ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH THU CHI PHÍ CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TÂN Á CHÂU 1.1. ĐẶC ĐIỂM DOANH THU, CHI PHÍ CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TÂN Á CHÂU 1.1.1. Khái quát các hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thương mại Tân Á Châu Công ty TNHH Thương mại Tân Á Châu kinh doanh khoảng hơn 3000 mặt hàng theo danh mục thuốc thông thường, thuốc thiết yếu, và các loại thuốc chuyên khoa, biệt dược, thuốc rất nhiều chủng loại như thuốc độc bảng A, B, thuốc kháng sinh, vitamin, nội tiết, tiêu hóa. Sản phẩm mà công ty kinh doanh là mặt hàng luôn đem lại lợi nhuận cao, ngay cả khi nền kinh tế gặp những bất ổn bởi tính thiết yếu của nó đối với cuộc sống của cộng đồng. Cũng vì lý do đó mà Nhà nước luôn quản lý chặt chẽ và nghiêm ngặt thị trường dược liệu về cả chất lượng và giá cả Thị trường tiêu thụ của công ty nhìn chung là rất rộng lớn, khách hàng chủ yếu là các đơn vị Nhà nước như các bệnh viện, các công ty dược trực thuộc tỉnh, huyện, các xí nghiệp sản xuất thuốc trong nước… Nhóm khách hàng này chiếm trên 70% doanh số hàng năm, đem lại lợi nhuận chủ yếu cho công ty. Hiện tại, thị trường sản phẩm của Công ty TNHH Thương mại Tân Á Châu rộng khắp địa bàn miền Bắc, thị trường miền Nam với chi nhánh chính tại thành phố Hồ Chí Minh. Đặc biệt năm 2007, công ty cũng đã thành lập thêm 1 chi nhánh tại miền Trung là chi nhánh ở Đà Nẵng. Các khách hàng của công ty chủ yếu là khách hàng lớn, mua bán với một số lượng lớn hàng hoá nên hình thức tiêu thụ chủ yếu của công ty là bán buôn. Với số lượng nhà kho nhiều, đạt tiêu chuẩn nên việc bảo quản, cất trữ hàng hoá thuốc men của công ty rất tốt, do vậy, việc bán buôn qua kho là phổ biến hơn. - Bán buôn qua kho: Hàng hoá được công ty mua về, nhập vào kho để bảo quản sau đó mới xuất bán theo đơn đặt hàng và hợp đồng. Việc xuất kho hàng hoá có mặt của cả bên bán và bên mua. Khi hàng đã giao nhận và khách hàng chấp nhận thanh toán (có thể là thanh toán ngay hoặc nhận nợ) sẽ được tính doanh thu bán hàng. - Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán (hay bán buôn trực tiếp tiếp không qua kho có tham gia thanh toán): Hình thức này, hàng hoá không nhập kho mà giao trực tiếp cho khách hàng khi công ty mua hàng về. Tuy nhiên, về mặt kế toán, hàng vẫn được ghi nhập kho, lập phiếu nhập kho để có căn cứ lập thẻ kho và theo dõi được sự luân chuyển hàng hoá. - Bán lẻ: Công ty bán lẻ hàng thông thường qua hệ thống các cửa hàng. Định kỳ, công ty xuất hàng từ kho và vận chuyển đến các cửa hàng. Cửa hàng theo dõi hàng hoá bán lẻ thông qua hệ thống bảng kê bán hàng, nhật ký bán hàng, lập báo cáo bán hàng… và xuất hoá đơn nếu có yêu cầu từ phía người mua. Hàng tuần, cửa hàng ghi hoá đơn để làm chứng từ ghi sổ. 1.1.2. Đặc điểm doanh thu của công ty TNHH Thương mại Tân Á Châu Công ty TNHH Thương mại Tân Á Châu trong mọi trường hợp xuất bán hàng hoá đều được xác định là tiêu thụ và ghi nhận doanh thu bán hàng, có nghĩa là khách hàng đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Công ty là đơn vị kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, toàn bộ hàng hoá của Công ty đều thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Vì vậy, doanh thu bán hàng của Công ty chính là toàn bộ số tiền bán hàng không bao gồm thuế GTGT. Hoá đơn GTGT xác nhận số lượng, đơn giá, số tiền bán và tổng giá thanh toán của hàng xuất kho, hoá đơn do kế toán tiêu thụ lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu ở phòng kinh