HẠCH TOÁN KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH THEO CHẾ ĐỘ HIỆN HÀNH I. HẠCH TOÁN KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH THEO CHẾ ĐỘ HIỆN HÀNH Mọi tài sản cố định hữu hình trong doanh nghiệp phải có bộ hồ sơ riêng (bộ hồ sơ gồm: biên bản giao nhận tài sản cố định, hợp đồng, hoá đơn mua tài sản và các chứng từ có liên quan) được theo dõi, quản lý, sử dụng và trích khấu hao theo đúng quy định. Tài sản cố định hữu hình phải được phân loại, thống kê, đánh số và có thẻ riêng, được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng sử dụng tài sản cố định, được phản ánh trong sổ theo dõi tài sản cố định hữu hình. Doanh nghiệp phải thực hiện quản lý, sử dụng đối với những tài sản cố định hữu hình đã khấu hao hết nhưng vẫn tham gia vào hoạt động kinh doanh như những tài sản cố định hữu hình bình thường khác. Định kỳ mỗi năm tài chính doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê tài sản cố định hữu hình. Mọi trường hợp phát hiện thừa, thiếu tài sản cố định hữu hình đều phải lập biên bản, tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý. 1. Chứng từ, sổ sách Chứng từ dùng để phản ánh khấu hao tài sản cố định: - Biên bản giao nhận tài sản cố định (số hiệu 01 - TSCĐ) là một chứng từ bắt buộc. Nó phản ánh nguyên giá tài sản cố định tăng từ đó cho phép chúng ta trích khấu hao tăng làm căn cứ để tính và trích khấu hao tài sản cố định. - Biên bản thanh lý tài sản cố định hữu hình (số hiệu 03 - TSCĐ): phản ánh nguyên giá, giá trị tài sản cố định giảm làm căn cứ để chúng ta xoá sổ kế toán tài sản cố định đồng thời ghi giảm khấu hao tài sản cố định. Sổ sách dùng để ghi chép, phản ánh khấu hao tài sản cố định gồm: - Sổ tổng hợp: thường là sổ cái TK 214. Tuỳ vào hình thức sổ mà doanh nghiệp áp dụng như: hình thức nhật ký chứng từ, chứng từ ghi sổ, nhật ký sổ cái hay nhật ký chung mà sổ cái TK 214 có kết cấu, hình thức riêng. - Sổ chi tiết: phản ánh khấu hao tài sản cố định bao gồm: Sổ tài sản cố định (mẫu - trang 209 - sách Hệ thống kế toán doanh nghiệp, NXB Tài chính 1995). Bảng tính và phân bổ khấu hao: đây là sổ chi tiết quan trọng nhất trong việc phản ánh khấu hao tài sản cố định ( mẫu - trang 225 - sách Hệ thống kế toán doanh nghiệp, NXB Tài chính 1995). 2. Tài khoản sử dụng Theo chế độ kế toán Việt nam hiện hành thì tài khoản được sử dụng để hạch toán khấu hao tài sản cố định là tài khoản 214: Hao mòn tài sản cố định. * Tài khoản 214: Hao mòn tài sản cố định. Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hao mòn tài sản cố định hữu hình trong quá trình sử dụng do trích khấu hao và những khoản tăng, giảm hao mòn khác của các loại tài sản cố định hữu hình của doanh nghiệp. Kết cấu: Bên Nợ: phản ánh giá trị hao mòn tài sản cố định hữu hình giảm do thanh lý, nhượng bán, điều chuyển nội bộ, mang đi góp vốn liên doanh . Bên Có: phản ánh giá trị hao mòn của tài sản cố định hữu hình tăng do trích khấu hao, do đánh giá lại tài sản cố định hữu hình. Dư Có: phản ánh giá trị hao mòn của tài sản cố định hữu hình hiện có ở doanh nghiệp. Tài khoản 214 được chi tiết thành: 2141: Hao mòn tài sản cố định hữu hình. 2142: Hao mòn tài sản cố định đi thuê tài chính. 