Thực trạng công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty tnhh gia long 2.1- Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Gia Long 2.1.1- Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh tại công ty + Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty trách nhiêm hữu hạn phát triển công nghệ và thơng mại Gia Long là một công ty chuyên kinh danh về máy tính và thiết bị linh kiện máy tính cho văn phòng và học tập . Đợc thành lập từ ngày 25 tháng 3 năm 2001, theo đăng ký kinh doanh số 0103003133 do Sở kế hoạch đầu t thành phố Hà nội cấp ngày 25 tháng 3 năm 2001.Công ty đợc thành lập với mục đích hoạt động chủ yếu là cung cấp hàng hoá là máy tính của các hãng trên thị trờng cho văn phòng và học tập . Với các thông số về công ty nh sau: Tên công ty : Công ty trách nhiệm hữu hạn phát triển công nghệ và thơng mại Gia Long. Tên giao dịch : GIA LONG .CO, LTD Trụ sở : 218 - 220 Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trng - Hà nội Điện thoại : 046280849 Số Fax : 046280856 Email : gilcomputer.@hn.vnn.vn Trang web : gialong.com.vn + Chức năng nhiệm vụ của công ty Là loại hình công ty TNHH có chức năng chính là cung cấp máy tính và các linh kiện máy tính của các hãng lớn trên thị trờng nh compaq, intel, phục vụ cho văn phòng và học tập . Nhiệm vụ chính của công ty là kinh doanh trong sạch và lành mạnh có hiệu quả, tự bảo toàn vốn kinh doanh đảm bảo đời sống ngời lao động, chấp hành 1 1 nghiêm chỉnh đờng lối chính sách của Đảng và nhà nớc, thực hiện đầy đủ trách nhiệm với ngời lao động và Nhà nớc. + Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Công ty trách nhiệm hữu hạn trách nhiệm phát triển công nghệ và thơng mại Gia Long là một công ty hạch toán độc lập, căn cứ vào chức năng nhiệm vụ kinh doanh, công ty đã thiết lập bộ máy quản lý kinh doanh gọn nhẹ phù hợp với yêu cầu quản lý. Hiện nay bộ máy quản lí kinh doanh của công ty nh sau Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý - Giám đốc: Ngời có quyền lực cao nhất và có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan hoạt động kinh doanh, có tính quyết định đến sự tồn tại của công ty - Phòng kế toán: có nhiệm vụ phản ánh liên tục có hệ thống quá trình thực hiện chế độ hoạch toán kinh doanh của công ty. - Phòng nghiệp vụ kinh doanh: có trách nhiệm đảm bảo cung ứng các yếu tố đầu vào cũng nh hoạt động tiêu thụ hàng hoá của công ty ,trực tiếp kí nhận hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng - Tổ bán hàng kinh doanh: có nhiệm vụ trng bày hàng hoá ,báo gía của hàng hoá theo hàng ngày và kí nhận hợp đồng với khách hàng. - Tổ kỷ thuật: có nhiệm vụ lắp ráp máy móc, bảo hành , sửa chữa máy cho khách hàng khi có yêu cầu 2.1.2- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty 2 Giám đốc Phòng kế toán tài chính Phòng nghiệp vụ kinh doanh Tổ kỹ thuậtTổ bán hàng kinh doanh 2 + Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Căn cứ vào đặc điểm tổ chức bộ máy kinh doanh, tính chất và quy mô hoạt động kinh doanh, công ty TNHH Gia Long đã lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung. Đứng đầu là kế toán trởng (Kiêm trởng phòng kế toán) chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc, có trách nhiệm hớng dẫn, kiểm tra công việc của nhân viên trong phòng kế toán. Các kế toán viên có trách nhiệm giúp kế toán trởng thực hiện các công việc mà mỗi ngời đảm nhận. Phòng kế toán của công ty gồm năm ngời và sơ đồ tổ chức nh sau: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty - Đứng đầu là kế toán trởng (Kiêm trởng phòng kế toán) phụ trách điều hành chung phòng kế toán, chịu trách nhiệm quản lý và chỉ đạo thực hiện công tác kế toán ở công ty, tham mu giúp giám đốc quản lý kinh tế ở công ty - Kế toán tổng hợp chịu trách nhiệm kiểm tra và thực hện các nghiệp vụ kế toán chung các khoản thanh toán và công việc chung trong phòng đồng thời thực hiện công việc quản ký hồ sơ khách hàng ,hợp đồng kinh tế ; - Kế toán thuế chịu tránh nhiệm kê khai thuế giá trị gia tăng đầu vào và đầu ra phát sinh trong tháng và năm, tiến hành lập báo cáo thuế , quản lý háo dơn giá trị gia tăng, phiếu nhạp xuất kho - Kế toán TSCĐ công cụ đồ dùng chịu trách nhiệm lập mở sổ sách quản lý hồ sơ tài sản đồng thời theo dõi vật t, công cụ nhập xuất tồn kho, lập hồ sơ theo dõi 3 Kế toán trởng Thủ quỹ Kế toán bán hàng Kế toánTSCĐ, công cụ, đồ dùng Kế toán thuế Kế toán tổng hợp 3 tình trạng TSCĐ, KHTSCĐ, thực hiện phân bổ giá trị vật t, đồ dùng công cụ, chi phí kinh doanh trong kỳ - Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý thu, chi tiền mặt trên cơ sở các phiếu thu phiêu chi có đầy đủ chữ ký theo quy định của chế độ kế toán. + Chính sách kế toán công ty áp dụng . Công ty bắt đầu niên độ kế toán từ ngày 01/ 01 và kết thúc vào ngày 31/ 12 trong năm. . Đơn vị tiền tệ sử dung trong công tác nghi chép kế toán là đồng Việt Nam . Phơng pháp tính thuế GTGT là theo phơng pháp khấu trừ thuế . Nguyên tắc đánh giá TSCĐ là theo khung giá của Nhà nớc . Phơng pháp tính khấu hao TSCĐ theo phơng pháp khấu hao bình quân . Nguyên tắc và phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ theo giá thực tế . Hạch toán hàng tồn kho là phơng pháp kê khai thờng xuyên +Hình thức kế toán công ty áp dụng Công ty TNHH Gia Long áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh kinh tế căn cứ vào chứng từ gốc để làm cơ sở ghi sổ tổng hợp. Việc ghi sổ tổng hợp bao gồm: ghi theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi theo hệ thống trên sổ cái của các tài khoản. Các sổ kế toán đợc sử dung bao gồm: sổ đăng ký chứng từ ,sổ cái và các sổ thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ: Hàng ngày kế toán lập các chứng từ gốc, nạp dữ liệu vào máy trên sổ chi tiết liên quan để theo dõi. Cuối tháng căn cứ vào chứng từ gốc để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ,sau đó để ghi vào sổ cái. Sổ cái sau khi đợc lập xong đối chiếu với sổ, thẻ kế toán chi tiết, sổ quỹ để lập bảng cân đối số phát sinh, kiểm tra việc đối chiếu ghi chép số liệu vào sổ sách kế toán theo số d đầu kỳ, số phát sinh Nợ(Có), số d cuối kỳ trong tài khoản. Vào cuối quý (Năm), căn cứ vào sổ cái từng tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết (đợc lập từ các sổ kế toán chi tiết ) kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu kiểm tra phải đảm 4 4 bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ chứng từ đăng ký ghi sổ. 2.2- Thực trạng công tác kế toán bán hàng tại công ty 2.2.1- Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng tại công ty Do đặc điểm mặt hàng kinh doanh của công ty phong phú về chủng loại, số lợng hàng hoá tiêu thụ nhiều với đối tợng khách hàng đa dạng, nhng chủ yếu là bán lẻ cho ngời sử dụng trực tiếp, nên để đáp ứng nhu cầu đó mạng lới cung cấp hàng hoá của công ty đợc thực hiện qua kênh tiêu thụ hàng trực tiếp: Đó là công ty trực tiếp bán hàng cho khách hàngcó nhu cầu sử dụng lớn theo phơng thức bán buôn tại kho hoặc bán buôn, bán lẻ tại cửa hàng của