Nghiên cứu thực trạng đề xuất số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phịng ĐỀ XUẤT MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG I CÁC KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHỊNG Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phịng Cơng ty khách hàng đánh giá cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ thái độ phục vụ tập thể CBCNV tồn Cơng ty Để tiếp tục củng cố, phát huy tạo dựng niềm tin khách hàng hình ảnh doanh nghiệp, Ban lãnh đạo Công ty mặt không ngừng đẩy mạnh công tác quảng cáo tiếp thị dịch vụ nhiều hình thức Mặt khác tích cực công tác sửa chữa, nâng cấp sở hạ tầng, mua sắm trang thiết bị nhằm đại hóa cơng tác xây lắp cơng trình điện…thường xun đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho cán cơng nhân viên, tích cực chăm lo cho cơng tác văn phịng Nhờ mà cơng tác văn thư – lưu trữ quan thời gian qua không ngừng cải thiện đảm bảo cho trình xây dựng ban hành văn bản, tổ chức quản lý sử dụng văn bản, lưu trữ hồ sơ tài liệu quản lý sử dụng dấu quan cách nhanh chóng, chuẩn xác, kịp thời, an toàn bảo mật Tuy nhiên bên cạnh kết đạt đó, có quan tâm giúp đỡ tận tình Ban lãnh đạo Công ty nỗ lực nhân viên phòng văn thư, xong nhiều yếu tố mà cơng tác cịn tồn số khuyết điểm thiếu sót cần phải khắc phục, bổ sung để bước đưa vào nề nếp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ đáp ứng yêu cầu quản lý theo kịp với phát triển công nghệ thông tin Là sinh viên thực tập em nhận thấy cần phải có trách nhiệm việc hồn thiện công tác văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng Bên cạnh lần thử sức sau năm học tập Nguyễn Thị Thanh – QT901P Nghiên cứu thực trạng đề xuất số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng nghiên cứu trường đại học mình, em muốn làm thật tốt, thể lĩnh hội từ kiến thức sách kinh nghiệm thực tế mà em học từ làm việc phịng văn thư Công ty, đồng thời vào thực trạng cịn tồn cơng tác văn thư mà em nhận thấy qua thời gian thực tế mình, em xin mạnh dạn đề xuất “Một số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác văn thư – lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng” Tổ chức xếp nhân phịng văn thư cách khoa học Cơng tác văn thư khâu trọng yếu, mắt xích quan trọng tồn hoạt động khối văn phịng Làm tốt cơng tác có nghĩa tạo điều kiện giúp cho công việc Cơng ty tiến hành nhanh chóng, thuận lợi Nhưng thực tế cho thấy cơng tác văn thư có thực nhanh chóng, xác, kịp thời, bí mật hay không phụ thuộc phần lớn vào cán văn thư, lực trình độ họ tác động trực tiếp tới chất lượng hiệu cơng việc Hiện phịng văn thư Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phịng có nhân viên, người thứ phó phịng TCHC đồng thời cán văn thư - lưu trữ kiêm nhân viên văn phịng cơng việc vụ khác, người lại nhân viên văn phòng, người khơng giao việc mà có nhiệm vụ thu tiền điện vào tuần thứ tư tháng Vào thời điểm Công ty tổ chức nhiều họp, hội nghị, ngày lễ họp hội đồng quản trị, họp cán công nhân viên tổ chức ngày – cho nhân viên nữ Công ty…khối lượng cơng việc phịng văn thư tăng lên nhiều Phó phịng TCHC phải đảm nhiệm nhiều cơng việc thường xun khơng có mặt phịng văn thư để giải công việc, làm cho công việc phòng bị ngưng trệ, điều làm ảnh hưởng lớn tới hoạt động tồn Cơng ty Trước thực trạng em cho Công ty phải tổ chức xếp lại nhân phòng văn thư cách khoa học để phòng văn thư hoạt động có hiệu hơn, đồng thời thúc đẩy hoạt động tồn Cơng ty ngày lên Hướng xếp lại nhân phòng văn thư sau: - Đối với phó phịng tổ chức hành chính: Cán có kinh nghiệm Nguyễn Thị Thanh – QT901P Nghiên