ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TRUNG TRUNG TÂM TƯ VẤN KIẾN TRÚC XÂY DỰNG 1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Trung tâm Tư Vấn kiến trúc xây dựng Vật liệu sử dụng trong trung tâm xây dựng nói chung rất đa dạng, theo các báo cáo về chi phí sản xuất, chi phí nguyên vật liệu của trung tâm thì có đến 10.000 loại vật liệu khác nhau. Đây là những loại vật liệu xây dựng mà tính chất lý hóa của chúng rất khác nhau. Do đó yêu cầu bảo quản dự trữ các loại vật liệu cũng có những nét riêng biệt, có loại vật liệu có thể bảo quản trong kho như: Xi măng, Sắt thép . có loại lại không thể bảo quản trong kho mà phải để ngoài trời như: Cát, Sỏi, Đá . Vì vậy mà vật liệu của công ty rất dễ xảy ra hao hụt mất mát. 1.1.1. Phân loại nguyên vật liệu Giống như các tổ chức xây dựng khác, trung tâm cũng sử dụng các loại vật liệu phổ biến: Cát, Sỏi, Sắt, Thép, Xi, Gạch, Ngói, Đá .Mỗi loại vật liệu này lại gồm nhiều chủng loại khác nhau, như Cát có Cát đen, Cát vàng, Xi măng trắng, Xi măng đen, Thép thì có các loại thép trơn, thép vằn xoắn, quy cách từ Ф6 đến Ф8… , Gạch có Gạch xây, Gạch men kinh, Gạch nát . Đơn vị tính của các loại vật liệu này cũng khác nhau: Các loại Sắt thép, đinh: Tính bằng Kg ( kilogam), các loại Đá vôi, Cát, Đá 1*2 : Tính bằng ( M3), các loại Xi măng: Tính bằng (Tấn), Gạch, Ngói: Tính theo (viên), riêng gạch vỡ chỉ có thể tính bằng M3, cũng có khi vôi, cát tính theo xe chuyên chở . Để quản lý được nhiều loại vật liệu khác nhau, với những tính chất lý hóa khác nhau, Trung tâm phân loại nguyên vật liệu thành các loại sau: Nguyên vật liệu chính: Những loại vật liệu này khi tham gia vào quá trình thi công nó cấu thành nên cơ sở vât chất chủ yếu của các công trình, hạng mục công trình. Các loại nguyên vật liệu chính bao gồm: Gạch xây, Xi măng, Sắt thép, Cát, Sỏi, Đá. Chi phí nguyên vật liệu chính chiếm 55- 60% trong kết cấu giá thành của công trình. Vật liệu phụ: Tuy vật liệu phụ không cấu thành nên cơ sở vật chất chủ yếu cho các công trình nhưng nó có tác dụng phụ trợ trong quá trình thi công xây dựng, nó được sử dụng kết hợp với các loại vật liệu chính để hoàn thiện công trình và bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của nhân viên ( Gạch men kính, Sơn chống thấm, con sứ cầu thang, hồ keo, thuốc chống rỉ, xà phòng, rẻ lau, các loại dầu bôi trơn cho các máy thi công trực tiếp trên công trường .). Chi phí vật liệu phụ chiếm 5-10% trong kết cấu giá thành công trình. Nhiên liệu: Là những thứ vật liệu được dùng để cung cấp nhiệt lượng cho quá trình thi công xây dựng. Tuy nhiên do sản phẩm của trung tâm là các công trình, hạng mục công trình không cần nhiệt lượng trong quá trình thi công mà nhiên liệu chỉ được sử dụng cho máy thi công công trình, chi phí này được hạch toán vào chi phí sử dụng máy thi công ( TK sử dụng 623 ). Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho các máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải trong công ty. Trong trung tâm có phòng máy móc - thiết bị chuyên theo dõi, bảo dưỡng máy móc, thiết bị. Các hoạt động này thường được tiến hành định kỳ 3 tháng một lần. Chi phí sửa chữa, nâng cấp máy móc chiếm 3-5% trong kết cấu giá thành công trình. Phế liệu: Đó là những vật liệu bị loại ra trong quá trình thi công xây dựng, đã mất hết hoặc phần lớn tính năng sử dụng ban đầu: Thép vụn, Sắt vụn, Gạch vụn, Ngói vụn .Những phế liệu này sẽ được Trung tâm thu gom và bán cho nhà máy tái chế hoặc được dùng để cho các công trình sau ( gạch vụn, ngói vụn để gia cố phần móng công trình). Phế liệu khi thu hồi nhập kho hoặc bán đi sẽ được kết chuyển để giảm chi phí sản xuất cho khoản mục vật liệu. Vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như: phông bạt dùng lót trần khi đổ bê tông . 