ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY TNHH LONG MINH I. VAI TRÒ VÀ SỰ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty − Công ty TNHH Long Minh được thành lập năm 2004, mới đầu với tên gọi là cửa hàng thiết bị máy tính, đến tháng 10/2004 chính thức đổi tên thành Công ty TNHH Long Minh. − Công ty nhập khẩu các linh kiện mạng, kinh doanh thiết bị vi tính. − Cùng với thời gian Công ty đã được tròn bốn năm, Công ty đã không ngừng đứng vững trong thị trường , đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng không ngừng về số lượng mà về cả chất lượng của sản phẩm về hàng hoá, Công ty đã tìm cho máy một hướng đi riêng lấy chữ tín làm yếu tố sống còn của Công ty. Song những nhiệm vụ đến năm 2003 trở đi còn rất nặng nề và lớn lao. Công ty phải nỗ lực phấn đấu mở rộng kinh doanh và mở rộng hàng hoá xuất nhập khẩu để góp phần vào sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá của nước ta. 2. Chức năng và nhiệm vụ hiện nay của Công ty 2.1. Chức năng Công ty có chức năng chính là kinh doanh thương mại với nguồn hàng chủ yếu là thiết bị mạng, linh kiện vi tính,… để phục vụ nhu cầu của nhân dân. 2.2. Nhiệm vụ Để thực hiện tốt chức năng của mình Công ty đã cố gắng thực hiện những nhiệm vụ sau: − Giám đốc Công ty được quyền ký kết các hợp đồng nội ngoại uỷ thác và dịch vụ theo phương án kinh doanh đã được duyệt và chịu trách nhiệm trước Công ty về sự uỷ quyền đó. Giám đốc Phòng kế hoạch kỹ thuật kinh doanh Phòng TC LĐ và tiền lươngPhòng hành chính Phòng kế toán tài chính Phòng bảo hànhPhòng giao hàng Kho − Công ty phải tuân thủ mọi quy định của pháp luật và thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ với Nhà nước cũng như người lao động trong Công ty. − Nâng cao hiệu quả kinh doanh tốc độ chu chuyển hàng hoá, giảm bớt các trung gian không cần thiết để giảm thiểu chi phí. − Mở rộng liên doanh, liên kết với các thành phần kinh tế, tổ chức có hiệu quả các hoạt động thương mại dịch vụ − Phục vụ một cách tốt nhất các yêu cầu đòi hỏi của khách hàng, cung cấp các dịch vụ trước và sau bán hàng. Cung cấp các thông tin về các sản phẩm khi đưa ra bán cho khách hàng, hàng hoá phải đảm bảo chất lượng. 3. Cơ cấu bộ máy quản lý của Công ty 3.1. Cơ cấu bộ máy quản lý 3.2. Các phòng ban - Giám đốc Công ty: Giám đốc Công ty là người chịu trách trước Nhà nước về toàn bộ hoạt động của Công ty đồng thời cũng là người đại Ghi chú: Quản hệ chỉ đạo trực tiếp tuyến chức năng diện quyền lợi của cán bộ công nhân viên trong Công ty theo luật định, giám đốc là người phụ trách chung trực tiếp chỉ đạo các việc sau. + Tổ chức nhân sự, để bạt cán bộ, quyết định về tiền lương tiền thưởng và sử dụng các quỹ của công ty. + Định hướng kinh doanh và quyết định các chủ trương lớn về phát triển kinh doanh trong và ngoài nwocs. + Quản lý về xây dựng cơ bản và đổi mới điều kiện làm việc, điều kiện kinh doanh. + Ký kết hợp đồng kinh doanh. + Ký duyệt phiếu thu, chi theo quy định kế toán. + Ký văn bản – công văn + Chỉ đạo hoạt động kinh doanh ở các phòng ban. - Phòng tổ chức lao động tiền lương. Có chức năng nghiên cứu và xây dựng các phương án tổ chức sản xuất hợp lý trên cơ sở nhiệm vụ kế hoạch sản xuất kinh doanh được giao. Triển khai việc ký kết hợp đồng lao động thực hiện đầy đủ chính sấch Nhà nước thoả ước lao động và nội quy kỷ luật ban hành. + Lập kế hoạch lao động tiền lương quan lý lao động sử dụng quỹ tiền lương được quyết định mức khoán sản phẩm đối với bộ phận giao hàng chăm lo đời sống của công nhân viên trong công ty. - Phòng hành chính: có chức năng lập kế hoạch chỉ tiêu về hành chính, mua sắm trang thiết bị chế độ sử dụng văn phòng phẩm theo tháng, năm, quỹ. Bảo quản lưu trữ tài liệu công văn giấy tờ của công ty. Phục vụ hoạt động tiếp khác đi đến liên hệ công tác theo dõi các văn bản, công văn đi đến các bộ phận công tác. Lưu tâm đến đến công tác vệ sinh công nghiệp và tiết kiệm chi phí điện điện thoại, fax địên