doanh Liên 2: Khách hàng giữ làm căn cứ đi đường và hạch toán ở đơn vị khách hàng Liên 3: Lưu tại phòng Tài chính - Kế toán làm căn cứ để ghi sổ kế toán Thuế GTGT được kế toán tiêu thụ kê khai theo mẫu. Kế toán tiêu thụ đồng thời với việc hạch toán giá vốn hàng bán là hạch toán doanh thu trên Hoá đơn xuất bán hàng hoá, số liệu từ đây sẽ vào sổ chi tiết tài khoản 511 và vào các báo cáo khác như báo cáo bán hàng. Cuối tháng số liệu được tập hợp trên Sổ cái tài khoản 511 1.1.3. Đặc điểm chi phí của công ty TNHH Thương mại Tân Á Châu Để xác định chính xác kết quả hoạt động kinh doanh, ngoài việc tính và hạch toán đúng doanh thu, giá vốn thì việc tập hợp các khoản chi phí cho tiêu thụ cũng cần phải chính xác và kịp thời, bao gồm: chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Ngoài chi phí trên, công ty TNHH Thương mại Tân Á Châu thường xuyên phát sinh chi phí thu mua hàng hóa, bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, xăng dầu… Các chi phí đó của doanh nghiệp được hạch toán vào tài khoản 641 – “Chi phí bán hàng”, tài khoản 642 – “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Với kết cấu chung như sau: - Bên Nợ: Chi phí bán hàng hoặc quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ. - Bên Có: + Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng hoặc quản lý doanh nghiệp. + Và kết chuyển chi phí vào kết quả trong kỳ. Cả 2 tài khoản này đều không có số dư cuối kỳ, đầu kỳ. Chi phí bán hàng: Chi phí bán hàng là những khoản chi phí phát sinh liên quan đến hoạt động tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp trong kỳ. Hàng năm, khoản mục này của công ty TNHH Thương mại Tân Á Châu là khá lớn, khoảng từ 30 đến trên 40 tỷ đồng. Do vậy, đây cũng là khoản chi phí mà công ty chú trọng theo dõi. Chi phí bán hàng của công ty trong kỳ thường bao gồm các nội dung sau: - Chi phí nhân viên bán hàng: gồm các khoản tiền lương, các khoản trích theo lương (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn), phụ cấp… của nhân viên bán hàng. - Chi phí khấu hao TSCĐ: chi phí khấu hao của các TSCĐ dùng cho bộ phận bán hàng, cụ thể là tại hệ thống các cửa hàng có kho hàng, quầy hàng, phương tiện vận tải, các thiết bị khác… - Chi phí dịch vụ mua ngoài: gồm các chi phí sửa chữa TSCĐ, tiền thuê kho… các dịch vụ điện nước, điện thoại… - Chi phí vật liệu, bao bì: gồm các chi phí vật liệu liên quan đến bán hàng (vật liệu bao gói, vật liệu lao động cho nhân viên, vật liệu sửa chữa cửa hàng…) - Chi phí dụng cụ, đồ dùng: các dụng cụ cân, đong, đo, đếm hàng hoá… - Các chi phí bằng tiền khác phát sinh liên quan đến tiêu thụ hàng hoá: như tiếp khách, chi phí giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, hội nghị khách hàng… Tương ứng với cách phân loại chi phí bán hàng trên, công ty sử dụng các tài khoản chi tiết của tài khoản 641 – “Chi phí bán hàng” như sau: - Tài khoản 6411 – Chi phí nhân viên - Tài khoản 6412 – Chi phí bao bì, vật liệu - Tài khoản 6413 – Chi phí dụng cụ, đồ dùng - Tài khoản 6414 – Chi phí khấu hao TSCĐ - Tài khoản 6417 – Chi phí dịch vụ mua ngoài - Tài khoản 6418 – Chi phí khác  Chi phí quản lý doanh nghiệp: Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí phục vụ cho công tác quản lý của đơn vị. Theo định nghĩa trong “Giáo trình Kế toán tài chính doanh nghiệp” (Đại học Kinh tế quốc dân) thì chi phí quản lý doanh nghiệp liên quan chung đến toàn bộ hoạt động của các doanh nghiệp mà không tách riêng ra được cho bất kỳ một hoạt động nào. Đó là các chi phí quản lý hành chính bao gồm: tiền lương và các khoản trích cho các nhà quản lý, nhân viên hành chính… kể cả nhân viên quản lý phân xưởng, khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp, chi phí điện nước và các dịch vụ mua ngoài dùng chung cho doanh nghiệp… Chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty TNHH Thương mại Tân Á Châu bao gồm: - Chi phí nhân viên quản lý: gồm lương, phụ cấp, các khoản trích theo lương (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn) của đội ngũ quản lý (BGĐ, nhân viên quản lý các phòng ban và phân xưởng). - Chi phí đồ dùng văn phòng: là giá trị dụng cụ, đồ dùng văn phòng (văn phòng phẩm, các công cụ lao động phục vụ chung cho doanh nghiệp…) dùng cho quản lý. - Chi phí khấu hao TSCĐ: các TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như nhà cửa văn phòng làm việc, phương tiện truyền dẫn, kho tàng, vật kiến trúc, máy móc thiết bị quản lý dùng tại văn phòng (có thể là máy tính, xe ôtô phục vụ cho cán bộ công ty, máy photocopy…). - Thuế, phí và lệ phí: thuế môn bài, thuế nhà đất, các khoản phí khác… là chi phí phục vụ cho hoạt động và sự tồn tại của doanh nghiệp. - Chi phí dự phòng: bao gồm dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng trợ cấp mất việc làm, dự phòng phải trả. - Chi phí dịch vụ mua ngoài: bao gồm các khoản trả cho dịch vụ mà doanh nghiệp phải mua ngoài phục vụ cho hoạt động của khối văn phòng, hành chính và quản lý như điện, nước, điện thoại, điện báo, thuê nhà, sửa chữa TSCĐ… - Chi phí bằng tiền khác liên quan: có thể là chi phí đào tạo cán bộ, công tác phí… Tương ứng với các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp đó, công ty TNHH Thương mại Tân Á Châu sử dụng tài khoản 642 – “Chi phí quản lý doanh nghiệp” và chia ra các tiểu khoản để theo dõi chi tiết: - Tài khoản 6421 – Chi phí nhân viên quản lý - Tài khoản 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng - Tài khoản 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ - Tài khoản 6425 – Thuế, phí và lệ phí - Tài khoản 6426 – Chi phí dự phòng - Tài khoản 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài - Tài khoản 6428 – Chi phí bằng tiền khác 1.2. TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH THU, CHI PHÍ CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TÂN Á CHÂU Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức dưới sự quản lý thống nhất của Ban Giám Đốc. Chức năng và nhiệm vụ của từng lãnh đạo, từng phòng ban được quy định cụ thể như sau: a) Giám đốc:  Nhiệm vụ: • Phụ trách công tác kế hoạch kinh doanh của Công ty • Ký các hợp đồng mua và tiêu thụ sản phẩm và các vấn đề có liên quan đến lĩnh vực mình phụ trách • Quyết định chiến lược kinh doanh, quy mô và phạm vi thị trường, kế hoạch đầu tư và phát triển, chính sách và mục tiêu chất lượng của Công ty • Chỉ đạo, điều hành hoạt động tài chính của Công ty • Phê duyệt nội dung các quy trình của hệ thống quản lý chất lượng • Tổ chức thực hiện bộ máy quản lý chất lượng trong Công ty. Thực hiện cam kết về chất lượng đối với khách hàng • Chịu trách nhiệm công tác đối ngoại • Chủ trì các cuộc họp xem xét của lãnh đạo về hệ thống quản lý chất lượng của Công ty • Lựa chọn các nhà phân phối sản phẩm  Quyền hạn: Giám đốc có quyền quyết định cao nhất về mọi hoạt động của Công ty b) Phó Giám đốc  Nhiệm vụ: Giúp việc cho Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các việc: • Phụ trách công tác kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, lao động tiền lương, hành chính quản trị, bảo vệ, xây dựng cơ bản… • Phụ trách công