LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT. I / SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC TỐT CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1. Vị trí (vai trò )của vật liệu và công cụ dụng cụ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nền kinh tế nước ta đang chuyển hoá từ nền kinh tế còn nhiều tính chất tự cấp tự túc trước đây thành nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần. Cơ chế quản lý kinh tế cũng chuyển hoá từ (nền)cơ chế quản lý hành chính bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước. Trong thời kỳ chuyển hoá này hoạt động sản xuất kinh doanh được mở rộng và phát triển mạnh mẽ góp phần tích cực vào việc thúc đẩy sản xuất trong nước cả về mặt số lượng và chất lượng hàng hoá nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của mọi tầng lớp dân cư góp phần mở rộng giao lưu hàng hoá, các quan hệ buôn bán trong và ngoài nước. Để hoạt động sản xuất kinh doanh được mở rộng và phát triển mạnh mẽ thì một trong những điều kiện cần thiết không thể thiếu được đó là đối tượng lao động mà tiêu biểu là vật liệu, công cụ dụng cụ. Trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung thì vật liệu, công cụ dụng cụ là tài sản dự trữ và phục vụ cho sản xuất thuộc tài sản lưu động được thể hiện dưới dạng vật hoá, là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất là cơ sở vật chất cấu thành thực thể sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất. Chi phí về vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm một tỷ trọng khá lớn trong cơ cấu giá thành sản xuất sản phẩm, đồng thời là một bộ phận dự trữ sản xuất quan trọng nhất của doanh nghiệp. Khác với tài sản cố định ở chỗ vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, giá trị củ nó chuyển dịch hết vào giá thành sản phẩm được tao ra trong quá trình tham gia sản xuất dưới tác động của lao động, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị biến đổi từ hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể vật chất sản phẩm. Vì vật liệu có vai trò, vị trí quan trọng như vậy trong sản xuất kinh doanh nên doanh nghiệp phải có biện pháp tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản và dự trữ ngăn ngừa các hiện tượng hao hụt, mất mát, lẵng phí vật liệu qua các khâu của quá trình sản xuất có ý nghĩa lớn trong việc tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tiết kiệm vốn . Công cụ dụng cụ cũng có một vị trí rất quan trọng trong việc tạo ra sản phẩm, nó là những tư liệu không thể thiếu được trong việc sản xuất về mặt giá trị và thời gian sử dụng qui định nó không đủ tiêu chuẩn được xếp vào tài sản cố định (giá trị <5000000đ, thời gian sử dụng < 1 năm). Bởi vậy công cụ dụng cụ mang đầy đủ tính chất, đặc điểm như tài sản cố định hữu hình (tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh, giá trị hao mòn dần trong quá trình sử dụng giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng ). Do công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, chóng hao mòn và hư hỏng đòi hỏi phải thay thế và bổ sung thường xuyên nên đưoc xếp vào tài sản cố định được mua sắm bằng vốn lưu động của doanh nghiệp như đối với nguyên vật liệu. Qua những đặc điểm trên của công cụ dụng cụ làm cho viêc quản lý và hạch toán không hoàn toàn giống như quản lý và hạch toán tài sản cố địnhvà được hạch toán như nguyên vật liệu. Điều này thể hiện rõ nhất ở khâu quản lý, tổ chức và hạch toán về hiện trạng công cụ lao động từ khi xuất dùng dến khi bị hư hỏng như phương pháp hạch toán giá trị hao mòn của công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. 2. Đặc điểm và yêu cầu của quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ Từ vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh nhưng vật liệu ,công cụ dung cụ thường xuyên biến động vì nó được thu mua từ nhiều nguồn, nhiều nơi khác nhau và xuất dùng cho nhiều đối tượng sử dụng cho nên để quản lý được vật liệu, công cụ dụng cụ thúc đẩy việc cung ứng kịp thời, đồng bộ những vật liệu, công cụ dụng cụ cho sản xuất. Các doanh nghiệp thường xuyên phải tiến hành mua vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các nhu cầu khác của doanh nghiệp. Xuất phát từ đó thì việc quản lý kiểm tra vật liệu, công cụ dụng cụ là điều kiện quan trọng