cứu thực trạng đề xuất số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phịng nhiều năm cơng tác, chưa đào tạo nghiệp vụ văn thư - lưu trữ, giải công việc cịn theo cảm tính, người phải đảm nhiệm nhiều công việc nên văn giấy tờ phịng văn thư thường khơng xử lý kịp thời Vì Cơng ty nên giảm bớt cơng việc cán này, chủ yếu công việc vụ để cán tập trung phụ trách công tác văn thư – lưu trữ công tác quản lý Mặt khác phó phịng TCHC năm 52 tuổi người khỏe mạnh minh mẫn nên Cơng ty tạo điều kiện cho cán theo học lớp bồi dưỡng ngắn hạn nâng cao nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, nhằm nâng cao chất lượng công tác - Đối với nhân viên văn phịng cịn lại: Cơng ty nên giao thêm việc cho nhân viên Trước nhân viên nhân viên kế tốn nên Cơng ty giao cho người đảm nhận cơng việc văn phịng cơng việc vụ phù hợp với khả họ Ngồi ra, Cơng ty nên có kế hoạch tuyển thêm cán trẻ tuổi có lực, trình độ đào tạo qui nghiệp vụ văn thư – lưu trữ trường đại học, có khả sử dụng thành thạo thiết bị văn phịng đại máy vi tính, máy in, máy fax tham gia công việc làm đội ngũ kế cận cho công tác sau Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán văn thư – lưu trữ Con người nguồn tài nguyên quí giá, nhân tố quan trọng định tồn doanh nghiệp Con người tài sản lớn doanh nghiệp, doanh nghiệp biết khai thác sử dụng cách có hiệu thể lực trí lực người doanh nghiệp thành cơng lĩnh vực Tất hoạt động Công ty khơng thể thiếu đơi bàn tay trí óc người Trong công tác văn thư lưu trữ vậy, quan tâm giúp đỡ Ban lãnh đạo mặt điều kiện làm việc, trang thiết bị đại phục vụ tốt cho cơng việc thường xun, tích cực đào tạo bồi dưỡng trình độ chun mơn nghiệp vụ cho cán văn thư tất yếu Để góp phần hồn thành hoàn thành Nguyễn Thị Thanh – QT901P Nghiên cứu thực trạng đề xuất số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng xuất sắc nhiệm vụ giao thân người cán văn thư phải trang bị số kiến thức, kỹ sau - Đào tạo bồi dưỡng nâng cao kỹ thuật sử dụng phương tiện tin học cho nhân viên văn thư Qua thời gian thực tế phịng văn thư Cơng ty em nhận thấy vấn đề tồn lớn ảnh hưởng trực tiếp đến suất, chất lượng tiến độ cơng việc trình độ vi tính cán văn thư yếu Mặc dù Ban lãnh đạo Cơng ty trang bị cho phịng văn thư máy vi tính thiết bị phụ trợ tương đối phục vụ đắc lực cho công việc Xong nhân viên chưa tận dụng khả vốn có máy vi tính để phục vụ cho cơng việc mà họ giải công việc theo phương pháp thủ công, tốn thời gian mà khơng hiệu Do mà việc đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ vi tính cho cán văn thư việc làm cấp bách cần phải thực ngay, Ban lãnh đạo Công ty nên có kế hoạch đạo sát cơng tác này, cụ thể trực tiếp mở khóa đào tạo tin học ngắn hạn (từ đến tháng) Cơng ty, sau cử nhân viên phòng văn thư luân phiên học Trường hợp khơng tự tổ chức ban lãnh đạo nên tạo điều kiện mặt thời gian, kinh phí để cán văn thư học trung tâm tin học Hơn Cơng ty nối mạng internet cho tồn Cơng ty phịng văn thư có điều kiện hiểu biết thêm phát triển mạng lưới truyền tin toàn cầu - Nâng cao kỹ soạn thảo văn cho cán văn thư Soạn thảo văn cơng việc mà cán văn thư phải đảm nhiệm Tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng cán văn thư soạn thảo nhiều văn văn mà họ soạn thảo văn quan trọng đòi hỏi cao kỹ thuật trang trí nội dung văn Tuy nhiên qua tìm hiểu em biết cán văn thư phòng văn thư chưa đào tạo cách nên nhiều soạn thảo văn họ phải sửa lại nhiều lần, cách hành văn chưa đạt yêu cầu, văn Nguyễn Thị Thanh – QT901P Nghiên cứu thực trạng đề xuất số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phịng quan