Đang tải... (xem toàn văn)
luận văn, khóa luận, chuyên đề, đề tài, báo cáo,
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ BÁO CÁO MÔN HỌC QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM CHỦ ĐỀ ĐỊNH HƯỚNG TẦM NHÌN TRONG DỰ ÁN Giảng viên: Phạm Ngọc Hùng Trương Anh Hoàng Học viên: Nguyễn Ngọc Hà Trần Nghi Phú Hà Quang Hồng Phạm Hồng Trang Nguyễn Đức Bình HÀ NỘI, 12 – 2012 MỤC LỤC ng tầm nhìn Giới thiệu chung Với người đứng đầu, thiếu một tầm nhìn rõ ràng và chiến lược thực hiện liên tục là lý do hàng đầu cho thất bại của các dự án. Trong chương này tập trung khai thác cách các nhà quản lý agile có thể thuận lợi hình thành định hướng tầm nhìn, cái mà ảnh hưởng trực tiếp hành vi của nhóm tham gia bằng cách giữ liên kết giữa các thành viên trong nhóm và làm việc hướng tới mục tiêu chung. Được Peter Senge phổ biến trong cuốn sách bước ngoặt của mình The Fifth Discipline (Ki luật thứ 5), mô hình tinh thần và tầm nhìn chung là những khái niệm được công nhận trong các lĩnh vực tổ chức học tập và quản lý. Về cơ bản mô hình tinh thần và tầm nhìn chung giải thích cách làm thế nào chúng ta hình dung ra thông tin và cách trình bày thông tin đó tác động đến đối tác và những người khác trong môi trường làm việc của bạn. Trong hệ thống CAS (Complex Adaptive Systems - hệ thống thích nghi phức hợp) – các thành viên trong các nhóm có phản ứng khác nhau với những tình huống khác nhau và cùng hợp tác phát triển với môi trường của họ, người quản lý xây dựng và điều chỉnh mô hình tinh thần để trả lời những tác động với môi trường và sử dụng chúng như kĩ thuật cho các hoạt động và hành vi. Điều này phù hợp với quan điểm tâm lý học là xây dựng các mô hình quy mô nhỏ của các tình huống thực tế và hoàn cảnh tưởng tượng để tạo ra những suy luận và dự đoán các sự kiện. Xây dựng một tầm nhìn chung trong dự án liên quan đến việc chia sẻ và kết nối những mô hình tinh thần của từng cá nhân để xây dựng một mong muốn chung và đồng nhất. Senge tiến một bước xa hơn là mô tả tầm nhìn chung như một hình ảnh mà mọi người mang theo trong trái tim và trong trí óc họ, và thể hiện nó như là một sức mạnh để các cá nhân kết nối và cam kết với những người khác vào tương lai mà họ hướng tới . Mục tiêu của thực hành định hướng tầm nhìn là tạo ra một tầm nhìn chung hoặc mô hình tinh thần để điều khiển các hành vi trong các dự án Agile. Định hướng tầm nhìn là một tổng hợp của 3 tầm nhìn: Tầm nhìn của nhóm, tầm nhìn của dự án và tầm nhìn của sản phẩm, như minh họa trong hình 1. Hình 1: Định hướng tầm nhìn như là chia sẻ của mô hình tinh thần. Các tầm nhìn của nhóm, dự án, sản phẩm đều có sự liên quan nhưng khác nhau trong việc điều khiển hành vi của cá nhân. Tầm nhìn của nhóm định nghĩa cách nhóm có thể hình thành như một tổng thể gắn kết; tầm nhìn của dự án định nghĩa cách các thành viên trong dự án có thể tương tác tốt nhất để đạt được mục tiêu của tổ chức; tầm nhìn của sản phẩm định nghĩa mô hình cho