THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH Ở CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU HÀ ANH 2.1 Đặc điểm chung của Công ty Cổ phầnXuất nhập khẩu Hà anh 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà anh là công ty được cổ phần hoá từ một doanh nghiệp nhà nước.Công ty có đầy đủ tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, mở tài khoản ngân hàng và được sử dụng con dấu riêng theo qui định của nhà nước Công ty có trụ sở chính tại khối 1 – thị trấn Đông anh – TP Hà nội Tên giao dịch quốc tế là: HANEXIM Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà anh có tiền thân là trạm vật tư nông nghiệp Đông anh trực thuộc công ty vật tư nông nghiệp Hà nội được thành lập theo quyết định 128 ngày 12/8/1981 của UBND TP Hà nội với số vốn là 2.613.325 VNĐ và có 25 lao động Hoạt động của trạm chủ yếu là cung cấp vật tư nông nghiệp cho bà con nông dân Đến ngày 16/12/1987 thực hiện quyết định 217 của chủ tịch HĐBT UBND TP Hà nội ra quyết định số 5698/QĐUB sáp nhập công ty vật tư và công ty bảo vệ cây trồng, lấy tên là công ty vật tư kỹ thuật cây trồng với số lao động lao động là 156 người và số vốn là 523.044.000 VNĐ Thực hiện nghị định 388 của HĐBT về tổ chức sắp xếp lại các doanh nghiệp nhà nước, đến ngày 16/12/1992 thành lập lại doanh nghiệp, theo quyết định số 2849/QĐ lấy tên là công ty vật tư dịch vụ kỹ thật cây trồng Đông anh Đến năm 1993, công ty vật tư dịch vụ kỹ thuật cây trồng đổi tên thành Công ty vật tư tổng hợp Hà anh trực thuộc UBND Huyện Đông anh – Thành phố Hà nội theo quyết định thành lập số 1503/QĐUB ngày 10/4/1993 Do sự thay đổi tổ chức đến tháng 3/1993 công ty vật tư tổng hợp Hà anh lại có quyết định số 771/QĐ - UB ngày 20/3/1993 và quyết định số 2552/QĐ - UB ngày 8/7/1993 của UBND Thành phố Hà nội sát nhập thêm Công ty thu mua hàng xuật nhập khẩu trạm cá giống Đông anh và xí nghiệp dịch vụ lâm nghiệp Đông anh Do xu thế phát triển chung của nền kinh tế Việt nam và thực hiện nghị định 64/NĐ-CP của chính phủ, Công ty vật tư tổng hợp Hà anh tiến hành cổ phần hoá toàn công ty, ngày 10/01/2003 Công ty vật tư tổng hợp Hà anh nhận quyết định 223/QĐ-UB của UBND thành phố hà nội để chuyển đổi thành một công ty cổ phần Từ đây, Công ty vật tư tổng hợp Hà anh được chuyển thành Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Hà anh Như vậy, trải qua gần 30 năm hình thành và phát triển từ một trạm vật tư nông nghiệp cấp huyện, lúc mới thành lập chỉ là một đơn vị hạch toán báo sổ nông nghiệp cấp huyện, cùng với sự phát triển của nền kinh tế quốc dân, công ty ngày càng mở rộng về quy mô cũng như cơ cấu hoạt động Từ chỗ chỉ có nhiệm vụ cung ứng vật tư nông nghiệp theo kế hoạch của nhà nước tới nay chức năng và nhiệm vụ của công ty đã thay đổi và mở rộng rất nhiều Bên cạnh chức năng truyền thống là kinh doanh vật tư nông nghiệp ( phân bón, thuốc trừ sâu), công ty còn sản xuất kinh doanh các loại giống cây trồng, kinh doanh các loại vật liệu tiêu dùng, xuất nhập khẩu trực tiếp với nước ngoài các loại nông sản Địa bàn kinh doanh cũng mở rộng, đơn vị có các điểm bán hàng ở tất cả các xã thuộc Huyện Đông anh, đồng thời mở rộng kinh doanh với nhiều tỉnh thành trong cả nước như Vĩnh Phúc, Hà Tây, Nam Định, Bắc Giang, Ninh Bình, các tỉnh Miền Nam Công ty hoạt động trên cơ sở vốn kinh doanh do các cổ đông góp vốn và vốn vay ngân hàng Trong quá trình hoạt động, công ty không chỉ bảo toàn vốn góp ban đầu mà còn phát triển bổ sung nâng cao nguồn vốn từ 2 tỷ đồng lên 67 tỷ đồng do sử dụng hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả các nguồn vốn tự có và khai thác nhiều nguồn vốn khác nhau(nguồn vốn tín dụng, nguồn vốn trong thanh toán và nguồn vốn từ cán bộ công nhân viên và người lao động trong công ty) Những thay đổi về qui mô tổ chức và nhiệm vụ kinh doanh cũng như năng lực kinh doanh là sự khẳng định vị thế công ty đáp ứng và vận dụng tốt cơ chế thị trường Hiện nay công ty đã có đủ tiềm lực về mọi mặt thực hiện kinh doanh tổng hợp và cạnh tranh trên thị trường không chỉ trong nước mà còn cả thị trường quốc tế Ta có thể thấy kết quả hoạt động kinh doanh của công ty qua bảng sau: ST Chỉ tiêu ĐVT 2003 2004 2005 T thu Triệu đồng 1.378.700 2.220.648 2.540.49 1 Doanh 9 thuần triệu đồng 56.600 84.400 90.400 2 Nộp NSNN Triệu đồng 93.154 132.177 159.707 3 Lợi nhuận Triệu đồng 1,500 2,500 4 Thu nhập 2,000 BQ1LĐ/Tháng Qua kết quả trên cho thấy doanh thu và lợi nhuận của công ty ngày càng tăng điều đó chứng tỏ công ty đang từng bước phát triển và ngày càng lớn mạnh Cùng với sự phát triển của công ty, đời sống của cán bộ công nhân viên cũng được cải thiện, thu nhập bình quân ngày càng tăng và năm sau cao hơn năm trước, công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng góp vào ngân sách nhà nước Hiện nay, công ty vẫn không ngừng đẩy mạnh hoạt động kinh doanh và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng tỷ suất lợi nhuận, tăng thu nhập và nâng cao đời sống cho cán bộ công nhân viên 2.1.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty CP- XNK Hà Anh Là một trong số rất ít các công ty vật tư nông nghiệp cấp huyện còn tồn tại, công ty cổ phần XNK Hà Anh đã đứng vững và khẳng định được mình trong cơ chế thị trường Hoạt động kinh doanh của công ty được mở rộng trong toàn quốc, có mối liên hệ với nhiều tỉnh, thành phố, hoạt động chính là kinh doanh ngành hàng vật tư phục vụ cho sản xuất, nhập khẩu trực tiếp, chính vậy mà hoạt động kinh doanh của công ty còn gồm cả việc xuất nhập khẩu hàng hoá Hoạt động kinh doanh của công ty được thể hiện trên một số lĩnh vực sau: - Kinh doanh vật tư nông nghiệp (phân bón, thuốc trừ sâu) - Kinh doanh các loại giống cây trồng, cây cảnh, cây môi trường - Dịch vụ ăn uống, nhà nghỉ - Nhập khẩu phân bón thuốc trừ sâu - Xuất khẩu lương thực, hàng nông sản - Nhận uỷ thác xuất, nhập khẩu các mặt hàng phục vụ sản xuất nông nghiệp và các mặt hàng tiêu dùng 2.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty Sơ đồ số 1: Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty CP XNK Hà anh Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban giám đốc Ban kiểm soát Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Các các tổ kế vật tư xuất nông cửa dịch toán nhập lâm hàng vụ bán chức khẩu bán hành tài vụ buôn lẻ chính Bộ máy quản lý của công ty cổ phần XNK Hà Anh được tổ chức theo kiểu phân cấp Đứng đầu là Giám đốc công ty, giúp việc cho giám đốc là các phòng ban, bên cạnh đó còn có đại hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị và ban kiểm soát để giám sát các hoạt động của giám đốc và công ty Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của công ty, đại hội đồng cổ đông mỗi năm họp một lần khi kết thúc năm tài chính nhằm quyết định phương hướng, nhiệm vụ phát triển của công ty, thảo luận và thông qua bảng tổng kết tài chính cuối năm, quyết định số lợi nhuận trích lập các quỹ của công ty, số lợi nhuận chia cho các cổ đông Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất của công ty Đứng đầu hội đồng quản trị của công