công ty. Với mục tiêu kinh doanh của công ty là nâng cao doanh số bán ra và giảm thiểu chi phí. Do đó trong công tác bán hàng công ty luôn chú ý đến các mặt sau: - Về khối lợng hàng hoá xuất kho giao cho khách hàng: Phòng kế hoạch thông qua phòng kế toán theo dõi đợc việc xuất chứng từ và cả khối lợng bán. Vì vậy, phòng kế hoạch luôn nắm chắc về tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại hàng hoá, ký kết hợp đồng giúp cho quá trình kinh doanh của công ty diễn ra liên tục, giúp khách hàng có thể nhanh chóng nhận đúng, đủ và nhanh chóng hàng hoá cả về số lợng cũng nh chất lợng - Về giá bán hàng hoá: Công ty sử dụng chính sách giá cả rất mềm dẻo và linh hoạt.Việc xác định giá bán của công ty đợc dựa trên giá cả của thị trờng và giá cả của đối thủ cạnh tranh tức là giá cả bán hàng hoá phải dựa trên cơ sở trị giá hàng hoá mua vào, các chi phí có liên quan và một khoản lợi nhuận. -Về giá vốn hàng bán của công ty: Trị giá vốn của hàng xuất kho bán ra đợc tính theo phơng pháp bình quân gia quyền, theo phơng pháp này sau mỗi lần nhập hàng kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT của bên bán nhập vào máy theo số lợng rồi máy sẽ tự động tính đơn giá bình quân theo công thức: 5 5 Đơn giá bình quân = Trị giá thực tế của hàng tồn đầu tháng + Trị giá mua thực tế của hàng hoá nhập trong tháng Số lợng hàng hoá tồn đầu tháng + Số lợng hàng nhập trong tháng Trị giá vốn của hàng xuất kho = Số lợng hàng Xuất kho x Đơn giá bình quân Nh vậy, trị giá vốn của hàng bán thay đổi mỗi khi công ty nhập hàng, nên giá vốn hàng xuất kho tơng đối chính xác. Mặt khác, việc tính theo phơng pháp bình quân theo từng lần nhập đợc tính toán thờng xuyên do đó không gây ảnh hởng đến công tác quyết toán nói chung cuối tháng. 2.2.2- Phơng pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng của công ty a- Chứng từ kế toán nghiệp vụ bán hàng sử dụng Đối với hoạt động bán hàng, hạch toán ban đầu phản ánh sinh động lại các hoạt động kinh doanh, thông qua hoạt động bán hàng của doang nghiệp qua thông tin về số lợng, giá trị của hàng bán, hình thức thanh toán, hình thức bán hàng, là căn cứ để xác định doanh thu bán hàng và kết quả bán hàng, là cơ sở để xác định trách nhiệm của từng cá nhân liên quan đến hoạt động này, ngăn ngừa các hoạt động xâm phạm tài sản và vi phạm chính sách, chế độ, đồng thời cung cấp số liệu ban đầu để ghi sổ kế toán. Mỗi loại chứng từ kế toán phán ánh hoạt động kinh tế riêng, do đó có yêu cầu ghi sổ kế toán và yêu cầu quản lý khác nhau nên trình tự xử lý và luân chuyển chứng từ cúng khác nhau. Sau đây là một số hoá đơn chứng từ sử dụng trong hạch toán nghiệp vụ bán hàng: * Chứng từ bán hàng hiện nay công ty đang sử dụng trong bán buôn cũng nh trong bán lẻ là hoá đơn GTGT (Biểu 2), do bộ tài chính phát hành. Hoá đơn GTGT dùng đẻ theo dõi, giám sát số lợng, chất lợng, trị giá hàng xuất bán. Trên 6 6 hoá đơn ghi rõ số hoá đơn, ngày, tháng, năm,tên đơn vị, tên hàng hoá, quy cách, số lợng, đơn giá, thành tiền, thuế suất thuế GTGT, * Thẻ kho (Biểu 3): Thẻ kho công ty đang sử dụng là thẻ kho có giá trị theo mẫu lập trên quy định của bộ tài chính ban hành. Thẻ kho đợc mở cho tờng mặt hàng, phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn kho của tờng loại hàng hoá đó. Nó phản ánh các chỉ tieuu nh tên, nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính, mã số vật t hàng hoá. * Phiếu thu (Biểu 1): Sau khi khách hàng nhận hàng và thanh toán tiền hàng thì kế toán lập phiếu thu tất cả ba liên,sau đó chuyển cho kế toán trởng duyệt rồi chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Thủ quỹ dữ lại một liên để ghi sổ quỹ, một liên giao cho khách hàng, một liên lu lại ở nơi lập phiếu. Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu kèm chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. * Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra (Biểu 4): Căn cứ vào hoá đơn GTGT bán ra kế toán lập bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra, đây là căn cứ để kế toán tính thuế và khấu trù thuế GTGT đầu vào. Ngoài ra còn các hoá đơn chứng từ khác theo quy định của Nhà nớc nh: Giấy báo nợ, báo có của ngân hàng; phiếu chi; Sau đây là một số biểu mẫu của công ty đang sử dụng trong bán hàng: Biểu1 Đơn vị: . Mẫu số: 02-TT Địa chỉ: Ban hành theo QĐ số: 1141- TC/QĐ/CĐKT Quyển số: Số: Phiếu thu Ngày10 tháng 2 năm Nợ :111 Có : 131 . 7 7 Họ tên ngời nộp tiền : Nguyễn thị Hà Địa chỉ: Lý do : Bán 1 máy tính xách tay Số tiền : 15.458.000 Viết bằng chữ : Mời lăm triệu bốn trăm năm mơi tám nghìn đồng chẵn Kèm theo : Chứng từ gốc: Ngày 10 tháng 2 năm 2005 Thủ trởng đơn vị Kế toán trởng Ngời lập phiếu ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) Thủ quỹ Ngời nộp tiền ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) 8 8 Biểu 2 Mẫu số 01 GTKT_3LL Hoá đơn (GTGT) CQ/2003B Liên 1:Lu Ngày9 tháng 2 năm 2005 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Gia Long Địa chỉ: 109 Lê Thanh Nghị - Hà nội Điện thoại: Họ tên ngời mua hàng: Đơn vị: Công tyVinaDeasung Địa chỉ: Yên Viên Gia Lâm Hà nội Hình thức thanh toán: S TT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3=1 x 2 1 Máy tính COMPAQ Chiếc 3 7.251.0 00 23.928.3 00 Thuế suất GTGT: 10% Cộng tiền hàng 21.753.000 Tiền thuế GTGT 2.175.300 Tổng tiền thanh toán 23.928.300 Số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu chín trăm năm mơi nghìn đồng chẵn Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rã họ tên) 9 9 Biểu 3: Thẻ kho có trị giá Đơn vị : Tên vật liệu: Máy tính COMPAQ . Đơn vị tính: . Số thẻ : Đơn giá thực tế: . Số danh điểm: .Quy cách: . Đơn giá kế hoạch: . Chứng từ Nơi giao nhận NHập Xuất còn lại Gh i chú N gày Số Số l- ợng Đơn giá Thàn h tiền Số l- ợng Đơn giá Thàn h tiền Số lợng Đơn giá bình quân Thàn h tiền Tháng 02/2005 7.251.0 00 9/2 273 C1 Bán cho công tyVinaDeasung 03 25 4 15 /2 264 C2 Bán cho công tyHoàng Thện 05 25 1 10 10 [...]... giá chung thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty Qua thời gian thực tập, đợc theo dõi, tìm hiểu về công tác kế toán bán hàng tại công ty TNHH Gia Long tôi rút ra một số nhận xét nh sau: 2.3.1-Về u điểm Là một công ty TNHH hoạt động trong lĩnh vc công nghệ cao, và có cạnh tranh gay gắt nhng công ty đã vơn lên vợt qua những trở ngại khó khăn để đứng vững trên thị trờng Để có một kết quả tốt... thời kế toán ghi Nợ TK632(COMPAQ): 6.532.000 Có TK 156(COMPAQ): * * Cuối kỳ kế toán xác định kết quả bán hàng : - Kết chuyển doanh thu thuần: Nợ TK 511: Kết chuyển doanh thu Có TK 911: - Kết chuyển giá vốn hnàg bán: Nợ TK 911: Kết chuyển giá vốn Có TK 632 : 15 15 Sau đây là sơ đồ kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty TNHH Gia Long : TK511 TK 111,112 TK111,112 TK333 TK531 Ghi DT Giảm VAT K\c hàng DT hàng. .. hàng DT hàng bán trả lại trả lại TK333 TK521 Chiết khấu thơng mại K\c chiết KhấuTM TK532 Giảm giá hàng bán TK111,112 (3) TK632 TK156 Giá mua cha thuế TK133 (2) TK157 VAT TK156,157 TK911 Giá vốn hàng tiêu (1) K\c