sản phẩm. Tập thể tầm nhìn của nhóm, dự án, sản phẩm từ định hướng tầm nhìn tạo ra một mô hình tinh thần chung, một mục đích chung và sự liên kết trong các nhóm Agile. Phần còn lại của chương này phác thảo các hoạt động bạn cần để tạo ra những tầm nhìn này. Phạm vi các hoạt động Bảng 1: Thiết lập định hướng tầm nhìn: Trách nhiệm của người lãnh đạo và quản trị trong sự quản lý Agile Thành phần Các hoạt động Tầm nhìn nhóm Leadership Rút ra tầm nhìn của nhóm Sắp xếp nhóm Tầm nhìn sản phẩm Leadership: Hình dung tương lai Tạo và duy trì các mong đợi chung. Management: Khám phá kết quả kinh doanh Phác họa phạm vi rõ ràng Ước lượng mức độ của nỗ lực Tầm nhìn dự án Management: Thiết kế hộp tầm nhìn Trình bày báo cáo Bảng 1: Thiết lập định hướng tầm nhìn : Trách nhiệm của người lãnh đạo và quản trị trong sự quản lý Agile. Bảng 1 cho thấy trách nhiệm của người lãnh đạo và quản lý cần để thiết lập định hướng tầm nhìn của nhóm trong dự án Agile. Tầm nhìn nhóm điều khiển hành vi của nhóm Tầm nhìn dự án điều khiển hành vi của dự án Tầm nhìn của sản phẩm điều khiền sự tiến triển của dự án Các hoạt động liên quan đến trách nhiệm của người quản lý Agile trong bảng 1 được trình bày chi tiết trong phần còn lại của chương. Chúng được thảo luận trong ngữ cảnh tầm nhìn của các thành phần như: tầm nhìn nhóm, tầm nhìn dự án và tầm nhìn sản phẩm của định hướng tầm nhìn. 1. Tầm nhìn của nhóm 1.1. Giới thiệu chung Các thành phần tầm nhìn của nhóm cung cấp hình dung tinh thần chung hoặc mô hình câu trả lời để trả lời cho câu hỏi “Chúng ta muốn làm việc cùng nhau như thế nào”. Tầm nhìn của nhóm lớn hơn vòng đời của dự án cá nhân. Đó là mong muốn chia sẻ công việc, các kĩ thuật xuất sắc, sự nhanh nhẹn, nhóm làm việc và cam kết giá trị khách hàng từ đó rút ra một nhóm gắn bó chặt chẽ với nhau. Khi các thành viện trong nhóm chia sẻ một tầm nhìn chung, họ kết nối với nhau ở mức độ cơ bản. Kết quả là các cá nhân trong nhóm và tầm nhìn chung của nhóm chia sẻ sự đồng nhất chung, và tập trung sát xao vào cùng một mục tiêu. Sự phát triển Agile được đặc trưng bởi sự lặp đi lặp lại, tính bền vững, sự kỉ luật, giá trị khách hàng theo hướng tiếp cận nhóm nhỏ, có tổ chức với các thay đổi, phản hồi, truyền thông. Một trong những điều đầu tiên nhóm Agile cần làm là diễn đạt bằng lời và phát triển tầm nhìn của nhóm làm sao cho nhóm làm việc với nhau để có được phong cách hoạt động. Rõ ràng nhóm là một phần không thể tách rời của các tổ chức nó hoạt động. Vì mối liên hệ với các tổ chức, tầm nhìn của nhóm thường phát triển ra ngoài tầm nhìn của tổ chức. Đôi khi trong các tổ chức quan liêu, những người quản lý hoặc lao động có tài, bền bỉ thường đi ngược lại khuynh hướng và tạo ra nhóm "skunkworks" mà hoạt động dưới tầm quan sát để khắc phục tệ quan liêu và đem lại giá trị cho khách hàng. Thật không may, sự bền vững thường không giữ được lâu dài vì rào cản hay nguyên nhân nào đó. Hầu hết tầm nhìn lâu dài của nhóm vượt