CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH I. ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN 1. Ý nghĩa Đối với mỗi doanh nghiệp sản xuất, quá trình sản xuất kinh doanh biểu hiện sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Quá trình này bao gồm các hoạt động nối tiếp liên tục thành vòng tròn tuần hoàn, lặp đi lặp lại tạo nên chu kỳ sản xuất. Theo cách nhìn của các nhà quản lý trên góc độ tài chính, quá trình này bao gồm rất nhiều các chu trình nghiệp vụ cụ thể, mỗi chu trình nghiệp vụ lại được cấu thành bởi tập hợp những nghiệp vụ kinh tế có liên quan chặt chẽ với nhau. Trước hết, doanh nghiệp huy động các nguồn vốn có thể có trên cơ sở tự có, vay mượn trả lãi (chu trình huy động- hoàn trả vốn), các nguồn này được biểu hiện dưới hình thái tiền tệ như tiền mặt, tiền gửi, các khoản tương đương tiền (chu trình vốn bằng tiền). Nguồn vốn bằng tiền đó được dùng để mua sắm tư liệu sản xuất, các hàng hoá, dịch vụ (chu trình mua hàng- thanh toán) và thuê nhân công (chu trình tiền lương- nhân viên) để tiến hành sản xuất và tích trữ sản phẩm hàng hoá (chu trình hàng tồn kho). Kết thúc một chu kỳ kinh doanh là chu trình bán hàng- thu tiền. Như vậy, chu trình bán hàng- thu tiền được coi là chu trình cuối cùng, nó không chỉ đánh giá hiệu quả của chu trình trước đó và hiệu quả của toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh và khả năng bù đắp chi phí để tiếp tục mở rộng quy mô sản xuất. Một chu trình nghiệp vụ bán hàng- thu tiền hiệu quả có nghĩa là vốn được huy động đúng mức tạo tiền đề cho sản xuất và cho các chu trình tiếp theo được thực hiện một cách có hợp lý. Theo chế độ kế toán hiện hành của Việt Nam, quá trình tiêu thụ được thực hiện khi hàng hoá, dịch vụ được chuyển giao, được người mua chấp nhận thanh toán. Theo đó, có rất nhiều phương thức bán hàng khác nhau: Phương thức tiêu thụ trực tiếp: Doanh nghiệp giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho hoặc các phân xưởng sản xuất của doanh nghiệp và chuyển quyền sở hữu cho người mua. Phương thức chuyển hàng theo hợp đồng: Doanh nghiệp chuyển hàng được bán đến địa điểm theo hợp đồng. Số hàng này chỉ được chuyển quyền sở hữu khi người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán một phần hoặc toàn bộ. Phương thức tiêu thụ qua đại lý: Doanh nghiệp sẽ chuyển hàng đến điểm đại lý tiêu thụ. Số hàng này được coi là hàng ký gửi, còn các đại lý được coi là nơi nhận hàng và bán hàng hộ doanh nghiệp và được hưởng hoa hồng tính trên doanh số bán được theo một tỷ lệ nhất định đã thoả thuận trước. Phương thức bán hàng trả góp: Theo phương thức này thì hàng hoá giao cho khách hàng được gọi là tiêu thụ. Người mua sẽ tiến hành thanh toán theo quy định của doanh nghiệp. Ngoài ra, còn có các hình thức bán hàng khác như doanh nghiệp sử dụng vật tư, hàng hoá, sản phẩm để thanh toán trong nội bộ doanh nghiệp Với hình thức bán hàng phong phú, phương thức thanh toán cũng như việc tổ chức hạch toán kế toán rất đa dạng. Có thể nói, chu trình bán hàng- thu tiền là một giai đoạn quan trọng của quá trình sản xuất kinh doanh. 