Giảng viên hướng dẫn : ThS. Lê Đình Thái MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH BẢO HIỂM NHÂN THỌ AIA (VIỆT NAM) Trên cơ sở phân tích hoạt động nhân sự tại công ty, tác giả nhận thấy việc nâng cao hiệu quả quản trò nhân sự tại công ty là cần thiết. Trong thời gian vừa qua, mặc dù công ty đã có những bước cải tiến đáng kể nhưng vẫn còn lại đó những tồn đọng và hạn chế mà công ty cần phải khắc phục để công tác quản trò nhân sự ngày càng đạt hiệu quả cao hơn. 4.1. Cải tiến hoạt động tuyển dụng nhân sự Mục tiêu của công việc tuyển dụng là tuyển lựa nhân viên có trình độ học vấn, khả năng phù hợp với yêu cầu công việc, tích cực, có khả năng đóng đúng vai trò trong nhóm khi đảm nhận một công việc đã được sắp xếp phù hợp với viễn cảnh của doanh nghiệp vào một thời điểm và ở một nơi thích hợp với một chi phí có thể chấp nhận được. Như đã được trình bày ở chương 3, quản trò nhân sự tại công ty còn nhiều hạn chế là do những nguyên nhân sau : o Chỉ thực hiện việc tuyển dụng khi thiếu người hoặc khi còn chổ trống mà không thực hiện việc tổ chức dự báo, xác đònh nhu cầu nhân sự cho kế hoạch ngắn hạn cũng như dài hạn. o Chủ yếu tuyển dụng các ứng viên là con em của nhân viên công ty hay tuyển dụng bên ngoài thông qua sự giới thiệu của các nhân viên đang làm việc tại công ty. o Các bước tuyển dụng còn thực hiện sơ sài, chưa mang tính bài bản nên tính chính xác chưa cao. o Công ty chưa có bảng câu hỏi và bảng tiêu chuẩn công việc để áp dụng vào quá trình tuyển dụng nên hiệu quả tuyển dụng chưa cao. o Việc đăng quảng cáo tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng còn hạn chế. Để nâng cao hiệu quả quản trò nhân sự tại công ty, cần thiết phải thực hiện một số công việc sau : o Công ty cần đề ra các chiến lược dự báo nhân sự trong tương lai. Không nên chỉ tuyển người khi cần bổ sung nhân sự vào những chổ còn trống để có thể ước tính lực lượng lao động cần thiết, sau đó đối chiếu với lực lượng lao động hiện tại xem cần có bổ sung hay không. o Nên thực hiện chính sách tuyển dụng lao động từ nhiều nguồn khác nhau như :  Ứng viên tự nộp đơn  Tiếp nhận các ứng viên từ các trung tâm giới thiệu việc làm 1 Giảng viên hướng dẫn : ThS. Lê Đình Thái  Sinh viên từ các trường đại hoc o Nếu làm được như thế công ty sẽ có được một đội ngũ ứng viên đông đảo có trình độ chuyên môn tốt và qua đó từng phòng ban sẽ có thể tuyển cho bộ phận của mình những ứng viên có khả năng và trình độ thích hợp. o Công ty cần thông báo tuyển dụng rộng rãi trên các phương tiện thông tin đại chúng , tại các trung tâm giới thiệu việc làm,… Điều này chắc chắn làm cho công ty tốn một khoản chi phí nhất đònh nhưng đổi lại công ty sẽ có được nguồn tuyển mộ rất đông đảo đồng thời công ty thông qua đó quảng bá hình ảnh và tên tuổi của mình trên thò trường. o Đối với con em hoặc người quen của nhân viên công ty giới thiệu vào thì công ty cũng chỉ tuyển khi họ thật sự có ưu điểm hơn các ứng viên khác. o Khi tuyển dụng nhân viên, công