không thể thiếu được. Đó là việc kiểm tra, giám sát chấp hành các định mức dự trữ, tiêu hao vật liệu-công cụ dụng cụ ngăn ngừa các hiện tượng hư hao mất mát lẵng phí trong tất cấcc khâu của quá trình sản xuất qua đó góp phần giảm bớt chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, hạ bớt chi phí sản xuất giá thành sản phẩm . Đồng thời qua việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ giúp cho kế toán nắm được một cách chính xác, kịp thời về số lượng, chất lượng và giá thành thực tế từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho, nhập kho. Tổ chức tốt công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ còn có tác dụng tính toán, kiểm tra giám sát và đôn đốc tình hình thu mua dự trữ và tiêu hao, qua đó phát hiện và sử lý kịp thời việc thừa thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất ngăn ngừa những trường hợp sử dụng lãng phí vật liệu, công cụ dụng cụ trên cơ sở cung cấp thông tin, số liệu phục vụ công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đó chính là nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tóm lại quản lý vật liệu từ khâu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ vật liệu ,công cụ dụng cụ là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp. Việc tổ chức kho hàng bến bãi trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo, thưc hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ tránh hư hỏng mất mát, đảm bảo an toàn là một trong các yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Trong khâu sử dụng đòi hỏi phải thực hiện sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức dự toán chi phí nhằm hạ thấp chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp khâu dự trữ, doanh nghiệp phải xác định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường không bị ngưng trệ, gián đoạn. Để đáp ứng được các yêu cầu quản lý sao cho đầy đủ chặt chẽ và chính xác thì việc áp dụng đúng đắn và đầy đủ về chế độ ghi chép ban đầu, mở các sổ kế toán, thẻ kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ theo đúng chế độ đúng phương pháp qui định, phù hợp với thực chất của mỗi cơ sở kiểm kê đánh giá . 3 . Nhiệm vụ kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ Tổ chức ghi chép ,phản ánh chính xác , kịp thời số lượng ,chất lượng giá thành, giá trị kinh tế của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ nhâp - xuất tồn kho, tiêu hao sử dụng cho sản xuất. Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ hướng dẫn kiểm tra việc chấp hành nguyên tác, thủ tục nhập xuất. Kiểm tra thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình dự chữ và tiêu hao vật liệu, công cụ dụng cụ phát hiện xử lý kịp thời. II - NỘI DUNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN VẬT LIỆU CÔNG CỤ DỤNG CỤ Ở DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1 Phân loại vật liệu công cụ dung cụ Để dễ dàng cho việc hoạch toán chúng ta phân loại như sau: 1.1 -Phân loại vật liệu Tuỳ theo loại hình sản xuất của từng ngành mà ta phân loại : a/ Căn cứ vào nôi dùng kinh tế và kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất vật liệu được chia thành : - Nguyên vật liệu chính:(Bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài) là những nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất sẽ làm thành phần chủ yếu cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm như ruột lợn, thịt lợn trong các doanh nghiệp chế biến xúc xích, như sắt thep trong các doanh nghiệp chế tạo máy cơ khí, xây dựng cơ bản, bên trong doanh nghiệp kéo sợi , sợi trong doanh nghiệp dệt, vải trong doanh nghiệp may. - Bán thành phẩm mua ngoài là những chi tiết ,bộ phận sản phẩm do đơn vị khác sản xuất ra, doanh nghiệp mua về để lắp giáp hoặc gia công tạo ra sản phẩm . - Vật liệu phụ là những vật liệu tham gia vào sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà có tác dụng phụ như làm tăng chất lượng sản phẩm, tăng giá trị sử dụng của sản phẩm VD: Thuốc nhuộm , tẩy trong doanh nghiệp dệt, sơn vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất, gia vị, phụ gia trong các doanh nghiệp chế biến thực phẩm . - Nhiên liệu là những thứ vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt năng trong quá trình sản xuất kinh doanhvề thực chất nhiên liệu tham gia