trọng Ban giám đốc chủ yếu nhân viên phòng nhân giúp soạn thảo Chính theo em để bổ trợ nâng cao kỹ soạn thảo văn cho cán văn thư vấn đề cần thiết, góp phần đáng kể vào việc nâng cao chất lượng công tác văn thư Công ty Trước mắt việc tự học tự nghiên cứu cần thiết, cán văn thư tổng hợp nâng cao kỹ soạn thảo văn qua sách tham khảo công tác văn thư – lưu trữ thư ký tổng hợp, tự đúc kết kinh nghiệm qua lần soạn thảo, trao đổi kinh nghiệm với đồng nghiệp người có chun mơn lĩnh vực phận Cơng ty Tóm lại phương pháp tự đào tạo sở tốt cho việc nâng cao kỹ soạn thảo - Nâng cao kỹ giao tiếp văn phòng giao tiếp qua điện thoại Giao tiếp văn phòng qua điện thoại công việc hàng ngày cán văn thư Qua giao tiếp (có thể giao tiếp văn phịng hay qua điện thoại) người ta trao đổi trực tiếp vấn đề cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian kinh phí lại…Nhưng giao tiếp để có hiệu thể bạn người hiểu biết, văn minh, lịch sự, điều dựa vào khả nghệ thuật giao tiếp người Trên thực tế cán văn thư – lưu trữ phòng văn thư chưa làm điều này, gặp áp lực cơng việc họ có thái độ phục vụ chưa phù hợp với khách đến liên hệ công tác nhân viên từ phòng khác đến xin dấu…Trước thực trạng Công ty nên tạo điều kiện cho cán văn thư – lưu trữ học thêm lớp bồi dưỡng kỹ giao tiếp như: kỹ nói, kỹ giao tiếp qua điện thoại, kỹ viết…để nâng cao hiệu công tác Bố trí xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc Nơi làm việc “thế giới riêng” nhân viên văn phịng nói chung cán văn thư nói riêng Tổ chức bố trí nơi làm việc nhằm tạo hứng thú môi trường điều kiện làm việc cách thuận tiện, hiệu đáp ứng yêu cầu giải công việc liên hồn, đảm bảo tính dây chuyền, khoa học Chính việc bố trí, xếp trí nơi làm việc nhân tố Nguyễn Thị Thanh – QT901P Nghiên cứu thực trạng đề xuất số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng định tới chất lượng, hiệu cơng việc Do q trình tiến hành xếp nơi làm việc cần phải đảm bảo yếu tố sau: - Bàn làm việc nên xếp gọn gàng, ngăn nắp - Bàn làm việc ngổn ngang thiếu ngăn nắp nhân tố gây tâm lý chán trường, giảm hứng thú làm việc nhân viên Trong thực tế bàn làm việc nhiều nơi người ta để giấy tờ chất đống lên bàn nhằm chứng tỏ người quan trọng, người bận rộn Nhưng kết ngược lại đống giấy tờ cao văn thư gặp nhiều khó khăn việc xác định văn cần giải trước văn giải xong Do để khắc phục tình trạng tạo điều kiện giải cơng việc nhanh gọn xác hơn, nhân viên văn thư cần ý đến vấn đề sau: - Chỉ để bàn làm việc giấy tờ liên quan,cần thiết - Những hồ sơ tài liệu sau giải xong chuyển - Tất tài liệu lưu trữ không nên để bàn mà xếp vào tủ, kệ, giá - Đối với giấy tờ chưa giải xếp gọn vào ngăn bàn - Tóm lại việc bố trí, xếp gọn gàng bàn làm việc yếu tố kích thích tâm trạng hứng khởi, tư sáng tạo nhân viên văn thư - Tạo tâm lý thoải mái tư làm việc cho nhân viên - Để nâng cao suất, chất lượng công việc tránh hội chứng căng thẳng thần kinh bàn làm việc nhân viên văn thư nên đặt lọ hoa,bày hình nhỏ, điều phải tn theo nguyên tắc định, đừng biến nơi làm việc nhà riêng phịng riêng - Một nguyên tắc chung xếp vật dụng để chúng tầm tay để thuận tiện sử dụng, hạn chế tối đa động tác thừa Cụ thể: Nguyễn Thị Thanh – QT901P Nghiên cứu thực trạng đề xuất số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng - Đối với bàn nhân viên thực cơng tác xử lý quản lý văn nên xếp vật dụng sau: Đầu bàn bên trái điện thoại, danh bạ điện thoại Bên phải sổ văn đi, đến Trước mặt khoảng trống để viết, nên dùng loại bút cắm cố định xuống mặt bàn để khỏi rơi hay nhiều lúc theo thói quen hay cầm chỗ khác Hộp ghim, kéo, tem nên để ngăn kéo Tất dấu (dấu quan, dấu chức tư, dấu nghiệp vụ ) đặt phía bên phải vừa tầm tay với nhân viên - Đối với bàn làm việc nhân viên sử dụng máy vi tính nên sử dụng bàn làm việc chữ L ghế xoay có bánh xe để thuận tiện cho việc di chuyển Nên xếp máy tính đầu bên phải, tiếp máy in, máy Fax Lưu trữ tập trung hồ sơ, tài liệu quan - Đối với vấn đề lưu trữ hồ sơ, tài liệu quan, xí nghiệp, tổ chức kinh tế…thì cục lưu trữ quốc gia có qui định tất giấy tờ, tài liệu chung quan nguyên tắc phải lưu trữ tập trung, quản lý thống địa điểm quan Tuy nhiên thực tế có doanh nghiệp thực thực cách nghiêm chỉnh qui định mà hầu hết doanh nghiệp lưu trữ hồ sơ, tài liệu rải rác phịng ban, Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng nằm số - Do để khắc phục tồn trên, tài liệu chung Cơng ty nên tiến hành thêm kênh lưu trữ tập trung để thuận tiện cho việc bảo quản cần tra tìm nhanh chóng Đối với Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phịng cơng việc gặp chút khó khăn diện tích phịng ban Cơng ty tương đối nhỏ, phịng TCHC lại tách thành phòng phòng văn thư phịng nhân sự, thực tế Cơng ty phòng làm trung tâm ứng dụng cơng nghệ thơng tin rộng phịng thường sử dụng, có vị trí gần với phịng văn thư lưu trữ Do Ban lãnh đạo Cơng ty có Nguyễn Thị Thanh – QT901P Nghiên cứu thực trạng đề xuất số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phịng thể dùng phịng ứng dụng cơng nghệ thơng tin làm kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu quan chuyển phịng ƯDCNTT phía sau dãy phòng ban, dãy với văn phòng xí nghiệp thành viên Việc trơng coi quản lý giao cho phòng văn thư đảm nhiệm, cụ thể cách bố trí phịng lưu trữ tập trung sau: Nguyễn Thị Thanh – QT901P Nghiên cứu thực trạng đề xuất số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng Văn kế hoạch kỹ thuật Bộ phận lưu trữ Văn kế toántài vụ Văn tổ chức hành Nguyễn Thị Thanh – QT901P Nghiên cứu thực trạng đề xuất số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng Sơ đồ số 5: Cách bố trí phịng lưu trữ tập trung Nguyễn Thị Thanh – QT901P 10 Nghiên cứu thực trạng đề xuất số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng Cán văn thư – lưu trữ lập danh mục hồ sơ để quản lý theo dõi xác định vị trí hồ sơ tủ ngăn DANH MỤC HỒ SƠCÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNGNăm 2008TRƯỞNG PHÒNG TCHC Bảng số 27: Mẫu danh mục hồ sơ Cuối năm, cán lưu trữ phải kiểm tra lại tài liệu hồ sơ Nguyễn Thị Thanh – QT901P 11 Nghiên cứu thực trạng đề xuất số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng giữ Xem tài liệu đến hạn phải hủy bỏ, tài liệu bị hủy, khơng cần thiết tiến hành thủ tục để tiêu hủy tài liệu Đây việc làm thường xuyên kho lưu trữ đòi hỏi phải thực cách thận trọng theo qui trình thẩm định, kiểm tra chặt chẽ Trước tiêu hủy tài liệu phải lập hội đồng đánh giá tài liệu lưu trữ Hội đồng tiêu hủy tài liệu gồm 03 người: 01 người đại diện cho phịng có tài liệu lưu trữ, văn thư trơng coi phòng lưu trữ trưởng phòng TCHC Nếu hồ sơ, tài liệu không cần thiết, hết thời hạn bảo quản tiêu hủy Sau tiêu hủy phải lập biên tiêu hủy theo mẫu qui định Tóm lại, với doanh nghiệp nói chung với Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phịng nói riêng việc tổ chức phịng lưu trữ tập trung điều tất yếu cần phải triển khai nhằm đảm bảo cho việc giữ gìn, bảo quản hồ sơ tiện lợi cho việc truy tìm tài liệu Mẫu hóa loại sổ sách theo qui định Nhà nước Công tác văn thư – lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng tồn nhiều bất hợp lý Do q trình xử lý cơng việc cán văn thư cịn theo thói quen, theo