PB-Nr : M04.02 Document filing Issued by Date Version Page Hr. Mathe September 2001 1 1/5 Process owner: Process owner, IT-department Process purpose and target: Regulation of the storage of system-relevant documents. The respective process owner is responsible for the creation and storage of the documents. With IT stored documents the IT department is responsible for the securing of the data-availability. The documents are to be destroyed at expiry of the duration of storage. However, IT data can, but do not have to be deleted. If the documents are spent into separate stocks due to the quantity, then recordings must be available, where the documents are to be found. PB-Nr : M04.02 Dokumentenlagerung Zugelassen von Ausgabedatum Änderungsstand Seite Hr. Mathe September 2002 2 2/5 Prozess Dokument Ordnungskriterium Lagerort Dauer in Jahren M 02 Managementbericht Jahr Beauftragte 7 Managementvorgaben (U-Programm) Jahr Beauftragte 7 M 02.01 Besprechungsprotokolle Datum (Nummer) Leiter der Besprechung 7 M 03 Informationen Umweltbeauftragter 1 M 04 Managementhandbuch X:\QUM-alt 7 Prozessbeschreibungen X:\QUM-alt 7 M 05 Schulungspläne Jahr Abteilungsleiter 2 Schulungsnachweise Datum Abteilungsleiter 7 Stellenbeschreibungen Mitarbeiter Abteilungsleiter 3 M 07 Verbesserungsmaßnahmen Datenbank 7 M 08.01 Prüfergebnisse X:\QU-Management 7 M 09 Auditterminplan Jahr Beauftragte 7 Auditberichte Datum Beauftragte 7 U 01 Gesetze, Normen, . Externe Lagerung Aufzeichnungen gemäß Wasserrechtsbescheiden Datum Instandhaltung Wasser 3 U 01.01 Protokolle überprüfungspflichtiger Einrichtungen Einrichtung / Datum Betriebsleitung 7 U03.01.02 Bewertung der Umweltauswirkungen Jahr Beauftragter 7 U 03.02 BARA-Eigenkontrolle Datum Nasslack 7 U 04 Kundenzufriedenheitsbewertungen Datum Q-Beauftragter 3 R 01 Angebote Kunde, Datum Verkauf 7 EDIFACT-Bestellung EDIFACT 7 R 02 Aufträge PPS 7 Auftragsbestätigung Kunde, Datum Verkauf 1 PB-Nr : M04.02 Dokumentenlagerung Zugelassen von Ausgabedatum Änderungsstand Seite Hr. Mathe September 2002 2 3/5 Verträge Kunde, Datum Verkauf 7 R 04 Laborauftrag Entwicklung 7 Laborjournal Heftnummer Entwicklung 7 Projektauftrag incl. Berichte Projektnummer Projektleiter 7 Musterteile zu Laboraufträgen Eingangsmonat Entwicklung 0,5 R 05 Urmuster Produktion 3 R 05.01 Musterplättchen Produktnummer Color-Batch 15 Chargenrezept Chargennummer Color-Batch 15 R 05.02 Chargenrezept Produktnummer AV-Büro 15 R 05.03 Rückmusterblech Produktnummer Coating-Tec 15 Chargenrezept Chargennummer AV-Büro 15 R 05.04 Rückmusterblech Produktnummer Pulverproduktion 15 Chargenrezept Chargennummer AV-Büro 15 R 05.05 Prozessdaten HarzMMJJ.xls 15 Produktlaufkarte, Einwaageliste Datum Kunstharz-Büro 15 Chargenrezept Chargennummer AV-Büro 15 R05.05.01 EDV-techn. Aufzeichnung der TNV Datum Betriebsleitung 3 R 05.06 GSB-Ablage Datum 24-h-Abprüfung 15 R 06 Auslieferungsbuchungen PPS 7 R 06.02 Kommisionsscheine Verkauf 0,25 R 06.03 Kommisionsscheine R 06.04 Ladeliste Datum Verkauf 3 S 01 Kataloge Datum Marketing 10 Preislisten Datum Marketing 2 S 02 Sicherungsplan Datum EDV-Büro 7 S 03 Bestellung Lieferschein PB-Nr : M04.02 Dokumentenlagerung Zugelassen von Ausgabedatum Änderungsstand Seite Hr. Mathe September 2002 2 4/5 S 04 Bestellungen Lieferant Einkauf 7 Rohstoffspezifikationen Rohstoff Einkauf 7 Lieferantenbewertung Lieferant Einkauf 3 S 05 Lieferscheine Einkauf 7 Werksbescheinigungen Rohstoff Wareneingangslabor 15 S 07 Rezepturen Produktnummer PPS 15 S 09 Begleitscheine Jahr Detailgeschäft S 10 Rechnungen Mahnungen S 11 Reklamation Datenbank 7 S 11.02 Rückwarenschein Datenbank 7 S 12 Sperrung Datenbank 7 Process owner: Process owner, EDV department process purpose and target: Regulation of the storage of system-relevant