1.1.2.Đánh giá nguyên vật liệu Giá nhập kho: Trung tâm xác định giá nhập kho vật liệu trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh cho các khoản chi hợp lệ của trung tâm trong quá trình thu mua vật liệu. Kế toán vật liệu phản ánh giá nhập kho theo giá gốc. Giá gốc trong từng trường hợp được xác định như sau: Đối với vật liệu mua ngoài: Giá gốc vật liệu = Giá mua theo hóa đơn + Chi phí vận chuyển thu mua Đối với vật liệu nhập lại kho từ các đội XDCT hoặc vật liệu điều chuyển giữa các công trình thì giá NVL nhập kho bằng giá vật liệu xuất dùng + Chi phí vận chuyển. Giá xuất kho: Nguyên vật liệu dùng cho thi công công trình ở trung tâm được tính theo giá thực tế, tùy thuộc vào nguồn mà có cách tính giá vật liệu cụ thể: Đối với vật liệu do các đội thi công mua xuất thẳng cho công trình, giá vật liệu được tính như sau: Giá vật liệu xuất dùng sử dụng cho công trình = Giá mua theo hóa đơn + Chi phí vận chuyển thu mua Đối với vật tư xuất kho cho các đội thi công thì kế toán công trường sẽ sử dụng giá thực tế đích danh. Giá thực tế của vật liệu bao gồm: giá bán buôn tại nơi sản xuất và chi phí tháo dỡ vận chuyển, bảo quản từ nơi mua đến kho công trường, các khoản hao hụt do vận chuyển và bảo quản theo định mức, các phí tổn cho công tác tiếp liệu nếu có. 1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Trung tâm Tại Trung tâm nguyên vật liệu được quản lý một cách chặt chẽ để đảm bảo đáp ứng tốt nhất nhu cầu vật tư cho hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động đầu tư. Việc quản lý vật liệu tại Trung tâm được phân chia theo từng giai đoạn và từng khâu như sau: Tại khâu thu mua và nhập kho nguyên vật liệu: Căn cứ vào kế hoạch phát triển của Trung tâm và tình hình sản xuất nguyên vật liệu tại xưởng và của các hợp đồng phòng kế hoạch của Trung tâm tiến hành mua sắm vật tư và ký kết các hợp đồng với nhà cung cấp. Khi trung tâm trúng thầu công trình xây dựng, dựa trên hợp đồng giao nhận thầu, phòng kế hoạch lập thiết kế thi công và cải tiến kỹ thuật nhằm hạ giá thành, phòng kế hoạch lập các dự toán…sau khi được phòng tổ chức thông qua, kế hoạch thi công sẽ được giao cho các đội công trình thực hiện. Đội công trình xây dựng sẽ tiến hành triển khai công việc được giao, mỗi tổ sản xuất sẽ đảm nhiệm những công việc tương ứng và thực thi dưới sự chỉ đạo, giám sát của đội trưởng đội XDCT và cán bộ kỹ thuật. Để đảm bảo sử dụng đúng mức, tiết kiệm NVL, hàng tháng các đội lập kế hoạch mua, dự toán khối lượng xây lắp và định mức tiêu hao NVL. Khi có nhu cầu sử dụng vật liệu, đội trưởng đội XDCT sẽ cử nhân viên cung ứng đi mua. Để có kinh phí mua vật liệu, nhân viên cung ứng sẽ viết giấy đề nghị tạm ứng kèm theo hợp đồng mua bán vật liệu hoặc giấy báo giá vật liệu lên ban lãnh đạo công ty xét duyệt cấp vốn. Phòng kế toán căn cứ vào bảng dự toán thi công để kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của