ý kiến chủ quan đặc biệt việc lập loại sổ sách Như trình bày phần thực trạng mẫu sổ mà cán văn thư lập để quản lý văn đi, văn đến chưa theo mẫu sổ chung Nhà nước qui định Việc lập mẫu sổ theo qui định Nhà nước thuận tiện cho việc kiểm tra ban ngành thống công việc quản lý văn bản, giấy tờ công tác văn thư – lưu trữ II CƠ SỞ ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI GIÁP Công tác văn thư lưu trữ cơng tác có vị trí đặc biệt quan trọng hoạt động doanh nghiệp nói chung Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phịng nói riêng Thực tốt cơng tác văn thư – lưu trữ phục vụ đắc lực cho cơng tác quản lý, đạo mà cịn phục vụ cho việc bảo quản, khai thác tối ưu nguồn thông tin q giá hình thành q khứ Do đó, xuất Nguyễn Thị Thanh – QT901P 12 Nghiên cứu thực trạng đề xuất số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng phát từ tình hình thực tế cơng tác văn thư – lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phịng việc nâng cao hiệu chất lượng cho công tác cần thiết Nhưng để thực thực tốt giải pháp địi hỏi phải có trợ giúp thường xun tích cực từ nhiều phía Sự quan tâm, đạo tạo điều kiện Ban lãnh đạo Công ty Sự động viên, khích lệ tinh thần Ban lãnh đạo Cơng ty nguồn động lực lớn lao tiếp thêm sức mạnh khả tư công việc cán văn thư Người lãnh đạo thành công lĩnh vực quản lý người, tài sản quí giá doanh nghiệp họ biết vận dụng sáng tạo, kết hợp cách linh hoạt, khéo léo phương pháp quản lý người, cụ thể người lãnh đạo mặt tích cực chăm lo đến đời sống vật chất đời sống tinh thần cho CBCNV, tạo điều kiện thuận lợi để nhân viên thể lực Mặt khác chủ động tạo mối quan hệ gần gũi với nhân viên, lắng nghe, tiếp thu, ý kiến đóng góp nhân viên, tạo khơng khí vui vẻ, giúp nhân viên thoát khỏi tâm lý nặng nề Bên cạnh động viên, khích lệ tinh thần cơng tác văn thư – lưu trữ cần quan tâm, khích lệ vật chất Ban lãnh đạo Công ty như: trang bị thêm máy photo, tủ lưu trữ tài liệu, xây kho lưu trữ cho toàn Cơng ty… Sự quan tâm giúp đỡ tận tình Ban lãnh đạo Công ty khiến tự thân cán văn thư phải suy nghĩ làm làm để xứng đáng với tin cẩn Ban lãnh đạo, chắn họ làm việc hăng hái hơn, nhiệt tình với tính thần trách nhiệm cao hơn, sẵn sàng hoàn thành cơng việc mà Ban lãnh đạo giao phó cho dù khó khăn đến Sự nỗ lực cố gắng, ý trí phấn đấu thân cán văn thư – lưu trữ Công tác văn thư – lưu trữ có thực tốt, có suất, chất lượng hay khơng điều phụ thuộc phần lớn vào người làm công tác văn thư – lưu trữ Bởi họ người trực tiếp tham gia giải công việc Nếu thân Nguyễn Thị Thanh – QT901P 13 Nghiên cứu thực trạng đề xuất số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng họ tự cảm thấy u nghề, tâm huyết với cơng việc làm, chắn họ ln ln tìm cách, phương pháp, hình thức để học hỏi, trau dồi vốn kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nhằm phục vụ đắc lực cho cơng việc Đây điều kiện thuận lợi để thực tốt giải pháp Sự quan tâm giúp đỡ ban ngành Nhà nước Sự giúp đỡ ban nghành nhà nước đến việc chăm lo đào tạo nghiệp vụ cho người làm công tác văn thư – lưu trữ động lực thúc đẩy cố gắng phấn đấu CBCNV q trình tiến hành cơng việc Cụ thể nhà nước cần có văn bản, hướng dẫn công tác văn thư – lưu trữ, tuyên truyền sách điều lệ cho việc thực công tác cách rộng rãi Mặt khác Cục văn thư – lưu trữ Nhà nước thường xuyên cử người xuống hướng dẫn việc thực công việc bảo vệ bí mật, tổ chức quản lý khoa học an toàn văn giấy tờ, bồi dưỡng đào tạo cơng chức quản lý hành nhà nước nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ nước Việc làm có tác dụng lớn tới việc tự nâng cao