ty cần phải thực hiện việc tuyển dụng một cách có bài bản, khoa học tránh làm sơ sài. Nên lập bảng tiêu chuẩn công việc và bảng câu hỏi để áp dụng thì quá trình tuyển dụng sẽ hiệu quả hơn. o Công tác thuyên chuyển nhân viên từ bộ phận này sang bộ phận khác cũng cần có thời gian thử việc nhất đònh nếu cảm thấy họ không có những điều kiện và năng lực để đảm nhận thì cần phải loại ngay và tuyển người khác để tránh làm ảnh hưởng đến tình hình họat động của công ty. 4.2. NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG ĐÀO TẠO VÀ PHÁT TRIỂN Việc đào tạo của công ty chỉ dừng lại ở các hình thức, khoá đào tạo ngắn ngày. Công ty chưa có chương trình đào tạo cao như đưa nhân viên ra nước ngòai đào tạo. o Đối với các nhân viên mới được tuyển dụng công ty cần thực hiện chương trình hội nhập vào môi trường làm việc tại công ty và cũng như chưa thực hiện các buổi huấn luyện, đào tạo hay giới thiệu về công ty. Mục đích chính của các buổi đào tạo này là nhằm đề cập đến lòch sử hình thành và phát triển của công ty, ngành nghề hoạt động, các chính sách, quy đònh, quyền và nghóa vụ của nhân viên đối với công ty. Thông qua những buổi đào tạo này nhân viên mới sẽ cảm thấy đỡ bở ngỡ hơn, bớt băn khoăn, lo lắng, và dễ hoà nhập hơn vào tổ chức của công ty. Để thực hiện việc này, công ty có thể cử một nhân viên của phòng nhân sự có kỹ năng sư phạm và nhất thiết phải có thâm niên công tác tại công ty. 2 Giảng viên hướng dẫn : ThS. Lê Đình Thái o Đối với các cấp quản lý công ty cần chú trọng đến trình độ ngoại ngữ và tin học để có thể tiếp cận được với các công nghệ, thông tin từ bên ngoài để có những hiểu biết sâu hơn về chuyên môn, từ đó có những đóng góp thiết thực hơn cho công ty. Hình thức đào tạo có thể là cho đi học các lớp buổi tối sau giờ làm việc, hoặc tham gia các lớp đào tạo tại chức hoặc chính quy tại các trường đào tạo bên ngòai. o Trong quá trình triển khai các khoá đào tạo, đối với các hình thức đào tạo bên ngoài thì phòng Nhân phải phối hợp chặt chẽ với các cơ sở đào tạo. Còn đối với các hình thức đào tạo tại chổ công ty cần nâng cao năng lực, tinh thần trách nhiệm và kỹ năng sư phạm của các nhân viên đứng lớp giảng dạy. o Ngoài ra công ty còn có thể tổ chức các hình thức đào tạo theo nhóm hoặc tổ. Theo phương pháp này, các nhân viên cần được đào tạo tập trung theo từng nhóm, tổ chức các buổi họp riêng để trao đổi kinh nghiệm làm việc. Thông qua đó, nhân viên có thể hiểu biết nhau hơn, cùng nhau tháo gỡ những gút mắc trong công việc. 4.3. NÂNG CAO ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC Điều kiện làm việc đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm tạo điều kiện cho nhân viên phát huy khả năng sáng tạo của mình. Nếu điều kiện làm việc không tốt có thể dẫn đến việc người lao động cảm thấy chán nản, tẻ nhạt và dễ dẫn đến sự hư hỏng sản phẩm làm cho giá thành sản phẩm bò đẩy lên cao. Điều kiện làm việc chia thành 2 loại đó là: điều kiện làm việc và môi trường làm việc. 