nội dung tạm ứng. Sau đó xuất tiền theo đúng số tiền ghi trong phiếu chi. Phiếu chi được lập thành 2 liên: liên 1 lưu, liên 2 chuyển cho thủ quỹ chi tiền và ghi vào sổ quỹ. Giấy đề nghị tạm ứng là cơ sở để kế toán ghi nhật ký chung, sổ kế toán chi tiết TK 111, TK 141 rồi vào sổ cái TK111,TK 141. Khi hàng về kho, phòng kế hoạch vật tư sẽ lập phiếu yêu cầu nhập kho vật tư. Tại khâu bảo quản: Trung tâm đã xây dựng được hệ thống kho bãi rộng rãi với những trang thiết bị hiện đại với đội ngũ nhân viên thủ kho có trình độ chuyên môn và đạo đức phẩm chất tốt nên khâu bảo quản vật tư tại Trung tâm được bảo đảm. Việc nhập xuất kho tại Trung tâm được thực hiện theo đúng quy trình và thủ tục. Tại khâu sử dụng: Việc xuất dùng vật tư đòi hỏi phải có đầy đủ chứng từ cần thiết, có sự phê duyệt của Ban lãnh đạo Trung tâm, được tiến hành đúng thủ tục, đảm bảo hiệu quả trong việc sử dụng NVL. Tại khâu dự trữ: Để quá trình SXKD của Trung tâm được diễn ra liên tục Trung tâm đã xây dựng mức tồn kho tối đa, tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu. Trung tâm không dự trữ quá nỏ nhiều vật tư để đảm bảo vật liệu không bị hao hụt. 1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Trung tâm Việc quản lý nguyên vật liệu tại trung tâm do hai bộ phận đảm nhiệm là thủ kho quản lý vật liệu về mặt số lượng và chủng loại, kế toán quản lý về mặt giá trị. Vật liệu sử dụng tại trung tâm là những vật liệu phổ biến dễ mua nên nguyên tắc quản lý của trung tâm là không lưu kho, dự trữ ít. Giám đốc là người chịu trách nhiệm trước cơ quan nhà nước về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Trung tâm. Giám đốc là người đưa ra các định hướng phát triển của Trung tâm, tổ chức quản lý, kiểm soát mọi hoạt động mua bán, sử dụng nguyên vật liệu và là người đưa ra các nội quy, quy chế để quản lý và sử dụng nguyên vật liệu. Khi có đơn xin mua vật liệu với khối lượng lơn với giá trị hợp đồng lớn khoảng hơn 100 tr trở nên từ các bộ phận sản xuất trực tiếp, các phòng ban, từ các đội thi công… thì đội trưởng các đội hoặc trưởng các phòng ban sẽ trực tiếp mang đến trình giám đốc ký quyết định duyệt đồng ý mua hay không. Giám đốc sẽ căn cứ vào đơn xin thu mua và kế hoạch sản xuất mà các tổ đội trình lên mà đưa định mức mua bao nhiêu, sử dụng như thế nào thì phù hợp để đảm bảo được chất lượng công trình mà tiết kiệm được chi phí bỏ ra. Khi giám đốc ký duyệt quyết định mua nguyên vật liệu thì sẽ chuyển đơn xin thu mua qua phòng tài chính kế toán. Kế toán trưởng căn cứ vào quyết định của giám đốc sẽ ủy quyền cho người thu mua vật tư chịu trách nhiệm đi mua vật tư hoặc trực tiếp đặt hàng qua điện thoại với các công ty chu yên cung cấp vật liệu cho Trung tâm. Kế toán trưởng sẽ là người chịu trách nhiệm cung cấp tài chính cho người đi thu mua vật tư và chịu trách nhiệm về giá cả của vật tư. Nếu giao cho người thu mua vật tư thì nguyên vật liệu mua về phải có giá vừa phải không được cao hơn giá thị trường. Trong quá trình vận chuyển nguyên vật liệu về kho phải bảo quản tốt nguyên vật liệu tránh xảy ra hao hụt mất mát. Đối với người thu mua được ủy quyền mua vật tư phải đi tìm kiếm nhà cung cấp, phải tìm kiếm báo giá của ít nhất ba nha cung cấp nguyên vật liệu so sánh với giá cả thị trường và phải xem xét chất lượng nguyên vật liệu sau