ra khỏi cam kết với các giá trị cốt lõi. Điều này là vì Agile là một phương pháp mới, các giá trị cốt lõi không có ý nghĩa duy nhất đối với nhiều công ty thành công trên thế giới. Các tổ chức với các giá trị cốt lõi đã được mở ra để thay đổi chiến lược và hoạt động thực hành sẽ có một tầm nhìn Agile tự nhiên hơn. 1.2. Ví dụ về tầm nhìn nhóm Tại CC Pace - một công ty tư vấn dịch vụ tài chính ở Fairfax, công ty hiện tại của tôi, có một nền văn hóa tổ chức rất mạnh. Tầm nhìn của công ty có hai khía cạnh: khách hàng tuyệt vời và nhân viên tuyệt vời. Ý tưởng mạnh mẽ cho sự hài lòng và giá trị của khách hàng, sự toàn vẹn của cá nhân, sự tôn trọng lẫn nhau đã xây dựng nên một nền văn hóa cộng tác, đưa công ty qua những khó khăn và yếu kém trong ngành công nghệ thông tin trong hơn 25 năm qua. Công ty đã thay đổi nhiều hoạt động của mình và chiến lược trong suốt thời kì đó. Đó là chuyển từ định hướng kinh doanh theo hướng chặt chẽ sang tư vấn kinh doanh dựa trên công nghệ. Nổi bật trong ngành công nghiệp vay thế chấp đã dẫn đến sự đa dạng hóa trong các lĩnh vực tài chính khác, bao gồm thị trường vốn và ngân hàng. 5 năm trước, CC Pace bắt đầu thử nghiệm dự án lập trình eXtreme. Với sự thành công của nó, XP đã phát triển các dự án khác. Kinh nghiệm với XP làm tăng nó lên với thiết kế được sử dụng làm trung tâm và quản lý dự án nhanh. Phương pháp pha trộn này được kết hợp với nhau hợp thành phương pháp luận của Agile. Tuy nhiên các giá trị cốt lỗi vẫn được giữ nguyên qua nhiều năm. Cam kết với các giá trị cốt lõi đã mang lại những nhân viên cùng chí hường và giúp họ làm việc cùng nhau trong nhiều năm liền. Những nhân viên mới hơn đã bị thu hút bởi những cam kết này dẫn đến sự hài lòng của khách hàng và văn hóa trong Agile. Nhóm CC Pace có nền tảng cốt lõi để xây dựng khi phát triển tầm nhìn. Trong nhóm tôi, tôi muốn chỉ ra các giá trị XP/Agile như thế nào là phù hợp với giá trị của công ty. Làm việc với nhau chúng ta thường hình thành một tầm nhìn bao gồm nhóm làm việc, thông tin liên lạc, thông tin phản hổi và những thành quả tập trung vào khách hàng. Bởi những tầm nhìn này là phù hợp với các giá trị cốt lõi của CC Pace, nó nhanh chóng được thiết lập như là một mong muốn chung cho các thành viên trong nhóm. 1.3. Hoạt động: Phát triển tầm nhìn nhóm. Để phát triển tầm nhìn của nhóm, làm việc với nhóm của bạn để xác định các giá trị cốt lõi và múc đích tổ chức của bạn và kết hợp chúng với các nguyên tắc của Agile để xác định tầm nhìn đại diện cho tất cả. Các nguyên tắc Agile đứng sau tuyên ngôn phát triển phần mềm Agile dùng như những hướng dẫn tuyệt vời cho phát triển tầm nhìn của nhóm Agile. Ví dụ, hãy nói về tổ chức của bạn được cam kết bởi những giá trị cốt lõi: tính toàn vẹn, sự hài lòng của khách hàng, tính linh hoạt và khả năng thích ứng, sự hợp tác và tiến bộ của các thành viên và sự chuyên nghiệp tuyệt vời. Bạn có thể ghép các giá trị cốt lõi với các nguyên tắc Agile để xây dựng tầm nhìn cơ bản cho nhóm. Bởi vì tầm nhìn này lớn dần trong từng phần từ giá trị cốt lõi cùa tổ chức bạn, nó phù hợp với họ và làm cho nhóm dễ dàng thay đổi cách hoạt động. Sau khi phát triển, tầm nhìn nhóm của bạn cung cấp một mô hình chung trả lời cho câu hỏi “Chúng ta làm việc cùng nhau như thế nào?”