2143: Hao mòn tài sản cố định vô hình. Ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản sau: TK 211, TK 009 . * Tài khoản 211: Tài sản cố định hữu hình Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và biến động tăng, giảm của tài sản cố định hữu hình của doanh nghiệp theo nguyên giá. Kết cấu: Bên Nợ: - Phản ánh nguyên giá tài sản cố định hữu hình tăng do được cấp, mua sắm, xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao, do các đơn vị tham gia liên doanh góp vốn, do biếu tặng . - Điều chỉnh tăng nguyên giá của tài sản cố định hữu hình do xây lắp, do cải tạo nâng cấp, . - Điều chỉnh tăng nguyên giá tài sản cố định hữu hình do đánh giá lại. Bên Có: - Phản ánh nguyên giá tài sản cố định hữu hình giảm do điều chuyển cho đơn vị khác, do nhượng bán, thanh lý . - Nguyên giá giảm do tháo dỡ bớt một số bộ phận hoặc do đánh giá lại. Dư Nợ: nguyên giá tài sản cố định hữu hình hiện có ở doanh nghiệp * Tài khoản 009: Nguồn vốn khấu hao cơ bản Tài khoản này dùng để theo dõi tình hình hình thành và sử dụng vốn khấu hao cơ bản tài sản cố định. Kết cấu: Bên Nợ: phản ánh các nghiệp vụ làm tăng nguồn vốn khấu hao cơ bản. Bên Có: phản ánh các nghiệp vụ làm giảm nguồn vốn khấu hao (nộp cấp trên, cho vay, đầu tư, mua sắm tài sản cố định .) Dư Nợ: số vốn khấu hao cơ bản hiện còn. 3. Phương pháp hạch toán khấu hao tài sản cố định hữu hình a. Định kỳ (tháng, quý, . tuỳ theo từng doanh nghiệp) trích khấu hao tài sản cố định hữu hình vào chi phí sản xuất kinh doanh, đồng thời phản ánh hao mòn tài sản cố định hữu hình, kế toán ghi: Nợ TK 627 (6274 - chi tiết theo từng phân xưởng): Chi phí sản xuất chung về KHTSCĐHH Nợ TK 641 (6414): Chi phí bán hàng về KHTSCĐHH Nợ TK 642 (6424): Chi phí quản lý doanh nghiệp về KHTSCĐHH Có TK 214 (2141): Hao mòn TSCĐHH trích trong kỳ Đồng thời phản ánh tăng nguồn vốn khấu hao cơ bản Nợ TK 009: Nguồn vốn khấu hao tăng b. Trường hợp phải nộp vốn khấu hao cho đơn vị cấp trên hoặc điều chuyển cho đơn vị khác. + Trường hợp được hoàn trả lại khi nộp vốn khấu hao ghi: Nợ TK 136 (1368): Phải thu nội bộ Có TK 111, 112: Số vốn khấu hao nộp Đồng thời ghi giảm nguồn vốn khấu hao Có TK 009: Nguồn vốn khấu hao giảm Khi nhận lại số vốn khấu hao hoàn trả, ghi bút toán ngược lại. + Trường hợp không được hoàn trả lại, ghi: Nợ TK 411: Giảm nguồn vốn kinh doanh Có TK 111, 112, 3388: Số vốn khấu hao nộp Đồng thời ghi giảm nguồn vốn khấu hao Có TK 009: Nguồn vốn khấu hao giảm c. Trường hợp cho các đơn vị khác vay vốn khấu hao, ghi: Nợ TK 128: Đầu tư ngắn hạn khác Nợ TK 228: Đầu tư dài hạn khác Có TK 111, 112: Số vốn khấu hao cho vay Đồng thời ghi giảm nguồn vốn khấu hao Có TK 009: Nguồn vốn khấu hao giảm + Khi trích hao mòn tài sản cố định hữu hình dùng cho hạot động văn hoá vào thời điểm cuối năm, ghi: Nợ TK 431 (4313): Ghi giảm quỹ khen thưởng phúc lợi Có TK 214 (2141): Hao mòn TSCĐHH dùng cho hoạt động văn hoá + Khi trích hao mòn TSCĐHH dùng vào hoạt động sự nghiệp, dự án, ghi: Nợ TK 466: Nguồn vốn đã hình thành TSCĐHH Có TK 214 (2141): Khấu hao hao mòn TSCĐHH d. Tài sản cố định hữu hình đánh giá lại theo quyết định của Nhà nước + Trường hợp đánh giá tăng nguyên giá của tài sản cố định hữu