DT thuần thụ 16 16 (1): Kết chuyển trị giá vốn hàng bán (2): Hàng bán bị trả lại (3): Kết chuyển giảm giá hàng bán c- Tổ chức sổ kế toán Công ty TNHH Gia Long áp dụng hình thức kế toán chứng... đảm bảo giải quyết đợc khối lựng công việc phát sinh trong công ty dẫn đến việc quyết toán kịp thời, đảm bảo cung cấp kịp thời thông tin phục vụ cho công tác quản của lãnh đạo doanh nghiệp Do đó việc tổ chức công tác ké toán tại công ty là phù hợp với điều kiện thực tế tại công ty * Về công tác tổ chức hạch toán ban đầu Trong khâu tổ chức hạch toán ban đầuđều đáp ứng yêu cầu kinh tế và pháp lý Các chứng... nhóm doanh thu * Đối với nghiệp vụ ghi lại nghiệp vụ hàng bán bị trả lại của công ty trong điều kiện áp dụng máy vi tinh sẽ không cho thấy đợc việc phát sinh hàng bị trả lại, không biết thực tế hàng bị trả lại ở công ty trong kỳ là bao nhiêu Khi nhìn vào báo cáo kết quả kinh doanh dễ có sự lầm tởng rằngthwcj tế ở công ty không phát sinh nghiệp vụ đó Nh vậy cách phản ánh trị giá hàng bị trả lại cha đáp... phận kế toán nói riêng của công ty đã không ngừng tìm tòi hoàn thiện và nâng cao để đáp ứng nhu cầu kinh doanh ngày càng đa dạng của công tài chính Hiện nay, hệ thống kế toán của công ty đợc tổ chức tơng đoói hoàn chinnhr, nắm chắc chức năng của từng bộ phận mình quản lý Thực tế cho thấy ,công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ nói riêng đã đảm bảo đợc dúng yêu cầu thống nhất phạm vi tính toán. .. ,biểu kế toán nh sau: - Sổ chi tiết doanh thu bán hàng - Sổ chi tiết theo dõi công nợ khách hàng - Bảng tổng hợp chi tiết các tài khoản 151,156,131, - Sổ cái tài khoản 511 - Sổ cái tài khoản 632; 641; 131; 156; Trình tự ghi sổ: Khi xuất hàng bán cho khách hàng, khách hàng thanh toán bằng tiền mặt,tiền gửi ngân hàng hoặc chấp nhận nợ thì kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho , kế toán vào... và dễ thực hiện trên máy * Về công tác tổ chức sổ kế toán Ngoìa sổ sách theo yêu cầu, công ty còn mở một số sổ chi tiết, bảng kê, phù hợp để theo dõi một cách chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đáp ứng yêu cầu công tác quản lý Hệ thống báo cáo của công ty đợc lập đúng thời hạn theo quy định của bộ tài chính, số lợng báo cáo, biểu mẫu báo cáo của công ty là đầy đủ, số liệu phản ánh đúng thực. .. số liệu .Hàng ngày khi nhậnđợc chứng từ kế toán, kế toán cập nhập vào máy tính khi cần sẽ in ra số, bảng biểu, báo cáo,để đối chiếu so sánh Nói tóm lại, công tác kế toán của công ty phản ánh khá đầy đủ chặt chẽcó hệ thống quá trìnhtiêu thụ hàng hoá, góp phần to lớn cho việc ra quýet định xử lýcủa cấp lãnh đạo Đặc biệt có thể khẳng định việc áp dụng vi tínhđã đem lại hiệu quả cảôtng công tác kế toán 2.3.2-... tiêukinh tế giữa kế toán và các bộ phận có liên quan và cả nội dung của công tác kế toán, đồng thời số liệu kế tán đợc phản ánh một cách chính xác, trung thực, hợp lý, rõ ràng, dễ hiểu, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý kinh doanh Trong quá trình hạch toán đã hạn chế đợc ghi trùng, lặp mà vẫn luôn đảm bảo nguồn số liệu ban đầu.Phòng kế toán công ty luon đảm bảo giải quyết đợc khối lựng công việc . Thực trạng công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty tnhh gia long 2.1- Đặc điểm hoạt động kinh doanh và tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH. sổ. 2.2- Thực trạng công tác kế toán bán hàng tại công ty 2.2.1- Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng tại công ty Do đặc điểm mặt hàng kinh doanh của công ty phong