ty là chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc công ty Hội đồng quản trị chịu trách nhiệm trước Nhà nước và các cổ đông trong việc thực hiện chức năng quản lý mọi hoạt động của công ty Ban giám đốc bao gồm Giám đốc và các phó giám đốc giúp việc cho giám đốc để quản lý công ty Giám đốc kiêm chủ tịch hội đồng quản trị là người trực tiếp điều hành, quyết định mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đồng thời là người chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý cấp trên và pháp luật Phó giám đốc giúp việc cho giám đốc tạo thành một thể thống nhất chặt chẽ Các phó giám đốc thực hiện chức năng tham mưu, đề xuất các biện pháp cùng giám tổ chức thực hiện tốt các mục tiêu và biện pháp đề ra, đồng thời chịu trách nhiệm chỉ đạo công tác hành chính , làm công tác đoàn thể Ngoài ra, phó giám đốc là người thay mặt giám đốc giải quyết các công việc trong toàn công ty khi có sự uỷ quyền của giám đốc Phòng tổ chức hành chính: Thực hiện công tác quản lý lao động và đơn giá tiền lương, thực hiện chế độ chính sách với người lao động, phối hợp với các phòng ban lập dự án sửa chữa, mua sắm tài sản, đảm bảo an ninh trật tự, an toàn lao động Phòng kế toán tài vụ: có trách nhiệm quản lý toàn bộ số vốn của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc thực hiện chế độ hạch toán kế toán của nhà nước Kiểm tra thường xuyên các khoản chi tiêu của công ty, tăng cường công tác quản lý vốn, sử dụng có hiệu quả vốn để bảo toàn và phát triển nguồn vốn kinh doanh Thông qua việc giám đốc bằng tiền, kế toán giúp giám đốc nắm bắt toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Phân tích hoạt động hàng tháng để chủ động trong sản xuất kinh doanh, chống thất thu, tăng thu , giảm chi, tăng lợi nhuận, tạo thêm nguồn vốn cho công ty Cuối tháng, tập hợp số liệu lập các báo cáo kế toán Phòng xuất nhập khẩu: có nhiệm vụ tìm nguồn hàng, nghiên cứu thị trường, từ đó tiến hành nghiên cứu, trình giám đốc các hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hoá với đối tác nước ngoài Tổ chức theo dõi việc thực hiện hợp đồng, tình hình vận chuyển hàng hoá và nhận hàng tại cảng đưa về kho của công ty một cách an toàn Phòng kế hoạch vật tư: tham mưu cho giám đốc kế hoạch tiếp nhận vật tư, tiêu thụ hàng hoá theo hợp đồng hoặc tự khai thác tiêu thụ, lập kế hoạch vận chuyển và dịch vụ vận chuyển đến tận nơi khách hàng theo yêu cầu Phòng nông lâm: chuyên sản xuất và kinh doanh các loại giống cây trồng phục vụ nông nghiệp, cây cảnh sinh thái Cửa hàng bán buôn: có nhiệm vụ tiếp cận hàng hoá do công ty giao cho, báo cáo sổ hàng tháng quyết toán với công ty Các cửa hàng, dịch vụ bán lẻ: gồm 45 điểm dịch vụ bán lẻ, trung bình 2 điểm trên một xã, có nhiệm vụ giới thiệu và trực tiếp bán hàng, thu tiền Việc tổ chức kinh doanh và tổ chức quản lý nói trên vừa đảm bảo quản lý tập trung thống nhất đồng thời phát huy tinh thần chủ động sáng tạo của thành viên trong công ty từ đó có thể hạn chế tối đa những khó khăn trong việc chỉ đạo hoạt động kinh doanh, tạo ra sự năng động nhạy bén để từ đó có thể chiếm lĩnh và làm chủ thị trường Để có sự phát triển đó, công ty đã không chỉ phát huy sáng tạo, nâng cao hiệu quả kinh doanh mà còn thể hiện rõ ý trí tự lực tự cường của mình Trong thời kỳ đổi mới của cơ chế quản lý thì bất cứ một hướng đi sai lệch nào có thể dẫn tới sự phá sản của công ty theo quy luật đào thải của nền kinh tế thị trường Chính vì lẽ đó, ban lãnh đạo công ty đã rất cố gắng trong việc thiết lập một bộ máy quản