4.3.1. Cải tiến điều kiện làm việc Để nâng cao hiệu quả lao động và bảo vệ sức khoẻ của người lao động đặc biệt là bộ phận lao động trực tiếp, công ty cần thực hiện một số biện pháp cải tiến sau : o Thường xuyên tiến hành kiểm tra, tu bổ, sửa chữa các phương tiện dọn dẹp vệ sinh như máy hút bụi, máy lau chùi nền nhà, máy giặt ghế, nệm,… o Công ty cần thường xuyên nâng cấp, trang bò các máy vi tính và thực hiện việc nối mạng giữa các chi nhánh cảu công ty với nhau cũng như giữa các phòng ban trong công ty. Điều này giúp cho việc quản trò thông tin được dễ dàng đồng thời tiết kiệm được thời gian của nhân viên. 4.3.2. Cải tiến môi trường làm việc 3 Giảng viên hướng dẫn : ThS. Lê Đình Thái o Công tác phòng cháy chữa cháy cần được kiểm tra thường xuyên nhất là vào mùa khô để tránh những trường hợp hoả hoạn đáng tiếc xảy ra. o Cần mở rộng diện tích phòng ban để nhân viên làm việc cảm thấy không bò gò bó trong phạm vi chật hẹp. 4.4. HOÀN THIỆN CHÍNH SÁCH LƯƠNG BỔNG ĐÃI NGỘ 4.4.1. Chính sách tiền lương o Nhìn chung hình thức trả lương của công ty hiện nay là tương đối hợp lý. Tuy nhiên, so với các công ty khác hoạt động trong cùng lónh lực dễ dàng nhận thấy rằng thu nhập của nhân viên công ty vẫn còn khá thấp. o o Thoả mãn nhu cầu cá nhân cho người lao động. Mặc dù tiền lương trong các năm vừa qua liên tục tăng lên, nhưng những phần thưởng này sẽ không là nhân tố động viên khi nó vẫn chưa hoàn toàn thoả mãn hết nhu cầu của người lao động bởi lẽ nhu cầu của họ hết sức đa dạng và phong phú. o Đối với lao động giản đơn, lao động phục vụ thì mức lương được trả cần cân đối, tránh sự chênh lệch về thu nhập trong xã hội. Đối với lao động có trình độ chuyên môn cao, công ty cần phải nghiên cứu lại sao cho vấn đề trả lương trở nên hợp lý hơn, thu hút và duy trì người lao động, góp phần tăng năng suất làm việc. 4.4.2. Chính sách khen thưởng đãi ngộ o Công ty nên có những hình thức thưởng cho các nhân viên có sáng tạo mới trong công việc, sáng kiến cải tiến, phương pháp tổ chức kinh doanh mới, giải pháp tiết kiệm chống lãng phí có hiệu quả. o Phần thưởng phải công bằng : công bằng cá nhân và công bằng xã hội. Công bằng cá nhân đánh giá mối quan hệ giữa nổ lực bỏ ra và phần thưởng đạt được. Công bằng xã hội là so sánh với những người khác nhau trong những điều kiện giống nhau. o Có chính sách khen thưởng cho các nhân viên có ý thức đấu tranh, bảo vệ, gìn giữ và nâng cao uy tín công ty. Đề ra mức khen thưởng hợp lý cho nhân viên khi họ phát hiện ra những nguy hại cho công ty hay khi họ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao. Thưởng cho các phòng ban, đơn vò có năng suất vượt kế hoạch. 