sinh hoạt và công tác như kế hoạch đề ra. - Phòng kế toán tài chính: Xây dung kế hoạch tài chính dài hạn, ngắn hạn, quản lý các nguồn vốn, bảo toàn vốn xây dựng kinh doanh, xây dựng kế hoạch trả nợ vốn vay với các ngân hàng đơn vị tín dụng. Thực hiện nghiêm túc pháp định kế toán thống kê, điều lệ tổ chức kế toán, kiểm toán. Tích cực đối chiếu thu hồi công nợ dứt điểm với các đơn vị bạn đặc biệt là các khoản nợ khó đòi. Quản lý tiền mặt, ngân phiếu. - PHòng kế hoạch – kỹ thuật kinh doanh : lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty theo quý – tháng – năm, lập kế hoạch mua sản phẩm vật tư phụ ting, tổ chức đáp ứng kịp thời nhu cầu trong kinh doanh. Tổng hợp báo cáo phân tích các số liệu thống kê một cách chính xác kịp thời giúp lãnh đạo điều hành quản lý tốt công việc. Tổ chức kinh doanh tiêu thụ các sản phẩm của công ty. Thực hiện hoàn tất các thủ tục với các hợp đồng uỷ thác nhập khẩu đang thực hiện. - PHòng bảo hành: phòng này có nhiệm vụ rất quan trọng bởi nó là dịch vụ, sau bán của công ty. Giúp khách hàng sử dụng sản phẩm đồng thời đáp ứng kịp thời về những sai sót của sản phẩm. - Phòng giao hàng: Mang hàng tới tận tay các đơn vị mua hàng. - Kho: Dùng chứa các linh kiện nhập về hay hàng tồn. Kế toán trưởng Kế toán viên Kế toán viên Kế toán công nợ Quan hệ chỉ đạo II. TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN. 1. Bộ máy quản lý kế toán Ghi chú: - Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm toàn bộ trước giám đốc chỉ đạo chung, tổ chức thực hiện công tác kế toán thống kê của doanh nghiệp. - Kế toán viên: thực hiện việc ghi sổ kế toán chi tiết cuối tháng khoá sổ tính tổng số tiền các nghiệp vụ kinh tế phats sinh trong tháng trên số dư sổ cái các tài khoản. - Kế toán công nợ: có nhiệm vụ quản lý tiền bên nợ của mình hay bên nợ khách hàng. 2. Hình thức sổ kế toán. + Là một đơn vị tư nhân, công tác kế toán hiện nay ở công ty được áp dụng theo chế độ kế toán được bộ tài chính quy định. Về tình hình sổ sách kế toán công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ trong nhiều năm qua đã ghi sổ kế toán. Hình thức này hoàn toàn phù hợp với mô hình hoạt động kinh doanh và trình độ kế toán của nhân viên kế toán công ty. Hình thức này đã giúp kế toán công ty nâng cao hiệu quả của kế toán viên, rút ngắn thời gian hoàn thành quyết toán và cung cấp số liệu cho quản lý. Các hoạt động tài chính được phản ánh ở chứng từ gốc đều được phân loại để ghi vào các số chứng từ ghi sổ. Cuối tháng tổng hợp số liệu từ các chứng từ ghi sổ để vào sổ các tài khoản. * Trình tự ghi sổ: Chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ khoán chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Bảng Tổng hợp số liệu chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ III.CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY 1. Hình thức vận dụng kế toán "chứng từ ghi sổ". Đặc điểm hình thức kế toán này là mọi nghiệp vụ kinh tế chỉ căn cứ vào chứng từ gốc để lập chứng từ ghi sổ sau đó ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Các sổ kế toán sử dụng trong hình thức này: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian phát sinh của chúng . Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán. Các sổ chi tiết thường mở bao gồm: sổ TSCĐ, sổ chi tiết vật liệu hàng hoá sản phẩm, các thẻ kho, thẻ quầy hàng, sổ chi phí sản xuất kinh doanh, sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết thanh toán với người mua người bán, sổ chi tiết tiền vay. Đối chiếu Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày . ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY TNHH LONG MINH I. VAI TRÒ VÀ SỰ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY 1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty − Công ty TNHH Long. Minh được thành lập năm 2004, mới đầu với tên gọi là cửa hàng thiết bị máy tính, đến tháng 10/2004 chính thức đổi tên thành Công ty TNHH Long Minh. − Công