lý có hiệu quả cũng như thúc đẩy hoạt động kinh doanh để thu được lợi nhuận cao nhất cho công ty 2.1.4 Tổ chức công tác kế toán của công ty a Bộ máy kế toán Bộ máy kế toán là tập hợp những cán bộ, nhân viên kế toán cùng với những phương tiện kỹ thuật tính toán thực hiện toàn bộ công tác kế toán của doanh nghiệp Bộ máy kế toán phải thực hiện nhiều khâu công việc kế toán (phần hành kế toán) Do đó cần phải chia ra nhiều bộ phận, thực hiệnu theo từng phần cụ thể Việc phân chia này tuỳ thuộc vào quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh và khối lượng nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp để bố trí cho phù hợp Để tổ chức hợp lý bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào loại hình tổ chức công tác kế toán mà doanh nghiệp vận dụng, đồng thời phải phù hợp với phân cấp quản lý cũng như yêu cầu về trình độ quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ quản lý, cán bộ kế toán Do vậy việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán sao cho hợp lý, gọn nhẹ và hoạt động có hiệu quả là điều kiện quan trong để cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, chính xác và đầy đủ, hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin, đồng thời phát huy nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán Có thể khái quát mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty cổ phần XNK Hà anh như sau: Sơ đồ số 2: Tổ chức bộ máy kế toán công ty Kế toán trưởng KT KT KT KT KT KT bán Thủ KTV các đvị, tổng vốn vật tư, thanh thống hàng & quỹ CH,trực thuộc hợp bằng hàng toán kê, xđkq tiền hoá TSCĐ - Kế toán trưởng: KTT có nhiệm vụ phụ trách chung toàn bộ máy kế toán, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện ghi chép kế toán, điều hành, hướng dẫn các kế toán viên trong công tác hạnh toán kế toán - Kế toán tổng hợp: giúp việc cho kế toán trưởng, có nhiệm vụ kiểm tra đối chiếu báo cáo của từng bộ phận, làm cân đối, lập bảng tổng kết tài sản báo cáo tài chính gửi lên cấp trên - Kế toán vốn bằng tiền: có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ vốn hiện có của công ty và tình hình biến động của vốn bằng tiền - Kế toán thanh toán: ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác, rõ ràng các nghiệp vụ kế toán theo từng đối tượng, từng khoản thanh toán để đôn đốc và thanh toán kịp thời tránh ứ đọng vốn - Kế toán vật tư hàng hoá : theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn vật tư hàng hoá, tính giá thực tế của hàng nhập, xuất trong kì, mở các sổ, thẻ kế toán chi tiết tính toán chính xác số lượng và giá trị hàng tồn kho - Kế toán tài sản cố định : có nhiệm vụ theo dõi tình hình tăng, giảm tài sản cố định và công cụ dụng cụ, báo cáo, lập hồ sơ thanh toán tài sản cố định - Kế toán bán hàng và xác định kết quả : có nhiệm vụ ghi chép, tính toán doanh thu đã đạt được và xác định kết quả kinh doanh của công ty - Kế toán ở các đơn vị cửa hàng trực thuộc: có nhiệm vụ tập hợp chứng từ, sổ sách, lập báo cáo bán hàng gửi lên phòng kế toán của công ty - Thủ quỹ: có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, thực hiện thu chi tiền mặt và lập báo cáo các quỹ theo yêu cầu của công ty Với cách sắp xếp bố trí nhân viên trong phòng kế toán như vậy đã tạo cho bộ máy kế toán của công ty hoạt động một cách nhịp nhàng, đồng bộ, đạt hiệu quả cao, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm của kế toán đồng thời đã tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong việc kinh doanh mà cụ thể là trong việc tiêu thụ hàng hoá b Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty Hiện nay, bộ máy kế toán của công ty CP-XNK Hà Anh được tổ chức theo hình thức tập trung với một phòng kế toán đặt tại công ty Phòng kế toán của công ty có nhiệm vụ phụ trách toàn bộ công tác kế toán từ khâu tổng hợp số liệu, ghi sổ, tính toán, lập báo cáo tài chính cũng như kiểm tra công tác kế toán Công ty tiến hành tổ chức hạch toán kế toán theo qui định của luật kế toán đã được Quốc hội khoá XI thông qua ngày 17/06/2003 và Chủ tịch nước công bố ngày 26/06/2003 và có hiệu lực thi hành từ ngày 1/1/2004 Và chế độ kế toán mà công ty áp dụng hiện nay theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT ban hành 1/11/1995 của Bộ Tài chính Niên độ kế toán : bắt đầu từ 01/01 đến 31/12 Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là : Đồng VN và nguyên tắc, phương pháp chuyển đổi các đồng tiền khác : Quy đổi theo tỷ giá của ngân hàng tại thời điểm hạch toán Hình thức sổ kế toán áp dụng : Chứng từ ghi sổ Và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ ở Công ty cổ phần XNK Hà Anh như sau: Sơ đồ số 3 : Trình tự ghi sổ kế toán của công ty Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp Sổ, thẻ kế chứng từ gốc toán chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra Phương pháp kế toán TSCĐ: + Nguyên tắc đánh giá TSCĐ: đánh giá theo quyết định số 28/QĐUB ngày 06/01/1995 + Phương pháp khấu hao : Trích khấu hao theo phương pháp đường thẳng theo QĐ 206/2003/QĐ BTC ngày 12/12/2003 Phương pháp kế toán hàng tồn kho: + Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Đánh giá theo giá trị thực tế ghi trên hoá đơn mua hàng + Phương pháp xác định hàng tồn kho cuối kỳ: Xác định theo phương pháp bình quân gia quyền + Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên Bộ sổ kế toán tại công ty: + Sổ chi tiết : bao gồm :Sổ chi tiết thành phẩm hàng hoá; Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn hàng hoá thành phẩm; Sổ chi tiết bán hàng; Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán; Sổ chi tiết CPBH, CP QLDN; Sổ chi tiết thuế GTGT + Sổ tổng hợp: Bảng kê, báo cáo bán hàng, Bảng kê hàng hoá xuất kho, chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, bảng kê hoá đơn, chứng từ hàng hoá dịch vụ bán ra và mua ngoài, tờ khai thuế 2.2 Tình hình thực tế công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty cổ phần XNK Hà Anh 2.2.1 Đặc điểm tiêu thụ ở công ty: Công ty cổ phần XNK Hà anh có quy mô hoạt động tương đối lớn Thị trường tiêu thụ của công ty rộng khắp từ Bắc tới Nam, công ty có rất nhiều các kho chứa hàng hóa để thuận tiện cho quá trình tiêu thụ hàng hoá Ngoài thị trường trong nước, công ty còn có các bạn hàng nước ngoài do đó doanh thu tiêu thụ hàng hoá của công ty là rất lớn Tuy vậy, cũng như các công ty và doanh nghiệp khác, Công ty cổ phần XNK Hà anh phải chịu áp lực cạnh tranh ... thức địi hỏi cơng ty cần phải quản lý chặt chẽ để tránh bị thất thoát vốn 2.2.3 .Kế toán doanh thu bán hàng xác định kết bán hàng công ty cổ phần XNK Hà Anh: a Kế toán doanh thu bán hàng :  Chứng... từ hàng hoá dịch vụ bán mua ngồi, tờ khai thuế 2.2 Tình hình thực tế cơng tác kế tốn bán hàng xác định kết bán hàng công ty cổ phần XNK Hà Anh 2.2.1 Đặc điểm tiêu thụ công ty: Cơng ty cổ phần. .. Kế toán sử dụng TK 511 - "Doanh thu bán hàng" để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế doanh nghiệp kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh Tài khoản 511 mở chi tiết thành TK511.1- "Doanh thu bán hàng