documents. For the creation and storage of the documents the respective process owner is responsible. With EDV stored documents the EDV department is responsible for the sicherstellung of the data availability. The documents are to be destroyed at flow of the duration of storage. EDV data can not be deleted, do not have however. If the documents are spent due to the quantity into separate stocks, then recordings must rest upon, where the documents are to be found. Process document order criterion stock location duration in years M 02 management report year assigned 7 management specifications (u-program) year assigned 7 M of 02,01 memos date (number) director/conductor of the discussion 7 M 03 information of environmental representative 1 M 04 management manual X:QUM old 7 descriptions of process X:QUM old 7 M of 05 training course plans year department manager of 2 training course proofs date department manager 7 job descriptions coworker department manager 3 M 07 improvement measures data base 7 M of 08,01 inspection results X:QU management 7 M 09 audit time schedule year assigned 7 audit reports date assigned 7 U of 01 laws, standards . External storage recordings in accordance with water law answer date maintenance water 3 U of 01,01 logs of examination-requiring mechanisms mechanism / date production management 7 U03.01.02 evaluation of the impact on the environment year of representative 7 U 03,02 BARA Eigenkontrolle date wet lacquer 7 U 04 customer satisfaction evaluations date of q-representative 3 R of 01 supplies customer, date sales 7 EDIFACT order EDIFACT 7 R of 02 jobs PPS 7 order confirmation customer, date sales 1 contracts customer, date sales 7 R 04 laboratory job development 7 laboratory journal booklet number development 7 project job inclusive. Project number project manager reports 7 sample parts to laboratory jobs input month development 0.5 R of 05 urmuster production 3 R 05,01 sample wafers product number Color batch 15 load prescription batch number Color batch 15 R 05,02 load PB-Nr : M04.02 Dokumentenlagerung Zugelassen von Ausgabedatum Änderungsstand Seite Hr. Mathe September 2002 2 5/5 prescription product number AV office 15 R 05,03 back sample sheet metal product number Coating Tec 15 load prescription batch number AV office 15 R 05,04 back sample sheet metal product number powder production 15 load prescription batch number AV office 15 R 05,05 process data HarzMMJJ.xls 15 product route card, originally weighted-in quantity list date synthetic resin office 15 load prescription batch number AV office 15 R05.05.01 EDV technical. Recording of the TNV date production management 3 R 05,06 GSB file date 24-h-Abpruefung 15 R 06 distribution reservations PPS 7 R of 06,02 clerk ion banknotes sales 0.25 R of 06,03 clerk ion banknotes R 06,04 load list date sales 3 S of 01 catalogs date marketing 10 price lists date marketing 2 S 02 protection plan date EDV office 7 S 03 order delivery note S 04 orders supplier purchase 7 raw material specifications raw material purchase 7 assessment of suppliers supplier purchase 3 S of 05 delivery notes purchase 7 werksbescheinigungen raw material incoming goods laboratory 15 S 07 prescriptions product number PPS 15 S of 09 release notes year retail business S 10 calculations reminders S 11 complaint data base 7 S 11,02 rear wall arene banknote data base 7 S 12 blocking data base 7 . Wareneingangslabor 15 S 07 Rezepturen Produktnummer PPS 15 S 09 Begleitscheine Jahr Detailgeschäft S 10 Rechnungen Mahnungen S 11 Reklamation Datenbank 7 S 11 .02 Rückwarenschein. laboratory 15 S 07 prescriptions product number PPS 15 S of 09 release notes year retail business S 10 calculations reminders S 11 complaint data base 7 S 11 ,02