hình, ghi; Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐHH đánh giá tăng Có TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản tăng Có TK 214 (2141): Hao mòn TSCĐHH tăng thêm + Trường hợp điều chỉnh tăng giá trị hao mòn: Nợ TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản Có 214 (2141): Hao mòn TSCĐHH tăng + Trường hợp điều chỉnh giảm giá trị hao mòn: Nợ TK 214(2141): Hao mòn TSCĐHH giảm Có TK 412: Chênh lệch đánh giá lại tài sản + Trường hợp đánh giá giảm nguyên giá tài sản cố định hữu hình, ghi: Nợ TK 412: Giá trị còn lại TSCĐHH đánh giá lại giảm Nợ TK 214 (2141): Chênh lệch đánh giá lại tài sản giảm Có TK 211: Nguyên giá TSCĐHH giảm a. Trường hợp giảm tài sản cố định hữu hình thì đồng thời với việc phản ánh giảm nguyên giá tài sản cố định hữu hình phải phản ánh giảm giá trị đã hao mòn của tài sản cố định hữu hình. b. Đối với tài sản cố định hữu hình đã tính đủ khấu hao cơ bản thì không tiếp tục trích khấu hao nữa. c. Đối với tài sản cố định hữu hình đầu tư, mua sắm bằng nguồn kinh phí sự nghiệp, kinh phí dự án, bằng quỹ phúc lợi khi hoàn thành dùng vào hoạt động sự nghiệp hoặc dự án, hoặc dùng vào hoạt động văn hoá, phúc lợi thì không trích khấu hao vào chi phí sản xuất kinh doanh mà chỉ trích khâu hao tài sản cố định hữu hình một năm một lần. 4. Hạch toán khấu hao tài sản cố định hữu hình ở một số nước Theo chế độ kế toán Pháp thì hạch toán khấu hao TSCĐHH như sau: Cuối năm khi tính và trích khấu hao ghi: - Trường hợp tăng: Nợ TK 68: Niên khoản khấu hao và dự phòng Có TK 280: Khấu hao tài sản bất động vô hình Có TK 281: Khấu hao tài sản bất động hữu hình - Trường hợp giảm: Nợ TK 280, 281: Có TK 20: Tài sản bất động vô hình Có TK 21: Tài sản bất động hữu hình Theo cách tính khấu hao TSCĐ như chế độ kế toán Pháp chúng ta thấy rằng việc tính toán tăng giảm khấu hao tài sản cố định theo ngày khó khăn và cực kỳ phức tạp. Tuy nhiên, nếu trình độ cho phép thì nó sẽ phản ánh được chính xác tính khấu hao tài sản cố định và chi phí khấu hao tài sản cố định. Theo chế độ kế toán hiện nay ta nhận thấy rằng tất cả chi phí khấu hao tài sản cố định ở các bộ phận đều được tập hợp vào 1 tài khoản. Khác với Việt nam là mỗi bộ phận sử dụng tài sản cố định thì sẽ có một tài khoản để phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận đó (TK 6274, TK 6414, TK 6424) Ở Mỹ: trong kế toán khấu hao, đầu tiên chúng ta ghi nhận số chi phí thích hợp trong kỳ. Trong trường hợp này tên của tài khoản chi phí là chi phí khấu hao. Tiếp đó ta ghi số tiền tương đương giảm trong tổng số giá trị tài sản, số giảm giá trị của trang thiết bị không được trừ trực tiếp trong tổng nguyên giá của tài sản, thay vào đó số giảm giá thành gốc (nguyên giá) của trang thiết bị do chi phí khấu hao được luỹ kế trong một tài khoản riêng biệt gọi là khấu hao luỹ kế. Số giảm một tài sản luôn luôn được ghi Có. Khấu hao luỹ kế là số giảm tài sản và do đó nó có số dư Có. Kế toán ghi định khoản như sau: Nợ TK chi phí khấu hao Có TK khấu hao luỹ kế II. ĐÁNH GIÁ CHUNG 1. Kết quả: Theo quyết định số 166/1999/QĐ-BTC ngày 30/12/1999 của Bộ Tài chính ngày 30/12/1999, song song với việc thực hiện hạch toán khấu hao tài sản cố định hữu