. 1.3.1. Sự hài lòng và toàn vẹn của khách hàng - Cung cấp giá trị cho khách hàng thường xuyên . - Quyền ưu tiên cao nhất của họ là để thỏa mãn khách hàng thông qua phát biểu sớm và liên tục của phần mềm hữu ích. - Cung cấp phần mềm làm việc thường xuyên, từ hai tuần đến hai tháng với sự ưu tiên cho công việc có thời gian ngắn. - Sự làm việc của phần mềm là thước đo chính của sự tiến bộ. 1.3.2. Tính toàn vẹn - Chúng ta làm cái gì là tốt nhất cho khách hàng của chúng ta. Chúng ta giữ được cam kết của mình, chúng ta đối xử với nhân viên của chúng ta với sự tận tâm. Chúng ta là thành thật, cởi mở, công bằng trong tất cả các quan hệ. 1.3.3. Tính linh hoạt và thích nghi - Tiếp đãi ân cần với những yêu cầu thay đổi, thậm chí là các yêu cầu muộn trong quá trình phát triển. Sự thay đổi được xử lý nhanh giúp khách hàng có được lợi thế cạnh tranh. - Với khoảng cách đều đặn, nhóm phản ánh cách trở nên hiệu quả, Sau đó điều chỉnh và làm cho nó phù hợp với hành vi. 1.3.4. Sự tiếp thu kiến thức - Chúng tôi tìm kiếm sự cải tiến liên tục và tăng trưởng thông qua tự kiểm tra và học tập. Chúng tôi đặt ra giá trị cao cả về học tập từ cá nhân và doanh nghiệp. 1.3.5. Sự hợp tác: Bao gồm truyền thông và những thông tin phản hồi. - Doanh nhân và các nhà phát triển phải làm việc cùng nhau hằng ngày trong suốt dự án. - Phương pháp truyền đạt thông tin đến các thành viên trong nhóm có hiệu quả và có hiệu lực nhất là cuộc trò truyện trực tiếp. 1.3.6. Thông tin phản hồi - Chúng tôi hoan nghênh và chấp nhận thông tin phản hồi có thể tạo ra sự tăng trưởng và thay đổi. Chúng tôi trực tiếp giải quyết vấn với cam kết chia sẻ thành công giữa các cá nhân và doanh nghiệp của chúng tôi. 1.3.7. Sự tăng trưởng nhân viên và sự chuyên nghiệp xuất sắc - Cam kết giữ vững kỉ luật cá nhân và cung cấp cho họ môi trường, sự hỗ trợ cần thiết và tin tưởng vào công việc mà họ làm. - Quá trình Agile khuyến khích phát triển bền vững. Các nhà tài trợ, các nhà phát triển và người dùng có thể duy trì tốc độ phát triển vô thời hạn. - Liên tục chú ý đến thiết kế tốt giúp tăng cường sự nhanh nhẹn. - Tối đa hóa số lượng công việc không thực hiện là cần thiết nhất. - Các kiến trúc, các yêu cầu và các thiết kế tốt nhất xuất hiện từ bản thân sự tổ chức các nhóm. 1.4. Hoạt động: Sắp xếp nhóm Bởi vì sự phát triển Agile là diễn ra nhanh và nhóm Agile là tự quản trong một quy mô lớn, nó rất quan trọng để các thành viên trong nhóm liên kết với nhau trong tầm nhìn của nhóm. Việc sắp xếp nhóm liên quan đến giao tiếp liên tục và tầm nhìn chung của nhóm với tất cả các thành viên trong nhóm và tranh thủ sự cam kết của họ để hành vi của