tác thị trường, tiếp thị và ký các hợp đồng mua vật phẩm khuyến mại, hợp đồng vận chuyển. Điều hành việc giao nhận hàng hóa, kiểm tra, kiểm nghiệp các kho hàng. • Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Giám đốc  Quyền hạn: • Ký các văn bản trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ được giao theo sự uỷ quyền của Giám đốc • Có quyền kiểm tra tất cả các khâu về đảm bảo chất lượng và thoả mãn khách hàng c) Đại diện lãnh đạo về chất lượng:  Nhiệm vụ: • Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng • Trực tiếp điều hành hoạt động của hệ thống chất lượng • Tổ chức xây dựng, duy trì hệ thống chất lượng phù hợp và có hiệu quả • Kiểm soát mọi tài liệu, dữ liệu thuộc hệ thống quản lý chất lượng của công ty, chuyển giao, đưa vào lưu trữ theo quy trình quản lý tài liệu. • Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các công việc có liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng. Đề xuất kinh phí tổ chức thực hiện, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, tư vấn và đánh giá cấp chứng nhận  Quyền hạn: • Được quyền ký một số văn bản về hệ thống quản lý chất lượng • Báo cáo trực tiếp với Giám đốc về mọi vấn đề liên quan đến hoạt động và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng  Có quyền kiểm tra việc thực hiện, áp dụng hệ thống tiêu chuẩn quản lý tại các đơn vị trong công ty. Kịp thời báo cáo với Giám đốc để có biện pháp xử lý cán bộ, công nhân vi phạm d) Các phòng ban Các phòng chuyên môn nghiệp vụ của Công ty Thương mại Tân Á Châu có chức năng tham mưu giúp việc cho Giám đốc thực hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh Khi cần thiết Giám đốc Công ty có thể giao cho các trưởng phòng giải quyết các công việc khác ngoài phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn đã được quy định Trong mỗi lĩnh vực công tác hoặc mỗi công việc có liên quan đến nhiều phòng thì phân công cho một phòng chủ trì là đầu mối, các phòng khác phải phối hợp theo chức năng nhiệm vụ được giao - Phòng Tài chính kế toán: Tổ chức, quản lý công tác tài chính, giá cả và hạch toán đầy đủ, kịp thời và chính xác mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong công ty, chấp hành nghiêm pháp lệnh thống kê, kế toán và tài chính của Nhà nước. - Phòng Kinh doanh  Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong công tác định hướng kinh doanh cũng như định hướng khách hàng, trực tiếp xây dựng kế hoạch, triển khai, tổ chức các hoạt động mua hàng và bán hàng theo kế hoạch, mục tiêu đề ra (nhập khẩu và mua bán trong nước). Tổ chức các hội nghị khách hàng, giải quyết các khiếu nại… Tổ kiểm tra chất lượng sản phẩm (thuộc phòng kinh doanh): Tham mưu cho BGĐ về công tác quản lý chất lượng và giám sát, kiểm tra chất lượng hàng hoá theo quy chuẩn của Bộ Y tế. - Phòng Thị trường Xây dựng mục tiêu nhiệm vụ và chiến lược marketing cho công ty trong từng giao đoạn. Căn cứ vào nhu cầu của khách hàng, dự báo biến động của thị trường Dược và xu hướng phát triển để xây dựng chính sách sản phẩm, giá, phân phối và xúc tiến bán. Xây dựng và quảng bá thương hiệu của công ty . ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH THU CHI PHÍ CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TÂN Á CHÂU 1.1. ĐẶC ĐIỂM DOANH THU, CHI PHÍ CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TÂN Á. TỔ CHỨC QUẢN LÝ DOANH THU, CHI PHÍ CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TÂN Á CHÂU Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức dưới sự quản lý thống nhất của Ban Giám