2. Tổ chức chứng từ kế toán Căn cứ duy nhất để ghi sổ kế toán là các chứng từ minh chứng các nghiệp vụ đã phát sinh. Vì vậy, tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán sẽ đảm bảo cho việc ghi chép kịp thời và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị. Tuỳ vào trong chương trình khác nhau. Theo đó, tổ chức chứng từ cho chu trình bán hàng- thu tiền được thực hiện như sau: Trường hợp 1: Hàng hoá bán ra là sản phẩm vật chất, quy trình luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau: Sơ đồ 01: Quy trình luân chuyển chứng từ Nhu cầu bán hàng Bộ phận cung ứng Thủ trưởng hoặc kế toán trưởng Ghi sổ và theo dõi thanh toán Giao nhận theo hợp đồng Ký duyệt hoá đơn bán h ngà Lập chứng từ bán h ngà Bộ phận kho Kế toán thanh toán Lưu chứng từ Trường hợp 2: Hàng hoá là các sản phẩm phi vật chất thì quy trình luân chuyển chứng từ theo sơ đồ sau: Sơ đồ 02: Quy trình luân chuyển chứng từ Nhu cầu cung cấp dịch vụ Bộ phận kinh doanh Thủ trưởng hoặc kế toán trưởng Ghi sổ doanh thu và các sổ khác Cung cấp dịch vụ Ký duyệt hoá đơn dịch vụ Lập chứng từ bán h ngà Bộ phận cung cấp dịch vụ Kế toán bán h ngà Lưu chứng từ Thủ quỹ Thu tiền 2.1. Chứng từ + Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của năm trước và năm nay + Các hợp đồng đã ký kết về cung cấp hàng hoá và dịch vụ. Đây là thoả thuận của doanh nghiệp và khách hàng về loại hàng hoá và dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Đây là văn bản pháp lý để quy định rõ quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia ký kết hợp đồng. + Các đơn đặt hàng của các khách hàng + Hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của người bán + Biên bản quyết toán, thanh lý hợp đồng kinh tế; biên bản quyết toán cung cấp hàng hoá dịch vụ. + Phiếu thu, giấy báo có của Ngân hàng kèm theo các văn bản sao kê, sổ phụ của Ngân hàng + Các chứng từ liên quan đến vận chuyển hàng hoá, thành phẩm 2.2. Sổ sách + Nhật ký bán hàng + Các sổ sách hạch toán chi tiết các khoản phải thu + Nhật ký thu tiền hoặc bảng kê số 1 + Sổ hạch toán hàng tồn kho + Sổ cái tài khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp 2.3. Hệ thống tài khoản sử dụng o Vốn bằng tiền 111,112 o Các khoản phải thu 131,138 o Hàng tồn kho 152 o Doanh thu bán hàng 511 o Giá vốn hàng bán 632 o Chi phí bán hàng 641 o Chi phí quản lý doanh nghiệp 642 o Các tài khoản khác 531,532,3331,139,711,004 . 2.4. Sơ đồ hạch toán kế toán Sơ đồ 03: Kế toán doanh thu bán hàng và thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp TK 511 TK 111, 112, 131 Doanh thu bán hàng Sơ đồ 04: Theo phương thức bán hàng trực tiếp TK 511 TK 111, 112, 131 Doanh thu bán hàng TK 641 Hoa hồng phải trả TK 3331 VAT phải nộp Sơ đồ 05: Theo phương thức bán hàng trả góp TK 511 TK 111, 112, 131 Doanh thu bán hàng TK 3331 VAT phải nộp TK 515 Lãi trả góp Sơ đồ 06: Đối với các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng bán trả lại, doanh thu trả trước và dự phòng phải thu khó đòi. TK 111,112,131 TK 521,531,532 TK 511 TK 111,112 Chiết khấu, giảm Kết chuyển các khoản Doanh thu nhận ngay giá hàng bán giảm trừ doanh thu TK 3387 Doanh thu Doanh thu Kỳ này Nhận trước TK131 TK 642 DT chưa thu TK 3331 Xử lý nợ phải thu VAT phải nộp TK 711 TK 139 Hoàn nhập dự Lập Phòng nợ khó đòi dự phòng 3. Chức năng của chu trình bán hàng thu tiền Bán hàng- thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hoá, quá trình trao đổi hàng tiền và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hoá thành tiền. Hàng hoá và tiền tệ ở đây được xác định theo bản chất kinh tế của chúng. Hàng hoá là những tài sản hay dịch vụ chứa đựng và có thể bán được. Tiền tệ là phương thức thanh toán nhờ đó mà mọi quan hệ giao dịch thanh toán được giải quyết tức thời. Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất song phương thức thực hiện mục đích này rất đa dạng. Mỗi loại hình doanh nghiệp có cơ cấu chức năng và chứng từ về bán hàng, thu tiền có đặc điểm khác nhau. Song, chung nhất chu trình bán hàng- thu tiền đều bao gồm các chức năng chính sau: Xử lý đơn đặt hàng Công việc này thường được thực hiện bởi bộ phận bán hàng. Về mặt pháp lí đơn đưa đặt hàng là một lời đề nghị mua hàng hay cung cấp dịch vụ theo một phương thức cụ thể. Đơn đặt hàng cần phải được kiểm tra tính có thực, kiểm tra các điều kiện và khả năng đáp ứng như: giá bán, số lượng, ngày giao hàng, địa điểm giao hàng cũng như phương thức thanh toán. Kiểm soát tín dụng và phê chuẩn phương thức bán hàng Trước khi hàng hoá được chuyển đi thì người có đủ thẩm quyền (trưởng phòng kinh doanh, giám đốc tiêu thụ, bộ phận kiểm soát tín dụng) phải xem xét khả năng thanh toán của khách hàng rồi mới phê chuẩn phương thức bán hàng trả chậm và phương thức thanh toán để hạn chế đến mức tối đa các khoản nợ khó đòi phát sinh sau này. Thông thường với mỗi khách hàng thường xuyên thường có hồ sơ theo dõi riêng về khả năng thanh toán để xác định một mực tín dụng hạn mức cho phép, nếu vượt quá mức giới hạn đó thì không được chấp nhận. Đối với khách hàng mới thì bộ phận tín dụng hoặc người giám sát tín dụng của phòng bán hàng phải có trách nhiệm tìm hiểu và xác định giới hạn tín dụng để lưu vào hồ sơ khách hàng. Vận chuyển thành phẩm và hàng hoá Chức năng vận chuyển thành phẩm, hàng hoá phản ánh tài sản của doanh nghiệp được chuyển cho khách hàng và quyền sở hữu Tài sản được chuyển cho khách hàng. Nó là công cụ để ghi nhận Doanh thu bán hàng của doanh nghiệp. Chứng từ vận chuyển được lập tại thời điểm hàng hoá thành phẩm xuất ra khỏi doanh nghiệp và phải phù hợp với số lượng sản xuất thực tế. Gửi hoá đơn và ghi sổ doanh thu Chức năng này do bộ phận kế toán thực hiện. Khi thực hiện các nghiệp vụ bán hàng cần đảm bảo rằng tất cả các đợt giao hàng đều phải được lập hoá đơn và chỉ được lập hoá đơn đối với các nghiệp vụ giao hàng thực sự xảy ra. Nghiệp vụ giao hàng phải được lập hoá đơn theo giá chuẩn được phê duyệt. Số tiền ghi trên hoá đơn phải được tính toán chính xác, các hoá đơn bán hàng phải được ghi sổ doanh thu đúng thời điểm mà nghiệp vụ đó phát sinh. Xử lí ghi sổ các khoản phải thu Tiền mặt phải được ghi vào sổ Nhật kí thu tiền, còn các khoản phải thu từ khách hàng thì theo dõi trên sổ chi tiết theo dõi các khoản phải thu theo đúng số tiền và đúng thời kì. Xử lí các khoản giảm trừ doanh thu Các khoản giảm giá hàng bán hoặc hàng bán bị trả lại phải được phê chuẩn bởi người có thẩm quyền trước khi chính thức ghi sổ và phải ghi sổ kịp thời, đầy đủ. Thẩm định và xóa sổ các khoản phải thu nhưng không thu được Công việc này thực hiện trong trường hợp khách hàng không có khả năng thanh toán. Việc xoá sổ phải được thực hiện theo đúng quy định vè chế độ tài chính kế toán hiện hành. Lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh, trước khi khoá sổ tài khoản và chuẩn bị lập BCTC, doanh nghiệp phải tiến hành đánh giá các khoản phải thu có khả năng không thu hồi được, lập dự phòng các khoản này và đưa vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi nhằm mục đích đề phòng những tổn thất khi có rủi ro xảy ra, hạn chế những đột biến về kết quả kinh doanh của một kỳ kế toán. Với những chức năng trên, mỗi bộ phận trong doanh nghiệp sẽ đảm nhận từng phần việc cụ thể. Thông qua việc phân chia nhiệm vụ, người quản lí doanh nghiệp có thể nắm bắt được các thông tin về nghiệp vụ bán hàng. Vì thế với các nhiệm vụ xác minh và bày tỏ ý kiến về các thông tin tài chính nói chung và các thông tin về chu trình bán hàng- thu tiền nói riêng thì KTV không thể không xem xét những đặc điểm cơ bản của chu trình và ảnh hưởng của nó tới việc lập kế hoạch và sử dụng các kỹ thuật kiểm toán sao cho có hiệu quả. 4. Kiểm soát nội bộ với chu trình bán hàng- thu tiền Để đạt được mục tiêu đề ra của quản lý, doanh nghiệp phải thiết lập cơ chế kiểm tra kiểm soát nhằm theo dõi, giám sát thường xuyên các hoạt động, kịp thời phát hiện các sai sót, sửa chữa và không ngừng nâng cao hiệu năng, hiệu quả. Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục có chức năng thường xuyên là trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đề ra của đơn vị. Chu trình bán hàng- thu tiền có ý nghĩa quan trọng trong việc xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp đồng thời tồn tại nhiều rủi ro tiềm tàng trong bản thân các nghiệp vụ kinh tế nên một hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền hữu hiệu là cần thiết. Các mục tiêu kiểm toán bán hàng- thu tiền cần được thực hiện qua các trắc nhiệm đạt yêu cầu và trắc nhiệm độ tin cậy. Trong chu trình bán hàng- thu tiền, công việc bán hàng và thu tiền là một quá trình chuyển quyền sở hữu đối với hàng hoá, dịch vụ và tiền tệ giữa người mua và người bán gắn với lợi ích kinh tế và trách nhiệm pháp lý của mỗi bên nên công việc kiểm soát nội bộ (KSNB) cần được thực hiện chặt chẽ. Hơn nữa, những công việc KSNB chủ yếu có liên quan với nhau. Vì vậy, những công việc KSNB chủ yếu và các trắc nhiệm đạt yêu cầu tương ứng cần được xác định cụ thể. Theo đó KSNB phải đảm bảo được tính đồng bộ của chứng từ, việc đánh số trước các chứng từ, việc phân tách nhiệm vụ trong công tác kế toán và việc xét duyệt phê chuẩn các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền. Kiểm soát nội bộ các nghiệp vụ bán hàng Sự đồng bộ về sổ sách Đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ sách phải kiểm soát được tối đa các nghiệp vụ bán hàng. Tuy nhiên, mọi đơn vị được quyền lựa chọn các hình thức kế toán và các phương thức kế toán cho phù hợp với Doanh nghiệp mình nên hệ thống sổ sách kế toán sử dụng trong các đơn vị khác nhau là khác nhau. Việc đánh số thứ tự các chứng từ Sử dụng chứng từ có đánh số trước theo thứ tự liên tục có tác dụng vừa đề phòng được việc bỏ sót, giấu diếm vừa tránh được việc trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ với khách hàng. Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua Các công ty có nghiệp vụ bán hàng và thu tiền với quy mô lớn, thông thường hàng tháng có sự tổng hợp và lập bảng cân đối giữa giá trị hàng bán với các khoản đã thu tiền, các khoản phải thu để kiểm soát công việc bán hàng và thu tiền. Để [...]... hàng- thu tiền nhất thiết phải kết hợp kết quả kiểm toán của các chu trình khác Sơ đồ 08: Mối quan hệ giữa chu trình bán hàng- thu tiền với các chu trình khác trong quá trình sản xuất kinh doanh Chu trình bán hàng thu tiền Chu trình huy động - hoàn trả vốn Chu trình mua vào- thanh toán Chu trình Tiền lương và nhân sự Chu trình hàng tồn kho Tiền 2 Mục tiêu kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền Đối với... trọng yếu hay không Kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền là một phần hành cụ thể của kiểm toán tài chính Vì vậy, nhiệm vụ chung của kiểm toán bán hàng- thu tiền là triển khai các chức năng kiểm toán thông qua việc vận dụng các phương pháp kiểm toán thích hợp với đặc thù của phần hành này qua các bước trong quy trình kiểm toán Chức năng kiểm toán trong kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền đã được cụ... tiêu kiểm toán đặc thù với chu trình bán hàng- thu tiền, KTV tiến hành thực hiện quy trinh kiểm toán Quy trình kiểm toán là một hệ thống phương pháp nhằm giúp cho KTV tập hợp đầy đủ các bằng chứng kiểm toán Thông thường, một cuộc kiểm toán