4 Giảng viên hướng dẫn : ThS. Lê Đình Thái o Ghi nhận và đề bạt vào các chức vụ cao hơn đối với các cá nhân thực hiện tốt nhiệm vụ, là tấm gương cho cho các nhân viên khác trong công ty kể cả những người mới được tuyển dụng. Nó có tác dụng khuyến khích những người khác cùng hành động tốt. o Khi công ty hoạt động có hiệu quả nên có những quyết đònh tăng lương, thưởng cho những nhân viên có thâm niên công tác tại công ty, hoặc những nhân viên có quá trình lao động, làm việc tại công ty thật sự xuất sắc, có như thế họ sẽ cống hiến cho công ty nhiều hơn nữa. o Đối với các nhân viên có thâm niên nghề nghiệp trên 10 năm công ty nên có những chính sách đãi ngộ để có thể làm tăng thêm lòng tin và sự gắn bó của nhân viên với công ty , có như thế họ sẽ càng ra sức cống hiến cho công ty nhiều hơn nữa. 4.5. HOÀN THIỆN CÁC CHÍNH SÁCH ĐỘNG VIÊN PHI VẬT CHẤT 4.5.1. Hệ thống thông tin phản hồi Công ty cần thiết lập hệ thống thông tin phản hồi giữa các cấp lãnh đạo và nhân viên. Nhà quản lý nên thiết lập các thùng thư góp ý để có thể biết được thông tin phản hồi từ nhân viên hoặc trao đổi thân tình cùng nhân viên xem nhân viên đang nghó gì và đang cần gì? Để làm được điều này đòi hỏi nhà quản lý phải cực kỳ tâm lý. Một khi nhận được thông tin phản hồi từ nhân viên, nhà quản lý phải có thông tin phản hồi lại để nhân viên biết. Dù tốt hay xấu nhà quản lý cũng nên tìm phương cách đáp ứng cho hợp lý. Nếu không nhân viên sẽ nản lòng và không còn tin tưởng vào nhà quản lý nữa. Hệ thống thông tin phản hồi sẽ dần vô hiệu vì nhân viên không muuốn phản hồi nữa. 4.5.2. Khả năng, cơ hội thăng tiến Đối với các nhân viên chính thức, việc đề bạt lên các chức vụ cao hơn cũng nên có sự tính toán cân nhắc thật kỹ về thành tích công tác, thái độ làm việc, sáng kiến,… Tránh sự đố kỵ giữa các nhân viên với nhau, tạo bầu không khí làm việc căng thẳng, mất đoàn kết. 4.5.3. Sự thú vò trong công việc Để tránh sự nhàm chán trong công việc hàng ngày nhà quản lý cần phải biết cách giao việc. Trước khi tuyển dụng nhà quản lý cần nghiên cứu kỹ những điểm mạnh cũng như yếu để tiến hành giao việc cho phù hợp. Đối với các nhân viên mới, các trưởng, phó phòng hay giám sát có thể giao những công việc không rất phức tạp nhưng không nhàm chán. Sau một thời gian nhà quản lý cần kiểm tra xem tiến 5 Giảng viên hướng dẫn : ThS. Lê Đình Thái độ thực hiện của nhân viên và tìm hiểu xem họ có những yêu cầu giúp đỡ, những khó khăn hay thuận lợi gì không và sẽ tiến hành tháo gỡ vướng mắc (nếu có). Sau đó, khi nhân viên đã nắm bắt và đã làm quen với công việc thì nhà quản lý cũng phải tiếp tục giao những công việc khác có tính chất khó hơn để nhân viên cảm thấy họ cũng là một phần quan trọng của công ty, cảm thấy tự hào hơn và họ sẽ làm việc hăng say, hiệu quả hơn. Tóm lại, trên đây là một số kiến nghò của tác giả nhằm góp phần hoàn thiện công tác quản trò nhân sự tại Công Ty Bảo Hiểm Nhân Thọ AIA (Việt Nam). Tuy nhiên, khi áp dụng vào thực tế cần xem xét hoàn cảnh thực tế tại công ty nên những kiến nghò trên chỉ mang tính khách quan. 6 Giảng viên hướng dẫn : ThS. Lê Đình Thái KẾT LUẬN Trong công cuộc công nghệp hoá-hiện đại hoá đất nước con người là nguồn lực quan trọng nhất. Để phát triển nhân sự cần đề ra những chiến lược đúng đắn, kòp thời. Bởi vì, dù có máy móc hiện