ. * Ý kiến thứ nhất về hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Công ty nên đôn đốc việc giao nộp chứng từ của kế toán phân xưởng, củng cố phương pháp ghi thẻ song song về ghi chép thẻ kho, báo cáo và đối chiếu với công ty kịp thời. Công ty cần thực hiện tốt công tác kiểm kê bất thường cuối kỳ đối chiếu nguyên vật liệu từ khâu thu mua, khâu dự trữ trong kho để đảm bảo sổ sách khớp với thực tế. Chúng tôi đề nghị công ty và phòng kế toán chuyển toàn bộ việc viết xuất nhập giao cho các phân xưởng, công ty viết lệnh nhập và lệnh xuất mới đảm bảo và giám sát nhập xuất đúng thực tế. * Ý kiến thứ hai về hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu - Mở thêm tài khoản 151 Thực tế tại công ty không sử dụng TK151 - Hàng mua đang đi trên đường mà chỉ sử dụng TK152 chỉ khi nào có đủ chứng từ hợp lệ như hoá đơn, phiếu nhập vật tư thì mới ghi vào sổ sách và hạch toán vào TK152. Trong khi đó nhà cung cấp của công ty ở khắp mọi miền đất nước và cả ở nước ngoài do đó hoá đơn về nhưng hàng vẫn chưa về cuối tháng. Như vậy thông tin kế toán hàng tồn kho sẽ không đầy đủ hoặc đã ghi nhận nợ chính mặc dù đã có những lô hàng trả bằng tài sản của mình. Như vậy mặc dù TK111,112 đã ghi giảm nhưng TK152 thì chưa tăng. Nếu như thế trong bảng cân đối kế toán sẽ thiếu hụt phần nguyên vật liệu này. Do đó đề nghị công ty mở thêm TK151. - Mở sổ chi tiết TK331 Việc thiết kế sổ như trên là không khí phù hợp vì nhà cung cấp của công ty bao gồm cả người bán thường xuyên và người bán không thường xuyên. Đối với nhà cung cấp dễ dàng. Tuy nhiên đối với những nhà cung cấp thường xuyên nếu mở như vậy thì phải ghi có nhiều dòng (Ghi Có TK331) với thứ tự khác nhau. Đến cuối tháng tổng hợp số liệu ghi Có TK331 cho từng nhà cung cấp sẽ khó khăn không chính xác đầy đủ. Vì vậy theo em Công ty chỉ nên mở một sổ chi tiết TK331, nhưng đối với nhà cung cấp thường xuyên thì nên mở trang sổ riêng cho từng nhà cung cấp, còn những nhà cung cấp không thường xuyên thì được theo dõi trên một trang sổ riêng. * Ý kiến thứ ba về việc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu Có thể nói nguyên vật liệu ở công ty rất đa dạng, giá cả của các loại nguyên vật liệu có thể biến động, song công ty lại không lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu để nhằm chủ động trong trường hợp có biến động về giá cả nguyên vật liệu trên thị trường. Việc lập dự phòng sẽ giúp cho doanh nghiệp điều hoà thu nhập, hạn chế được các thiệt hại rủi ro do các tác nhân khách quan đem lại, đồng thời hoàn một phần thuế phải nộp và chủ động hơn về tài chính. = x * Ý kiến thứ tư: Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu mua ngoài cần tăng cường công tác kiểm kê cả về số lượng và chất lượng nhằm tránh những sai sót có thể xảy ra và phát hiện rõ nguyên nhân để tiến hành xử lý. * Ý kiến thứ năm là mở thêm TK 621 Thực tế tại Công ty không sử dụng TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp mà chỉ sử dụng TK154, TK này tổng hợp chi phí sản xuất và xác định sản phẩm dở dang cuối kỳ. Trong khi đó, giá trị nguyên vật liệu xuất dùng có thể không sử dụng hết lại nhập kho hoặc để lại kỳ sau dùng tiếp. Như vậy, việc xác định sản phẩm dở dang cuối kỳ thiếu chính xác. Do vậy, công ty nên mở thêm TK621 * Ý kiến thứ sáu về việc tăng cường và nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu Công ty cần xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu hợp lý, khoa học cho từng chi tiết, sản phẩm, kiểm tra, chất lượng trước khi nhập kho bảo quản trong điều kiện tương đối tránh hư hỏng, mất mát. - Đối với những nguyên liệu tồn kho quá lâu do nhập kho quá nhiều so với nhu cầu sản xuất sản phẩm hoặc không đáp ứng