họ phù hợp với tầm nhìn chung của nhóm. Các bước cần thiết để gắn kết nhóm bạn là khám phá những nguyện vọng cá nhân, ràng buộc của nhóm, yêu cầu cam kết tầm nhìn của nhóm và người quản lý tầm nhìn của nhóm. 1.4.1. Khám phá nguyện vọng cá nhân Khi các cá nhân trong một nhóm dự án đều có nguyên vọng và những vấn đề của họ. Đối với một số người có thể làm việc trên công nghệ mới và lớn nhất, với người khác, có thể khắc phục được những vấn đề khó khăn, làm việc với những người thông minh khác, hoặc đơn giản là mang về nhà ngân phiếu tiền lương. Trong một số trường hợp một số người trong chúng ta có thể được thúc đẩy bởi việc cung cấp các giải pháp sáng tạo cho khách hàng của họ, những người khác có thể được thúc đẩy việc làm ổn định. Trong một dự án nhỏ Agile gần đây, tôi phát hiện ra nhóm của chúng tôi gồm 4 thành viên : 1 nhân viên phân tích nghiệp vụ, 1 nhân viên kiểm thử, 2 nhà phát triển và bản thân tôi là quản lý dự án có rất nhiều nguyện vọng. Nhân viên hàng đầu của chúng tôi là một cá nhân suất xắc có một mong muốn cháy bỏng là cung cấp các mã chất lượng. Như huấn luyện viên XP, ông bị ám ảnh về việc đảm bảo rằng tất cả các thực hành XP là các chuyên gia với đầy đủ kỉ luật. Cam kết về những công nghệ sở trường của ông khiến ông mong muốn làm một mô hình dự án Agile. Mặt khác, ghép với các nhà phát triển của mình, những công nghệ mới mà chúng ta đang làm việc đã được thúc đẩy nhiều hơn. 1.4.2. Cam kết của nhóm Sau khi phát triển tầm nhìn dựa trên những giá trị cốt lõi của tổ chức và nguyên tắc của Agile, bạn cần chia sẻ với nhóm và tham gia ở mức độ cá nhân. Bạn có thể làm điều này bằng cách gắn tầm nhìn của nhóm với nguyện vọng cá nhân mà bạn khám phá. Rút ra những thành viên trong nhóm của bạn trong một cuộc thảo luận về tầm nhìn ở mức độ mà họ liên quan và tạo ra cảm giác sở hữu khoảng tầm nhìn của nhóm. Khi các thành viên trong nhóm chia sẻ tầm nhìn cá nhân của họ, tầm nhìn cá nhân bắt đầu kết hợp lại với tầm nhìn của nhóm. Hãy chuẩn bị để thích ứng với tầm nhìn của nhóm khi có thay đổi về ý tưởng. Trong một dự án được đề cập, việc phân tích kinh doanh mới phát triển trong Agile, Cô đã có nghi ngờ rất lớn về tài liệu và kế hoạch trước đó là không hợp lệ. Cô cảm thấy khó chịu với cách tiếp cận thăm dò của đội và sẵn sàng chấp nhận Agile để đáp ứng yêu cầu của khách hàng liên tục. Các thành viên trong nhóm sau đó cũng tự nguyện làm hai điều đó. Với sự hợp tác và tham gia của tất cả các thành viên, tầm nhìn của nhóm trở lên phong phú hơn, và thực sự trở thành mô hình tinh thần chung về cách làm việc cùng nhau. 1.4.3. Yêu cầu cam kết với tầm nhìn của nhóm Đây là một hoạt động rõ ràng phải có nhưng nó không diễn ra thường xuyên. Các bước đơn giản nhưng chắc chắn của bạn, người quản lý là rất quan trọng đối với nhóm. Lý do cho việc cam kết của cá nhân là để tạo niềm tin trong nhóm. Giả sử bạn đối xử với họ bằng sự tôn trọng, luôn nghiêm túc trong các giao dịch với