vào sản xuất cũng chỉ coi là vật liệu phụ nhưng do tác động lý hoá và do tác dụng của nó nên cần quản lý và hạch toán riêng, nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn như than, củi, thể lỏng như xăng dầu, ở thể khí như hơi đốt . - Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết phụ tùng máy móc mà doanh nghiệp mua về phục vụ cho việc thay thế các bộ phận của phương tiện vận tải, máy móc thiết bị như vòng bi,vòng đệm, xăm lốp. - Thiết bị xây dựng cơ bản và vật kết cấu: Cả hai loại thiết bị này đều là cơ sở chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây lắp nhưng chúng khác với vật liệu xây dựng nên được xếp vào loại riêng. - Thiết bị xây dựng cơ bản: Là những thiết bị đựơc sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản (Bao gồm cả thiết bị cần lắp và không cần lắp) như thiết bị vệ sinh, thiết bị thông gió, thiết bị truyền hơi ấm . - Vật kết cấu: Là những bộ phận của sản phẩm xây dựng cơ bản mà doanh nghiệp xây dựng tự sản xuất hoặc mua của doanh nghiệp khác để lắp và công trình xây dựng như vật kết cấu bê tông đúc sẵn vật kết cấu bằng kim loại. - Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh ký tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch sắt) - Vật liệu khác : Bao gồm các loại vật liệu như vật liệu đặc chủng, các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, vật liệu thu nhặt đựơc, phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng thứ, từng qui cách. b/ Căn cứ vào mục đích công dụng của từng loại vật liệu cũng như nội dung qui định phản ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu của doanh nghiệp đựoc chia thành: • Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho chế tạo sản phẩm • Vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như: Phục vụ quản lý ở các phân xưởng, tổ đội sản xuất, bộ phận bán hàng, quản lý doanh nghiệp. Căn cứ vào nguồn nhập vật liệu chia thành: vật liệu nhập kho mua ngoài tự gia công chế biến, nhận góp vốn liên doanh, vật liệu thu nhặt. 1.2- Phân loại công cụ dụng cụ Tương tự như vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất khác nhau cũng sự phân chia khác nhau, song nhìn chung công cụ dụng cụ được chia thành các loại sau: • Dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất • Dụng cụ đồ nghề • Dụng cụ quản lý • Dụng cụ quần áo bảo hộ lao động • Khuôn mẫu đúc các loại • Lán trại Các loại bao bì dùng đựng hàng hoá vật liệu Trong công tác quản lý công cụ dụng cụ được chia thành 3 loại: • Công cụ dụng cụ lao động • Bao bì luân chuyển • Đồ dùng cho thuê Ngoài ra có thể phân chia thành công cụ dụng cụ đang dùng và công cụ trong kho Tương tự như đối với vật liệu, trong từng loại công cụ dụng cụ cần đựợc phân loại chi tiết hơn thành từng nhóm, từng thứ, tuỳ theo yêu cầu trình độ quản lý của doanh nghiệp. 2. Đánh giá vật liệu , công cụ dụng cụ. Để phục vụ công tác quản lý, hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ phải thực hiện việc đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ. Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ: Là dùng tiền để biểu thị giá trị của vật liệu, công cụ dụng cụ theo nguyên tắc nhất định kế toán nhập- xuất -tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ phải phản ánh theo giá trị thực tế.Tuy nhiên trong không ít doanh nghiệp để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép tính toán hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập xuất vật liệu và công cụ dụng cụ. Song dù đánh giá theo giá hạch toán , kế toán vẫn phải đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập, xuất vật liệu công cụ dụng cụ trên các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo kế toán theo giá trị thực tế. -Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ phải ghi sổ theo giá thực tế Về nguyên tắc vật liệu, công cụ dụng cụ phải ghi rõ theo giá thực tế nhập kho và nhập vào giá nào thì xuất ra theo giá đó. Giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ là toàn bộ chi phí thực tế mà doanh nghiệp phải bỏ ra để có được loại nguyên vật liệu của công cụ đó. Giá thực tế bao gồm giá bản thân của vật liệu, công cụ dụng cụ, chi phí thu mua, chi phí gia công chế biến. a. Giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm các khoản chi phí khác