đó báo cáo với kế toán trưởng xem nên quyết định mua nguyên vật liệu của nhà cung cấp nào. Khi có quyết định mua từ kế toán trưởng người thu mua chịu trách nhiệm ký kết hợp đồng và cùng với nhà cung cấp vận chuyển hàng về Trung tâm. Khi hàng về Trung tâm thì thủ kho có trách nhiệm kiểm nhận số hàng và chỉ địa điểm lưu giữ bảo quản vật tư hoặc xuất thẳng tới các đội công trình để sử dụng. Sau khi kiểm nhận hàng đầy đủ kế toán trưởng sẽ ủy quyền cho các kế toán viên thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. Tùy vào hợp đồng đã ký kết mà có thể thanh toán nửa giá trị hợp đồng hoặc cả tuỳ theo sự nhất trí của hai bên. Thủ kho là người chịu trách nhiệm kiểm nhận và lưu giữ nguyên vật liệu đối với những vật liệu chưa sử dụng vẫn còn lưu trong kho. Nếu có hiện tượng hao hụt hoặc thiếu mất mát nguyên vật liệu thì tùy vào tính chất hao hụt mà giám đốc đưa ra các quyết định xử lý. Nếu hao hụt mất mát trong quá trình vận chuyển do nhà cung cấp thì sẽ được xử lý trừ vào giá trị hợp đồng. Còn nếu hao hụt khi vật tư được xuất thẳng tới các đội thì tổ trưởng các đội thi công sẽ là người chịu trách nhiệm. Khi đó tổ trưởng các đội phải tìm ra nguyên nhân và giải trình với giám đốc lý do hao hụt. Giám đốc sẽ có quyết định xử lý thích hợp nếu đó là nguyên nhân chủ quan hay là cố ý… Đối với các hợp đồng mua nguyên vật liệu có giá trị khoảng 100 tr thì giám đốc sẽ ủy quyền cho phó giám đốc kinh doanh tự ký kết hợp đồng mua hoặc giao dịch Hàng năm cứ 6 tháng một lần giám đốc sẽ ra quyết định kiểm kê nguyên vật liệu. Nằm trong ban kiểm kê là 2 kế toán viên tại phòng tài chính kế toán cùng với thủ kho tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu. Sau khi kiểm kê xong sẽ lập biên bản kiểm kê gửi lên giám đốc. Căn cứ vào kết quả kiểm kê thì giám đốc sẽ có quyết định khiển trách hoặc đình chỉ công việc của thủ kho nếu có dấu hiệu mất mát hao hụt quá quy định. Trách nhiệm của ban kiểm kê là phản ánh một cách trung thực tình trạng hao hụt thừa thiếu nguyên vật liệu với ban giám đốc của Trung tâm. Sau khi kiểm kê xong thì ban kiểm kê phải điều tra nguyên nhân tại sao lại thiếu nguyên vật liệu hoặc thừa. Nguyên nhân có thể là do sử dụng quá mức nguyên vật liệu từ các đội thi công hoặc do thủ kho xuất thừa so với định mức dùng làm lãng phí nguyên vật liệu… Sau khi tìm ra nguyên nhâ thì ban kiểm kê sẽ lập ra biên bản kiểm kê trình lên giám đốc và giám đốc sẽ đưa ra các quyết định xử lý thích hợp cũng như sẽ thiết lập mô hình tổ chức quản lý nguyên vật liệu sao cho có hiệu quả nhất. Các hóa đơn giá trị gia tăng, các chứng từ nhập kho, phiếu nhập, phiếu xuất, giấy đề nghị tạm ứng, thanh toán… sẽ được lưu giữ tại phòng tài chính kế toán của Trung tâm. Các kế toán viên trong phòng tài chính kế toán sẽ căn cứ vào các chứng từ này để lập bảng tổng hợp chi phí, kê khai thuế và tính ra doanh thu, lợi nhuận của Trung tâm xem kết quả hoạt động của Trung tâm có đạt được chỉ tiêu đã đề ra hay không. . ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI TRUNG TRUNG TÂM TƯ VẤN KIẾN TRÚC XÂY DỰNG 1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Trung tâm Tư Vấn kiến trúc. liệu. Trung tâm không dự trữ quá nỏ nhiều vật tư để đảm bảo vật liệu không bị hao hụt. 1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Trung tâm Việc quản lý nguyên