trình độ xây dựng hệ thống chế độ làm việc khoa học công tác văn thư – lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng Trang bị đầy đủ sở vật chất kỹ thuật, thiết bị máy móc đại Trang thiết bị máy móc yếu tố định thành công công việc Bởi người dù có cố gắng đến đâu khó hồn thành xuất sắc cơng việc điều kiện thiếu thốn phương tiện thiết bị phụ trợ Mặt khác việc ứng dụng tin học vào công tác văn thư – lưu trữ giúp việc giải tra tìm thơng tin văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ nhanh chóng, xác Hiện phòng văn thư thiếu máy photo, máy fax, tủ chuyên lưu trữ tài liệu, phòng trang bị thêm trang thiết bị mới, đại hiệu cơng việc nâng cao nhiều Nguyễn Thị Thanh – QT901P 14 Nghiên cứu thực trạng đề xuất số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng Nguyễn Thị Thanh – QT901P 15 Nghiên cứu thực trạng đề xuất số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng em nhận thấy văn bản, giấy tờ công cụ đắc lực cơng tác quản lý điều hành Ban lãnh đạo Đồng thời thông qua văn bản, giấy tờ nội qui, qui chế Công ty CBCNV chấp hành cách nghiêm chỉnh Chính mà cơng tác văn thư – lưu trữ có vị trí quan trọng khơng thể thiếu công tác điều hành quản lý hoạt động Công ty Công tác thực tốt tạo điều kiện trợ giúp cho việc định Ban giám đốc Cơng ty đắn, xác, kịp thời, phù hợp với điều kiện thực tế Cơng ty Tránh tình trạng hiểu sai, làm sai gây lãng phí cơng sức tài sản Cơng ty Để đảm bảo tính trung thực, xác kịp thời văn bản, giấy tờ Ban lãnh đạo Công ty cần quan tâm, đạo sát không ngừng nâng cao chất lượng áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư – lưu trữ cách linh hoạt, khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh điều kiện Công ty Đối với cán làm công tác văn thư – lưu trữ cần phải tự học hỏi trau dồi kiến thức, chuyên môn, nghiệp vụ cho thân để hồn thành tốt cơng việc Từ kiên thức thực tế rút thời gian thực tập vừa qua phịng văn thư Cơng ty giúp em có điều kiện để củng cố, bổ sung, nắm vững kiến thức học trường Trên sở thực tiễn lý luận với hướng dẫn tận tình Thạc sĩ Trần Thị Ngà em xin mạnh dạn đề xuất “ số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác văn thư – lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phịng” Mặc dù có nhiều cố gắng xong khóa luận em khơng tránh khỏi sai sót Em mong đồng tình dẫn thầy cô, cô làm việc khối văn phịng Cơng ty để khóa luận em hoàn thiện Cuối em xin trân thành cảm ơn Cô giáo Thạc sĩ Trần Thị Ngà tập thể Nguyễn Thị Thanh – QT901P 16 Nghiên cứu thực trạng đề xuất số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phịng CBCNV Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phịng giúp em hồn thành khóa luận TÀI LIỆU THAM KHẢO Kỹ nghiệp vụ văn phòng – Tác giả Vũ Ngọc Tuấn Tổ chức văn phòng khoa học – Trường đại học Kinh tế Quốc dân Soạn thảo ban hành quản lý văn Nhà nước – Tác giả Tạ Hữu Ánh Nghiệp vụ thư ký văn phòng – Thạc sĩ Nguyễn Hữu Thời Bài giảng môn tổ chức quản trị văn phòng – Thạc sĩ Trần Thị Ngà Các báo cáo tài Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng Nguyễn Thị Thanh – QT901P 17 ... trạng đề xuất số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng KẾT LUẬN Qua thời gian tìm hiểu thực tế Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng. .. thành q khứ Do đó, xuất Nguyễn Thị Thanh – QT901P 12 Nghiên cứu thực trạng đề xuất số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng phát từ tình... Nguyễn Thị Thanh – QT901P 14 Nghiên cứu thực trạng đề xuất số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng Nguyễn Thị Thanh – QT901P 15 Nghiên