đại đến đâu đi chăng nữa nhưng lại được điều khiển bởi những người thiếu năng lực thì máy móc cũng sớm bò hư hỏng hay hoạt động không hết năng suất. Trong nền kinh tế cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay đã đặt ra cho doanh nghiệp rất nhiều thách thức và khó khăn. Điều quan trọng là mỗi cá nhân trong tổ chức phải nhận thức và phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ của mình để vượt qua khó khăn. Nhà quản trò có nhiệm vụ kết hợp sức mạnh của từng cá nhân riêng lẻ để hình thành nên khôi đoàn kết sức mạnh tập thể nhằm đạt mục tiêu chung của tổ chức. Quan điểm xuyên suốt của bài viết này là quan điểm quản trò trên tinh thần nhân bản vì sự phát triển nguồn nhân lực hay cụ thể hơn là vì con người của công ty. Đây cũng chính là triết lý quản trò nhân sự tại công ty. Đó là thuận lợi to lớn trong việc thực hiện chiến lược quản trò nhân sự tại Công Ty TNHH Bảo Hiểm Nhân Thọ AIA (Việt Nam). Tuy nhiên quản trò nhân sự là một lónh vực rất bao quát và rộng lớn, tất cả những chính sách của nó đều có mối liên hệ mật thiết với nhau. Chính sách này là bước tiếp tục của chính sách kia và là tiền đề cho chính sách kế tiếp. Do đó, việc cải tiến quản trò nguồn nhân sự phải bao gồm tất cả các hoạt động của nó tại công ty chứ không giới hạn trong một số lónh vực như đã nêu trong bài viết này. Qua việc phân tích đánh giá tình hình quản trò nhân sự tại Công Ty TNHH Bảo Hiểm Nhân Thọ AIA (Việt Nam) , tôi nhận thấy rằng công ty đã không ngừng vươn lên, nổ lực về quản lý con người. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn tồn đọng những hạn chế nhất đònh. Muốn được thành công trong hoạt động của mình công ty cần phải phát huy hơn nữa những năng lực của bản thân. Sử dụng một cách có hợp lý nguồn nhân lực, xác lập được mối quan tin cậy giữa lãnh đạo công ty và người lao động. Tạo mọi điều kiện làm việc cho nhân viên mở rộng tầm nhìn bằng cách luân chuyển các vò trí làm việc, khuyến khích, động viên nhân viên tích cực hoạt động và làm việc theo nhóm để trao đổi kinh nghiệm làm việc và học hỏi lẫn nhau. Bên cạnh đó, công ty cần cố gắng nâng cao cơ sở hạ tầng, đổi mới trang thiết bò, tạo điều kiện cho người lao động làm việc trong môi trường thoải mái nhất. 7 Giảng viên hướng dẫn : ThS. Lê Đình Thái Sau cùng công ty cũng nên chú trọng kiện toàn hệ thống thông tin phản hồi, sự đề bạt cũng như cơ hội thăng tiến cho nhân viên và sự ghi nhận thành tích đóng góp của họ. Với thời gian thực tập tại công ty và vốn kiến thức có hạn, tác giả chỉ có thể đưa ra những giải pháp mang tính khách quan nhằm giúp Công Ty TNHH Bảo Hiểm Nhân Thọ AIA (Việt Nam) phần nào cải tiến được hoạt động nhân sự tại công ty mình. 8 Giảng viên hướng dẫn : ThS. Lê Đình Thái PHỤ LỤC Để hiểu rõ chính sách quản lý nhân sự của công ty đối với nhân viên, và để có những biện pháp hoàn thiện hơn chính sách này, chúng tôi rất mong anh chò cho biết ý kiến về những vấn đề sau. Có 5 thang điểm (từ 1-5 điểm ) cho mỗi chỉ tiêu