được yêu cầu về tính năng kỹ thuật để sản xuất… Công ty cần tiến hành giải phóng ngay bằng cách bán được hoặc trao đổi cho các đơn vị có nhu cầu để nhanh chóng thu hồi vốn, tăng tốc độ chu chuyển của nguyên vật liệu, đồng thời giảm bớt chi phí bảo quản. - Đối với những nguyên vật liệu nhập ngoại, giá trị lớn nên tìm hiểu, nhưng mua nguyên vật liệu trong nước thay thế mà vẫn đảm bảo chất lượng, giá lại rẻ hơn, giảm được chi phí vận chuyển, giảm công tác chi phí cho nhân viên thu mua… Như vậy giá thành sản phẩm sẽ hạ nhưng chất lượng sản phẩm vẫn đảm bảo và không phụ thuộc quá nhiều vào thị trường nước ngoài. Điều này đòi hỏi đội ngũ cán bộ cung ứng phải linh hoạt, nắm bắt các yếu tố thị trường một cách nhanh nhạy. - Cùng với việc quản lý vật liệu, công ty nên tiến hành phân tích chi phí nguyên vật liệu trong giá thành của những sản phẩm. Trong cơ chế thị trường cùng với sự cạnh tranh gay gắt giữa các thành phần kinh tế, giữa các doanh nghiệp có sản phẩm cùng loại thì chất lượng cũng như giá thành đều có ý nghĩa hết sức quan trọng. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì chi phí nguyên vật liêu chiếm tỷ trọng lớn trong quá trình hình thành giá thành sản phẩm, do đó để nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu thì cần phấn đấu hạ giá thành sản phẩm và biện pháp chủ yếu là giảm chi phí nguyên vật liệu trong giá thành. Muốn làm được điều đó, công ty cần tiến hành phân tích chi phí "nguyên vật liệu". Muốn làm được điều đó, công ty cần tiến hành phân tích chi phí "nguyên vật liệu". = x 100 K < 100 chứng tỏ doanh nghiệp hoàn thành kế hoạch chi phí. Khi đó, nguyên vật liệu thực tế nhỏ hơn chi phí nguyên vật liệu kế hoạch chứng tỏ doanh nghiệp đã tiết kiệm được chi phí. = x 100 Sự biến động tăng giảm này do ảnh hưởng của các nhân tố như: Mức tiêu hao nguyên vật liệu bình quân, đơn giá vật liệu qua đó công ty công ty mới đánh giá và đưa ra biện pháp nhằm giảm chi phí. Nguyên vật liệu trong giá thành, nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu. - Công ty cần nâng cao tay nghề cho công nhân kỹ thuật, đặc biệt là công nhân trực tiếp sản xuất. Bởi nếu năng suất lao động được tăng lên sẽ hạn chế sản phẩm hỏng, tiết kiệm được nguyên vật liệu, có thể tận dụng được các phế liệu từ sản xuất để đưa vào sản xuất, chế tạo các chi tiết, phụ tùng. Để thực hiện biện pháp này, công ty cần có kế hoạch cụ thể như tổ chức các khoá học ngắn hạn ngay tại công ty cho công nhân về chuyên môn, tổ chức các cuộc thi tay nghề giỏi cho công nhân, khuyến khích biểu dương các cá nhân có thành tích cao nhằm học hỏi kinh nghiệm cho nhau. Đồng thời các tổ trưởng, phân xưởng giám sát các hoạt động sản xuất và có thể đề xuất những tiến bộ kỹ thuật, tiến hành bố trí lao động sản xuất hợp lý đúng người, đúng việc. - Ngoài ra để nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, vật liệu của công ty cần từng bước hiện đại hoá quy trình công nghệ tiên tiến, máy móc thiết bị sản xuất, đồng thời cần tiếp tục kết hợp và hợp tác với các nhà nghiên cứu để chế tạo ra sản phẩm cải tiến có cùng tính năng công dụng nhưng chi phí thấp hơn, đặc biệt là chi phí nguyên vật liệu. * Ý kiến thứ bảy về việc áp dụng phần mềm kế toán trong hạch toán Tuy công ty sử dụng máy tính để tính toán và lưu trữ số liệu, lưu trữ thông tin phục vụ cho công tác kế toán song công ty vẫn chưa áp dụng kế toán máy góp phần làm giảm nhẹ sức lao động cho nhân viên và nâng cao trình độ tay nghề. Theo em, công ty nên chọn một phần mềm kế toán thích hợp, công ty có thể chọn phần mềm Fast vì phần mềm này dễ sử dụng, phù hợp với trình độ khả năng của mọi kế toán viên. Bên cạnh đó cần đào tạo cho kế toán sử dụng thành thạo phần