hình như đã trình bày ở các phần đã nêu trên còn quy định về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định. Việc trích khấu hao tài sản cố định hữu hình phải tuân theo nguyên tắc, số khấu hao luỹ kế và giá trị còn lại trên sổ kế toán của tài sản cố định hữu hình. Mọi tài sản cố định hữu hình phải có hồ sơ riêng và được theo dõi chặt chẽ. Các doanh nghiệp có thể chủ động điều động tài sản cố định giữa các đơn vị thành viên, nhượng bán, thanh lý . Việc trích khấu hao hoặc thôi trích khấu hao được thực hiện theo nguyên tắc tròn tháng. Doanh nghiệp không được trích khấu hao đối với tài sản cố định đã khấu hao hết nhưng vẫn sử dụng. Tài sản cố định bị hư hỏng mà vẫn chưa khấu hao hết, phải xác định trách nhiệm, bắt bồi thường thiệt hại và xử lý tổn thất. Tài sản cố định chờ thanh lý thôi trích khấu hao. Đối với tài sản cố định thuê tài chính, doanh nghiệp phải theo dõi, quản lý, sử dụng và trích khấu hao như đối với tài sản cố định thuộc sở hữu của mình. Tài sản cố định thuê hoạt động không phải trích khấu hao, chi phí thuê tài sản cố định được hạch toán vào chi phí kinh doanh. Như vậy việc quản lý và trích khấu hao tài sản cố định nói chung và đối với tài sản cố định hữu hình nói riêng khá chặt chẽ đối với từng trường hợp và đối tượng sử dụng tài sản cố định hữu hình. Mặc dù việc phân loại tài sản vào công cụ lao động hay tài sản cố định còn có nhiều bất cập, đôi khi chưa thật sự thuận tiện cho doanh nghiệp nếu chỉ căn cứ vào giá trị và thời gian sử dụng của tài sản phân loại. 2. Hạn chế: Theo quy định hiện hành thì tiêu chuẩn nhận biết tài sản cố định chỉ căn cứ đồng thời vào hai tiêu chuẩn là: thời hạn sử dụng lớn hơn một năm và giá trị tài sản lớn hơn hoặc bằng năm triệu đồng. Song trên thực tế có rất nhiều tài sản chỉ nên xếp chúng là công cụ lao động mặc dù chúng đều thoả mãn hai tiêu chuẩn nêu trên như: điện thoại di động, máy bộ đàm, bàn, tủ . Sự theo dõi các tài sản này dưới hình thức là tài sản cố định trở nên phức tạp và không thật sự cần thiết đối với các tài sản cố định khác khi chúng có số lượng lớn tại một doanh nghiệp. Sau khi hết khấu hao (đối với loại tài sản nói trên và cả tài sản cố định hữu hình) nếu vẫn được sử dụng chúng lại được theo dõi trong danh mục tài sản cố định hữu hình có giá trị hữu hình bằng không cho tới khi thanh lý. Như vậy rất phức tạp cho công tác theo dõi và kiểm tra của kế toán. Mặt khác, một tài sản cố định hữu hình dù cũ, hư hỏng . tới đâu thì vẫn còn một giá trị cố định có thể thu hồi được, kể cả trong trường hợp tài sản đó chỉ được coi là phế liệu. Tóm lại, việc đánh giá tài sản cố định hữu hình với mức chuẩn về giá trị (≥ 5 triệu đồng) và giá trị tài sản bằng không khi đã thực hiện khấu hao hết là chưa hoàn toàn hợp lý trong công tác thực hiện khấu hao tài sản cố định hữu hình. . HẠCH TOÁN KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH HỮU HÌNH THEO CHẾ ĐỘ HIỆN HÀNH I. HẠCH TOÁN KHẤU HAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH THEO CHẾ ĐỘ HIỆN HÀNH Mọi tài sản cố định hữu hình. tài sản cố định hữu hình một năm một lần. 4. Hạch toán khấu hao tài sản cố định hữu hình ở một số nước Theo chế độ kế toán Pháp thì hạch toán khấu hao