mà anh chò đánh giá : rất kém (1 điểm), kém (2 điểm), trung bình (3 điểm), tốt (4 điểm), rất tốt (5 điểm) Anh chò vui lòng đánh dấu (x) vào một trong những chữ cái mình chọn. Lưu ý: mỗi câu hỏi chỉ được đánh dấu vào 1 trong 5 chữ cái. 1. Anh/chò có nhận xét như thế nào về môi trường làm việc hiện tại của công ty? a. Rất kém b. Kém c. Trung bình d. Tốt e. Rất tốt 2. Hiện tại, mức độ quan tâm của công ty đối với các anh/chò là như thế nào? a. Rất kém b. Kém c. Trung bình d. Tốt e. Rất tốt 3. Xin anh/chò cho biết sự quan tâm của lãnh đạo đối với nguyện vọng, tình cảm, công việc và quyền lợi của anh/chò? a. Rất kém b. Kém c. Trung bình d. Tốt e. Rất tốt 4. Về chính sách giáo dục, đào tạo và phát triển, anh/chò có nhận xét gì? a. Rất kém b. Kém c. Trung bình d. Tốt e. Rất tốt 5. Anh/ chò nhận thấy việc phân cấp, phân quyền giữa lãnh đạo và các phòng ban là: a. Rất kém b. Kém c. Trung bình d. Tốt e. Rất tốt 6. Anh/chò có nhận xét như thế nào về việc lãnh đạo, sếp trực tiếp giao việc và hướng dẫn cho nhân viên dưới quyền? a. Rất kém b. Kém c. Trung bình d. Tốt e. Rất tốt 9 Giảng viên hướng dẫn : ThS. Lê Đình Thái 7. Theo anh/chò sự phối hợp giải quyết công việc giữa các phòng ban là như thế nào? a. Rất kém b. Kém c. Trung bình d. Tốt e. Rất tốt 8. Anh/chò nhận thấy rằng phúc lợi của ông ty mình là: a. Rất kém b. Kém c. Trung bình d. Tốt e. Rất tốt 9. Về mặt văn hoá, thể thao, tinh thần, anh/chò cảm thấy như thế nào? a. Rất kém b. Kém c. Trung bình d. Tốt e. Rất tốt 10. Sự công bằng trong đối xử của lãnh đạo, sếp với nhân viên là: a. Rất kém b. Kém c. Trung bình d. Tốt e. Rất tốt 11. Anh/chò có nhận xét gì về tiền lương, tiền thưởng a. Rất kém b. Kém c. Trung bình d. Tốt e. Rất tốt 12. Anh/chò có nhận xét gì về chế độ khen thưởng và sự động viên kòp thời a. Rất kém b. Kém c. Trung bình d. Tốt e. Rất tốt 13. Theo anh/chò chính sách đảm bảo việc làm của công ty là: a. Rất kém b. Kém c. Trung bình d. Tốt e. Rất tốt 14. Việc thực hiện cam kết của lãnh đạo đối với nhân viên như thế nào? a. Rất kém b. Kém c. Trung bình d. Tốt e. Rất tốt Chân thành cảm ơn những ý kiến của anh/chò! Mọi ý kiến đóng góp khác (nếu có), xin vui lòng trình bày ở mặt sau phiếu điều tra này 10 [...]... viên hướng dẫn : ThS Lê Đình Thái TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 2 3 4 Trần Kim Dung Quản Trò Nguồn Nhân Lực TP HCM : NXB Đại Học Quốc Gia, 2000 Nguyễn Thanh Hội Quản Trò Nhân Sự TP HCM : NXB Thống Kê, 1999 Nguyễn Hữu Thân Quản Trò Nhân Sự Theo Quan Điểm Tổng Thể TP.CHM :NXB Thống Kê, 2000 Tài liệu của Công Ty TNHH Bảo Hiểm Nhân Thọ AIA (Việt Nam) 11 . Thái MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM NÂNG CAO QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH BẢO HIỂM NHÂN THỌ AIA (VIỆT NAM) Trên cơ sở phân tích hoạt động nhân sự tại công ty, . sự tại công ty. Đó là thuận lợi to lớn trong việc thực hiện chiến lược quản trò nhân sự tại Công Ty TNHH Bảo Hiểm Nhân Thọ AIA (Việt Nam). Tuy nhiên quản