nhau. - Giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ mua ngoài bao gồm (Giá mua ghi trên hoá đơn bao gồm cả thuế nhập khẩu + chi phí thu mua - giảm giá hàng mua, giá trị hàng mua bị trả lại.) - Chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển bốc dỡ, sắp xếp, bảo quản, phân loại, đóng gói (nếu có ) từ nơi mua về đến doanh nghiệp, tiền thuê kho, bãi, chỗ để vật liệu, công cụ dụng cụ, tiền công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, hao hụt trong định mức của quá trình thu mua. + Truờng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ mua về dùng vào sản xuất kinh doanh sản phẩm dịch vụ thuộc đối tưọng chịu thuế GTGT, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thì giá mua ghi trên hoá đơn là giá mua chưa có thuế GTGT. + Trưòng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ mua về dùng để sản xuất kinh doanh sản phẩm dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp hoặc thuộc đối tượng không phải nộp thuế GTGT thì giá trị mua trên hoá đơn là tổng giá thanh toán bao gồm cả thuế GTGT. - Giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến bao gồm: Giá thực tế của vật liệu xuất ra gia công chế biến và tiền thuê ngoài chế biến, chi phí vận chuyển bốc dỡ vật liệu khi giao nhận gia công. - Giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ tự chế biến bao gồm : + Giá thực tế của vật liệu xuất ra tự chế biến và chi phí chế biến . - Giá thực tế của vật liệu ,công cụ nhận góp vốn liên doanh , vốn cổ phần hoặc thu hồi vốn góp là giá trị thực tế được các bên tham gia góp vốn thống nhất đánh giá. - Giá thực tế của vật liệu thu nhặt được, phế liệu thu hồi là giá trị thực tế ước tính có thể sử dụng được hoặc giá có thẻ bán được trên thị trường. b. Giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho. Vì giá trị thực tế của từng lần nhập vật liệu, công cụ dụng cụ không giống nhau nên khi tính giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho kế toán phải sử dụng một trong các phương pháp sau: b1. Phương pháp đơn giá bình quân Theo đơn giá này thì giá trị thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ tính theo đơn giá bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ hoặc bình quân sau mỗi lần nhập ) Giá thực tế vật liệu - Số lượng VL, CCDC Đơn giá Công cụ dụng cụ = xuất dùng x bình quân xuất dùng Phương pháp đơn giá bình quân của các kỳ dự trữ (cuối kỳ) tuy rất đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao, hơn nữa công việc tính tóan dồn về cuối kỳ gây ảnh hưởng đến công tác kế toán nói chung. Giá trị thực tế VL, CCDC Trị giá thực tếVL,CCDC Đơn giá bình quân tồn trong kho + nhập kho trong kỳ cả kỳ dự trữ = (cuối kỳ) Số lượng VL,CCDC Số lượngVL,CCDC nhập tồn kho đầu kỳ + kho trong kỳ Phương pháp đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập, từc là sau mỗi lần nhập lại tính đơn giá bình quân, phương pháp này khắc phục được nhược điểm của phương pháp trên, vừa chính xác vừa cập nhật những nhược điểm là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều. Đơn giá bình quân Trị giá thực tế VL,CCDC tồn kho đầu kỳ(cuối kỳ trước) Sau mỗi lần nhập = Số lượng VL ,CCDC tồn kho đầu kỳ (cuối kỳ trước) Phương pháp đơn giá bình quân cuối kỳ trước mặc dù tính toán đơn giản và kịp thời tình hình biến động vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ Tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của vật liệu, công cụ dụng cụ trong kỳ. Đơn giá bình quân Trị giá thực tế Vl ,CCDc tồn kho đầu kỳ(cuối kỳ trước) cuối kỳ trước = Số lượng Vl ,CCDc tồn kho đầu kỳ (cuối kỳ trước) Tuỳ theo phương pháp hạch toán hàng tồn kho mà áp dụng phương pháp đơn giá bình quân cho phù hợp nếu doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ tính theo đơn giá bình quân cuối kỳ trứơc. Nếu doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên có thể tính theo đơn giá bình quân cuối kỳ, đơn giá bình quân tại thời điểm xuất đơn giá bình quân cuối kỳ trước. b.2. Phương pháp nhập sau -xuất trước(LIFO ) Phương pháp này dựa trên giả thiết vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho sau cùng được xuất trứơc tiên. Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho được tính hết theo giá nhập kho lần sau cùng, sau đó mới tính theo giá nhập lần trước. b.3.Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) Phương pháp này giả định những vật liệu, công cụ dụng cụ nào nhập trứơc thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trướcvà do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua và sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. Phương pháp này đòi hỏi phải tổ chức kế toán chi tiết chặt chẽ, theo dõi đầy đủ số lượng, đơn giá của từng lần nhập. b.4. Phương pháp giá thực tế đích danh(Trực tiếp ) Theo phương pháp này vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng(trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó.Do vậy phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danhvà thường sử dụng trong các doanh nghiệp sử dụng ít loại vật liệu, sử dụng ổn định, có tính tách biệt và nhận diện được. 2.2. Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo giá hạch toán Đới với những doanh nghiệp có chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ nhiều, việc nhập - xuất được diễn ra thường xuyên. Hàng ngày giá vật liệu, công cụ dụng cụ lại biến động thường xuyên, thông tin về giá không kịp thời, nếu giá thực tế đê phản ánh chi tiết thường xuyên hàng ngày tình hình nhập -xuất -tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ thì công việc kế toán trở nên phức tạp, tốn sức và có khi không thực hiện được. Vì vậy cần thiết phải sử dụng giá hạch toán để phán ánh chi tiết thường xuyên hàng ngày tình hình nhập xuất. Giá hạch toán là giá ổn định được sử dụng thống nhất trong doanh nghiệp trong thời gian dài, có thể là giá kế hoạch hay giá qui đinh ổn định của doanh nghiệp, gía hạch toán đựoc phản ánh trên các phiếu nhập, phiếu xuất và trong kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. Cuối thàng kế toán cần phải điều chỉnh giá hạch toán ra giá thực tế. Để tính được giá thực tế của vật liệu công cụ dụng cụ xuất dùng trước hết phải tính hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạc toán của vật liệu, công cụ dụng cụ (kýhiệu H) theo từng loại từng thứ . Giá thực tế vật liệu ,CCDC Giá thực tế vật liệu , công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ + tồn trong kỳ H = Giá hạch toán VL ,CCDC Giá hạch toán VL ,CCDC tồn kho đầu kỳ + tồn kho trong kỳ Sau đó tính giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong công thức sau: Giá thực tế VL ,CCDC Giá hạch toán VL ,CCDC xuất kho trong kỳ = xuất kho trong kỳ x H Vật liệu, công cụ dụng cụ là một trong các đối tượng kế toán các loại tài sản, cần phải được tổ chức hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà còn cả hiện vật, không chỉ theo từng kho mà phải chi tiết theo từng thứ , từng loại và phải được tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập xuất kho. Các doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống chứng từ,mở các sổ kế toán chi tiết và lựa chọn, vận dụng phương pháp kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ cho phù hợp nhằm tăng cường cho công tác quản lý tài sản nói chung, công tác quản lý vật liệu nói riêng. 3.1. Chứng từ sử dụng Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành, theo quyết định số 186- TC/CĐKT ngày 14/03/1995 của Bộ Tài Chính thì các chứng từ kế toán về vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm: - Phiếu nhập kho (mẫu 01 - VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02 -VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03, VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm hàng hoá (mẫu 08- VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH) Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo qui định của nhà nước, tuỳ thuộc vào những tình hình, đặc điểm của từng doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: • Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04-VT) • Biên bản kiểm nhiệm vật tư (mẫu 05-VT) • Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07- VT) Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời đầy đủ theo đúng qui địnhvề mẫu biểu, nội dung phương pháp lập. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệmvề tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Với mọi chứng từ kế toán về vật liệu, công cụ dụng cụ phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự hợp lý, do kế toán trưởng qui định, phục cụ cho việc phán ánh ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận cá nhân có liên quan. 3.2 Sổ kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng mà sử dụng các sổ (thẻ )kế toán chi tiết sau: - Sổ (thẻ ) kho - Sổ đối chiếu luân chuỷên - Sổ số dư Sổ(thẻ) kho (mẫu 06-VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập, xuất của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu, tên, nhãn hiệu qui cách, đơn vị tính, số vật liệu. Sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở kho, không phân biệt kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp nào. Các sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ sửa đổi chiều luân chuyển, sổ số dư vật liệu, công cụ dụng cụ về mặt giá trị hoặc cả số lượngvà giá trị tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên còn có thể mở rộng thêm các bảng kê, nhập, xuất, bảng kê luỹ kế, tổng hợp nhập- xuất-tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết đượcgiản đơn nhanh chóng, kịp thời. 3.3 Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu- công cụ dụng cụ Trong doanh nghiệp sản xuất việc qủan lý vật liệu, công cụ dụng cụ do nhiều bộ phận đơn vị tham gia. Song việc quản lý tình hình nhập- xuất, tồn kho. Vật liệu, công cụ dụng cụ hàng ngày chủ yếu được thực hiện ở bộ phận kho và phòng kế toán cơ sở chứng từ kế toán về nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ. Thẻ kho và kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ phải phản ánh chính xác, kịp thời tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ theo từng danh điểm. Bởi vậy giữa kho và phòng kế toán doanh nghiệp cần có sự phối hợp với nhau để sử dụng chứng từ nhập, xuất vật liệu, công cụ dụng cụ một cách hợp lý trong việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, ghi chép vào sổ kế toán chi tiết của kế toán nhằm đảm bảo sự phù hợp số liệu giữa thẻ kho và sổ kế toán đồng thời tránh được sự ghi chép trùng lặp không cần thiết, tiết kiệm hao phí lao dọng, quản lý có hiệu quả vật liệu, công cụ dụng cụ. Sự liên kết phối hợp đó hình thành những phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. Hiện nay việc hạch toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ giữa kho và phòng kế toán được thực hiện theo phương pháp song song, sổ số dư, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển mỗi phương pháp trên đều có những ưu, nhược điểm riêng trong việc kiểm tra, phản ánh, ghi chép, kiểm tra đối chiếu số liệu giữa thủ kho và kế toán trong việc phát huy vai trò kế toán trong quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ. Mỗi phương pháp được tiến hành trong những điều kiện nhất định mới phát huy ưu điểm, hạn chế nhược điểm. Bởi vậy cần có sự nghiên cứu lựa chọn, áp dụng phương pháp thích hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao. a) Phương pháp thẻ song song Theo phương pháp này công việc cụ thể tại kho và phòng kế toán như sau: - Ở kho Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập - xất - tồn vật liệu, công cụ dụng cụ về mặt số lượng. Mỗi chứng từ nhập, xuất vật tư được ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ kho được mở cho từng danh điểm vật tư. Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất tính ra số tiền tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật tư. - Ở phòng kế toán: Kế toán vật tư mở thẻ kế toán chi tiết vật tư cho từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho mở tại kho. Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày, hay định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới nhân viên kế toán vật tư phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ kho, thẻ kế toán chi tiết vật tư và tính ra số tiền. Sau đó lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật tư có liên quan. Cuối tháng tiến hành cộng sổ và đối chiếu với thẻ kho. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật tư. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp. Ngoài ra để quản lý chặt chẽ thủ kho, nhân viên kế toán vật tư còn mở sổ đăng ký thẻ kho, ghi giao thẻ kho cho thủ kho kế toán phải ghi vào sổ. [...]