mềm này. Có như vậy năng suất của bộ máy kế toán mới được nâng cao. Thông qua vi tính hoá, khối lượng công việc kế toán được giảm nhẹ về mặt tính toán, ghi chép và tổng hợp số liệu, tiết kiệm được thời gian, số liệu được ghi chép chính xác, đầy đủ có thể kiểm tra đối chiếu phát hiện kịp thời, đồng thời thông tin kế toán được nhanh chóng cập nhập lúc nào cũng có thể xem. * Ý kiến thứ tám: Chúng tôi đề nghị công ty và phòng kế toán chuyển toàn bộ việc viết phiếu xuất nhập cho các phân xưởng, công ty viết lệnh nhạp và lệnh xuất mới bảo đảm bảo giám sát xuất nhập đúng thực tế. Hoàn thiện việc xây dựng các kho vật liệu, sắp xếp khoa học để dễ xuất, dễ kiếm, giữ gìn tốt chất lượng vật liệu, bảo đảm đầy đủ các giá để hàng. Tổ chức việc lưu chuyển chứng từ từ các kho của phân xưởng về phòng kế toán thường xuyên tổ chức việc đối chiếu xác nhận tồn kho cuối tháng giữa sổ sách của thủ kho và sổ sách kế toán công ty. Tổ chức tốt và kịp thời những vật liệu nhập khẩu hạn chế tối đa việc thừa thiếu ảnh hưởng đến sản xuất và lắp ráp. Hiện nay hàng nhập khẩu của hãng FAW Trung Quốc còn có tình trạng bàn giao thiếu ảnh hưởng đến lắp ráp. Công ty đã làm tốt việc xây dựng được định mức tiêu hao vật liệu trong khâu sản xuất lắp ráp nhưng phải kiểm tra việc xây dựng định mức và tiêu hao thực tế thì tính giá thành sản phẩm mới chính xác. KẾT LUẬN Qua một thời gian thực tập tại Công ty TNHH Hoàng Trà. Tuy trong khoảng thời gian thực tập rất ít nhưng em đã được làm quen với việc hạch toán nguyên vật liệu và nghiên cứu thêm về phần lý thuyết, em thấy hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất rất quan trọng, việc thu mua, quản lý sử dụng tiết kiệm và lưu trữ phù hợp nguyên vật liệu có ý nghĩa rất quan trọng vì vật liệu là thành phẩm chủ yếu cấu tạo nên thành phẩm là đầu vào của quá trình sản xuất thường ảnh hưởng đến chỉ tiêu chất lượng sản phẩm. Do vậy, tình hình sử dụng, cung ứng, dự trữ nguyên vật liệu sẽ tác động đến tiến độ của quá trình sản xuất, đến chất lượng của sản phẩm, chỉ tiêu giá thành sản xuất. Do vậy, doanh nghiệp thường xuyên cung cấp tình hình cung ứng, sử dụng, dự trữ nhằm góp phần cho doanh nghiệp đảm bảo đúng tiến độ của quá trình sản xuất, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, đảm bảo chất lượng sản phẩm góp phần thúc đẩy quá trình tiêu thụ và quá trình tái sản xuất trực tiếp. Ngoài ra, cần phân tích chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong giá thành sản phẩm để biết được quy mô và tốc độ tăng sau đó so sánh với việc các chỉ tiêu kết quả sản xuất để thấy được bản chất của việc tăng giảm chi phí như thế nào. Từ đó xác định các nhân tố ảnh hưởng việc tăng giảm chi phí nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm góp phần tăng quá trình tiêu thụ sản phẩm, tăng lợi nhuận. Nguyên vật liệu của công ty đa dạng nhiều chủng loại quy cách khác nhau nên việc quản lý và hạch toán nguyên vật liệu rất mất thời gian. Nhìn chung công tác kế toán nguyên vật liệu và kế toán phần hành nói chung đáp ứng được yêu cầu quản lý. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo hướng dẫn PGS.TS. Nguyễn Thị Lời cùng toàn thể các chú, các bác trong Công ty TNHH ô tô Hoàng Trà đã nhiệt tình hướng dẫn và cung cấp thông tin để em hoàn thành bài viết. Tuy em có nhiều thiếu sót em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn để bài viết được tốt hơn. Em xin chân thành cảm ơn! . MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH HOÀNG TRÀ. II. MỘT SỐ Ý KIẾN ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU VỚI VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ SỬ DỤNG NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH HOÀNG TRÀ.