bao giờ cũng thực hiện qua 3 bước sau: + Chu n bị kiểm toán + Thực hiện kiểm toán + Kết thúc kiểm toán Trong quá trình kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền, quy trình. .. lại hồ sơ kiểm toán, yêu cầu đơn vị cung cấp thư giải trình của các nhà Quản lý, kiểm tra lại các khai báo trên BCTC, xem xét các thông tin khác trong báo cáo của doanh nghiệp Lập Báo cáo kiểm toán Căn cứ vào kết quả kiểm toán mà KTV phát hành Báo cáo kiểm toán, bày tỏ ý kiến về BCTC đã được lập KTV sử dụng một trong bốn hình thức Báo cáo Kiểm toán: Báo cáo kiểm toán chấp nhận toàn bộ, Báo cáo chấp... làm cơ sở đưa ra ý kiến về các khoản mục trong chu trình bán hàng- thu tiền Chu trình bán hàng có nhiều các khoản mục trên BCTC có liên quan mật thiết với nhau Vì vậy, việc thực hiện kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền được thực hiện đối với từng khoản mục trên phải được đặt trong mối liên hệ với các khoản mục có liên quan 3.2.1 Thử nghiệm kiểm soát đối với chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm. .. căn cứ quan trọng để KTV tiến hành kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền đúng hướng và có hiệu quả Các công việc cần thực hiện trong lập kế hoạch kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền được tập trung ở một số bước trong kế hoạch kiểm toán toàn bộ cuộc kiểm toán như sau: Thực hiện các thủ tục phân tích sơ bộ đối với chu trình bán hàng- thu tiền Trong lập kế hoạch kiểm toán, thủ tục phân tích giúp cho... chu n mực và chế độ Kế toán hiện hành (hoặc chấp nhận ) và việc tuân thủ các quy định pháp lý có liên quan Chu trình bán hàng- thu tiền là một chu trình tương đối phức tạp với số lượng nghiệp vụ phát sinh lớn và liên quan nhiều chỉ tiêu trên BCTC Chu trình bán hàng- thu tiền là một phần của cuộc kiểm toán Nó có mối quan hệ mật thiết với các chu trình khác vì vậy, khi kiểm toán chu trình bán hàng- thu. .. đoạn của cuộc kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền, vì trọng yếu và rủi ro kiểm toán gắn với mọi khoản mục, nghiệp vụ trên BCTC Tìm hiểu cơ cấu kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát Trong kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền, KTV phải đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ và rủi ro kiểm soát đối với chu trình này không chỉ để xác minh tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ mà còn là cơ sở cho việc... tiêu kiểm toán 1 2 3 4 5 6 7 Mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ bán hàng Các nghiệp vụ bán hàng đều có căn cứ hợp lí Mục tiêu kiểm toán chung Mục tiêu về tính hợp lí chung Hàng bán vận chuyển đến khách hàng (hoặc dịch vụ chuyển giao cho khách hàng) là có thật Mọi nghiệp vụ bán hàng đều được ghi sổ Hàng hoá đã bán thu c quy n sở hữu của đơn vị Mục tiêu tính hiệu lực Hàng đã vận chuyển (hoặc dịch vụ đã chuyển... kế toán chi tiết quy định quan hệ đối ứng trong các nghiệp vụ thu tiền Đối với mục tiêu các khoản tiền thu được đều vào sổ quỹ, sổ cái tổng hợp các tài khoản 112, 111 chính xác thì KSNB cần tách nhiệm vụ ghi sổ với nhiệm vụ đối chiếu định kỳ cũng như việc rà soát nội đối với công tác chuyển sổ, cộng dồn II QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG- THU TIỀN 1 Vị trí của kiểm toán chu trình bán hàng- thu . CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH I. ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN. tác chuyển sổ, cộng dồn. II. QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG- THU TIỀN 1. Vị trí của kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền trong kiểm toán Báo