... liệu do sản xuất đào thải Nợ TK152 Có TK 621, 627, 641, 642 c) Phương pháp kế toán giảm vật liệu - Công cụ dụng cụ Vật liệu trong doanh nghiệp giảm chủ yếu do xuất sử dụng cho sản xuất kinh doanh phần còn lại có thể xuất bán, đem góp vốn liên doanh, mọi trường hợp giảm vật liệu đều ghi giá thực tế ở bên có TK152 c1) Kế toán VL-CCDC cho sản xuất kinh doanh: Nợ TK621: Xuất trực tiếp cho chế tạo sản phẩm... ngày + Công việc kế toán tiến hành đều trong tháng + Thực hiện kiểm tra, giám sát thường xuyên của kế toán với nhập xuất VL-CCDC hàng ngày * Nhược điểm: Nếu có sai sót thì khó phát hiện khó kiểm tra và đòi hỏi yêu cầu trình độ quản lý của thủ kho và kế toán phải khá nếu không sẽ dẫn đến sai sót 4 Các phương pháp hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ - Vật liệu, CCDC là loại tài sản. .. giá Nợ TK152 :Nguyên vật liệu Có TK153 :Công cụ dụng cụ Có TK411 :Nguồn vốn kinh doanh b3) Nhập kho VL-CCDC do thu hồi vốn góp liên doanh Căn cứ vào giá trị VL-CCDC được các bên tham gia liên doanh thoả thuận đánh giá và ghi trong biên bản của hội đồng liên doanh Nợ TK152 :Nguyên vật liệu Nợ TK153 :Công cụ dụng cụ Có TK128-222 :Góp vốn liên doanh b4) Nhập kho VL-CCDC do sản xuất sản phẩm dùng không... hình nhập xuất, tồn kho vật tư, hàng hoá trên sổ kế toán Phương pháp này áp dụng các đơn vị sản xuất công nghiệp xây lắp và các đơn vị doanh nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn, chất lượng cao a) Tài khoản sử dụng: * TK151: Hàng mua đang đi đường Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị thực tế của các loại hàng hoá, vật liệu mua ngoài nay đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng chưa về nhập... quan hệ thanh toán 2 Yêu cầu quản lý NVL-CCDC ở đơn vị Với nền kinh tế thị trường hiện nay yêu cầu của cơ chế quản lý đòi hỏi một hệ thống kế toán phù hợp với đặc điểm yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế tài chính của Công ty Các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh phải có lãi, việc tổ chức hạch toán VL-CCDC của mỗi đơn vị sản xuất là một công việc thiết yếu cầu thiết Để tổ chức tốt công tác kế toán NVL-CCDC... CCDC là loại tài sản cố định thuộc loại hàng tồn kho của doanh nghiệp Việc mở các tài khoản tổng hợp, ghi chép kế toán và việc xác định giá trị hàng tồn kho, giá trị hàng bán ra hoặc xuất dùng tuỳ thuộc vào doanh nghiệp Kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên hay phương pháp kiểm kê định kỳ A- Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp kê khai thường xuyên Theo phương pháp... từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập xuất vật tư Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng vật tư tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật tư vào sổ số dư Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền Tại phòng kế toán định kỳ nhân viên kế toán phải xuống... cho chế tạo sản phẩm Nợ TK627 (6272) :Xuất dung chung cho sản xuất Nợ TK641 :Xuất phuc vụ cho bán hàng Nợ TK642 :Xuất cho quản lý doanh nghiệp Nợ TK241 :Xuất cho xây dựng cơ bản Có TK152: Giá thực tế vật liệu xuất dùng Có TK153:Giá thực tế CCDC xuất dùng c2) Xuất góp vốn liên doanh: Căn cứ vào giá gốc của vật liệu xuất góp vốn và giá trị vốn góp được bên tham gia liên doanh chấp nhận, phần chênh lệch giữa... bán Nếu hàng về thừa so với hoá đơn mà doanh nghiệp quyết định nhập toàn bộ thì căn cứ vào số lượng thừa và đơn giá kế toán ghi: + Vật liệu CCDC dùng cho sản xuất kinh doanh sản phẩm, dịch vụ chịu thuế GTGT doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ Nợ TK152 : NVL Nợ TK153 : CCDC Nợ TK133 : Thuế GTGT khấu trừ Có TK331 : Phải trả người bán + Vật liệu, CCDC dùng vào sản xuất kinh doanh sản phẩm dịch... hạch toán nhất định trên cơ sở các chứng từ gốc Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kinh tế sẽ hình thành cho mình 1 hình thức sổ kế toán khác nhau Đặc trưng cơ bản để phân biệt và định nghĩa các hình thức sổ kế toán khác nhau là ở số lượng sổ cần dùng, ở loại sổ sử dụng, nguyên tắc kết cấu các chỉ tiêu dòng, cột của sổ cũng như trình tự hạch toán Trên thực tế, doanh nghiệp . LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT. I / SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC TỐT CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU,. biểu là vật liệu, công cụ dụng cụ. Trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung thì vật liệu, công cụ dụng cụ là tài sản dự trữ và phục vụ cho sản xuất thuộc